Melhus Sparebank — AGM Information 2021

Oct 6, 2021

PROTOKOLL

EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING T MELHUS SPAREBANK

Ekstraordinær generalforsamling i Melhus Sparebank den 30. september 2021 kl. 18.00 i kantinen hos Norgeshus, Per Bortens veg 3, 7224 Melhus

Saksliste:

• 1.
• Opptak av fortegnelse over møtende medlemmer av generalforsamlingen 2.
• Valg av møteleder og en person til å undertegne protokollen sammen med møteleder 3.
• 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden
• 1. Godkjenning av Retningslinjer for godtgjørelse
• 1. Vedtektsendring vedrørende varamedlemmer til bankens styre
• Vedtak om oppdatert instruks for generalforsamlingens valgkomite (på bakgrunn av vedtak i sak 6) 7.

Protokoll fra møtet:

1. Åpning av generalforsamlingen ved styrets leder

Styrets leder Bjarne Berg ønsket velkommen til møtet.

2. Opptak av fortegnelse over møtende medlemmer av generalforsamlingen

Det ble foretatt opprop, og liste over innkalte og fremmøtte følger av protokollen.

3. Valg av møteleder og en person til å undertegne protokollen sammen med møteleder

Generalforsamlingens leder foreslås som møteleder, og til å undertegne protokollen sammen med møteleder ble følgende valgt: Terje Tyskø.

4. Godkjennelse av innkalling og dagsorden

Angående tittel på sak 6 i innkallingen: står «vedtaksendring», men skal være «vedtektsendring». Protokollen fra møtet oppdateres med dette.

Innkalling og dagsorden ble for øvrig enstemmig godkjent.

Sak 5 Godkjenning av Retningslinjer for godtgjørelse

Bakgrunnen for at saken kommer opp er krav til nye retningslinjer og rapport om godtgjørelse til ledende personer, som følge av endret lovgivning.

Viser til Allmennaksjeloven § 6-16a «Retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i noterte selskaper». Det fremgår nå at generalforsamlingen skal godkjenne retningslinjene, noe som tidligere har blitt godkjent på styrenivå (§5-6 pkt. 3). I tillegg skal det utarbeides en rapport om lønn og godtgjørelse til ledende personer som skal behandles av generalforsamlingen (§ 5-6 pkt. 4.)

Vedlagt er to dokumenter, ett dokument som redegjør for endringer i lovgivningen og vår tilnærming til endringene, og ett dokument med forslag til retningslinjer som skal vedtas av generalforsamlingen.

Banken har gjennom flere år hatt en etablert godtgjørelsesordning (besluttet på styrenivå). Forslaget som nå legges frem for generalforsamlingen inneholder ingen reelle endringer i godtgjørelse til ledende ansatte. Den første rapporten om lønn og godtgjørelse til ledende personer blir lagt frem i ordinær generalforsamling 2022.

Generalforsamlingen fattet følgende vedtak: Generalforsamlingen godkjenner Retningslinjer for godtgjørelse i tråd med vedlegg i saken.

Sak 6 Vedtektsendring vedrørende varamedlemmer til bankens styre

Vedlagt er forslag til nye vedtekter. Det er kun foreslått endringer i vedtektenes § 4-1.

Styret foreslår å ta bort varamedlemmer, valgt av generalforsamlingen, til bankens styre. Bakgrunnen for forslaget er en tilpasning av vedtektene i henhold til bankens praksis gjennom mange år. Vår praksis med å ikke innkalle vara, er ikke i tråd med intensjonen i lover/forskrifter. Er det oppnevnt vara, skal vara innkalles når et ordinært styremedlem melder forfall.

Bankens praksis er liten/ingen bruk av de oppnevnte vararepresentantene i styrearbeidet. Dette fordi vi aldri har opplevd problemer omkring beslutningsdyktighet i styrets størrelse på 8 styremedlemmer (p.t.), opp mot krav på minimum 5 styremedlemmer, gjør oss lite sårbare med tanke på fravær. Blir et medlem syk på kort varsel, er allikevel styret beslutningsdyktig.

Det kreves mye opplæring og løpende oppdatering for å kunne fungere godt i et bankstyre. Dette er bakgrunnen for at vi ikke har praktisert innkalling av vara på kort varsel. Vi kunne hatt en ordning med fast møtende vara, for slik å opprettholde kompetanse.

Vårt forslag er å ikke velge vararepresentanter til styret. Dette krever vedtektsendring, som skal vedtas av generalforsamlingen.

Ansatterepresentanter til styre velges av og blant de ansatte, jfr. Finansforetaksloven § 8-4. Generalforsamlingen har dermed ingen innflytelse på dette valget. Dette er tydeliggjort i det nye vedtektsforslaget.

Endring av bankens vedtekter krever tilslutning fra minst to tredeler av de avgitte stemmene, samt at minst halvparten av medlemmene i generalforsamlingen er til stede (jf. Vedtektene § 7-1).

Generalforsamlingen fattet følgende vedtak:

Generalforsamlingen er beslutningsdyktig med 22 av 24 møtende medlemmer. Enstemmig vedtak for at vedtektene vedtas som foreslått i vedlegg til saken,

Sak 7 Vedtak om oppdatert instruks for generalforsamlingens valgkomite (på bakgrunn av vedtak i sak 6)

Instruks til generalforsamlingens valgkomite er oppdatert med foreslått endring i vedtekter, se vedlagt dokument.

Generalforsamlingen fattet følgende vedtak:

Generalforsamlingen vedtar instruks til generalforsamlingens valgkomite som foreslått i vedlegg i saken. Enstemmig vedtatt.

***

Protokollen godkjent og signert

Leidulf Gravråk

Terje Tyskø

			Anette Strøm, Risk/Compliance		Kiellaug Angvik, leder Kundeservice				Ass. Banksjef/PM Ieder Turid Riset
			The Gustad, Risk/Compliance		Silje Heggvik, markedsansvarlig				Banksjef Ragnar Torland		Fra administrasjonen møtte:
		>			Morten Alsos (Deloitte)
					ACSON
C			wallash		Undu 7000 sum
		V	məlbəliyyət və qalınmışdır. Bu mərkəzi və bir mənist		0 Stein Temre
		>	Mediem		sunn-Salvi Valas Myhr				Varamediem	202-2025	Synnøve Eid Fagerbekk
5		△	məlbəy		Anne Elisabeth Haynes				V aramediem	2018-2022	Jørn Wangberg
(		V	məlbəl v		Stale Vandwik				V aramediem	2019-2023	Harald Norvik
>		>	Melbam		Merche Moun			>	Varamediem	2020-2024	Anders Storhaugen
C		>	Nestleder		Bernt Gangas	C		>	Medlem	2018-2022	Jan Erik Helgemo
		>	Styreleder		Bjarne Berg			>	Medlem	2018-2022	Raguar Wehn
					Stares	C		>	Mediem	2019-2023	anders J. Losen
								1	Medlem	2019-2023	Andor Undlien
			Varamediem	2020-2024	Anne Gaustad		1	△	Medlem	2020-2024	Hilde Meland
			V aramedlem	2020-2024	Inger A. Fremo	C		>	Medlem	2020-2024	Amna Elisabeth Rathe
11		>	aramediem	2020-2022	Magnan Katal	>		△	Medlem	2020-2024	Atle Hagen
C		△	federn	2018-2022	Mai Kristin Søtvik	V		△	Mediem		Leidulf Gravrak (Leder fra 2 2021-2025
	△	△	də qaldığının mənist və bir və bir və bir və bir və bir və bir və bir və bir və bir və bir və bir və bir və bir və bir və bir və bir və bir və bir və bir və bir və bir və b	2018-2022	Marianne Lidsmo	C		△	məlbəl və bir və qalında və bir və qalında və bir və qalında və bir və qalında və bir və qalında və bir və qalında və bir və qalında və bir və qalında və bir və qalında və b	2021-2025	Erik Schlasser Maller
C		△	vedlem	2019-2023	May-Liss Langgrgen					sexpropridabenissierne (4ar	an sonra salança valor an
C		△	məlbəy	2020-2023	Silje Heggvik
C		N	məlbəli	2021-2025	Ferje Tyska				V aramediem	2020-2024	Ingar Lombern
		N	Mediem	2021-2025	Stig Langseth				Varamediem	2020-2024	Else Lahre
					And the market any so any subsite (4 and	2		>	məlbəməsindən və bir və mərkəzi və mərkəzi və mərkəzi və mərkəzi və mərkəzi və mərkəzi və mərkəzi və mərkəzi və mərkəzi və mərkəzi və mərkəzi və mərkəzi və mərkəzi və mərkəz	2020-2024	Retil Reitan
								△	məlbəy	2 018-2022	Kristmar Sunnset
			Varamediem	2020-2024	Ammely. ப Byfuglien		>	△	məlbəy	2018-2022	Arne Oustad Nordbotn
			Varamediem	4220-2024	Fritz Arne Haugen	C		△	məlbəy	2019-2023	Astrid Sasther
		>	Medlem	2020-2024	Sigmund Grabak	(		△	məlbəy	2019-2023	Gunnar Nyvang Senneset
5		△	məlbəli	2020-2024	Guro Lataldi	11		△	məlbəy	2021-2025	Siv Markved
C		>	məlbəl və mərkəzi və bir və bir və bir və bir və bir mənist və bir mənist	2020-2024	Einar Gimse-Syrstad	15		1	məlbəliyyət və qalınmışdır. Bu mərkəzi və bir mənist	2021-2025	Kristian Lorvik
					and the proposition ads and and surficies of any						(10 +) 12puny party on support on sunder (6 an
Mott	Avoud	Immkalt				Matt	Avovid	Innkalt

BM leder Rune Angvik

Atle Morken, økonomisjef

1202 19dmetdes .0E gailmes.10ffrieness resuirinerstein it 19mms1bem 1970 921917971107