Inner Mongolia First Machinery GroupCo.,Ltd. — Governance Information 2021

Apr 26, 2021

内蒙古第一机械集团股份有限公司董事会秘书工作制度

第一章 总则

第一条 为了促进内蒙古第一机械集团股份有限公司（以下简称“公司”）的规范 运作，充分发挥董事会秘书的作用，加强对董事会秘书工作的管理与监督，根据《中 华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《上海证券交易所股票上市规则》 等法律法规和其他规范性文件及《内蒙古第一机械集团股份有限公司章程》（以下简 称“公司章程”），特制定本工作制度。

第二条 董事会秘书为公司的高级管理人员，对公司和董事会负责，董事会秘书 应忠实、勤勉地履行职责。

第三条 董事会秘书是公司与上海证券交易所之间的指定联络人。董事会秘书或 代行董事会秘书职责的人员以公司名义办理信息披露、公司治理、股权管理等其相关 职责范围内的事务。

第四条 董事会秘书负责管理公司证券与权益部。

第五条 证券与权益部具体负责完成董事会秘书交办的工作。

第二章 选任

第六条 公司董事会应当在公司首次公开发行股票上市后三个月内，或原任董事 会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。

第七条 担任公司董事会秘书，应当具备以下条件：

（一）具有良好的职业道德和个人品质；

• （二）具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识；

• （三）具备履行职责所必需的工作经验；

（四）取得上海证券交易所认可的董事会秘书资格证书。

第八条 具有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：

（一）《公司法》第一百四十六条规定的任何一种情形；

• （二）最近三年曾受中国证监会行政处罚；

• （三）曾被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事会秘书；

• （四）最近三年曾受证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；

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• （五）最近三年担任上市公司董事会秘书期间，证券交易所对其年度考核结果为

• “不合格”的次数累计达到二次以上；

• （六）本公司现任监事；

• （七）上海证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

第九条 公司拟召开董事会会议聘任董事会秘书的，应当提前五个交易日向上海 证券交易所备案，并报送以下材料：

• （一）董事会推荐书，包括被推荐人（候选人）符合本办法规定的董事会秘书任

• 职资格的说明、现任职务和工作履历；

• （二）候选人的学历证明、董事会秘书资格证书等。

• （三）候选人取得的本所颁发的董事会秘书培训合格证书复印件。

上海证券交易所对董事会秘书候选人任职资格未提出异议的，公司可以召开董事 会会议，聘任董事会秘书。

对于上海证券交易所提出异议的董事会秘书候选人，公司董事会不得聘任其为董 事会秘书。

第十条 司董事会应当聘请证券事务代表，协助公司董事会秘书履行职责。董事 会秘书不能履行职责或董事会秘书授权时，证券事务代表应当代为履行职责。在此期 间，并不当然免除董事会秘书对其职责所负有的责任。

• 证券事务代表应当取得本所认可的董事会秘书资格证书。

• 第十一条 公司董事会聘任董事会秘书和证券事务代表后，应当及时公告并向上

• 海证券交易所提交下述资料：

• （一）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议；

• （二）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、移动

• 电话、传真、通信地址及专用电子邮箱地址等；

• （三）公司法定代表人的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址

• 及专用电子邮箱地址等。

• 上述通讯方式发生变更时，公司应当及时向本所提交变更后的资料。

• 第十二条 公司解聘董事会秘书应当有充足的理由，不得无故将其解聘。

• 董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向上海证券交易所报告，说明原因

• 并公告。

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董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向上海证券交易所提 交个人陈述报告。

第十三条 公司董事会秘书具有下列情形之一的，公司应当自相关事实发生之日 起一个月内将其解聘：

（一）本办法第七条、第八条规定的任何一种情形；

• （二）连续三个月以上不能履行职责；

（三）在履行职责时出现重大错误或疏漏，给投资者造成重大损失；

（四）违反法律、行政法规、部门规章、其他规范性文件、本规则、本所其他规 定和公司章程等，给投资者造成重大损失。

董事会秘书被解聘时，公司应当及时向上海证券交易所报告，说明原因并公告。 第十四条 董事会秘书被解聘或辞职离任的，应当接受公司董事会和监事会的离 任审查，并在监事会的监督下移交有关档案文件、正在办理的事项以及其他待办理事 项。

董事会秘书被解聘或者辞职后，在未履行报告和公告义务，或者未完成离任审查、 档案移交等手续前，仍应承担董事会秘书的责任。

第十五条 公司董事会秘书空缺期间，董事会应当及时指定一名董事或高级管理 人员代行董事会秘书的职责，并报上海证券交易所备案。同时尽快确定董事会秘书的 人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由公司法定代表人代行董事会秘书 职责。

董事会秘书空缺时间超过三个月的，公司法定代表人应当代行董事会秘书职责，直 至公司聘任新的董事会秘书。

第三章 履职

第十六条 公司董事会秘书负责公司信息披露管理事务，包括：

（一）负责公司信息对外发布；

（二）制定并完善公司信息披露事务管理制度；

（三）督促公司相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定，协助相关各方及有 关人员履行信息披露义务；

（四）负责公司未公开重大信息的保密工作；

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• （五）负责公司内幕知情人登记报备工作；

• （六）关注媒体报道，主动向公司及相关信息披露义务人求证，督促董事会及时

披露或澄清。

第十七条 董事会秘书应协助公司董事会加强公司治理机制建设，包括：

• （一）组织筹备并列席公司董事会会议及其专门委员会会议、监事会会议和股东

大会会议；

• （二）建立健全公司内部控制制度；

• （三）积极推动公司避免同业竞争，减少并规范关联交易事项；

• （四）积极推动公司建立健全激励约束机制；

• （五）积极推动公司承担社会责任。

第十八条 公司董事会秘书负责公司投资者关系管理事务，完善公司投资者的沟

通、接待和服务工作机制。

第十九条 董事会秘书负责公司股权管理事务，包括：

• （一）保管公司股东持股资料；

• （二）办理公司限售股相关事项；

• （三）督促公司董事、监事、高级管理人员及其他相关人员遵守公司股份买卖相

• 关规定；

• （四）其他公司股权管理事项。

第二十条 董事会秘书应协助公司董事会制定公司资本市场发展战略，协助筹划 或者实施公司资本市场再融资或者并购重组事务。

第二十一条 董事会秘书负责公司规范运作培训事务，组织公司董事、监事、高 级管理人员及其他相关人员接受相关法律法规和其他规范性文件的培训。

第二十二条 董事会秘书应提示公司董事、监事、高级管理人员履行忠实、勤勉 义务。如知悉前述人员违反相关法律法规、其他规范性文件或公司章程，做出或可能 做出相关决策时，应当予以警示，并立即向上海证券交易所报告。

第二十三条 董事会秘书应履行《公司法》、中国证监会和上海证券交易所要求履 行的其他职责。

第二十四条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，公司董事、监事、 高级管理人员和相关工作人员应当配合董事会秘书的履职行为。

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第二十五条 董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，查阅其 职责范围内的所有文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。

第二十六条 公司召开总经理办公会以及其他涉及公司重大事项的会议，应及时 告知董事会秘书列席，并提供会议资料。

第二十七条 公司董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或者严重阻挠时， 可以直接向上海证券交易所报告。

第二十八条 公司在聘任董事会秘书时，应当与其签订保密协议，要求董事会秘 书承诺在任职期间以及离任后，持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公 司违法违规行为的信息不属于前述应当予以保密的范围。

第四章 培训

第二十九条 董事会秘书候选人或证券事务代表候选人应参加上海证券交易所认 可的资格培训，培训时间原则上不少于36 个课时，并取得董事会秘书资格培训合格 证书。

第三十条 董事会秘书原则上每两年至少参加一次由上海证券交易所举办的董事 会秘书后续培训。

被上海证券交易所通报批评以及年度考核不合格时，董事会秘书应参加上海证券 交易所举办的最近一期董事会秘书后续培训。

第三十一条 董事会秘书的培训内容包括上市公司信息披露、公司治理、投资者 关系管理、股权管理、董事会秘书权利和义务等主题。

第五章 考核

第三十二条 董事会秘书应在每年5 月15 日或离任前，主动向上海证券交易所提 交年度履职报告或离任履职报告书。

第三十三条 公司对董事会秘书实施年度考核和离任考核。公司将根据年度和离 任时上海证券交易所对董事会秘书考核情况及承担的经营指标对董事会秘书实施考 核，考核结果与绩效薪酬挂钩。

第三十四条 董事会秘书违反有关规定情节严重的，按下列办法惩罚：

（一）上海证券交易所年度考核不合格，扣减年度绩效薪酬60%；

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• （二）被上海证券交易所通报批评，扣减年度绩效薪酬50%；

• （三）最近三年上海证券交易所两次考核不合格，免去董事会秘书职务；

• （四）被上海证券交易所公开谴责，扣减年度绩效薪酬80%，免去董事会秘书职

务；

• （五）被上海证券交易所公开认定不适合担任上市公司董事会秘书，免去董事会

秘书职务。

第六章 附则

第三十五条 本办法由董事会负责解释。

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