Matrix Design Co., Ltd. — AGM Information 2023

Nov 6, 2023

证券代码：301365 证券简称：矩阵股份 公告编号：2023-057

矩阵纵横设计股份有限公司

关于召开 2023 年第二次临时股东大会的通知

本公司及董事会全体成员保证信息披露的内容真实、准确、完整，没有 虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏。

矩阵纵横设计股份有限公司（以下简称“公司”）于2023年11月6日召开第一届董事 会第十五次会议，会议审议通过了《关于提请召开2023年第二次临时股东大会的议案》， 决定于2023年11月24日下午14:30召开2023年第二次临时股东大会，现将相关会议事项 通知如下：

一、召开会议的基本情况

• 1 、股东大会届次 ：矩阵纵横设计股份有限公司2023年第二次临时股东大会

• 2 、股东大会召集人 ：公司董事会

• 3 、会议召开的合法及合规性 ：本次股东大会的召开程序符合有关法律、法规、部

• 门规章、规范性文件和《公司章程》的规定。

• 4 、会议召开时间 ：

• （1）现场会议时间：2023年11月24日下午14:30

（2）网络投票时间：① 通过深圳证券交易所交易系统进行网络投票的时间为 2023年11月24日上午9:15至9:25，9:30至11:30，下午13:00至15:00；② 通过深圳证券交 易所互联网系统投票的时间为2023年11月24日上午9:15至2023年11月24日下午15:00。

• 5 、会议召开方式： 本次股东大会采取现场表决与网络投票相结合的方式。

（1）现场投票：股东本人出席现场会议或者通过授权委托书委托他人出席现场会 议。

• （2）网络投票：本次股东大会将通过深圳证券交易所交易系统和互联网投票系统

（http://wltp.cninfo.com.cn）向公司股东提供网络形式的投票平台，公司股东可在网络 投票时间内通过上述系统行使表决权。

公司股东应选择现场投票、网络投票中的一种方式，如果同一表决权出现重复投 票表决的，以第一次投票表决结果为准。

6 、股权登记日 ：2023年11月20日

7 、出席对象：

（1）在股权登记日持有公司股份的普通股股东或其代理人，于股权登记日2023年 11月20日下午收市时在中国证券登记结算有限公司深圳分公司登记在册的公司全体普 通股股东均有权出席股东大会，不能亲自出席本次会议的股东，可以以书面形式委托 代理人（该股东代理人不必是本公司股东）出席会议并参加表决，或在网络投票时段 内参加网络投票。

（2）公司董事、监事和高级管理人员。

（3）公司聘请的见证律师。

8 、会议地点 ：深圳市福田区福保街道福保社区福田保税区市花路3号花样年.福年 广场B栋411公司会议室。

二、本次会议审议事项

（一）会议审议提案

本次股东大会议案编码示列表如下：

议案 编码	议案名称	备注
		该列打勾的栏目可 以投票
100	总议案：除累积投票议案外的所有议案	√
	累积投票议案（采用等额选举，填报投给候选人的选举票数）
1.00	关于董事会换届选举暨提名第二届董事会非独立董事的议案	应选4人
1.01	选举王冠先生为公司第二届董事会非独立董事	√
1.02	选举刘建辉先生为公司第二届董事会非独立董事	√
1.03	选举王兆宝先生为公司第二届董事会非独立董事	√
1.04	选举王勇先生为公司第二届董事会非独立董事	√

2.00	关于董事会换届选举暨提名第二届董事会独立董事的议案	应选3人
2.01	选举蔡荣鑫先生为公司第二届董事会独立董事	√
2.02	选举张春艳女士为公司第二届董事会独立董事	√
2.03	选举刘晓军先生为公司第二届董事会独立董事	√
3.00	关于公司监事会换届选举暨提名第二届监事会非职工代表监事的议 案	应选2人
3.01	选举周晓云女士为公司第二届监事会非职工代表监事	√
3.02	选举邓万里先生为公司第二届监事会非职工代表监事	√
	非累积投票议案
4.00	关于使用部分闲置募集资金进行现金管理的议案	√
5.00	关于公司2024年度向银行申请综合授信额度的议案	√

（二）提案披露情况

上述提案已经公司第一届董事会第十五次会议及第一届监事会第十五次会议审议 通过，具体内容详见2023年11月6日在巨潮资讯网（www.cninfo.com.cn）披露的相关公 告。

（三）特别强调事项

1、第1.00、2.00、3.00项提案采用累积投票制逐项投票选举，应分别选出非独立董 事4名、独立董事3名、非职工代表监事2名。股东所拥有的选举票数为其所持有表决权 的股份数量乘以应选人数，可以将所拥有的选举票数以应选人数为限在候选人中任意 分配（可以投出零票），但总数不得超过其拥有的选举票数。其中，独立董事候选人 的任职资格和独立性尚需经深交所备案审核无异议，股东大会方可进行表决。

2、议案1.00、2.00、4.00、5.00均由独立董事发表了明确同意的独立意见。

3、本次会议议案将对中小投资者（中小投资者指除公司董事、监事、高级管理人 员及单独或合计持有公司5%以上股份的股东以外的其他股东）的表决情况进行单独计 票并及时公开披露。

三、现场会议登记办法

1 、登记时间 ：2023年11月20日-2023年11月23日（上午9:30-12:00，下午14:00-17:30）

2 、登记地点 ：深圳市福田区福保街道福保社区福田保税区市花路3号花样年.福年 广场B栋411矩阵股份证券部办公室

3 、登记方式：

（1）自然人股东持本人身份证、股东账户卡或持股凭证办理登记手续；自然人股 东委托代理人的，代理人凭本人身份证、授权委托书（式样详见附件1）、委托人股东 账户卡、委托人身份证复印件办理登记手续；

（2）法人股东应由法定代表人或法定代表人委托的代理人出席会议。法定代表人 出席会议的，应持股东账户卡、加盖公章的营业执照复印件、法定代表人证明书及身 份证办理登记手续；法定代表人委托代理人出席会议的，代理人应持代理人本人身份 证、加盖公章的营业执照复印件、法定代表人出具的授权委托书(式样详见附件1)、法 定代表人证明书及身份证明、法人股东股票账户卡办理登记手续；

（3）异地股东可采用信函或电子邮件进行登记，股东请仔细填写《参会股东登记 表》(式样详见附件2)，以便登记确认，不接受电话登记。信函或电子邮件请在2023年 11月23日下午17：30前送达、邮寄或电子邮件提交到公司证券部（登记时间以收到邮 件或信函时间为准)；来信请注明“股东大会”字样。

4 、注意事项 ：出席现场会议的股东和股东代理人请携带相关证件原件于会前半小 时到达会议地点签到入场。

5 、会议联系方式：

联系人：李志汉、尹浩然 电话：0755-83222578

邮箱：stock008@matrixdesign.com

通讯地址：深圳市福田区福保街道福保社区福田保税区市花路3号花样年.福年广场 B栋411矩阵股份证券部办公室

本次现场会议会期半天，参会人员食宿及交通费自理。

四、参加网络投票的具体操作流程

在本次股东大会上，公司将向股东提供网络投票平台，股东可以通过深圳证券交 易所交易系统和互联网投票系统(http://wltp.cninfo.com.cn)参加网络投票，网络投票的操

作流程详见附件3。

五、备查文件

• 1、公司第一届董事会第十五次会议决议；

• 2、公司第一届监事会第十五次会议决议；

• 3、深圳证券交易所要求的其他文件。

特此公告。

矩阵纵横设计股份有限公司董事会

2023年11月6日

附件1、授权委托书

附件2、参会股东登记表

附件3、参加网络投票的具体操作流程

附件 1 ：

授权委托书

本人/本公司作为矩阵纵横设计股份有限公司股东，兹委托 先生/女士代为出 席贵司2023年第二次临时股东大会，并对会议议案行使如下表决权，本授权委托书的 有效期至本次股东大会闭会。

议案 编码	议案名称	该列打勾的 栏目可以投 票	同意	反对	弃权
100	总议案：除累积投票议案外的所有议案	√
	累积投票议案（采用等额选举，填报投给候选人的选举票数）
1.00	关于董事会换届选举暨提名第二届董事会非独立董事的 议案	应选人数 （4人）		选举票数
1.01	选举王冠先生为公司第二届董事会非独立董事	√
1.02	选举刘建辉先生为公司第二届董事会非独立董事	√
1.03	选举王兆宝先生为公司第二届董事会非独立董事	√
1.04	选举王勇先生为公司第二届董事会非独立董事	√
2.00	关于董事会换届选举暨提名第二届董事会独立董事的议 案	应选人数 （3人）		选举票数
2.01	选举蔡荣鑫先生为公司第二届董事会独立董事	√
2.02	选举张春艳女士为公司第二届董事会独立董事	√
2.03	选举刘晓军先生为公司第二届董事会独立董事	√
3.00	关于公司监事会换届选举暨提名第二届监事会非职工代 表监事的议案	应选人数 （2人）		选举票数
3.01	选举周晓云女士为公司第二届监事会非职工代表监事	√
3.02	选举邓万里先生为公司第二届监事会非职工代表监事	√
	非累积投票议案
4.00	关于使用部分闲置募集资金进行现金管理的议案	√
5.00	关于公司2024年度向银行申请综合授信额度的议案	√

说明：

• 1、本次股东大会审议提案1.00-3.00为累积投票提案，以填报给候选人的选举票数为准。公司股东 应当以其所拥有的每个提案组的选举票数为限进行投票，如股东所投选举票数超过其拥有选举票数 的，其对该项提案组所投的选举票均视为无效投票。

• 2、提案4.00-5.00请在表决票中选择“同意”、“反对”、“弃权”中的一项，在相应栏中划“√”， 否则，视为无效票；多选无效；涂改无效。

• 3、对于委托人未对上述议案作出具体指示，则视为受托人有权按照自己的意思进行表决。

• 4、《授权委托书》复印件或按以上格式自制均有效；法人股东委托须加盖公章，法定代表人需签

字。

委托人姓名（签字或盖章）:

身份证或营业执照号码：

委托股东持股数： 委托人股票账号：

受托人签名： 受托人身份证号码： 委托日期： 年 月 日

附件 2 ：

矩阵纵横设计股份有限公司

2023 年第二次临时股东大会参会股东登记表

自然人股东姓名： 法人股东名称：	身份证号码： 统一社会信用代码：
股东股票账号：	持股数量：
是否委托他人参加会议：	联系人：
受托人姓名：	受托人身份证号码：
联系电话：	电子邮件：
联系地址：	邮编：
发言意向及要点：
股东签字（签字或盖章）： 年 月 日

附注：

• 1、请用正楷字完整填写本登记表。

• 2、如股东拟在本次股东大会上发言，请在发言意向及要点栏表明您的发言意向及要点，并注 明所需的时间。请注意：因股东大会时间有限，股东发言由本公司按登记统筹安排，本公司不 能保证本参会股东登记表上表明发言意向及要点的股东均能在本次股东大会上发言。

• 3、上述参会股东登记表的复印件或按以上格式自制均有效。

附件 3 ：

参加网络投票的具体操作流程

一、网络投票的程序

1、投票代码：351365

• 2、投票简称：矩阵投票

• 3、填报表决意见或选举票数。

“ ” “ ” “ ” 对于非累积投票议案，填报表决意见： 同意 、 反对 、 弃权 。

对于累积投票提案，填报投给某候选人的选举票数。上市公司股东应当以其所拥 有的每个提案组的选举票数为限进行投票，股东所投选举票数超过其拥有选举票数的， 或者在差额选举中投票超过应选人数的，其对该项提案组所投的选举票均视为无效投 票。如果不同意某候选人，可以对该候选人投 0 票。

累积投票制下投给候选人的选举票数填报一览表

投给候选人的选举票数	填报
对候选人A投X1票	X1票
对候选人B投X2票	X2票
…	…
合 计	不超过该股东拥有的选举票数

（1）选举非独立董事（如提案1.00采用等额选举，应选人数为4位）

股东所拥有的选举票数=股东所代表的有表决权的股份总数×4

股东可以将所拥有的选举票数在4位非独立董事候选人中任意分配，但投票总数不 得超过其拥有的选举票数。

（2）选举独立董事（如提案2.00采用等额选举，应选人数为3位）

股东所拥有的选举票数=股东所代表的有表决权的股份总数×3

股东可以将所拥有的选举票数在3位独立董事候选人中任意分配，但投票总数不得 超过其拥有的选举票数。

（3）选举监事（如提案3.00采用等额选举，应选人数为2位）

股东所拥有的选举票数=股东所代表的有表决权的股份总数×2

股东可以在2位监事候选人中将其拥有的选举票数任意分配，但投票总数不得超过 其拥有的选举票数，所投人数不得超过2位。

4、股东对总议案进行投票，视为对除累积投票议案外的其他所有议案表达相同意 见。

股东对总议案与具体议案重复投票时，以第一次有效投票为准。如股东先对具体 议案投票表决，再对总议案投票表决，则以已投票表决的具体议案的表决意见为准， 其他未表决的议案以总议案的表决意见为准；如先对总议案投票表决，再对具体议案 投票表决，则以总议案的表决意见为准。

二、通过深圳证券交易所交易系统投票的程序

• 1、投票时间：2023年11月24日上午9:15至9:25，9:30至11:30，下午13:00至15:00。

• 2、股东可以登录证券公司交易客户端通过交易系统投票。

三、通过深圳证券交易所互联网投票系统投票的程序

• 1、互联网投票系统开始投票的时间为：2023年11月24日上午9:15至2023年11月24

• 日下午15:00期间的任意时间。

2、股东通过互联网投票系统进行网络投票，需按照《深圳证券交易所投资者网络 服务身份认证业务指引》的规定办理身份认证，取得“深交所数字证书”或“深交所投资 者服务密码”。具体的身份认证流程可登录互联网投票系统http://wltp.cninfo.com.cn规则 指引栏目查阅。

• 3、股东根据获取的服务密码或数字证书，可登录http://wltp.cninfo.com.cn在规定时

• 间内通过深圳证券交易所互联网投票系统进行投票。