Pre-Annual General Meeting Information • Apr 6, 2020
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Denne innkallingen er utferdiget både på norsk og på engelsk. Ved uoverensstemmelser mellom de to versjonene, skal den norske versjonen gå foran.
Styret innkaller med dette til ordinær generalforsamling i Klaveness Combination Carriers ASA ("Selskapet") i Selskapets lokaler i Drammensveien 260, 0283 Oslo, den 27. april 2020 kl 09.00.
Grunnet den pågående situasjonen med viruset SARS-CoV-2 og sykdommen COVID-19 oppfordres Selskapets aksjonærer til å la seg representere gjennom fullmakt til Selskapets styreleder ved å benytte vedlagte fullmaktseddel, fremfor personlig oppmøte. Mer informasjon om dette finnes på side 9 i denne innkallingen.
Styrets leder eller en person utpekt av styrets leder vil åpne generalforsamlingen og foreta registrering av fremmøtte aksjonærer og fullmakter.
Følgende saker foreligger på agendaen: The following items are on the agenda:
Selskapets årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2019 er gjort tilgengelig på Selskapets hjemmeside www.combinationcarriers.com.
This notice has been prepared both in Norwegian and in English. In case of discrepancies between the two versions, the Norwegian version shall prevail.
The Board of Directors ("Board") hereby calls for the Annual General Meeting of Klaveness Combination Carriers ASA (the "Company") at the Company's offices in Drammensveien 260, 0283 Oslo, at 09:00 CET on 27 April 2020.
Due to the ongoing situation with the SARS-CoV-2 virus and the COVID-19 disease, the shareholders of the Company are encouraged to attend by proxy to the Chair of the Board, by submitting the attached proxy form, instead of personal attendance. More information about this can be found on page 9 of this notice.
The Chair of the Board or a person appointed by the Chair of the Board will open the General Meeting and perform registration of the shareholders in attendance and the powers of attorney.
2. APPROVAL OF NOTICE AND AGENDA
The Company's annual accounts and annual report for the financial year 2019 have been made available at the Company's website
www.combinationcarriers.com.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Selskapets årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2019 godkjennes."
Styret har i samsvar med allmennaksjeloven § 6-16a utarbeidet en erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Erklæringen inneholder blant annet beskrivelse av en aksjebasert incentivordning for visse nøkkelanssatte. Innholdet i erklæringen er gjort tilgengelig i Selskapets årsregnskap for 2019, note 6 (side 25) og note 15 (side 33), som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.combinationcarriers.com.
Generalforsamlingens godkjennelse av retningslinjene i erklæringen er av rådgivende art for styret. Imidlertid er godkjennelsen av retningslinjene som vedrører godtgjørelse i form av aksjer, tegningsretter, opsjoner og andre former for godtgjørelse som er knyttet til aksjer eller utviklingen av kursen for aksjene i Selskapet eller andre selskaper i konsernet, bindende for styret.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte godkjennes."
The Board proposes that the General Meeting passes the following resolution:
"The Company's annual accounts and annual report for the financial year 2019 are approved."
In accordance with section 6-16a of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the Board has prepared a statement regarding the stipulation of salary and other remuneration to the Company's executive management. The statement includes, inter alia, the description of a share based incentive program for certain key employees. The statement has been made available through the Company's annual report for 2019 note 6 (page 25) and note 15 (page 33), which can be found at the Company's website www.combinationcarriers.com.
The General Meeting's approval of the guidelines in the statement is of an advisory nature to the Board. However, the approval of the guidelines relating to remuneration in the form of shares, subscription rights, options and other forms of remuneration linked to shares or the development of the price of the shares in the Company or other companies in the group, are binding for the Board.
The Board proposes that the General Meeting passes the following resolution:
"The Board of Directors' statement regarding stipulation of salary and other remuneration to the executive management is approved."
Styrets leder eller en person utpekt av styrets leder vil på generalforsamlingen gi en redegjørelse for styrets erklæring om eierstyring og selskapsledelse. Redegjørelsen er inntatt i Selskapets bærekraftsrapport for 2019 side 20-22, som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.combinationcarriers.com.
Det stemmes ikke over dette punkt.
Selskapets valgkomité har avgitt en innstilling med forslag til sammensetning av Selskapets styre. Innstillingen er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.combinationcarriers.com.
Selskapets valgkomité har avgitt en innstilling med forslag til honorar til medlemmer av styret og styreutvalg. Innstillingen er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.combinationcarriers.com.
Selskapets valgkomité har avgitt en innstilling med forslag til honorar til medlemmer av valgkomitéen. Innstillingen er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.combinationcarriers.com.
Selskapets revisor har beregnet et honorar for 2019 på NOK 1,0 millioner, hvorav NOK 0,4 millioner relaterer seg til lovpålagt revisjon og resten relaterer seg til andre tjenester. Styret har ingen bemerkninger til honorarkravet.
The Chair of the Board or a person appointed by the Chair of the Board will give an account of the Board's statement on corporate governance. The statement is included in the Company's sustainability report for 2019 page 20-22, which is available at the Company's website www.combinationcarriers.com.
This is a non-voting item.
The Company's Nomination Committee has issued a statement with a proposal for composition of the Company's Board. The statement is available at the Company's website www.combinationcarriers.com.
The Company's Nomination Committee has issued a statement with a proposal for remuneration to members of the Board and sub-committees of the Board. The statement is available at the Company's website www.combinationcarriers.com.
The Company's Nomination Committee has issued a statement with a proposal for remuneration to members of the Nomination Committee. The statement is available at the Company's website www.combinationcarriers.com.
The Company's auditor has requested a fee of NOK 1.0 million for 2019, of which NOK 0.4 million relates to mandatory audit and the rest relates to other services. The Board has no objections to the fee requested.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Honorar til revisor for 2019 på til sammen NOK 1,0 millioner godkjennes."
Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret en fornyet fullmakt til å øke Selskapets aksjekapital, og at fullmakten kan benyttes til å innhente ytterligere kapital til fremtidige investeringer eller til generelle selskapsformål, eller til å utstede aksjer i forbindelse med oppkjøp, fusjoner, fisjoner eller andre transaksjoner. For å oppfylle formålet med fullmakten, er det nødvendig at fullmakten omfatter en rett for styret til å sette til side aksjonærenes fortrinnsrett i henhold til allmennaksjeloven § 10-4.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
The Board proposes that the General Meeting passes the following resolution:
"Fees to the auditor in the aggregate amount of NOK 1.0 million for 2019 are approved."
The Board proposes that the General Meeting grants the Board a renewed authorisation to increase the Company's share capital, and that the authorisation may be used to raise additional capital for future investments or for general corporate purposes, or to issue shares in connection with acquisitions, mergers, demergers or other transactions. In order to fulfil the purpose of the authorisation it is necessary that the authorisation includes a right for the Board to set aside the shareholders' preferential rights pursuant to section 10-4 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret en fornyet fullmakt til å øke Selskapets aksjekapital, og at fullmakten kan benyttes til å utstede aksjer i forbindelse med incentivprogrammer. For å oppfylle formålet med fullmakten, er det nødvendig at fullmakten omfatter en rett for styret til å sette til side aksjonærenes fortrinnsrett i henhold til allmennaksjeloven § 10-4.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
The Board proposes that the General Meeting grants the Board a renewed authorisation to increase the Company's share capital, and that the authorisation may be used to issue shares in connection with incentive programs. In order to fulfil the purpose of the authorisation it is necessary that the authorisation includes a right for the Board to set aside the shareholders' preferential rights pursuant to section 10- 4 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret en fornyet fullmakt til å erverve egne aksjer på vegne av Selskapet, slik at Selskapet kan bruke aksjene for investeringsformål, realisere aksjene, benytte aksjene som vederlag i forbindelse med oppkjøp, fusjoner, fisjoner eller andre transaksjoner, eller benytte aksjene til å oppfylle Selskapets forpliktelser i forbindelse med incentivprogrammer, eller til sletting og nedsettelse av Selskapets aksjekapital.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
The Board proposes that the General Meeting grants the Board a renewed authorisation to acquire treasury shares on behalf of the Company, in order for the Company to use the shares for investment purposes, realise the shares, use the shares as consideration in connection with acquisitions, mergers, demergers or other transactions, or use the shares to fulfil the Company's obligations in connection with incentive programs, or to cancel the shares and consequently decrease the Company's share capital.
Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å vedta ytterligere utbytteutdelinger basert på årsregnskapet for regnskapsåret 2019 dersom styret finner dette hensiktsmessig.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
The Board proposes that the General Meeting grants the Board an authorisation to resolve additional distributions of dividends based on the annual accounts for the financial year 2019 if the board considers this to be appropriate.
* * *
Aksjonærer som ønsker å delta på generalforsamlingen må melde seg på innen 23. april 2020 kl 16.00.
Påmelding skjer ved oversendelse av vedlagte møteseddel til:
DNB Bank ASA Verdipapirservice Postboks 1600 Sentrum 0021 Oslo
E-post: [email protected]
I henhold til Selskapets vedtekter, kan retten til å delta og stemme på generalforsamlinger i Selskapet, kun utøves for aksjer som er ervervet og innført i aksjeeierregisteret den femte virkedagen før generalforsamlingen, altså 20. april 2020 ("Registerdatoen").
Aksjonærer som ønsker å la seg representere ved fullmektig bes sende inn vedlagte fullmaktseddel. Dersom det gis fullmakt til styrets leder bør vedlagte skjema for fullmaktinstruks fylles ut. Dersom instruksen ikke fylles ut, anses dette som en instruks om å stemme for styrets forslag i innkallingen, for valgkomiteens innstilling og for styrets anbefaling knyttet til innkomne forslag. Ved fullmakt til styrets leder med stemmeinstruks skal instruksen gis ved bruk av vedlagte skjema.
Shareholders wishing to attend the General Meeting must register their attendance prior to 23 April 2020 at 16:00 CET.
Please register by submitting the attached attendance slip to:
DNB Bank ASA Registrars Department P.O. Box 1600 Sentrum 0021 Oslo, Norway
E-mail: [email protected]
According to the Company's Articles of Association, the right to participate and vote at general meetings of the Company, may only be exercised for shares which have been acquired and registered in the shareholders' register on the fifth business day prior to the General Meeting, i.e. 20 April 2020 (the "Register Date")
Shareholders wishing to attend by proxy are asked to submit the attached proxy form. If proxy is given to the Chair of the Board, the attached power of attorney instruction form should be completed. If proxy is given to the chair and the instruction form is not completed, this will be regarded as an instruction to vote in favour of the proposals made by the Board as set out in the notice of the General Meeting, in favour of the recommendations of the nomination committee and in favour of the Board's recommendations in relation to any proposals received. Instructions to the chair of the Board may only be given using the attached instruction form.
En aksjeeier kan kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) sakene som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse og (ii) Selskapets økonomiske stilling, herunder om virksomheten i andre selskaper som selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.
Aksjer som er registrert på forvalterkonto i samsvar med allmennaksjeloven § 4-10 kan ikke representeres på generalforsamlingen, verken av forvalteren eller den reelle aksjonæren. For å muliggjøre representasjon av slike aksjer på generalforsamlingen, må aksjonæren overføre aksjene fra forvalterkontoen til en konto i eget navn, slik at registreringen er effektiv senest innen Registerdatoen som er angitt ovenfor.
Per dato for innkallingen er det totalt 48 207 000 aksjer i Selskapet, hver pålydende NOK 1,00 og hver med én stemme på selskapets generalforsamling, dog slik at Selskapet ikke kan stemme for sin beholdning av egne aksjer, som per 3. april 2020 er 3 063 aksjer.
A shareholder may require Board members and the chief executive officer to furnish in the General Meeting all available information regarding circumstances that may affect the evaluation of (i) the matters submitted to the shareholders for resolution and (ii) the Company's financial position, and the business of other companies relating to which the Company has an interest, and any other matters the General Meeting shall consider, unless the information requested cannot be provided without disproportionately harming the Company.
Shares which are registered on a nominee account in accordance with section 4-10 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act may not be represented at the General Meeting, neither by the nominee or the beneficial shareholder. To enable representation of such shares in the General Meeting, the shareholder must transfer the shares from the nominee account to an account in its own name, such registration being in effect no later than the Register Date set out above.
As of the date of this notice, there are a total of 48,207,000 shares of the Company, each with a nominal value of NOK 1.00 and each representing one vote at the Company's General Meeting, however so that the Company cannot vote for its holding of treasury shares, which as of 3 April 2020 is 3,063 shares.
* * *
Oslo, 6. april 2020 / 6 April 2020
På vegne av styret i Klaveness Combination Carriers ASA / On behalf of the Board of Directors of Klaveness Combination Carriers ASA
Lasse Kristoffersen (sign.)
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.