Proxy Solicitation & Information Statement • Jun 6, 2023
Proxy Solicitation & Information Statement
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| ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE DES ACTIONNAIRES 30 JUIN 2023 |
EXTRAORDINARY GENERAL SHAREHOLDERS' MEETING 30 JUNE 2023 |
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|---|---|---|
| FORMULAIRE DE VOTE PAR CORRESPONDANCE | VOTING BY MAIL FORM | |
| Ce formulaire doit être utilisé par les titulaires de titres de MDxHealth SA (la "Société") qui désirent voter par correspondance à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires de la Société à tenir le vendredi 30 juin 2023 à 9h00 (heure belge). |
This form should be used by holders of securities of MDxHealth SA (the "Company") who want to vote by mail at the extraordinary general shareholders' meeting of the Company to be held on Friday, 30 June 2023, at 9:00 a.m. (Belgian time). |
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| Le formulaire de vote par correspondance doit être signé par écrit ou électroniquement. Si une signature électronique est utilisée, elle doit être une signature électronique qualifiée au sens du Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE, tel que modifié. |
The voting by mail form must be signed in writing or electronically. In the event an electronic signature is used, it must be a qualified electronic signature in the sense of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC, as amended. |
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| Le formulaire de vote par correspondance signé et complété doit parvenir à la Société au plus tard le sixième jour calendrier qui précède l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires, soit le, ou avant le, samedi 24 juin 2023 au plus tard. Jusqu'à cette date, les formulaires peuvent être envoyées à l'adresse suivante : |
The signed and completed voting by mail form must reach the Company at the latest on the sixth calendar day prior to the extraordinary general shareholders' meeting, i.e. on or before Saturday, 24 June 2023 at the latest. Until this date, forms can be sent to the following address: |
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| MDxHealth SA | MDxHealth SA | |
| A l'attention de M. Ron Kalfus | Attention Mr. Ron Kalfus | |
| Secrétaire de la Société CAP Business Center |
Company Secretary CAP Business Center |
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| Zone Industrielle des Hauts-Sarts | Zone Industrielle des Hauts-Sarts | |
| Rue d'Abhooz 31, 4040 Herstal |
Rue d'Abhooz, 31 4040 Herstal, |
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| Belgique | Belgium | |
| or by e-mail to: | ||
| ou par courrier électronique à : [email protected] |
[email protected] | |
| Holders of securities of the Company who wish to vote by mail must | ||
| Les titulaires de titres de la Société qui désirent être représentés par voter par correspondance doivent aussi s'enregistrer à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires, tel que décrit dans l'invitation à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires. Les titulaires de titres dématérialisés doivent joindre à ce formulaire de vote par correspondance un certificat délivré par le teneur de compte agréé, l'organisme de liquidation compétent, ou de l'intermédiaire financier pour les titres concernés, confirmant le nombre de titres ayant été enregistrés à leur nom à la date d'enregistrement (soit le vendredi 16 juin 2023, à minuit (00h00, heure belge)) et avec lesquelles ils veulent participer à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires. |
also register for the extraordinary general shareholders' meeting, as described in the notice convening the extraordinary general shareholders' meeting. Holders of dematerialised securities must attach to the present voting by mail form a certificate issued by the certified account holder, the applicable settlement institution, or the relevant financial intermediary for the securities concerned, confirming the number of securities that have been registered in their name on the registration date (i.e., Friday, 16 June 2023, at midnight (12:00 a.m., Belgian time)), with which they want to participate to the extraordinary general shareholders' meeting. |
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| La date limite pour la communication de ce vote par correspondance est un | The deadline for the submission of this voting by mail form is on a | |
| samedi, pendant laquelle il n'y a généralement pas de service postal ordinaire. Ainsi, la Société recommande d'utiliser le courrier électronique pour toute communication avec la Société concernant l'assemblée générale d'actionnaires. |
Saturday, during which there is usually no ordinary postal service. Therefore, the Company recommends to use for all communication with the Company regarding the general shareholders' meeting. |
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| Le/La soussigné(e), | The undersigned, | |
| Prénom / First name: Nom de famille / Family name: Adresse / Address: |
…………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… |
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| ou / or Dénomination / Corporate name: |
…………………………………………………………………………………………………… | |
| Forme juridique / Corporate form: Siège / Registered office: |
…………………………………………………………………………………………………… | |
| …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… |
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Représenté par (prénom, nom de famille et qualité) / Represented by (first name, family name and capacity):
…………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………
| titulaire du (des) nombre(s) suivant(s) de titres émis par MDxHealth SA, ayant son siège au CAP Business Center, Zone Industrielle des Hauts-Sarts, Rue d'Abhooz 31, 4040 Herstal, Belgique, |
owner of the following number of securities issued by MDxHealth SA, with its registered office at CAP Business Center, Zone Industrielle des Hauts-Sarts, rue d'Abhooz 31, 4040 Herstal, Belgium, |
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|---|---|---|---|---|---|
| Nombre d'actions / Number of shares: | ……………… | ||||
| Forme des actions susmentionnées / Form of the above mentioned shares: | |||||
| (veuillez cocher la case appropriée / please tick the appropriate box) o Nominatives / Registered |
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| o Dématérialisées / Dematerialised | |||||
| Nombre de droits de souscription / Number of subscription rights: 1 |
……………… | ||||
| 1 Conformément à l'article 7:135 du Code des sociétés et des associations, les titulaires de droits de souscription ont le droit de participer à l'assemblée générale des actionnaires mais seulement avec voix consultative. |
1 Pursuant to article 7:135 of the Belgian Companies and Associations Code, the holders of subscription rights have the right to attend the shareholders' meeting, but only with an advisory vote. |
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| vote irrévocablement, comme indiqué dans les cases correspondantes ci dessous, sur les points inscrits à l'ordre du jour suivant : 2 |
votes irrevocably, as indicated in the corresponding boxes below, on the items on the following agenda: 2 |
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| 2 Veuillez indiquer l'instruction de vote dans les cases appropriées pour les points à l'ordre du jour. En l'absence d'une instruction de vote pour un point de l'ordre du jour, ou dans le cas où, pour quelque raison que ce soit, il y aurait un manque de clarté concernant les instructions de vote, le/la soussigné(e) sera présumé(e) avoir voté "en faveur" des résolutions proposées soutenues par le conseil d'administration. |
2 Please indicate the voting instructions in the appropriate boxes of the agenda items. In the absence of voting instructions for any agenda item or in the event that, for any reason whatsoever, any uncertainty would arise with regards to the voting instructions, the undersigned will be presumed to have voted in favour of the proposed resolutions supported by the board of directors. |
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| ORDRE DU JOUR | AGENDA | ||||
| ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE | EXTRAORDINARY GENERAL MEETING | ||||
| 1. | Communication des rapports - Plan d'Option sur Action de 2023 | 1. Submission of reports - 2023 Share Option Plan |
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| Communication des, discussion sur: | Submission of, discussion on: | ||||
| a) le rapport du conseil d'administration de la Société conformément aux articles 7:180 et 7:191 du Code des sociétés et associations relatif à la proposition d'émettre 5.000.000 nouveaux droits de souscription de la Société (les "2023 Share Options"), en vertu d'un plan d'option sur action dénommé "le Plan d'Option sur Action de 2023", et de supprimer, dans l'intérêt de la Société, le droit de préférence des actionnaires existants de la Société et, pour autant que de besoin, des détenteurs de droits de souscription en circulation (share options) ou American Depositary Shares ("ADSs") de la Société, en faveur des membres du personnel de la Société et de ses filiales de temps à autre, au sens de l'article 1:27 du Code des sociétés et des associations (les "Participants Sélectionnés"); et |
a) the report of the board of directors of the Company in accordance with articles 7:180 and 7:191 of the Belgian Companies and Associations Code in relation to the proposal to issue 5,000,000 new subscription rights for shares of the Company (the "2023 Share Options"), pursuant to a share option plan named "the 2023 Share Option Plan", and to dis apply, in the interest of the Company, the preferential subscription right of the existing shareholders of the Company and, insofar as required, of the holders of outstanding subscription rights (share options) or American Depositary Shares ("ADSs") of the Company, for the benefit of the members of the personnel of the Company and its subsidiaries from time to time, within the meaning of article 1:27 of the Belgian Companies and Associations Code (the "Selected Participant"); and |
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| b) le rapport du commissaire de la Société conformément aux articles 7:180 et 7:191 du Code des sociétés et des associations concernant la proposition d'émettre 5.000.000 2023 Share Options et de supprimer, dans l'intérêt de la Société, le droit de préférence des actionnaires existants de la Société et, pour autant que de besoin, des détenteurs de droits de souscription en circulation (share options) ou ADSs de la Société, en faveur des Participant Sélectionnés. |
b) the report of the statutory auditor of the Company in accordance with articles 7:180 and 7:191 of the Belgian Companies and Associations Code in relation to the proposal to issue 5,000,000 2023 Share Options, and to dis-apply, in the interest of the Company, the preferential subscription right of the existing shareholders of the Company and, insofar as required, of the holders of outstanding subscription rights (share options) or ADSs of the Company, to the benefit of the Selected Participants. |
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| 2. | Proposition d'émettre 5.000.000 2023 Share Options | 2. Proposal to issue 5,000,000 2023 Share Options |
Assemblée Générale Extraordinaire des Actionnaires de MDxHealth SA - Formulaire de vote par correspondance Extraordinary General Shareholders' Meeting of MDxHealth SA - Voting by mail form 2/7
l'intérêt de la Société, le droit de préférence des actionnaires existants de la Société et, pour autant que de besoin, des détenteurs de droits de souscription en circulation (share options) ou ADSs de la Société, en interest of the Company, the preferential subscription right of the existing shareholders of the Company and, insofar as required, of the holders of outstanding subscription rights (share options) or faveur des Participants Sélectionnés. En conséquence, le conseil d'administration décide de ce qui suit:
ADSs of the Company, for the benefit of Selected Participant. In view thereof, the general shareholders' meeting resolves as follows:
Société, la garantie des tiers et, sauf possibilité de capitalisation de ces réserves, ne pourra être réduit ou supprimé que par une décision de l'assemblée générale des actionnaires statuant dans les conditions requises pour la modification des statuts de la Société.
share capital, serve as a guarantee for third parties and can only be reduced on the basis of a lawful resolution of the general shareholders' meeting passed in the manner required for an amendments to the Company's articles of association.
0 Pour / For 0 Contre / Against 0 Abstention
Considération, discussion et communication du rapport spécial du conseil d'administration conformément à l'article 7:199 du Code des sociétés et des associations relatif à la proposition de renouveler les pouvoirs conférés au conseil d'administration dans le cadre du capital autorisé, tel que repris ci-dessous au point 4 de l'ordre du jour de l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires, et exposant les circonstances spécifiques dans lesquelles le conseil d'administration pourra utiliser ses pouvoirs dans le cadre du capital autorisé, et les objectifs qu'il devra poursuivre.
Afin de permettre au conseil d'administration de disposer de la flexibilité nécessaire pour lever des fonds propres supplémentaires lorsque le besoin s'en fait sentir ou qu'une opportunité se présente, le conseil d'administration propose de lui accorder des pouvoirs limités dans le cadre du capital autorisé pour augmenter le capital de la Société d'un montant maximum égal à 100% du montant du capital de la Société pendant une période de cinq (5) ans, le tout comme indiqué ci-dessous. Pour de plus amples informations sur les circonstances dans lesquelles le conseil d'administration pourrait faire usage du capital autorisé et sur les objectifs que le conseil d'administration poursuivrait avec le capital autorisé, voyez également le rapport spécial mentionné au point 3 de l'ordre du jour de l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires.
L'assemblée générale des actionnaires décide de renouveler l'autorisation donnée au conseil d'administration d'augmenter le capital en une ou plusieurs fois, pendant une période de cinq (5) ans à compter de la publication aux Annexes du Moniteur belge de la présente autorisation, d'un montant total jusqu'à 100% du montant du capital de la Société, et ce conformément aux conditions et modalités fixées dans le rapport spécial du conseil d'administration établi conformément à l'article 7:199 du Code des sociétés et des associations, tel que visé au point 3 de l'ordre du jour de la présente assemblée générale extraordinaire des actionnaires. En conséquence, l'assemblée générale des actionnaires décide de supprimer l'article 6 "Capital autorisé" des statuts de la Société et de le remplacer par le texte suivant (la date mentionnée dans la soussection entre crochets étant la date de l'assemblée générale approuvant le capital autorisé renouvelé, et le montant mentionné dans la sous-section entre crochets étant le montant du capital de la Société au moment de l'assemblée générale approuvant le capital autorisé):
Le conseil d'administration est autorisé à augmenter le capital de la société en une ou plusieurs fois d'un montant total maximum de [100 % du capital de la société au moment de l'adoption du nouveau capital autorisé].
Le conseil d'administration peut augmenter le capital par des apports en numéraire ou en nature, par l'incorporation de réserves, disponibles ou non, et par l'incorporation de primes d'émission, avec ou sans émission de nouvelles actions, avec ou sans droit de vote, qui auront les droits qui seront déterminés par le conseil d'administration. Le conseil d'administration est également autorisé à utiliser cette autorisation pour l'émission d'obligations convertibles ou de droits de souscription, d'obligations avec droits de souscription ou d'autres titres.
Cette autorisation est valable pour une période de cinq ans à compter de la date de publication aux Annexes du Moniteur belge d'un extrait du procès-verbal de l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires de la société tenue le [date de l'assemblée générale approuvant le capital autorisé renouvelé].
En cas d'augmentation de capital décidée par le conseil d'administration dans le cadre du capital autorisé, toutes les primes d'émission comptabilisées, le cas échéant, seront comptabilisées conformément aux dispositions des présents statuts.
Le conseil d'administration est autorisé, dans l'exercice de ses pouvoirs dans le cadre du capital autorisé, à limiter ou à supprimer, dans l'intérêt de la société, le droit de préférence des actionnaires. Cette limitation ou suppression du droit de préférence peut également être faite en faveur
Consideration, discussion and submission of the special report of the board of directors in accordance with article 7:199 of the Belgian Companies and Associations Code relating to the proposal to renew the powers granted to the board of directors under the authorised capital, as set out below in item 4 of the agenda of the extraordinary general shareholders' meeting, and setting out the specific circumstances in which the board of directors will be able to use its powers under the authorised capital, and the purposes that it should pursue.
In order to allow the board of directors the flexibility to raise additional equity-based financing as and when the need may arise or an opportunity would present itself, the board of directors proposes that it be granted limited powers under the authorised capital to increase the Company's share capital by a maximum amount of 100% during a term of five (5) years, all as further set out below. For further information on the circumstances in which the board of directors could make use of the authorised capital and the objectives that the board of directors would pursue with the authorised capital, see also the special report referred to in item 3 of the agenda of the extraordinary general shareholders' meeting.
The general shareholders' meeting resolves to renew the authorisation to the board of directors to increase the share capital in one or several times, during a period of five (5) years as from the publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of this authorisation, with an aggregate amount equal to up to 100% of the amount of the share capital of the Company, and this in accordance with the terms and conditions set forth in the special report of the board of directors prepared in accordance with article 7:199 of the Belgian Companies and Associations Code, as referred to in agenda item 3 of this extraordinary general shareholders' meeting. Consequently, the general shareholders' meeting resolves to delete article 6 "Authorised capital" of the articles of association of the Company entirely and to replace it with the following text (whereby the date referred to in the sub-section between square brackets shall be the date of the general shareholders' meeting approving the renewed authorised capital, and the amount referred to in the subsection between brackets shall be the amount of the Company's share capital at the time of the general shareholders' meeting approving the authorised capital):
The board of directors is authorised to increase the share capital of the company on one or several occasions by a maximum aggregate amount of [100% of the company's share capital at the time of the adoption of the new authorised capital].
The board of directors may increase the share capital by contributions in cash or in kind, by capitalisation of reserves, whether available or unavailable for distribution, and capitalisation of issue premiums, with or without the issuance of new shares, with or without voting rights, that will have the rights as will be determined by the board of directors. The board of directors is also authorised to use this authorisation for the issuance of convertible bonds or subscription rights, bonds with subscription rights or other securities.
This authorisation is valid for a period of five years as from the date of publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of an extract of the minutes of the extraordinary general shareholders' meeting of the company held on [date of the general shareholders' meeting approving the authorised capital].
In the event of a capital increase decided by the board of directors within the framework of the authorised capital, all issue premiums booked, if any, will be accounted for in accordance with the provisions of these articles of association.
Assemblée Générale Extraordinaire des Actionnaires de MDxHealth SA - Formulaire de vote par correspondance Extraordinary General Shareholders' Meeting of MDxHealth SA - Voting by mail form 5/7 des membres du personnel de la société ou de ses filiales, ou en faveur d'une ou plusieurs personnes autres que les membres du personnel de la société ou de ses filiales.
Le conseil d'administration est autorisé, avec droit de substitution, à modifier les statuts, après chaque augmentation de capital intervenue dans le cadre du capital autorisé, afin de les mettre en conformité avec la nouvelle situation du capital et des actions."
The board of directors is authorised, when exercising its powers within the framework of the authorised capital, to restrict or cancel, in the interest of the company, the preferential subscription rights of the shareholders. This restriction or cancellation of the preferential subscription rights can also be done in favour of members of the personnel of the company or of its subsidiaries, or in favour of one or more persons other than members of the personnel of the company or of its subsidiaries.
The board of directors is authorised, with the right of substitution, to amend the articles of association, after each capital increase that has occurred within the framework of the authorised capital, in order to bring them in conformity with the new situation of the share capital and the shares."
| ► INSTRUCTION DE VOTE: | ► VOTING INSTRUCTION: |
|---|---|
| 0 Pour / For | 0 |
| 0 Contre / Against | Abstention |
| Le/la soussigné(e) confirme que les votes susmentionnés s'appliquent à | The undersigned confirms that the aforementioned votes apply to the |
| l'assemblée générale | extraordinary general shareholders' meeting to be held on Friday, 30 |
| extraordinaire des actionnaires qui se tiendra | June |
| le | 2023. In case the aforementioned |
| vendredi 30 juin 2023. Dans le cas où l'assemblée générale extraordinaire | extraordinary general |
| des actionnaires susmentionnées serait reportée ou ajournée, les votes | shareholders' meeting would be postponed or suspended, the |
| susmentionnés s'appliqueront également à la ou à l'assemblée générale des | aforementioned votes will also apply to the general shareholders' |
| actionnaires qui seront tenues avec le même ordre du jour, le cas échéant: | meeting(s) that would be held having the same agenda, as relevant: |
| o oui | o yes |
| o non | o no |
| Veuillez remplir la case appropriée. Une absence d'instruction ou si, pour quelque | Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if, for |
| raison, il y a une absence de clarté à propos de l'instruction donnée, le soussigné sera | whatever reason, there is a lack of clarity with regard to the instruction given, |
| supposé avoir choisi "oui". Veuillez noter qu'aux fins de s'appliquer à telle assemblée | the undersigned shall be deemed to have selected "yes". Please note that in |
| subséquente, les titulaires de titres doivent s'enregistrer à nouveau pour cette | order to apply for such subsequent meeting, holders of securities must again |
| assemblée. | register for such meeting. |
| Si, pendant l'assemblée, il y a des modifications à une proposition de | In case of amendments during the meeting to a proposed resolution or a |
| résolution ou une nouvelle proposition de résolution:1 | new proposed resolution:1 |
| o le/la soussigné(e) votera pour la résolution modifiée ou nouvelle o le/la soussigné(e) votera contre la résolution modifiée ou nouvelle o le/la soussigné(e) s'abstiendra de voter sur la résolution modifiée ou nouvelle o la personne suivante sera consitutée comme mandataire spécial, avec droit de substitution, pour voter au nom du/ de la soussigné(e) sur la résolution modifiée ou nouvelle : le président du conseil d'administration de la Société2 |
o the undersigned shall vote for the amended or new resolution o the undersigned shall vote against the amended or new resolution o the undersigned shall abstain from the vote on the amended or new resolution o the following person will be appointed as proxy holder, with the right of substitution, to vote on behalf of the undersigned on the amended or new resolution: the chair of the board of directors of the Company2 |
| 1 Veuillez cocher tel qu'approprié. Une absence d'instruction sera interprétée comme | 1 Please complete as appropriate. An absence of instruction shall be tantamount |
| une instruction de voter pour la résolution modifiée ou nouvelle selon la manière | to an instruction to vote for the amended or new resolution as will be supported |
| supportée ou recommandée par le conseil d'administration de la Société. | or recommended by the board of directors of the Company. |
| 2 Si le président du conseil d'administration de la Société est constitué comme mandataire spécial, le président (ou, le cas échéant, un autre administrateur, un employé ou un remplaçant désigné par la Société si le président est empêché d'assister à l'assemblée générale des actionnaires) vote dans ce cas sur les propositions de résolution modifiées ou nouvelles selon la manière supportée ou recommandée par le conseil d'administration. Veuillez noter que le président du conseil d'administration de la Société (ou, le cas échéant, le remplaçant du président) est un administrateur, un employé ou un remplaçant désigné de la Société et a donc un conflit d'intérêts potentiel tel que défini dans l'article 7:143, §4 du Code des sociétés et des associations. |
2 If the chair of the board of directors of the Company is appointed as a proxy holder, the chair (or, as the case may be, another director, an employee or a substitute designated by the Company if the chair is hindered to attend the general shareholders' meeting) shall in such case vote on the amended or new proposed resolutions in the manner supported or recommended by the board of directors. Please note that the chair of the board of directors of the Company (or, as the case may be, his substitute) is a director, employee or substitute of the Company and therefore has a potential conflict of interest as defined in article 7:143, §4 of the Belgian Companies and Associations Code. |
| Ce formulaire de vote par correspondance sert également de notification au sens de l'article 7:134, §2, alinéa 3 du Code des sociétés et des associations pour l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires de la Société qui se tiendra le vendredi 30 juin 2023. |
This voting by mail form shall also serve as notification within the meaning of article 7:134, §2, paragraph 3 of the Belgian Companies and Associations Code with respect to the extraordinary general shareholders' meeting of the Company to be held on Friday 30 June 2023. |
| Le soussigné confirme que la traduction anglaise du présent formulaire n'est | The undersigned confirms that the English translation of the present |
| qu'une traduction libre en anglais et à titre informatif uniquement, et que la | form is a free English translation and for information purposes only, |
| version française prévaut sur la version anglaise. | and that the French version shall prevail over the English version. |
| Fait à……………………………………. | Done at……………………………………. |
……………………………… 2023 (date)
…………………………………………………….. (nom / name)
…………………………………………………….. (signature)
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