JIANGXI HUNGPAI NEW MATERIAL CO., LTD. — Proxy Solicitation & Information Statement 2022

Apr 21, 2022

江西宏柏新材料股份有限公司 征集投票权实施细则

第一章总则

第一条 为切实保护股东利益，促使广大股东积极参与江西宏柏新材料股份有 限公司（以下简称“公司”）管理，完善公司法人治理结构，规范征集投票权行为， 根据《公司法》《公开征集上市公司股东权利管理暂行规定》等法律、法规、规范 性文件及《江西宏柏新材料股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）的 相关规定，制订本细则。

第二条 本细则所称征集投票权，是指公司召开股东大会时，享有征集投票权 的组织或人员在征集公司股东对议案的投票权时，以公开方式在公司指定的信息披 露媒体上按照本细则规定的内容与格式向公司股东发出代为行使表决权的要约行 为。

第三条 征集投票权应当采用无偿的方式进行。

第二章享有征集投票权的主体

第四条 下述组织或人员可以向公司股东征集其在股东大会上的投票权：

• （一）公司董事会；

• （二）公司的独立董事；

• （三）持有百分之一以上有表决权股份的股东；

（四）依照法律、行政法规或者国务院证券监督管理机构的规定设立的投资 者保护机构。

上市公司上市公司独立董事、持有百分之一以上有表决权股份的股东有下列情形 之一的，不得公开征集：

• （一）被中国证监会采取证券市场禁入措施尚在禁入期的；

• （二）最近 36 个月内受到中国证监会行政处罚，或者最近 12 个月内受到

• 证券交易所公开谴责；

（三）因涉嫌犯罪正在被司法机关立案侦查或者涉嫌违法违规正在被中国

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证监会立案调查，尚未有明确结论意见；

（四）因贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产或者破坏社会主义市场经济秩 序，被判处刑罚，执行期满未逾五年，或者因犯罪被剥夺政治权利，执行期满 未逾五年；

（五）法律、行政法规以及中国证监会规定的不得公开征集的其他情形。

第五条 以公司董事会的名义征集投票权，必须经全体董事二分之一以上审议 通过，并公告相关的董事会决议。独立董事征集投票权时，需取得独立董事的二分 之一以上同意。股东可以采取单独或联合的方式，征集投票权。

第六条 征集人在征集投票权时，必须就该次股东大会审议的全部表决事项征 集投票权；接受征集投票权的股东，将表决权、提案权等股东权利委托征集人代为 行使的，应当将其所拥有的权益的全部股份对应的该项权利的份额委托同一征集人 代为行使。

第七条 征集人和接受征集投票权的股东，对征集、委托投票行为和与征集投 票权有关的所有公示材料，负有真实、准确、完整及合法有效的责任，不得存在虚 假记载、误导性陈述或重大遗漏。

第三章征集投票权的方式及基本内容

第八条 征集人在征集投票权时，应当以公开的方式进行。

第九条 征集人应当按照有关法律、法规、《公司章程》及本细则的要求，制 作征集投票权报告书。

第十条 征集人应当按照有关法律、法规、《公司章程》和本细则的要求，制 作征集投票授权委托书，并在规定的期间内刊登于公司指定的信息披露媒体上。接 受征集投票的股东，可以从媒休上复制或直接向征集人、公司索取征集投票权委托 书，进行填写和签署。

第十一条 征集人征集公告应当详细说明征集投票的方案，该方案中应当 含有股东在委托征集人进行投票时的具体操作程序和操作步骤。

第十二条 征集人应当聘请律师事务所或国家公证机关，对征集人资格、

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征集方案、征集投票权委托书、征集投票权行使的真实性、有效性等事项进行审核， 并发表明确的法律意见。

第四章征集投票公告的内容与格式

第十三条 股东作为征集人的，应当至少于股东大会召开前十日，在公司 指定的信息披露媒体上发布征集投票权报告书；其他征集人，应当至少于股东大会 召开前十五日，在公司指定的信息披露媒体上发布征集投票权报告书。征集公告应 当包括如下内容：

（一）征集人的符合本细则第四条规定的条件及依法公开征集声明、征集日 至行权日期间持续符合条件的承诺；

（二）征集事由及拟征集的股东权利；

（三）征集人的基本情况及持股情况。征集人为法人的，应当披露其名称、 住所、联系方法、指定信息披露媒体（如有）、前十名股东及其股权结构、主营业 务、基本财务状况、是否与公司董事、监事、高级管理人员、持股百分之五以上股 东、实际控制人及其关联人之间存在关联关系等；征集人为自然人的，应当披露其 姓名、住址、联系方法、任职情况、是否与公司董事、监事、高级管理人员、持股 百分之五以上股东、实际控制人及其关联人之间存在关联关系等；

（四）征集主张及详细理由，并说明征集事项可能对公司利益产生的影响；

（五）本次征集投票权具体方案（含拟征集股东权利的确权日、征集期限、 征集方式、征集程序和步骤、股东需提交的材料和递交方式等）；

（六）股东授权委托书；

（七）征集人与征集事项之间可能存在的利害关系；

• （八）其他需要说明的事项；

（九）征集人在征集公告中应明确表明自己对某一表决事项的表决意见，并 且明示被征集人应当与自己的表决意见一致的，被征集人应当按照征集人指示表明 表决意见；征集人在征集公告中明确表明自己对某一表决事项的表决意见的，但不 要求被征集人应当与自己的表决意见一致的，被征集人可以按照自己的意思表明表 决意见；

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（十一）征集人委托证券公司、证券服务机构公开征集公司股东权利的，还应 包括授权委托情况、证券公司和证券服务机构基本情况、与征集人和征集事项不存 在利害关系的声明。

征集公告披露后，征集人出现不符合本细则第四条规定的情形时，应当及时通 知召集人披露并取消本次公开征集活动。

第十四条 征集公告内容应当客观、真实，不得有虚假记载、误导性陈述 和重大遗漏。

第五章征集投票授权委托书的格式与内容

第十五条 征集投票授权委托书至少包含以下内容：

（一）授权委托事项；

（二）授权委托的权限；

• （三）授权委托的期限以最近一期股东大会为限；

（四）股东的信息，包括姓名或名称、公民身份证号码或统一社会信用代码、 股东账户、持股数量、联系方式等；

（五）股东实际持股份额应以确权日为准、股东将所拥有权益的全部股份对 应的权利份额委托给征集人的说明；

（六）其他需要说明的事项；

• （七）对于未作具体指示的表决事项，被征集人应明示征集人是否可以按照

• 自己的意志表决；

• （八）对选举董事、监事的委托书必须列出所有董事候选人和监事候选人的

• 姓名，并按照累积投票制规定的投票方法进行投票；

• （九）征集投票授权委托书的送达地址以及送达地的邮政编码和联系电话；

• （十）征集人应当亲自行使征集投票权，不得转委托；

• （十一）委托行为的法律后果；

• （十二）委托书签发的日期和有效期；

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（十三）被征集人签章。

股东应当在授权委托书上签名或盖章，并向征集人提供身份证明和持股证明材 料。境外股东的授权委托书及身份证明材料在境外形成的，应当依据中华人民共和 国法律规定办理证明手续。

第十六条 被征集人出具的委托书与下列附件同时使用、且经公司股东大 会签到经办人员与公司股东名册核实无误后方为有效：

（一）被征集人为自然人的，需提交被征集人身份证和股东证券账户卡的复 印件、持股凭证；

（二）被征集人为法人的，需提供被征集人的《企业法人营业执照》复印件、 法定代表人资格证明（或代理人的身份证复印件、法定代表人的书面委托书）、身 份证复印件、股东证券账户卡复印件、持股凭证。

第十七条 被征集人的委托书及其附件，需不迟于股东大会召开前二十四 小时送达（可以挂号信函或特快专递或委托专人或以其他可以签收确认的方式）至 征集人聘请委托的律师事务所或公证机关，由其签收后进行统计、见证，就被征集 人人数、所持有效表决权股份数及明细资料等事项出具律师见证书或公证书；征集 人应当亲自携带征集到的授权委托书和公证书或见证意见参加股东大会。

第十八条 征集人聘请的律师事务所与公司聘请见证股东大会的律师事务 所，应为不同律师事务所。

第十九条 征集人出席股东大会时，应持下述相关文件按照规定办理签到 登记。

征集人为自然人股东的，需出示和提供身份证、股东证券账户卡；征集人为法 人或其他组织股东的，需出示和提供《企业法人营业执照》复印件、法定代表人/ 负责人身份证明、法定代表人/负责人依法出具的书面委托书、股东证券账户卡、 代理人身份证明等必备资料；征集人为公司董事会的，需出示和提供董事会授权委 托书；征集人为独立董事的，需出示和提供身份证。

第二十条 征集人出席股东大会并行使征集投票权时，应同时提供被征集 人的委托书附件、其聘请委托律师事务所或公证机关出具的见证意见书或公证书，

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并按照规定办理签到登记后，方能行使征集投票权。

第二十一条 股东大会结束时，征集人所持有的投票授权委托书原件及附件 等参会依据性资料，由公司连同股东大会会议记录、出席会议股东的签名册等会议 文件一并保存。

征集人、证券公司、证券服务机构、公司应当建立公开征集活动档案，以电子 或纸质形式存档，保存期限不得少于 10 年。

第二十二条 本细则由董事会审议通过后生效施行。由董事会负责解释和修 改。

第二十三条 本细则未尽事宜，按国家有关法律、法规、部门规章、规范性 文件和《公司章程》的规定执行。本细则的规定如与国家日后颁布或修订的法律、 法规、部门规章、规范性文件或经合法程序修改后的《公司章程》的规定不一致， 按后者的规定执行，并应当及时修改本细则。

江西宏柏新材料股份有限公司 2022年4月20日

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