Proxy Solicitation & Information Statement • Jun 6, 2023
Proxy Solicitation & Information Statement
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| ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE DES ACTIONNAIRES 30 JUIN 2023 |
EXTRAORDINARY GENERAL SHAREHOLDERS' MEETING 30 JUNE 2023 |
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|---|---|---|---|
| PROCURATION | PROXY | ||
| Cette procuration doit être utilisée par les titulaires de titres de MDxHealth SA (la "Société") qui désirent être représentés par un mandataire spécial à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires de la Société à tenir le vendredi 30 juin 2023 à 9h00 (heure belge). |
This proxy should be used by holders of securities of MDxHealth SA (the "Company") who want to be represented by a proxy holder at the extraordinary general shareholders' meeting of the Company to be held on Friday, 30 June 2023, at 9:00 a.m. (Belgian time). |
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| Cette procuration ne constitue pas une demande de procuration au sens des articles 7:144 et 7:145 du Code des sociétés et des associations. |
This proxy does not constitute a proxy solicitation in the sense of articles 7:144 and 7:145 of the Belgian Companies and Associations Code. |
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| La procuration doit être signée de façon écrite ou électroniquement. Si une signature électronique est utilisée, elle doit être une signature électronique qualifiée au sens du Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE, tel que modifié. |
The proxy must be signed in writing or electronically. In the event an electronic signature is used, it must be a qualified electronic signature in the sense of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC, as amended. |
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| La procuration signée et complétée doit parvenir à la Société au plus tard le sixième jour calendrier qui précède l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires, soit le, ou avant le, samedi 24 juin 2023 au plus tard. Jusqu'à cette date, les procurations peuvent être envoyées à l'adresse suivante : |
The signed and completed proxy must reach the Company at the latest on the sixth calendar day prior to the extraordinary general shareholders' meeting, i.e. on or before Saturday, 24 June 2023 at the latest. Until this date, proxies can be sent to the following address: |
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| MDxHealth SA | MDxHealth SA | ||
| A l'attention de M. Ron Kalfus | Attention Mr. Ron Kalfus | ||
| Secrétaire de la Société | Company Secretary CAP Business Center |
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| CAP Business Center Zone Industrielle des Hauts-Sarts |
Zone Industrielle des Hauts-Sarts | ||
| Rue d'Abhooz 31, | Rue d'Abhooz, 31 | ||
| 4040 Herstal | 4040 Herstal, | ||
| Belgique | Belgium | ||
| ou par courrier électronique à : | or by e-mail to: | ||
| [email protected] | [email protected] | ||
| Les titulaires de titres de la Société qui désirent être représentés par procuration doivent aussi s'enregistrer à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires, tel que décrit dans l'invitation à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires. Les titulaires de titres dématérialisés doivent joindre à ce formulaire un certificat délivré par le teneur de compte agréé, l'organisme de liquidation compétent, ou de l'intermédiaire financier pour les titres concernés, confirmant le nombre de titres ayant été enregistrés à leur nom à la date d'enregistrement (soit le vendredi 16 juin 2023, à minuit (00h00, heure belge)) et avec lesquelles ils veulent participer à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires. |
Holders of securities of the Company who wish to be represented by proxy must also register for the extraordinary general shareholders' meeting, as described in the notice convening the extraordinary general shareholders' meeting. Holders of dematerialised securities must attach to the present form a certificate issued by the certified account holder, the applicable settlement institution, or the relevant financial intermediary for the securities concerned, confirming the number of securities that have been registered in their name on the registration date, (i.e., Friday, 16 June 2023, at midnight (12:00 a.m., Belgian time)) with which they want to participate to the extraordinary general shareholders' meeting. |
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| La date limite pour la communication de cette procuration est un samedi, pendant laquelle il n'y a généralement pas de service postal ordinaire. Ainsi, la Société recommande d'utiliser le courrier électronique pour toute communication avec la Société concernant l'assemblée générale d'actionnaires. |
The deadline for the submission of this proxy form is on a Saturday, during which there is usually no ordinary postal service. Therefore, the Company recommends to use e-mail for all communication with the Company regarding the general shareholders' meeting. |
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Le/La soussigné(e), The undersigned, Prénom / First name: …………………………………………………………………………………………………… Nom de famille / Family name: …………………………………………………………………………………………………… Adresse / Address: …………………………………………………………………………………………………… ou / or Dénomination / Corporate name: …………………………………………………………………………………………………… Forme juridique / Corporate form: …………………………………………………………………………………………………… Siège / Registered office: …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… Représenté par (prénom, nom de famille et qualité) / Represented by (first name, family name and capacity): …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… titulaire du (des) nombre(s) suivant(s) de titres émis par MDxHealth SA, ayant son siège au CAP Business Center, Zone Industrielle des Hauts-Sarts, Rue d'Abhooz 31, 4040 Herstal, Belgique, owner of the following number of securities issued by MDxHealth SA, with its registered office at CAP Business Center, Zone Industrielle des Hauts-Sarts, rue d'Abhooz 31, 4040 Herstal, Belgium, Nombre d'actions / Number of shares: ……………….. Forme des actions susmentionnées / Form of the above mentioned shares: (veuillez cocher la case appropriée / please tick the appropriate box) o Nominatives / Registered o Dématérialisées / Dematerialised Nombre de droits de souscription / Number of subscription rights:1 ……………….. constitue pour mandataire spécial, avec pouvoir de substitution: appoints as his/her/its proxy holder, with power of substitution: o M./Mme / Mr./Ms. …………………………………………………………………………………………2 o Président du conseil d'administration / Chair of the board of directors3 1 Conformément à l'article 7:135 du Code des sociétés et des associations, les titulaires de droits de souscription ont le droit de participer à l'assemblée générale des actionnaires mais seulement avec voix consultative. 2 Veuillez compléter tel qu'approprié. Une absence d'instruction sera interprétée comme une nomination du président du conseil d'administration en tant que mandataire. 1 Pursuant to article 7:135 of the Belgian Companies and Associations Code, the holders of subscription rights have the right to attend the shareholders' meeting, but only with an advisory vote. 2 Please complete as appropriate. An absence of instruction shall be tantamount to an appointment of the chair of the board of directors as proxy holder. 3 Le président du conseil d'administration de la Société a le pouvoir de nommer un autre administrateur, un employé ou remplaçant désigné de la Société comme suppléant en vertu d'une sous-délégation si le président est empêché d'assister à l'assemblée générale des actionnaires. Veuillez noter que le président du conseil d'administration de la Société ou, le cas échéant, son suppléant, est un administrateur, un employé ou un remplaçant désigné de la Société et a donc un conflit d'intérêts potentiel tel que défini dans l'article 7:143, §4 du Code des sociétés et des associations. Le président ou son suppléant ne vote qu'en exécution de la procuration, conformément aux instructions de vote spécifiques figurant dans la procuration. Voir également la note 2 ci-dessous. 3 The chair of the board of directors of the Company has the power to appoint another director, employee or substitute of the Company as a substitute pursuant to a sub delegation if the chair is hindered to attend the general shareholders' meeting. Please note that the chair of the board of directors of the Company or, as the case may be, his substitute, is a director, employee or substitute of the Company and therefore has a potential conflict of interest as defined in article 7:143, §4 of the Belgian Companies and Associations Code. The chair or his substitute may only vote in execution of the proxy, in accordance with the specific voting instructions included in the proxy. See also note 2 below. lequel accepte ainsi d'être nommé, et à qui le/la soussigné(e) donne les pouvoirs et instructions de vote spécifiques suivants:4 who agrees to be so appointed, and to whom the undersigned gives the following powers and specific voting instructions: 4 4 Veuillez indiquer l'instruction de vote dans les cases appropriées pour les points à l'ordre du jour. En l'absence d'une instruction de vote pour un point de l'ordre du jour, ou dans le cas où, pour quelque raison que ce soit, il y aurait un manque de clarté concernant les instructions de vote, le mandataire sera présumé avoir voté "en faveur" des résolutions proposées soutenues par le conseil d'administration et cela sera considéré comme une instruction de vote spécifique au sens de l'article 7:143 §4 2° du Code des sociétés et des associations. 4 Please indicate the voting instructions in the appropriate boxes of the agenda items. In the absence of voting instructions for any agenda item or in the event that, for any reason whatsoever, any uncertainty would arise with regards to the voting instructions, the proxy holder will be presumed to have voted "in favour" of the proposed resolutions supported by the board of directors and that this will be deemed to be a specific voting instruction in the sense of article 7:143 §4 2° of the Belgian Companies and Associations Code. I. De représenter le/la soussigné(e) à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires à tenir le vendredi 30 juin 2023 à 9h00 (heure belge), dans les bureaux de Maître Stijn Raes, notaire, à Kortrijksesteenweg 1147, 9051 Gand, Belgique, ou à tout autre endroit qui sera indiqué à cette occasion. I. To represent the undersigned at the extraordinary general meeting of shareholders to be held on Friday, 30 June 2023 at 9:00 a.m. (Belgian time), at the offices of the notary public Stijn Raes, at Kortrijksesteenweg 1147, 9051 Ghent, Belgium, or at such place as will
be indicated at that place at that time.
Communication des, discussion sur:
L'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver l'émission de 5.000.000 2023 Share Options, en vertu d'un plan d'option sur action dénommé "le Plan d'Option sur Action de 2023", et de supprimer, dans l'intérêt de la Société, le droit de préférence des actionnaires existants de la Société et, pour autant que de besoin, des détenteurs de droits de souscription en circulation (share options) ou ADSs de la Société, en faveur des Participants Sélectionnés. En conséquence, le conseil d'administration décide de ce qui suit:
Assemblée Générale Extraordinaire des Actionnaires de MDxHealth SA - Procuration Extraordinary General Shareholders' Meeting of MDxHealth SA - Proxy 3/7
Submission of, discussion on:
The general shareholders' meeting resolves to approve the issuance of 5,000,000 2023 Share Options, pursuant to a share option plan named "the 2023 Share Option Plan", and to dis-apply, in the interest of the Company, the preferential subscription right of the existing shareholders of the Company and, insofar as required, of the holders of outstanding subscription rights (share options) or ADSs of the Company, for the benefit of Selected Participant. In view thereof, the general shareholders' meeting resolves as follows:
en circulation (share options) de la Société, en faveur des Participants Sélectionnés, et d'approuver la possibilité pour la Société d'octroyer les 2023 Share Options aux Participants Sélectionnés, comme expliqué plus en détail dans le rapport du conseil d'administration visé au point 1.(a) de l'ordre du jour et dans les termes et conditions du Plan.
Assemblée Générale Extraordinaire des Actionnaires de MDxHealth SA - Procuration Extraordinary General Shareholders' Meeting of MDxHealth SA - Proxy 4/7
required, of the holders of outstanding subscription rights (share options) or ADSs of the Company, for the benefit of the Selected Participants, and to approve the possibility for the Company to grant the 2023 Share Options to the Selected Participants, as further explained in the report of the board of directors referred to in item 1.(a) of the agenda and the terms and conditions of the Plan.
lors de l'exercice des 2023 Share Options à la négociation sur le marché réglementé d'Euronext Brussels (ou tout autre marché sur lequel les actions de la Société seront négociées à ce moment).
the shares issued upon the exercise of the 2023 Share Options to trading on the regulated market of Euronext Brussels (or such other markets on which the Company's shares will be trading at that time).
| ► INSTRUCTION DE VOTE: | ► VOTING INSTRUCTION: | ||
|---|---|---|---|
| 0 Pour / For | 0 Contre / Against | 0 Abstention |
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| 3. | Communication du rapport spécial du conseil conformément à l'article 7:199 du Code des sociétés et des associations relatif à la proposition de renouveler le capital autorisé Considération, discussion et communication du rapport spécial du conseil d'administration conformément à l'article 7:199 du Code des sociétés et des associations relatif à la proposition de renouveler les pouvoirs conférés au conseil d'administration dans le cadre du capital autorisé, tel que repris ci-dessous au point 4 de l'ordre du jour de l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires, et exposant les circonstances spécifiques dans lesquelles le conseil d'administration pourra utiliser ses pouvoirs dans le cadre du capital autorisé, et les objectifs qu'il devra poursuivre. |
d'administration 3. |
Submission of the special report of the board of directors in accordance with article 7:199 of the Belgian Companies and Associations Code relating to the proposal to renew the authorised capital Consideration, discussion and submission of the special report of the board of directors in accordance with article 7:199 of the Belgian Companies and Associations Code relating to the proposal to renew the powers granted to the board of directors under the authorised capital, as set out below in item 4 of the agenda of the extraordinary general shareholders' meeting, and setting out the specific circumstances in which the board of directors will be able to use its powers under the authorised capital, and the purposes that it should pursue. |
| 4. Renouvellement de l'autorisation au conseil d'administration d'augmenter le capital dans le cadre du capital autorisé Afin de permettre au conseil d'administration de disposer de la flexibilité nécessaire pour lever des fonds propres supplémentaires lorsque le besoin s'en fait sentir ou qu'une opportunité se présente, le conseil d'administration propose de lui accorder des pouvoirs limités dans le cadre du capital autorisé pour augmenter le capital de la Société d'un montant maximum égal à 100% du montant du capital de la Société pendant une période de cinq (5) ans, le tout comme indiqué ci-dessous. Pour de plus amples informations sur les circonstances dans lesquelles le conseil d'administration pourrait faire usage du capital autorisé et sur les objectifs que le conseil d'administration poursuivrait avec le capital |
4. Renewal of the authorisation to the board of directors to increase the share capital within the framework of the authorised capital In order to allow the board of directors the flexibility to raise additional equity-based financing as and when the need may arise or an opportunity would present itself, the board of directors proposes that it be granted limited powers under the authorised capital to increase the Company's share capital by a maximum amount of 100% during a term of five (5) years, all as further set out below. For further information on the circumstances in which the board of directors could make use of the authorised capital and the objectives that the board of directors would pursue with the authorised capital, see also the special report referred to in item 3 of the agenda of the |
Assemblée Générale Extraordinaire des Actionnaires de MDxHealth SA - Procuration Extraordinary General Shareholders' Meeting of MDxHealth SA - Proxy 5/7 autorisé, voyez également le rapport spécial mentionné au point 3 de l'ordre du jour de l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires.
L'assemblée générale des actionnaires décide de renouveler l'autorisation donnée au conseil d'administration d'augmenter le capital en une ou plusieurs fois, pendant une période de cinq (5) ans à compter de la publication aux Annexes du Moniteur belge de la présente autorisation, d'un montant total jusqu'à 100% du montant du capital de la Société, et ce conformément aux conditions et modalités fixées dans le rapport spécial du conseil d'administration établi conformément à l'article 7:199 du Code des sociétés et des associations, tel que visé au point 3 de l'ordre du jour de la présente assemblée générale extraordinaire des actionnaires. En conséquence, l'assemblée générale des actionnaires décide de supprimer l'article 6 "Capital autorisé" des statuts de la Société et de le remplacer par le texte suivant (la date mentionnée dans la sous-section entre crochets étant la date de l'assemblée générale approuvant le capital autorisé renouvelé, et le montant mentionné dans la sous-section entre crochets étant le montant du capital de la Société au moment de l'assemblée générale approuvant le capital autorisé):
Le conseil d'administration est autorisé à augmenter le capital de la société en une ou plusieurs fois d'un montant total maximum de [100 % du capital de la société au moment de l'adoption du nouveau capital autorisé].
Le conseil d'administration peut augmenter le capital par des apports en numéraire ou en nature, par l'incorporation de réserves, disponibles ou non, et par l'incorporation de primes d'émission, avec ou sans émission de nouvelles actions, avec ou sans droit de vote, qui auront les droits qui seront déterminés par le conseil d'administration. Le conseil d'administration est également autorisé à utiliser cette autorisation pour l'émission d'obligations convertibles ou de droits de souscription, d'obligations avec droits de souscription ou d'autres titres.
Cette autorisation est valable pour une période de cinq ans à compter de la date de publication aux Annexes du Moniteur belge d'un extrait du procès-verbal de l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires de la société tenue le [date de l'assemblée générale approuvant le capital autorisé renouvelé].
En cas d'augmentation de capital décidée par le conseil d'administration dans le cadre du capital autorisé, toutes les primes d'émission comptabilisées, le cas échéant, seront comptabilisées conformément aux dispositions des présents statuts.
Le conseil d'administration est autorisé, dans l'exercice de ses pouvoirs dans le cadre du capital autorisé, à limiter ou à supprimer, dans l'intérêt de la société, le droit de préférence des actionnaires. Cette limitation ou suppression du droit de préférence peut également être faite en faveur des membres du personnel de la société ou de ses filiales, ou en faveur d'une ou plusieurs personnes autres que les membres du personnel de la société ou de ses filiales.
Le conseil d'administration est autorisé, avec droit de substitution, à modifier les statuts, après chaque augmentation de capital intervenue dans le cadre du capital autorisé, afin de les mettre en conformité avec la nouvelle situation du capital et des actions."
extraordinary general shareholders' meeting.
The general shareholders' meeting resolves to renew the authorisation to the board of directors to increase the share capital in one or several times, during a period of five (5) years as from the publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of this authorisation, with an aggregate amount equal to up to 100% of the amount of the share capital of the Company, and this in accordance with the terms and conditions set forth in the special report of the board of directors prepared in accordance with article 7:199 of the Belgian Companies and Associations Code, as referred to in agenda item 3 of this extraordinary general shareholders' meeting. Consequently, the general shareholders' meeting resolves to delete article 6 "Authorised capital" of the articles of association of the Company entirely and to replace it with the following text (whereby the date referred to in the sub-section between square brackets shall be the date of the general shareholders' meeting approving the renewed authorised capital, and the amount referred to in the subsection between brackets shall be the amount of the Company's share capital at the time of the general shareholders' meeting approving the authorised capital):
The board of directors is authorised to increase the share capital of the company on one or several occasions by a maximum aggregate amount of [100% of the company's share capital at the time of the adoption of the new authorised capital].
The board of directors may increase the share capital by contributions in cash or in kind, by capitalisation of reserves, whether available or unavailable for distribution, and capitalisation of issue premiums, with or without the issuance of new shares, with or without voting rights, that will have the rights as will be determined by the board of directors. The board of directors is also authorised to use this authorisation for the issuance of convertible bonds or subscription rights, bonds with subscription rights or other securities.
This authorisation is valid for a period of five years as from the date of publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of an extract of the minutes of the extraordinary general shareholders' meeting of the company held on [date of the general shareholders' meeting approving the authorised capital].
In the event of a capital increase decided by the board of directors within the framework of the authorised capital, all issue premiums booked, if any, will be accounted for in accordance with the provisions of these articles of association.
The board of directors is authorised, when exercising its powers within the framework of the authorised capital, to restrict or cancel, in the interest of the company, the preferential subscription rights of the shareholders. This restriction or cancellation of the preferential subscription rights can also be done in favour of members of the personnel of the company or of its subsidiaries, or in favour of one or more persons other than members of the personnel of the company or of its subsidiaries.
The board of directors is authorised, with the right of substitution, to amend the articles of association, after each capital increase that has occurred within the framework of the authorised capital, in order to bring them in conformity with the new situation of the share capital and the shares."
0 Pour / For 0 Contre / Against 0 Abstention
II.Si l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires sont ajournées ou suspendues, le mandataire spécial aura les pouvoirs de représenter le soussigné à l'assemblée générale des actionnaires qui seront tenues avec le même ordre du jour, le cas échéant:
o oui o non
Veuillez remplir la case appropriée. Une absence d'instruction ou si, pour quelque raison, il y a une absence de clarté à propos de l'instruction donnée, le soussigné sera supposé avoir choisi "oui". Veuillez noter qu'aux fins de s'appliquer à telle assemblée subséquente, les titulaires de titres doivent s'enregistrer à nouveau pour cette assemblée.
Si, pendant l'assemblée, il y a des modifications à une proposition de résolution ou une nouvelle proposition de résolution:1
o le mandataire spécial votera pour la résolution modifiée ou nouvelle
o le mandataire spécial votera contre la résolution modifiée ou nouvelle
o le mandataire spécial s'abstiendra de voter sur la résolution modifiée ou nouvelle
o le mandataire spécial votera sur la résolution modifiée ou nouvelle selon la manière supportée ou recommandée par le conseil d'administration de la Société
1 Veuillez cocher tel qu'approprié. Une absence d'instruction sera interprétée comme une instruction de voter pour la résolution modifiée ou nouvelle selon la manière supportée ou recommandée par le conseil d'administration de la Société.
III. Le mandataire spécial est autorisé, au nom et pour le compte du soussigné, à signer toutes listes de présence et procès-verbaux, à participer à toutes les délibérations, à prendre part au vote sur toutes les décisions ou sujets pouvant, conformément à cet ordre du jour, être soumis à l'assemblée.
IV. Le mandataire spécial est autorisé, en général, à faire tout ce qui semble nécessaire et/ou utile pour exercer cette procuration.
Le/la soussigné(e) ratifie et approuve par la présente tous les actes accomplis par le mandataire spécial susmentionné. Le mandataire spécial votera pour le compte du/de la soussigné(s) conformément aux instructions spécifiques données ci-dessus.
La présente procuration vaut également notification au sens de l'article 7:134, §2, alinéa 3 du Code des sociétés et des associations en ce qui concerne l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires de la Société à tenir le vendredi 30 juin 2023.
Le soussigné confirme que la traduction anglaise de la présente procuration n'est qu'une traduction libre en anglais et à titre informatif uniquement, et que la version française prévaut sur la version anglaise.
II. In case the aforementioned extraordinary general shareholders' meeting would be postponed or suspended, the special proxy holder shall have the power to represent the undersigned at the general shareholders' meeting that would be held having the same agenda, as relevant:
o yes o no
Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if, for whatever reason, there is a lack of clarity with regard to the instruction given, the undersigned shall be deemed to have selected "yes". Please note that in order to apply for such subsequent meeting, holders of securities must again register for such meeting.
In case of amendments during the meeting to a proposed resolution or a new proposed resolution:1
o the proxy holder shall vote for the amended or new resolution
o the proxy holder shall vote against the amended or new resolution
o the proxy holder shall abstain from the vote on the amended or new resolution
o the proxy holder shall vote on the amended or new resolution in the manner supported or recommended by the board of directors of the Company
1 Please complete as appropriate. An absence of instruction shall be tantamount to an instruction to vote for the amended or new resolution as will be supported or recommended by the board of directors of the Company.
III. The special proxy holder has the power to, in the name of and on behalf of the undersigned, sign all attendance lists and minutes, participate in all deliberations, vote with respect to all decisions or items that can, pursuant to this agenda, be presented to said meeting.
IV. In general, the special proxy holder has the power to do all that appears necessary and/or useful for the exercise of this proxy.
The undersigned hereby ratifies and approves all acts carried out by the aforementioned proxy holder. The special proxy holder will vote on behalf of the undersigned in accordance with the specific instructions given above.
The present proxy shall also serve as notification within the meaning of article 7:134, §2, paragraph 3 of the Belgian Companies and Associations Code with respect to the extraordinary general shareholders' meeting of the Company to be held on Friday 30 June 2023.
The undersigned confirms that the English translation of the present proxy is a free English translation and for information purposes only, and that the French version shall prevail over the English version.
……………………………… 2023 (date) …………………………………………………….. (nom / name)
…………………………………………………….. (signature)
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