Informatienota voor de jaarlijkse algemene vergadering en de buitengewone algemene vergadering van 24 april 2024

Deelname aan de algemene vergadering

Overeenkomstig artikel 26 van de statuten en artikel 7:134 Wetboek van vennootschappen en verenigingen (hierna "WVV"), wordt het recht om aan de algemene vergadering deel te nemen en er het stemrecht uit te oefenen verleend aan de aandeelhouders die volgende twee voorwaarden hebben nageleefd:

1. Registratie

Alleen de personen die op de 14e dag vóór de algemene vergadering om vierentwintig uur ('Registratiedatum'), namelijk op woensdag 10 april 2024 om 24:00 uur, daadwerkelijk aandeelhouder zijn van Vennootschap, zijn gerechtigd om aan de algemene vergadering deel te nemen en er het stemrecht uit te oefenen.

De aandelen op naam waarmee de aandeelhouders op naam wensen deel te nemen aan de algemene vergadering moeten op de Registratiedatum ingeschreven zijn in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap.
De gedematerialiseerde aandelen waarmee de aandeelhouders aan de algemene vergadering wensen deel te nemen, moeten op de Registratiedatum ingeschreven zijn op hun naam op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling.
Houders van obligaties uitgegeven door de Vennootschap mogen deelnemen aan de algemene vergadering met raadgevende stem. Zij moeten mutatis mutandis dezelfde deelnemingsformaliteiten vervullen als de aandeelhouders.

2. Bevestiging van de deelname

Bovendien dienen de aandeelhouders die aan de algemene vergadering wensen deel te nemen, de Vennootschap uiterlijk de 6e dag vóór de datum van de vergadering, d.i. uiterlijk op donderdag 18 april 2024, op de hoogte brengen van hun voornemen.

De eigenaars van aandelen op naam die aan de vergadering wensen deel te nemen, moeten de Vennootschap uiterlijk donderdag 18 april 2024 op de hoogte stellen van hun voornemen. Dit kan zowel per brief gericht aan de Vennootschap als per e-mail ([email protected]).
De eigenaars van gedematerialiseerde aandelen die aan de vergadering wensen deel te nemen, moeten een attest voorleggen dat door de erkende rekeninghouder of door de vereffeningsinstelling werd afgegeven en waaruit blijkt hoeveel gedematerialiseerde aandelen er op de Registratiedatum in hun rekeningen zijn ingeschreven op naam van de aandeelhouder en waarvoor de aandeelhouder heeft aangegeven te willen deelnemen aan de algemene

Uitbreidingstraat 66 2600 Antwerpen www.intervest.eu

T + 32 3 287 67 67 BTW BE 0458 623 918 RPR ANTWERPEN

vergadering. Deze neerlegging moet ten laatste op donderdag 18 april 2024 worden verricht op de zetel van de Vennootschap of per e-mail ([email protected]).

Volmacht (*)

Elke aandeelhouder mag zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een gemachtigde in overeenstemming met de desbetreffende bepalingen van het WVV via het volmachtformulier dat zich op de website (www.intervest.eu/nl/algemene-vergaderingen) bevindt. De Vennootschap moet het ondertekende volmachtformulier uiterlijk op de 6e dag vóór de datum van de vergadering, namelijk op donderdag 18 april 2024, ontvangen per brief gericht aan de Vennootschap of per e-mail ([email protected]).

Onverminderd artikel 7:145, 1ste lid, 1° WVV (openbaar verzoek tot verlening van volmachten), kan volmacht worden gegeven voor één of meerdere specifieke vergaderingen of voor de vergaderingen die gedurende een bepaalde periode worden gehouden. De volmacht die voor een bepaalde vergadering wordt gegeven, geldt voor de opeenvolgende vergaderingen die met dezelfde agenda worden bijeengeroepen.

De volmachtdrager geniet dezelfde rechten als de aldus vertegenwoordigde aandeelhouder, en inzonderheid het recht om het woord te voeren, om vragen te stellen tijdens de algemene vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen.

De aandeelhouder mag voor een bepaalde algemene vergadering slechts één persoon aanwijzen als volmachtdrager. In afwijking hiervan kan (i) de aandeelhouder afzonderlijke gevolmachtigden aanstellen voor elke vorm van aandelen die hij bezit, alsook voor elk van zijn effectenrekeningen indien hij aandelen van de Vennootschap heeft op meer dan één effectenrekening en (ii) een als aandeelhouder gekwalificeerd persoon die evenwel beroepshalve optreedt voor rekening van andere natuurlijke of rechtspersonen, volmacht geven aan elk van die andere natuurlijke of rechtspersonen of aan een door hen aangeduide derde.

Een persoon die als volmachtdrager optreedt, mag een volmacht van meer dan één aandeelhouder bezitten. Ingeval een volmachtdrager volmachten van meerdere aandeelhouders bezit, kan hij namens een bepaalde aandeelhouder anders stemmen dan namens een andere aandeelhouder.

Volmachtformulieren die te laat toekomen of die niet voldoen aan de vereiste formaliteiten zullen worden geweigerd. De Vennootschap moet de volmacht uiterlijk op de 6e dag vóór de datum van de algemene vergadering ontvangen.

Voor de berekening van de regels inzake quorum en meerderheid wordt uitsluitend rekening gehouden met de volmachten die zijn ingediend door de aandeelhouders die voldoen aan de in artikel 7:134, §2 WVV bedoelde formaliteiten die vervuld moeten worden om tot de vergadering te worden toegelaten.

Onverminderd de mogelijkheid om in overeenstemming met artikel 7:145, 2de lid WVV in bepaalde omstandigheden van de instructies af te wijken, brengt de gevolmachtigde zijn stem uit overeenkomstig de instructies van de aandeelhouder die hem heeft aangewezen. De volmachtdrager moet gedurende tenminste één jaar een register van de steminstructies bijhouden en op verzoek van de aandeelhouder bevestigen dat hij zich aan de steminstructies heeft gehouden.

In geval van potentieel belangenconflict zoals bepaald in artikel 7:143, §4 WVV tussen de aandeelhouder en de volmachtdrager die hij heeft aangewezen, moet de volmachtdrager de precieze feiten bekendmaken die voor de aandeelhouder van belang zijn om te beoordelen of er gevaar bestaat dat de volmachtdrager enig ander belang dan het belang van de aandeelhouder nastreeft. Bovendien mag de volmachtdrager slechts namens de aandeelhouder stemmen op voorwaarde dat hij voor ieder onderwerp op de agenda over specifieke steminstructies beschikt.

Stemformulier (*)

Elke aandeelhouder kan op afstand stemmen per brief vóór de algemene vergadering door middel van het door de Vennootschap ter beschikking gesteld formulier voor het stemmen op afstand dat zich op de website (www.intervest.eu/nl/algemene-vergaderingen) bevindt. De Vennootschap moet het ondertekende stemformulier uiterlijk op de 6e dag vóór de datum van de vergadering, namelijk op donderdag 18 april 2024, ontvangen per brief gericht aan de Vennootschap of per e-mail ([email protected]).

Mogelijkheid om nieuwe onderwerpen op de agenda te plaatsen (*)

Een of meer aandeelhouders die samen minstens 3% bezitten van het kapitaal kunnen te behandelen onderwerpen op de agenda van de algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot de op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen, overeenkomstig de toepasselijke regelgeving en binnen de perken ervan. Dit geldt niet indien een tweede algemene vergadering wordt bijeengeroepen als gevolg van het feit dat bij de eerste oproeping het vereiste aanwezigheidsquorum niet werd bereikt.

De bijkomende te behandelen onderwerpen of voorstellen tot besluit moeten uiterlijk op de 22e dag vóór de datum van de algemene vergadering door de Vennootschap worden ontvangen, dus uiterlijk op dinsdag 2 april 2024.

De aandeelhouders bewijzen op de datum dat zij een agendapunt of voorstel tot besluit indienen, dat zij in het bezit zijn van het vereiste aandeel in het kapitaal van de Vennootschap, hetzij op grond van een certificaat van inschrijving van de desbetreffende aandelen in het register van de aandelen op naam, hetzij aan de hand van een door de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling opgesteld attest waaruit blijkt dat het desbetreffende aantal gedematerialiseerde aandelen op hun naam op de rekening is ingeschreven.

De voormelde verzoeken worden schriftelijk geformuleerd en gaan naargelang van het geval vergezeld van de tekst van de te behandelen onderwerpen en de bijbehorende voorstellen tot besluit, of van de tekst van de op de agenda te plaatsen voorstellen tot besluit. Er wordt een post- of e-mailadres in vermeld waarnaar de Vennootschap het bewijs van ontvangst van deze verzoeken stuurt. Deze onderwerpen/voorstellen tot besluit kunnen naar de Vennootschap per brief gericht worden aan de zetel van de Vennootschap of op per e-mail ([email protected]).

De Vennootschap bevestigt de ontvangst van deze verzoeken binnen een termijn van achtenveertig uur te rekenen vanaf die ontvangst.

Uiterlijk op de 15e dag vóór de datum van de algemene vergadering maakt de Vennootschap een agenda bekend die aangevuld is met de bijkomende te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit die erin opgenomen zouden zijn, en/of louter met de voorstellen tot besluit die

geformuleerd zouden zijn. De Vennootschap zal op dat moment de aangepaste agenda, stemformulieren en volmachtformulieren publiceren op haar website.

De volmachten en de ingevulde stemformulieren die ter kennis worden gebracht van de Vennootschap vóór de bekendmaking van een aangevulde agenda, blijven geldig voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor zij gelden. De volmachtdrager zal echter, voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor nieuwe voorstellen tot besluit zijn ingediend, tijdens de vergadering kunnen afwijken van de eventuele instructies van de volmachtgever, indien de uitvoering van die instructies de belangen van de volmachtgever zou kunnen schaden. De volmachtdrager moet de volmachtgever daarvan in kennis stellen. De volmacht moet vermelden of de volmachtdrager gemachtigd is om te stemmen over de nieuw te behandelen onderwerpen die op de agenda zijn opgenomen, dan wel of hij zich moet onthouden.

Recht tot vraagstelling (*)

De aandeelhouders kunnen overeenkomstig artikel 7:139 WVV schriftelijk vragen stellen die tijdens de vergadering zullen worden beantwoord, op voorwaarde dat de Vennootschap de vragen uiterlijk op de 6e dag vóór de algemene vergadering heeft ontvangen, dus uiterlijk op donderdag 18 april 2024. De schriftelijke vragen kunnen bezorgd worden per brief gericht aan de Vennootschap of op volgend emailadres: [email protected].

Overeenkomstig artikel 29 van de statuten geven de leden van de raad van toezicht en/of commissarissen antwoord op de vragen die hen tijdens de vergadering of schriftelijk worden gesteld door de aandeelhouders met betrekking tot hun verslag of tot de agendapunten, voor zover de mededeling van gegevens of feiten niet van dien aard is dat zij nadelig zou zijn voor de zakelijke belangen van de Vennootschap of voor de vertrouwelijkheid waartoe de Vennootschap of haar leden van de raad van toezicht zich hebben verbonden.

Beschikbare stukken

De hierboven vermelde verslagen en documenten zullen vanaf 22 maart 2024 raadpleegbaar zijn op de website via volgende link: www.intervest.eu/nl/algemene-vergaderingen. De aandeelhouder die dit wenst, kan kosteloos een kopie van deze verslagen en documenten verkrijgen door een verzoek te sturen ten laatste op 18 april 2024 per e-mail ([email protected]).

Indien u meer informatie wenst te verkrijgen met betrekking tot deze algemene vergadering of de procedure voor deelname aan deze vergadering, kan u steeds contact opnemen met Kevin De Greef op het nummer +32 3 287 67 67 of per e-mail [email protected].

(*) De aandeelhouders worden vriendelijk verzocht het getekende volmacht- of stemformulier, alsook eventuele bijkomende te behandelen onderwerpen of voorstellen tot besluit en eventuele schriftelijke vragen per e-mail ([email protected]) aan de Vennootschap te bezorgen.

AI Terminal

Intervest Offices & Warehouses NV

3966_rns_2024-03-22_b00e4e49-209d-460f-bcd5-7403c5c86cc3.pdf