NanJi E-Commerce Co., LTD — Governance Information 2025

Aug 26, 2025

南极电商股份有限公司

董事会议事规则

第一章 总则

第一条 为确保董事会的工作职责和科学决策，明确董事会的职责权限，规范董事 会内部机构及运作程序，充分发挥董事会的经营决策中心作用，南极电商股份有限公司 （以下简称“公司”）依据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）等法律、 法规和《南极电商股份有限公司章程》（以下简称“公司章程”）的规定，特制定本议事规 则。

第二条 董事会是公司的常设机构，是公司的经营决策和业务领导机构，是股东会 决议的执行机构，对股东会负责，由股东会选举产生，依照公司章程的规定行使职权。

第二章 董事职责

第三条 公司董事为自然人。董事无需持有公司股份。 第四条 《公司法》第 178 条规定的情形以及被中国证监会确定为市场禁入者，并 且禁入尚未解除的人员，不得担任公司的董事。

第五条 公司董事中包括独立董事。 第六条 董事由股东会选举或更换，并可在任期届满前由股东会解除其职务。董事 任期 3 年，任期届满可连选连任。

董事任期从就任之日起算，至本届董事会任期届满时止。董事任期届满未及时改选， 在改选出的董事就任前，原董事仍应当依照法律、行政法规、部门规章和本章程的规定， 履行董事职务。

董事可以由总经理或者其他高级管理人员兼任，但兼任总经理或者其他高级管理人 员职务的董事以及由职工代表担任的董事，总计不得超过公司董事总数的 1/2。

第七条 董事应当遵守法律、行政法规和公司章程，对公司负有忠实义务和勤勉义 务。不得利用职权收受贿赂或者其他非法收入，不得侵占公司的财产。

第八条 董事应当遵守法律、行政法规和公司章程的规定，对公司负有忠实义务， 应当采取措施避免自身利益与公司利益冲突，不得利用职权牟取不正当利益。 董事对公司负有忠实义务：

（一）不得侵占公司财产、挪用公司资金；

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• （二）不得将公司资金以其个人名义或者其他个人名义开立账户存储；

• （三）不得利用职权贿赂或者收受其他非法收入；

• （四）未向董事会或者股东会报告，并按照本章程的规定经董事会或者股东会决议

• 通过，不得直接或者间接与本公司订立合同或者进行交易；

（五）不得利用职务便利，为自己或者他人谋取本应属于公司的商业机会，但向董 事会或者股东会报告并经股东会决议通过，或者公司根据法律、行政法规或者公司章程 的规定，不能利用该商业机会的除外；

• （六）未向董事会或者股东会报告，并经股东会决议通过，不得自营或者为他人经

• 营与本公司同类的业务；

• （七）不得接受他人与公司交易的佣金归为己有；

• （八）不得擅自披露公司秘密；

• （九）不得利用其关联关系损害公司利益；

• （十）法律、行政法规、部门规章及公司章程规定的其他忠实义务。

董事违反本条规定所得的收入，应当归公司所有；给公司造成损失的，应当承担赔 偿责任。

董事、高级管理人员的近亲属，董事、高级管理人员或者其近亲属直接或者间接控 制的企业，以及与董事、高级管理人员有其他关联关系的关联人，与公司订立合同或者 进行交易，适用本条第二款第（四）项规定。

第九条 董事应当遵守法律、行政法规和公司章程的规定，对公司负有勤勉义务， 执行职务应当为公司的最大利益尽到管理者通常应有的合理注意。

董事对公司负有下列勤勉义务：

（一）应谨慎、认真、勤勉地行使公司赋予的权利，以保证公司的商业行为符合国 家法律、行政法规以及国家各项经济政策的要求，商业活动不超过营业执照规定的业务 范围；

（二）应公平对待所有股东；

• （三）及时了解公司业务经营管理状况；

• （四）应当对公司定期报告签署书面确认意见，保证公司所披露的信息真实、准确、

• 完整；

• （五）应当如实向审计委员会提供有关情况和资料，不得妨碍审计委员会行使职权； （六）法律、行政法规、部门规章及公司章程规定的其他勤勉义务。

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第十条 董事执行公司职务时违反法律、行政法规或者公司章程的规定，给公司造 成损失的，应当承担赔偿责任。

第十一条 董事个人或者其所任职的其他企业直接或者间接与公司已有的或者计划 中的合同、交易、安排有关联关系时（聘任合同除外），不论有关事项在一般情况下是否 需要董事会批准同意，均应当尽快向董事会披露其关联关系的性质和程度。

除非有关联关系的董事按照本条前款的要求向董事会作了披露，并且董事会在不将 其计入法定人数，该董事亦未参加表决的会议上批准了该事项，公司有权撤销该合同、 交易或者安排，但在对方是善意第三人的情况下除外。

第十二条 如果公司董事在公司首次考虑订立有关合同、交易、安排前以书面形式通 知董事会，声明由于通知所列的内容，公司日后达成的合同、交易、安排与其有利益关 系，则在通知阐明的范围内，有关董事视为做了第十一条所规定的披露。

第十三条 董事会会议应由董事本人出席；董事因故不能出席，可以书面委托其他 董事代为出席，委托书中应载明代理人的姓名、代理事项、授权范围和有效期限，并由 委托人签名或盖章。代为出席会议的董事应当在授权范围内行使董事的权利。董事未出 席董事会会议，亦未委托代表出席的，视为放弃在该次会议上的投票权。

董事连续二次未能亲自出席，也不委托其他董事出席董事会会议，视为不能履行职 责，董事会应当建议股东会予以撤换。独立董事连续三次未亲自出席董事会会议的，由 董事会提请股东会予以撤换。

第十四条 董事可以在任期届满以前辞任。董事辞任应当向董事会提交书面辞职报告。 董事任期届满未及时改选，或者董事在任期内辞任导致董事会成员低于法定人数的， 在改选出的董事就任前，原董事仍应当依照法律、行政法规和公司章程的规定，履行董 事职务。

任职尚未结束的董事，对因其擅自离职使公司造成的损失，应当承担赔偿责任。 董事辞任生效或者任期届满，应向董事会办妥所有移交手续，其对公司和股东承担 的忠实义务，在任期结束后并不当然解除，在公司章程规定的期限内有效。

第三章 独立董事的任职与职权

第十五条 公司设三名独立董事，独立董事是指不在公司担任除董事外的其他职务， 并与公司及其主要股东之间不存在可能防碍其进行独立客观判断关系的董事。

第十六条 公司董事会、单独或者合并持有公司已发行股份百分之一以上的股东可

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以提出独立董事候选人，其任职资格应满足相关法律法规的要求，并经股东会选举决定。 第十七条 独立董事每届任期与公司其他董事任期相同，任期届满，连选可以连任， 但是连任时间不得超过六年。

• 第十八条 独立董事必须保持独立性。下列人员不得担任独立董事：

• （一）在公司或者其附属企业任职的人员及其配偶、父母、子女、主要社会关系；

• （二）直接或者间接持有公司已发行股份百分之一以上或者是公司前十名股东中的

• 自然人股东及其配偶、父母、子女；

• （三）在直接或者间接持有公司已发行股份百分之五以上的股东或者在公司前五名

• 股东任职的人员及其配偶、父母、子女；

• （四）在公司控股股东、实际控制人的附属企业任职的人员及其配偶、父母、子女；

• （五）与公司及其控股股东、实际控制人或者其各自的附属企业有重大业务往来的

• 人员，或者在有重大业务往来的单位及其控股股东、实际控制人任职的人员；

• （六）为公司及其控股股东、实际控制人或者其各自附属企业提供财务、法律、咨

• 询、保荐等服务的人员，包括但不限于提供服务的中介机构的项目组全体人员、各级复 核人员、在报告上签字的人员、合伙人、董事、高级管理人员及主要负责人；

• （七）最近十二个月内曾经具有第一项至第六项所列举情形的人员；

• （八）法律、行政法规、中国证监会规定、证券交易所业务规则和本章程规定的不

• 具备独立性的其他人员。

• 前款第四项至第六项中的公司控股股东、实际控制人的附属企业，不包括与公司受

• 同一国有资产管理机构控制且按照相关规定未与公司构成关联关系的企业。

• 独立董事应当每年对独立性情况进行自查，并将自查情况提交董事会。董事会应当

• 每年对在任独立董事独立性情况进行评估并出具专项意见，与年度报告同时披露。

• 第十九条 担任公司独立董事应当符合下列条件：

• （一）根据法律、行政法规和其他有关规定，具备担任上市公司董事的资格；

• （二）符合本章程规定的独立性要求；

• （三）具备上市公司运作的基本知识，熟悉相关法律法规和规则；

• （四）具有五年以上履行独立董事职责所必需的法律、会计或者经济等工作经验；

• （五）具有良好的个人品德，不存在重大失信等不良记录；

• （六）法律、行政法规、中国证监会规定、证券交易所业务规则和本章程规定的其

• 他条件。

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第二十条 独立董事作为董事会的成员，对公司及全体股东负有忠实义务、勤勉义 务，审慎履行下列职责：

（一）参与董事会决策并对所议事项发表明确意见；

（二）对公司与控股股东、实际控制人、董事、高级管理人员之间的潜在重大利益 冲突事项进行监督，保护中小股东合法权益；

（三）对公司经营发展提供专业、客观的建议，促进提升董事会决策水平；

（四）法律、行政法规、中国证监会规定和本章程规定的其他职责。

第二十一条 公司董事会成员中应当有三分之一以上独立董事，其中至少有一名会 计专业人士。独立董事应当忠实履行职务，维护公司利益，尤其要关注社会公众股股东 的合法权益不受损害。

独立董事应当独立履行职责，不受公司主要股东、实际控制人或者与公司及其主要股 东、实际控制人存在利害关系的单位或个人的影响。

第二十二条 独立董事应当按时出席董事会会议，了解公司的生产经营和运作情况， 主动调查、获取做出决策所需要的情况和资料。独立董事应当向公司年度股东会提交全 体独立董事年度报告书，对其履行职责的情况进行说明。

第二十三条 公司应保证独立董事享有与其他董事同等的知情权，及时向独立董事 提供相关材料和信息，定期通报公司运营情况，必要时可组织独立董事实地考察。 第二十四条 公司应提供独立董事履行职责所必需的工作条件，独立董事行使职权 时，公司有关人员应当积极配合，不得拒绝、阻碍或隐瞒，不得干预其独立行使职权。

第二十五条 独立董事在任期届满前可以提出辞职。独立董事辞职应向董事会提交 书面辞职报告。

第四章 董事会职权

第二十六条 公司董事会由七名董事组成，设董事长一人，独立董事三人，职工代 表董事一人。

第二十七条 董事会行使下列职权:

（一）召集股东会,并向股东会报告工作；

（二）执行股东会的决议；

（三）决定公司的经营计划和投资方案；

（四）制定公司的利润分配方案和弥补亏损方案；

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• （五）制订公司增加或者减少注册资本、发行债券或者其他证券及上市方案；

（六）拟订公司重大收购、收购本公司股票或者合并、分立、解散及变更公司形式 的方案；

（七）在股东会授权范围内，决定公司对外投资、收购出售资产、资产抵押、对外 担保事项、委托理财、关联交易、对外捐赠等事项；

• （八）决定公司内部管理机构的设置；

（九）决定聘任或者解聘公司总经理、董事会秘书及其他高级管理人员，并决定其 报酬事项和奖惩事项；根据总经理的提名，决定聘任或者解聘公司副总经理、财务负责 人等高级管理人员，并决定其报酬事项和奖惩事项；

（十）制定公司的基本管理制度；

（十一）制订公司章程的修改方案；

• （十二）管理公司信息披露事项；

（十三）向股东会提请聘请或者更换为公司审计的会计师事务所；

• （十四）听取公司总经理的工作汇报并检查总经理的工作；

（十五）法律、行政法规、部门规章或者公司章程授予的其他职权。

第二十八条 董事会应当根据《公司章程》及公司有关管理制度的权限确定对外投 资、收购出售资产、资产抵押、对外担保事项、委托理财、关联交易、对外捐赠等事项， 并建立严格地审查和决策程序，重大投资项目应当组织有关专家、专业人员进行评审， 并报股东会批准。

第二十九条 公司董事会应当就注册会计师对公司财务报告出具的非标准审计意见 向股东会做出说明。

第三十条 董事会设立投资决策委员会、薪酬与考核委员会、审计委员会、提名委 员会。专门委员会对董事会负责，依照公司章程和董事会授权履行职责，提案应当提交 董事会审议决定。各委员会成员全部由董事组成，其中，审计委员会、提名委员会和薪 酬与考核委员会成员中独立董事应占多数并担当召集人，审计委员会的召集人为会计专 业人士。董事会负责制定专门委员会工作规程，规范专门委员会的运作。

第三十一条 董事会制订专门委员会实施细则，规范专门委员会的运作。 第三十二条 各专门委员会可以聘请中介机构提供专业意见，有关费用由公司承担。 第三十三条 各专门委员会对董事会负责，各专门委员会的提案应提交董事审查决 定。

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第五章 董事长职权

第三十四条 董事长由公司董事兼任，以全体董事过半数选举产生和罢免。

第三十五条 董事长行使下列职权：

（一）主持股东会和召集、主持董事会会议；

（二）督促、检查董事会决议的执行；

（三）签署公司股票、公司债券及其他有价证券；

（四）签署董事会重要文件和应由公司法定代表人签署的其他文件；

（五）行使法定代表人的职权；

（六）在发生特大自然灾害等不可抗力的紧急情况下，对公司事务行使符合法律规 定和公司利益的特别处置权，并在事后向公司董事会和股东会报告；

（七）提名或推荐总经理、董事会顾问及专业顾问、董事会秘书人选，供董事会会 议讨论和表决；

（八）董事会授予的其他职权。

第三十六条 董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一 名董事履行职务。

第六章 董事会召集与通知

第三十七条 董事会每年至少召开二次会议，由董事长召集，于会议召开十日前书

面通知全体董事。

第三十八条 有下列情况之一的，董事长应在十日内召集临时董事会会议：

（一）代表十分之一以上表决权的股东提议时；

（二）三分之一以上董事提议时；

（三）审计委员会提议时；

（四）独立董事提议时；

（五）总经理提议时。

第三十九条 董事会召开临时董事会会议的通知方式为：邮件或通讯；于会议召开 三日前通知全体董事。经全体董事同意，临时董事会可随时召开。

第四十条 董事会会议通知包括以下内容：

（一）会议日期和地点；

（二）会议期限；

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（三）事由及议题；

（四）发出通知的日期。

第七章 议事规则

第四十一条 董事会会议应当由过半数的董事出席方可举行。 第四十二条 董事会会议实行合议制，先由每个董事充分发表意见，再进行表决。 第四十三条 董事会决议方式为：投票表决或举手表决。 第四十四条 董事会议实行一事一表决，每一董事享有一票表决权。表决分为赞成 和反对两种，一般不能弃权。如果弃权，应当充分说明理由。

第四十五条 董事会决议，必须经全体董事的过半数通过。 第四十六条 董事会临时会议在保障董事充分表达意见的前提下，可以用通讯、传 真或者电子邮件等方式进行并作出决议，并由参会董事签字。

第四十七条 董事会审议向股东会提交的议案，应当先组织相关人员对议案进行整 理，形成书面文字材料后提前十日送交给每位董事，以保证董事有足够的时间对议案进 行审查。

第四十八条 对独立董事要求召开临时股东会的提议，董事会应当根据法律、行政 法规、部门规章和公司章程的规定，在收到提议后十日内提出同意或不同意召开临时股 东会的书面反馈意见。

第四十九条 对审计委员会、单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东要求 召开临时股东会的提议，董事会应当根据法律、行政法规、部门规章和公司章程的规定， 在收到提议后十日内提出同意或不同意召开临时股东会的书面反馈意见。

第五十条 董事会对涉及投资、财产处置和收购兼并等议案进行审议时，应当充分 考虑金额、价格（或计价方法）、资产的账面值、对公司的影响、审批情况等。如果按照 有关规定需进行资产评估、审计或出具独立财务顾问报告的，董事会应当在股东会召开 前依照相关信息披露的规定将资产评估情况、审计结果或独立财务顾问报告提交给各股 东。

第五十一条 董事会审议涉及增资、减资、合并等事项时，应充分考虑到所议事项 对公司及股东的影响，并就方式、价格、数量、程序等逐项作出决议。

第五十二条 董事会审议修改公司章程议案时，应当充分考虑修改章程的原因及可 能导致的相关制度的变化，并保证章程修正案与法律、行政法规和部门规章保持一致。

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第五十三条 董事会审议通过年度报告后，应当对利润分配方案做出决议，并作为 年度股东会的提案，审议利润分配方案时，应充分考虑公司的发展与股东现实利益之间 的关系。

第五十四条 董事会审议资本公积转增股本方案时，应充分说明转增原因。董事会 在公告股份派送或资本公积转增方案时，应披露送转前后对比的每股收益和每股净资产， 以及对公司今后发展的影响。

第五十五条 董事会在审议选聘会计师事务所、律师事务所等中介机构为公司提供 专项服务时，应充分考虑所选聘中介机构的业务素质、社会影响等。董事会提出解聘或 不再续聘会计师事务所的提案时，应事先通知该会计师事务所，并向股东会说明原因。 会计师事务所有权向股东会陈述意见。非股东会期间，董事会因正当理由解聘会计师事 务所的，可临时聘请其他会计师事务所，但必须在下一次股东会上追认通过。会计师事 务所提出辞聘的，董事会应在下一次股东会说明原因。辞聘的会计师事务所有责任以书 面形式或派人出席股东会，向股东会说明公司有无不当。

第五十六条 董事会对议案或者有关的工作报告进行审议时，应当通知提案人或其 他相关专业人员到会，就与会董事的质询和建议作出答复或说明。

第五十七条 列入董事会会议议程的议案，在交付表决前，提案人要求撤回的，对 该议案的审议立即终止。

第五十八条 列入董事会会议议程的议案，在审议中有重大问题需要进一步研究的， 经董事长提议，可以暂不进行表决，并组成专门工作组进一步考察，提出考察报告交付 下次董事会会议审议。

第五十九条 董事会认为必要的时候，可以组织关于特定问题的调查委员会，并且 根据调查委员会的报告，做出相应的决议；或者授权总经理进行调查处理，并向下次董 事会会议报告调查处理情况。

第六十条 董事会审议决定有关职工工资、住房、福利、劳动保险等涉及职工切身 利益的问题，应当事先听取公司工会和职工的意见。

第六十一条 董事会审议的事项涉及任何董事或与其有直接利害关系时，该董事应 该向董事会披露其利益，并应回避和放弃表决权。

第六十二条 董事与董事会会议决议事项所涉及的企业或者个人有关联关系的，该 董事应当及时向董事会书面报告。有关联关系的董事不得对该项决议行使表决权，也不 得代理其他董事行使表决权。该董事会会议由过半数的无关联关系董事出席即可举行，

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董事会会议所作决议须经无关联关系董事过半数通过。出席董事会的无关联董事人数不 足 3 人的，应将该事项提交股东会审议。

第六十三条 因故放弃表决权的董事，应计入参加董事会会议的法定人数，但不计 入董事会通过决议所需的董事人数内。董事会会议记录应注明该董事不投票表决的原因。

第八章 董事会记录

第六十四条 董事会会议应当有记录，出席会议的董事应当在会议记录上签名。出 席会议的董事有权要求在记录上对其在会议上的发言作出说明性的记载。董事会会议记 录作为公司档案保存，保存期为十年。

第六十五条 董事会会议记录包括以下内容：

（一）会议召开的日期、地点和召集人姓名；

（二）出席董事的姓名以及受他人委托出席董事会的董事（代理人）姓名； （三）会议议程；

（四）董事发言要点；

（五）每一决议事项的表决方式和结果（表决结果应载明同意、反对或弃权的票数）。 第六十六条 董事应当在董事会决议上签字并对董事会的决议承担责任。董事会决 议违反法律、行政法规、部门规章或者章程，导致公司遭受损失的，参与决议的董事对 公司负赔偿责任。但在表决时曾表明异议并记载于会议记录的，该董事可以免除责任。

第九章 附则

第六十七条 本议事规则自股东会审议通过之日起生效。 第六十八条 本议事规则由公司董事会负责解释。 第六十九条 本议事规则作为公司章程的附件，未尽事宜依照《公司法》等法律、 法规及公司章程的规定执行。

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二○二五年八月二十六日

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