Islandsbanki — Proxy Solicitation & Information Statement 2024

Jan 9, 2024

islandsbanki.is

Hluthafafundur í Íslandsbanka hf.

Stjórn Íslandsbanka hf. boðar til hluthafafundar í bankanum sem haldinn verður miðvikudaginn 31. janúar 2024, kl. 16:00, í höfuðstöðvum bankans að Hagasmára 3, Kópavogi. Gefinn verður kostur á rafrænni þátttöku á fundinum. Atkvæðagreiðsla á fundinum mun alfarið fara fram rafrænt, óháð því hvort hluthafar mæta á fundarstað eða taka þátt rafrænt. Fundurinn fer fram á íslensku, en boðið verður upp á túlkapjónustu á ensku.

Eftirfarandi mál eru á dagskrá fundarins:

1. Kosning endurskoðunarfyrirtækis.

Stjórn bankans leggur til að Deloitte ehf. verði kjöríð endurskoðunarfyrirtæki bankans vegna ársins 2023.

Greinargerð:

Ernst & Young ehf. („EY“), sem kjöríð var endurskoðunarfyrirtæki bankans á aðalfundi þann 16. mars 2023, skilaði inn starfsleyfi sínu þann 12. desember 2023. Upplýst hefur verið um að með samningi við EY hafi Deloitte ehf. („Deloitte“) tekið yfir hluta af rekstri EY, þar með talið viðskiptasamband EY við Íslandsbanka. Jafnframt hafi þeir starfsmenn sem unnið hafa að endurskoðun Íslandsbanka hjá EY flust yfir til Deloitte. Stjórn Íslandsbanka hefur óskað eftir því að Deloitte taki við hlutverki EY sem endurskoðunarfyrirtæki Íslandsbanka með þeim fyrirvara að hluthafafundur staðfesti það.

1. Önnur mál.

Aðrar upplýsingar

Öllum hluthöfum er heimilt að sækja hluthafafund, taka þar til máls og neyta atkvæðisréttar síns. Rétt til setu á hluthafafundi hafa, auk hluthafa og umboðsmanna þeirra, endurskoðandi, stjórnarmenn og bankastjóri. Hafa þeir þar fullt málfreli og tillögurétt. Skal nefndarmönnum undirnefnda stjórnar jafnframt heimilt að sitja fundinn. Stjórnin getur einnig boðið sérfræðingum setu á fundinum. Hluthafa er heimilt að sækja fund ásamt ráðgjafa, en slíkur ráðgjafi hefur hvorki tillögurétt né atkvæðisrétt á fundinum. Hluthafa er þó heimilt að gefa ráðgjafa sínum orðið fyrir sína hönd. Þá er fulltrúum Fjármáleftirlits Seðlabanka Íslands heimilt að sitja fundinn, en slíkir fulltrúar hafa hvorki tillögurétt né atkvæðisrétt á fundinum.

Gefinn er kostur á þátttöku á fundinum með rafrænum hætti, með Lumi AGM veflausnini þar sem beint vefstremi frá fundinum verður aðgengilegt auk þess sem að hluthafar geta borið upp skriflegar spurningar. Rafræn þátttaka jafngildir mætingu á fundinn og veitir rétt til þátttöku á honum að öðru leyti. Atkvæðagreiðsla mun alfarið fara fram rafrænt í gegnum Lumi AGM veflausnina án tillits til þess hvort hluthafar mæta á fundarstað eða taka þátt rafrænt. Hægt verður að greiða atkvæði í tölvu, spjaldtölvu eða snjallsíma. Ekki verður gefinn kostur á rafrænni atkvæðagreiðslu fyrir auglýstan tíma hluthafafundar.

Aðilar sem eru skráðir hluthafar í hlutaskrá skv. hluthafakerfi bankans þegar hluthafafundur fer fram geta beitt réttindum sínum á hluthafafundi. Hluthöfum er heimilt að láta umboðsmann sækja hluthafafundinn og fara þar með atkvæðisrétt fyrir sína hönd. Hluthafar einir bera ábyrgð á því hverjum þeir veita umboð eða afhenda aðgangsupplýsingar. Á vefsiðu bankans, www.islandsbanki.is/hluthafafundir, má finna sniðmát af umboði sem hluthöfum er bent á að nýta sér. Umboð gilda einungis til fundarsetu á einum hluthafafundi nema annað sé skýrlega tekið fram í efni umboðsins. Hluthöfum, sem jafnframt eru lögaðilar eða hyggjast láta umboðsmann sækja hluthafafundinn, er bent á að tryggja að sá aðili hafi til þess heimild.

---

Islandsbanki.is

Til þess að hægt sé að tryggja tímanlega úrvinnslu á beiðnum hluthafa um aðgangsupplýsingar eru hluthafar eða umboðsmenn hluthafa sem hafa hug á því að sækja fundinn, hvort sem er rafrænt eða á staðnum, beðnir um að skrá sig á heimasíðunni https://www.lumiconnect.com/meeting/islandsbanki2024egm eigi síðar en kl. 16:00 þann 30. janúar 2024, eða degi fyrir fundardag. Skráning á fundinn opnar þriðjudaginn 9. janúar kl. 16:00. Með innskráningu þarf að fylgja mynd af skilríkjum og umboð, ef við á. Sama gildir ef hluthafar vilja leggja fram skriflegar spurningar varðandi dagskrá eða framlögð skjöl sem þeir óska svara við á fundinum. Þær skulu sendar á netfangið hluthafar@islandsbanki.is.

Þeir hluthafar sem óska eftir því að fá tiltekið mál tekið til meðferðar á hluthafafundinum, skulu sendar kröfu um slíkt á netfangið hluthafar@islandsbanki.is í síðasta lagi tíu dögum fyrir boðaðan hluthafafund, eða í síðasta lagi fyrir kl. 16:00 þann 21. janúar 2024. Kröfu um slíkt skal fylgja rökstuðningur eða drög að ályktun fundarins.

Hlutafé Íslandsbanka er kr. 10.000.000.000 krónur og skiptist í 2.000.000.000 hluti hver að nafnvírði fimm (5) krónur eða margfeldi þeirrar fjárhæðar. Á hluthafafundi fylgir eitt atkvæði hverri krónu nafnverðs hlutafjár. Eigin bréf bankans njóta ekki atkvæðisréttar. Hluthafafundur telst lögmætur, án tillits til fundarsóknar, ef löglega var til hans boðað og fundurinn er sóttur af einum eða fleiri hluthöfum.

Dagskrá og upplýsingar um hvernig hluthafar geta nálgast aðgangsupplýsingar og um framkvæmd rafrænnar atkvæðagreiðslu og önnur skjöl sem lögð verða fyrir hluthafafundinn er að finna á vefsíðu bankans, www.islandsbanki.is/hluthafafundir, og eru aðgengileg í höfuðstöðvum bankans. Fundargögn eru aðgengileg bæði á íslensku og á ensku. Sé misræmi milli fundargagna á ensku annars vegar og íslensku hins vegar, gildir íslenska útgáfan.

Kópavogur, 9. janúar 2024

Stjórn Íslandsbanka hf.