AGM Information • May 3, 2017
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
English office translation.
In case of conflict the Norwegian version shall prevail.
ORDINÆR GENERALFORSAMLING
I
(Org. nr. 983 218 180) ("Selskapet")
Det innkalles herved til ordinær generalforsamling i Sevan Marine ASA onsdag den 24. mai 2017 kl. 10:00 i Selskapets kontorer i Verkstedveien 3, 0277 Oslo.
(Org. No. 983 218 180) (the "Company")
The shareholders of Sevan Marine ASA are convened to an annual general meeting on Wednesday, 24 May 2017 at 10:00 hours (CET) at the offices of the Company in Verkstedveien 3, N-0277 Oslo, Norway.
Styret har foreslått følgende The Board of Directors have proposed the following
English office translation.
In case of conflict the Norwegian version shall prevail.
Forslag til generalforsamlingens beslutninger, øvrig dokumentasjon som gjelder sakene som skal behandles og nærmere informasjon om aksjeeiernes rettigheter, herunder hvordan aksjeeierne kan delta og stemme på generalforsamlingen, er tilgjengelig på Sevan Marine ASAs hjemmesider; www.sevanmarine.com og kan i tillegg fås ved henvendelse til Selskapet ved Investor Relations-koordinator; Børre Lauvrak (tel: +47 991 64 798, e-post: [email protected]).
Per dagens dato er totalt 52 606 999 aksjer utstedt i Selskapet. Hver aksje har én stemme på generalforsamlingen. Det foreligger ingen vedtektsfestede stemmerettsbegrensninger.
Aksjeeiere som ønsker å være representert på generalforsamlingen bes melde dette til Selskapet innen 22. mai 2017 kl. 17:00, ved å sende vedlagte møteseddel til Nordea Bank AB (publ.), eller melde seg på via Selskapets
The board's proposals to the resolutions to be passed at the general meeting, other documentation regarding the matters to be resolved and further information about the shareholders' rights, including how the shareholders may participate and vote at the general meeting, are available at the websites of Sevan Marine ASA; www.sevanmarine.com and may also be obtained by contacting the Company's Investor Relations Coordinator; Børre Lauvrak (tel: +47 991 64 798, e-mail: [email protected]).
As at the date hereof, the Company has issued a total of 52,606,999 shares. Each share carries one vote at the general meeting. There are no voting restrictions set out in the Company's articles of association.
Shareholders who wish to attend the general meeting are requested to notify the Company within 22 May 2017, 17:00 hours (CET) by submitting the enclosed attendance form to Nordea Bank AB (publ.), or register
hjemmeside på www.sevanmarine.com eller via VPS Investortjenester. Fullmakt kan, om ønskelig, gis til styrets leder; Erling Øverland,
eller administrerende direktør; Reese McNeel. Nærmere detaljer om påmelding og fullmakt følger av skrivet om aksjeeiernes rettigheter.
En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til vedtak i de saker som generalforsamlingen skal behandle. Slike forslag kan sendes til Selskapet per e-post til [email protected] eller per post til Sevan Marine ASA, Kittelsbuktveien 5, 4836 Arendal. Forslag bør merkes "Forslag til vedtak – ordinær generalforsamling Sevan Marine ASA 2017".
attendance electronically at the Company's website; www.sevanmarine.com, or VPS Investor Services. Power of attorney may, if desired, be granted to the chairman of the board; Erling Øverland, or to the CEO; Reese McNeel. Further details about register of attendance and granting power of attorney are set out in the information document about the shareholders' rights.
Shareholders may present proposals for resolutions in respect of the matters to be concerned at the general meeting. Such proposals may be sent to the Company by e-mail to [email protected] or by mail to Sevan Marine ASA, Kittelsbuktveien 5, N-4836 Arendal. Proposals should be marked "Proposals for resolutions – annual general meeting Sevan Marine ASA 2017".
| Vedlegg 1(i): | Møteseddel og fullmakt |
|---|---|
| Appendix 1(ii): | Notice of attendance and proxy form |
| Vedlegg 2: | Styrets forslag til vedtak |
| Appendix 2: | The board's proposal for the resolutions to be passed |
| Vedlegg 3(i): | Innstilling fra valgkomiteen i Sevan Marine ASA for selskapets ordinære generalforsamling 24. mai 2017 |
| Appendix 3(ii): | Proposal from the nomination committee of Sevan Marine ASA for the annual general meeting on 24 may 2017 |
| Vedlegg 4(i): | Erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte |
| Appendix 4(ii): | Statement regarding determination of salary and other benefits for senior management |
| Vedlegg 5(i): | Ordinær generalforsamling Sevan Marine ASA – 24. mai 2017: Aksjeeiernes rettigheter, |
| herunder hvordan aksjeeierne kan delta og stemme på generalforsamling | |
| Appendix 5(ii): | Annual general meeting Sevan Marine ASA – 24 may 2017: Shareholders' rights, including |
| how the shareholders may participate and vote at the general meeting |
Vedlegg 1(i): Møteseddel og fullmakt
Aksjeeiers fullstendige navn og adresse ________________________________________________________
Ordinær generalforsamling i Sevan Marine ASA avholdes 24. mai 2017 kl. 10:00 i Sevan Marine ASAs kontorer i Verkstedveien 3, 0277 Oslo.
Møteseddelen må være Nordea Bank AB (publ.) i hende senest kl. 17:00 den 22. mai 2017. Innen samme frist kan påmelding også gjøres via www.sevanmarine.com.
E-postadresse: [email protected] / Postadresse: Nordea Bank AB (publ.), filial i Norge, Client Relations NO, Postboks 1166 Sentrum, 0107 Oslo / Faks: +47 22 48 63 49.
Undertegnede vil møte i Sevan Marine ASAs ordinære generalforsamling 24. mai 2017 og
Aksjeeiers referansenr., pinkode og fullstendige navn og adresse
_________________________________________________
avgi stemme for mine/våre aksjer
avgi stemme for aksjer ifølge vedlagte fullmakt(er).
____________ Dato
______________________________ Aksjeeiers underskrift
Dersom De selv ikke kan møte på den ordinære generalforsamling, kan denne fullmakten benyttes av den De bemyndiger. Fullmakten må være Nordea Bank AB (publ.) i hende senest kl. 17:00 den 22. mai 2017. Innen samme frist kan fullmakten også registreres via www.sevanmarine.com.
E-postadresse: [email protected] / Postadresse: Nordea Bank AB (publ.), filial i Norge, Client Relations NO, Postboks 1166 Sentrum, 0107 Oslo / Faks: +47 22 48 63 49.
________________________________________________
Erling Øverland, styrets leder (eller en person oppnevnt av ham)
Reese McNeel, administrerende direktør (eller en person oppnevnt av ham)
Andre (navn) ___________________________
fullmakt til å møte og avgi stemme på vegne av mine/våre aksjer på Sevan Marine ASAs ordinære generalforsamling den 24. mai 2017.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslaget i innkallingen. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslagene i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Fullmektigen vil i så fall legge en for fullmektigen rimelig forståelse til grunn. Det samme gjelder dersom det er tvil om forståelsen av instruksen. Dersom en slik tolkning ikke er mulig, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Agenda – Ordinær generalforsamling 24. mai 2017 | For | Mot | Avstå |
|---|---|---|---|
| Sak 2: Valg av møteleder | |||
| Sak 3: Valg av én person til å medundertegne protokollen | |||
| Sak 4: Godkjennelse av innkalling og forslag til dagsorden | |||
| Sak 6: Godkjennelse av årsregnskap for regnskapsåret 2016 for morselskap og | |||
| konsern, samt styrets årsberetning | |||
| Sak 7: Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende | |||
| ansatte | |||
| Sak 7.1: Veiledende retningslinjer | |||
| Sak 7.2: Bindende retningslinjer (aksjerelaterte insentivordninger) | |||
| Sak 9: Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmer av styret, revisjonsutvalget, | |||
| kompensasjonsutvalget og etikkutvalget | |||
| Sak 10: Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmer av valgkomiteen | |||
| Sak 11: Godkjennelse av revisors honorar for 2016 | |||
| Sak 12: Valg av medlemmer til styret | |||
| Erling Øverland – styrets leder (gjenvalg) | |||
| Peter Lytzen – styremedlem (gjenvalg) | |||
| Ingvild Sæther – styremedlem (gjenvalg) | |||
| Kjetil Sjursen – styremedlem (gjenvalg) | |||
| Kathryn M. Baker – styremedlem (gjenvalg) | |||
| Sak 13: Valg av medlemmer til valgkomiteen | |||
| Mimi K. Berdal – leder (gjenvalg) | |||
| Ingvild Sæther – medlem (gjenvalg) | |||
| Kristoffer Andenæs – medlem (gjenvalg) | |||
| Sak 14: Videreføring av fullmakt til styret til å forhøye aksjekapitalen i forbindelse |
English office translation.
In case of conflict the Norwegian version shall prevail.
| med insentivprogram for ledelse og ansatte | ||
|---|---|---|
| Sak 15: Endring av Selskapets vedtekter |
Angående møte- og stemmerett vises det til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Ved avgivelse av fullmakt skal det legges frem skriftlig og datert fullmakt fra aksjepostens reelle eier. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
___________________________________________________________________________________________________
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)
Appendix 1(ii): Notice of Attendance and proxy form
Shareholder's full name and address __________________________________________________________
Annual general meeting in Sevan Marine ASA to be held on 24 May 2017 at 10:00 hours (CET) at the offices of the Company in Verkstedveien 3, N-0277 Oslo, Norway.
This attendance slip must reach Nordea Bank AB (publ.) no later than 17:00 hours (CET) on 22 May 2017. Within this deadline, registration may also be done on www.sevanmarine.com. E-mail address: [email protected] / Postal address: Nordea Bank AB (publ.), branch bank in Norway, Client Relations NO, P.O. Box N-1166 Sentrum, N-0107 Oslo, Norway / Fax: +47 22 48 63 49.
The undersigned will attend Sevan Marine ASA's annual general meeting on 24 May 2017 and
Shareholder's reference no., pin code and full name and address
vote for my/our shares ________________________________________________
vote for shares specified in the attached proxy(ies).
__________ Date
_____________________________ Shareholder's signature
________________________________________________
If you are unable to attend the annual general meeting in person, you can use this form to appoint a proxy. This form must reach Nordea Bank AB (publ.) no later than 10:00 hours (CET) on 22 May 2017. Within this deadline, the form may also be registered at www.sevanmarine.com.
E-mail address: [email protected] / Postal address: Nordea Bank AB (publ.), branch bank in Norway, Client Relations NO, P.O. Box N-1166 Sentrum, N-0107 Oslo, Norway / Fax: +47 22 48 63 49.
The undersigned shareholder in Sevan Marine ASA hereby appoints: Shareholder's reference no., pin code and full name and address
Erling Øverland, chairman (or a person appointed by him)
Reese McNeel, CEO (or a person appointed by him)
Other (name)____________________________
as my proxy to attend and vote for my/our shareholding at Sevan Marine ASA's annual general meeting on 24 May 2017.
The votes shall be cast in accordance with the instructions stated below. Note that if a box has not been ticked off below, then this will be interpreted as an instruction to vote "in favour" of the proposals in the notice. If a proposal is submitted in addition to, or as a replacement for, the proposals in the notice, then the proxy will be entitled to decide how to vote for these proposals. If there are any doubts concerning the interpretation of the instructions, the proxy will assume a reasonable interpretation when casting the vote. In the event of any unclear instructions, the proxy may abstain from voting.
| Agenda – Annual general meeting 24 May 2017 | For | Against | Abstain |
|---|---|---|---|
| Item 2: Election of a chair of the meeting | |||
| Item 3: Election of a person to co-sign the minutes | |||
| Item 4: Approval of the notice and the agenda | |||
| Item 6: Approval of the annual financial statements for the parent company and the | |||
| group for the fiscal year 2016, and the board's annual report | |||
| Item 7: Statement from the board regarding determination of salary and other benefits | |||
| for senior management | |||
| Item 7.1: Advisory Guidelines | |||
| Item 7.2: Binding Guidelines (share based incentive schemes) | |||
| Item 9: Determination of the remuneration to the members of the board, the audit | |||
| committee, the compensation committee and the ethics committee | |||
| Item 10: Determination of the remuneration to the members of the nomination | |||
| committee | |||
| Item 11: Approval of the remuneration to the auditor for 2016 | |||
| Item 12: Election of members to the board | |||
| Erling Øverland, chairman (re-elected) | |||
| Peter Lytzen, board member (re-elected) | |||
| Ingvild Sæther, board member (re-elected) | |||
| Kjetil Sjursen, board member (re-elected) | |||
| Kathryn M. Baker, board member (re-elected) | |||
| Item 13: Election of members to the nomination committee | |||
| Mimi K. Berdal – chair (re-elected) | |||
| Ingvild Sæther – member (re-elected) |
English office translation.
In case of conflict the Norwegian version shall prevail.
| Kristoffer Andenæs – member (re-elected) | |
|---|---|
| Item 14: Authorization (continued) to the board to increase the share capital in | |
| connection with incentive scheme for management and employees | |
| Item 15: Amendment to the Company's articles of association |
As regards meeting and proxy right, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular the sections set out in chapter 5. Identification documents for the attorney and the beneficial holder of the shares must be enclosed to the proxy form, as well as a Certificate of Registration in the event the beneficial holder is a legal person.
___________________________________________________________________________________________________
Place Date Shareholder's signature (Only by appointment of proxy)
In case of conflict the Norwegian version shall prevail.
Vedlegg 2 / Appendix 2:
Årsrapporten for 2016 som inneholder årsregnskapet, årsberetningen, revisjonsberetningen og rapport for eierstyring og selskapsledelse er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside, www.sevanmarine.com.
Styret forslår at generalforsamlingen treffer følgende beslutning:
Årsregnskapet og årsberetningen for 2016 for morselskap og konsern godkjennes.
Selskapets underskudd i henhold til den fastsatte balansen for 2016 dekkes ved annen egenkapital, jf. Selskapets vedtekter § 6 nr. 2.
Det skal ikke betales utbytte for 2016. No dividend shall be paid for 2016.
Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.sevanmarine.com.
Generalforsamlingens godkjennelse av retningslinjene er veiledende for styret. Godkjennelse av retningslinjer som gjelder godtgjørelse i form av aksjer, tegningsretter, opsjoner og andre former for godtgjørelse som er knyttet til aksjer eller utviklingen av aksjekursen
ITEM 6: APPROVAL OF THE ANNUAL FINANCIAL STATEMENTS FOR THE PARENT COMPANY AND THE GROUP FOR THE FISCAL YEAR 2016, AND THE BOARD'S ANNUAL REPORT
The annual report for 2016 which comprises the annual financial statements, the board' annual report, the audit opinion and the statement on corporate governance, is available at the Company's website; www.sevanmarine.com.
The board proposes that the general meeting passes the following resolution:
The annual financial statements for the parent company and the group for the fiscal year 2016 and the annual report are approved.
The Company's deficit pursuant to the specified balance sheet for 2016 is covered by other equity, cf. § 6 no. 2 of the Company's articles of association.
The statement of the board regarding determination of salary and other benefits for senior management is available at the Company's website; www.sevanmarine.com.
The general meeting's approval of the guidelines shall be advisory to the board. However, the approval of the guidelines regarding remuneration in the form of shares, subscription rights, options, and other forms of remuneration linked to shares or the development of the share
In case of conflict the Norwegian version shall prevail.
i Selskapet eller andre selskaper innenfor konsernet, er derimot bindende for styret, jf. allmennaksjeloven ("asal.") § 5-6 (3) tredje punktum, jf. § 6-16a (2) fjerde punktum.
De veiledende retningslinjene er angitt i punkt (i) og (ii) i styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte, mens de bindene retningslinjene er angitt i punkt (iii).
De veiledende og bindende retningslinjene er gjenstand for separat votering.
(a) Veiledende retningslinjer (a) Advisory guidelines
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende beslutning hva gjelder de veiledende retningslinjene:
Generalforsamlingen gir sin tilslutning til de veiledende retningslinjene i styrets erklæring og fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte i henhold til allmennaksjeloven § 6-16a.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende beslutning hva gjelder de bindende retningslinjene:
Generalforsamlingen godkjenner de bindende retningslinjene i styrets erklæring og fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte i henhold til allmennaksjeloven § 6-16a.
Innstillingen fra Selskapets valgkomité er The recommendation of the nomination
price in the Company or in other companies within the group, are binding for the board, cf. section 5-6 (3) third sentence, cf. section 6-16a (2) fourth sentence of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act (the "NPLCA").
The advisory guidelines are set out under item (i) and (ii) in the statement of the board regarding determination of salary and other benefits for Senior Management, and the binding guidelines under item (iii).
The advisory and binding guidelines are subject to separate votes.
The board proposes that the general meeting passes the following resolution with regard to the advisory guidelines:
The general meeting endorses the advisory guidelines in the declaration from the Board of Directors on salary and other benefits for senior management pursuant to section 6-16a of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
The board proposes that the general meeting passes the following resolution with regard to the binding guidelines:
The general meeting approves the binding guidelines in the declaration from the Board of Directors on salary and other benefits for senior management pursuant to section 6-16a of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
offentliggjort og tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.sevanmarine.com.
Forslaget fra valgkomiteen innebærer at nivået for kompensasjon holdes uforandret. Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer følgende beslutning:
Godtgjørelse til styrets medlemmer for perioden fra ordinær generalforsamling i 2017 til ordinær generalforsamling i 2018 fastsettes slik:
Styrets leder: NOK 400.000 Chairman of the board: NOK 400,000 Uavhengige styremedlemmer: NOK 250.000 Independent board members: NOK 250,000 Styremedlem ansatt i Teekay: NOK 125.000 Board member employed by Teekay: NOK
Leder revisjonsutvalg: NOK 50.000 Chair audit committee: NOK 50,000 Medlem revisjonsutvalg: NOK 30.000 Member audit committee: NOK 30,000 Leder etikkutvalg: NOK 30.000 Chair ethics committee: NOK 30,000 Medlem etikkutvalg: NOK 20.000 Member ethics committee: NOK 20,000
Innstillingen fra Selskapets valgkomité er offentliggjort og tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.sevanmarine.com.
Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer følgende beslutning:
Godtgjørelse til valgkomiteens medlemmer for perioden fra den ordinære generalforsamlingen i 2016 og frem til ordinær generalforsamling i 2017 fastsettes slik:
Mimi K. Berdal (leder): NOK 50.000 Ingvild Sæther (medlem): NOK 20.000 Kristoffer Andenæs (medlem): NOK 20.000
committee is announced and made available at the Company's website; www.sevanmarine.com.
The proposal from the nomination committee is that the level of compensation is kept. The nomination committee proposes that the general meeting passes the following resolution:
The board remuneration for the period from the annual general meeting in 2017 until the annual general meeting in 2018 is determined as follows:
125,000 Ansatterepresentanter i styret: NOK 50.000 Board members proposed by employees: NOK 50,000 Leder kompensasjonsutvalg: NOK 30.000 Chair compensation committee: NOK 30,000 Medlem kompensasjonsutvalg: NOK 20.000 Member compensation committee: NOK 20,000
The recommendation of the nomination committee is announced and made available at the Company's website; www.sevanmarine.com.
The nomination committee proposes that the general meeting passes the following resolution:
The remuneration to the members of the nomination committee for the period from the annual general meeting in 2016 until the annual general meeting in 2017 is determined as follows:
Mimi K. Berdal (chair): NOK 50,000 Ingvild Sæther (member): NOK 20,000 Kristoffer Andenæs (member): NOK 20,000
In case of conflict the Norwegian version shall prevail.
Styret forslår at generalforsamlingen treffer følgende beslutning:
Revisors honorar på USD/NOK 72,563/609,529 eks. mva. for revisjonen av årsregnskapet for 2016, samt USD/NOK 51,622/433,625 eks. mva. for revisjonsrelaterte tjenester, godkjennes.
Innstillingen fra Selskapets valgkomité er offentliggjort og tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.sevanmarine.com.
Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer følgende beslutning:
Følgende personer velges som aksjonærvalgte styremedlemmer med funksjonstid frem til ordinær generalforsamling i 2018:
Erling Øverland – styrets leder (gjenvalg) Erling Øverland – chairman (re-elected) Peter Lytzen – styremedlem (gjenvalg) Peter Lytzen – board member (re-elected) Ingvild Sæther – styremedlem (gjenvalg) Ingvild Sæther – board member (re-elected) Kjetil Sjursen – styremedlem (gjenvalg) Kjetil Sjursen – board member (re-elected)
Innstillingen fra Selskapets valgkomité er offentliggjort og tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.sevanmarine.com.
Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer følgende beslutning:
Alle sittende medlemmer av valgkomiteen gjenvelges for neste periode. Dette gir følgende sammensetning av valgkomiteen frem til ordinær generalforsamling i 2018:
Mimi K. Berdal – leder Ingvild Sæther – medlem
The board proposes that the general meeting passes the following resolution:
The remuneration to the auditor of USD/NOK 72,563/609,529 ex. VAT for the audit of the 2016 annual accounts, and USD/NOK 51,622/433,625 ex. VAT for audit related services, is approved.
The recommendation of the nomination committee is announced and made available at the Company's website www.sevanmarine.com.
The nomination committee proposes that the general meeting passes the following resolution:
The following persons are shareholder elected members of the board for the period up to the annual general meeting in 2018:
Kathryn M. Baker – styremedlem (gjenvalg) Kathryn M. Baker – board member (re-elected)
The recommendation of the nomination committee is announced and made available at the Company's website www.sevanmarine.com.
The nomination committee proposes that the general meeting passes the following resolution:
All residing members of the nomination committee are re-elected for a period of one year. This gives the following composition of the nomination committee for the period until the annual general meeting in 2018:
Mimi K. Berdal – chair Ingvild Sæther – member
Kristoffer Andenæs – medlem Kristoffer Andenæs – member
Styret forslår at generalforsamlingen treffer følgende beslutning:
Styret foreslår å endre Selskapets vedtekter slik at det ikke lenger fremgår at to av styrets
The board proposes that the general meeting passes the following resolution:
The board proposes to amend to Company's articles of association in form of them no longer
| medlemmer skal velges av og blant de ansatte i selskaper som inngår i konsernet. |
stating that two of the board members shall be elected by and amongst the employees within the group of companies. |
|---|---|
| Forslaget har sin bakgrunn i at størrelsen på Selskapets virksomhet nå innebærer at det kun er påkrevet med én ansatterepresentant i styret, jf. allmennaksjeloven § 6-4 første ledd. |
The grounds for the proposal are that the Company's business is now of such a size that only one employee representative in the board is required, cf. section 6-4 first paragraph of the NPLCA |
| Styret forslår at generalforsamlingen treffer følgende beslutning: |
The board proposes that the general meeting passes the following resolution: |
| § 5 av Selskapets vedtekter skal heretter lyde: | § 5 of The Company's articles of association are amended as follows: |
| § 5 Selskapets styre skal bestå av 5-9 medlemmer. To styremedlemmer i fellesskap eller daglig leder og ett styremedlem i fellesskap har selskapets signatur. Styret kan meddele prokura. |
§ 5 The Company's Board of Directors shall consist of 5-9 members. Two board members jointly, or the CEO and one board member jointly hold the signature provisions. The Board may grant power of attorney. |
Vedlegg 3 (i):
I henhold til vedtektenes § 7 ble det på Selskapets ordinære generalforsamling 25. mai 2016 oppnevnt en valgkomité bestående av:
| Mimi K. Berdal | - | leder |
|---|---|---|
| Ingvild Sæther | - | medlem |
| Kristoffer Andenæs | - | medlem |
Alle medlemmer av valgkomiteen ble oppnevnt med en funksjonstid frem til ordinær generalforsamling 2017, og er således på valg.
Valgkomiteens mandat er å fremme forslag om aksjonærvalgte styremedlemmer og medlemmer til valgkomiteen, samt foreslå styrets godtgjørelse.
Styret i Sevan Marine ASA har siden den ordinære generalforsamlingen 25. mai 2016 bestått av følgende aksjonærvalgte medlemmer:
| Erling Øverland | - | styreleder |
|---|---|---|
| Peter Lytzen | - | medlem |
| Ingvild Sæther | - | medlem |
| Kjetil Sjursen | - | medlem |
| Kathryn M. Baker | - | medlem |
| B. Gisle Grønlie | - | varamedlem |
Alle styremedlemmer er valgt med en funksjonstid frem til ordinær generalforsamling 2017, og er således på valg. Peter Lytzen har sittet i styret siden 2011, Ingvild Sæther ble valgt inn i styret i september 2013, Kjetil Sjursen i mai 2015, mens Erling Øverland og Kathryn Baker begge er nye i styret siden mai 2016.
Valgkomiteen har i forbindelse med denne innstillingen avholdt møter med styrets aksjonærvalgte medlemmer og administrerende direktør samt hatt dialog med større aksjonærer/aksjonærgrupperinger.
Valgkomiteen har gjennom sitt arbeid konstatert tilfredshet med styrets sammensetning og kompetanse. Alle sittende aksjonærvalgte faste medlemmer av styret har stilt seg til disposisjon for gjenvalg. Det har siden forrige styrevalg på ordinær generalforsamling i 2016 ikke vært behov for å tilkalle varamedlem, og det er heller ikke uttrykt behov for en slik funksjon for kommende periode.
På denne bakgrunn fremmer valgkomiteen innstilling om følgende aksjonærvalgte styremedlemmer med funksjonstid frem til ordinær generalforsamling i 2018:
| Erling Øverland | - | styreleder | (gjenvalg) |
|---|---|---|---|
| Peter Lytzen | - | medlem | (gjenvalg) |
| Ingvild Sæther | - | medlem | (gjenvalg) |
| Kjetil Sjursen | - | medlem | (gjenvalg) |
| Kathryn M. Baker | - | medlem | (gjenvalg) |
Opplysninger om sittende styremedlemmer som valgkomiteen innstiller for gjenvalg er tilgjengelig på Selskapets hjemmesider www.sevanmarine.com.
Valgkomiteen konstaterer at et slikt styre oppfyller kravene til kontinuitet, uavhengighet, faglig kompetanse (herunder forutsetninger for etablering av revisjonsutvalg) og representasjon av begge kjønn.
Ordinær generalforsamling i 2016 fastsatte honorarer for styrets arbeid for kommende valgperiode frem til ordinær generalforsamling i 2017 som følger:
| Styrets leder | NOK 400.000 |
|---|---|
| Uavhengige styremedlemmer | NOK 250.000 |
| Styremedlem nominert av Teekay | NOK 125.000 |
| Ansatte representanter i styret | NOK 125.000 |
| Leder revisjonsutvalg | NOK 50.000 |
| Medlem revisjonsutvalg | NOK 30.000 |
| Leder kompensasjonsutvalg | NOK 50.000 |
| Medlem kompensasjonsutvalg | NOK 25.000 |
| Varamedlemmer til styret | NOK 10.000 per møte |
Valgkomiteen anbefaler å videreføre praksisen med å fastsette styrehonorarer for kommende valgperiode, med kvartalsvise utbetalinger.
Valgkomiteen har på bakgrunn av Selskapets situasjon funnet det riktig å ikke foreslå økninger i styrets honorarer for kommende periode. Ordinære styrehonorarer for uavhengige medlemmer har dermed ligget fast siden 2013, mens de ble halvert for medlemmer nominert av største aksjonær og ansatte representanter i 2016. For kommende periode har Ingvild Sæther, CEO i Teekay Offshore Group Ltd., akseptert å videreføre halvert styrehonorar mens ansatte representanter har akseptert ytterligere reduksjon i sine honorarer til kr 50.000. Peter Lytzen har avsluttet sitt ansettelsesforhold i Teekay og er således blitt formelt uavhengig største aksjonær, og skal motta honorar på linje med andre uavhengige styremedlemmer. Lytzen vil i tillegg til styrearbeidet være tilgjengelig for administrasjonen i Selskapet uten særskilt honorering.
Honorarene til medlemmer av kompensasjonsutvalget foreslås noe redusert i forhold til inneværende periode, samtidig som det foreslås særskilt honorering av medlemmer i nyopprettet styreutvalg for etikk og compliance.
Valgkomiteen foreslår etter dette at generalforsamlingen fastsetter følgende godtgjørelse til styrets medlemmer for perioden fra ordinær generalforsamling i 2017 til ordinær generalforsamling i 2018:
| NOK 400.000 |
|---|
| NOK 250.000 |
| NOK 125.000 |
| NOK 50.000 |
| NOK 50.000 |
| NOK 30.000 |
| NOK 30.000 |
| NOK 20.000 |
| NOK 30.000 |
| NOK 20.000 |
Etter dialog med Selskapets største aksjonær og en større gruppe minoritetsaksjonærer, foreslår valgkomiteen at alle sittende medlemmer av komiteen gjenvelges for neste periode. Dette gir følgende sammensetning av valgkomiteen frem til ordinær generalforsamling i 2018:
| Mimi K. Berdal | - | leder |
|---|---|---|
| Ingvild Sæther | - | medlem |
Kristoffer Andenæs - medlem
Basert på valgkomiteens arbeid siden ordinær generalforsamling i 2016, herunder oppgavens karakter og tidsbruk, foreslås honorar til valgkomiteens medlemmer fastsatt som følger for perioden frem til ordinær generalforsamling i 2017:
| Mimi K. Berdal (leder) | NOK 50.000 |
|---|---|
| Ingvild Sæther (medlem) | NOK 20.000 |
| Kristoffer Andenæs (medlem) | NOK 20.000 |
* * *
(sign.) (sign.) (sign.)
Mimi K. Berdal Ingvild Sæther Kristoffer Andenæs
Appendix 3 (ii):
In accordance with section 7 of the Articles of Association, a Nomination Committee was elected at the Company's Annual General Meeting (AGM) on May 25, 2016 consisting of:
| Mimi K. Berdal | - | Chairman |
|---|---|---|
| Ingvild Sæther | - | Member |
| Kristoffer Andenæs | - | Member |
All members of the Nomination Committee were appointed for a period until the AGM in 2017, and are therefore up for election.
The mandate of the Nomination Committee is to propose candidates for the Board of Directors to be elected by the shareholders and the Nomination Committee, and to propose the remuneration of the Board of Directors.
Since the AGM on May 25, 2016, the Board has consisted of the following shareholder elected directors:
| Erling Øverland | - | Chairman |
|---|---|---|
| Peter Lytzen | - | Board member |
| Ingvild Sæther | - | Board member |
| Kjetil Sjursen | - | Board member |
| Kathryn M. Baker | - | Board member |
| B. Gisle Grønlie | - | Deputy board member |
All members of the Board of Directors were appointed for a period until the AGM in 2017, and are therefore up for election. Peter Lytzen has been a member of the board since 2011, Ingvild Sæther was appointed for the first time in September 2013 and Kjetil Sjursen in May 2015, whereas Erling Øverland and Kathryn Baker both were elected for the first time in May 2016.
In connection with the preparation of this proposal, the Nomination Committee has held meetings with the shareholder elected board members and the CEO, and been in dialogue with larger shareholders/groups of shareholders.
Through its work, the Nomination Committee has been able to establish satisfaction with the composition and competence of the board of directors. All current, permanent members of the board have accepted to be available for re-election. Since the election of the current board at the AGM in May 2016, there has been no requirement for summon of a deputy director, and such function is not deemed required for the coming period.
With reference to the above, the Nomination Committee proposes the following shareholder elected directors for the period until the AGM in 2018:
| Erling Øverland | - Chairman |
(re-elected) |
|---|---|---|
| Peter Lytzen | - Board member |
(re-elected) |
| Ingvild Sæther | - Board member |
(re-elected) |
| Kjetil Sjursen | - Board member |
(re-elected) |
| Kathryn M. Baker | - Board member |
(re-elected) |
Information about the current Board members proposed by the Nomination Committee for re-election is available at the Company's web pages www.sevanmarine.com.
The Nomination Committee notes that the composition of the proposed Board of Directors complies with recommendations and requirements pertaining to continuity, independence, professional competence (including qualifications for establishing an Audit Committee) and gender diversity.
The AGM in 2016 determined the remuneration of the Board of Directors for the forthcoming election period until the AGM in 2017 as follows:
| Board's Chairman | NOK 400,000 |
|---|---|
| Independent Board members | NOK 250,000 |
| Board member proposed by Teekay | NOK 125,000 |
| Board members proposes by employees | NOK 125,000 |
| Chair Audit Committee | NOK 50,000 |
| Member Audit Committee | NOK 30,000 |
| Chair Compensation Committee | NOK 50,000 |
| Member Compensation Committee | NOK 25,000 |
| Deputy Board members | NOK 10,000 per meeting attended |
The Nomination Committee recommends continuing the practice of determining Board remuneration for the forthcoming election period, to be paid in quarterly installments.
Considering the Company's present situation, the Nomination Committee will not propose any increase in Board fees for the coming period. Board fees for independent directors have thus been kept at the same level since 2013, whereas they were reduced by 50% for board members nominated by the largest shareholder and employees in 2016. For the coming period, Ingvild Sæther, CEO of Teekay Offshore Group Ltd., has accepted to continue her reduced board fee, whereas the employee representatives have accepted a further reduction of their fees to NOK 50,000. Peter Lytzen has terminated his employment with Teekay and thus became formally independent of the largest shareholder, and shall receive the ordinary board fee in line with other independent directors. Mr. Lytzen, in addition to Board work, will be available to the management of Company without additional fees.
Fees to members of the Compensation Committee are proposed somewhat reduced compared to the previous period, at the same time, fees are proposed to members of the recently established Ethics and Compliance Committee.
Accordingly, the Nomination Committee proposes that the General Meeting approves the following Board remuneration for the period from the AGM in 2017 until the AGM in 2018:
| Board's Chairman | NOK 400,000 |
|---|---|
| Independent Board members | NOK 250,000 |
| Board member employed by Teekay | NOK 125,000 |
| Board members proposed by employees | NOK 50,000 |
| Chair Audit Committee | NOK 50,000 |
| Member Audit Committee | NOK 30,000 |
| Chair Compensation Committee | NOK 30,000 |
| Member Compensation Committee | NOK 20,000 |
| Chair Ethics Committee | NOK 30,000 |
| Member Ethics Committee | NOK 20,000 |
In case of conflict the Norwegian version shall prevail.
Following dialogue with the Company's largest shareholder and a larger group of minority shareholders, the Nomination Committee proposes that all residing members of the committee are re-elected for a period of one year. This gives the following composition of the Nomination Committee for the period until the AGM in 2018:
| Mimi K. Berdal | - | Chairman |
|---|---|---|
| Ingvild Sæther | - | Member |
| Kristoffer Andenæs | - | Member |
Based on the Nomination Committee's work in the period from the AGM in 2016, hereunder the character of and time spent on the assignment (cf. the Norwegian Code of Practice for Corporate Governance section 7), the remuneration to members of the Nomination Committee is proposed to be determined as follows for the period until the AGM in 2017:
| Mimi K. Berdal (Chairman) | NOK 50,000 |
|---|---|
| Ingvild Sæther (Member) | NOK 20,000 |
| Kristoffer Andenæs (Member) | NOK 20,000 |
* * *
23 March 2017
(sign.) (sign.) (sign.)
Mimi K. Berdal Ingvild Sæther Kristoffer Andenæs
Vedlegg 4 (i):
I henhold allmennaksjeloven § 6-16a skal Styret utarbeide en særskilt erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Det følger videre av allmennaksjeloven § 5-6 (3) at det på ordinær generalforsamling skal avholdes en rådgivende avstemming over Styrets retningslinjer for lederlønnsfastsettelsen for det kommende regnskapsår (se (ii) nedenfor). I den grad retningslinjene er knyttet til aksjebaserte insentivordninger skal også disse godkjennes av generalforsamlingen (se (iii) nedenfor).
(i) Lønn og annen godtgjørelse til ledelsen for det foregående regnskapsår
Selskapet har et kompensasjonsutvalg som utarbeider retningslinjer for godtgjørelse til ledende ansatte.
Styret vedtar betingelser for godtgjørelse til konsernsjefen (CEO) i henhold til kompensasjonsutvalgets retningslinjer og tar også prinsipielle beslutninger vedrørende konsernets lønnspolitikk og kompensasjonsordninger for øvrige ansatte.
Konsernledelsen omfatter følgende ansatte:
Reese McNeel, konsernsjef/økonomidirektør Alf-Roger Skikstein, leder for administrasjon og prosjekter Knut Bredahl, leder for salg og markedsføring Otto Skjåstad, leder for ingeniører og teknologi
Godtgjørelsen til ledelsen for regnskapsåret 2016 fremgår av note 17 av konsernregnskapet.
Konsernsjefen vil motta 9-12 måneders lønn ved opphør av ansettelsesforholdet, avhengig av bakgrunnen for opphøret.
Retningslinjene for fastsettelse av lønn til ledende ansatte og eventuell tildeling av opsjoner ble behandlet på ordinær generalforsamling i mai 2015. Styret har for regnskapsåret 2016 ikke fraveket disse retningslinjene hva gjelder lønnspakken til ledelsen.
Enkelte av ledelsens medlemmer sitter i styrene i selskapets datterselskaper og mottar ikke styregodtgjørelse for disse vervene.
(ii) Lønn og annen godtgjørelse til konsernledelsen for det kommende regnskapsår
Til rådgivende avstemning på generalforsamlingen i 2017, presenterer styret følgende retningslinjer for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte for regnskapsåret 2017 (som, når endelig godkjent og avtalt, vil bli gjort gjeldende fra 1. januar 2017). Prinsippene er på enkelte punkter endret sammenlignet med fjorårets retningslinjer:
Hovedformålet med Selskapets lønnspolitikk for konsernledelsen er å skape et konkurransedyktig og realistisk rammeverk for lønn, bidra til rekruttering av ledende ansatte med nødvendige kvalifikasjoner, samt å sikre relevant kompetanseutvikling. I tillegg til grunnlønn deltar ledelsen i konsernets ordninger for bonus på linje med øvrige ansatte. Lønnspakken for konsernsjefen og de
andre medlemmene av ledelsen kan også omfatte en firmabilavtale, aviser, mobiltelefon og refusjon av utgifter til internettabonnement i henhold til vanlig markedspraksis. Ledelsen deltar også i konsernets kollektive pensjons- og forsikringsordninger på linje med øvrige ansatte i konsernet. Pensjonsordning for ledende ansatte og enkelte nøkkelansatte som dekket pensjonsytelser over 12G ble imidlertid avviklet fra og med 1. januar 2017. Fra samme tidspunkt opphørte også Selskapets ytelsesbaserte pensjonsordning, og de 6 deltakerne er blitt overført til den innskuddsbaserte pensjonsordningen. Etter overføringen har den innskuddsbaserte pensjonsordningen 36 deltakere.
Styret kan tildele nøkkelansatte lån fra selskapet. Det skal stilles betryggende sikkerhet og rente skal minimum tilsvare gjeldende normrente for lån i arbeidsforhold.
Selskapets lønnspolitikk skal være basert på definerte oppgaver og ansvarsområder, klare mål og prestasjonsindikatorer, kombinert med evaluering av resultater og innsats. Den totale lønnspakken skal som en retningslinje være på et nivå som tilsvarer markedsmedianen i de ulike markeder og industrier hvor konsernet opererer.
Årlig lønnsregulering finner sted 1. januar hvert år, og skal være basert på den generelle lønnsutviklingen i markedet og relevante industrier, kombinert med en evaluering av innsats og resultater i foregående periode. Eventuelle individuelle lønnsjusteringer skal være basert på årlige prestasjonsvurderinger.
Konsernets og forretningsområdenes finansielle og ikke-finansielle resultater skal legges til grunn for bonusprogrammet. Et nytt bonusprogram knyttet til individuell måloppnåelse og resultater er også opprettet for nøkkelpersonell, herunder ledende ansatte, samt et nytt lojalitetsprogram for ansatte. Kollektive og individuelle bonusavtaler kan til sammen utgjøre opp til 40 % av grunnlønn. Bonus kan utbetales årlig, basert på vurdering av faktiske resultater oppnådd og under forutsetning av Styrets godkjenning.
Formålet med bonusprogrammet er å insentivere verdiskapning og måloppnåelse og samordne målsetningene i selskapet. Styret mener at bonusordninger kan øke motivasjon, entusiasme og lagfølelse i organisasjonen, samt belønne godt lederskap og samarbeid på tvers av avdelinger og disipliner.
Gitt den utfordrende markedssituasjonen og Selskapets resultat, har Styret vedtatt at det ikke vil bli utbetalt begrenset bonus under bonusordningen for 2016. Det ble heller ikke utbetalt bonus for 2015. Styret ønsker å takke ledelsen og de ansatte for deres innsats og dedikasjon gjennom 2016.
Styret har tillit til de ansatte og deres motivasjon og kapasitet til å bidra til selskapets resultater. Styret mener at selskapets fremtidige suksess i stor grad avhenger av høyt motiverte, kvalifiserte og kompetente ledende ansatte og øvrige medarbeidere. Et klart definert kompensasjonsprogram, sammenholdt med et godt og inspirerende arbeidsmiljø i en spennende virksomhet, gjør det mulig for selskapet å rekruttere og beholde gode ansatte på alle nivåer og dermed forbli konkurransedyktig. Kompensasjon til ansatte anses som et viktig bidrag i strategien for å skape verdier for aksjonærene.
Styret er fremdeles av den oppfatning at fornuftige aksjerelaterte insentivordninger, hensyntatt punkt 12 i retningslinjene for eierstyring og selskapsledelse, bør inngå som en del av selskapets lønnspakke for ansatte og ledelse. I 2013 ga generalforsamlingen sin prinsipielle tilslutning til innføring av en aksjebasert insentivordning, og i 2016 ga generalforsamlingen videre fullmakt til å utstede aksjer under slik aksjebasert insentivordning. Det er foreløpig ikke utstedt noen aksjer under programmet.
Fullmakten ble gitt med virkning frem til ordinær generalforsamling i 2017, og Styret ønsker å videreføre ordningen ved å foreslå at den ordinære generalforsamlingen i 2017 vedtar de nødvendige formelle vedtak om fullmakt til styret til å utstede aksjer under en aksjebasert insentivordning.
Pursuant to § 6-16a of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the Board of Directors shall prepare a statement on the determination of salary and other benefits to Senior Management. It is further stated in § 5-6 (3) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act that an advisory vote shall be held at the Annual General Meeting regarding the Board of Directors' guidelines for determination of remuneration to Senior Management for the next accounting year (ref. (ii) below). To the extent the guidelines are linked to share-based incentive schemes, they will also be subject to approval by the General Meeting (ref. (iii) below).
The Company has a remuneration committee which prepares guidelines for the remuneration of the Senior Management.
The Board of Directors adopts the terms and conditions for the remuneration to the CEO in accordance with the guidelines of the remuneration committee, as well as the principal resolutions regarding the Group's remuneration policy and benefit schemes for all employees.
The senior management of the Company includes:
Reese McNeel, Chief Executive Officer/Chief Financial Officer Alf-Roger Skikstein, Head of Operations and Projects Knut Bredahl, Head of Sales and Marketing Otto Skjåstad, Head of Engineering and Technology
Remuneration of Senior Management for the accounting year 2016 is disclosed in Note 17 of the consolidated financial statements.
The CEO will receive 9-12 months' salary upon termination of employment, depending on the circumstances relating to the termination.
The guidelines for determination of remuneration to the Senior Management and any allotment of options were discussed at the Annual General Meeting in May 2015. The Board of Directors has not deviated from these guidelines in relation to the compensation package for Senior Management during the accounting year 2016.
Certain members of the Senior Management sit on the board of directors in the Company's subsidiaries and do not receive any board remuneration for these assignments.
(ii) Remuneration and other Benefits to Senior Management for the Next Accounting Year
For advisory vote at the Annual General Meeting in 2017, the Board of Directors presents the following guidelines for determination of remuneration and other compensation to Senior Management for the accounting year 2017 (which, when finally approved and agreed, will be made effective as of January 1, 2017). The principles and details of which are in certain respects amended compared with last year's guidelines.
The main objective of the Company's remuneration policy for the Senior Management is to provide a competitive and realistic framework for remuneration, contribute to the recruitment of senior personnel with the required skills and secure development of relevant expertise. In addition to the base salary, Senior Management participates in the Group's bonus scheme along with other key employees. The compensation package for the CEO and other members of the Senior Management may also include a company car arrangement, newspapers, mobile phone and refund of expenses for internet subscription, all in accordance with common market practice. Senior Management further participates in the Group's collective pension and insurance schemes along with all employees in the Group. However, the pension scheme for Senior Management and certain key employees which covered pension benefits above 12 G, has been discontinued as from 1 January 2017. This also applies to the Company's defined benefit plan with the 6 members being transferred to the defined contribution plan. Following the transfer, the defined contribution plan has 36 participants.
The Board of Directors may grant loans from the Company to key employees. Satisfactory security arrangements shall be provided and the interest rate shall correspond to the current standard interest rate for loans granted to employees.
The Company's remuneration policy is based on defined roles and responsibilities, clear goals and key performance indicators, combined with evaluation of results and achievements. The total compensation package shall as a guideline be at a level that corresponds to the market median in the different markets and industries in which the Group operates.
The annual wage and base salary adjustment takes place on January 1 each year, and shall be based on the general development of wages in the market and relevant industries, combined with an evaluation of the previous year's achievements and results. Any individual salary adjustment shall be based on the annual performance appraisal.
The Group's and the business areas' financial and non-financial results, shall form the basis for the collective bonus scheme. A new bonus scheme tied to individual performance and results is also established for key employees, including the Senior Management, and an employee retention plan has been put in place. The collective and individual bonus schemes may in total constitute up to 40% of the base salary. Bonus may be paid annually, based on a performance appraisal of results and achievement and subject to approval by the Board of Directors.
The purpose of the bonus schemes is to incentivise value creation and performance and to align objectives of the Company. The Board of Directors believe the bonus schemes may increase motivation, enthusiasm and team spirit in the organization, reward strong leadership and help foster and increase cooperation across departments and disciplines.
Given the difficult market situation and performance of the Company, the Board of Directors has decided that no bonuses will be paid under the 2016 bonus scheme. The same was the case for 2015. The Board of Directors would like to thank the management and employees for their hard work and dedication during 2015.
The Board of Directors has confidence in the employees and their motivation and ability to contribute to the Company's results. The Board of Directors is of the opinion that the Company's future success to a high degree depends on highly motivated, qualified and competent Senior Management and staff in general. A well-defined compensation program, together with a good and inspiring work environment in an exciting business, enables the Company to recruit and retain good employees at all
levels, and thereby remain competitive. Remuneration of employees is considered an essential contributor to the strategy of creating shareholder value.
The Board of Directors continues to believe that sensible share related incentive schemes, with due regard to the Corporate Governance guidelines' section 12, should form part of the Company's compensation package for employees and Senior Management. The Annual General Meeting in 2013 gave its support, in principle, to the introduction of a share related programme, and in 2015 the general meeting gave a further authorization to issue shares under such share related program. So far, no shares have been issued under the program. The authorization was given with effect until the annual general meeting in 2016, and the Board of Directors wishes to continue the program by proposing that the annual general meeting in 2016 approves the necessary resolution to grant the Board of Directors the authorization to issue shares under a share related incentive scheme.
Vedlegg 5 (i):
På datoen for innkallingen er det utstedt 52 606 999 aksjer i selskapet. Det foreligger ingen vedtektsfestede stemmerettsbegrensninger. Hver aksje gir én stemme på generalforsamlingen.
En aksjeeier har rett til å avgi stemme for det antall aksjer som vedkommende eier, og som er registrert på en konto i verdipapirsentralen (VPS) som tilhører aksjeeieren på tidspunktet for generalforsamlingen. Hvis en aksjeeier har ervervet aksjer og ikke fått ervervet registrert i VPS på tidspunktet for generalforsamlingen, kan retten til å stemme for de aksjene som er ervervet, bare utøves av erververen hvis ervervet er meldt til VPS og blir godtgjort på generalforsamlingen. Ved et eierskifte kan for øvrig erververen og avhenderen avtale at avhenderen kan utøve rettigheter som aksjeeier frem til disse går over til erververen.
Med hensyn til forvalterregistrerte aksjer, er det Selskapets syn at verken den reelle eieren eller forvalteren har rett til å stemme for slike aksjer. Aksjeeiere som har aksjer registrert på forvalterkonto må derfor omregistrere aksjene i eget navn i forkant av generalforsamlingen for å ha rett til å møte og stemme på generalforsamlingen. Beslutninger om stemmerett for aksjeeiere og fullmektiger treffes av møteåpner, hvis beslutning kan omgjøres av generalforsamlingen med alminnelig flertall.
Aksjeeierne kan ikke kreve at nye saker settes på dagsordenen siden fristen for å kreve dette er utløpt, jf. allmennaksjeloven § 5-11 andre setning.
En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til vedtak i de saker som generalforsamlingen skal behandle.
En aksjeeier kan kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av godkjennelsen av årsregnskapet og årsberetningen;
Dersom det må innhentes opplysninger, slik at svar ikke kan gis på generalforsamlingen, skal det utarbeides skriftlig svar innen to uker etter møtet. Svaret skal holdes tilgjengelig for aksjeeierne på selskapets kontor og sendes alle aksjeeiere som har bedt om opplysningen. Dersom svaret må anses å være av vesentlig betydning for bedømmelsen av forhold som nevnt i forrige avsnitt, skal svaret sendes alle aksjeeiere med kjent adresse.
Aksjeeiere som ønsker å delta på generalforsamlingen, enten selv eller ved fullmektig, kan melde fra om dette ved å sende vedlagte påmeldingsskjema per e-post til [email protected], per post til Nordea Bank AB (publ.), Client Relations NO, Postboks 1166 Sentrum, 0107 Oslo, per faks: +47 22 48 63 49, eller til selskapet ved Investor Relations-koordinator; Børre Lauvrak. (e-post: [email protected]).]
Påmelding kan også foretas elektronisk via selskapets hjemmesider på www.sevanmarine.com eller VPS Investortjenester. Referansenummer som er sendt aksjeeierne, må oppgis ved elektronisk påmelding.
Det anmodes om at slik påmelding gis elektronisk eller sendes slik at den er mottatt senest 22. mai 2017 klokken 17:00.
En aksjeeier som ikke selv er til stede på generalforsamlingen, kan møte ved en fullmektig etter eget valg. Vedlagt innkallingen følger skjema for tildeling av fullmakt, som kan sendes per e-post til [email protected], per post til Nordea Bank AB (publ.), Client Relations NO, Postboks 1166 Sentrum, 0107 Oslo, per faks: +47 22 48 63 49, eller til selskapet ved Investor Relations koordinator; Børre Lauvrak. (e-post: [email protected]).
Fullmakt kan også gis elektronisk via VPS Investortjenester eller www.sevanmarine.com. Referansenummer som er sendt aksjeeierne, må oppgis dersom fullmakten gis elektronisk. Fullmaktsskjemaet kan også tas med på generalforsamlingen. Dersom fullmakten ikke er gitt til en bestemt person, vil fullmakten anses for å ha blitt tildelt styrets leder eller hennes stedfortreder. Legitimasjon for fullmektig og fullmaktsgiver, og eventuell firmaattest dersom aksjeeier er en juridisk person, må følge fullmakten.
Det anmodes om at fullmakten gis elektronisk eller sendes slik at den er mottatt senest 22. mai 2017 klokken 17:00.
Om ønskelig kan fullmakt gis til styrets leder eller daglig leder.
I henhold til verdipapirhandelloven skal stemmerettigheter til aksjer som kan utøves med grunnlag i fullmakt (uten instruks), medregnes ved beregningen av vedkommendes andel i selskapet. Flaggegrensene er 5 %, 10 %, 15 %, 20 %, 25 %, 1/3, 50 %, 2/3 og 90 %.
Sevan Marine ASA har etablert rutiner for opptelling av fullmakter i tiden mellom innkallingen og avholdelse av generalforsamlingen, og vil forsøke straks å varsle vedkommende aksjeeier som på grunn av fullmakter når opp til eller passerer en flaggegrense. Selskapets rutiner for opptelling forutsetter imidlertid at selskapet har kjennskap til hvilken gruppe aksjonæren eventuelt konsolideres til. Vi ber derfor om at konsolideringer som kan ha betydning for aksjonærens flaggeplikt meddeles investor relations-koordinator Børre Lauvrak., e-post: [email protected].
* * *
Følgende dokumentasjon, offentliggjort den 3. mai 2017 i forbindelse med innkalling til ordinær generalforsamling som avholdes 24. mai 2017, er tilgjengelige på selskapets internettside; www.sevanmarine.com:
Appendix 5 (ii):
On the date of the notice of the general meeting, 52,606,999 shares were issued in the Company. The Articles of Association do not contain any restrictions to the voting rights. Each share entitles to one vote at the General Meeting.
A shareholder is entitled to vote for the number of shares it holds, which are registered on an account with the Norwegian Central Security Depositary (VPS), and which belongs to the shareholder at the time of the General Meeting. If a shareholder has acquired shares and the acquisition has not been registered with the VPS at the time of the General Meeting, the right to vote for the shares acquired may only be exercised by the acquirer if a notification of the acquisition has been submitted to VPS and is documented at the General Meeting. Moreover, at an assignment of shares the acquirer and the seller may agree that the seller may exercise the rights as shareholder up until such rights are transferred to the acquirer.
With respect to custodian registered shares, it is the Company's view that neither the actual holder nor the custodian is entitled to vote for such shares. Decisions regarding voting rights for shareholders and proxy holders are made by the person opening the meeting, whose decisions may be reversed by the general meeting by simple majority vote.
Shareholders cannot require that any further items are to be included in the agenda, as the time limit for such request has expired, cf. § 5-11 second paragraph of the Public Limited Liability Companies Act.
A shareholder has the right to present a proposal for resolution in matters to be considered by the General Meeting.
A shareholder may require that the Directors and the Chief Executive Officer present available information on matters that may affect the assessment of the adoption of the annual accounts and the annual report;
If information must be provided, to the effect that no response may be given at the General Meeting, a written response must be prepared within two weeks after the meeting. The response shall be available for the shareholders at the offices of the Company, and shall be submitted to each shareholder who has
requested such information. If the response is considered as being of material importance to the assessment of matters as mentioned in the preceding paragraph, the response must be submitted to all shareholders with known address.
Shareholders who wish to attend the General Meeting, either in person or by proxy, may register attendance by submitting the enclosed notice of attendance by e-mail to [email protected], by mail to Nordea Bank AB (publ.), Client Relations NO, P.O. Box N-1166 Sentrum, N-0107 Oslo, Norway, by telefax to +47 22 48 63 49 or to the Company for the attention of the Investor Relations Coordinator; Børre Lauvrak. (e-mail: [email protected]).
Registration may also be made electronically via VPS Investortjenester or on the internet on www.sevanmarine.com. The pin code sent to the shareholders must be stated in the event of electronic registration.
It is requested that such notification of attendance be submitted electronically, or by mail, to the effect that it is received no later than 22 May 2017, 17:00 hours (CET).
A shareholder, who does not attend the General Meeting in person, may elect to participate by proxy at its discretion. Enclosed this notice of meeting is a form for granting power of attorney, which may be sent by e-mail to [email protected], by mail to Nordea Bank AB (publ.), Client Relations NO, P.O. Box N-1166 Sentrum, N-0107 Oslo, Norway, by telefax to +47 22 48 63 49 or to the Company for the attention of the Investor Relations Coordinator; Børre Lauvrak (e-mail: [email protected])].
Power of attorney may also be granted electronically via VPS Investortjenester or www.sevanmarine.com. The pin code sent to the shareholders must be stated when the power of attorney is submitted electronically. The form of proxy may also be brought to the General Meeting. If no names have been indicated on the proxy form, the proxy is deemed to be granted to the Chairperson of the Board of Directors or her deputy. Identification documents for the attorney and the beneficial holder of the shares must be enclosed to the proxy form, as well as a Certificate of Registration in the event the beneficial holder is a legal person.
It is requested that the power of attorney be submitted electronically or sent to the effect that it will be received no later than 22 May 2017, 17:00 hours (CET).
If so desired, a shareholder may grant power of attorney to the Chairperson of the Board of Directors or to the Chief Executive Officer.
It follows from the Norwegian Securities Trading Act that a shareholder's voting rights for shares which may be exercised based on a power of attorney (without instructions) shall be taken into account at the calculation of his shareholding in the Company. The thresholds for disclosure are 5%, 10%, 15%, 20%, 25%, 1/3, 50%, 2/3 and 90%.
Sevan Marine ASA has established routines for counting the power of attorneys for the period from the notice of meeting was submitted until the General Meeting is held, and will try to immediately notify the relevant shareholder, who, based on powers of attorney, attains or passes a disclosure limit. The Company's routines for counting are, however, dependent on the Company being advised as to
with which group the shareholder may be consolidated. We therefore request the shareholders to notify Investor Relations Coordinator; Børre Lauvrak (e-mail: [email protected]) of any consolidations that may be of importance to the shareholder's duty of disclosure.
* * *
The following documents, published on 3 May 2017, in connection with notice of the Annual General Meeting to be held on 24 May 2017, are available on the Company's website; www.sevanmarine.com:
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.