Lubawa S.A. — Proxy Solicitation & Information Statement 2023

May 20, 2023

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA AKCJONARIUSZY

LUBAWA SPÓŁKA AKCYJNA

DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Na podstawie art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej "RODO") Lubawa SA informuje, że:

Administratorem Państwa danych osobowych jest Lubawa Spółka Akcyjna z siedzibą w Ostrowie Wielkopolskim, adres: ul. Staroprzygodzka 117, 63-400 Ostrów Wielkopolski, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, Wydział IX Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000065741, NIP: 7440004276, REGON: 510349127, z kapitałem zakładowym opłaconym w całości w kwocie 30.054.000,00 zł, dalej zwana "Administratorem" lub "Lubawa".

W sprawie ochrony swoich danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z Administratorem pod adresem email: iod@lubawa.com.pl lub pocztą tradycyjną na adres: Lubawa S.A., ul. Staroprzygodzka 117, 63-400 Ostrów Wielkopolski.

Państwa dane osobowe Lubawa pozyskał od Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych w związku z wyrażeniem przez Państwa zamiaru uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy i wykonywaniu prawa głosu, zgodnie z art. 406³ ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (dalej "KSH").

Cele i podstawy przetwarzania

Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO Lubawa będzie przetwarzać Państwa dane w celu:

• 1. umożliwienia Państwu uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy Lubawa (art.406³ KSH);
• 1. prawidłowej realizacji zadań związanych z obsługą osób fizycznych, posiadających akcje Lubawa – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Lubawa, w szczególności:
  2. a. wynikających z przepisów KSH, takich jak podpisanie przez Zarząd Lubawa listy akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu oraz wyłożenia jej w lokalu Zarządu przez trzy dni powszednie przed odbyciem Walnego Zgromadzenia, w celu udostępnienia jej pozostałym akcjonariuszom, wykonywania odpisów i przesyłania ich do pozostałych akcjonariuszy (art. 407 § 1-2 KSH);
  3. b. realizacji prawa do zysku akcjonariusza (art. 347 KSH);
  4. c. obowiązku informacyjnego określonego w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych (dalej: "ustawa o ofercie publicznej"); oraz
  5. d. obowiązku informacyjnego określonego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 marca 2018 r. w sprawie informacji bieżących i okresowych przekazywanych przez emitentów papierów wartościowych oraz warunków uznawania za równoważne informacji wymaganych przepisami prawa państwa niebędącego państwem członkowskim.

Udostępnianie danych

W związku z przetwarzaniem Państwa danych w celach, o których mowa powyżej, odbiorcami danych osobowych mogą być inni akcjonariusze, w związku z wyłożeniem listy akcjonariuszy w lokalu Zarządu oraz prawem akcjonariuszy do jej przeglądania, przesłania przez Lubawa pocztą elektroniczną na zgłoszone żądanie, a także otrzymania odpisu tej listy.

Ponadto Państwa dane osobowe mogą być również publikowane w raporcie bieżącym, przekazywane do wiadomości publicznej, Komisji Nadzoru Finansowego oraz przekazywane Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie S.A., gdy zgodnie z art. 70 pkt 3 ustawy o ofercie publicznej posiadają Państwo co najmniej 5% liczby głosów na Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy.

Odbiorcami danych są również podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora, zaangażowane w procesie organizacji Walnych Zgromadzeń.

Okres przechowywania danych

Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres istnienia obowiązku ich przechowywania do realizacji celów określonych w niniejszej klauzuli, a po tym czasie - przez okres i w zakresie wymaganym przez obowiązuje przepisy prawa, w tym w szczególności przepisy prawa podatkowego i przepisy o rachunkowości oraz w okresie, w którym możliwe jest dochodzenie roszczeń związanych w szczególności z realizacją prawa do zysku akcjonariuszy.

Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługuje Państwu:

• a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• b) prawo sprostowania (poprawiania) swoich danych;
• c) prawo usunięcia, ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania;
• d) prawo przenoszenia danych;
• e) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Podstawa żądania danych

Podanie Państwa danych osobowych jest konieczne dla realizacji celów określonych w niniejszej informacji. Bez podania danych Lubawa nie może realizować tych celów.