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MDxHealth SA — Proxy Solicitation & Information Statement 2020
Jun 30, 2020
3974_rns_2020-06-30_9e65d19c-13ff-4ae7-854e-652cdd56501e.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
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| ASSEMBLÉES GÉNÉRALES SPÉCIALE ET EXTRAORDINAIRE | SPECIAL AND EXTRAORDINARY GENERAL |
|---|---|
| DES ACTIONNAIRES | SHAREHOLDERS' MEETINGS |
| 30 JUILLET 2020 | 30 JULY 2020 |
| FORMULAIRE DE VOTE PAR CORRESPONDANCE | VOTING BY MAIL FORM |
Ce formulaire doit être utilisé par les titulaires de titres de MDxHealth SA (la "Société") qui désirent voter par correspondance aux assemblées générales spéciale et extraordinaire des actionnaires de la Société.
Le formulaire de vote par correspondance doit être signé par écrit ou électroniquement. Si une signature électronique est utilisée, elle doit être une signature électronique qualifiée au sens du Règlement n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE, tel que modifié, ou une signature électronique conforme aux conditions de l'article 1322 du Code civil.
Le formulaire de vote par correspondance signé et complété doit parvenir à la Société au plus tard le quatrième jour calendrier qui précède les assemblées générales spéciale et extraordinaire des actionnaires, soit le, ou avant le, dimanche 26 juillet 2020. Jusqu'à cette date, les formulaires peuvent être envoyées à l'adresse suivante par tous les moyens possibles, par exemple par courrier électronique avec un scan ou une copie photographiée du formulaire :
MDxHealth SA A l'attention de M. Jean-Michaël Scelso Secrétaire de la Société CAP Business Center Zone Industrielle des Hauts-Sarts Rue d'Abhooz 31, 4040 Herstal Belgique
ou par courrier électronique à :
[email protected]
Les titulaires de titres de la Société qui désirent voter par correspondance doivent aussi s'enregistrer aux assemblées générales spéciale et extraordinaire des actionnaires, tel que décrit dans l'invitation aux assemblées générales spéciale et extraordinaire des actionnaires. Les titulaires de titres dématérialisés doivent joindre à ce formulaire de vote par correspondance une attestation établie par l'organisme de liquidation compétent pour les titres concernés, ou par un teneur de comptes agréé, certifiant le nombre de titres qui ont été inscrits à leur nom à la date d'enregistrement (soit le jeudi 16 juillet 2020, à minuit (00h00, heure belge)) et avec lesquelles ils veulent participer aux assemblées générales spéciale et extraordinaire des actionnaires.
En cas de modification de l'ordre du jour ou si des nouvelles propositions de résolutions sont déposées, la Société publiera un ordre du jour complété avec, le cas échéant, les sujets à traiter additionnels de l'ordre du jour et les propositions de résolutions additionnelles. Ceci sera fait au plus tard le quinzième jour calendrier avant les assemblées générales spéciale et extraordinaire des actionnaires, soit le, ou avant le, mercredi 15 Juillet 2020 au plus tard. En outre, la Société mettra aussi à disposition un formulaire modifié de vote par correspondance. Les formulaires de vote par correspondance qui parviennent à la Société antérieurement à la publication d'un ordre du jour complété demeurent valides pour les sujets à traiter inscrits à l'ordre du jour auxquels les formulaires de vote par correspondance s'appliquent, sous réserve, cependant, du droit applicable et des clarifications complémentaires décrites dans les formulaires de vote par correspondance. Conformément au Code des sociétés et associations, un vote par correspondance sur un point à l'ordre du jour pour lequel une nouvelle proposition de résolution a été soumise par un ou plusieurs actionnaires détenant au moins 3 % du capital social, n'est pas valable.
Étant donné que les services postaux pourraient être perturbé, la Société recommande d'utiliser le courrier électronique pour toute communication avec la Société concernant les assemblées générales d'actionnaires.
This form should be used by holders of securities of MDxHealth SA (the "Company") who want to vote by mail at the special and extraordinary general shareholders' meetings of the Company.
The voting by mail form must be signed in writing or electronically. In the event an electronic signature is used, it must be a qualified electronic signature in the sense of Regulation No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC, as amended, or with an electronic signature that complies with the conditions set out in Article 1322 of the Belgian Civil Code.
The signed and completed voting by mail form must reach the Company at the latest on the fourth calendar day prior to the special and extraordinary general shareholders' meetings, i.e. on or before Sunday, 26 July 2020. Until this date, forms can be sent to the following address by all possible means, such as by way of an e-mail with a scan or photographed copy of the form:
MDxHealth SA Attention Mr. Jean-Michaël Scelso Company Secretary CAP Business Center Zone Industrielle des Hauts-Sarts Rue d'Abhooz, 31 4040 Herstal, Belgium
or by e-mail to:
Holders of securities of the Company who wish to vote by mail must also register for the special and extraordinary general shareholders' meetings, as described in the notice convening the special and extraordinary general shareholders' meetings. Holders of dematerialised securities must attach to the present voting by mail form a certificate issued by the applicable settlement institution for the securities concerned, or by a certified account holder, confirming the number of securities that have been registered in their name on the registration date, (i.e., Thursday, 16 July 2020 at midnight (12:00 a.m., Belgian time)) with which they want to participate to the special and extraordinary general shareholders' meetings.
In case of amendments to the agenda or if new draft resolutions are tabled, the Company will publish an amended agenda with, as the case may be, additional agenda items and additional draft resolutions. This will be done no later than on the fifteenth calendar day prior to the special and extraordinary general shareholders' meetings, i.e. on or before Wednesday, 15 July 2020 at the latest. In addition, the Company will also make amended forms available for voting by mail. Voting by mail forms that reach the Company prior to the publication of an amended agenda remain valid for the agenda items to which the voting by mail forms apply, subject, however, to applicable law and the further clarifications set out in the voting by mail form. In accordance with the Belgian Companies and Associations Code, a vote via vote by mail for an agenda item in relation to which a new proposed resolution has been submitted by one or more shareholders holding at least 3% of the share capital, is invalid.
As postal services may be disrupted, the Company recommends to use e-mail for all communication with the Company regarding the general shareholders' meetings.
| Le/La soussigné(e), | The undersigned, | ||
|---|---|---|---|
| Prénom / First name: Nom de famille / Family name: Adresse / Address: ou / or Dénomination / Corporate name: Forme juridique / Corporate form: Siège / Registered office: Représenté par (prénom, nom de famille et qualité) / Represented by (first name, family name and capacity): |
…………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… |
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| …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… |
|||
| titulaire du (des) nombre(s) suivant(s) de titres émis par MDxHealth SA, ayant son siège au CAP Business Center, Zone Industrielle des Hauts-Sarts, Rue d'Abhooz 31, 4040 Herstal, Belgique, |
owner of the following number(s) of securities issued by MDxHealth SA, with its registered office at CAP Business Center, Zone Industrielle des Hauts-Sarts, rue d'Abhooz 31, 4040 Herstal, Belgium, |
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| Nombre d'actions / Number of shares: | ……………… | ||
| Forme des actions susmentionnées / Form of the above mentioned shares: (veuillez cocher la case appropriée / please tick the appropriate box) |
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| Nominatives / Registered Dématérialisées / Dematerialised |
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| Number of subscription rights: 1 | Nombre de droits de souscription / | ……………… | |
| 1Les titulaires de droits de souscription peuvent assister aux assemblées générales spéciale et extraordinaire des actionnaires, mais uniquement avec voix consultative. |
1The holders of subscription rights may attend the special and extraordinary general shareholders' meetings, but only with an advisory vote. |
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| vote irrévocablement, comme indiqué dans les cases correspondantes ci dessous, sur les points inscrits à l'ordre du jour suivant : 2 |
votes irrevocably, as indicated in the corresponding boxes below, on the items on the following agenda: 2 |
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| 2Veuillez indiquer le vote dans les cases appropriées pour les points à l'ordre du jour. En l'absence de vote, ou dans le cas où, pour une raison quelconque, il y aurait un manque de clarté concernant le vote communiqué, le soussigné sera présumé avoir voté en faveur des propositions de résolutions soutenues par le conseil d'administration. |
2Please indicate the vote in the appropriate boxes for the items on the agenda. In the absence of a vote, or in the event that, for any reason, there is a lack of clarity regarding the communicated vote, the undersigned will be presumed to have voted in favour of the proposed resolutions supported by the Board of Directors. |
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| ORDRE DU JOUR ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE |
AGENDA SPECIAL GENERAL MEETING |
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| 1. | Nomination du Dr. Regine Slagmulder en tant qu'administrateur indépendant En tenant compte de la recommandation du Comité de Nomination et de Rémunération, le conseil d'administration recommande que Regine Slagmulder BV, représentée par Dr. Regine Slagmulder en tant que représentant permanent, soit nommée administrateur indépendant de la Société pour une durée de trois ans Dr. Regine Slagmulder est associée et professeur titulaire en comptabilité et contrôle de gestion à la Vlerick Business School. Auparavant, elle a travaillé comme consultante en stratégie chez McKinsey & Company. Elle a également travaillé comme professeur de comptabilité de gestion à l'INSEAD et à l'université de Tilburg. Dr. Regine Slagmulder est diplômée en ingénierie électrotechnique civile et en gestion industrielle de l'université de Gand, après quoi elle a obtenu un doctorat en gestion à la Vlerick Business School. Dans le cadre de ses activités de recherche, elle a été chercheur associé à l'INSEAD, à l'université de Boston (États Unis) et au P. Drucker Graduate Management Center de l'université de Claremont (États-Unis). Ses travaux de recherche et d'enseignement portent sur le domaine de la performance, du risque et de la gouvernance. Sur la base des informations fournies par Regine Slagmulder BV, |
1. Appointment of Dr. Regine Slagmulder as independent director Taking into account the recommendation of the Nomination and Remuneration Committee, the Board of Directors recommends that Regine Slagmulder BV, represented by Dr. Regine Slagmulder as permanent representative, be appointed as Independent Director of the Company for a term of three years. Dr. Regine Slagmulder is a partner and full professor in management accounting & control at Vlerick Business School. Previously, she worked as a strategy practice consultant at McKinsey & Company. She also previously worked as a professor of management accounting at INSEAD and at the University of Tilburg. Dr. Regine Slagmulder graduated in civil electrotechnical engineering and industrial management from the University of Ghent, after which she took a management doctorate at Vlerick Business School. As part of her research activities, she was a research fellow attached to INSEAD, Boston University (USA) and the P. Drucker Graduate Management Center at Claremont University (USA). Her research and teaching work lies within the area of performance, risk and governance. Based on information made available by Regine Slagmulder BV, |
|
| représentée par Dr. Regine Slagmulder en tant que représentant permanent, il apparaît que chacun de Regine Slagmulder BV et Dr. Regine Slagmulder satisfait aux exigences applicables pour être nommée en tant qu'administrateur indépendant conformément à l'article 7:87 du |
represented by Dr. Regine Slagmulder as permanent representative, it appears that each of Regine Slagmulder BV and Dr. Regine Slagmulder satisfies the applicable requirements in order to be nominated as Independent Directors in accordance with article 7:87 |
Code des sociétés et des associations et à la disposition 3.5 du Code belge de gouvernance d'entreprise 2020.
► Proposition de résolution:
L'assemblée générale des actionnaires décide de nommer Regine Slagmulder BV, représentée par Dr. Regine Slagmulder en tant que représentant permanent, en tant qu'administrateur indépendant de la Société au sens de l'article 7:87 du Code des sociétés et associations et de la disposition 3.5 du Code belge de gouvernance d'entreprise 2020, pour une durée de trois ans, jusqu'à et y compris la clôture de l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2023 et qui aura statué sur les comptes annuels de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2022.
0 Pour / For 0 Contre / Against 0 Abstention
of the Belgian Companies and Associations Code and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code.
► Proposed resolution:
The general shareholders' meeting resolves to appoint Regine Slagmulder BV, represented by Dr. Regine Slagmulder as permanent representative, as Independent Director of the Company within the meaning of article 7:87 of the Belgian Companies and Associations Code and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, for a term of three years, up to and including the closing of the annual general shareholders' meeting to be held in 2023 which will have decided upon the financial statements for the financial year ended on 31 December 2022.
► INSTRUCTION DE VOTE: ► VOTING INSTRUCTION:
- Nomination du Dr. Eric Bednarski en tant qu'administrateur Le 24 avril 2020, la Société et MVM V LP et MVM GP (No.5) LP (ensemble "MVM") ont conclu une convention de souscription (subscription agreement) en vertu de laquelle, entre autres, MVM a accepté de souscrire 20.162.924 nouvelles actions de la Société. Les nouvelles actions ont été émises par la Société le 15 mai 2020. Dans le cadre de la convention de souscription (subscription agreement), la Société a accepté de proposer à l'assemblée générale des actionnaires de la Société de nommer le Dr. Eric Bednarski, l'un des associés de MVM et actuellement observateur au conseil d'administration de la Société, comme administrateur de la Société. Au vu de ce qui précède, et compte tenu de la recommandation du Comité de Nomination et de Rémunération, le conseil d'administration recommande que le Dr. Eric Bednarski soit nommé administrateur de la Société pour une durée de trois ans.
Le Dr. Eric Bednarski est un associé de MVM, et a rejoint MVM en 2008. Avant de rejoindre MVM, il était associé chez Advent Healthcare Ventures et principal chez Advent International Corporation. Avant l'avènement, il était administrateur au sein du groupe Corporate Finance de la Silicon Valley Bank. Le Dr. Eric Bednarski est titulaire d'une licence en sciences neurales de l'université de Brown et d'un doctorat en sciences biologiques de l'université de Californie, Irvine.
► Proposition de résolution: ► Proposed resolution:
L'assemblée générale des actionnaires décide de nommer le Dr. Eric Bednarski en tant qu'administrateur de la Société pour une durée de trois ans, jusqu'à et y compris la clôture de l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2023 et qui aura statué sur les comptes annuels de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2022.
2. Appointment of Dr. Eric Bednarski as director On 24 April 2020, the Company and MVM V LP and MVM GP (No.5) LP (together "MVM") entered into a subscription agreement pursuant to which, amongst other things, MVM agreed to subscribe for 20,162,924 new shares of the Company. The new shares were issued by the Company on 15 May 2020. Within the context of the subscription agreement, the Company agreed to propose to the Company's general shareholders' meeting to appoint Dr. Eric Bednarski, one of the partners of MVM and currently an observer to the Company's board of directors, as director of the Company. In view hereof, and taking into account the recommendation of the Nomination and Remuneration Committee, the Board of Directors recommends that Dr. Eric Bednarski be appointed as Director of the Company for a term of three years.
Dr. Eric Bednarski is a partner of MVM, and joined MVM in 2008. Before joining MVM, he was a partner at Advent Healthcare Ventures and a principal at Advent International Corporation. Prior to advent, he was a director in the Corporate Finance Group of Silicon Valley Bank. Dr. Eric Bednarski has a B.S. degree in Neural Science from Brown University and a Ph.D. in Biological Sciences from the University of California, Irvine.
The general shareholders' meeting resolves to appoint Dr. Eric Bednarski as Director of the Company for a term of three years, up to and including the closing of the annual general shareholders' meeting to be held in 2023 which will have decided upon the financial statements for the financial year ended on 31 December 2022.
| ► INSTRUCTION DE VOTE: | ► VOTING INSTRUCTION: | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| 0 Pour / For | 0 Contre / Against | 0 Abstention | |||
| 3. | Rémunération des administrateurs En tenant compte de la recommandation du Comité de Nomination et de Rémunération, le conseil d'administration propose que la rémunération des membres du conseil d'administration soit modifiée comme indiqué dans la proposition de résolution. |
3. | Remuneration of the directors as set out in the proposal resolution. |
Taking into account the recommendation of the Nomination and Remuneration Committee, the Board of Directors proposes that the remuneration of the members of the Board of Directors be amended |
► Proposition de résolution: ► Proposed resolution:
La rémunération des membres du conseil d'administration de la Société est comme suit:
- (a) Le mandat des administrateurs non-exécutifs de la Société est rémunéré comme suit:
- (i) Chaque administrateur non-exécutif a droit à une rémunération fixe annuelle maximale de
- (ii) Le président du conseil d'administration a droit à une rémunération fixe annuelle supplémentaire maximale de EUR 31.000,00
(environ USD 35.000).
EUR 35.000,00 (environ USD 40.000).
- (iii) Le président du Comité d'Audit a droit à une rémunération fixe annuelle maximale supplémentaire de EUR 17.500,00 (environ USD 20.000), et les autres membres du Comité d'Audit (autres que le président de ce comité) ont droit à une rémunération fixe annuelle maximale supplémentaire de EUR 9.000,00 (environ USD 10.000).
- (iv) Le président du Comité de Nomination et de Rémunération a droit à une rémunération fixe annuelle maximale supplémentaire de EUR 17.500,00 (environ USD 20.000), et les autres membres du Comité de Nomination et de Rémunération (autres que le président de ce comité) ont droit à une rémunération fixe annuelle maximale supplémentaire de EUR 5.500,00 (environ USD 6.000).
- (v) Les rémunérations visées aux paragraphes (ii), (iii) et (iv) s'ajoutent aux rémunérations prévues au paragraphe (i) et peuvent être combinées, selon que les critères d'éligibilité énoncés dans ces paragraphes sont remplis ou non. La rémunération peut être réduite pro rata temporis en fonction de la durée du mandat, de la présidence ou de l'appartenance d'un administrateur au cours d'une année donnée. Tous les montants sont hors TVA et charges similaires.
- (b) Nonobstant ce qui précède, les administrateurs nonexécutifs qui ne sont pas des administrateurs indépendants n'ont pas droit à une rémunération en numéraire comme indiqué au paragraphe (a), mais ont le droit de recevoir chaque année des options sur un maximum de 10.000 actions (share options) de la Société.
- (c) Les règles énoncées aux paragraphes (a) et (b) s'appliquent à compter du 1 juillet 2020, la rémunération pour la période allant du 1 juillet au 31 décembre 2020 étant égale à 50 % de la rémunération visée aux paragraphes (a) et (b).
The remuneration of the members of the board of directors of the Company shall be as follows:
- (a) The mandate of the non-executive directors of the Company shall be remunerated as follows:
- (i) Each non-executive director shall be entitled to a maximum annual fixed remuneration of EUR 35,000.00 (ca. USD 40,000).
- (ii) The chairperson of the Board of Directors shall be entitled to an additional maximum annual fixed remuneration of EUR 31,000.00 (ca. USD 35,000).
- (iii) The chairperson of the Audit Committee shall be entitled to an additional maximum annual fixed remuneration of EUR 17,500.00 (ca. USD 20,000), and the other members of the Audit Committee (other than the chairperson of this committee) shall be entitled to an additional maximum annual fixed remuneration of EUR 9,000.00 (ca. USD 10,000).
- (iv) The chairperson of the Nomination and Remuneration Committee shall be entitled to an additional maximum annual fixed remuneration of EUR 17,500.00 (ca. USD 20,000), and the other members of the Nomination and Remuneration Committee (other than the chairperson of this committee) shall be entitled to an additional maximum annual fixed remuneration of EUR 5,500.00 (ca. USD 6,000).
- (v) The remuneration set out in paragraphs (ii), (iii) and (iv) shall be in addition to the remuneration set out in paragraph (i) and can be combined, depending on whether the eligibility criteria set out in these paragraphs have been met. The remuneration can be reduced pro rata temporis depending on the duration of the mandate, chairpersonship or membership of a director during a given year. All amounts are exclusive of VAT and similar charges.
- (b) Notwithstanding the foregoing, non-executive directors that are not independent directors shall not be entitled to a remuneration in cash as set out in paragraph (a), but shall each year be entitled to receive share options for a maximum of 10,000 shares of the Company.
- (c) The rules set out in paragraphs (a) and (b) shall apply as from 1 July 2020, whereby the remuneration for the period from 1 July until 31 December 2020 shall be 50% of the remuneration referred to in paragraphs (a) and (b).
| ► INSTRUCTION DE VOTE: | ► VOTING INSTRUCTION: | |
|---|---|---|
| 0 Pour / For | 0 Contre / Against | 0 Abstention |
| ORDRE DU JOUR | AGENDA |
ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE
EXTRAORDINARY GENERAL MEETING
Special and Extraordinary General Shareholders' Meetings of MDxHealth SA - Voting by Mail Form 4/7 1. Communication du rapport spécial du conseil d'administration conformément à l'article 7:199 du Code des sociétés et des associations
- Submission of the special report of the Board of Directors in accordance with article 7:199 of the Belgian Companies and
relatif à la proposition de renouveler le capital autorisé
Considération, discussion et communication du rapport spécial du conseil d'administration conformément à l'article 7:199 du Code des sociétés et des associations relatif à la proposition de renouveler les pouvoirs conférés au conseil d'administration dans le cadre du capital autorisé, tel que repris ci-dessous au point 2 de l'ordre du jour de l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires, et exposant les circonstances spécifiques dans lesquelles le conseil d'administration pourra utiliser ses pouvoirs dans le cadre du capital autorisé, et les objectifs qu'il devra poursuivre.
2. Renouvellement de l'autorisation au conseil d'administration d'augmenter le capital dans le cadre du capital autorisé
Afin de permettre au conseil d'administration de disposer de la flexibilité nécessaire pour lever des fonds propres supplémentaires lorsque le besoin s'en fait sentir ou qu'une opportunité se présente, le conseil d'administration propose de lui accorder des pouvoirs limités dans le cadre du capital autorisé pour augmenter le capital de la Société d'un montant maximum égal à 100 % du montant du capital social de la Société pendant une période de 5 ans, le tout comme indiqué ci-dessous. Pour de plus amples informations sur les circonstances dans lesquelles le conseil d'administration pourrait faire usage du capital autorisé et sur les objectifs que le conseil d'administration poursuivrait avec le capital autorisé, voyez également le rapport spécial mentionné au point 1 de l'ordre du jour de l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires.
► Proposition de résolution: ► Proposed resolution:
L'assemblée générale des actionnaires décide de renouveler l'autorisation donnée au conseil d'administration d'augmenter le capital en une ou plusieurs fois, pendant une période de cinq (5) ans à compter de la publication aux Annexes du Moniteur belge de la présente autorisation, d'un montant total jusqu'à 100% du montant du capital social de la Société, et ce conformément aux conditions et modalités fixées dans le rapport spécial du conseil d'administration établi conformément à l'article 7:199 du Code des sociétés et des associations, tel que visé au point 1 de l'ordre du jour de la présente assemblée générale extraordinaire des actionnaires. En conséquence, l'assemblée générale des actionnaires décide de supprimer l'article 6 "Capital autorisé" des statuts de la Société et de le remplacer par le texte suivant (la date mentionnée dans la sous-section entre crochets étant la date de l'assemblée générale approuvant le capital autorisé renouvelé, et le montant mentionné dans la sous-section entre crochets étant le montant du capital social de la Société au moment de l'assemblée générale approuvant le capital autorisé):
"Article 6: Capital Autorisé
Le conseil d'administration est autorisé à augmenter le capital de la société en une ou plusieurs fois d'un montant total maximum de [100 % du capital de la société au moment de l'adoption du nouveau capital autorisé].
Le conseil d'administration peut augmenter le capital social par des apports en numéraire ou en nature, par l'incorporation de réserves, disponibles ou non, et par l'incorporation de primes d'émission, avec ou sans émission de nouvelles actions, avec ou sans droit de vote, qui auront les droits qui seront déterminés par le conseil d'administration. Le conseil d'administration est également autorisé à utiliser cette autorisation pour l'émission d'obligations convertibles ou de droits de souscription, d'obligations avec droits de souscription ou d'autres titres. Cette autorisation est valable pour une période de cinq ans à compter de la date de publication aux Annexes du Moniteur belge d'un extrait du procès-verbal de l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires de la société tenue le [28 mai 2020].
En cas d'augmentation de capital décidée par le conseil d'administration dans le cadre du capital autorisé, toutes les primes d'émission comptabilisées, le cas échéant, seront comptabilisées conformément aux dispositions des présents statuts.
Le conseil d'administration est autorisé, dans l'exercice de ses pouvoirs dans le cadre du capital autorisé, à limiter ou à supprimer, dans l'intérêt de la société, le droit de préférence des actionnaires. Cette limitation ou suppression du droit de préférence peut également être faite en faveur des membres du personnel de la société ou de ses filiales, ou en faveur d'une ou plusieurs personnes autres que les membres du personnel de la société ou de ses filiales.
Le conseil d'administration est autorisé, avec droit de substitution, à modifier les statuts, après chaque augmentation de capital intervenue dans le cadre du capital autorisé, afin de les mettre en conformité avec
Associations Code relating to the proposal to renew the authorised capital
Consideration, discussion and submission of the special report of the Board of Directors in accordance with article 7:199 of the Belgian Companies and Associations Code relating to the proposal to renew the powers granted to the Board of Directors under the authorised capital, as set out below in item 2 of the agenda of the extraordinary general shareholders' meeting, and setting out the specific circumstances in which the Board of Directors will be able to use its powers under the authorised capital, and the purposes that it should pursue.
2. Renewal of the authorisation to the Board of Directors to increase
the share capital within the framework of the authorised capital In order to allow the Board of Directors the flexibility to raise additional equity based financing as and when the need may arise or an opportunity would present itself, the Board of Directors proposes that it be granted limited powers under the authorised capital to increase the Company's share capital by a maximum amount of 100% during a term of 5 years, all as further set out below. For further information on the circumstances in which the Board of Directors could make use of the authorised capital and the objectives that the Board of Directors would pursue with the authorised capital, see also the special report referred to in item 1 of the agenda of the extraordinary general shareholders' meeting.
The general shareholders' meeting resolves to renew the authorisation to the Board of Directors to increase the share capital in one or several times, during a period of five (5) years as from the publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of this authorisation, with an aggregate amount equal to up to 100% of the amount of the share capital of the Company, and this in accordance with the terms and conditions set forth in the special report of the Board of Directors prepared in accordance with article 7:199 of the Belgian Companies and Associations Code, as referred to in agenda item 1 of this extraordinary general shareholders' meeting. Consequently, the general shareholders' meeting resolves to delete article 6 "Authorised capital" of the articles of association of the Company entirely and to replace it with the following text (whereby the date referred to in the sub-section between square brackets shall be the date of the general shareholders' meeting approving the renewed authorised capital, and the amount referred to in the subsection between brackets shall be the amount of the Company's share capital at the time of the general shareholders' meeting approving the authorised capital):
"Article 6: Authorised capital
The board of directors is authorised to increase the share capital of the company on one or several occasions by a maximum aggregate amount of [100% of the company's share capital at the time of the adoption of the new authorised capital].
The board of directors may increase the share capital by contributions in cash or in kind, by capitalisation of reserves, whether available or unavailable for distribution, and capitalisation of issue premiums, with or without the issuance of new shares, with or without voting rights, that will have the rights as will be determined by the board of directors. The board of directors is also authorised to use this authorisation for the issuance of convertible bonds or subscription rights, bonds with subscription rights or other securities.
This authorisation is valid for a period of five years as from the date of publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of an extract of the minutes of the extraordinary general shareholders' meeting of the company held on [May 28, 2020].
In the event of a capital increase decided by the board of directors within the framework of the authorised capital, all issue premiums booked, if any, will be accounted for in accordance with the provisions of these articles of association.
The board of directors is authorised, when exercising its powers within the framework of the authorised capital, to restrict or cancel, in the interest of the company, the preferential subscription rights of the shareholders. This restriction or cancellation of the preferential subscription rights can also be done in favour of members of the personnel of the company or of its subsidiaries, or in favour of one or more persons other than members of the personnel of the la nouvelle situation du capital social et des actions." company or of its subsidiaries.
The board of directors is authorised, with the right of substitution, to amend the articles of association, after each capital increase that has occurred within the framework of the authorised capital, in order to bring them in conformity with the new situation of the share capital and the shares."
| ► INSTRUCTION DE VOTE: | ► VOTING INSTRUCTION: |
|---|---|
| 0 Pour / For | 0 Contre / Against 0 Abstention |
| 3. Modification et reformulation des statuts de la Société afin de les mettre en conformité avec le Code des sociétés et des associations |
3. Amendment and restatement of the articles of association of the Company to bring these in line with the Belgian Companies and Associations Code |
| ► Proposition de résolution: L'assemblée générale des actionnaires décide de modifier et de reformuler les statuts de la Société conformément au projet de statuts proposé qui est joint à la note explicative qui a été préparée par le conseil d'administration conformément à l'article 7:129, §3, 4° du Code des sociétés et des associations et qui est disponible sur le site web de la société, en vue: (a) de mettre en conformité les statuts avec les dispositions et prescrits du Code des sociétés et des associations du 23 mars 2019 conformément à l'article 39, §1, troisième alinéa de la loi belge du 23 mars 2019 introduisant le Code des sociétés et des associations et portant des dispositions diverses, qui s'applique par exemple (i) aux propositions de modification de l'article 2 relatif au siège de la Société, (ii) à plusieurs propositions de modification visant à mettre à jour les références à l'(ancien) Code des sociétés au (nouveau) Code des sociétés et des associations (voir articles 4, 6, 7, 13, 15, 18, 21, 28, 31, 36, 46, 47 et 50), (iii) à plusieurs propositions de modification visant à refléter les nouveaux termes et concepts du Code des sociétés et des associations (comme dans les articles 1, 3, 5, 6, 7, 9, 10, 11, 18, 23, 30, 32, 33, 38, 45, 51) et (iv) à l'application proposée du modèle d'administration moniste et la suppression de la possibilité de mettre en place un comité de direction (comme aux articles 17, 25, 26 et 27) ; (b) d'apporter quelques modifications techniques aux statuts (comme aux articles 7, 8, 9, 13, 14, 18, 19, 20, 23, 24, 25, 31, 35, 37, 39, 40, 41, 48 et 49). |
► Proposed resolution: The general shareholders' meeting resolves to amend and restate the articles of association of the Company in accordance with the proposed draft of the articles of association that is attached to the explanatory note that has been prepared by the Board of Directors pursuant to article 7:129, §3, 4° of the Belgian Companies and Associations Code and which is available on the Company's website, with a view to: (a) bringing the articles of association in line with the provisions and requirements of the Belgian Companies and Associations Code of 23 March 2019 in accordance with article 39, §1, third paragraph of the Belgian Act of 23 March 2019 regarding the introduction of the Belgian Companies and Associations Code and regarding various provisions, which for example applies to (i) the proposed amendments to article 2 in relation to the registered office of the Company, (ii) several proposed amendments to update references to the (former) Belgian Companies Code to the (new) Belgian Companies and Associations Code (see articles 4, 6, 7, 13, 15, 18, 21, 28, 31, 36, 46, 47 and 50), (iii) several proposed amendments order to reflect the new terms and concepts of the Belgian Code of Companies of Associations (such as in articles 1, 3, 5, 6, 7, 9, 10, 11, 18, 23, 30, 32, 33, 38, 45, 51) and (iv) the proposed application of the model of monistic governance and the removal of the possibility to put in place an executive committee (such as in articles 17, 25, 26 and 27); (b) making some technical changes in the articles of associations (such as in articles 7, 8, 9, 13, 14, 18, 19, 20, 23, 24, 25, 31, 35, 37, 39, 40, 41, 48 and 49). |
| ► INSTRUCTION DE VOTE: | ► VOTING INSTRUCTION: |
| 0 Pour / For | 0 Contre / Against 1 Abstention |
| Les votes susmentionnés s'appliquent aux assemblées générales spéciale et extraordinaire des actionnaires qui se tiendront le jeudi 30 juillet 2020. Dans le cas où les assemblées générales spéciale et/ou extraordinaire des actionnaires susmentionnées seraient reportées ou ajournées, les votes susmentionnés s'appliqueront également à la ou aux assemblées générales des actionnaires qui seront tenues avec le même ordre du jour, le cas échéant: |
The aforementioned votes apply to the special and extraordinary general shareholders' meetings to be held on Thursday, 30 July 2020. In case the aforementioned special and/or extraordinary general shareholders' meetings would be postponed or suspended, the aforementioned votes shall also apply to the general shareholders' meetings that would be held having the same agenda, as relevant: |
| oui non |
yes no |
| Veuillez remplir la case appropriée. Une absence d'instruction ou si, pour quelque raison, il y a une absence de clarté à propos de l'instruction donnée, le soussigné sera supposé avoir choisi "oui". Veuillez noter qu'aux fins de s'appliquer à telle assemblée subséquente, les titulaires de titres doivent s'enregistrer à nouveau pour cette assemblée. |
Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if, for whatever reason, there is a lack of clarity with regard to the instruction given, the undersigned shall be deemed to have selected "yes". Please note that in order to apply for such subsequent meeting, holders of securities must again register for such meeting. |
| Si, pendant les assemblées, il y a des modifications à une proposition de résolution ou une nouvelle proposition de résolution1 : |
In case of amendments during the meetings to a proposed resolution or a new proposed resolution1 : |
| le/la soussigné(e) votera pour la résolution modifiée ou nouvelle le/la soussigné(e) votera contre la résolution modifiée ou nouvelle le/la soussigné(e) s'abstiendra de voter sur la résolution |
the undersigned shall vote for the amended or new resolution the undersigned shall vote against the amended or new resolution the undersigned shall abstain from the vote on the |
| Special and Extraordinary General Shareholders' Meetings of MDxHealth SA - Voting by Mail Form | 6/7 |
modifiée ou nouvelle la personne suivante sera consitutée comme mandataire spécial, avec droit de substitution, pour voter au nom du/ de la soussigné(e) sur la résolution modifiée ou nouvelle : le président du conseil d'administration de la Société2 1Veuillez cocher tel qu'approprié. Une absence d'instruction sera interprétée comme une instruction de voter pour la résolution modifiée ou nouvelle selon la manière supportée ou recommandée par le conseil d'administration de la Société. 2 Si le président du conseil d'administration de la Société est constitué comme mandataire spécial, le président (ou, le cas échéant, un autre administrateur, un employé ou un remplaçant désigné par la Société si le président ne peut pas participer à l'assemblée générale des actionnaires) vote dans ce cas sur les propositions de résolution modifiées ou nouvelles selon la manière supportée ou recommandée par le conseil d'administration. Veuillez noter que le président du conseil d'administration de la Société (ou, le cas échéant, le remplaçant du président) est un administrateur, un employé ou un remplaçant désigné de la Société et a donc un conflit d'intérêts potentiel tel que défini dans l'article 7:143, §4 du Code des sociétés et des associations. amended or new resolution the following person will be appointed as proxy holder, with the right of substitution, to vote on behalf of the undersigned on the amended or new resolution: the Chairman of the Board of Directors of the Company2 1 Please complete as appropriate. An absence of instruction shall be tantamount to an instruction to vote for the amended or new resolution as will be supported or recommended by the Board of Directors of the Company. 2 If the Chairman of the Board of Directors of the Company is appointed as a proxy holder, the Chairman (or, as the case may be, another Director, an employee or a substitute designated by the Company if the Chairman is unable to attend the general shareholder meeting) shall in such case vote on the amended or new proposed resolutions in the manner supported or recommended by the Board of Directors. Please note that the Chairman of the Board of Directors of the Company (or, as the case may be, the replacement of the Chairman) is a director, employee or subsitute of the Company and therefore has a potential conflict of interest as defined in article 7:143, §4 of the Companies and Associations Code. Ce formulaire de vote par correspondance sert également de notification au sens de l'article 7:134, §2, alinéa 3 du Code des sociétés et des associations pour les assemblées générales spéciale et extraordinaire des actionnaires de la Société qui se tiendront le jeudi 30 juillet 2020. Fait à……………………………………. This voting by mail form also serves as notification within the meaning of article 7:134, §2, paragraph 3 of the Belgian Companies and Associations Code for the special and extraordinary general shareholders' meetings of the Company to be held on Thursday 30 July 2020. Done at……………………………………. ……………………………… 2020 (date) …………………………………………………….. (nom / name)
…………………………………………………….. (signature)