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Mithra Pharmaceuticals S.A.

AGM Information Apr 16, 2018

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AGM Information

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MITHRA PHARMACEUTICALS SA RUE SAINT GEORGES 5 4000 LIEGE BELGIQUE RPM LIEGE (DIVISION LIEGE) 0466.526.646

CONVOCATION A L'ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DES ACTIONNAIRES

Les actionnaires sont invités à assister :

À l'Assemblée Générale Ordinaire de la SA Mithra Pharmaceuticals qui se tiendra le jeudi 17 mai 2018 à 17h, au siège social situé rue Saint-Georges 5, 4000 Liège (Belgique) en vue de délibérer et de voter sur l'ordre du jour suivant :

  • 1. Revue du rapport annuel 2017 en ce compris du rapport de gestion 2017
  • 2. Revue et approbation du rapport de rémunération clôturé au 31 décembre 2017

Proposition de décision : L'Assemblée Générale approuve le rapport de rémunération pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2017.

  • 3. Revue du rapport du commissaire concernant les comptes annuels consolidés clôturés au 31 décembre 2017
  • 4. Revue du rapport du commissaire concernant les comptes annuels clôturés au 31 décembre 2017
  • 5. Revue et approbation des comptes annuels consolidés et non-consolidés clôturés au 31 décembre 2017

Proposition de décision : L'Assemblée Générale approuve les comptes annuels consolidés et non-consolidés clôturés au 31 décembre 2017- en ce compris le report proposé de la perte à reporter.

6. Proposition d'accorder une décharge au conseil d'administration

Proposition de décision : L'Assemblée Générale donne par vote spécial, décharge à chacun des administrateurs pour l'exercice de leur mandat respectif au cours de l'exercice social clôturé au 31 décembre 2017.

7. Proposition d'accorder une décharge au commissaire

Proposition de décision : L'Assemblée Générale donne décharge au Commissaire pour l'exercice de son mandat au cours de l'exercice social clôturé au 31 décembre 2017.

8. Renouvellement du mandat du commissaire

Proposition du Comité d'audit : Le Comité [d'audit] décide à l'unanimité de donner un avis positif au Conseil d'administration concernant le renouvellement du mandat de BDO.

Proposition de décision : l'Assemblée Générale, sur recommandation du Comité d'audit et de l'organe de gestion, décide de renouveler en qualité de commissaire la société civile sous forme de SCRL BDO Réviseurs d'entreprises (agrément B00023) dont les bureaux sont établis à 4651 Battice, Rue Waucomont 51, dûment représentée par Monsieur Felix Frank, réviseur d'entreprises (agrément A01438) pour une durée de trois ans débutant le 1er jour de l'exercice comptable 2018 et prenant fin lors de l'assemblée générale ordinaire de la société appelée à se prononcer sur les comptes annuels clôturés au 31 décembre 2020.

Par ailleurs, l'Assemblée Générale fixe les honoraires du commissaire à la somme forfaitaire annuelle de74.480 EUR.

*****

Pour prendre part à l'Assemblée Générale Ordinaire, les actionnaires auront à respecter les formalités décrites ci-après :

    1. Seules les personnes qui sont actionnaires de Mithra Pharmaceuticals SA à la date du 3 mai 2018 à minuit (heure belge), (ci-après la « date d'enregistrement ») auront le droit de participer et de voter à l'Assemblée du 17 mai 2018, sans qu'il soit tenu compte du nombre d'actions détenues le jour de l'Assemblée Générale.
    1. Les titulaires d'actions nominatives qui souhaitent participer à l'Assemblée ne devront pas accomplir de démarche spécifique en vue de l'enregistrement de leurs actions car celui-ci résulte de l'inscription sur le registre des actions nominatives de Mithra Pharmaceuticals SA à la date de l'enregistrement. Ils devront néanmoins notifier leur volonté de participer à l'Assemblée Générale Ordinaire en renvoyant l'avis de participation joint à la convocation, celui-ci devant être en possession de Mithra Pharmaceuticals SA au plus tard le vendredi 11 mai 2018. Cet avis peut être envoyé soit par courrier à l'adresse du siège social, soit par fax, soit par voie électronique (voir ci-dessous pour les informations pratiques).

Les titulaires d'actions nominatives qui souhaitent se faire représenter à l'Assemblée Générale devront également renvoyer le formulaire de procuration joint à la convocation, dûment complété et signé, pour qu'il soit en possession de Mithra Pharmaceuticals SA au plus tard le 11 mai 2018 soit par courrier à l'adresse du siège social, soit par fax, soit par voie électronique (voir ci-dessous pour les informations pratiques), pour autant que le mandataire produise la production originale au plus tard à la date de l'assemblée. Si ces conditions ne sont pas respectées, la société ne reconnaitra pas les pouvoirs du mandataire. Les propriétaires d'actions nominatives qui souhaitent se faire représenter, doivent également, se conformer à la procédure de notification de participation ci-dessus.

  1. Les propriétaires d'actions dématérialisés qui souhaitent participer à l'Assemblée Générale devront produire une attestation délivrée par un teneur de comptes ou un organisme de liquidation certifiant le nombre d'actions dématérialisées inscrites en leur nom dans les comptes de ces institutions à la date de l'enregistrement et pour lequel ils ont déclaré vouloir participer à l'Assemblée Générale. Cette attestation devra être en possession de Mithra Pharmaceuticals SA au plus tard le 11 mai 2018, et envoyée soit par courrier à l'adresse de son siège social, soit par fax, soit par voie électronique (voir ci-dessous pour les informations pratiques).

Les propriétaires d'actions dématérialisées qui souhaitent participer à l'Assemblée devront également notifier leur volonté de participer à l'Assemblée Générale en renvoyant l'avis de participation disponible au siège social et sur le site de Mithra Pharmaceuticals SA (www.mithra.com), celui-ci devant être en possession de Mithra Pharmaceuticals SA au plus tard le 11 mai 2018. Cet avis peut être envoyé soit par courrier à l'adresse du siège social, soit par fax, soit par voie électronique (voir ci-dessous pour les informations pratiques).

Les propriétaires d'actions dématérialisées qui souhaitent se faire représenter à l'Assemblée Générale devront également renvoyer le formulaire de procuration, dûment complété et signé, pour qu'il soit en possession de Mithra Pharmaceuticals SA au plus tard le 11 mai 2018 soit par courrier à l'adresse du siège social, soit par fax, soit par voie électronique (voir ci-dessous pour les informations pratiques), pour autant que le mandataire produise la production originale au plus tard à la date de l'assemblée. Si ces conditions ne sont pas respectées, la société ne reconnaitra pas les pouvoirs du mandataire. Le formulaire de procuration est disponible au siège social ou sur le site Internet de Mithra Pharmaceuticals SA (www.mithra.com ).

    1. Un mandataire désigné ne doit pas nécessairement être actionnaire de Mithra Pharmaceuticals SA. Lors de la désignation du mandataire, l'actionnaire devra être particulièrement attentif aux situations de conflit d'intérêts potentiel entre lui et son mandataire (cf. article 547bis§4 du Code des sociétés). Sont notamment visés par cette disposition : le Président de l'Assemblée Générale, les membres du Conseil d'administration, les membres du Comité Exécutif et de manière générale les employés de Mithra Pharmaceuticals SA, leur conjoint ou cohabitant légal et les personnes qui leur sont apparentées.
    1. Sous certaines conditions prévues à l'article 533ter du Code des sociétés, un (ou plusieurs) actionnaire(s) détenant (ensemble) au moins 3% du capital social peut/peuvent requérir l'inscription de nouveaux points à l'ordre du jour et/ou soumettre de nouvelles propositions de résolution concernant les points inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour. Toute demande en ce sens doit être formulée par écrit, dûment signée, être accompagnée, selon le cas, du texte des points à traiter et des propositions de décision y afférentes, ou du texte des propositions de décision à porter à l'ordre du jour, et être en possession de Mithra Pharmaceuticals SA au plus tard le 25 avril 2018, et envoyée, soit par courrier à son siège social, soit par fax, soit par voie électronique (voir ci-dessous pour les informations pratiques). La société accusera réception des telles demandes à l'adresse e-mail ou par courrier indiquée par l'actionnaire dans un délai de 48 heures à compter de cette réception. La demande doit indiquer l'adresse postale ou électronique à laquelle Mithra Pharmaceuticals SA peut transmettre l'accusé de réception.

Une telle demande ne sera traitée que si elle est accompagnée d'un document attestant de la possession de la faction du capital précitée (pour les actions nominatives, un certificat constatant l'inscription des actions correspondantes au registre des actions de la société ; pour les actions dématérialisées, une attestation délivrée par un teneur de compte agréé ou un organisme de liquidation certifiant l'inscription des actions sur un plusieurs comptes).

Au cas où des actionnaires exerceraient ce droit, Mithra Pharmaceuticals SA publiera un ordre du jour complété des sujets à traiter additionnels et des propositions de décision y afférentes et/ou des propositions de décision, au plus tard le 2 mai 2018 et selon les mêmes modalités que l'ordre du jour initial. Simultanément, Mithra Pharmaceuticals SA mettra à la disposition de ses actionnaires sur son site internet les formulaires modifiés pour voter par procuration (www.mithra.com ). Toutefois, les procurations qui seraient notifiées à la société avant la publication d'un ordre du jour complété restent valables pour les sujets à traiter inscrits à l'ordre du jour qu'elles couvrent. Par exception à ce qui précède, pour les sujets à traiter inscrits à l'ordre du jour qui font l'objet de propositions de décision nouvelles déposées en application de l'article 533ter du Code des sociétés, le mandataire peut, en assemblée générale, s'écarter des éventuelles instructions données par son mandant si l'exécution de ces instructions risquerait de compromettre les intérêts de son mandant. Il doit en informer son mandant. La procuration doit indiquer si le mandataire est autorisé à voter sur les sujets à traiter de nouveaux inscrits à l'ordre du jour ou s'il doit s'abstenir.

Les sujets ou propositions de résolution soumis ne seront traité par l'assemblée que si l'(les) actionnaire(s) concerné(s) a (ont) remplit les formalités d'enregistrement et de notification indiquées dans la convocation.

    1. Préalablement à l'Assemblée Générale, les actionnaires ayant satisfait aux formalités d'admission à l'Assemblée pourront poser des questions par écrit au Conseil d'Administration sur des points portés à l'ordre du jour ou sur son rapport, ainsi qu'au Commissaire au sujet de son rapport. Ces questions doivent être en possession de Mithra Pharmaceuticals SA au plus tard le 11 mai 2018, et envoyées soit par courrier à son siège social, soit par fax, soit par voie électronique (voir ci-dessous pour les informations pratiques).
    1. Tout propriétaire d'actions nominatives, et, sur production de l'attestation par un teneur de compte agréé ou un organisme de liquidation certifiant le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire, tout propriétaire d'actions dématérialisées, pourra consulter et obtenir copie gratuite de tous les documents, en ce compris le formulaire de procuration ainsi que, pour chaque sujet à traiter inscrit à l'ordre du jour qui ne requiert pas l'adoption d'une décision, le commentaire émanant du conseil d'administration, relatifs à l'Assemblée du 17 mai 2018 que la loi requiert de mettre à disposition des actionnaires, au siège social de la société, les jours ouvrables durant les heures de bureau habituelles, à compter du 17 avril 2018. Les demandes de copies, sans frais, peuvent également être adressées soit par courrier à son siège social, soit par fax, soit par voie électronique (voir ci-dessous pour les informations pratiques). Tous ces documents sont également accessibles sur le site Internet de Mithra Pharmaceuticals SA à compter du 17 avril 2018.
    1. Il est rappelé qu'une action équivaut à une voix.
    1. Veuillez noter, pour la bonne règle, que les signatures sur la liste de présence pourront être acceptées le 17 mai 2018 à partir de 16 h 00. Afin de prendre part à l'Assemblée Générale, les actionnaires ou mandataires doivent attester leur identité, et les représentants d'entités légales doivent remettre des documents attestant leur identité et leurs pouvoirs de représentation, au plus tard immédiatement avant le début de l'assemblée. A défaut, la participation à l'assemblée peut être refusée.

Pour le Conseil d'Administration,

Informations pratiques : Mithra Pharmaceuticals SA Assemblée Générale 5, rue Saint-Georges 4000 Liège Fax: +32(0)4.349.28.21 E-mail : [email protected] Site Internet : http://www.mithra.com

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