Pre-Annual General Meeting Information • Mar 25, 2022
Pre-Annual General Meeting Information
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Les actionnaires de la société LUXEMPART (la « Société ») sont invités à participer à : l'Assemblée générale extraordinaire qui se tiendra
Limitation de l'autorisation à une période expirant au plus tard cinq (5) ans à compter de la résolution de l'assemblée générale extraordinaire accordant cette autorisation.
Autorisation au conseil d'administration d'émettre ces nouvelles actions avec la faculté de limitation ou suppression du droit de souscription préférentiel des actionnaires actuels.
« Pour chaque Assemblée Générale, le Conseil d'Administration peut permettre à tout Actionnaire de participer à l'Assemblée Générale par conférence téléphonique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication permettant de les identifier. Les Actionnaires participant à une assemblée par conférence téléphonique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication permettant de les identifier, permettant à toute personne participant à cette assemblée de s'entendre mutuellement de manière continue, et permettant une participation effective de ces personnes à l'Assemblée Générale, sont réputés être présents pour le calcul du quorum et des voix, à la condition que ces moyens de communication soient mis à disposition au lieu de tenue de l'Assemblée Générale.
Pour chaque Assemblée Générale, le Conseil d'Administration peut également permettre à chaque Actionnaire de voter à une Assemblée Générale des Actionnaires par correspondance au moyen d'un formulaire de vote envoyé par lettre, courrier électronique, par télécopie ou par tout autre moyen de communication au siège social de la Société ou à l'adresse mentionnée dans l'avis de convocation. Dans cette hypothèse, les Actionnaires peuvent uniquement utiliser les formulaires de vote par correspondance distribués par la Société et qui contiennent au moins le lieu, la date et l'heure de l'Assemblée Générale, l'ordre du jour de l'assemblée, les propositions soumises à l'Assemblée Générale, ainsi que pour chaque proposition, trois cases autorisant l'actionnaire à voter en faveur, contre, ou à s'abstenir de voter en cochant la case appropriée.
Les formulaires de vote qui, pour une résolution proposée, ne font pas apparaître (i) un vote en faveur, (ii) un vote contre la résolution proposée ou (iii) une abstention sont nuls en ce qui concerne cette résolution. La Société doit seulement prendre en compte les formulaires de vote reçus avant la tenue de l'Assemblée Générale à laquelle ils se rapportent.
Le Conseil d'Administration peut déterminer des conditions supplémentaires à remplir par les Actionnaires afin de pouvoir participer aux Assemblées Générales. »
Les propositions de résolutions émanant du Conseil d'administration, les documents destinés à être présentés lors de l'Assemblée générale ainsi que les formulaires d'avis de participation et de procuration peuvent être consultés et téléchargés sur le site internet de LUXEMPART www.luxempart.lu ou obtenus sur demande auprès de la Société (courriel : [email protected], adresse postale : LUXEMPART, attn. Mme Betty Kizimalé-Grant, 12 rue Léon Laval, L-3372 Leudelange).
N'hésitez pas à contacter la Société pour de plus amples informations à l'adresse suivante : [email protected].
A la date de la présente convocation, il y a un total de 20.700.000 actions en émission et le nombre total des droits de vote s'élève à 18.525.265.
Les droits d'un actionnaire de participer et d'exercer ses droits à l'Assemblée générale extraordinaire sont déterminés en fonction des actions détenues par cet actionnaire le 14ème jour qui précède cette Assemblée, à savoir le 11 avril 2022 à 24 heures (heure de Luxembourg) (la « Date d'Enregistrement »). Une personne qui n'est pas actionnaire à la Date d'Enregistrement ne peut ni participer ni voter à l'Assemblée générale.
Tout actionnaire souhaitant participer à l'Assemblée générale extraordinaire doit remettre à la Société par courrier postal ou électronique le formulaire d'avis de participation dûment complété et signé
ensemble avec les pièces jointes demandées (courriel : [email protected], adresse postale : LUXEMPART, attn. Mme Betty Kizimalé-Grant, 12 rue Léon Laval, L-3372 Leudelange). Les avis de participation doivent être parvenus à la Société au plus tard à la Date d'Enregistrement.
Dans le cas d'actions détenues par une personne physique, l'actionnaire doit joindre à l'avis de participation une copie d'un document valide prouvant son identité comme une copie de carte d'identité ou de passeport en cours de validité.
Dans le cas d'actions détenues par une personne morale, la ou les personnes physiques représentant cette entité qui souhaitent participer à l'Assemblée doivent joindre à l'avis de participation une copie d'un document valide prouvant leur identité comme une copie de carte d'identité ou de passeport en cours de validité, ainsi la preuve de leur pouvoir de représentation au moyen d'un document en bonne et due forme comme une procuration générale ou spéciale ou un extrait de registre de commerce récent indiquant l'identité des représentants légaux de l'entité concernée.
Tout actionnaire au porteur doit joindre à l'avis de participation ou, à défaut, envoyer à la Société Société par voie postale ou électronique une attestation délivrée par le dépositaire détenant les actions pour le compte de l'actionnaire, établissant sa qualité d'actionnaire et certifiant le nombre d'actions au porteur inscrites à son nom au 11 avril 2022 à 24 heures (heure de Luxembourg) (courriel : [email protected], adresse postale : LUXEMPART, attn. Mme Betty Kizimalé-Grant, 12 rue Léon Laval, L-3372 Leudelange). Les attestations doivent être reçues par la Société au plus tard 5 jours avant l'Assemblée, soit au plus tard le 19 avril 2022.
L'Assemblée générale extraordinaire aura lieu en présentiel au siège social de la Société situé au 12 rue Léon Laval, L-3372 Leudelange. Il n'est pas prévu de modalité de participation à l'Assemblée générale par voie électronique ni de modalité de vote à distance que ce soit par correspondance ou sous forme électronique.
Tout actionnaire préalablement enregistré peut participer et exercer ses droits en personne à l'Assemblée ou désigner par voie écrite toute personne comme son mandataire pour le représenter en personne et voter en son nom à l'Assemblée.
Dans la seconde hypothèse, l'actionnaire devra retourner à la Société par voie postale ou électronique le formulaire de procuration dûment complété et signé ensemble avec les pièces jointes demandées (courriel : [email protected], adresse postale : LUXEMPART, attn. Mme Betty Kizimalé-Grant, 12 rue Léon Laval, L-3372 Leudelange) au plus tard 5 jours avant la date de l'Assemblée, soit le 19 avril 2022.
Un ou plusieurs actionnaires disposant ensemble d'au moins 5% du capital social de LUXEMPART ont le droit d'inscrire des points à l'ordre du jour de l'Assemblée générale extraordinaire et ont le droit de déposer des projets de résolution concernant des points inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour de l'Assemblée générale.
Les demandes visées ci-dessus doivent être formulées par écrit et être adressées à la Société par voie postale ou électronique (courriel : [email protected], adresse postale : LUXEMPART, attn. Mme Betty Kizimalé-Grant, 12 rue Léon Laval, L-3372 Leudelange) au plus tard le 22ème jour qui précède la date de l'Assemblée, soit le 3 avril 2022. Elles doivent être accompagnées d'une justification ou d'un projet de résolution à adopter lors de l'Assemblée générale et indiquer l'adresse postale ou électronique à laquelle la Société peut transmettre l'accusé de réception de ces demandes. La Société publiera alors un ordre du jour révisé au plus tard le 15ème jour qui précède la date de l'Assemblée, soit le 10 avril 2022.
Les actionnaires ont, dès la publication de cette convocation, la faculté de poser par écrit des questions concernant des points portés à l'ordre du jour, auxquelles il sera répondu au cours de l'Assemblée. Ces questions doivent être adressées à la Société par voie postale ou électronique (courriel : [email protected], adresse postale : LUXEMPART, attn. Mme Betty Kizimalé-Grant, 12 rue Léon Laval, L-3372 Leudelange) au plus tard 72 heures avant le jour de l'Assemblée générale ensemble avec une preuve d'identité ainsi que de la qualité d'actionnaire à la Date d'Enregistrement.
Fait à Leudelange, le 25 mars 2022.
Pour le Conseil d'administration de LUXEMPART
Le Président du Conseil d'administration
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Limitation of the authorization to a period expiring at the latest five (5) years from the resolution of the extraordinary general meeting granting such authorization.
Authorization for the Board of Directors to issue these new shares with the option of limiting or cancelling the preferential subscription rights of existing shareholders.
"For each General Meeting, the Board of Directors may allow any Shareholder to participate in the General Meeting by conference call, through video conference or by any other means of communication allowing for their identification. Shareholders participating in a General Meeting by conference call, through video conference or by any other means of communication allowing for their identification, allowing all persons taking part in the meeting to hear one another on a continuous basis and allowing for an effective participation of all such persons in the General Meeting, are deemed to be present for the computation of the quorums and votes, subject to such means of communication being made available at the place of the General Meeting.
For each General Meeting, the Board of Directors may also allow any Shareholder to vote at a General Meeting through a signed voting form sent by post, electronic mail, facsimile or any other means of communication to the Company's registered office or to the address specified in the convening notice. In such case the shareholders may only use voting forms provided by the Company which contain at least the place, date and time of the meeting, the agenda of the meeting, the proposals submitted to the shareholders, as well as for each proposal three boxes allowing the shareholder to vote in favour thereof, against, or abstain from voting by ticking the appropriate box.
Voting forms which, for a proposed resolution, do not show (i) a vote in favour or (ii) a vote against the proposed resolution or (iii) an abstention are void with respect to such resolution. The Company shall only take into account voting forms received prior to the General Meeting to which they relate.
The Board of Directors may determine additional conditions to be fulfilled by Shareholders in order to participate in general meetings of Shareholders."
Approval of the restatement and renumbering of the articles of association of the Company without modification of the Company's corporate purpose;
Adoption of the English language for the Company's articles of association and subsequent implementation of bilingual articles of association in the English language followed by a French translation with prevalence of the English language in case of discrepancies; and
Miscellaneous.
The proposed resolutions of the Board of Directors, the documents to be presented at the General Meeting as well as the notice of participation and proxy forms can be consulted and downloaded from the website of LUXEMPART www.luxempart.lu or obtained on request from the Company (e-mail: [email protected], postal address: LUXEMPART, attn. Mrs. Betty Kizimalé-Grant, 12 rue Léon Laval, L-3372 Leudelange).
Please do not hesitate to contact the Company for further information at the following address: [email protected].
On the date of this notice, there are a total of 20,700,000 shares in issue and the total number of voting rights amounts to 18,525,265.
The rights of a shareholder to participate in and exercise his rights at the Extraordinary General Meeting are determined on the basis of the shares held by such shareholder on the 14th day preceding such meeting, i.e. on April 11, 2022 at 24:00 hours (Luxembourg time) (the "Record Date"). A person who is not a shareholder on the Record Date may neither participate nor vote at the General Meeting.
Any shareholder wishing to participate in the Extraordinary General Meeting must submit to the Company by mail or e-mail the duly completed and signed notice of participation form together with the requested attachments (e-mail: [email protected], postal address: LUXEMPART, attn. Mrs. Betty Kizimalé-Grant, 12 rue Léon Laval, L-3372 Leudelange). The notices of participation must be received by the Company at the latest on the Record Date.
In the case of shares held by a natural person, the shareholder must attach to the notice of participation a copy of a valid document proving his identity such as a copy of a valid identity card or passport.
In the case of shares held by a legal entity, the natural person(s) representing such entity wishing to participate in the Meeting must attach to the notice of participation a copy of a valid document proving his or her identity, such as a copy of a valid identity card or passport, as well as proof of his or her power of representation by means of a valid document such as a general or special power of attorney or a recent extract from the trade register indicating the identity of the legal representatives of the entity concerned.
Any bearer shareholder must attach to the notice of participation or, failing that, send to the Company by mail or electronically a certificate issued by the custodian holding the shares on behalf of the shareholder, establishing his status as shareholder and certifying the number of bearer shares registered in his name as of April 11, 2022 at 24:00 (Luxembourg time) (e-mail: [email protected], postal address: LUXEMPART, attn. Mrs. Betty Kizimalé-Grant, 12 rue Léon Laval, L-3372 Leudelange). The certificates must be received by the Company at the latest 5 days before the Meeting, i.e. at the latest on April 19, 2022.
The Extraordinary General Meeting will be held in person at the Company's registered office located at 12 rue Léon Laval, L-3372 Leudelange. There is no provision for participation in the General Meeting by electronic means or for remote voting, either by mail or electronically.
Any shareholder who has been registered in advance may participate and exercise his rights in person at the meeting or appoint in writing any person as his proxy to represent him in person and to vote on his behalf at the meeting.
In the latter case, the shareholder must return the duly completed and signed proxy form to the Company by post or electronically, together with the requested attachments (e-mail: [email protected], postal address: LUXEMPART, attn. Mrs. Betty Kizimalé-Grant, 12 rue Léon Laval, L-3372 Leudelange) at the latest 5 days before the date of the Meeting, i.e. April 19, 2022.
One or more shareholders holding together at least 5% of the share capital of LUXEMPART have the right to place items on the agenda of the Extraordinary General Meeting and have the right to submit draft resolutions concerning items included or to be included on the agenda of the general meeting.
The above-mentioned requests must be made in writing and addressed to the Company by post or electronically (e-mail: [email protected], postal address: LUXEMPART, attn. Mrs. Betty Kizimalé-Grant, 12 rue Léon Laval, L-3372 Leudelange) at the latest on the 22nd day preceding the date of the Meeting, i.e. on April 3, 2022. They must be accompanied by a justification or a draft resolution to be adopted at the General Meeting and indicate the postal or electronic address to which the Company can send the acknowledgement of receipt of such requests. The Company will then publish a revised agenda no later than the 15th day prior to the date of the Meeting, i.e. by April 10, 2022.
Shareholders may, upon publication of the notice of meeting, ask questions in writing concerning items on the agenda, which will be answered at the meeting. These questions must be sent to the Company by post or electronically (e-mail: [email protected], postal address: LUXEMPART, attn. Mrs. Betty Kizimalé-Grant, 12 rue Léon Laval, L-3372 Leudelange) at the latest 72 hours before the day of the General Meeting together with proof of identity and of the status of shareholder on the Record Date.
Done in Leudelange, on 25 March 2022.
For the Board of Directors of LUXEMPART
The Chairman of the Board of Directors
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