AI assistant
Kaldalón hf. — Governance Information 2021
Dec 8, 2021
6045_rns_2021-12-08_7e98885f-f00e-4c20-985c-d7711795cb87.pdf
Governance Information
Open in viewerOpens in your device viewer
Síða 1 af 13
KALDALÓN HF.
SAMÞYKKTIR / ARTICLES OF ASSOCIATION
- NAFN, HEIMILI OG TILGANGUR FÉLAGSINS
NAME, ADDRESS AND PURPOSE OF THE COMPANY
1.1 Félagið er hlutafélag og er nafn þess Kaldalón hf.
The Company is a public limited company and its name is Kaldalón hf.
1.2 Heimili félagsins og varnarþing er í Reykjavík.
The domicile of the Company and legal venues is in Reykjavík.
1.3 Tilgangur félagsins er eignarhald fasteigna og fasteignapróun ásamt kaup, sölu, útleigu, rekstri og umsýslu þeirra. Þá felur tilgangur félagsins einnig í sér fjárfestingastarfsemi, lánastarfsemi og annan skyldan rekstur. Félaginu er heimilt að taka þátt í starfsemi er samrýmist rekstri þess og gerast eignaráðili í öðrum félögum í því skyni, eða stunda framangreinda starfsemi í gegnum dótturfélög sín.
The purpose of the Company is ownership of real estate and property development as well the purchase, sale, rental operations, and their administration. The Company's purpose also includes investment activities, lending activities, and other related operations. The Company may engage in activities that are consistent with its operations and may take an ownership interest in other companies for such purpose or perform the aforementioned activities through their subsidiaries.
- HLUTAFÉ FÉLAGSINS
SHARE CAPITAL OF THE COMPANY
2.1 Hlutafé félagsins er kr. 5.461.217.106 (fimm milljarðar fjögur hundruð sextíu og ein milljón tvö hundruð og sautján þússund eitt hundrað og sex krónur) að nafnverði. Hlutaféð skiptist í einnar krónu hluti eða margfeldi þeirrar fjárhæðar, sem hluthafar eiga í félaginu á hverjum tíma. Hlutafé félagsins tilheyrir allt einum flokki hlutafjár.
The share capital of the Company amounts to ISK 5,461,217,016 (five billion four hundred and sixty one million two hundred and seventeen thousand one hundred and six kronas) in the nominal amount. The share capital is divided into one ISK shares or multiples of the amount owned by shareholders in the company at any given time. The company's share capital belongs to a single class of shares.
2.2 Stjórn félagsins er heimilt að gefa út áskriftarréttindi að allt að 270.000.000 nýjum hlutum í félaginu. Stjórn er jafnframt heimilt í fimm ár, til 16. desember 2026, að framkvæma nauðsynlega hlutafjárhæk kun í tengslum við áskrift nýrra hluta á grundvelli áskriftarréttindanna. Stjórn ákveður hverjir fái rétt til áskriftar að nýjum hlutum en hvorki hluthafar né aðrir njóta forgangsréttar. Stjórn ákveður söluverð áskriftarréttindanna og nánari skilmála þeirra. Áskriftarréttindi sem gefin eru út samkvæmt heimild þessari skulu seld á gangvirði samkvæmt verðmati frá óháðum sérfróðum aðila.
The Company's Board of Directors may issue subscription rights of up to 270,000,000 new shares in the Company. The Board is also permitted for five years, until 16 of December 2026, to perform out the necessary share capital increase in relation to the subscription of new shares based on the subscription rights. The Board decides who is entitled to
subscribe to new shares, but neither shareholders nor others enjoy priority rights. The Board determines the selling price of the subscription rights and their further terms. Subscription rights issued under this authorization shall be sold at fair value according to valuation from an independent expert.
2.3 Stjórn félagsins er heimilt að hækka hlutafé félagsins um allt að 6.000.000.000 króna – (sex þúsund milljónir) að nafnverði. Stjórn skal ákveða gengi nýrra hluta. Hækkunarheimild samkvæmt þessu gildir til 16. desember 2026. Hluthafar skulu ekki hafa forgangsrétt að nýjum hlutum, útgefnum samkvæmt ákvæði þessu, heldur skal stjórn heimilt að selja þá fjárfestum. Sömu ákvæði um réttindi hluta og kveðið er á um í þessum samþykktum að öðru leyti gilda um nýja hluti vegna þessarar hækkunar og bera nýir hlutir réttindi í félaginu frá og með ákvörðun stjórnar um útgáfu þeirra, þó aldrei fyrr en hlutir eru að fullu greiddir. Hina nýju hluti skal greiða fyrir með reiðufé, hlutafé og/eða með kröfum samkvæmt hvers konar skuldaviðurkenningum, þ.m.t. lánssamningum, eftir því sem stjórn ákveður hverju sinni. Stjórn félagsins er heimilt að breyta samþykktum þessum í samræmi við það sem leiðir af hlutafjárhækkun.
The Company's Board of Directors may increase the company's share capital by up to ISK 6,000,000,000 (six thousand million) at nominal value. The Board of Directors shall determine the exchange rates of new shares. The authorization according to this article applies until 16 December 2026. Shareholders shall not have priority rights over new shares, issued under this provision, but the Board shall be permitted to sell them to investors. The same provisions on the rights of shares stipulated in these Articles otherwise apply to new shares as a result of this increase and these new shares in the Company shall carry rights from the decision of the Board of Directors on their issuance, although never until the shares are fully paid. The new shares must be paid for by cash, equity and/or with claims under any debt recognition, including loan agreements, as determined by the Board at any given time. The Board of Directors may amend these Articles of Association in accordance with the resulting share capital increase,
2.4 Stjórn félagsins er heimilt að hækka hlutafé félagsins um allt að 3.500.000.000 króna – þrjúbúsund og fimmhundruð milljónir að nafnverði, í tengslum við skráningu félagsins á aðalmarkað Nasdaq Iceland hf. Stjórn skal ákveða gengi nýrra hluta. Hækkunarheimild samkvæmt þessu gildir til 16. desember 2022. Hluthafar skulu ekki hafa forgangsrétt að nýjum hlutum, útgefnum samkvæmt ákvæði þessu, heldur skal stjórn heimilt að selja þá fjárfestum í tengslum við skráninguna. Sömu ákvæði um réttindi hluta og kveðið er á um í þessum samþykktum að öðru leyti gilda um nýja hluti vegna þessarar hækkunar og bera nýir hlutir réttindi í félaginu frá og með ákvörðun stjórnar um útgáfu þeirra, þó aldrei fyrr en hlutir eru að fullu greiddir. Hina nýju hluti skal greiða fyrir með reiðufé, hlutafé og/eða með kröfum samkvæmt hvers konar skuldaviðurkenningum, þ.m.t. lánssamningum, eftir því sem stjórn ákveður hverju sinni. Stjórn félagsins er heimilt að breyta samþykktum þessum í samræmi við það sem leiðir af hlutafjárhækkun.
The Company's Board of Directors may increase the company's share capital by up to ISK 3,500,000,000 (three thousand and five hundred million) at nominal value in relation to the Company's listing on the main market. The Board of Directors shall determine the exchange rates of new shares. The authorization according to this article applies until 16 of December 2022. Shareholders shall not have priority rights over new shares, issued under this provision, but the Board shall be permitted to sell them to investors in relation
Síða 2 af 13
to the listing. The same provisions on the rights of shares stipulated in these Articles otherwise apply to new shares as a result of this increase and these new shares in the Company shall carry rights from the decision of the Board of Directors on their issuance, although never until the shares are fully paid. The new shares must be paid for by cash, equity and/or with claims under any debt recognition, including loan agreements, as determined by the Board at any given time. The Board of Directors may amend these Articles of Association in accordance with the resulting share capital increase
2.5 Heimilt er að hækka hlutafé félagsins með ályktun hluthafafundar, með áskrift nýrra hluta eða útgáfu jöfnunarhluta, og þarf til sama magn atkvæða og til breytinga á samþykktum þessum.
The Company's share capital may be increased by a resolution of a shareholders' meeting either through subscription for new shares or by issuance of bonus shares, such resolution requiring the same number of votes as required for the amendment of these Articles of Association.
2.6 Hluthafar skulu hafa forgangsrétt að nýjum hlutum í réttu hlutfalli við hlutafjáreign sína. Heimilt er að víkja frá forgangsrétti hluthafa, sbr. 3. mgr. 34. gr. laga nr. 2/1995, um hlutafélög.
Shareholders shall have pre-emptive rights to new shares in direct proportion to their shareholding. Pre-emptive rights may be waived according to paragraph 3 of Article 34 of Act No. 2/1995, on Public Limited Companies.
2.7 Hluthafafundur getur einn ákveðið lækkun hlutafjár og þarf til þess sama magn atkvæða og þarf til breytinga á samþykktum þessum.
Only a shareholders' meeting can decide upon the reduction of share capital, such resolution requiring the same number of votes as required for the amendments of these Articles of Association.
2.8 Félagið má ekki veita lán eða aðra fyrirregiðslu gegan tryggingu í hlutum sem útgefnir eru af félaginu sjálfu.
The Company may not grant loans or other credit against security in the form of shares issued by the Company itself.
2.9 Félaginu er heimilt að kaupa eigin hluti að því marki sem lög leyfa hverju sinni. Félaginu er þó ekki heimilt að kaupa eigin hluti á hærra verði en nemur verði síðustu óháðu viðskipta eða hæsta fyrirliggjandi óháða kauptilboði í þeim viðskiptakerfum þar sem viðskipti með hlutina fara fram, hvort sem er hærra. Óheimilt er að neyta atkvæðisréttar fyrir þá hluti sem félagið á sjálft.
The Company may purchase its own shares to the extent permitted by law at any time, however, the Company is not permitted to purchase its own shares at a higher price than the price of the last independent transaction or the highest existing independent purchase offer in the trading systems where the transaction of the shares takes place, whichever is higher. Voting rights may not be utilized for the shares owned by the Company itself.
2.10 Engar hömlur eru lagðar á meðferð hluta í félaginu. Um skrásetningu veðréttinda, eigendaskípti og framkvæmd þeirra fer samkvæmt lögum nr. 7/2020 um verðbréfamiðstöðvar, uppgjör og rafræna eignarskráningu fjármálagerninga. Hlutaskrá samkvæmt ákvæðum laga um rafræna eignaskráningu verðbréfa skoðast sem fullgild
Síða 3 af 13
sönnun fyrir eignarrétti að hlutum í félaginu og skal arður á hverjum tíma svo og tilkynningar allar, sendast til þess aðila, sem á hverjum tíma er skráður eigandi viðkomandi hluta í hlutaskrá.
No restrictions are placed on transactions with shares in the Company. Registration of lien rights and changes in ownership and their implementation are subject to Act No. 7/2020, on Securities Depositories, Settlement and Electronic Registration of Title to Financial Instruments. A share registry according to Act No. 7/2020, on Securities Depositories, Settlement and Electronic Registration of Title to Financial Instruments shall be viewed as full proof of ownership of shares in the Company and dividends at any time as well as notices all, shall be submitted to the party who at any time is the registered owner of the relevant shares in the share registry.
2.11 Hver hluthafi er skyldur til að framfylgja samþykktum félagsins, eins og þær eru hverjum tíma. Hluthafar bera ekki ábyrgð á skuldbindingum félagsins umfram hlut sinn í félaginu, nema þeir taki á sig slíka ábyrgð með sérstökum samningi.
Each shareholder is obligated to abide these Articles of Association as they are at any given time. Shareholders bear no responsibility for the Company's obligations beyond their holding in the Company unless they assume such obligations through a specific legal instrument.
2.12 Engin sérréttindi fylgja hlutum í félaginu. Hluthöfum er ekki skylt að pola innlausn hluta sinna nema lög mæli svo fyrir um.
No special rights are attached to the shares in the Company. Shareholders shall not be subject to redemption of their shares unless otherwise provided for by law.
3 HLUTHAFAFUNDIR SHAREHOLDERS' MEETINGS
3.1 Aðsta vald í máleðrum félagsins er í höndum lögmætra hluthafaifunda samkvæmt því sem samþykktir þessar og lög setja. Öllum hluthöfum er heimilt að sækja hluthafaifund, taka þar til máls og neyta þar atkvæðisréttar síns. Heimilt er að halda hluthafaifundi félagsins annars staðar en á heimili félagsins.
The supreme authority in the affairs of the Company is in the hands of lawful shareholders' meetings pursuant to these Articles of Association and statutory law. All shareholders are entitled to attend a shareholders' meeting, to address the meeting and exercise their voting rights. The meeting may be held at a location other than the Company's address.
3.2 Aðalfund félagsins skal halda fyrir lok aprílmánaðar ár hvert.
The annual general meeting of the Company shall be held before the end of the month of April each year.
3.3 Á aðalfundi skulu tekin fyrir eftirfarandi mál:
The following items shall be on the agenda of the Annual General Meeting:
(i) Skýrsla stjórnar um rekstur og starfsemi félagsins síðastliðið rekstrarár; The report of the Board of Directors on the Company's operation and activities for the preceding year of operation;
Síða 4 af 13
(ii) Staðfesting ársreiknings félagsins fyrir næstliðið rekstrarár;
Approval of the Company's annual financial statements for the preceding year of operation;
(iii) Ákvörðun um hvernig skuli fara með hagnað eða tap félagsins á næstliðnu rekstrarári;
Decision as to how the Company's profit or loss during the preceding year of operation shall be handled;
(iv) Kosning stjórnar og varamanna í stjórn félagsins;
Election of the Company's Board of Directors and alternate directors;
(v) Kosning endurskoðanda eða endurskoðunarfélags;
Election of an auditor or an audit firm;
(vi) Ákvörðun um þóknun stjórnarmanna félagsins og undirnefnda;
Decision on the remuneration to the Board of Directors and sub-committees;
(vii) Samþykkt starfskjarastefnu félagsins;
Approval of the Company's remuneration policy;
(viii) Samþykkt starfsreglna tilnefningarnefndar félagsins, ef við á;
Approval of the Company's Nomination Committees' rules of procedure, as applicable;
(ix) Önnur mál.
Other matters.
3.4 Stjórn skal boða til aukafundar þegar hún telur þess þörf eða þegar endurskoðandi félagsins eða hluthafar sem ráða yfir minnst 1/20 hlutafjárins, krefjast þess skriflega og greina frá fundarefni. Berist lögmæt krafa um hluthafafund skal stjórninni skylt að boða til fundar innan 14 daga frá því að krafan barst.
A shareholder meeting shall be convened by the Board of Directors when the Board deems it necessary or at the request of the Company's auditor or shareholders, controlling at least 1/20 of the Company's share capital, submitted in writing and stating the business of the meeting. Upon receipt of a valid meeting request the Board of Directors convenes a meeting within fourteen days.
3.5 Boðað skal til hluthafafundar minnst þremur víkum og lengst fjórum víkum fyrir fund, nema skemmri fyrirvari sé heimilaður lögum samkvæmt. Boða skal til hluthafafundar með auglýsingu í fjölmiðlum, einum eða fleiri, og/eða með rafrænum hætti, t.d. með tilkynningu í fréttakerfi Nasdaq Iceland hf.
Shareholders' meeting shall be convened with at least three weeks' notice and no more than four weeks' notice unless shorter notice is permissible according to law. Shareholders' meeting shall be convened by an advertisement in one or more media and/or via electronic means such as with an announcement through Nasdaq Iceland hf.'s news feed.
3.6 Þremur víkum fyrir hluthafafund og á fundardegi skulu eftirfarandi upplýsingar vera aðgengilegar hluthöfum á vefsíðu félagsins; (i) fundarboð, (ii) heildarfjöldi hluta og atkvæða á fundarboðsdegi, (iii) skjöl sem verða lögð fyrir hluthafafund, (iv)
Síða 5 af 13
alyktunartillogur stjórnar félagsins og (v) eyðublöð fyrir umboðsmenn.
Three week prior to the shareholders' meeting and on the date of the meeting the following information shall be accessible to the shareholders on the Company's website: (i) the meeting announcement, (ii) the total number of shares and votes as of the date the meeting was announced, (iii) documents to be presented to the shareholders' meeting, (iv) motions of the Company's Board of Directors and (v) form of power of attorney.
3.7 Stjórn er heimilt að ákveða að hluthafafundur verði haldinn rafrænt, hvort heldur í heild eða að hluta, enda sé tækni sú sem nýtt er til fundarins að mati stjórnar örugg og fullnægir kröfum laga um hlutafélög nr. 2/1995 en slíkrar ákvörðunar skal getið í fundarboði. Þar skulu einnig koma fram upplýsingar um nauðsynlegan tæknibúnað sem hluthafar þurfa til þess að geta tekið þátt í fundinum, upplýsingar um hvernig hluthafar tilkynni þátttöku sína, upplýsingar um hvernig atkvæðagreiðsla fer fram og hvar hluthafar nálgast leiðbeiningar um fjarskiptabúnað, aðgangsorð til þátttöku á fundinum og aðrar upplýsingar sem átt geta við.
The Board of Directors may decide to hold a shareholders' meeting by electronic means, either in full or in part, provided the technology to be used for the meeting is determined by the Board of Directors to be secure and fulfils the requirements of the Act on Public Limited Companies no. 2/1995 and such decision shall be stated in the meeting announcement. The announcement shall also provide information on the necessary technical equipment which shareholders require to participate in the meeting, information as to how shareholders are to give notice of their participation, information as to how voting will take place and where shareholders can obtain instructions on telecommunications equipment, passwords for access to the meeting and other relevant information.
3.8 Hver hluthafi á rétt á því að fá ákveðið mál tekið til meðferðar á þegar boðuðum hluthafafundi ef hann gerir skriflega eða rafræna kröfu um slíkt til stjórnar með það miklum fyrirvara að unnt sé að taka málíð á dagskrá fundarins, þó í síðasta lagi 10 dögum fyrir fundinn. Kröfu skal fylgja rökstuðningur eða drög að ályktun til stjórnar. Upplýsingar um kröfuna skal birta á vefsíðu félagsins eigi síðar en þremur dögum fyrir fundinn, auk tillögunnar og eftir atvikum endurskoðað dagskrá fundarins.
Each shareholder is entitled to have a specific matter submitted to a convened shareholders' meeting, if it makes a written or electronic request for such to the Board of Directors with sufficient notice to allow the matter to be placed on the agenda of the meeting, however, no later than 10 days prior to the meeting. The request must be accompanied by grounds for the same or a draft resolution for the Board of Directors. Information on such request must be published on the Company's website no later than three days prior to the meeting together with the proposal and, as the case may be, the revised meeting agenda.
3.9 Mál sem ekki hafa verið greind í dagskrá hluthafafundar, er ekki unnt að taka til endanlegrar úrlausnar á fundinum nema með samþykki allra hluthafa félagsins, en gera má um þau ályktun til leiðbeiningar fyrir stjórn.
Matters which have not been included on the agenda of a shareholders' meeting cannot be resolved at the meeting without the consent of all the Company's shareholders but resolutions thereon may be passed as guidance of the Company's Board of Directors.
3.10 Hluthafafundur telst lögmætur, án tillits til fundarsóknar, ef löglega var til hans boðað.
Síða 6 af 13
A shareholders' meeting shall be duly constituted, regardless of attendance, if it was lawfully convened.
3.11 Rét til setu á hluthafafundum hafa, auk hluthafa og umboðsmanna þeirra, endurskoðandi, stjórnarmenn og framkvæmdastjóri félagsins. Hafa þeir þar fullt málfreli og tillögurétt. Skal nefndarmönnum undirnefnda stjórnar, ásamt frambjóðendum til stjórnar, jafnframt heimilt að sitja hluthafafundi, og taka þar til máls. Einnig getur stjórn félagsins boðið sérfræðingum setu á einstökum fundum og starfsmönnum félagsins.
In addition to shareholders and their proxies, the auditor, directors and the CEO of the Company. They shall have unrestricted rights to speak and submit motions at the meeting. Members of the Board's sub-committees, together with the Board candidates, shall also be allowed to attend shareholders' meetings and have the right to speak. The Company's Board of Directors may also invite experts to attend individual shareholders' meetings and the Company's employees.
3.12 Hluthafa er heimilt að sækja fund ásamt ráðgjafa, en slíkur ráðgjafi hefur hvorki tillögurétt né atkvæðisrétt á hluthafafundum. Hluthafa er þó heimilt að gefa ráðgjafa sínum orðið fyrir sína hönd. Sæki umboðsmaður hluthafafund fyrir hluthafa skal hann leggja fram skriflegt eða rafrænt, og dagsett, umboð. Umboð skal leggja fram eigi síðar en á fundi og gildir það einungis til fundarsetu á viðkomandi hluthafafundi, nema annað sé skýrlega tekið fram í efni umboðsins.
A shareholder may attend a meeting along with its advisor, but such advisor has neither the right to submit proposals nor to vote at shareholders' meetings. A shareholder is, however, authorised to allow his advisor to speak on his behalf. Any proxy attending a shareholders' meeting on behalf of a shareholder shall present a written or electric, and dated, power of attorney. The power of attorney shall be presented no later than at the meeting and shall be deemed valid only for attendance at that shareholders' meeting unless otherwise clearly stated in the power of attorney.
3.13 Hluthafafundum stjórnar fundarstjóri sem fundurinn kýs. Fundarstjóri skal leysa úr öllum atriðum sem snerta lögmæti fundarins og framkvæmd hans samkvæmt samþykktum þessum og lögum. Jafnframt ákveður hann form umræðna, meðferð málefná á fundinum og atkvæðagreiðslur. Fundastjóri tilnefnir fundarritara með samþykki fundar sem heldur fundargerðarbók. Fundargerðir skulu færðar í fundargerðabók og teljast þær fullgild sönnun þess sem fram fór á hluthafafundi. Fundargerð skal lesin upphátt fyrir fundarlok, sé þess óskað af hálfu hluthafa, og skrá skal þær athugasemdir við hana sem þá koma fram. Fundargerðin skal undirrituð af fundarstjóra og fundarritara.
A meeting chairman elected by the shareholders' meeting will preside over the meeting. The meeting chairman shall resolve all disputes concerning lawfulness of the meeting in accordance with these Articles of Association and applicable law. The meeting chairman shall further decide on the process of debates, procedures of matters and voting. The meeting chairman appoints a secretary with the meetings' approval who shall keep minutes of the meeting. Minutes of meetings shall be recorded in the meeting record book and be considered fully valid proof of what took place at the shareholders' meeting. The minutes shall be read aloud prior to the conclusion of the meeting, if requested by shareholders, and any comments raised concerning them shall be recorded. The minutes shall be signed by the meeting chairman and the secretary.
Síða 7 af 13
3.14 Á hluthafafundi fylgir eitt atkvæði hverri krónu nafnverðs hlutafjár. Á hluthafafundi ræður einfaldur meirihluti atkvæða úrslitum, nema á annan veg sé mælt fyrir í lögum eða samþykktum þessum. Tillaga fellur á jöfnum atkvæðum.
At shareholders’ meetings, each króna of share capital carries one vote. A simple majority of votes shall determine the outcome at shareholders’ meetings, unless otherwise provided for by law or these Articles. Proposals are deemed rejected if they receive the equal number of votes.
4 FÉLAGSSTJÓRN
BOARD OF DIRECTORS
4.1 Stjórn félagsins skal skipuð þremur til fimm stjórnarmönnum og allt að tveimur varamönnum til vara, þó ávallt þannig að fjöldi stjórnarmanna uppfylli tilskilið lágmark samkvæmt lögum og reglum sem gilda um félagið hverju sinni. Um hæfi stjórnarmanna fer samkvæmt lögum. Stjórnarmenn skulu kjörnir á aðalfundi til eins árs í senn. Hvort kyn skal fulltrúa í stjórn þegar stjórn er skipuð þremur mönnum og þegar stjórnarmenn eru fleiri en þrír skal tryggt að hlutfall hvors kyns sé ekki lægra en 40%. Stjórnarkjör fer fram sem meirihlutakosning milli einstaklinga en þó þannig að ef fleiri en þrír eru í framboði til stjórnar félagsins skulu hluthafar fyrst kjósa um þann fjölda stjórnarmanna sem skulu sitja í stjórn félagsins þar sem meirihlutaatkvæði ræður.
The Company’s Board of Directors shall be comprised of three to five individuals and up to two alternate directors, however, always so that the number of directors meets the required minimum according to laws, rules and regulations applicable to the Company at any given time. Statutory provisions shall apply concerning the eligibility of directors. Directors shall be elected at an annual general meeting for one year at a time. Each gender shall be represented on the Board of Director when the Board is comprised of three individuals and when the Board is comprised of more than three individuals, it should be ensured that the proportion of each gender is not lower than 40%. Board elections shall be conducted through a majority vote election between individuals, however so that if more than three candidates are in the running for the Board of Directors, the shareholders shall first decide upon the number of directors to comprise the Board of Directors where a majority vote shall prevail.
4.2 Við stjórnarkjör skulu efstu frambjóðendur af hvoru kyni, sem flest atkvæði hljóta teljast réttkjörnir auk þess frambjóðanda sem flest atkvæði fær af þeim frambjóðendum sem eftir standa.
At the board elections, the top candidates of either gender with most votes cast shall be considered elected, as well as the candidate who gets the most votes from the remaining candidates.
4.3 Stjórn félagsins er heimilt að setja á fót tilnefningarnefnd sem hefur það hlutverk að tilnefna einstaklinga til stjórnarsetu í félaginu á aðalfundi félagsins, eða eftir atvikum á hluthafafundi þar sem stjórnarkjör er á dagskrá. Nefndarmenn tilnefningarnefndar skulu þá vera þrír og skulu þeir kjörnir af stjórn til eins árs í senn. Nefndin skal vera sjálfstæð í störfum sínum og skal meirihluti nefndarmanna vera óháður félaginu og stjórnendum þess. Upplysingar um skipun nefndarmanna skal birt á vefsíðu félagsins eigi síðar en sex mánuðum fyrir aðalfund. Starfsreglur tilnefningarnefndar skulu samþykktar á
Síða 8 af 13
hluthafafundi.
The Company's Board of Directors is authorized to establish a Nomination Committee whose role is to nominate individuals to the Company's Board of Directors at the Company's annual general meeting, or as the case may be at a shareholders' meeting where Board elections are on the agenda. The members of the Nomination Committee shall be three and they shall be elected for one year at a time by the Board of Directors. The committee shall be independent in its work and the majority of the committee's members shall be independent of the Company and its management. Information on the appointment of the Nomination Committee shall be made available to the shareholders on the Company's website no later than six months prior to the annual general meeting. The rules of procedure of the Nomination Committee shall be approved at a shareholders' meeting.
4.4 Deir einstaklingar sem hyggjast gefa kost á sér í stjórnarkjöri skulu með skriflegum hætti tilkynna tilnefningarnefnd félagsins, ef við á, en annars stjórn félagsins um framboð eigi síðar en fimm dögum fyrir hluthafafund þar sem stjórnarkjör skal fara fram. Í tilkynningunni skulu frambjóðendur veita upplýsingar um nafn sitt, kennítõlu, heimilisfang, aðalstarf, önnur stjórnarstörf, menntun, reynslu og hlutafjáreign í félaginu. Þá skulu frambjóðendur einnig upplýsa um hagsmunatengsl við helstu viðskiptaaðila og samkeppnisaðila félagsins, sem og hluthafa félagsins sem eiga meira en 10% hlut í því. Upplýsingar um frambjóðendur til stjórnar skulu lagðar fram hluthöfum til sýnis á skrifstofu og vefsíðu félagsins eigi síðar en tveimur dögum fyrir hluthafafund.
Those individuals who intend to stand for election as directors must give notice of their candidacy in writing to the Company's Nomination Committee, if applicable, but otherwise to the Company's Board of Directors, no later than five days prior to the commencement of the shareholders' meeting at which the election is to take place. In their notification candidates must provide details including their name, identification number, address, principal employment, other directorships held, education, experience and holding in the Company. Disclosure shall also be made of interest connections with the Company's principal customers and competitors, as well as with shareholders holding more than 10% in the Company. Information on the candidates to the Board of Directors shall be made available to the shareholders on the Company's headquarters and published on the Company's website no later than two days before the shareholders' meeting.
4.5 Stjórn kýs sér stjórnarformann og skiptir með sér öðrum verkum.
The Board shall elect a Chairman and allocate responsibility for other tasks.
4.6 Stjórnin hefur æðsta vald í máleðrum félagsins milli hluthafafunda. Stjórnin skal setja sér starfsreglur þar sem nánar er kveðið á um framkvæmd starfa hennar m.a. skiptingu starfa, starfslysingu o.s.frv. til samræmis við leiðbeiningar um góða stjórnarhætti sem og aðrar reglur og tilmæli eftir því sem við á.
The Company's Board of Directors constitutes the supreme authority in the affairs of the Company between shareholders' meetings. The Board of Directors shall implement rules of procedure whereas the Board's operations are further detailed including a division of tasks, task descriptions, etc. in accordance with the guidance on good corporate governance as well as other rules and recommendations as appropriate.
Síða 9 af 13
4.7 Stjórn félagsins ræður framkvæmdastjóra félagsins, ákveður starfskjör hans innan marka þeirrar starfskjarastefnu sem samþykkt hefur verið af hluthafafundi og veitir honum lausn frá starfi.
The Company’s Board of Directors shall hire the Company’s CEO, determine the terms of the CEO’s employment within the limits set by the remuneration policy adopted by a shareholders’ meeting and dismiss the CEO from his position.
4.8 Stjórnarformaður boðar stjórnina til funda og stýrir fundum. Fundi skal halda hvenær sem stjórnarformaðurinn telur þess þörf. Formanni er auk þess skylt að boða stjórnarfund að kröfu eins, eða fleiri stjórnarmanna, eða framkvæmdastjóra félagsins.
The Chairman of the Board convenes and presides at Board meetings. Meetings shall be held at the discretion of the Chairman. The Chairman shall also convene a meeting of the Board if requested by one, or more, members of the Board or the CEO.
4.9 Framkvæmdastjóri á sæti á fundum stjórnar, þótt ekki sé hann stjórnarmaður, og hefur hann þar málfrelsi og tillögurétt, nema stjórn ákveði annað í einstökum tilfellum. Endurskoðendur félagsins eiga sömuleiðis rétt á að sitja stjórnarfundi.
The CEO attends meetings of the Company’s Board of Directors, at which the CEO is entitled to speak and make proposals, unless the Board decides otherwise in individual instances. The Company’s auditors shall similarly be entitled to attend Board meetings.
4.10 Stjórnarfundir eru ályktunarbærir ef meirihluti stjórnarmanna sækir fund. Mikilvæga ákvörðun má þó ekki taka án þess að allir stjórnarmenn hafi haft tók á því að fjalla um málið, sé þess kostur.
A Board meeting has a quorum if a majority of directors attend. Major decisions, however, may not be taken without all directors having had the opportunity to discuss the matter if at all possible.
4.11 Meirihluti stjórnar ritar firma félagsins. Þá veitir stjórn félagsins prókúruumboð fyrir félagið.
The signatures of a majority of directors bind the Company. Further, the Board also grants power of procuration for the Company.
4.12 Til þess að ákvörðun stjórnarfundar teljist samþykkt, skal hún hljóta samþykki meirihluta stjórnarmanna. Falli atkvæði um tillögu á jöfnu skal atkvæði stjórnarformanns ráða úrslitum. Stjórn heldur gerðarbók fyrir stjórnarfundi sína og staðfesta með undirritun sinni. Stjórnarmönnum skal heimilt að sækja fundi með aðstoð rafrænna miðla, ef þörf krefur.
A decision of the Board of Directors is deemed to be approved if approved by majority of the Board members. In the event of a tie, the Chairman shall have the deciding vote. Important decisions may however not be made unless all members of the Board have had the opportunity, if possible, of discussing the matter. Minutes of the Board Meeting shall be kept and confirmed by the Board with their signatures. Directors may participate in meetings with the assistance of electronic media, if necessary.
4.13 Að öðru leyti fer um ábyrgð, vald og störf stjórnar samkvæmt lögum.
In other respects, the applicable legislation shall provide for the responsibilities, powers and tasks of the Board of Directors.
Síða 10 af 13
Sida 11 af 13
5
FRAMKVÆMDASTJÓRI
CHIEF EXECUTIVE OFFICER (CEO)
5.1 Stjórn ræður framkvæmdastjóra. Framkvæmdastjóri annast daglegan rekstur félagsins og skal í þeim efnum fara eftir þeirri stefnu og fyrirmælum sem stjórn félagsins hefur gefið. Hinn daglegi rekstur tekur ekki til ráðstafana sem eru óvenjulegar eða mikilsháttar. Slíkar ráðstafanir getur framkvæmdastjóri aðeins gert samkvæmt sérstakri heimild frá stjórn félagsins, nema ekki sé unnt að bíða ákvarðana stjórnar án verulegs óhagræðis eða áhættu fyrir starfsemi félagsins. Í slíkum tilvikum skal framkvæmdastjóri hafa samráð við stjórnarformann, eins og kostur er, og síðan skal stjórn tafarlaust tilkynnt um ráðstöfunina.
The Board shall hire the Company’s CEO. The CEO has charge of the day-to-day operations of the Company, and in this respect the CEO shall observe the policy and directions of the Board of the Directors. Day-to-day operations do not include measures which are unusual or extraordinary. Such measures may only be made by the CEO pursuant to special authorisation from the Board of Directors of the Company unless it is impossible to wait for the decision of the Board of Directors without causing a serious disadvantage or risk for the Company’s operations. In such cases, the CEO shall consult with the Chairman of the Board, as is possible, and the Board shall subsequently be notified of the measure without delay.
5.2 Framkvæmdastjóri skal sjá um að bókhald félagsins sé fært í samræmi við lög og venjur og að meðferð eigna félagsins sé með tryggilegum hætti. Honum ber að veita endurskoðendum þær upplýsingar sem þeir telja nauðsynlegar vegna starfa síns. Framkvæmdastjóri er skyldur til að hlíta öllum lögmætum fyrirmælum stjórnar.
The CEO shall ensure that the accounts of the Company are kept in accordance with statutory law and accepted practices and that the handling of the property of the Company is secure. The CEO is required to provide information to the Company’s Auditors as considered necessary to discharge their functions. The CEO is obliged to comply with all legitimate orders of the Board.
6
REIKNINGAR OG ENDURSKODUN
ACCOUNTING AND AUDITING
6.1 Reikningsár félagsins er almanaksárið.
The Company’s financial year shall be the calendar year.
6.2 Stjórn félagsins skal útbúa ársreikning og ársskýrslu fyrir hvert reikningsár.
The Company’s financial year shall be the calendar year. The Board of Directors shall prepare its annual financial statements and annual report for each financial year.
6.3 Ársreikningur skal unninn og gerður í samræmi við ákvæði laga, góða reikningsskilavenju og þá reikningsskilastaðla sem félagið hefur ákvæðið að fylgja, m.a. hvað snertir mat á ýmsum liðum ársreiknings, framsetningu hans, sundurliðun hans, skýringar við ársreikninginn og heiti liða.
The annual financial statements shall be prepared and compiled in accordance with law, good accounting practice and the financial reporting standards which the Company has decided to follow, including with regard to assessments of various items in the financial statements, their presentation, breakdown, notes and nomenclature.
6.4 Á aðalfundi skal kjósa félaginu endurskoðanda eða endurskoðunarfélag í samræmi við lög. Skal endurskoðandinn endurskoða reikninga félagsins og skal hann hafa aðgang að öllu bókhaldi og skjölum félagsins í þeim tilgangi. Endurskoðanda má ekki kjósa úr hópi stjórnarmanna eða starfsmanna félagsins.
The Company's Annual General Meeting shall elect an auditor or audit firm for the Company in accordance with applicable law. The auditor shall audit the Company's accounts and shall have access to all the Company's accounts and documents for such purpose. An auditor may not be elected who is a director of the Company or an employee.
6.5 Að öðru leyti en hér segir fer að lögum um starf og hæfi endurskoðanda félagsins. In other respects, the work and eligibility of the Company's auditor shall be governed by law.
7 BREYTINGAR Á SAMÞYKKTUM, SAMRUNI, SKIPTING OG SLIT
AMENDMENTS TO THE COMPANY'S ARTICLES OF ASSOCIATION, MERGER, DIVISION AND DISSOLUTION
7.1 Samþykktum þessum má breyta á lögmætum hluthafafundi, enda hljóti breytingin samþykki minnst 2/3 hluta greiddra atkvæða, sem og samþykki hluthafa sem fara með a.m.k. 2/3 hluta þess hlutafjár sem farið er með atkvæði fyrir á fundinum, enda sé ekki annað samþykkishlutfall áskilið í lögum eða samþykktum þessum.
These Articles of Association may be amended at a legally constituted shareholders' meeting by a 2/3 majority of votes cast, and if approved by shareholders controlling at least 2/3 of the share capital represented at the meeting, provided no other proportion is required by law or these Articles of Association for approval.
7.2 Ef taka á tillögur til breytinga á samþykktum til meðferðar á hluthafafundi, skal gerð grein fyrir meginefni slíkra tillagna í fundarboði.
If motions for amendments are to be dealt with at a shareholders' meeting an account must be given of the principal substance of such motions in the meeting announcement.
7.3 Um slit félagsins, samruna þess við önnur félög eða skiptingu þess í tvo eða fleiri lögaðila skal fara samkvæmt ákvæðum laga um hlutafélög nr. 2/1995 og annarra laga eftir því sem við á. Ákvörðun um slíkar ráðstafanir verður aðeins tekin á hluthafafundi með sama atkvæðamagni og þarf til breytingar á samþykktum þessum.
The provisions of the Act No. 2/1995, on Public Limited Companies and other acts as appropriate shall apply to the Company's winding-up, its merger with other companies or division into two or more legal entities. A decision on such a measure can only be taken by a shareholders' meeting by the same power of votes as is required for amendments to these Articles of Association.
8 ÖNNUR ÁKVÆÐI
MISCELLANEOUS PROVISIONS
8.1 Þar sem ákvæði samþykkta þessara segja ekki til um hvernig með skuli fara, skal fara samkvæmt ákvæðum laga nr. 2/1995 um hlutafélög eins og þau lög eru á hverjum tíma, auk annarra ákvæða laga, eftir því sem við getur átt.
Síða 12 af 13
The handling of any aspects not provided for in these Articles of Association shall be governed by the current provisions of the Act No. 2/1995, on Public Limited Companies and provisions of other legislation as applicable.
8.2 Sæmþykkitir þessar eru á íslensku en innihalda enska þýðingu ákvæða. Ef misræmi er á milli íslenska og enska texta skal íslenski textinn gilda.
The Articles of Association are in Icelandic and include an English translation. In the event of a discrepancy between the Icelandic text and the English translation, the Icelandic text shall prevail.
Þannig samþykkt á hluthafafundi Kaldalóns hf. þann 16. desember 2021.
Thus, approved at a shareholders' meeting of Kaldalón hf. on 16 December 2021.
Jón Skaftason,
stjórnarformaður/chairman
Helen Neely,
stjórnarmaður/director
Gunnar Hendrik B. Gunnarsson,
stjórnarmaður/director
Síða 13 af 13