LOTUS BAKERIES NV OPROEPING GEWONE ALGEMENE VERGADERING

De Raad van Bestuur heeft het genoegen de aandeelhouders van Lotus Bakeries NV uit te nodigen tot deelname – per volmacht, zoals hieronder verder toegelicht – aan de gewone algemene vergadering die zal worden gehouden op dinsdag 18 mei 2021 om 16.30 uur op de zetel van de vennootschap te Gentstraat 1, Lembeke, België.

BELANGRIJKE MEDEDELING IN HET KADER VAN HET CORONAVIRUS: Vanwege de geldende maatregelen opgelegd door de federale en lokale overheden in het kader van de COVID-19 pandemie, heeft de Raad van Bestuur tot de volgende maatregelen besloten:

Om de gezondheid en veiligheid van alle deelnemers aan de gewone algemene vergadering van aandeelhouders van Lotus Bakeries NV te kunnen garanderen, moedigt de Raad van Bestuur alle aandeelhouders aan om deel te nemen aan de algemene vergadering middels aanduiding van een volmachthouder (zie onder III).
De gewone algemene vergadering van aandeelhouders van Lotus Bakeries NV zal beperkt worden tot het overlopen van:
- o De kennisname, bespreking en goedkeuring van de agendapunten.
- o De schriftelijke vragen die door de aandeelhouders zijn ingediend (zie onder V) en waarop de Raad van Bestuur haar antwoorden, waar relevant gegroepeerd, zal publiceren op de website van de vennootschap (www.lotusbakeries.com);
Vanzelfsprekend is ook het gebruikelijke ontvangstmoment alsook de receptie afgeschaft.
Aandeelhouders worden verzocht om hun stem zoveel mogelijk elektronisch in te dienen. Dit kan via www.abnamro.com/evoting.
Enkel de leden van het bureau zullen aanwezig zijn, met respect voor 'social distancing'.

I. De agenda en voorstellen tot besluiten:

1. Kennisname en bespreking van het jaarverslag en het geconsolideerde jaarverslag van de Raad van Bestuur met betrekking tot de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.
1. Kennisname en bespreking van het controleverslag en het geconsolideerde controleverslag van de commissaris met betrekking tot de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.
1. Kennisname en goedkeuring van de jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020, met inbegrip van de bestemming van het resultaat inclusief de goedkeuring van

het brutodividend van 35,5 EUR per aandeel.

Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering besluit om de jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 goed te keuren, met inbegrip van de bestemming van het resultaat inclusief de goedkeuring van het brutodividend van 35,5 EUR per aandeel."

1. Kennisname en bespreking van de geconsolideerde jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.
1. Kennisname en goedkeuring van het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering besluit om het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 goed te keuren."

Kennisname en goedkeuring van het remuneratiebeleid voor de leden van de Raad van Bestuur en de leden van het uitvoerend management.

Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering besluit om het remuneratiebeleid voor de leden van de Raad van Bestuur en de leden van het uitvoerend management, zoals gepubliceerd op de website van Lotus Bakeries (https://www.lotusbakeries.com/shareholders-meeting), aan te nemen."

Kwijting aan de bestuurders.

Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering besluit om kwijting te verlenen aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2020."

8. Kwijting aan de commissaris.

Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering besluit om kwijting te verlenen aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2020."

Kennisname van het einde van het huidige bestuursmandaat en goedkeuring tot verlenging van het bestuursmandaat van Vasticom BV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Jan Vander Stichele, als niet-uitvoerend bestuurder van de vennootschap en vaststelling bezoldiging. Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering neemt kennis van het einde van het bestuursmandaat van Vasticom BV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Jan Vander Stichele, als nietuitvoerend bestuurder van de vennootschap en besluit op voorstel van de Raad van Bestuur, daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot herbenoeming voor een mandaat van vier jaar dat zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van 2025. De bestuurder zal hiervoor een jaarlijkse vergoeding ontvangen overeenkomstig het goedgekeurde remuneratiebeleid."

Kennisname van het einde van het huidige bestuursmandaat en goedkeuring tot verlenging van het bestuursmandaat van Mercuur Consult BV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Jan Boone, als uitvoerend bestuurder van de vennootschap en vaststelling bezoldiging. Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering neemt kennis van het einde van het bestuursmandaat van Mercuur Consult BV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Jan Boone, als uitvoerend bestuurder van de vennootschap en besluit op voorstel van de Raad van Bestuur, daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot herbenoeming voor een mandaat van vier jaar dat zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van 2025. De bestuurder zal hiervoor een jaarlijkse vergoeding ontvangen overeenkomstig het goedgekeurde remuneratiebeleid."

Kennisname van het einde van het huidige bestuursmandaat en goedkeuring tot verlenging van het bestuursmandaat van PMF NV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Johannes Boone, als niet-uitvoerend bestuurder van de vennootschap en vaststelling bezoldiging. Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering neemt kennis van het einde van het bestuursmandaat van PMF NV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Johannes Boone, als niet-uitvoerend bestuurder van de vennootschap en besluit op voorstel van de Raad van Bestuur, daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot herbenoeming voor een mandaat van vier jaar dat zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van 2025. De bestuurder zal hiervoor een jaarlijkse vergoeding ontvangen overeenkomstig het goedgekeurde remuneratiebeleid."

Kennisname van het einde van het huidige bestuursmandaat en goedkeuring tot verlenging van het bestuursmandaat van Anton Stevens als niet-uitvoerend bestuurder van de vennootschap en vaststelling bezoldiging.

Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering neemt kennis van het einde van het bestuursmandaat van Anton Stevens als niet-uitvoerend bestuurder van de vennootschap en besluit op voorstel van de Raad van Bestuur, daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot herbenoeming voor een mandaat van vier jaar dat zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van 2025. De bestuurder zal hiervoor een jaarlijkse vergoeding ontvangen overeenkomstig het goedgekeurde remuneratiebeleid."

Kennisname einde van het huidige bestuursmandaat van Peter Bossaert en goedkeuring tot verlenging van diens bestuursmandaat middels Palumi BV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Peter Bossaert, als onafhankelijk bestuurder van de vennootschap en vaststelling bezoldiging.

Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering neemt kennis van het einde van het bestuursmandaat van Peter Bossaert als onafhankelijk bestuurder van de vennootschap en besluit op voorstel van de Raad van Bestuur, daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot herbenoeming middels Palumi BV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Peter Bossaert, voor een mandaat van vier jaar dat zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van 2025. De gewone algemene vergadering erkent dat, op basis van de voor de vennootschap beschikbare informatie de heer Bossaert en Palumi BV voldoen aan de onafhankelijkheidscriteria van artikel 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020 en artikel 7:87, §1, eerste lid van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. De bestuurder zal hiervoor een jaarlijkse vergoeding ontvangen overeenkomstig het goedgekeurde remuneratiebeleid."

Kennisname einde van het huidige bestuursmandaat en goedkeuring tot verlenging van het bestuursmandaat van Benoit Graulich BV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Benoit Graulich, als onafhankelijk bestuurder van de vennootschap en vaststelling bezoldiging. Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering neemt kennis van het einde van het bestuursmandaat van Benoit Graulich BV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Benoit Graulich, als onafhankelijk bestuurder van de vennootschap. De gewone algemene vergadering erkent dat uit de voor de vennootschap beschikbare informatie blijkt dat de heer Benoit Graulich, en Benoit Graulich BV, voldoen aan alle behalve één van de bijzondere onafhankelijkheidscriteria van artikel 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020, te weten het criterium dat een bestuurder niet langer dan 12 jaar een mandaat als niet-uitvoerend bestuurder mag hebben uitgeoefend. Dit wordt geacht geen afbreuk te doen aan de onafhankelijkheid van Benoit Graulich (en Benoit Graulich BV), die bij de uitoefening van zijn mandaat steeds blijk geeft van een onafhankelijke en kritische geest en bevestigd heeft dat hij geen enkele relatie heeft met de vennootschap, het uitvoerend management, de referentieaandeelhouder of andere aandeelhouders met meer dan 10% aandeelhouderschap die zijn onafhankelijkheid in gevaar zou kunnen brengen. De gewone algemene vergadering besluit daarom dat de heer Benoit Graulich, en Benoit Graulich BV, voldoen aan het algemene onafhankelijkheidscriterium van artikel 7:87, §1, eerste lid van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en besluit op voorstel van de Raad van Bestuur, daarin bijgestaan door het remuneratieen benoemingscomité, tot herbenoeming voor een mandaat van vier jaar dat zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van 2025. De bestuurder zal hiervoor een jaarlijkse vergoeding ontvangen overeenkomstig het goedgekeurde remuneratiebeleid."

II. Registratie en deelname

Enkel personen die cumulatief voldoen aan de twee voorwaarden vermeld onder punten A en B infra, zijn gerechtigd om aan de gewone algemene vergadering deel te nemen en hun stem uit te brengen, namelijk:

A. Registratie

Uiterlijk op dinsdag 4 mei 2021 om 24.00 uur (Belgische Tijd) (= "Registratiedatum")

Voor de houders van aandelen op naam: de registratie zal worden vastgesteld door de inschrijving van de aandelen op naam, op naam van de aandeelhouder, uiterlijk op de Registratiedatum, in het register van aandelen op naam van Lotus Bakeries NV.
Voor de houders van gedematerialiseerde aandelen: de registratie zal worden vastgesteld door de inschrijving van de gedematerialiseerde aandelen, op naam van de aandeelhouder, in de rekeningen van een erkend rekeninghouder of een vereffeningsinstelling uiterlijk op de Registratiedatum.

B. Bevestiging van deelname

Uiterlijk op woensdag 12 mei 2021 om 24.00 uur

Elke aandeelhouder dient, al dan niet door tussenkomst van zijn financiële tussenpersoon, zijn voornemen om de gewone algemene vergadering bij te wonen en het aantal aandelen waarmee hij aan de stemming wenst deel te nemen, te bevestigen aan de vennootschap tussen 4 mei 2021 om 24.00 uur en 12 mei 2021 om 24.00 uur via www.abnamro.com/evoting.

De kennisgeving moet uiterlijk op 12 mei 2021 om 24.00 uur bij Lotus Bakeries toekomen via www.abnamro.com/evoting.

De houders van aandelen op naam worden verzocht Lotus Bakeries binnen de hierboven opgegeven termijn hun voornemen tot deelname kenbaar te maken via www.abnamro.com/evoting. De aandeelhouders op naam zullen hiertoe per e-mail een persoonlijke hyperlink ontvangen. Aandeelhouders waarvan Lotus Bakeries NV niet over een email adres beschikt en die per post aangeschreven zullen worden, kunnen hun deelname schriftelijk bevestigen op het e-mail adres [email protected].
De houders van gedematerialiseerde aandelen dienen deze kennisgeving uiterlijk binnen de hierboven opgegeven termijn elektronisch via www.abnamro.com/evoting (al dan niet door tussenkomst van een financiële tussenpersoon op instructie van de aandeelhouder) mede te delen. Bij elektronische kennisgeving dient de vereffeningsinstelling ten laatste op 12 mei 2021 een attest elektronisch te verstrekken via www.abnamro.com/intermediary.

De vennootschap benadrukt dat deze formaliteiten kosteloos zijn voor de aandeelhouders.

III. Volmachten

Iedere aandeelhouder die voldoet aan de hogervermelde toelatingsvoorwaarden, wordt verzocht zich – in het licht van de COVID-19 pandemie en de daarmee gepaard gaande overheidsmaatregelen – op de gewone algemene vergadering te laten vertegenwoordigen door een volmachthouder. Behoudens uitzonderingen voorzien in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, mag een aandeelhouder slechts één volmachthouder aanduiden. Nu de aanwezigen op de gewone algemene vergadering van Lotus Bakeries op 18 mei 2021 beperkt zijn tot de leden van het bureau, kan u enkel uw volmacht verstrekken aan de secretaris van Lotus Bakeries NV.

De aandeelhouder wordt verzocht via www.abnamro.com/evoting het volmachtformulier in te vullen, tussen 4 mei 2021 om 24.00 uur en 12 mei 2021 om 24.00 uur.

IV. Documentatie

Alle documenten en de informatie bedoeld in artikel 7:129 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen zullen ten laatste op 16 April 2021 ter beschikking worden gesteld op de website: www.lotusbakeries.com.

Voor zover mogelijk gezien de opgelegde maatregelen inzake COVID-19, kan elke aandeelhouder vanaf deze datum tegen voorlegging van het hierboven vermelde attest op werkdagen en tijdens de normale kantooruren een kopie verkrijgen van de documenten die krachtens de wet moeten worden ter beschikking gesteld op de maatschappelijke zetel.

V. Vraagrecht

Elke aandeelhouder heeft het recht om tijdens de gewone algemene vergadering of schriftelijk voor de gewone algemene vergadering vragen te stellen aan de bestuurders met betrekking tot hun verslag of tot de agendapunten en aan de commissaris met betrekking tot zijn verslag. De aandeelhouders, die op geldige wijze kennis hebben gegeven van deelname aan de algemene vergadering, kunnen deze schriftelijke vragen voorafgaandelijk per e-mail formuleren en deze dienen uiterlijk op 12 mei 2021 om 17.00 uur in het bezit te zijn van Lotus Bakeries NV.

Gezien de Raad van Bestuur alle aandeelhouders aanmoedigt om op voorhand middels volmacht deel te nemen aan de gewone algemene vergadering van Lotus Bakeries en aanwezigheid in persoon door de COVID-19 maatregelen verhinderd wordt, moedigt Lotus Bakeries het stellen van schriftelijke vragen aan en verbindt de Raad van Bestuur zich ertoe alle schriftelijke vragen – al dan niet gegroepeerd – ook schriftelijk te beantwoorden en na afloop van de algemene vergadering op haar website te publiceren.

Verdere informatie met betrekking tot het vraagrecht is beschikbaar op de website van de vennootschap www.lotusbakeries.com.

VI. Agenderingsrecht

Eén of meer aandeelhouders, die samen minstens 3% bezitten van het maatschappelijk kapitaal van Lotus Bakeries NV, kunnen (i) te behandelen onderwerpen op de agenda van de algemene vergadering laten plaatsen en (ii) voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen. Deze verzoeken, samen met het bewijs van bezit van de vereiste participatie, met naargelang van het geval de tekst van de te behandelen onderwerpen en de bijbehorende voorstellen tot besluit, dienen ten laatste op 26 april 2021 in het bezit te zijn van Lotus Bakeries NV. In voorkomend geval zal de vennootschap uiterlijk op 3 mei 2021 een aangevulde agenda bekendmaken.

De vennootschap zal de ontvangst van deze verzoeken per e-mail of – indien mogelijk gezien de opgelegde maatregelen inzake COVID-19 – per post bevestigen op het adres dat daartoe door de aandeelhouder werd aangegeven.

Verdere informatie met betrekking tot dit agenderingsrecht is beschikbaar op de website van de vennootschap www.lotusbakeries.com.

* * *

Elke mededeling aan Lotus Bakeries NV uit hoofde van deze oproeping dient via het platform www.abnamro.com/evoting te geschieden, dan wel per e-mail gericht te worden tot [email protected].

* * *

De Raad van Bestuur