Libet S.A. — AGM Information 2025

Apr 14, 2025

KLAUZULA INFORMACYJNA

dot. gospodarowania danymi osobowymi akcjonariuszy (będących osobami fizycznymi) lub pełnomocników akcjonariuszy, na okoliczności związane ze zwołaniem i przeprowadzeniem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia LIBET S.A., zwołanego na dzień 21 maja 2025 roku we Wrocławiu

Wstęp

Niniejsza klauzula wskazuje zgodnie z art. 14 ust. 1 i 2 RODO¹ warunki na jakich dane akcjonariuszy będących osobami fizycznymi lub pełnomocnikami akcjonariuszy są lub będą przetwarzane przez LIBET S.A. z/s we Wrocławiu w związku ze zwołaniem i przeprowadzeniem w dniu 21 maja 2025 roku Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia LIBET S.A. ("ZWZA").

I. Administrator danych osobowych.

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest LIBET S.A. z siedzibą we Wrocławiu, adres siedziby: 53-633 Wrocław, ul. Kazimierza Michalczyka 5 (dalej "LIBET" lub "Spółka"). Ze Spółką można się skontaktować w następujący sposób: telefon: +48 (71) 33 51 101, fax: +48 (71) 33 51 100.

II. Inspektor ochrony danych

Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (dalej "IOD"). Z IOD można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw z tym przetwarzaniem związanych, w następujący sposób:- listownie na adres: LIBET S.A./IOD z siedzibą we Wrocławiu (53-633), ul. Michalczyka 5, - przez e-mail: rodo@libet.pl - telefonicznie: +48 (71) 33 51 101.

III. Cele przetwarzania oraz podstawa prawna przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są przez Spółkę na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 407 KSH² , wymagającym sporządzania listy osób uprawnionych do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu Spółki (dalej "ZWZA") i przesłania takiej listy na żądanie akcjonariusza oraz art. 70 pkt 3) Ustawy o ofercie publicznej, obligującego do przekazywania do publicznej wiadomości, Komisji Nadzoru Finansowego oraz GPW, wykazu akcjonariuszy posiadających co najmniej 5% liczby głosów na ZWZA (w przypadku posiadania przez Panią/Pana na danym ZWZA takiego udziału) oraz w zw. z art. 410 KSH, nakazującym sporządzenie listy obecności zawierającej spis uczestników ZWZA (w przypadku Pani/Pana uczestnictwa w ZWZA).

Pani/Pana dane przetwarzamy w celu wypełnienia wymienionych powyżej obowiązków prawnych oraz udokumentowania przebiegu ZWZA, a także w celu weryfikacji Pani/Pana uprawnień i wykonania związanych z tymi uprawnieniami obowiązków. Pani/Pana dane możemy przetwarzać również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w celach wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów polegających na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów lub na ewentualnym ustaleniu i dochodzeniu praw lub obrony przed roszczeniami (np. w przypadku zaskarżenia uchwały podjętej w trakcie obrad ZWZA);

Jeżeli jest Pani/Pan pełnomocnikiem innej osoby uprawnionej z akcji Spółki, to Pani/Pana dane osobowe przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 410 KSH, nakazującym sporządzenie listy obecności zawierającej spis uczestników ZWZA (w przypadku pełnomocnictwa do uczestnictwa w ZWZA), w celu wypełnienia przedmiotowego obowiązku prawnego oraz udokumentowania przebiegu ZWZA, bądź też w celu weryfikacji uprawnień przysługujących Pani/Pana mocodawcy (wykonywanych przez Panią/Pana w jego imieniu) oraz realizacji związanych z tymi uprawnieniami obowiązków prawnych, w tym wynikających z przepisów prawa obowiązków informacyjnych. Pani/Pana dane możemy przetwarzać również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w celach wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów polegających na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, zapewnieniu możliwości kontaktu, obsłudze korespondencji i obiegu dokumentów lub na ewentualnym ustaleniu i dochodzeniu praw lub obrony przed roszczeniami.

IV. Kategorie Pani/Pana danych, które przetwarzamy i źródło ich pochodzenia

Pani/Pana dane pozyskaliśmy z systemu Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych S.A. (dalej "KDPW") w związku ze zgłoszeniem przez Panią/Pana podmiotowi prowadzącemu rachunek papierów wartościowych chęci udziału w ZWZA.

Możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych: dane identyfikacyjne, dane adresowe, dane kontaktowe, liczbę akcji zapisanych na danym rachunku papierów wartościowych, liczbę głosów przysługujących z tych akcji, ich udział w kapitale zakładowym Spółki lub ogólnej liczbie głosów w Spółce oraz numer identyfikacyjny (Id) KDPW.

W przypadku, gdy jest Pani/Pan pełnomocnikiem akcjonariusza Spółki lub innej osoby uprawnionej z akcji Spółki, Pani/Pana dane pochodzą od Pani/Pana lub od Pani/Pana mocodawcy i obejmują dane wykazane na otrzymanym przez Spółkę pełnomocnictwie.

V. Odbiorcy danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane: (i) osobom zatrudnionym w Spółce, upoważnionym do przetwarzania danych w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, w tym zajmującym się obsługą spraw korporacyjnych oraz organizacją ZWZA; (ii) innym akcjonariuszom Spółki, Komisji Nadzoru Finansowego, GPW, KDPW (na podstawie przepisów prawa); (iii) notariuszowi sporządzającemu protokół z ZWZA; (iv) podmiotom dostarczającym i obsługującym system liczenia głosów na ZWZA; (v) podmiotom świadczącym dla Spółki usługi doradztwa prawnego; (vi) podmiotom świadczącym usługi pocztowe i kurierskie; (vii) naszym dostawcom usług IT, w tym dostawcom oprogramowania niezbędnego do przetwarzania danych lub systemów chmurowych, w których przechowywane są dane oraz dostawcom usług polegających na obsłudze przepływu poczty elektronicznej (takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z nami i tylko zgodnie z naszymi poleceniami);

Dane objęte obowiązkami informacyjnymi w związku z posiadanym przez Spółkę statusu spółki publicznej, będą podane do wiadomości publicznej, zgodnie z przepisami prawa.

VI. Okres przechowywania danych osobowych

Pani/Pana dane będą przechowywane do czasu ustania obowiązku wynikającego z art. 421 §2 zd. 2 KSH³ nie krócej jednak niż na czas niezbędny do zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów lub do upływu okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń.

VII. Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych osobowych, prawo żądania sprostowania oraz uzupełnienia danych osobowych, prawo żądania usunięcia danych osobowych w przypadku zajścia okoliczności wskazanych w art. 17 RODO, prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Przysługuje Pani/Panu prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych w celach wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów.

VIII. Wymóg podania danych osobowych

_________________________________________

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest niezbędne do ustalenia Pani/Pana uprawnień i wykonywania przez Panią/Pana swoich praw z akcji. Jeżeli jest Pani/Pan pełnomocnikiem akcjonariusza lub innej osoby uprawnionej z akcji Spółki, podanie danych osobowych jest niezbędne do wykonywania przez Panią/Pana w imieniu mocodawcy przysługujących mu praw z akcji.

IX. W zakresie przetwarzania Pani/Pana danych nie będzie dochodzić do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.

X. Nie przekazujemy Pani/Pana danych poza teren UE/Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

data, czytelny podpis

¹ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej zwane "RODO". ² Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych.