Note d'information pour l'assemblée générale annuelle du 28 avril 2021

(le note d'information est écrit en néerlandais; la version française est une traduction non officielle)

COMMUNICATION IMPORTANTE : COVID-19

Compte tenu de la crise sanitaire actuelle et des mesures actuellement en vigueur relatives au coronavirus, dont le décret ministériel corona du 28/10/2020, et en vue de la sécurité et la santé des actionnaires, des membres du bureau et du commissaire, la Intervest Offices & Warehouses (ci-après 'la Société' conseille vivement ses actionnaires à ne pas participer physiquement à l'assemblée générale annuelle.

À la lumière de ce qui précède, la Société indique que :

(i) Chaque actionnaire peut voter à distance par courrier avant l'assemblée générale au moyen du formulaire de vote mis à disposition par la Société, ou se faire représenter à l'assemblée générale annuelle par un mandataire au moyen du formulaire de procuration, étant entendu que les actionnaires qui se rendent tout de même physiquement à l'assemblée générale annuelle seront admis, mais toujours en respectant les mesures sanitaires en vigueur à ce moment-là ;
(ii) Les actionnaires auront le droit de poser des questions aux membres du conseil de surveillance et au commissaire selon les modalités définies ci-dessous ;
(iii) La Société organisera une émission en direct de l'assemblée générale annuelle en format vidéo/audio (webcast). Les actionnaires qui souhaitent suivre cette émission sont invités à s'inscrire préalablement via le lien ci-dessous : https://channel.royalcast.com/landingpage/intervest/20210428\_2/

La Société souligne que les actionnaires peuvent uniquement suivre l'assemblée générale annuelle via le webcast et qu'ils ne peuvent pas intervenir ou voter. Le webcast n'est pas par conséquent un moyen de communication électronique permettant aux actionnaires de participer activement à distance à l'assemblée générale annuelle au sens de l'article 7:137 du Code des sociétés et associations (CSA) mais uniquement un outil supplémentaire qui est mis à disposition des actionnaires par la Société

Selon l'évolution de la crise du coronavirus et des mesures gouvernementales qui sont (seront) d'application dans les prochaines semaines, la Société peut communiquer de nouvelles informations ou des informations supplémentaires relatives à la date, l'organisation et à la participation à l'assemblée générale annuelle via un communiqué de presse et sur le site web de la Société (www.intervest.be/fr).

INTERVEST OFFICES & WAREHOUSES sa Société immobilière réglementée publique de droit belge

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T + 32 3 287 67 67 TVA BE 0458 623 918 RPM ANVERS

Participation à l'assemblée générale

Conformément à l'article 26 des statuts et à l'article 7:134 du Code des sociétés et des associations (ci-après « CSA »), le droit de participer à l'assemblée générale et d'y exercer le droit de vote est accordé aux actionnaires qui ont respecté les deux conditions suivantes :

1. Inscription

Seules les personnes qui sont effectivement actionnaires de la Société au 14^e jour précédant l'assemblée générale à vingt-quatre heures (« Date d'enregistrement »), soit le mercredi 14 avril 2021 à 24h00, sont autorisées à participer à l'assemblée générale et à y exercer le droit de vote.

Les actions nominatives avec lesquelles les actionnaires nominatifs souhaitent participer à l'assemblée générale doivent être inscrites à la Date d'enregistrement dans le registre des actions nominatives de la Société.
Les actions dématérialisées avec lesquelles les actionnaires souhaitent participer à l'assemblée générale doivent, à la Date d'enregistrement, être inscrites à leur nom d'enregistrement sur les comptes d'un teneur de compte agréé ou d'un organisme de liquidation.
Les titulaires d'obligations émises par la Société peuvent participer à l'assemblée générale avec voix consultative. Ils doivent remplir mutatis mutandis les mêmes formalités de participation que les actionnaires.

2. Confirmation de la participation

En outre, les actionnaires qui souhaitent participer à l'assemblée générale doivent faire part à la Société de leur intention au plus tard le 6^e jour avant la date de l'assemblée, soit au plus tard le jeudi 22 avril 2021.

Les propriétaires d'actions nominatives qui souhaitent participer à l'assemblée, doivent faire part à la Société de leur intention au plus tard le jeudi 22 avril 2021. Cela peut se faire soit par courrier adressé à la Société, soit par e-mail ([email protected]).
Les propriétaires d'actions dématérialisées qui souhaitent participer à l'assemblée doivent présenter une attestation délivrée par le teneur de compte agréé ou l'organisme de liquidation, de laquelle ressort le nombre d'actions dématérialisées inscrites sur leur compte au nom de l'actionnaire à la Date d'enregistrement et pour lesquelles l'actionnaire a indiqué vouloir participer à l'assemblée générale. Ce dépôt doit être effectué au plus tard le jeudi 22 avril 2021 au siège de la Société ou par e-mail ([email protected]), ou au service financier de la Société, ING Banque sa.

Procuration

Chaque actionnaire peut se faire représenter à l'assemblée générale par un mandataire, conformément aux dispositions relatives du Code des sociétés et des associations, via le formulaire de procuration qui se trouve sur le site internet (www.intervest.be/fr/assemblées-générales). La Société doit signer le formulaire de procuration au plus tard le 6^e jour précédant la date de l'assemblée, à savoir le jeudi 22 avril 2021, reçu par courrier adressé à la Société ou par e-mail ([email protected]).

Sans préjudice de l'article 7:145, 1 er alinéa, 1° CSA (sollicitation publique de procuration), il peut être donné une procuration pour une ou plusieurs assemblées spécifiques ou pour les assemblées qui se tiendront au cours d'une période donnée. La procuration donnée pour une assemblée particulière vaut pour les assemblées suivantes convoquées avec le même ordre du jour.

Le mandataire bénéficie des mêmes droits que l'actionnaire ainsi représenté et, en particulier, du droit de prendre la parole, de poser des questions lors de l'assemblée générale et d'y exercer le droit de vote.

L'actionnaire ne peut désigner pour une assemblée générale donnée qu'une seule personne comme mandataire. Par dérogation à cette disposition (i) l'actionnaire peut désigner des mandataires distincts par forme d'actions qu'il détient, ainsi que par compte-titres s'il détient des actions de la Société sur plus d'un compte-titres et (ii) la personne qualifiée d'actionnaire mais qui agit à titre professionnel pour le compte d'autres personnes physiques ou morales, peut donner procuration à chacune de ces autres personnes physiques ou morales ou à une tierce personne désignée par cellesci.

Une personne agissant en qualité de mandataire peut détenir des procurations de plusieurs actionnaires. Au cas où un mandataire détient des procurations de plusieurs actionnaires, il peut exprimer pour un actionnaire donné des votes différents de ceux exprimés pour un autre actionnaire.

Les procurations rentrées en retard ou ne satisfaisant pas aux formalités requises seront refusées. La procuration doit parvenir à la Société au plus tard le 6^e jour qui précède la date de l'assemblée générale.

Pour le calcul des règles de quorum et de majorité seules les procurations introduites par des actionnaires qui satisfont aux formalités d'admission à l'assemblée visées à l'article 7:134, §2 CSA, sont prises en compte pour être admis à l'assemblée.

Sans préjudice de la possibilité de déroger aux instructions données par son mandant en certaines circonstances, conformément à l'article 7:145, 2^e alinéa CSA, le mandataire vote conformément aux instructions de vote lui ayant été données par l'actionnaire l'ayant désigné. Le mandataire doit tenir un registre des instructions de vote pendant une période d'une année au moins et confirmer à la demande de l'actionnaire qu'il a bien observé les instructions de vote.

En cas de conflit d'intérêt potentiel tel que stipulé à l'article 7:143, §4 CSA entre l'actionnaire et le mandataire qu'il a désigné, le mandataire doit notifier les faits précis qui sont d'importance pour l'actionnaire afin de juger s'il y a un danger que le mandataire vise tout autre intérêt que l'intérêt de

l'actionnaire. De plus le mandataire ne peut voter au nom de l'actionnaire qu'à condition qu'il dispose des instructions de votes spécifiques pour chaque sujet de l'ordre du jour.

Compte tenu de la crise sanitaire actuelle et de l'évolution possible des mesures en vigueur contre le coronavirus, on demande aux actionnaires de donner procuration à M. Kevin De Greef, sgc et membre du conseil de direction, au moyen du formulaire de procuration mis à disposition sur le site internet de la Société (www.intervest.be/fr/assemblées-générales). Seules les procurations comportant des instructions de vote spécifiques seront prises en considération lors du vote.

Compte tenu de la crise sanitaire actuelle, le formulaire de procuration signé sera envoyé de préférence par e-mail ([email protected]) à la Société.

Formulaire de vote

Chaque actionnaire peut voter à distance par courrier avant l'assemblée générale au moyen du formulaire de vote à distance mis à disposition par la Société qui se trouve sur le site internet (www.intervest.be/fr/assemblées-générales). La Société doit signer le formulaire de vote au plus tard le 6^e jour précédant la date de l'assemblée, à savoir le jeudi 22 avril 2021, reçu par courrier adressé à la Société ou par e-mail ([email protected]).

Compte tenu de la crise sanitaire actuelle, le formulaire de vote signé sera envoyé de préférence par e-mail ([email protected]) à la Société.

Possibilité de requérir l'inscription de nouveaux sujets à l'ordre du jour

Un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3% du capital peuvent requérir l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour de l'assemblée générale ainsi que déposer des propositions de résolution concernant des sujets à traiter inscrits à l'ordre du jour ou des sujets à traiter à inscrire à l'ordre du jour, conformément la réglementation en vigueur et dans ses limites. Ceci ne s'applique pas si une deuxième assemblée générale est convoquée en conséquence du fait qu'à la première convocation le quorum requis n'avait pas été atteint.

Les sujets supplémentaires à traiter ou les propositions de résolution supplémentaires doivent être adressés à la Société au plus tard le 22^e jour avant la date de l'assemblée générale, donc au plus tard le mardi 6 avril 2021.

Les actionnaires établissent, à la date où ils introduisent un sujet à l'agenda ou une proposition de résolution, la possession de la fraction de capital de la Société soit par un certificat constatant l'inscription des actions correspondantes sur le registre des actions nominatives, soit par une attestation, établie par le teneur de comptes agréé ou l'organisme de liquidation, certifiant l'inscription en compte, à leur nom, du nombre d'actions dématérialisées correspondantes.

Ces demandes sont formulées par écrit et sont accompagnées, selon le cas, du texte des sujets à traiter et des propositions de résolution y afférentes, ou du texte des propositions de décision à porter à l'ordre du jour. Elles indiquent l'adresse postale ou électronique à laquelle la Société transmet l'accusé de réception de ces demandes. Ces sujets/propositions de résolution peuvent être adressées à la Société par lettre au siège de la Société ou par e-mail ([email protected]).

La Société accuse réception de ces demandes dans un délai de quarante-huit heures à compter de cette réception.

Au plus tard le 15^e jour qui précède la date de l'assemblée générale, la Société publie l'ordre du jour contenant les sujets supplémentaires à traiter et les propositions de résolution, et/ou uniquement les propositions de résolution formulées. La Société publiera sur son site web un ordre du jour adapté, des formulaires de vote et des formulaires de procuration adaptés.

Les procurations et les formulaires de vote complétés qui sont portés à la connaissance de la Société avant la publication d'un ordre du jour complété restent valables pour les sujets à traiter repris à l'ordre du jour pour lesquels ils s'appliquent. Toutefois, pour les sujets à traiter à l'ordre du jour pour lesquels de nouvelles propositions de décision ont été introduites, le mandataire pourra s'écarter pendant la réunion des éventuelles instructions du mandant si l'exécution de ces instructions est susceptible de porter atteinte aux intérêts du mandant. Le mandataire doit en informer son mandant. La procuration doit mentionner si le mandataire est autorisé à voter sur les sujets à traiter nouveaux repris à l'ordre du jour.

Compte tenu de la crise sanitaire actuelle, les sujets complémentaires ou les propositions de décision à traiter seront envoyés de préférence par e-mail ([email protected]) à la Société.

Droit de poser des questions

Les actionnaires peuvent conformément à l'article 7:139 CSA, poser des questions par écrit auxquelles il sera répondu lors de l'assemblée, à condition que la Société soit en possession des questions au plus tard le 6^e jour avant l'assemblée générale, donc au plus tard le jeudi 22 avril 2021. Les questions écrites peuvent être adressées par courrier à la Société ou à l'adresse suivante : [email protected].

Conformément à l'article 29 des statuts, les membre du comité de surveillance et/ou commissaires répondent aux questions des actionnaires qui leur sont posées lors de l'assemblée ou par écrit et qui concernent leur rapport ou les points à l'ordre du jour, pour autant que la communication de données ou de faits ne soit pas préjudiciable aux intérêts professionnels de la Société ou à la confidentialité à laquelle la Société et ses membres du comité de surveillance se sont engagés.

Compte tenu de la crise sanitaire actuelle, les questions seront envoyées de préférence par e-mail ([email protected]) à la Société.

Compte tenu de la crise sanitaire actuelle, la Société organise une retransmission en direct de l'assemblée générale annuelle via un webcast. Les actionnaires qui ont rempli à la fois les formalités pour participer à l'assemblée générale annuelle et y exercer le droit de vote et qui se sont préalablement enregistrés pour le webcast (via le lien suivant :

https://channel.royalcast.com/landingpage/intervest/20210428\_2/) auront en outre la possibilité de poser des questions concernant la présentation lors de l'assemblée générale annuelle qui sera diffusée via le webcast. La Société recevra les questions par e-mail

([email protected]) au plus tard 15 minutes après la fin de la présentation. Un membre du bureau lira les questions reçues en temps utile en direct pendant la diffusion pour les

membres du conseil de surveillance et/ou le commissaire de la Société, qui répondront directement aux questions.

Divers

Les rapports et documents susmentionnés pourront être consultés à partir du 26 mars 2021 sur le site web www.intervest.be/fr via le lien suivant : www.intervest.be/fr/assemblees-generales. Compte tenu de la crise sanitaire actuelle et des mesures en vigueur contre le coronavirus, ces pièces ne pourront exceptionnellement pas être consultées au siège de la Société. L'actionnaire qui le souhaite peut toutefois obtenir gratuitement une copie de ces rapports et documents en adressant une demande par e-mail ([email protected]) au plus tard le 22 avril 2021.

Si vous désirez obtenir plus d'informations concernant cette l'assemblée générale ou la procédure à suivre pour participer à cette assemblée, veuillez contacter Kevin De Greef ou Hélène Halsberghe au numéro +32 3 287 67 67 ou par e-mail : [email protected].

AI Terminal

Intervest Offices & Warehouses NV

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