Melhus Sparebank — Remuneration Information 2021

Sep 22, 2021

Krav til nye retningslinjer og rapport om godtgjørelse til ledende personer

Bakgrunn – endret lovgivning

Gammel bestemmelse om lederlønnserklæring er opphevet.

• Allmennaksjeloven

• Endring § 6-16a «Retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen til ledende personer i noterte selskaper»
• Ny §6-16b. «Rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i noterte selskap»
• §5-6 pkt. 3. « I almennaksjeselskaper som plikter å utarbeide retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer etter § 6-16a, skal den ordinær generalforsamling godkjenne retningslinjene»
• § 5-6 pkt. 4. «I almennaksjeselskaper som plikter å utarbeide rapport om lønn og godtgjørelse til ledende personer etter § 16-6 b, skal den ordinære generalforsamling også behandle denne rapporten. Det skal holdes en rådgivende avstemming over rapporten.»

Bakgrunn – endret lovgivning

• Finansforetaksloven

• Ny «Forskrift om retningslinjer og rapport om godtgjørelse for ledende personer»
• Ikrafttredelse 1.1.2021
• Rundskriv 2/2020 fra Finanstilsynet

Godtgjørelsesordninger i finansforetak og verdipapirforetak.

Formål med lovendring

• Øke aksjeeieres langsiktige engasjement i bankene
• Gi aksjonærene en klar og forståelig oversikt over hvordan banken lønner ledende personer, og slik at de kan føre kontroll med bankens etterlevelse av retningslinjene.
• Skape åpenhet om lønnspolitikken og den faktiske godtgjørelsen til den enkelte person i bankens ledelse.
• Gi aksjeeiere mulighet til å påvirke rammene for lønn og annen godtgjørelse slik at denne fremmer bankens langsiktige interesser.

Hva er nytt?

• Retningslinjene skal utarbeides på en tydelig og forståelig måte, som bidrar til selskapets "forretningsstrategi, langsiktige interesser og økonomiske bæreevne"
• Krav om godkjenning av retningslinjene i generalforsamlingen (minst hvert fjerde år)
• Krav om at alle vesentlige endringer i retningslinjene godkjennes i generalforsamlingen
• Reglene gjelder nå godtgjørelsesordninger for alle ledende personer, og ikke bare daglig leder og ledende ansatte
• Krav om at retningslinjene blir publisert på selskapets nettside

Krav til innhold i retningslinjene Forskrift § 4

Retningslinjene skal først og fremst beskrive de forskjellige faste og variable godtgjørelser som kan tildeles ledende personer. Retningslinjene skal i tillegg til dette si noe om følgende forhold:

• Hvordan retningslinjene bidrar til selskapets forretningsstrategi, langsiktige interesser og økonomisk bæreevne.
• Ledende personers forholdsmessige andel av samlet godtgjørelse i banken
• Hvordan ansattes lønn og ansettelsesvilkår er tatt i betraktning ved utarbeidelsen av lønnspolitikken til de ledende personene
• Varigheten av konkrete avtaler og godtgjørelsesordninger
• Beslutningsprosessen som praktiseres i forbindelse med fastsettelse og revisjon av godtgjørelsesordninger

Rapporteringsplikt Forskrift § 6

Lønnsrapporten skal for første gang fremlegges for generalforsamling i 2022.

• Samlet oversikt over godtgjørelse som ledende personer er tildelt i løpet av siste regnskapsår, og hvordan denne tildelingen samsvarer med den vedtatte lønnspolitikk
• Informasjon skal individualiseres pr person
• Informasjon om gjennomsnittslønnen til selskapet fulltidsansatte for de siste fem år (lønn for ledende personer skal ikke medregnes)
• Styret er ansvarlig for utarbeidelse av lønnsrapporten, men det skal også avholdes rådgivende avstemming over rapporten i generalforsamling
• Revisor skal kontrollere rapportens innhold før den fremlegges for generalforsamling

Retningslinjer for godtgjørelse MelhusBanken

Om retningslinjene

• Retningslinjene er utarbeidet av styret i Melhus Sparebank (banken) og legges fram for godkjenning i generalforsamling
• Bankens godtgjørelsesordning gjelder for alle ansatte
• Det er etablert særskilte regler for godtgjørelse til ledende personer som er inntatt i eget kapittel i dette dokumentet

Om retningslinjene

Bankens godtgjørelsesordning skal

• bidra til at banken tilstrekker seg og beholder den kompetansen banken trenger for å nå sine overordnede mål
• være i samsvar med bankens langsiktige interesser
• bidra til å fremme og gi intensiver til god styring og kontroll med bankens risiko på kort og lang sikt
• motvirke høyere risikotakning enn bankens risikotoleranse definert i risikopolicyer og andre styrende dokumenter
• bidra til at kundenes interesser ivaretas, og at interessekonflikter unngås

Former for godtgjørelse Gjelder alle ansatte – også ledende ansatte

Bankens godtgjørelsesordning består for tiden av følgende hovedelementer:

• Fastlønn
• Variabel lønn (bonus)
• Pensjons- og forsikringsordninger
• Ulike naturalytelser

Former for godtgjørelse Gjelder alle ansatte – også ledende ansatte

Banken tilbyr følgende naturalytelser:

• Fri avis/tidsskrifter
• Fri mobiltelefon
• Lån med pant i bolig på visse vilkår
• Hjemmekontor, inkludert dekning av bredbåndsutgifter
• Tildeling av egenkapitalbevis som en del av bonusordningen

Retningslinjer for variabel godtgjørelse Gjelder alle ansatte – også ledende ansatte

Generell ordning med lik utbetaling til alle

• Overskuddsdeling som gjelder alle ansatte på bestemte kriterier
• Generell, ikke skjønnsmessig fastsatt politikk
• Gir ikke intensiv til å ta risiko på vegne av banken
• Skal utgjøre maksimalt 1,5 ganger månedslønn per ansatt
• Fordeling er 70% ut fra stillingsandel og 30% ut fra årslønn
• 50% av tildelt bonus utbetales i form av kontanter og de resterende 50% i form av egenkapitalbevis i banken. Egenkapitalbevis kan ikke avhendes før det er gått 12 måneder.

Personer som omfattes

Ledende personer

• Tillitsvalgte, dvs. bankens styre og leder generalforsamling
• Adm. Banksjef
• Medlemmer av bankens ledergruppe

Ansatte med kontrolloppgaver

• Ansvarlig for risikokontrollfunksjonen

• Ansvarlig for compliancefunksjonen

• Vellykket implementering av bankens strategi og ivaretakelse av bankens langsiktige interesser, krever at banken rekrutterer og beholder prestasjonssterke og dyktige medarbeidere og ledere.

• Banken skal tilby en markedstilpasset godtgjørelsesordning
• Ordningen skal balanseres mot bankens risikoeksponering og kontroll og bidra til å unngå interessekonflikter
• Det er bankens vurdering at hovedvekt på fastlønn i kombinasjon med kollektiv bonusordning stimulerer til stabilitet og langsiktighet i ledelsen

Ledende ansatte

• Adm. Banksjef beslutter lønn basert på hovedprinsippene for den generelle godtgjørelsesfastsettelsen
• Det utbetales ikke overtidsgodtgjørelse til ledende ansatte, noe som i stedet kompenseres med 4 dager ekstra fri i året.
• Banken tilbyr ikke sluttvederlag til ledende ansatte med mindre særlige forhold tilsier det.

Adm. Banksjef

• Styret fastsetter lønn og annen godtgjørelse til adm. Banksjef
• Fastsettelsen er basert på hovedprinsippene for den generelle godtgjørelsesfastsettelsen i banken
• Bonus tildeles på lik linje med øvrig ledende ansatte
• Det er inngått individuell pensjonsavtale med adm. Banksjef

Styret og generalforsamlingens leder

• Valgkomité oppnevnt av generalforsamling fremmer forslag til godtgjørelse
• Generalforsamling beslutter honorarsatsene
• Det gis ikke bonus til styremedlemmer eller generalforsamlingens leder

Rapportering og informasjonsplikt

• Styret i banken skal med virkning fra regnskapsåret 2021 utarbeide en rapport om godtgjørelse til ledende personer
• Informasjon skal individualiseres per ledende person
• Rapporten skal behandles i ordinær generalforsamling, og det skal holdes en rådgivende avstemming over rapporten
• Banken skal offentliggjøre informasjon om godtgjørelsesordningen

Retningslinjer for godtgjørelse

Forslag til vedtak

Generalforsamlingen godkjenner «Retningslinjer for godtgjørelse» som forelagt.