Skip to main content

AI assistant

Sign in to chat with this filing

The assistant answers questions, extracts KPIs, and summarises risk factors directly from the filing text.

NEXT Biometrics Group ASA AGM Information 2015

Jun 1, 2015

3671_iss_2015-06-01_d3c82670-0429-4ac2-88ef-602e9166b9c7.pdf

AGM Information

Open in viewer

Opens in your device viewer

OFFICE TRANSLATION

INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING

Ordinær generalforsamling i NEXT Biometrics Group ASA, org nr 982 904 420 ("Selskapet"), holdes i lokalene til:

Advokatfirmaet Thommessen Haakon VIIs gate 10 0161 Oslo

Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder Jan-Eivind Fondal.

  • 2 GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN
  • 3 VALG AV ÉN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN

4 GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNINGEN FOR REGNSKAPSÅRET 2014

Styrets forslag til årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2014, samt revisjonsberetningen er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com.

Styremedlemmene Jan-Eivind Fondal (styrets leder), Ralph Høibakk, Ketil Fridheim, Ngoc Minh Dinh og Marit K. Instanes er på valg. Valgkomiteen innstiller på at disse blir gjenvalgt for en periode frem til ordinær generalforsamling i 2016. Valgkomiteens innstilling er

NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING

The annual general meeting of NEXT Biometrics Group ASA, org no 982 904 420 (the "Company"), is held at the premises of:

Advokatfirmaet Thommessen Haakon VIIs gate 10 0161 Oslo

22. juni 2015 kl. 15.00 22 June 2015 at 15.00 hours (CET)

The general meeting will be opened by the chairman of the board of directors, Jan-Eivind Fondal.

Styret foreslår følgende dagsorden: The board of directors proposes the following agenda:

1 VALG AV MØTELEDER 1 ELECTION OF A PERSON TO CHAIR THE MEETING

  • 2 APPROVAL OF THE NOTICE AND THE AGENDA
  • 3 ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES

4 APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE ANNUAL REPORT FOR THE FINANCIAL YEAR 2014

The board of directors' proposal for the annual accounts and annual report for the financial year 2014, including the auditor's report, are available at the Company's website www.nextbiometrics.com.

5 VALG AV STYREMEDLEMMER 5 ELECTION OF BOARD MEMBERS

The board members Jan-Eivind Fondal (chairman), Ralph Høibakk, Ketil Fridheim, Ngoc Minh Dinh and Marit K. Instanes are up for election. The nomination committee proposes that they are re-elected for a period until the annual general meeting in 2016. The tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com.

6 GODKJENNELSE AV REVISORS GODTGJØRELSE

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

Godtgjørelse til revisor for revisjon og revisjonsrelaterte tjenester etter regning godkjennes.

På ordinær generalforsamling i 2014 ble det fattet følgende vedtak:

Godtgjørelse til styrets medlemmer for perioden fra ordinær generalforsamling 2014 til ordinær generalforsamling 2015 fastsettes til NOK 150 000 til hvert styremedlem og NOK 180 000 til styrets leder. I tillegg skal det betales NOK 20 000 for deltagelse i komitéarbeid, og NOK 30 000 for deltagelse som komitéleder.

Som følge av dette skal det ikke fastsettes noen ytterligere godtgjørelse til styrets medlemmer for perioden fra siste ordinære generalforsamling. Styret foreslår at fastsettelse av godtgjørelse for perioden frem til ordinær generalforsamling i 2016 fastsettes av ordinær generalforsamling i 2016.

8 VALG AV MEDLEMMER TIL VALGKOMITEEN 8 ELECTION OF MEMBERS TO THE

På ordinær generalforsamling i 2014 ble det fattet følgende vedtak:

Selskapet skal ha en valgkomité. Denne skal bestå av følgende medlemmer, som velges for de perioder som fremgår nedenfor:

  • Ketil Fridheim (leder) (valgt for perioden frem til ordinær generalforsamling 2016); og
  • Odd Harald Hauge (valgt for perioden frem til ordinær generalforsamling 2015).

nomination committee's proposal is available at the Company's website www.nextbiometrics.com.

6 APPROVAL OF THE AUDITOR'S REMUNERATION

The board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:

Remuneration to the auditor for audit and audit related costs based on invoices is approved.

7 GODTGJØRELSE TIL STYRETS MEDLEMMER 7 REMUNERATION TO THE MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS

At the annual general meeting in 2014, the following resolution was adopted:

Remuneration to the board of directors for the period from the annual general meeting in 2014 to the annual general meeting in 2015 shall be NOK 150,000 for each of the board members, and NOK 180,000 for the chairman of the board. Furthermore, NOK 20,000 shall be paid for participation in committee work, and NOK 30,000 for participation as committee chairman.

As a consequence, no further remuneration shall be awarded to the members of the board of directors for the period from the last annual general meeting. The board of directors proposes that remuneration for the period until the next annual general meeting in 2016 is adopted by the annual general meeting in 2016.

NOMINATION COMMITTEE

At the annual general meeting in 2014 the following resolution was adopted:

The Company shall have a nomination committee. This committee shall consist of the following members elected for the time period described:

  • Ketil Fridheim (chairman) (elected for the period until the annual general meeting in 2016); and
  • Odd Harald Hauge (elected for the period until the annual general meeting in 2015).

Styret foreslår at Odd Harald Hauge gjenvelges for en ny periode frem til ordinær generalforsamling i 2016.

9 BEHANDLING AV STYRETS ERKLÆRING OM FASTSETTELSE AV LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE

I samsvar med allmennaksjeloven § 6-16a har styret utarbeidet en erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Erklæringen er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com. Det skal i

generalforsamlingen holdes en rådgivende avstemning om erklæringen, likevel slik at avstemningen om den del av erklæringen som gjelder opsjonsordningen er bindende.

10 REDEGJØRELSE FOR FORETAKSSTYRING ETTER REGNSKAPSLOVEN § 3-3B

Av allmennaksjeloven § 5-6 (4) fremgår at generalforsamlingen skal behandle redegjørelse for foretaksstyring som er avgitt iht regnskapsloven § 3- 3b. Redegjørelsen er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com. Det skal ikke avgis stemme over redegjørelsen.

Aksjonærer som ønsker å delta i generalforsamlingen (enten selv eller ved fullmektig), bes melde fra om dette ved å sende det vedlagte påmeldingsskjemaet (er også gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com), til Selskapets kontofører DNB Bank ASA, Verdipapirservice, til den postadresse, telefaks eller e-postadresse som fremgår av skjemaet innen 19. juni 2015 kl 15.00.

Aksjonærer som ikke har anledning til selv å møte, kan møte ved fullmektig. Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruken av fullmaktsskjemaet, er vedlagt denne innkallingen (er også gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside

The board of directors' proposes that Odd Harald Hauge is re-elected for the period until the annual general meeting in 2016.

9 CONSIDERATION OF THE BOARD OF DIRECTORS' STATEMENT REGARDING THE DETERMINATION OF SALARIES AND OTHER REMUNERATION TO THE MANAGEMENT

Pursuant to Section 6-16a of the Norwegian Public Limited Companies Act, the board of directors has prepared a statement regarding the determination of salaries and other remuneration to the management. The statement is available on the Company's website www.nextbiometrics.com. In the general meeting, a consultative vote over the statement will be held, provided, however, that the vote shall be binding with respect to the parts of the statement regarding the option scheme.

10 STATEMENT ON CORPORATE GOVERNANCE PURSUANT TO SECTION 3-3B OF THE NORWEGIAN ACCOUNTING ACT

Pursuant to Section 5-6 (4) of the Norwegian Public Limited Companies Act, the general meeting shall consider a report regarding corporate governance provided in accordance with Section 3-3b of the Norwegian Accounting Act. The statement is available on the Company's website www.nextbiometrics.com. The general meeting shall not vote over the statement.

Shareholders wishing to attend the general meeting (in person or by proxy) are requested to give notice by sending the enclosed registration form (also available on the Company's website www.nextbiometrics.com) to the Company's securities account manager DNB Bank ASA, Verdipapirservice, at the postal address, fax number or email address set out in the form within 19 June 2015 at 15.00 hours (CET).

Shareholders that are prevented from attending may be represented by proxy. The proxy form, including detailed instructions for the use of the form, is enclosed to this notice (also available on the Company's website www.nextbiometrics.com). If

****

www.nextbiometrics.com). Fullmakt kan om ønskelig gis til styrets leder Jan-Eivind Fondal. Utfylte fullmaktsskjemaer kan enten leveres i generalforsamlingen eller sendes til Selskapet v/kontofører DNB Bank ASA, Verdipapirservice, pr post eller telefaks innen den 19. juni 2015 kl. 15.00 på den angitte adresse.

NEXT Biometrics Group ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har pr dagen for denne innkallingen utstedt 11 317 665 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter.

En aksjonær har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelsen av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt aksjonærene til avgjørelse, og (iii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.

Denne innkallingen, øvrige dokumenter som gjelder saker som skal behandles i generalforsamlingen, herunder de dokumenter det er henvist til i denne innkallingen, forslag til beslutninger for poster på den foreslåtte dagsordenen, samt selskapets vedtekter, er tilgjengelige på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com. Aksjonærer kan kontakte Selskapet pr post eller e-post for å få tilsendt de aktuelle dokumentene. Adresse: NEXT Biometrics Group ASA, Postboks 1656 Vika, 0120 Oslo, e-post: [email protected].

desirable, proxy may be given to the chairman of the board of directors, Jan-Eivind Fondal. Completed proxy forms may either be submitted at the general meeting or sent to the Company, attn.: the Company's securities account manager, DNB Bank ASA, Verdipapirservice, by mail or facsimile within 19 June 2015 at 15.00 hours (CET) to the specified address.

NEXT Biometrics Group ASA is a public limited company subject to the rules of the Norwegian Public Limited Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued 11,317,665 shares, each of which represents one vote. The shares have equal rights also in all other respects.

A shareholder has the right to put forward proposals for resolutions in matters on the agenda and to require that the members of the board of directors and the chief executive officer at the general meeting give available information regarding matters which may influence the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the annual report, (ii) matters which are submitted to the shareholders for decision and (iii) the Company's financial position, including operations in other companies the Company participates in, and other matters which are to be resolved by the general meeting, unless the requested information cannot be given without disproportionate damage for the Company.

This notice, other documents regarding matters to be discussed in the general meeting, including the documents to which this notice refers, the proposed resolutions for matters on the proposed agenda, as well as the Company's articles of association, are available on the Company's website www.nextbiometrics.com. Shareholders may contact the Company by mail or e-mail in order to request the documents in question on paper. Address: NEXT Biometrics Group ASA, P.O. Box 1656 Vika, N-0120 Oslo, Norway, email: [email protected].

****

Oslo, 29 May 2015

På vegne av styret i Next Biometrics Group ASA

__________sign__________ Jan-Eivind Fondal (styrets leder)

Skjema for påmelding og fullmakt til generalforsamlingen er vedlagt. Skjema for påmelding og fullmakt er også tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com.

Valgkomiteens innstilling er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com.

Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com.

Årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning for regnskapsåret 2014 er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com.

Vedlegg: Appendices:

Registration form and proxy to the general meeting are enclosed. The registration form and proxy are also available at the Company's website www.nextbiometrics.com.

The nomination committee's proposal is available at the Company's website www.nextbiometrics.com.

The board of directors' statement regarding the determination of salaries and other remuneration to the management is available at the Company's website www.nextbiometrics.com.

The annual accounts, annual report and the auditor's report for the financial year 2014 are available at the Company's website www.nextbiometrics.com.

Ref no: PIN code:

Notice of annual general meeting

The annual general meeting of NEXT Biometrics Group ASA will be held on 22 June 2015 at 15.00 hours (CET) at the premises of Advokatfirmaet Thommessen, Haakon VIIs gate 10, 0161 Oslo

If the above-mentioned shareholder is an enterprise, it will be represented by: _________________________________________

Name of enterprise's representative (To grant a proxy, use the proxy form below)

Notice of attendance

The undersigned will attend the annual general meeting of NEXT Biometrics Group ASA on 22 June 2015 and vote for:

own shares
other shares in accordance with enclosed proxy(ies)
A total of shares

This notice of attendance must be received by DNB Bank ASA no later than 15.00 hours (CET) on 19 June 2015. Notice of attendance may be sent electronically through the company's website www.nextbiometrics.com or through VPS Investor Services. To access the electronic system for notification of attendance or to submit your proxy, through the company's website, the above-mentioned reference number and PIN code must be stated. Notice of attendance may also be sent by e-mail: [email protected], or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrar's Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway.

Place Date Shareholder's signature
(If attending personally. To grant a proxy, use the form below)

Proxy (without voting instructions) Annual general meeting of NEXT Biometrics Group ASA

Ref no: PIN code:
This proxy form is to be used for a proxy without voting instructions. To grant a proxy with voting instructions, please go to page
2.
If you are unable to attend the annual general meeting in person, this proxy may be used by a person authorised by you, or you
may send the proxy without naming the proxy holder, in such case, the proxy will be deemed to be given to the chairman of the
board of directors or a person authorised by him.
The proxy should be received by DNB Bank ASA, Registrar's Department no later than 15.00 hours (CET) on 19 June 2015.
The proxy may be sent electronically through the company's website www.nextbiometrics.com, or through VPS
Investor Services. It may also be sent by e-mail: [email protected]. Regular mail to DNB Bank ASA, Registrar's Department, P.O.Box
1600 Sentrum, N-0021 Oslo, Norway.
The undersigned _________
hereby grants (please check):

the chairman of the board of directors (or a person authorised by him), or

_________
(Name of proxy holder in capital letters)
a proxy to attend and vote for my/our shares at the annual general meeting of NEXT Biometrics Group ASA on 22 June 2015.
Place
Date
Shareholder's signature
(Signature only when granting a proxy)

With regard to rights of attendance and voting, reference is made to the Norwegian Public Limited Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company's certificate of registration must be attached to the proxy.

Proxy (with voting instructions) Ref no: PIN code:

This proxy form is to be used for a proxy with voting instructions. If you are unable to attend the annual general meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions. You may grant a proxy with voting instructions to a person authorised by you, or you may send the proxy without naming the proxy holder, in which case the proxy will be deemed to have been given to the chairman of the board of directors or a person authorised by him.

The proxy must be received by DNB Bank ASA, Registrar's Department, no later than 15.00 hours (CET) on 19 June 2015. It may be sent by e-mail: [email protected] /regular mail to DNB Bank ASA, Registrar's Department, P.O.Box 1600 Sentrum, N-0021 Oslo, Norway.

The undersigned: __________________________________ hereby grants (please check):

the chairman of the board of directors (or a person authorised by him), or

____________________________________

Name of proxy holder (in capital letters)

a proxy to attend and vote for my/our shares at the annual general meeting of NEXT Biometrics Group ASA on 22 June 2015.

The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. Please note that if any items below are not voted on (not ticked off), this will be deemed to be an instruction to vote "for" the proposals in the notice. To the extent there are proposals that are not put forward by the board of directors, or proposals are put forward in addition to, or instead of, the proposals in the notice, the proxy determines the voting. In such case, the proxy holder will vote on the basis of his reasonable understanding of the proposal. The same applies if there is any doubt as to how the instructions should be understood. Where no such reasonable interpretation is possible, the proxy holder may abstain from voting.

Agenda annual general meeting 2015 For Against Abstention At proxy's
discretion
1. Election of a person to chair the meeting
2. Approval of the notice and the agenda
3. Election of a person to co-sign the minutes
4. Approval of the annual accounts and the annual report
5. Election of board members
In accordance with the nomination committee's proposal
6. Approval of the auditor's remuneration
7. Remuneration to the members of the board of directors
8. Election of members to the nomination committee
9. Consideration of the board of director's statement regarding the
determination of salaries and other remuneration to the
management
10. Statement on corporate governance No voting

Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy with voting instructions)

With regard to rights of attendance and voting, reference is made to the Norwegian Public Limited Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company's certificate of registration must be attached to the proxy.

Ref.nr.: Pinkode:

Innkalling til ordinær generalforsamling

Ordinær generalforsamling i NEXT Biometrics Group ASA avholdes 22. juni 2015 kl 15.00 i lokalene til Advokatfirmaet Thommessen, Haakon VIIs gate 10, 0161 Oslo

Dersom ovennevnte aksjonær er et foretak, oppgi navnet på personen som representerer foretaket: __________________________________________________

Navn på person som representerer foretaket (Ved fullmakt benyttes blanketten under)

Møteseddel

Undertegnede vil delta på ordinær generalforsamling i NEXT Biometrics Group ASA den 22. juni 2015 og avgi stemme for:

antall egne aksjer
andre aksjer i henhold til vedlagte fullmakt(er)
I alt for aksjer

Denne påmelding må være DNB Bank ASA i hende senest 19. juni 2015 kl. 15.00. Påmelding foretas elektronisk via selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com eller via Investortjenester. For å få tilgang til elektronisk påmelding, eller avgi fullmakt, via selskapets hjemmeside, må ovennevnte pinkode og referansenummer oppgis.

Alternativt: e-post: [email protected]. Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.

Sted Dato Aksjonærens underskrift (Undertegnes kun ved eget oppmøte. Ved fullmakt benyttes delen nedenfor)

Fullmakt uten stemmeinstruks Ordinær generalforsamling i NEXT Biometrics Group ASA

Ref.nr.: Pinkode:

Denne fullmaktsseddelen gjelder fullmakt uten stemmeinstruks. Dersom De ønsker å avgi stemmeinstrukser, vennligst gå til side 2.

Dersom De selv ikke kan møte på ordinær generalforsamling, kan denne fullmakt benyttes av den De bemyndiger, eller De kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han bemyndiger.

Fullmakten må være DNB Bank ASA, Verdipapirservice, i hende senest 19. juni 2015 kl. 15.00. Elektronisk innsendelse av fullmakt via selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com eller via Investortjenester. Alternativt: e-post: [email protected]. Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.

Undertegnede: __________________________________ gir herved (sett kryss):

Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller

__________________________________

(Fullmektigens navn med blokkbokstaver)

fullmakt til å møte og avgi stemme i NEXT Biometrics Group ASAs ordinære generalforsamling 22. juni 2015 for mine/våre aksjer.

Sted Dato Aksjonærens underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)

Angående møte- og stemmerett vises det til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Det gjøres spesielt oppmerksom på at ved avgivelse av fullmakt skal det legges frem skriftlig og datert fullmakt fra aksjepostens reelle eier. Dersom aksjonæren er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.

Fullmakt med stemmeinstruks Ref.nr.: Pinkode:

Denne fullmaktsseddelen gjelder fullmakt med stemmeinstruks. Dersom De ikke selv kan møte på ordinær generalforsamling, kan De benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til en fullmektig. De kan gi fullmakt med stemmeinstruks til den De bemyndiger, eller De kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt til styrets leder eller den han bemyndiger. Fullmakten må være datert og signert.

Fullmakten må være DNB Bank ASA, Verdipapirservice, i hende senest 19. juni 2015 kl. 15.00. E-post: [email protected] (skannet blankett). Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, 0021 Oslo.

Undertegnede: __________________________________ gir herved (sett kryss):

Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller

__________________________________ (Fullmektigens navn med blokkbokstaver)

fullmakt til å møte og avgi stemme i NEXT Biometrics Group ASAs ordinære generalforsamling 22. juni 2015 for mine/våre aksjer.

Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslaget i innkallingen. I den grad det foreligger forslag som ikke er fremsatt av styret, eller dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Fullmektigen vil i så fall legge en for fullmektigen rimelig forståelse til grunn. Det samme gjelder dersom det er tvil om forståelsen av instruksen. Dersom en slik tolkning ikke er mulig, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.

Agenda ordinær generalforsamling 2015 For Mot Avstå Fullmektigen
avgjør
stemmegivningen
1. Valg av møteleder
2. Godkjennelse av innkalling og dagsorden
3. Valg av én person til å medundertegne protokollen
4. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetningen
5. Valg av styremedlemmer
I tråd med valgkomiteens innstilling
6. Godkjennelse av revisors godtgjørelse
7. Godtgjørelse til styrets medlemmer
8. Valg av medlemmer til valgkomiteen
9. Behandling av styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen
godtgjørelse til ledende ansatte
10. Redegjørelse for foretaksstyring Ingen avstemning

Sted Dato Aksjonærens underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)

Angående møte- og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjonæren er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.