Pre-Annual General Meeting Information • May 13, 2022
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Styret innkaller herved til ordinær generalforsamling i Mintra Holding AS, org.nr. 914 441 307 ("Selskapet"). Møtet vil bli avholdt virtuelt via «Lumi-AGM»-løsningen onsdag 25. mai 2022 kl. 11:00 (CET).
Styret har besluttet å gjennomføre møtet virtuelt og være tilgjengelig online via Lumi AGM. Alle aksjonærer vil kunne delta på møtet, stemme og stille spørsmål fra smarttelefoner, nettbrett, laptop eller stasjonære enheter. For nærmere informasjon vedrørende den virtuelle deltakelsen vises til beskrivelsen på slutten av dette dokumentet og veiledning gjort tilgjengelig på selskapets nettside
Innkallingen sendes til alle aksjeeiere i Selskapet med kjent adresse. I samsvar med Selskapets vedtekter vil innkallingen med alle vedlegg være tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.mintra.com.
The board of directors hereby convenes an annual general meeting in Mintra Holding AS, org. no. 914 441 307 (the "Company"). The meeting will be held virtually through the "Lumi-AGM" solution on Wednesday 25 May 2022 at 11:00 (CET).
The board of directors has resolved that the annual general meeting will be arranged virtually and made available online via Lumi AGM. All shareholders will be able to participate in the meeting, vote and ask questions from smart phones, tablets, lap-tops or stationary computers. For further information regarding the virtual participation, please see the end of this document and the guideline made available on the company website
The notice is sent to all shareholders in the Company with known address. In accordance with the Company's articles of association, the notice with all appendices will be accessible on the Company's website www.mintra.com.
Selskapet er et norsk aksjeselskap underlagt norsk lovgivning, herunder aksjeloven og verdipapirhandelloven. På tidspunktet for innkallingen har Selskapet utstedt 185.932.837 aksjer, hver pålydende NOK 0,03. På Selskapets generalforsamling har hver aksje én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter. Selskapet eier per dato for denne innkallingen ingen egne aksjer.
En aksjeeier har rett til å avgi stemme for det antall aksjer som vedkommende eier, og som er registrert på en konto i verdipapirsentralen (VPS) som tilhører aksjeeieren på tidspunktet for generalforsamlingen. Hvis en aksjeeier har ervervet aksjer og ikke fått ervervet registrert i VPS på tidspunktet for generalforsamlingen, kan retten til å stemme for de aksjene som er ervervet, kun utøves av erververen hvis ervervet er meldt til VPS og blir godtgjort på generalforsamlingen.
Aksjeeiere som ikke har anledning til å møte selv på generalforsamlingen kan gi fullmakt til styrets leder (og den han utpeker) eller annen person til å stemme for sine aksjer. Fullmakt kan sendes inn elektronisk via VPS investortjenester eller ved å fylle ut og sende inn fullmaktsskjema vedlagt i henhold til instruksene angitt i skjemaet. Fullmakten må være skriftlig, datert og underskrevet. Fullmakter må være mottatt av DNB Bank ASA, Verdipapirservice, innen 23. mai 2022 kl. 16:00, med mindre aksjeeier har registrert påmelding innen denne fristen. Dersom aksjeeiere er påmeldt innen fristen kan fullmakt fremlegges senest på generalforsamlingen. Se vedlagte fullmaktsskjema for ytterligere informasjon om fullmakter.
Beslutninger om stemmerett for aksjeeiere og fullmektiger treffes av møteåpner, hvis beslutning kan omgjøres av generalforsamlingen med alminnelig flertall.
The Company is a Norwegian private limited company governed by Norwegian law, including the Norwegian Private Limited Liability Companies Act and the Norwegian Securities Trading Act. At the time of this notice, the Company has issued 185,932,837 shares, each with a nominal value of NOK 0.03. Each share carries one vote at the general meeting, and also equal rights in all other respects. As of the date of this notice, the Company does not own treasury shares.
Each shareholder has the right to vote for the number of shares owned by the shareholder and registered in the Company's shareholder register with the Norwegian Central Securities Depository (VPS) at the time of the general meeting. If a share acquisition has not been registered with the VPS at the time of the general meeting, voting rights for the acquired shares may only be exercised if the acquisition is reported to the VPS and proven at the general meeting.
Shareholders who are unable to attend the general meeting may authorize the chairperson (and whomever he designates) or another person to vote for its shares. Proxies may be submitted electronically through VPS investor services or by completing and submitting the proxy form attached in accordance with the instructions set out in the form. The proxy must be in writing, dated and signed. Proxy forms must be received by DNB Bank ASA, Registrar's Department, no later than 23 May 2022 at 16:00 hours, unless the shareholder has registered attendance within this deadline. If shareholders have registered attendance within the deadline, proxies may be presented no later than at the general meeting. See the enclosed proxy form for further information on proxies.
Decisions on voting rights for shareholders and representatives are made by the person opening the meeting, whose decision may be reversed by the general meeting by majority vote.
Etter Selskapets syn har verken den reelle eieren eller forvalteren rett til å stemme for aksjer som er registrert på en VPS-konto som tilhører forvalteren, jf. aksjeloven § 4-4, jf. allmennaksjeloven § 4-10. Den reelle eieren av aksjer kan imidlertid stemme for aksjene hvis han godtgjør at han har tatt nødvendige skritt for å avslutte forvalterregistreringen av aksjene, og at aksjene vil overføres til en ordinær VPS-konto som står i navnet til eieren. Hvis eieren kan godtgjøre at han har tatt slike skritt, og at han har en reell aksjeeierinteresse i selskapet, kan han etter Selskapets oppfatning stemme for aksjene selv om de ennå ikke er registrert på en ordinær VPS-konto.
Aksjeeierne kan ikke kreve at nye saker settes på dagsordenen etter at fristen for å kreve dette er utløpt, jf. aksjeloven § 5-11 andre setning. En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til vedtak i de saker som generalforsamlingen skal behandle.
En aksjeeier kan kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på sakene som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse og Selskapets økonomiske stilling, med mindre de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. Dersom det må innhentes opplysninger, slik at svar ikke kan gis på generalforsamlingen, skal det utarbeides skriftlig svar innen to uker etter møtet. Svaret skal holdes tilgjengelig for aksjeeierne på selskapets kontor og sendes alle aksjeeiere som har bedt om opplysningen. Dersom svaret må anses å være av vesentlig betydning for bedømmelsen av forhold som nevnt i forrige avsnitt, skal svaret sendes alle aksjeeiere med kjent adresse.
It is the view of the Company that neither the beneficial owner nor the nominee may exercise voting rights for shares which are registered on nominee accounts, cf. the Norwegian Private Limited Liability Companies Act section 4-4, and the Norwegian Public Limited Liability Companies Act section 4-10. However, the beneficial owner of the shares may exercise such voting rights if he proves that he has taken the necessary steps to terminate the nominee arrangement, and that the shares will be transferred to an ordinary VPS account in the name of the beneficial owner. If the beneficial owner can prove that he has initiated such measures, and that he has beneficial ownership to the shares, he may, in the opinion of the Company, exercise voting rights for the shares even if the shares have not yet been transferred to an ordinary VPS account.
A shareholder cannot demand that new items are added to the agenda, when the deadline for such request has expired, cf. the Norwegian Private Limited Liability Companies Act section 5-11 second sentence. A shareholder has the right to make proposals for a resolution regarding the items which will be considered by the general meeting.
A shareholder may request directors and the CEO to provide to the general meeting available information about matters that may affect the consideration of any matters that have been submitted to the shareholders for decision and the Company's financial position, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the Company. If additional information is necessary, and an answer can not be given at the general meeting, a written answer shall be prepared within two weeks from the date of the general meeting. Such answer shall be available at the Company's office and sent to shareholders requesting the information. If the answer is considered material for evaluation of the circumstances mentioned in the previous paragraph, the answer should be sent to all shareholders with known address.
* * *
Oslo, 13 May 2022
Mintra Holding AS
The board of directors
på
Styrets leder eller en person utpekt av han vil åpne den ordinære generalforsamlingen. Det vil bli foretatt en fortegnelse over møtende aksjeeiere.
Styret foreslår at Lars Knem Christie, advokat i Advokatfirmaet BAHR AS, velges til å lede generalforsamlingen. En person blant de møtende på generalforsamlingen vil bli foreslått til å undertegne protokollen sammen med møteleder.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Årsregnskapet og årsberetningen for 2021 er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.mintra.com.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Årsregnskapet og årsberetning for 2021 godkjennes. Det skal ikke utbetales utbytte for 2021."
annual general meeting in 2022
The chair of the board, or someone appointed by him, will open the annual general meeting. A list of attending shareholders will be made.
The board proposes that Lars Knem Christie, lawyer at Advokatfirmaet BAHR AS, is elected to chair the meeting. One person attending the general meeting will be proposed to co-sign the minutes together with the meeting chair.
The board proposes that the general meeting adopts the following resolution:
"Innkalling og dagsorden godkjennes." "The notice and the agenda are approved."
The annual accounts for 2021 and the annual report are made available on the Company's webpage, www.mintra.com.
The board proposes that the general meeting adopts the following resolution:
"The annual accounts and the annual report for 2021 are approved. No dividends shall be paid for 2021."
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"For perioden fra den ordinære generalforsamlingen i 2022 til den ordinære generalforsamlingen i 2023 skal honorarsatsen for aksjeeierrepresentanter i styret være som følger:
Styreleder: NOK 500.000 Andre styremedlemmer: NOK 250.000
Honoraret skal utbetales kvartalsvis fra 2 kvartal 2022.»
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Revisors godtgjørelse på NOK 1 690 000 for 2021 godkjennes."
For å øke fleksibilitet på antall styremedlemmer, foreslås at vedtektenes paragraf 5 endres fra minimum 5 til minimum 3 aksjonærvalgte styremedlemmer. Styret foreslår derfor at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
«Styret skal bestå av minst tre og maksimalt ni aksjonærvalgte medlemmer, etter generalforsamlingens nærmere beslutning om dette
Inntil 1/3 og minst ett av styrets medlemmer skal velges av og blant ansatte i selskapets norske konsernselskaper, forutsatt at de ansatte ikke har faktisk styrerepresentasjon i noen av disse.»
The board proposes that the general meeting adopts the following resolution:
"The shareholder representatives of the board of directors' fee for the period from the annual general meeting in 2022 and up to the annual general meeting in 2023 shall be as follows:
| Chairperson: | NOK 500,000 |
|---|---|
| Other directors: | NOK 250,000 |
The fee shall be paid out quarterly starting from Q2 2022."
The board proposes that the general meeting adopts the following resolution:
"The auditor's fees of NOK 1,690,000 for 2021 are approved."
In order to increase the flexibility on the number of board members, it is proposed that paragraph 5 of the articles of association is amended from minimum 5 to minimum 3 shareholder elected board members. Consequently, the board proposes that the general meeting adopts the following resolution:
"Paragraph 5 of the articles of associations shall be changed to the following:
The board of directors shall consist of minimum three and maximum nine shareholder elected members, as further determined by the general meeting.
Up to 1/3 and at least one board member may be appointed by and among the employees in the Norwegian group companies, provided they are not actually represented at the board of any such company."
Styret foreslår at generalforsamlingen velger følgende styremedlemmer som aksjeeierrepresentanter:
«Runi M. Hansen (chairperson)
Nils Jegstad (director)
Torfinn Kildal (director)
The Board proposes that the general meeting elects the following directors as shareholder representatives to the board of directors:
"Runi M. Hansen (chairperson) Nils Jegstad (director)
Torfinn Kildal (director)
Ansatte i Selskapet har nominert Ketil Toska som styremedlem, Tom Ormberg som observatør, samt Silje Opsal og Morten Broch som varamedlemmer til styret. Etter dette skal styret bestå av
Runi M. Hansen (styreleder)
Nils Jegstad (styremedlem)
Torfinn Kildal (styremedlem)
Ketil Toska (ansatterepresentant)
Tom Ormberg (ansatterepresenant observatør)
Silje Opsal (varamedlem ansatterepresenant)
Morten Broch (varamedlem observatør).»
Employees have nominated Ketil Toska as board member, Tom Ormberg as observer, as well as Silje Opsal and Morten Broch as deputy members. After this, the board of directors will have the following composition:
Runi M. Hansen (chairperson)
Nils Jegstad (director)
Torfinn Kildal (director)
Ketil Toska (employee representative)
Tom Ormberg (employee representative observer)
Silje Opsal (employee representative deputy member)
Morten Broch (Observer deputy member)."
Styret foreslår at generalforsamlingen vedtar å fornye og endre styrefullmakten til å erverve egne aksjer i Selskapet som ble utstedt av den ordinære generalforsamlingen 26. mai 2021. Fullmakten vil gi Selskapet mulighet til å forbedre sin kapital- og eierskapsstruktur. Aksjer som kjøpes kan brukes i forbindelse med incentivordninger for ansatte og ledelsen i Selskapet og Mintra-konsernet, i forbindelse med oppkjøp av virksomhet og/eller for andre selskapsformål.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
The board of directors proposes that the general meeting renew and amend the board authorisation to acquire own shares in the Company that was issued by the annual general meeting on 26 May 2021. Such authorisation would give the Company opportunities to ensure beneficial capital and ownership structures. Shares acquired may be used in relation to incentive schemes for employees and management of the Company and the Mintra group, as consideration in connection with acquisition of businesses and/or for general corporate purposes.
The board proposes that the general meeting adopts the following resolution:
"Styret gis fullmakt til å kjøpe og selge egne aksjer i Selskapet i henhold til aksjeloven, i en eller flere omganger. Samlet pålydende verdi på aksjene som Selskapet kjøper skal ikke samlet overstige NOK 557.798.
Fullmakten gjelder frem til generalforsamlingen i 2023, men uansett ikke lenger enn til 30. juni 2023.
Minimumsbeløpet som kan betales for aksjene er NOK 0,5, og maksimumsbeløpet er NOK 100.
Styret står fritt til å avgjøre hvilken metode som skal brukes ved kjøp og eventuelle påfølgende salg av aksjene.
Aksjene som kjøpes kan benyttes i forbindelse med incentivordninger for ansatte i konsernet, som godtgjørelse i forbindelse med oppkjøp av virksomhet og/eller for generelle selskapsformål.
Ved registrering av denne fullmakten i Foretaksregisteret vil denne fullmakten erstatte tidligere fullmakter om erverv av Selskapets egne aksjer."
Styret foreslår at generalforsamlingen fornyer styrefullmakten til å øke aksjekapitalen i Selskapet som ble utstedt av den ordinære generalforsamlingen 26. mai 2021. Styret mener det er i Selskapets interesse å ha fleksibilitet til å skaffe kapital for å sikre at Selskapet skal være i stand til å utnytte muligheter som kan øke verdiskapningen fremover, noe som igjen vil gi Selskapet mulighet til å gjennomføre sin vekststrategi, for å styrke egenkapitalen og/eller for å bruke aksjene som kompensasjon i forbindelse med oppkjøp av virksomhet. I tillegg til dette kan styret utstede aksjer til ansatte i Selskapet og Mintra-konsernet som en del av incentivordninger.
Styret har foreslått å begrense fullmakten slik at antallet aksjer som kan utstedes under denne fullmakten totalt sett ikke kan overstige 20 % av Selskapets aksjekapital "The board of directors is authorised pursuant to the Norwegian Private Limited Liability Companies Act to acquire and dispose of own shares in as the Company, on one or more occasions, of a total nominal amount up to NOK 557.798.
The authorisation is valid until the annual general meeting in 2023, but in no event later than 30 June 2023.
The minimum amount which can be paid for the shares is NOK 0.5 and the maximum amount is NOK 100.
The board is free to decide on the acquisition method and possible subsequent sale of the shares.
Shares acquired may be used in relation to incentive schemes for employees of the group, as consideration in connection with acquisition of businesses and/or for general corporate purposes.
Upon registration of this authorisation with the Norwegian Register of Business Enterprises, this authorisation replaces previously granted authorisation to acquire own shares in the Company."
The board of directors proposes that the general meeting renew the board authorisation to increase the Company´s share capital that was issued by the annual general meeting on 26 May 2021. The board of directors believes it is in the Company's interest to have the flexibility to raise capital in order to ensure that the Company is equipped to participate in value accretive opportunities going forward, which in turn will allow the Company to execute on its growth strategy, for strengthening of its equity and/or to use shares as consideration in relation to acquisition of businesses. In addition to this, the board of directors can issue shares to employees of the Company and the Mintra group as part of incentive schemes.
The board of directors proposes to restrict the authorisation so that that the number of shares to be issued pursuant to the authorisation, in the aggregate (som nærmere beskrevet i punktet om forslaget til beslutning nedenfor).
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Selskapets styret tildeles fullmakt til kapitalforhøyelse i henhold til aksjeloven § 10-14. Fullmakten gir styret adgang til å øke aksjekapitalen, i én eller flere omganger, med inntil NOK 1 115 596.
Fullmakten skal gjelde frem til generalforsamlingen i 2023, men uansett ikke lenger enn til 30. juni 2023.
Aksjeeiernes fortrinnsrett i henhold til aksjeloven § 10-4 kan fravikes.
Fullmakten dekker kapitalforhøyninger ved innskudd i penger eller annet enn penger. Fullmakten omfatter rett til å pådra Selskapet særlige forpliktelser, jf. § 10-2 i aksjeloven. Fullmakten dekker beslutninger om fusjoner i samsvar med § 13-5 i aksjeloven.
Ved registrering av denne fullmakten i Foretaksregisteret, vil denne fullmakten erstatte tidligere fullmakter for kapitalforhøyning."
cannot exceed 20 % of the Company's share capital (as further detailed in the proposal for resolution below).
The board proposes that the general meeting adopts the following resolution:
"The board of directors is authorised pursuant to the Norwegian Private limited liability companies act § 10- 14(1) to increase the Company's share capital, on one or more occasions by up to NOK 1,115,596.
The authority shall remain in force until the annual general meeting in 2023, but in no event later than 30 June 2023.
The pre-emptive rights of the shareholders under § 10- 4 of the Norwegian Private Limited Liability Companies Act may be set aside.
The authority covers capital increases against contributions in cash and contributions other than in cash. The authority covers the right to incur special obligations for the Company, cf. § 10-2 of the Norwegian Private Limited Liability Companies Act. The authority covers resolutions on mergers in accordance with § 13-5 of the Norwegian Private Limited Liability Companies Act.
Upon registration of this authorisation with the Norwegian Register of Business Enterprises, this authorisation replaces previously granted authorisation to increase capital."
* * * * * *
11. Ref.nr.: Pin-kode:
Ordinær generalforsamling i Mintra Holding AS avholdes 25. mai 2022 kl. 11.00 (CET). Virtuelt.
Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: ___________________
Den ordinære generalforsamlingen avholdes som et digitalt møte uten fysisk oppmøte for aksjonærene.
Vennligst logg inn på https://web.lumiagm.com/173548733
Du må identifisere deg ved hjelp av referansenummeret og PIN-koden fra VPS som du finner i investortjenester (hendelser – generalforsamling – ISIN) eller tilsendt per post (for ikke elektroniske aktører). Aksjonærer kan også få referansenummer og PIN-kode ved å kontakte DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08:00-15:30) eller per e-post [email protected]
På Selskapets nettside www.mintra.com finner du en online guide som beskriver mer i detalj hvordan du som aksjonær kan delta på den digitale, ordinær generalforsamlingen.
Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via selskapets hjemmeside www.mintra.com (bruk overnevnte pin og referansenummer), eller Investortjenester (hvor du er identifisert og ikke trenger Ref.nr og PIN kode). I Investortjenester velg Hendelser – Generalforsamling – klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke www.euronextvps.no eller gå via egen kontofører.
Aksjonærer har kun anledning til å delta online og det er ikke nødvendig med påmelding. Aksjonærer må være pålogget før møtet starter. Er du ikke logget inn innen generalforsamlingen starter vil du ikke kunne delta. Innlogging starter en time før.
Aksjonærer som hverken kan/ikke ønsker å delta online eller avgi forhåndsstemmer har anledning til å gi fullmakt til en annen person.
Fullmakt uten stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i Mintra Holding AS
Ref.nr.: Pin-kode:
Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside www.mintra.com eller via Investortjenester.
For fullmakt via Selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes.
I Investortjenester velg Hendelser og Generalforsamling og ISIN.
For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke www.euronextvps.no eller gå via egen kontofører.
Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Fullmakt må være mottatt senest 23. mai 2022 kl. 16:00 (CET). Blanketten må være datert og signert.
Om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han bemyndiger.
gir herved (sett kryss)
Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller
__________________________________ (NB: Fullmektig må sende en e-post til [email protected] for påloggingsdetaljer) (fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 25. mai 2022 i Mintra Holding AS for mine/våre aksjer.
Dersom du ikke selv kan delta på generalforsamlingen, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han bemyndiger. (Det er også mulig å avgi forhåndsstemmer elektronisk, se eget punkt ovenfor.) Ved instruks til andre enn styrets leder, gir du en fullmakt uten stemmeinstruks, og avtaler direkte med din fullmektig hvordan det skal stemmes.
Fullmakter med stemmeinstruks kan ikke registreres elektronisk, og må sendes til [email protected] (skann denne blanketten), eller post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 23. mai 2022 kl. 16:00 (CET).
gir herved styrets leder (eller den han bemyndiger) fullmakt til å delta og avgi stemme på ordinær generalforsamling 25. mai 2022 i Mintra Holding AS for mine/våre aksjer.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med forslagene i innkallingen. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Agenda ordinær generalforsamling 2022 | For | Mot | Avstå | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Åpning av møtet og fortegnelse av møtende aksjeeiere | | | |
| 2. | Valg av møteleder og medundertegner til protokollen | | | |
| 3. | Godkjennelse av innkalling og dagsorden | | | |
| 4. | Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen for 2021 | | | |
| 5. | Fastsettelse av godtgjørelse til styret | | | |
| 6. | Fastsettelse av revisors honorar for 2021 | | | |
| 7. | Forslapg til endring av selskapets vedtekter §5 | | | |
| 8. | Endringer i styresammensetningen | | | |
| 9. | Fornyelse av styrefullmakt til erverv av egne aksjer i selskapet | | | |
| 10. | Fornyelse av styrefullmakt til fremtidige kapitalforhøyelser | | | |
Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy with voting instructions)
An annual general meeting in Mintra Holding AS will be held on 25 May 2022 at 11:00 (CET). Virtual.
The shareholder is registered with the following amount of shares at summons: ____________________
The annual general meeting will be held as a digital meeting only, with no physical attendance for shareholders.
Please log in at https://web.lumiagm.com/173548733
You must identify yourself using the reference number and PIN code from VPS that you will find in investor services (Corporate Actions – General Meeting – ISIN) or sent you by post on this form (for non-electronic actors) Shareholders can also get their reference number and PIN code by contacting DNB Bank Registrars Department by phone +47 23 26 80 20 (08:00-15:30) or by e-mail [email protected].
On the Company's web page www.mintra.com you will find an online guide describing more in detail how you as a shareholder can participate in the virtual annual general meeting.
Advance votes may only be executed electronically, through the Company's website www.mintra.com/investors (use ref and pin code above) or through VPS Investor Services (where you are identified and do not need Ref.nr.and PIN Code). Chose Corporate Actions - General Meeting – click on ISIN.
Investor Services can be accessed either through www.euronextvps.no or your account operator.
Shareholders are only allowed to participate online and no pre-registration is required. Shareholders must be logged in before the meeting starts. If you are not logged in before the general meeting starts, you will not be able to attend. Log in starts an hour before.
Shareholders who do not wish to participate online or vote in advance can give proxy to another person.
Proxy without voting instructions for annual general meeting of Mintra Holding AS
Proxy should be registered through the Company's website www.mintra.com/investors or through VPS Investor Services. For granting proxy through the Company's website, the above mentioned reference number and PIN code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions and General Meeting - ISIN. Investor Services can be accessed either through www.euronextvps.no or your account operator.
Alternatively, you may send this form by e-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The proxy must be received no later than 23 May 2022 at 16:00 (CET). The form must be dated and signed in order to be valid.
If you do not state the name of the proxy holder, the proxy will be given to the vice chairperson of the board of directors or an individual authorised by him.
hereby grants (tick one of the two)
the chairperson of the board of directors (or a person authorised by him), or
_____________________________________________ (NB: Proxy holder must send an e-mail to [email protected] for log in details)
(Name of proxy holder in capital letters)
proxy to attend and vote for my/our shares at the annual general meeting of Mintra Holding AS on 25 May 2022.
If you are unable to attend the meeting, you may use this proxy form to give voting instructions to the chairperson of the board of directors or the person authorised by him. (Alternatively, you may vote electronically in advance, see separate section above.) For instruction to other Proxy holders, submit a Proxy without voting instructions and agreed directly with the proxy holder how votes should be cast.
Proxies with voting instructions cannot be submitted electronically, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 23 May 2022 at 16:00 (CET).
hereby grants the chairperson of the board of directors (or the person authorised by him) proxy to attend and vote for my/our shares at the annual general meeting of Mintra Holding AS on 25 May 2022.
The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the proposals in the notice. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda for the annual general meeting 2022 | For | Against | Abstention | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Opening of the meeting and registration of attending shareholders | | | |
| 2. | Election of chairperson of the meeting and co-signer to the minutes | | | |
| 3. | Approval of the notice and agenda | | | |
| 4. | Approval of the annual accounts and the annual report for the financial year 2021 | | | |
| 5. | Determination of director's fee | | | |
| 6. | Determination of remuneration to the auditor | | | |
| 7. | Proposed changes to the articles of association section 5 | | | |
| 8. | Changes to board composition | | | |
| 9. | Renewal of the board authorisation for the acquisition of the company's own shares | | | |
| 10. | Renewal of the board authorisation to increase the share capital | | | |
Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy with voting instructions)
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.