Indos Spolka Akcyjna — Proxy Solicitation & Information Statement 2023

Apr 13, 2023

Formularz do wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika udostępniony przez INDOS SA na Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy spółki INDOS SA zwołane na dzień 10 maja 2023 r.

Dane Akcjonariusza:

Imię i nazwisko/nazwa lub firma

Adres

Nr i seria dokumentu tożsamości, PESEL, REGON, numer rejestru, do którego jest wpisany Akcjonariusz z określeniem rodzaju rejestru

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Dane Pełnomocnika:

Imię i nazwisko/nazwa lub firma

Adres

Nr i seria dokumentu tożsamości, PESEL, REGON, numer rejestru, do którego jest wpisany Pełnomocnik z określeniem rodzaju rejestru

____________________________________________________________________

Pouczenie:

• 1. Poniższe formularze do wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika zostały przygotowane i zamieszczone na stronie internetowej spółki INDOS SA w oparciu o art. 402³ § 3 Kodeksu spółek handlowych.
• 1. W spółce INDOS SA nie przewidziano możliwości oddawaniu głosu na Walnym Zgromadzeniu drogą korespondencyjną.
• 1. Korzystanie z poniższych formularzy przy głosowaniu przez Pełnomocnika jest uprawnieniem Akcjonariusza (stosowanie formularzy nie jest obowiązkowe).
• 1. Niniejsze formularze nie stanowią i nie zastępują dokumentu pełnomocnictwa. Do działania w imieniu Akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu przez Pełnomocnika konieczne jest udzielenie odrębnego pełnomocnictwa.
• 1. Zgodność oddania głosu z treścią instrukcji Akcjonariusza nie będzie weryfikowana.
• 1. Formularz, po wypełnieniu przez Akcjonariusza udzielającego pełnomocnictwa, w przypadku głosowania jawnego na Walnym Zgromadzeniu może stanowić kartę do głosowania dla Pełnomocnika, a w przypadku głosowania tajnego

wypełniony formularz powinien być traktowany jedynie jako pisemna instrukcja w sprawie sposobu głosowania przez Pełnomocnika w takim głosowaniu.

1. Zamieszczone poniżej tabele umożliwiające zamieszczenie instrukcji dla pełnomocnika odwołują się do projektów uchwał zamieszczonych wraz z opublikowanym ogłoszeniem o zwołaniu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia. Zarząd Spółki zwraca uwagę, że projekty te mogą różnić się od uchwał poddanych pod głosowanie bezpośrednio na Walnym Zgromadzeniu Spółki i zaleca poinstruowanie pełnomocnika o sposobie postępowania w takim przypadku. Mocodawca wydaje instrukcję poprzez postawienie znaku X w odpowiedniej rubryce (za, przeciw, wstrzymuje się). W przypadku, gdy Mocodawca podejmie decyzję o głosowaniu odmiennie z posiadanych akcji proszony jest o wskazanie w odpowiedniej rubryce liczby akcji, z których pełnomocnik ma głosować "za", "przeciw" lub ma "wstrzymać się od głosu". W braku wskazania liczby akcji uznaje się, że pełnomocnik upoważniony jest do głosowania we wskazany sposób z wszystkich akcji posiadanych przez akcjonariusza.

Zarząd INDOS SA

Ireneusz Glensczyk - Prezes Zarządu Katarzyna Sokoła – Wiceprezes Zarządu

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

• 1. Przetwarzamy następujące dane osobowe: imię, nazwisko, numer PESEL, numer dokumentu tożsamości, adres kontaktowy, ewentualnie: nazwę i adres prowadzonej działalności gospodarczej, numer NIP i REGON.
• 1. Administratorem danych osobowych jest INDOS SA z siedzibą w Chorzowie, ul. Kościuszki 63, kontakt (rodo@indos.pl, tel. +32 771 88 88).
• 1. Dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z przygotowaniem i organizacją Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy Spółki INDOS SA, a także w celu podjęcia niezbędnych działań związanych z realizacją uchwał podjętych podczas w/w Zgromadzenia. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest uzasadniony interes Administratora, określony w art. 6 ust. 1 lit. f) rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO),tj. zapewnienie ciągłości i prawidłowości działania spółki akcyjnej oraz umożliwienie wypełniania akcjonariuszom przysługujących im praw lub obowiązek nałożony na Administratora przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
• 1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże brak ich podania uniemożliwia wzięcie udziału w Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy.
• 1. Dane osobowe będą przechowywane przez okres do wygaśnięcia obowiązku prawnego przetwarzania danych związanego z dokumentacją działalności gospodarczej Administratora.
• 1. Przysługuje Panu/Pani prawo żądania dostępu do treści danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia oraz prawo do ograniczenia ich przetwarzania. Ponadto także prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
• 1. Posiada Pan/Pani prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
• 1. Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie naszym podwykonawcom, tj. dostawcom usług informatycznych.

Uchwała nr _____ Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy INDOS SA z siedzibą w Chorzowie ("Spółka") z dnia ____________2023 roku

w sprawie: wyboru Przewodniczącego Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia

_________________________________________________________________.

§ 1.

Działając na podstawie art. 409 §1. k.s.h. Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy Spółki postanawia wybrać na Przewodniczącego Zgromadzenia Pana/Panią

§ 2.

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Głosowanie: Za	Przeciw	Wstrzymuję się
Ilość głosów ……………	Ilość głosów ……………	Ilość głosów ……………

Treść sprzeciwu* (w przypadku głosowania przeciw uchwale):

…………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………

Instrukcje Akcjonariusza dotyczące sposobu głosowania przez Pełnomocnika w sprawie podjęcia uchwały, dotyczącej wyboru Przewodniczącego Zgromadzenia:

……………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………….……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………….……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………….………………………………………………………………………………………………………

Data i miejsce podpis Akcjonariusza podpis Pełnomocnika

Uchwała nr _____ Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy INDOS SA z siedzibą w Chorzowie z dnia ____________2023 roku

w sprawie: przyjęcia porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzania

§ 1.

Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy Spółki postanawia przyjąć porządek obrad Walnego Zgromadzenia obejmujący:

• 1. Otwarcie Walnego Zgromadzenia.
• 1. Wybór Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Sporządzenie listy obecności.
• 1. Sprawdzenie przez Przewodniczącego prawidłowości zwołania Walnego Zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał.
• 1. Przyjęcie porządku obrad Walnego Zgromadzenia.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie zmiany Statutu Spółki.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie upoważnienia Rady Nadzorczej do ustalenia tekstu jednolitego nowego Statutu Spółki.
• 1. Zamknięcie obrad Walnego Zgromadzenia.

§ 2.

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Głosowanie: Za	Przeciw	Wstrzymuję się
Ilość głosów ……………	Ilość głosów ……………	Ilość głosów ……………

Treść sprzeciwu* (w przypadku głosowania przeciw uchwale):

…………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………

Instrukcje Akcjonariusza dotyczące sposobu głosowania przez Pełnomocnika w sprawie podjęcia uchwały, dotyczącej wyboru Przewodniczącego Zgromadzenia:

	…………………………………………………………………………………………………………………………………….
	…………………………….………………………………………………………………………………………………………
	…………………………………………………………………………………………………………………………………….
	…………………………….………………………………………………………………………………………………………
	…………………………………………………………………………………………………………………………………….
	…………………………….………………………………………………………………………………………………………

Uchwała nr _____ Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy INDOS SA z siedzibą w Chorzowie z dnia ____________2023 roku

w sprawie: zmiany statutu Spółki

§ 1.

Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy, działając na podstawie art. 430 §1 k.s.h., postanawia zmienić Statut Spółki Indos Spółka Akcyjna poprzez:

• 1. dodanie ust. 3¹ do § 4 Statutu o treści: "3¹ . Akcje imienne serii A są uprzywilejowane co do prawa dywidendy w ten sposób, iż na jedną akcję przypada dywidenda stanowiąca równowartość 150% dywidendy przeznaczonej do wypłaty akcjonariuszom uprawnionym z akcji nieuprzywilejowanych."
• 1. dodanie ust. 3² do § 4 Statutu o treści: "3² . Akcje imienne serii A są uprzywilejowane w ten sposób, iż posiadaczowi co najmniej 2.225.000 (słownie: dwóch milionów dwustu dwudziestu pięciu tysięcy) akcji tego rodzaju przysługuje prawo do:
  2. a) powoływania i odwoływania członków Rady Nadzorczej Spółki, w tym wskazania Przewodniczącego Rady Nadzorczej,
  3. b) powoływania i odwoływania członków Zarządu Spółki, w tym powierzania funkcji Prezesa Zarządu, jak i Wiceprezesa Zarządu, z tym zastrzeżeniem, że powołanie, odwołanie oraz powierzenie funkcji nie może dotyczyć akcjonariusza korzystającego z uprzywilejowania, o którym mowa w niniejszym ustępie."
• 1. dodanie ust. 3³ do § 4 Statutu o treści: "3³ . Uprzywilejowanie akcji, o którym mowa w ust. 3² powyżej jest wykonywane w drodze doręczenia Spółce oraz Radzie Nadzorczej pisemnego oświadczenia w tym przedmiocie."
• 1. zmianę treści § 8 ust. 1 Statutu

zamiast:

"1. Zarząd składa się z 1 (jednej) do 5 (pięciu) osób powoływanych przez Radę Nadzorczą na wspólną kadencję wynoszącą 3 (trzy) lata."

obowiązuje:

"1. Zarząd składa się z 1 (jednej) do 5 (pięciu) osób powoływanych przez Radę Nadzorczą na wspólną kadencję wynoszącą 3 (trzy) lata, z zastrzeżeniem § 4 ust. 3² Statutu."

5. zmianę treści § 8 ust. 2 Statutu

zamiast:

"2. Dwóm spośród powołanych członków Zarządu Rada Nadzorcza powierza funkcję Prezesa Zarządu lub Wiceprezesa Zarządu."

obowiązuje:

"2. Dwóm spośród powołanych członków Zarządu Rada Nadzorcza powierza funkcję Prezesa Zarządu lub Wiceprezesa Zarządu, z zastrzeżeniem § 4 ust. 3² Statutu."

6. zmianę treści § 11 ust. 2 Statutu

zamiast:

"2. Członkowie Rady Nadzorczej będą powoływani przez Walne Zgromadzenie."

obowiązuje:

"2. Członkowie Rady Nadzorczej będą powoływani przez Walne Zgromadzenie, z zastrzeżeniem § 4 ust. 3² Statutu."

7. zmianę treści § 11 ust. 3 Statutu

zamiast:

"3. Dokonując wyboru członków Rady Nadzorczej, Walne Zgromadzenie wskazuje Przewodniczącego Rady Nadzorczej."

obowiązuje:

"3. Dokonując wyboru członków Rady Nadzorczej, Walne Zgromadzenie wskazuje Przewodniczącego Rady Nadzorczej, z zastrzeżeniem § 4 ust. 3² Statutu."

1. usunięcie § 5a. Statutu.

§ 2.

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Głosowanie: Za	Przeciw	Wstrzymuję się
Ilość głosów ……………	Ilość głosów ……………	Ilość głosów ……………

Treść sprzeciwu* (w przypadku głosowania przeciw uchwale):

	……………………………………………………………………………………………………………………………………
	……………………………………………………………………………………………………………………………………
	……………………………………………………………………………………………………………………………………
	……………………………………………………………………………………………………………………………………
	……………………………………………………………………………………………………………………………………
	……………………………………………………………………………………………………………………………………

Instrukcje Akcjonariusza dotyczące sposobu głosowania przez Pełnomocnika w sprawie podjęcia uchwały, dotyczącej wyboru Przewodniczącego Zgromadzenia:

…………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………….………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………….………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………….………………………………………………………………………………………………………

Data i miejsce podpis Akcjonariusza podpis Pełnomocnika

Uchwała nr _____ Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy INDOS SA z siedzibą w Chorzowie z dnia ____________2023 roku

w sprawie: upoważnienia Rady Nadzorczej do ustalenia tekstu jednolitego Statutu Spółki

§ 1.

Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy Spółki, działając na podstawie art. 430 §5 k.s.h., upoważnia Radę Nadzorczą Spółki do ustalenia aktualnego tekstu jednolitego Statutu Spółki.

§ 2.

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Głosowanie: Za	Przeciw	Wstrzymuję się
Ilość głosów ……………	Ilość głosów ……………	Ilość głosów ……………

Treść sprzeciwu* (w przypadku głosowania przeciw uchwale):

…………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………

Instrukcje Akcjonariusza dotyczące sposobu głosowania przez Pełnomocnika w sprawie podjęcia uchwały, dotyczącej wyboru Przewodniczącego Zgromadzenia:

……………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………….……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………….……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………….………………………………………………………………………………………………………

Data i miejsce podpis Akcjonariusza podpis Pełnomocnika