Proxy Solicitation & Information Statement • Apr 22, 2011
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in ViewerOpens in native device viewer
St Denijs Westrem April 20, 2011
Dear Shareholder,
The shareholders of the Public Company JENSEN-GROUP ("NV/SA") are hereby cordially invited to attend the annual shareholders' meeting that will be held on Tuesday, May 17, 2011, at 10.00 AM at the registered office of the Company, 9051 St.-Denijs-Westrem, Bijenstraat 6. The agenda of the meeting is set forth below (only the comprehensive Dutch version is the legally binding and valid version).
The holders of securities or their proxy-holders are requested, if possible, to register no later than half an hour before the opening of the meeting in order to allow the preparation of the attendance list.
Pursuant to the articles of association, holders of shares must comply with the following conditions in order to be admitted and to attend the meeting (the so-called registration formalities):
The holders of (convertible) bonds and warrants issued by the company may attend the meeting in an advisory capacity as provided by the Belgian Company Code (i.e. right of attendance without the power to vote). They are subject to the same attendance requirements as those applicable to shareholders.
Each shareholder that wants to be represented by proxy (power of attorney) has to do so in written form and in the format set by the Board of Directors. The original of the signed proxy must be deposited or received at the Company's principal office no later than four days before the date of the annual meeting. The template of this proxy is available at the registered office of JENSEN-GROUP, at 9051 St.-Denijs-Westrem, Bijenstraat 6, or can be downloaded at the website of NV JENSEN-GROUP (www.JENSEN-GROUP.com under the heading "investor relations"). Holders of registered shares receive a template of proxy annexed to their convocation letter.
Custody-agents and security-holders (proxy-holders) are also subject to the same attendance requirements and have to comply with registration and proxy formalities in order to attend the general meeting.
The annual report, including the statutory and consolidated annual financial statements, the statutory and consolidated report of the Board of Directors, as well as the auditors' reports and corporate governance chapter, is available to all shareholders at the registered office of NV JENSEN-GROUP from April 22, 2011 onwards. These reports will also be available at the website of NV JENSEN-GROUP (www.JENSEN-GROUP.com under the heading "investor relations").
The holders of registered shares, bonds (convertible or not) and warrants, as well as Directors and the statutory auditor(s) can, from now on, receive their invitation by e-mail or fax instead of by mail, provided that they have individually and explicitly indicated their consent in writing and by sending or depositing their agreement at the registered office of NV JENSEN-GROUP, no later than twenty days before the shareholders meetings. This consent must be given for all future meetings, unless the holder of these securities withdraws consent under the same form and within the same term. In the affirmative, the invitation will be again sent by mail as from that date. The prescribed template for a request of change in convocation is available at the registered office or at the website of NV JENSEN-GROUP (www.JENSEN-GROUP.com under the heading "investor relations")
Any further questions should be addressed to the Investor Relations manager by e-mail on [email protected], or by phone on +32(0)9 333 83 30 or by fax +32(0)9 333 83 39.
The Board of Directors.
P.S. A Dutch version has been included to comply with Belgian Legislation – only the Dutch version is legally binding and valid
N.V. die een openbaar beroep doet op het spaarwezen met beursnotering op Euronext België Ondernemingsnummer (KBO) 0440.449.284 – Rechtspersonenregister (RPR) te Gent Maatschappelijke zetel en exploitatiezetel te 9051 St.-Denijs-Westrem, Bijenstraat 6
Geachte aandeelhouder,
De aandeelhouders van NV JENSEN-GROUP, met maatschappelijke zetel te 9051 St.-Denijs-Westrem, Bijenstraat 6, worden hierbij uitgenodigd om deel te nemen aan de Algemene Jaarvergadering. Deze vergadering zal plaatsvinden op dinsdag 17 mei 2011 om 10.00 uur 's voormiddags in de voormelde maatschappelijke zetel van de vennootschap.
De agenda en voorstellen tot besluit van deze Algemene Jaarvergadering luiden als volgt: 1. Opening van de vergadering door de voorzitter en eventuele opmerkingen
Call of the meeting by Chairman and Introduction
Consolidated Financial Statements Jensen-Group N.V. for the year ended as at December 31, 2010 / Presentation of Financial statements / Presentation and discussion reports Board of Directors and Statutory Auditor
c.2. Goedkeuring vertrekvergoeding
Voorstel tot besluit : "De algemene vergadering beslist de volgende contractuele bepalingen, zoals opgenomen in een afzonderlijke overeenkomst aangaande het dagelijks bestuur met de gedelegeerd-bestuurder (CEO) Swid A.G., hebbende als vaste vertegenwoordiger Jesper Munch Jensen, zoals afgesloten op 18 mei 2010 en in werking getreden vanaf 1 mei 2010, goed te keuren (getrouwe vertaling uit het Engels) :
'Artikel 6 – Duur en Beëindiging - 6.1. Het mandaat van gedelegeerd-bestuurder en de verbintenissen onder deze Overeenkomst worden aangegaan voor onbepaalde duur
vanaf 1.5.2010 – 6.2. Elke Partij mag deze Overeenkomst en het mandaat beëindigen door middel van een opzegperiode van 18 maanden zonder dat de andere Partij enige reden voor dergelijke beëindiging dient te worden verschaft. [vormvereisten]. Indien de Vennootschap opzeg verleent, mag deze beslissen, ongeacht de reden daartoe, dat de gedelegeerd-bestuurder geen verbintenissen in natura meer dient te vervullen gedurende de gehele opzegtermijn of enige resterend gedeelte daarvan. In dergelijk geval zal een compensatie verschuldigd zijn door de Vennootschap aan de gedelegeerdbestuurder voor een bedrag gelijk aan de [gebruikelijke maandelijkse] vergoeding voor de niet gepresteerde periode. […]'."
d. Afwijking spreiding van variabele vergoedingen goed te keuren door de algemene vergadering
d.1. Toelichting bij lange termijn beleid variabele vergoeding en bonussen voor executive management ('executive bonus scheme EMT'), inclusief gedelegeerdbestuurder (CEO) (art 520 ter W.Venn.);
d.2. Goedkeuring spreiding variabele vergoeding
Voorstel tot besluit : "De algemene vergadering beslist het vergoedingsplan voor het Executive Management Team (EMT), daarbij inbegrepen de remuneratie van het EMT door middel van variabele vergoeding en bonussen (executive bonus scheme), lopende voor de boekjaren 2011 tot en met 2014, welk plan afwijkt van de wettelijke vereisten inzake spreiding van variabele vergoeding doorheen de tijd, goed te keuren voor deze periode."
Financial Statements of Jensen-Group N.V. for the year ended as at December 31, 2010 / Presentation remuneration policy and remuneration report by Nomination and Remuneration Committee / Approval remuneration report / Approval severance agreements / Approval derogation for deferred bonus payments / Presentation financial statements of Jensen-Group N.V. for the year ended as at December 31, 2010 / Presentation and discussion reports Board of Directors and Statutory Auditor
Approval Financial Statements of Jensen-Group N.V. for the year ended as at December 31, 2010
Voorstel tot besluit : "De vergadering beslist de resultaatsbestemming van het boekjaar afgesloten op 31 december 2010, zoals voorgesteld door de raad van bestuur, goed te keuren. De winst van het boekjaar, na belastingen, bedraagt 2.526.666,93 euro. Deze winst wordt in meerdering gebracht van de overgedragen winst van het vorige boekjaar, dit bedrag zijnde 37.795.970,42 euro, waardoor het te bestemmen winstsaldo van dit boekjaar 40.322.637,35 euro bedraagt. De vergadering besluit het winstsaldo als volgt te bestemmen: (i) toevoeging aan de wettelijke reserves: 126.333,35 euro; (ii) overdracht van winst naar volgend boekjaar: 38.195.562,00 euro; (iii) uit te keren winst: 2.000.742,00 euro. De Algemene Jaarvergadering beslist aldus winst uit te keren in de vorm van een bruto-dividend voor een bedrag van 2.000.742,00 euro, hetzij 0,25 euro per aandeel.
Tenzij de Raad van Bestuur alsnog andere data of andere uitbetalingsplaatsen in de pers zou bekendmaken, zullen de gelden betaalbaar worden gesteld in de kantoren van KBC Bank of op de zetel van KBC gelegen te Havenlaan 2, 1080 Brussel, en dit vanaf maandag 30 mei 2011:
Proposal by Board of Directors and approval of allocation of result
Voorstel tot besluit: "De algemene vergadering beslist kwijting te geven aan de commissaris, zijnde aan de commissarisvennootschap enerzijds, evenals aan haar vaste vertegenwoordiger t.a.v. N.V. JENSEN-GROUP anderzijds, voor de uitoefening van het mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2010".
Discharge Statutory Auditor
a. Toelichting bij het voorstel van het auditcomité en het standpunt van de Raad van Bestuur over dit voorstel
b. Herbenoeming commissaris
Voorstel tot besluit : "De algemene vergadering besluit het mandaat van de commissaris te vernieuwen en benoemt Pricewaterhousecoopers Bedrijfsrevisoren CVBA, met maatschappelijke zetel en exploitatiezetel te 1932 Sint-Stevens-Woluwe, Woluwedal 18, en hebbende als ondernemingsnummer 0429.501.944, tot commissaris voor een periode van drie jaar tot de algemene vergadering van 2014".
c. Kennisname vaste vertegenwoordiger
Kennisname: De algemene vergadering neemt tevens kennis van de identiteit van de Vaste Vertegenwoordiger van Pricewaterhousecoopers., zijnde de BVBA Filip Lozie gevestigd te Staf Van Elzenlaan 11, 2550 Kontich en hebbende als ondernemingsnummer 0881.278.454, welke vennootschap op haar beurt heeft aangeduid als vaste vertegenwoordiger de heer Filip Lozie, wonende te Elzenlaan 11, 2550 Kontich. d. Toekenning van bezoldiging aan de commissaris
Voorstel tot besluit: "De algemene vergadering beslist in overeenstemming met de wet tot het toekennen van een vaste bezoldiging aan de commissaris voor de uitoefening van zijn wettelijke opdracht ten belope van 310.000 euro per jaar, welke vergoeding zowel de
controle op de statutaire als de geconsolideerde jaarrekening omvat. Het bedrag is nietgeïndexeerd."
Reappointment Statutory Auditor / Presentation proposal Audit Committee and position Board of Directors / Nomination / Acknowledgement permanent representative / Proposal remuneration statutory auditor
Presentation and decision remuneration Board of Directors
Comment implementation Corporate Governance Code (Code "edition 2009")
11.Volmacht publicatie beslissingen algemene vergadering en andere formaliteiten
Proxy publication requirements Annual Meeting et al.
12.Rondvraag en Mededelingen (varia)
Questions and Miscellaneous
* De Nederlandse versie vormt de enige wettelijk bindende versie – volmacht naar Belgisch recht – Only the Dutch version being legally binding and official – Belgian law applicable -
Ik, ondergetekende, hierbij optredend als lastgever, I, the undersigned, herein acting as grantor of a proxy/power of attorney,
_________________________________________________________________ (voornaam, naam, beroep en woonplaats) (first name, name, profession and address of the shareholder)
(of vennootschap, zetel + voornaam, naam, beroep en woonplaats van gedelegeerd bestuurder, of nog andere vertegenwoordigingsbevoegde(n) van de vennootschap die aandelen in portefeuille houdt)
_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
(or company, company seat + first name, name, profession and address of the CEO, or other persons which have been granted a valid power of attorney to represent the company);
_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
houder of houdster van _________________ aandelen van de JENSEN-GROUP N.V., zijnde een vennootschap die een publiek beroep doet op het spaarwezen of er een publiek beroep op heeft gedaan, met maatschappelijke zetel te 9051 St.-Denijs-Westrem, Bijenstraat 6, hebbende als Ondernemingsnummer (KBO) 0440.449.284 en ingeschreven in het Rechtspersonenregister (RPR) te Gent;
owner of the following number of shares of Jensen-Group NV/SA: ________________. Jensen-Group NV/SA being a listed company at the Belgian stock exchange (Euronext), having its company seat at 9051 St.-Denijs-Westrem, Bijenstraat 6, and registrated at the Belgian Crossroad Bank of Enterprises (CBE) with N° 0440.449.284.
stelt hiermee aan tot zijn/haar gevolmachtigde herewith appoints as his/her proxy holder
_________________________________________________________________ (voornaam, naam, beroep en woonplaats) (first name, name, profession and address of the shareholder)
om: to whom:
deel te nemen aan en de stemrechten uit te oefenen op de Algemene Jaarvergadering van NV. JENSEN-GROUP die zal gehouden worden op 17 mei 2011 om 10u op de maatschappelijke zetel, met hierbij ingesloten agenda, én:
alsmede op elke latere algemene vergadering met dezelfde agenda, indien de eerste vergadering verdaagd zou worden omdat zij niet geldig kan gehouden worden wegens het niet bereiken van het vereiste aanwezigheidsquorum, indien de Raad van Bestuur de vergadering zou verdagen, of om welke andere reden ook;
om alle akten, stukken en notulen te verlijden en te ondertekenen, woonplaats te kiezen, zich te laten vervangen, en, in het algemeen alles te doen wat nodig of nuttig is voor de
7 / 11
uitvoering van deze volmacht en dit met belofte van bekrachtiging vanwege de ondergetekende;
he/she gives power of attorney to attend and exercise voting rights at the annual general shareholders' meeting of JENSEN-GROUP N.V. to be held on May 17, 2011 at 10:00 am local time (Brussels) at the registered office of JENSEN-GROUP N.V., as well as at any other shareholders' meeting with the same agenda which may be convened subsequently as a result of delay or adjournment, for the purpose of considering the agenda set forth below, and for this purpose, to take part in all proceedings, to vote or abstain, to sign any minutes and other items, to elect domicile, to sub-delegate authority, and generally to do what is useful or necessary.
De tekst van deze volmacht stemt overeen met het model dat bekend werd gemaakt door de vennootschap en kan door mij worden herroepen.
This version of the proxy form corresponds with the version which has been made public by the company and this proxy can be revoked at all time by me.
Ik verklaar kennis genomen te hebben van:
I acknowledge having received following notifications:
Ik geef hierbij volgende instructies aan de gevolmachtigde: I hereby charge the proxy holder with the following instructions: Toelichting:
De volmachtgever heeft twee alternatieven betreffende de wijze van geven van instructies aan de gevolmachtigde:
The granter of a proxy has two options regarding the way the proxy holder should exercise his voting rights:
Omcirkelen hierna wat van toepassing is: (a) of (b) en in geval van keuze (a) dienen hierna per agendapunt de steminstructies omcirkeld te worden die de gevolmachtigde dient uit te oefenen:
Circle the correct answer: (a) or (b) and in case (a) is at hand the precise voting instructions of the proxy holder should be further circled hereafter
Indien één of meer gedetailleerde stemintenties niet tot uitdrukking zijn gebracht zal de gevolmachtigde geacht worden het voorstel te aanvaarden.
Should one or more voting instructions not be circled, the proxy holder is presumed to vote in favour of the item of the agenda.
| Agendapunt (voorstel tot besluit: zie agenda) Item of the agenda (cf resolution included in the agenda) |
|||
|---|---|---|---|
| AGENDA ALGEMENE JAARVERGADERING Agenda Annual Shareholders' meeting |
|||
| Agendanummer 1 vereist geen stemming | |||
| (needs no vote) | |||
| Agendanummer 2 vereist geen stemming | |||
| (needs no vote) | |||
| Agendanummer 3 vereist geen stemming (needs no vote) |
|||
| Agendanummer 3.a. vereist geen stemming | |||
| (needs no vote) | |||
| Agendanummer 3.b | Aanvaard In Favour |
Verworpen Rejection |
Onthouding Abstention |
| Agendanummer 3.c.1. vereist geen stemming | |||
| (needs no vote) | |||
| Agendanummer 3c.2 | Aanvaard | Verworpen | Onthouding |
| In Favour | Rejection | Abstention | |
| Agendanummer 3.d.1. vereist geen stemming | |||
| (needs no vote) | |||
| Agendanummer 3.d.2. | Aanvaard | Verworpen | Onthouding |
| In Favour | Rejection | Abstention | |
| Agendanummer 3.e. vereist geen stemming (needs no vote) |
|||
| Agendanummer 3.f. vereist geen stemming | |||
| (needs no vote) | |||
| Agendanummer 4. | Aanvaard | Verworpen | Onthouding |
| In Favour | Rejection | Abstention | |
| Agendanummer 5. | Aanvaard | Verworpen | Onthouding |
| In Favour | Rejection | Abstention | |
| Agendanummer 6. | Aanvaard | Verworpen | Onthouding |
| Agendanummer 7.a. vereist geen stemming | In Favour | Rejection | Abstention |
| (needs no vote) | |||
| Aanvaard | Verworpen | Onthouding | |
| Agendanummer 7.b. | In Favour | Rejection | Abstention |
| Aanvaard | Verworpen | Onthouding | |
| Agendanummer 7.c | In Favour | Rejection | Abstention |
| Agendanummer 8.a. vereist geen stemming | |||
| (needs no vote) | |||
| Agendanummer 8.b. | Aanvaard | Verworpen | Onthouding |
| In Favour | Rejection | Abstention | |
| Agendanummer 8.c. vereist geen stemming | |||
| (needs no vote) | |||
| Agendanummer 8.d. | Aanvaard | Verworpen | Onthouding |
| In Favour | Rejection | Abstention | |
| Agendanummer 9. | Aanvaard In Favour |
Verworpen Rejection |
Onthouding Abstention |
| Agendanummer 10 vereist geen stemming | |||
| (needs no vote) | |||
| Agendanummer 11 vereist geen stemming | |||
| (needs no vote) | |||
| Agendanummer 12 vereist geen stemming | |||
| (needs no vote) |
10 / 11
Plaats: ___________________________________________ Location: Datum: ___________________________________________ Date
Handtekening – deze handtekening laten voorafgaan door de handgeschreven melding 'goed voor volmacht':
___________________________________________ ______________________________
Signature: and prior to this signature the handwritten notice of "Good for Proxy"
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.