Mallouppas & Papacostas Public CO LTD

Governance Information • Oct 24, 2013

ΕΤΗΣΙΑ ΕΚΘΕΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΠΕΡΙ ΕΤΑΙΡΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ

Κώδικας Εταιρικής Διακυβέρνησης

Μέρος Α

To Διοικητικό Συμβούλιο της εταιρείας Mallouppas & Papacostas Public Co Ltd αποφάσισε την μερική εφαρμογή του Κώδικα Εταιρικής Διακυβέρνησης του Χρηματιστηρίου Αξιών Κύπρου σε όλο το Συγκρότημα, δηλαδή και στις θυγατρικές εταιρείες μέσω κεντρικών υποεπιτροπών στην ιθύνουσα Εταιρεία και συγκεκριμένα των προνοιών του Παραρτήματος Γ3 του Κώδικα καθώς και συγκεκριμένων άλλων προνοιών του Κώδικα ως ακολούθως:

• Την οργανωτική δομή της Εταιρείας, τον τρόπο σύστασης και λειτουργίας του Διοικητικού Συμβουλίου και τον προσδιορισμό των αρμοδιοτήτων των εκτελεστικών και μη εκτελεστικών μελών του Διοικητικού Συμβουλίου
• Τη διάρθρωση και τα αντικείμενα της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου
• Την σύσταση, διάρθρωση και ευθύνες της Επιτροπής Εσωτερικού Ελέγχου της Εταιρείας
• Την σύσταση, διάρθρωση και τα αντικείμενα των Υπηρεσιών Επενδυτικών Σχέσεων Εξυπηρέτησης Μετόχων και Εταιρικών Ανακοινώσεων
• Τον ορισμό Λειτουργού Συμμόρφωσης με τον Κώδικα
• Τις διαδικασίες παρακολούθησης των συναλλαγών των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου, της διευθυντικής ομάδας, των συμβούλων και των συνδεδεμένων με αυτών προσώπων σε κινητές αξίες της Εταιρείας.

Μέρος Β

Το Διοικητικό Συμβούλιο

Η Εταιρεία διευθύνεται από το Διοικητικό Συμβούλιο το οποίο στις 31 Δεκεμβρίου 2011 αποτελείτο από πέντε Εκτελεστικούς και τρεις µη Εκτελεστικούς Συμβούλους όπως αναφέρεται στον πιο κάτω πίνακα και είναι υπεύθυνο προς τους μετόχους για τη χρηστή διοίκηση της Mallouppas & Papacostas Public Co Ltd και των θυγατρικών της εταιρειών. Και οι τρεις µη Εκτελεστικοί Σύμβουλοι θεωρούνται ανεξάρτητοι από τη Διεύθυνση σύμφωνα µε τις αρχές που ορίζονται από τον Κώδικα Εταιρικής Διακυβέρνησης.

Κώδικας Εταιρικής Διακυβέρνησης (συνέχεια)

Πόλυς Μαλλούππας	Εκτελεστικός Πρόεδρος Δ.Σ.
Κώστας Παπακώστας	Α΄ Εκτελεστικός Αντιπρόεδρος
Μίνως Χαραλάμπους	Β΄ Εκτελεστικός Αντιπρόεδρος
Αντρέας Μαλλούππας	Εκτελεστικό Μέλος, Διευθύνων Σύμβουλος
Λίζα Μαλλούππα	Εκτελεστικό Μέλος, Διευθυντής Τομέα Μόδας
Γιάννης Αντωνιάδης	Ανεξάρτητο Μη Εκτελεστικό Μέλος
Κώστας Τουμπουρής	Ανεξάρτητο Μη Εκτελεστικό Μέλος
Βαγγέλης Συκοπετρίτης	Ανεξάρτητο Μη Εκτελεστικό Μέλος

Με βάση το άρθρο 78 του Καταστατικού της Εταιρείας σε κάθε ετήσια συνέλευση το ένα τρίτο των Διοικητικών Συμβούλων αποχωρεί αλλά υπόκεινται σε επανεκλογή. Οι Σύμβουλοι που αποχωρούν κάθε χρόνο είναι αυτοί με τη μακρύτερη θητεία από την ημερομηνία της τελευταίας εκλογής τους.

Ο κ. Κώστας Παπακώστας, ο κ. Μίνως Χαραλάμπους και η κα Λίζα Μαλλούππα εξέρχονται, είναι όμως επανεκλέξιμοι και προσφέρονται για επανεκλογή.

Οι Σύμβουλοι που διορίζονται κατά τη διάρκεια του έτους, υπόκεινται σε εκλογή στην πρώτη Ετήσια Γενική Συνέλευση που ακολουθεί μετά τον διορισμό τους.

Τα βιογραφικά σημειώματα των Διοικητικών Συμβούλων που προτάθηκαν για επανεκλογή θα είναι στη διάθεση των μετόχων κατά την Ετήσια Γενική Συνέλευση.

Το Διοικητικό Συμβούλιο έχει έξι προκαθορισμένες ετήσιες συνεδριάσεις, όπου παρακολουθεί και καθορίζει τη στρατηγική του Ομίλου, ελέγχει την επιχειρηματική απόδοση, διασφαλίζει την επαρκή χρηματοδότηση των δραστηριοτήτων, εξετάζει τα σημαντικά κεφαλαιουχικά έξοδα, καθορίζει πολιτική για σημαντικά θέματα και ενημερώνει τους μετόχους όταν αυτό θεωρείται αναγκαίο. Σύμφωνα µε την καλύτερα αποδεκτή πρακτική, το Διοικητικό Συμβούλιο έχει μια εδραιωμένη Επιτροπή Ελέγχου.

Κώδικας Εταιρικής Διακυβέρνησης (συνέχεια)

Ο Γραμματέας της Εταιρείας είναι υπόλογος προς το Διοικητικό Συμβούλιο το οποίο και τον διορίζει και όλοι οι Σύμβουλοι έχουν πρόσβαση προς τις συμβουλές και υπηρεσίες του. Οι Διοικητικοί Σύμβουλοι έχουν τη δυνατότητα να ζητήσουν συμβουλές από ανεξάρτητους επαγγελματίες συμβούλους µε έξοδα της Εταιρείας. Οι Διοικητικοί Σύμβουλοι ενημερώνονται έγκαιρα πριν τις συνεδριάσεις µε επίσημες διατάξεις, και όπου θεωρείται αναγκαίο, με έγγραφα και εκθέσεις. Υπάρχει ισχυρή παρουσία του Διοικητικού Συμβουλίου και κανένα άτομο ή ομάδα δεν υπερέχει στη λήψη αποφάσεων του Διοικητικού Συμβουλίου. Το Διοικητικό Συμβούλιο θεωρεί ότι κάθε ένας εκ των μη εκτελεστικών συμβούλων είναι ανεξάρτητος από τη Διεύθυνση και ελεύθερος από οποιεσδήποτε επιχειρηματικές ή άλλες σχέσεις οι οποίες δυνατόν να επηρεάζουν την άσκηση ανεξάρτητης κρίσης.

Πρόεδρος και Διευθύνων Σύμβουλος του Ομίλου

Οι αρμοδιότητες του Προέδρου και του Διευθύνοντος Συμβούλου - Πρώτου Εκτελεστικού Διευθυντή του ομίλου είναι πλήρως διαχωρισμένες. Ο Εκτελεστικός Πρόεδρος (κ. Πόλυς Μαλλούππας) προεδρεύει των συνεδριών του Διοικητικού Συμβουλίου και των Γενικών Συνελεύσεων της Εταιρείας και είναι το εκτελεστικό όργανο του Διοικητικού Συμβουλίου αναφορικά με την εφαρμογή της στρατηγικής και πολιτικής του Διοικητικού Συμβουλίου. Ο Διευθύνων Σύμβουλος (κ. Αντρέας Μαλλούππας), ο οποίος αναφέρεται στον Εκτελεστικό Πρόεδρο, έχει την ευθύνη της ημερήσιας διεξαγωγής των εργασιών της Εταιρείας. Ο διαχωρισμός αυτός θεωρείται από την Εταιρεία ως ο πλέον κατάλληλος για τη λειτουργία του Διοικητικού Συμβουλίου και για την ορθή από αυτό εποπτεία και έλεγχο των εκτελεστικών συμβούλων και της διεύθυνσης της Εταιρείας παρόλο που, βάσει του Κώδικα για να υπάρχει σαφής διαχωρισμός μεταξύ του Προέδρου και του Διευθύνοντα Συμβούλου ο Πρόεδρος πρέπει να είναι μη εκτελεστικός.

Σχέσεις µε τους μετόχους

Δίδεται μεγάλη σημασία στη διατήρηση καλών σχέσεων με τους μετόχους της Εταιρείας. Για το λόγο αυτό το Διοικητικό Συμβούλιο διόρισε τον κ. Γιάννη Αντωνιάδη ως Ανώτερο Ανεξάρτητο

Κώδικας Εταιρικής Διακυβέρνησης (συνέχεια)

Διοικητικό Σύμβουλο, ενώ η κα Μαριλένα Παπασάββα έχει αναλάβει υπεύθυνη του τμήματος Επενδυτικών Σχέσεων-Εξυπηρέτησης Μετόχων (Investor Liaison Officer).

Η Ετήσια Γενική Συνέλευση χρησιμοποιείται ως ένα µέσο για επικοινωνία µε τους μετόχους, αναφέροντας στοιχεία που αφορούν την απόδοση της Εταιρείας κατά τη διάρκεια του έτους υπό ανασκόπηση καθώς και τις τρέχουσες εξελίξεις.

Δίδεται επίσης η ευκαιρία στους μετόχους να συναντήσουν και να υποβάλουν ερωτήσεις στους Συμβούλους. Οι μέτοχοι, εφ' όσον αντιπροσωπεύουν επαρκή αριθμών μετοχών (5%), έχουν την δυνατότητα να εγγράφουν θέματα προς συζήτηση στις γενικές συνελεύσεις των μετόχων μέχρι 5 μήνες μετά την λήξη του οικονομικού έτους της Εταιρείας και το αργότερο 10 μέρες πριν τη καθορισμένη ημερομηνία διεξαγωγής της γενικής συνέλευσης.

Οι ειδοποιήσεις για τις ετήσιες γενικές συνελεύσεις αποστέλλονται στους μετόχους τουλάχιστον 21 ημέρες πριν τη συνέλευση.

Η Εταιρεία ανακοινώνει τα οικονομικά αποτελέσματα κάθε τριμηνία. Το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας αξιοποιεί τις ευκαιρίες της ανακοίνωσης αποτελεσμάτων της Εταιρείας, είτε σε τριμηνιαία είτε σε εξαμηνιαία βάση.

Συμμόρφωση με τον Κώδικα Εταιρικής Διακυβέρνησης

Το Διοικητικό Συμβούλιο διόρισε τον Οικονομικό Διευθυντή της Εταιρείας (κ. Δήμο Χαπέσιη) ως Λειτουργό Συμμόρφωσης με τον Κώδικα Εταιρικής Διακυβέρνησης (Compliance with Code of Corporate Governance Officer) ο οποίος παρακολουθεί, σε συνεργασία με την Επιτροπή Ελέγχου την εφαρμογή του Κώδικα.

Οικονομικές Εκθέσεις

Η προετοιμασία και παρουσίαση αυτής της Έκθεσης και των οικονομικών καταστάσεων και άλλων εκθέσεων που δυνατόν να επηρεάζουν την τιμή της μετοχής, γίνονται µε στόχο την παρουσίαση μιας ισοζυγισμένης και κατανοητής εκτίμησης της θέσης και προοπτικών του Ομίλου.

Κώδικας Εταιρικής Διακυβέρνησης (συνέχεια)

Εσωτερικός Έλεγχος

Η ανασκόπηση και εκτίμηση των κινδύνων γίνεται από την Εκτελεστική Διεύθυνση.

Το Διοικητικό Συμβούλιο είναι υπεύθυνο για τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου του Ομίλου και παρακολουθεί την αποτελεσματικότητα τους. Στη βάση που αναφέρεται πιο πάνω, το Διοικητικό Συμβούλιο έχει εξετάσει τους κύριους κινδύνους που εμπερικλείονται στον Όμιλο, και έχει επιθεωρήσει όλα τα συστήματα και τις διαδικασίες ελέγχου καθώς και συμμόρφωσης για τις δραστηριότητες και τα οικονομικά του Ομίλου που εφαρμόστηκαν για να αντιμετωπίζουν αυτούς τους κινδύνους, περιλαμβανομένου των χρηματοδοτικών και λειτουργικών συστημάτων, καθώς και των συστημάτων συμμόρφωσης και διαχείρισης κινδύνων. Παρόλα αυτά, οποιοδήποτε σύστημα εσωτερικού ελέγχου μπορεί να παρέχει λογική και όχι απόλυτη επιβεβαίωση έναντι σημαντικών λαθών ή άλλων απωλειών.

Η επάρκεια του συστήματος εσωτερικού ελέγχου τυγχάνει τουλάχιστον ετήσιας αξιολόγησης από πλευράς Διοικητικού Συμβουλίου και σε συχνότερα διαστήματα από πλευράς της Επιτροπής Ελέγχου του Διοικητικού Συμβουλίου, τόσο από πλευράς χρηματοοικονομικών και λειτουργικών συστημάτων όσο και συστημάτων συμμόρφωσης με κανονισμούς διαχείρισης κινδύνων που δυνατό να προκύψουν.

Το Συγκρότημα έχει αναθέσει την ευθύνη για τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου σε εξωτερικούς (outsourcing), οι οποίοι δίνουν αναφορά στην Επιτροπή Ελέγχου για την αποτελεσματικότητα των συστημάτων σε τριμηνιαία βάση. Η εταιρεία που έχει αναλάβει την ευθύνη για τον έλεγχο των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου είναι η C. KOUNNIS & PARTNERS LTD.

Διαβεβαιώσεις

Οι Διοικητικοί Σύμβουλοι της Εταιρείας διαβεβαιώνουν ότι :

(α) Το Συγκρότημα έχει υιοθετήσει διαδικασίες για επαλήθευση της ορθότητας, πληρότητας και εγκυρότητας των πληροφοριών που παρέχονται στους επενδυτές και δεν έχει κανένα λόγο να πιστεύει ότι οι πληροφορίες αυτές δεν είναι πλήρεις και ορθές.

Κώδικας Εταιρικής Διακυβέρνησης (συνέχεια)

• (β) Το σύστημα εσωτερικού ελέγχου του Συγκροτήματος έχει εξεταστεί και είναι ικανοποιητικό.
• (γ) Δεν έχει περιέλθει εις γνώση τους οποιαδήποτε παράβαση των περί Αξιών και Χρηματιστηρίου Αξιών Κύπρου Νόμων και Κανονισμών.

Το Διοικητικό Συμβούλιο εγκατέστησε μια οργανωτική δομή µε καθαρούς ρόλους και γραμμές επικοινωνίας και ανάθεση υπευθυνότητας. Οι αρχές σχεδιάστηκαν ώστε να υπάρχει καθαρή τοπική αυτονομία στις δραστηριότητες, αλλά πάντοτε μέσα σε ένα πλαίσιο κεντρικής ηγεσίας, προκαθορισμένων στόχων και σκοπών. Επίσης καθορίστηκαν διαδικασίες για επιχειρηματικό σχεδιασμό, προϋπολογισμούς, έγκριση κεφαλαιουχικών δαπανών και διεύθυνση των χρηματοοικονομικών θεμάτων. Οι Εκτελεστικοί Διευθυντές παρακολουθούν σε τακτική βάση την επιχειρηματική απόδοση κάθε τομέα σε σχέση µε τα επιχειρηματικά σχέδια.

Αμοιβή Διοικητικών Συμβούλων

Το Διοικητικό Συμβούλιο αποφάσισε όπως προχωρήσει στη υιοθέτηση της διάταξης Β.3.1 του Χρηματιστηρίου Αξιών Κύπρου (ΧΑΚ) αναφορικά με την ονομαστική αναφορά των αμοιβών των Διοικητικών Συμβούλων.

Ονοματεπώνυμο	Ιδιότητα	Εκτελεστικές	Μέλη Δ.Σ	Σύνολο
		Υπηρεσίες
		€	€	€
Πόλυς Μαλλούππας	Εκτελεστικός Πρόεδρος Δ.Σ.	102,000	0	102,000
Κώστας Παπακώστας	Α' Εκτελεστικός Αντιπρόεδρος	84,360	0	84,360
Μίνως Χαραλάμπους	Β' Εκτελεστικός Αντιπρόεδρος	135,500	0	135,500
Αντρέας Μαλλούππας	Εκτελεστικό Μέλος, Διευθύνων Σύμβουλος	54,000	0	54,000
Λίζα Μαλλούππα	Εκτελεστικό Μέλος, Διευθυντής Τομέα Μόδας	72,000	0	72,000
Γιάννης Αντωνιάδης	Ανεξάρτητο Μη Εκτελεστικό Μέλος	0	0	0
Κώστας Τουμπουρής	Ανεξάρτητο Μη Εκτελεστικό Μέλος	0	0	0
Βαγγέλης Συκοπετρίτης	Ανεξάρτητο Μη Εκτελεστικό Μέλος	0	0	0
	ΣΥΝΟΛΟ	447,860	0	447,860

Κώδικας Εταιρικής Διακυβέρνησης (συνέχεια)

Οι πιο πάνω αμοιβές των Διοικητικών Συμβούλων αφορούν μόνο σταθερό εισόδημα (μισθό). Κατά το έτος 2012 δεν πληρώθηκε οποιοδήποτε μεταβλητό εισόδημα (bonus, μετοχές, share options κτλ.) στους Διοικητικούς Συμβούλους.

Επιτροπή Ελέγχου και Ελεγκτές

Η Επιτροπή Ελέγχου αποτελείται από τους κ. Μίνω Χαραλάμπους (Πρόεδρο), κ. Κώστα Τουμπουρή και κ. Βαγγέλη Συκοπετρίτη. Ο κ. Κώστας Τουμπουρής και ο κ. Βαγγέλης Συκοπετρίτης είναι ανεξάρτητα μη εκτελεστικά μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου.

Η Επιτροπή συνέρχεται τουλάχιστον τέσσερις φορές το χρόνο και παρέχει ένα φόρουµ επικοινωνίας μεταξύ εξωτερικών και εσωτερικών ελεγκτών, οι οποίοι έχουν πρόσβαση στην επιτροπή για ανεξάρτητη συζήτηση. Η Επιτροπή Ελέγχου ανασκοπεί ένα μεγάλο φάσμα οικονομικών θεμάτων, περιλαμβανομένων των τριμηνιαίων αποτελεσμάτων, καταστάσεων και συνοδευτικών εκθέσεων, πριν την υποβολή τους προς το Διοικητικό Συμβούλιο και παρακολουθεί τα συστήματα ελέγχου σε ισχύ για να επιβεβαιώνει την εγκυρότητα των οικονομικών πληροφοριών που ανακοινώνονται προς τους μετόχους. Η Επιτροπή Ελέγχου επίσης συμβουλεύει το Διοικητικό Συμβούλιο για το διορισμό εξωτερικών ελεγκτών και συμβούλων ελεγκτών καθώς και τις αμοιβές τους.

Η Επιτροπή Εσωτερικού Ελέγχου αποσκοπεί στη συνεχή παρακολούθηση των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου και ετοιμάζει εκθέσεις προς το Διοικητικό Συμβούλιο. Το Διοικητικό Συμβούλιο είναι υπεύθυνο για την εφαρμογή των εισηγήσεων της Επιτροπής Εσωτερικού Ελέγχου για τα συστήματα και τις διαδικασίες.

Οι εξωτερικοί ελεγκτές διεκπεραιώνουν ανεξάρτητους αντικειμενικούς ελέγχους των εσωτερικών διαδικασιών οικονομικού ελέγχου, µόνο στην έκταση που θεωρούν αναγκαίο για να διαμορφώσουν άποψη στην έκθεση τους για τους λογαριασμούς. Οι εξωτερικοί ελεγκτές δεν παρέχουν οποιεσδήποτε υπηρεσίες εσωτερικού ελέγχου στην Εταιρεία.

Κώδικας Εταιρικής Διακυβέρνησης (συνέχεια)

Πρόνοιες του κώδικα που δεν εφαρμόστηκαν

Το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας αποφάσισε όπως μην εφαρμόσει τις πρόνοιες του Κώδικα οι οποίες παρουσιάζονται πιο κάτω λαμβάνοντας υπόψη τους ακόλουθους παράγοντες:

• Το επιπρόσθετο κόστος σε σχέση με τα προσδοκώμενα οφέλη της πλήρους εφαρμογής του Κώδικα.
• Τα μεγέθη της Εταιρείας σε σχέση με την πρακτικότητα πλήρους εφαρμογής του Κώδικα.
• Την υιοθέτηση εκείνων των προνοιών του Κώδικα οι οποίες θα συμβάλλουν θετικά και αποτελεσματικά στην διαφάνεια, επικοινωνία και λειτουργικότητα της διοίκησης της Εταιρείας και της σχέσης της με τους μετόχους. Ο παράγοντας αυτός αξιολογήθηκε λαμβάνοντας υπόψη την διεθνή και τοπική πρακτική σε θέματα εταιρικής διακυβέρνησης.

Λαμβάνοντας υπόψη τους πιο πάνω παράγοντες οι πιο κάτω πρόνοιες του Κώδικα Εταιρικής Διακυβέρνησης δεν έχουν εφαρμοστεί:

• Σύσταση Επιτροπής Διορισμών
• Σύσταση Επιτροπής Αμοιβών

Δρώσα Επιχείρηση

Οι Διοικητικοί Σύμβουλοι, μετά από έρευνα τους, θεωρούν ότι η Εταιρεία έχει επαρκείς πόρους για να συνεχίσει να εργάζεται για το προβλεπτό μέλλον και προτίθεται να συνεχίσει να λειτουργεί ως δρώσα οικονομική μονάδα (going concern) για τους επόμενους δώδεκα μήνες. Γι' αυτόν το λόγο συνεχίζουν να υιοθετούν τη βάση δρώσας επιχείρησης για την ετοιμασία των λογαριασμών.

Κώδικας Εταιρικής Διακυβέρνησης (συνέχεια)

Δάνεια προς Συμβούλους

Δεν έχουν παραχωρηθεί οποιαδήποτε δάνεια ή και εγγυήσεις προς τους συμβούλους της Εταιρείας, ή στους συμβούλους αδελφικής ή θυγατρικής εταιρείας.

Γεγονότα μεταγενέστερα του ισολογισμού

Τα σημαντικά γεγονότα μεταγενέστερα του ισολογισμού που να έχουν σχέση με την κατανόηση των οικονομικών καταστάσεων παρουσιάζονται στη Σημείωση 39.

Ανεξάρτητοι Ελεγκτές

Οι ανεξάρτητοι ελεγκτές της Εταιρείας κ.κ. PricewaterhouseCoopers Ltd, εκδήλωσαν επιθυμία να εξακολουθήσουν να προσφέρουν τις υπηρεσίες τους και ψήφισμα για καθορισμό της αμοιβής τους θα κατατεθεί στην Ετήσια Γενική Συνέλευση.

Με εντολή του Διοικητικού Συμβουλίου

MPT Secretarial Services Limited Γραμματέας

Λευκωσία, 21 Οκτωβρίου 2013