Mudanjiang Hengfeng Paper Co.,Ltd — Proxy Solicitation & Information Statement 2005

Oct 9, 2005

牡丹江恒丰纸业股份有限公司 董事会投票委托征集函

一、绪言

牡丹江恒丰纸业股份有限公司（以下简称“恒丰纸业”或“公司”）董事会 作为征集人向全体流通股股东征集拟于 2005 年 11 月 16 日召开的本公司 2005 年股权分置改革相关股东会议（以下简称“相关股东会议”）的投票权。

1 、征集人申明

征集人保证本报告书内容真实、准确、完整，如若报告书有虚假记载、误导 性陈述或者重大遗漏将负个别的和连带的责任。征集人保证不利用本次征集投票 权从事内幕交易，操纵市场等证券欺诈行为。

征集人申明：本次征集投票权行动以无偿方式进行，征集人所有信息均在主 管部门指定的报刊上发布，未有擅自发布信息的行为，且本次征集行动完全基于 征集人作为董事会的权利，所发布的信息未有虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。 2 、重要提示

中国证监会及上海证券交易所对本报告书的内容不负任何责任，对其内容 的真实性、准确性和完整性未发表任何意见，任何与之相反的申明均属虚假不实 陈述。

二、恒丰纸业基本情况

• （一）公司基本情况简介

• 1 、公司法定中文名称：牡丹江恒丰纸业股份有限公司

公司英文名称：MUDANJIANG HENGFENG PAPER CO.,LTD

• 2 、公司法定代表人：徐祥

• 3、公司董事会秘书：李荣伟

11 联系地址：黑龙江省牡丹江市阳明区恒丰路 号

电话：0453－6336668

传真： 0453-6330989

E-mail：sh356@hengfengpaper.com

1

• 4 11 、公司注册地址：黑龙江省牡丹江市阳明区恒丰路 号

邮政编码：157013

公司互联网网址：www.hengfengpaper.com

公司电子信箱：sh356@hengfengpaper.com

公司指定信息披露网址：http://www.sse.com.cn

（二）股本结构

截至 2005 年 6 月 30 日，恒丰纸业股本结构如下：

	持股数量（万股）	比例（％）
一、尚未流通股份	8000	57.14
二、流通股份	6000	42.86
三、总股本	14000	100

（三）主营业务范围

公司主营业务范围：纸、纸浆和纸制品的制造、销售；造纸原辅料生产、销 售及技术开发；制浆、造纸工艺设计和技术服务，造纸机械设备的加 工、安装 和维修；经营公司自产产品及技术的出口业务；经营公司生产、科研所需的原辅 材料、仪器仪表、机械设备、零配件及技术的进口业务。

三、本次相关股东会议基本情况

本次征集投票权仅对 2005 年 11 月 16 日召开的恒丰纸业 2005 年相关股东会 议有效。

• 1 、会议召集人：牡丹江恒丰纸业股份有限公司董事会

• 2 、会议召开时间

现场会议召开时间为：2005 年 11 月 16 日下午 2：00

网络投票时间为：2005 年 11 月 14 日至 2005 年 11 月 16 日每天 9：30-11： 30 和 13：00-15：00

• 3、现场会议召开地点：恒丰学院

• 4 、会议方式

本次会议采取现场投票与网络投票相结合的方式，本次相关股东会议将通过 上海证券交易所交易系统向社会公众股股东提供网络形式的投票平台，社会公众 股股东可以在网络投票时间内通过上海证券交易所的交易系统行使表决权。

2

5、审议事项

会议审议事项：《牡丹江恒丰纸业股份有限公司股权分置改革方案》。 相关股东会议投票表决改革方案，须经参加表决的股东所持表决权的三分之 二以上通过，并经参加表决的流通股股东所持表决权的三分之二以上通过。

• 6、流通股股东参加投票表决的重要性

• 1

• （ ）有利于保护自身利益不受到侵害；

• 2

• （ ）充分表达意愿，行使股东权利；

（3）未参与本次投票表决的流通股股东、或虽参与本次投票表决但投反对 票或弃权票的股东，如改革方案获得相关股东会议表决通过，仍需按表决结果执 行。

7 、自本会议通知发布之日起十日内，公司董事会将协助非流通股股东，通 过投资者座谈会、网上路演、走访机构投资者、发放征求意见函等多种方式，与 流通股股东进行充分沟通和协商，同时公布热线电话、传真及电子信箱，广泛征 求流通股股东的意见。

8、为保护中小投资者利益，公司董事会采取向全体流通股股东征集投票权 的形式，使中小投资者充分行使权利，充分表达自己的意愿。董事会投票委托征 集时间：2005 年 11 月 8 日至 2005 年 11 月 15 日。有关征集投票的具体内容见 刊登在《中国证券报》、《上海证券报》和《证券时报》上的《牡丹江恒丰纸业股 份有限公司董事会投票委托征集函》。

• 9、表决权

公司股东应充分行使表决权，投票表决时，同一股份只能选择现场投票、网 络投票、征集投票或符合规定的其他投票方式中的一种表决方式，不能重复投票。 1 （ ）如果同一股份通过现场、网络或征集投票重复投票，以现场投票为准。

• 2

• （ ）如果同一股份通过网络或征集投票重复投票，以征集投票为准。

• （3）如果同一股份多次征集重复投票，以最后一次征集投票为准。

• 4

• （ ）如果同一股份通过网络多次重复投票，以第一次网络投票为准。

• 10、提示公告

相关股东会议召开前，公司将发布两次相关股东会议提示公告，两次提示公 告时间分别为 2005 年 11 月 4 日和 11 月 12 日。

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11 、会议出席对象

• （1）本次相关股东会议的股权登记日为 2005 年 11 月 7 日。在 2005 年 11

• 7

• 月 日收市时登记在册的股东均有权参加本次相关股东会议；在该日收市时登记 在册的股东，均有权在网络投票时间内参加网络投票；

• 2

• （ ）公司董事、监事和其他高级管理人员；

• （3）保荐代表人、公司聘请的见证律师和董事会邀请的其他人员。

• 12 、公司股票停牌、复牌事宜

公司董事会申请公司股票自本次相关股东会议股权登记日次一日交易日 （2005 年 11 月 8 日）起停牌。

如果公司相关股东会议否决了公司的股权分置改革方案，公司董事会将申请 公司股票于相关股东会议决议公告次日复牌；如果公司相关股东会议审议通过了 公司的股权分置改革方案，公司董事会将申请公司股票在改革规定程序结束后复 牌。

• 13、现场会议登记事项

• 1

• （ ）登记手续：

• a）法人股东凭法人营业执照复印件、法定代表人身份证明或授权委托书、 股票帐户卡、持股凭证及受托人身份证办理登记手续；

b）自然人股东须持本人身份证、股票帐户卡、持股凭证进行登记；委托代 理人持本人身份证、授权委托书、委托人身份证、股票帐户卡和持股凭证办理登 记手续；

• c）授权委托书为股东授权他人签署的，该授权委托书应当经公证机关公证， 并将公证书连同授权委托书原件一并提交；

• d）异地股东可采用信函或传真的方式登记。授权委托书及其它文件必须送 达或邮寄至公司董事会秘书处。

• 2

• （ ）登记地点及授权委托书送达地点：

收件人：牡丹江恒丰纸业股份有限公司董事会秘书处

11 地址：黑龙江省牡丹江市阳明区恒丰路 号

邮政编码：157013

4

（3）登记时间：2005 年 11 月 14 日至 15 日上午 9 时至下午 5 时，逾期不 受理。

14 、注意事项：

1 （ ）本次相关股东会议会期半天，出席现场会议的股东食宿、交通费用自理。 2 （ ）会议咨询：公司董事会秘书处

电话：0453－6336668

传真： 0453-6330989

联系人：李荣伟、王国栋

四、征集人的基本情况

征集人为恒丰纸业第四届董事会。本届董事会于 2003 年 4 月 14 日经公司 2002 年年度股东大会选举产生，目前由 9 名董事组成，任期 3 年。 五、征集方案

本次征集方案具体如下：

（一）征集对象：本次投票征集的对象为恒丰纸业截至 2005 年 11 月 7 日收 市时在中国证券登记结算有限责任公司上海分公司登记在册的全体流通股股东。 （二）征集时间：自 2005 年 11 月 8 日至 2005 年 11 月 15 日正常工作日上午 9： 00－下午 5：00。

（三）征集方式：本次征集投票权为董事会无偿自愿征集，征集人将采用公 开方式，在指定的报刊、网站上发布公告进行投票权征集行动。

（四）征集程序：恒丰纸业截至 2005 年 11 月 7 日收盘时在中国证券登记 结算有限责任公司上海分公司登记在册的全体流通股股东可通过以下程序办理 委托手续：

第一步：填写授权委托书

授权委托书须按照本报告书确定的格式逐项填写；

第二步：签署授权委托书并按要求提交以下相关文件：

1 （ ）委托投票的股东为法人股东的，应提交通过最近年度工商年检的法人 营业执照复印件、股票帐户卡复印件、授权委托书原件、法定代表人身份证明及 身份证复印件。

5

法人股东按照上述规定提供的所有文件应由法定代表人逐页签字并加盖单 位公章。

2 （ ）委托投票的股东为自然人股东的，应提交本人身份证复印件、股票帐 户卡复印件、授权委托书原件。

（3）授权委托书为股东授权他人签署的，该授权委托书应当经公证机关公 证，并将公证书连同授权委托书原件一并提交；由股东本人或股东单位法定代表 人签署的授权委托书不需要公证。

第三步：委托投票的股东按上述第二步要求备妥相关文件后，应在规定的征 集时间内将授权委托书及相关文件采取专人送达或挂号信函或特快专递方式，按 本报告书指定地址送达。采取专人送达的，以本报告书指定收件人的签收日为送 达日；采取挂号信函或特快专递方式的，以董事会秘书处实际收到日为准。委托 投票股东送达授权委托书及相关文件的指定地址和收件人为：

收件人：牡丹江恒丰纸业股份有限公司董事会秘书处

11 地址：黑龙江省牡丹江市阳明区恒丰路 号

邮政编码： 157013

电话：0453－6336668

传真： 0453-6330989

联系人：李荣伟、王国栋

（五）授权委托的规则

委托投票股东提交的授权委托书及相关文件送达后，由北京市时代华地律师 事务所律师（以下简称“见证律师”）按下述规则对提交文件进行审核。经审核确 认有效的授权委托结果将提交征集人。

• 1 、经审核，全部满足下述条件的授权委托将被确认为有效：

• 1

• （ ）已按本报告书征集程序要求将授权委托书及相关文件送达指定地点；

• 2

• （ ）应在征集时间内提交授权委托书及相关文件；

• （3）股东已按本报告书附件规定的格式填写并签署授权委托书，且授权内

• 容明确，提交相关文件完整、有效；

• 4

• （ ）提交授权委托书及相关文件的股东基本情况与股东名册记载内容相符；

• （5）未将征集事项的投票权委托征集人以外的其他人行使。

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2 、其他

1 （ ）股东将其对征集事项的投票权重复授权征集人且其授权内容不相同的， 股东最后一次签署的授权委托书为有效，无法判断签署时间的，以最后收到的授 权委托书为有效，无法判断收到时间先后顺序的，由征集人以询问方式要求授权 委托人进行确认，通过该种方式仍无法确认授权内容的，该项授权委托无效。

2 （ ）股东将征集事项的投票权委托征集人后，在现场会议登记时间截止前 以书面形式明示撤销对征集人授权委托的，征集人将视为其授权委托自动失效。 （3）股东将征集事项的投票权除征集人外又委托其他人行使并出席会议的， 且在现场会议召开前未以书面形式明示撤销对征集人授权委托的，其对征集人的 授权委托为唯一有效的授权委托。

4 （ ）股东应在提交的授权委托书中明确其对征集事项的投票指示，并在赞 成、反对、弃权中选其一项，选择一项以上或未选择的，征集人将视为委托股东 对征集事项的授权委托无效。

六、备查文件

董事会出具的报告书正本。

七、签署

征集人已经采取了审慎合理的措施，对报告书所涉及内容均已进行了详细审 查，报告书内容真实、准确、完整。

征集人：牡丹江恒丰纸业股份有限公司董事会 二零零五年十月十日

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附件：授权委托书（委托书复印有效）

授权委托书

委托人声明：本人是在对董事会征集投票权的相关情况充分知情的条件下委 托征集人行使投票权。在本次相关股东会议登记时间截至之前，本人保留随时撤 回该项委托的权利。将投票权委托给征集人后，如本人亲自（不包括网络投票） 或委托代理人登记并出席会议，或者在会议登记时间截至之前以书面方式明示撤 回原授权委托的，则以下委托行为自动失效。

本公司/本人作为委托人，兹授权委托牡丹江恒丰纸业股份有限公司董事会 代表本公司/本人出席 2005 年 11 月 16 日在恒丰学院召开的牡丹江恒丰纸业股份 有限公司 2005 年股权分置改革 相关股东会议，并按本公司/本人的意愿代为投 票。

本公司/本人对本次相关股东会议《牡丹江恒丰纸业股份有限公司股权分置 改革方案》的表决意见：

赞成＿＿＿＿＿＿＿＿

反对＿＿＿＿＿＿＿＿

弃权＿＿＿＿＿＿＿＿

（注：请对每一表决事项根据股东本人的意见选择赞成、反对或者弃权并在 相应栏内划“√”，三者必选一项，多选或未作选择的，则视为无效委托） 本项授权的有效期限：自签署日至 2005 年 11 月 16 日相关股东会议结束。 委托人持有股数： 股

委托人股票帐号：

委托人身份证（营业执照或证书）号：

委托人联系电话：

委托人：

（签字确认，法人股东加盖法人公章）

签署日期： 年 月 日

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