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Maire Tecnimont — AGM Information 2020
Mar 17, 2020
4221_rns_2020-03-17_7596cc9d-e813-46d2-9d3d-805b46d5f0a5.pdf
AGM Information
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Maire Tecnimont - Società per azioni Sede legale in Roma, Viale Castello della Magliana, 27 Sede operativa in Milano, Via Gaetano De Castillia, 6A Capitale sociale euro 19.920.679,32 interamente sottoscritto e versato C.F./P. I.V.A. e numero di iscrizione al Registro delle Imprese di Roma 07673571001 - n. R.E.A. 1048169
AVVISO DI CONVOCAZIONE DI ASSEMBLEA ORDINARIA DEGLI AZIONISTI
I Signori Azionisti legittimati all'intervento e all'esercizio del diritto di voto sono convocati in assemblea ordinaria per il giorno 16 aprile 2020, alle ore 10.30, presso la sede operativa di Maire Tecnimont S.p.A. ("Maire Tecnimont" o la "Società") in Milano, Via Gaetano De Castillia 6A, in prima convocazione, ed occorrendo, in seconda convocazione per il giorno 17 aprile 2020, ore 10.30 stesso luogo. L'assemblea sarà chiamata a deliberare sul seguente
Ordine del Giorno:
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- Bilancio di esercizio al 31 dicembre 2019, bilancio consolidato al 31 dicembre 2019, Relazioni degli Amministratori, del Collegio Sindacale e della Società di Revisione. Deliberazioni in merito alla destinazione dell'utile di esercizio e alla distribuzione di dividendi.
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- Relazione sulla Politica in materia di Remunerazione 2020 e sui compensi corrisposti
- 2.1 Approvazione della Politica di Remunerazione 2020 ai sensi dell'art. 123-ter, comma 3-ter, del D.Lgs. n. 58/1998;
- 2.2 Deliberazioni sulla "Seconda Sezione" della Relazione, ai sensi dell'art. 123-ter, comma 6, del D.Lgs. n. 58/1998.
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- Piani di investimento e di incentivazione, ai sensi dell'art. 114-bis del D. Lgs. n. 58/1998
- 3.1 Conversione del Piano di incentivazione monetario denominato "Piano di Incentivazione di Lungo Termine 2019-2021 del Gruppo Maire Tecnimont" in Piano di incentivazione basato su Azioni Maire Tecnimont S.p.A.; deliberazioni inerenti e conseguenti;
- 3.2 Adozione del "Piano di Incentivazione di Lungo Termine 2020-2022 del Gruppo Maire Tecnimont"; deliberazioni inerenti e conseguenti;
- 3.3 Adozione del "Piano di Azionariato Diffuso 2020-2022 del Gruppo Maire Tecnimont"; deliberazioni inerenti e conseguenti;
- 3.4 Adozione del "Piano di Investimento di Lungo Termine 2020-2024 a supporto del progetto di Green Acceleration del Gruppo Maire Tecnimont, basato su strumenti finanziari della società controllata NextChem"; deliberazioni inerenti e conseguenti.
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- Autorizzazione all'acquisto e alla disposizione di azioni proprie, previa revoca dell'autorizzazione conferita dall'Assemblea del 29 aprile 2019 per la parte non eseguita; deliberazioni inerenti e conseguenti.
Informazioni sul capitale sociale di Maire Tecnimont S.p.A.
Alla data di pubblicazione del presente avviso di convocazione, il capitale sociale sottoscritto e versato di Maire Tecnimont S.p.A. è di euro 19.920.679,32, suddiviso in n. 328.640.432 azioni ordinarie prive di valore nominale corrispondenti, ai sensi dell'articolo 120, comma 1 del D.Lgs. 58/1998 ("TUF") e dell'art. 6-bis dello Statuto sociale, a n. 496.305.566 diritti di voto. Alla data del presente avviso la Società non detiene azioni proprie. Sul sito internet www.mairetecnimont.com (sezione "Governance" – "Documenti Assemblea Azionisti" – "2020") sono riportate le informazioni di dettaglio sull'ammontare del capitale sociale e sulla sua composizione.
Voto maggiorato
L'assemblea straordinaria degli Azionisti del 18 febbraio 2015 ha deliberato l'introduzione nello statuto sociale di Maire Tecnimont (articoli 6-bis, 6-ter e 6-quater) della disciplina del voto maggiorato, con la conseguenza che, in conformità a quanto previsto dall'articolo 120, comma 1, del TUF, per capitale sociale si dovrà intendere il numero complessivo dei diritti di voto.
A seguito delle maggiorazioni del diritto di voto conseguite alla data di pubblicazione del presente avviso, il numero complessivo dei diritti di voto è pari a n. 496.305.566. Per maggiori informazioni, anche con riferimento all'elenco speciale ex art. 6-quater dello statuto sociale, ("Elenco Speciale") si rinvia al sito internet www.mairetecnimont.com (sezione "Governance" – "Voto Maggiorato").
Maire Tecnimont, ai sensi dell'art. 6-quater, comma 3, dello statuto sociale, aggiornerà l'Elenco Speciale (ove occorrendo) entro il 5° giorno di mercato aperto dalla fine di ciascun mese di calendario e, in ogni caso, entro il settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea (la c.d. record date, vale a dire entro il 3 aprile 2020).
Partecipazione in Assemblea
Ai sensi dell'art. 10 dello statuto sociale e conformemente a quanto previsto dalle disposizioni normative vigenti, possono intervenire in assemblea coloro ai quali spetta il diritto di voto. La legittimazione all'intervento in Assemblea e all'esercizio del diritto di voto è attestata da una comunicazione, in favore del soggetto cui spetta il diritto di voto, effettuata dall'intermediario sulla base delle evidenze relative al termine della giornata contabile del settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea in prima convocazione (record date vale a dire il 3 aprile 2020). Le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente alla data del 3 aprile 2020 non rileveranno ai fini della legittimazione alla partecipazione e all'esercizio del diritto di voto nell'Assemblea. La comunicazione dell'intermediario di cui sopra dovrà pervenire alla Società entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea in prima convocazione (vale a dire entro il 9 aprile 2020). Resta tuttavia ferma la legittimazione all'intervento e al voto qualora le comunicazioni siano pervenute alla Società oltre i termini sopra indicati, purché entro l'inizio dei lavori assembleari della singola convocazione.
Non sono previste procedure di voto per corrispondenza o con mezzi elettronici.
Voto per delega
Coloro che hanno diritto di intervenire in assemblea possono farsi rappresentare mediante delega da altra persona. A tal fine, potrà essere utilizzato il modulo di delega disponibile presso la sede legale in Roma e la sede operativa in Milano, nonché sul sito internet della Società www.mairetecnimont.com (sezione "Governance" – "Documenti Assemblea Azionisti" – "2020").
La delega può essere trasmessa mediante notifica al seguente indirizzo di posta elettronica certificata: [email protected]. Qualora il rappresentante consegni o trasmetta alla Società una copia della delega, deve attestare sotto la propria responsabilità la conformità della delega all'originale e l'identità del delegante. La delega può essere conferita con documento informatico sottoscritto in forma elettronica ai sensi dell'art. 20, comma 1-bis, del D. Lgs. n. 82/2005.
Rappresentante Designato
Coloro ai quali spetta il diritto di voto potranno conferire, senza spese a carico del delegante salvo le spese di trasmissione, delega con istruzioni di voto su tutte o alcune delle proposte all'ordine del giorno a Computershare S.p.A., Rappresentante Designato dalla Società ai sensi dell'art. 135-undecies del TUF.
La delega al Rappresentante Designato, con le istruzioni di voto, unitamente a un documento di identità – e in caso di delegante persona giuridica un documento comprovante i poteri per il rilascio della delega – dovranno essere trasmesse a Computershare S.p.A. all'indirizzo di posta elettronica certificata [email protected], entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'assemblea, anche in convocazione successiva alla prima e dunque anche in seconda convocazione (vale a dire, rispettivamente, entro il 14 aprile 2020 e il 15 aprile 2020).
L'originale della delega, delle istruzioni e copia della correlata documentazione dovrà essere trasmessa a Computershare S.p.A. (Rif. "Delega Assemblea Maire Tecnimont S.p.A."), Via Monte Giberto 33, 00138 Roma, non appena le misure di contenimento dell'emergenza sanitaria da COVID-19 (CoronaVirus) emanate dalle competenti Autorità saranno esaurite.
Il modulo di delega è reperibile presso la sede legale in Roma e la sede operativa in Milano, nonché sul sito internet della Società www.mairetecnimont.com (sezione "Governance" – "Documenti Assemblea Azionisti" – "2020"). La delega ha effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano conferite istruzioni di voto. La delega e le istruzioni di voto sono sempre revocabili entro il termine di cui sopra.
Diritto di integrare l'ordine del giorno o di presentare ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno
Ai sensi dell'art. 126-bis del TUF, i soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno un quarantesimo del capitale sociale possono chiedere, entro dieci giorni dalla pubblicazione del presente avviso di convocazione dell'Assemblea (ossia, entro il 27 marzo 2020), l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti da essi proposti ovvero presentare proposte di deliberazioni su materie già all'ordine del giorno. Le domande devono essere presentate mediante notifica al seguente indirizzo di posta elettronica certificata: [email protected]. La richiesta deve essere corredata dalla certificazione rilasciata dagli intermediari attestante l'individuazione dei soci presentatori, la quota percentuale di partecipazione complessivamente detenuta nonché la titolarità della suddetta partecipazione.
Delle integrazioni dell'ordine del giorno o della presentazione di proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno, è data notizia nelle stesse modalità previste per la pubblicazione del presente avviso, almeno quindici giorni prima di quello fissato per l'Assemblea (vale a dire, nel caso di specie, entro il 1° aprile 2020, prima dell'apertura dei mercati).
I soci che richiedono l'integrazione dell'ordine del giorno o presentano proposte di deliberazioni su materie già all'ordine del giorno, predispongono una relazione sulle materie di cui essi propongono la trattazione motivando le proposte di delibera ovvero sulla motivazione delle ulteriori proposte di deliberazioni su materie già all'ordine del giorno. Tale relazione è trasmessa al Consiglio di Amministrazione entro il termine ultimo per la presentazione della richiesta di integrazione. La relazione sarà messa a disposizione del pubblico, accompagnata dalle eventuali valutazioni del Consiglio di Amministrazione, contestualmente alla pubblicazione della notizia dell'integrazione dell'ordine del giorno o della presentazione delle ulteriori proposte di deliberazione.
L'integrazione dell'ordine del giorno non è ammessa per gli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli Amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposti, diversa da quelle di cui all'art. 125-ter, comma 1, del TUF.
Diritto di porre domande
Ai sensi dell'art. 127-ter del TUF, i soci possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno anche prima dell'assemblea, ma comunque entro la fine del quinto giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea in prima convocazione (vale a dire entro il 7 aprile 2020) mediante notifica al seguente indirizzo di posta elettronica certificata: [email protected]. Gli interessati dovranno fornire informazioni che ne consentano l'identificazione. La richiesta deve essere corredata da informazioni che consentano l'individuazione dei soci presentatori e dalla comunicazione rilasciata ai sensi delle vigenti disposizioni dagli intermediari attestante la qualità di socio; tale comunicazione non è tuttavia dovuta nel caso in cui pervenga alla Società la comunicazione dell'intermediario medesimo necessaria per l'intervento in assemblea. Alle domande pervenute prima dell'assemblea è data risposta al più tardi durante la stessa.
Documentazione
La documentazione relativa alle materie all'ordine del giorno - ivi incluse le Relazioni Illustrative del Consiglio di Amministrazione, le relative proposte deliberative ed i Documenti Informativi - sarà messa a disposizione del pubblico nei termini e con le modalità di legge sul sito internet della Società www.mairetecnimont.com (sezione "Governance" – "Documenti Assemblea Azionisti" – "2020"), nonché sul meccanismo di stoccaggio autorizzato () dandone contestuale avviso al pubblico. Più precisamente, le Relazioni Illustrative degli Amministratori sugli argomenti posti all'ordine del giorno ed i Documenti Informativi sui Piani di investimento e di incentivazione ai sensi dell'art. 114-bis del TUF vengono pubblicate contestualmente al presente avviso, mentre la Relazione Finanziaria Annuale al 31 dicembre 2019 con gli altri documenti di cui all'art. 154-ter del TUF, il "Bilancio di Sostenibilità 2019" contenente la Dichiarazione consolidata di carattere non finanziario al 31 dicembre 2019, la "Relazione sulla Politica in materia di Remunerazione 2020 e sui compensi corrisposti" e la "Relazione sul Governo Societario e gli Assetti Proprietari 2019" saranno messe a disposizione del pubblico almeno 21 giorni prima dell'Assemblea in prima convocazione (vale a dire entro il 26 marzo 2020). Almeno 15 giorni prima della data dell'Assemblea in prima convocazione, ossia, nel caso di specie, entro il 1° aprile 2020, sarà altresì depositata presso la sede legale in Roma, Viale Castello della Magliana 27 e la sede operativa in Milano, Via Gaetano De Castillia 6A, la documentazione di cui all'art. 77, comma 2-bis, del Regolamento Consob n. 11971/1999 ed all'art. 15, comma 1, lett. a) del Regolamento Mercati adottato con delibera Consob n. 20249/2017, consultabile previo appuntamento da fissare tramite invio di apposita richiesta al seguente indirizzo di posta elettronica certificata: [email protected].
Gli Azionisti hanno facoltà di ottenerne copia.
Il presente avviso è pubblicato sul sito internet della Società www.mairetecnimont.com (sezione "Governance" – "Documenti Assemblea Azionisti" – "2020"), sul meccanismo di stoccaggio autorizzato () e per estratto sul quotidiano "Milano Finanza".
Roma, 17 marzo 2020
Per il Consiglio di Amministrazione Il Presidente (Fabrizio Di Amato)
Avvertenza
Si avvertono i Signori Azionisti che il presente avviso di convocazione, pubblicato in data odierna ai sensi e nei termini di cui alla normativa vigente, verrà integrato e/o modificato con riferimento a: i) modalità di partecipazione all'assemblea, e ii) conferimento di deleghe da parte degli aventi diritto ai fini dell'intervento in assemblea e dell'esercizio dei propri diritti di voto, in ragione dell'entrata in vigore con efficacia immediata, a seguito di pubblicazione in Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana, del Decreto Legge recante misure di potenziamento del servizio sanitario nazionale e di sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese connesse all'emergenza epidemiologica da COVID-19 approvato dal Consiglio dei Ministri in data 16 marzo 2020.
La Società provvederà a rendere note, con le stesse modalità di pubblicazione del presente avviso di convocazione, le integrazioni e/o modifiche che verranno apportate con riferimento a quanto sopra al fine di garantire, al contempo, la partecipazione all'assemblea degli aventi diritto ed il pieno rispetto delle misure di sicurezza connesse all'emergenza epidemiologica da COVID-19.
Si invitano in ogni caso fin da ora i Signori Azionisti a conferire al Rappresentante Designato apposita delega sulle proposte di delibera in merito agli argomenti all'ordine del giorno dell'Assemblea, unitamente alle relative istruzioni di voto, con le modalità indicate nel presente avviso di convocazione.
Infine, si avverte fin da ora che, se consentito dal Decreto Legge sopra indicato, l'assemblea si svolgerà esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che garantiranno l'identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l'esercizio del diritto di voto, senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo il presidente ed il segretario verbalizzante.
Maire Tecnimont - Società per azioni (Joint stock company)
Registered office at Viale Castello della Magliana 27, Rome Operative office at Via Gaetano De Castillia 6A, Milan Share Capital Euro 19,920,679.32, fully subscribed and paid-in TAX ID VAT and Rome Companies Registration no. 07673571001 - R.E.A. (Economic Administrative Index) 1048169
ORDINARY SHAREHOLDERS' MEETING CALL NOTICE
Shareholders entitled to attend and to exercise their voting right are called to the ordinary Shareholders' Meeting to be held on 16 April 20 ,20 at 10:30 a.m. , at the operative office of Maire Tecnimont S.p.A. ("Maire Tecnimont" or the "Company") in Milan, Via Gaetano De Castillia 6A, on first call, and, if necessary, on second call on 17 April at ,2020 10:30 a.m., same place.
The Shareholders' Meeting shall be called to resolve on the following
Agenda:
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- Company Financial Statements at 31 December 2019, Consolidated Financial Statements at 31 December 2019, Directors' Report, Report by the Board of Statutory Auditors and Independent Auditors' Report. Resolutions regarding the allocation of the year's profit and the dividend distribution.
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- Report on the 2020 Remuneration Policy and fees paid
- 2.1 Approval of the 2020 Remuneration Policy pursuant to art. 123-ter, paragraph 3-ter, of Italian Legislative Decree no. 58/1998;
- 2.2 Resolutions on the "Second Section" of the Report, pursuant to art. 123-ter, paragraph 6, of Italian Legislative Decree no. 58/1998;
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- Investment and incentive Plans, pursuant to art. 114-bis of Italian Legislative Decree no. 58/1998
- 3.1 Conversion of the monetary incentive plan named "2019-2021 Long-term Incentive Plan of the Maire Tecnimont Group" into incentive plan based on Maire Tecnimont S.p.A.'s shares; relevant and consequent resolutions;
- 3.2 Adoption of the "2020-2022 Long-term Incentive Plan of the Maire Tecnimont Group"; relevant and consequent resolutions;
- 3.3 Adoption of the "2020-2022 Employees Share Ownership Plan of the Maire Tecnimont Group"; relevant and consequent resolutions;
- 3.4 Adoption of the "2020-2024 Long-term Investment Plan to support the Green Acceleration project of the Maire Tecnimont Group, based on the subsidiary NextChem's financial instruments"; relevant and consequent resolutions.
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- Authorisation to purchase and dispose of treasury shares, subject to revocation of the authorization granted by the Shareholders' Meeting of 29 April 2019 for the unexecuted part; relevant and consequent resolutions.
Information on the share capital of Maire Tecnimont S.p.A.
At the date hereof, Maire Tecnimont's subscribed and paid-in share capital amounts to Euro 19,920,679.32, divided into 328,640,432 ordinary shares without par value, which, pursuant to article 120, paragraph 1 of Italian Legislative Decree no. 58/1998 (the "Consolidated Finance Act" or "CFA") and art. 6-bis of the Company By-laws, correspond to 496,305,566 voting rights. As the date of the present notice, the Company does not own any treasury shares. On the Company website www.mairetecnimont.com (section "Governance" - "Shareholders' Meeting Documents" - "2020"), information on the share capital amount and its relevant composition are indicated in detail.
Increased vote
The extraordinary Shareholders' Meeting of 18 February 2015 approved the introduction to the By-laws of Maire Tecnimont (articles 6-bis, 6-ter and 6-quater) of the increased vote discipline, with the result that, in accordance with article 120, paragraph 1, of the CFA, share capital shall refer to the total number of voting rights.
Following the voting rights' increases achieved to the date of the present notice, the total number of voting rights is 496,305,566. For more information, also as regards the special list pursuant to art. 6-quater of the By-laws, (the "Special List"), reference is made to the Company website www.mairetecnimont.com (section "Governance" – "Increased Voting Rights").
Maire Tecnimont, in accordance with art. 6-quater, paragraph 3 of the By-laws, will update the Special List (where needed) by the 5th market day open from the end of each calendar month, and in any event no later than the seventh trading day prior to the date set for the Shareholders' Meeting (the so-called record date, i.e. by 3 April 2020).
Attendance of the Shareholders' Meeting
Pursuant to art. 10 of the By-laws and in accordance with the current regulations, those who have the right to vote may participate in the Shareholders' Meeting. The legal power to participate in the Shareholders' Meeting and exercise the right to vote shall be attested by a communication confirming such a right in favour of the person entitled to vote, by the intermediary on the basis of the accounting registration at the end of the seventh trading day which is open prior to the date fixed for the Shareholders' Meeting on first call (record date, that is 3 April 2020). All crediting and debiting of the securities accounts subsequent to the date of 3 April 2020 have no relevance for the right to participate in and exercise the right to vote at the Shareholders' Meeting. The above communication of the intermediary shall be received by the Company by the end of the third trading day prior to the date set for the Shareholders' Meeting on first call (that is by 9 April 2020). However, all of the above without prejudice to the entitlement to speak and vote if communications have reached the Company after the above deadlines, as long as by the beginning of the Shareholders' Meeting works of each individual call.
Procedures for voting by correspondence or by electronic means are not provided.
Voting by proxy
The voting right holders may have themselves represented by another person by written proxy. To this end the proxy form is available at the registered office of Rome and at the operative offices of Milan and on the Company website at www.mairetecnimont.com (section "Governance" - "Shareholders' Meeting Documents" - "2020").
The proxy may be notified to the [email protected]. Should the proxy deliver or send to the Company a copy of the proxy form, he has to certify under his own responsibility its conformity with the original proxy and the identity of the Shareholder giving a proxy. The proxy may be conferred with electronic document signed electronically in accordance with art. 20, paragraph 1-bis, of Legislative Decree no. 82/2005.
Appointed Representative
Those who have the right to vote, shall grant a proxy indicating voting instructions on all or some of the proposals on the agenda, with no charges except for the transmission costs, to Computershare S.p.A., as an Appointed Representative by the Company under art. 135-undecies of the CFA.
The proxy to the Appointed Representative, with the voting instructions, together with an identity document – and in the case of a proxy granted by a legal entity, a document proving the powers for release the proxy – must be transmitted to Computershare S.p.A. at the certified e-mail address [email protected], by the end of the second open market day preceding the date set for the Shareholders' Meeting, also in the calling following the first, and therefore also in the second calling (i.e. 14 April 2020 and 15 April 2020).
The original proxy, instructions and copy of the related documentation must be transmitted to Computershare S.p.A. (Ref. "Proxy Shareholders' Meeting Maire Tecnimont S.p.A."), Via Monte Giberto 33, 00138 Rome, as soon as the measures to contain the health emergency from COVID-19 (CoronaVirus) issued by the competent Authorities will be exhausted.
The proxy form is available at the registered office in Rome and at the operative offices of Milan on the Company website www.mairetecnimont.com (section "Governance" - "Shareholders' Meeting Documents" - "2020"). The proxy shall be valid only for the proposals in relation to which voting instructions are conferred. The proxy and voting instructions may be cancelled within the term mentioned above.
Right to integrate the agenda or submit additional resolution proposals on items already on the agenda
Pursuant to article 126-bis of the CFA, the Shareholders who, even jointly, represent at least one fortieth of the share capital, may request in writing, within ten days from the publication hereof (i.e. by 27 March 2020), to integrate the items for discussion, indicating in their request the additional items they propose for discussion or to submit resolution proposals on items already on the agenda. The requests shall be sent to the Company by notice to the following certified e-mail address: [email protected]. The request shall be supported by the certification issued by the intermediaries attesting the identity of the Shareholders submitting the request, the overall shareholding held as well as the ownership of said shareholding.
The supplementing of the agenda or submission of resolution proposals on items already on the agenda is declared in the same way as envisaged for the publication of this notice, at least fifteen days prior to the date scheduled for the Shareholders' Meeting (namely, in the case in point, by 1 April 2020, before the markets open).
Shareholders requesting integrations to the agenda or submitting resolution proposals on items already on the agenda, shall prepare a report on the items they propose to discuss justifying the proposed resolutions or on the reasons for the additional resolution proposals on items already on the agenda. Said report shall be sent to the Board of Directors before the deadline for submission of the integration request. The report will be made available to the public, accompanied by any assessments of the Board of Directors, together with the publication of the news of the agenda integration or the presentation of additional resolution proposals.
The integration of the agenda is not allowed for items on which the Shareholders' Meeting shall resolve, in accordance with the law, on the proposal of the Directors or on the basis of a project or a report prepared by the same Directors that is different to those set out in art. 125-ter, paragraph 1, of the CFA.
Right to ask questions
Pursuant to article 127-ter of the CFA, Shareholders may ask questions on the items on the agenda even before the Shareholders' Meeting, but in any case within the fifth trading day, preceding the date fixed for the Shareholders' Meeting on first call ( i.e. by 7 April 20 )20 by notice to the following certified e-mail address: [email protected]. The persons concerned shall provide information allowing their identification. T he request shall be supported by information allowing to identify the Shareholders making the request and by the communication issued pursuant to the currently applicable regulatory provisions by the intermediaries, certifying the Shareholder qualification. However, the communication to intervene in the Shareholders' Meeting is not due in the event that the same, reaches the Company from the intermediary himself. The questions received before the Shareholders' Meeting will be answered at the Meeting at the latest.
Documentation
The documentation relating to the agenda items - including the Explanatory Reports of the Board of Directors, the related resolution proposal and the Information Documents - will be made available to the public in accordance with the provisions of law on the website of the Company www.mairetecnimont.com (section "Governance" - Shareholders' Meeting Documents" - "2020") and on the authorized storage device (), giving simultaneous disclosure to the public. In particular, the Directors' Explanatory Reports on the items on the agenda and the Information Documents relevant to the Investment and incentive Plans are published currently with the present call notice, while the Annual Financial Report at 31 December 2019 with the other documents as per art. 154 - of the CFA, the "2019 Sustainability Report" conta ter ining the Consolidated Non-Financial Declaration as at 31 December 2019, the "Report on the 2020 Remuneration Policy and fees paid", the "Report on Corporate Governance and Ownership Structure 2019", shall made available to the public at least 21 days before the Shareholders' Meeting at first call (i.e. by 26 March 2020). At least 15 days before the date of the Shareholders' Meeting at first call, i.e., in the case in point, by 1 April 2020, the documentation pursuant to art. 77, paragraph 2-bis of Consob Regulation no. 11971/1999 and art. 15, paragraph 1, letter a) of the Markets Resolution adopted by Consob Resolution no. 20249/2017, will also be deposited at the registered office in Rome, Viale Castello della Magliana 27 and at the operative offices of Milan, at Via Gaetano De Castillia 6A and may be accessed by appointment to be fixed by sending a special request to the following certified e-mail address: [email protected]. Shareholders may request copy thereof.
This notice is published on the Company's website www.mairetecnimont.comwww.mairetecnimont.com (section "Governance" - "Shareholders' Meeting Documents" - "2020"), on the authorised storage device () and in extract form in the newspaper "Milano Finanza".
Rome, 17 March 2020
On behalf of the Board of Directors The Chairman (Fabrizio Di Amato)
Advisory Notice
The Shareholders are informed that this call notice, published on today's date under and in the terms of the current legislation, will be supplemented and/or amended with reference to: (i) participation manner in the Shareholders' Meeting, and ii) granting of proxies by those entitled to intervene in the Shareholders' Meeting and to exercise their voting rights, on the grounds that the measures of the Decree Law to strengthen the National Health System and the economic support to families, workers and businesses related to the epidemiological emergency by COVID-19 approved by the Council of Ministers on 16 March 2020 – has immediate effect having already been published in the Gazzetta Ufficiale of the Republic of Italy
The Company will communicate, in the same way as the publication of this call notice, the supplements and/or changes that will be made with reference to the above in order to ensure both the participation in the Shareholders' Meeting of those entitled to, and the full compliance with the safety measures related to the epidemiological emergency by COVID-19.
In any case, all Shareholders are since now invited to give the Appointed Representative a special proxy concerning the proposals for resolution with respect to the topics on the agenda of the Shareholders' Meeting, together with the relevant voting instructions, in the manner indicated in this call notice.
Finally, please note that, if allowed by the Decree of Law above indicated, the Shareholders' Meeting will be held exclusively by telecommunication devices, which will ensure the identification of the attendees, their participation and the exercise of the right to vote, without the need for the chairman and the secretary to be in the same venue.