Inclusio SA — Proxy Solicitation & Information Statement 2025

Apr 18, 2025

Inclusio SA Société Immobilière Réglementée Publique (SIRP) de droit belge Société Anonyme Avenue Herrmann-Debroux 40 – 1160 Auderghem N° d'entreprise : 0840.020.295 Registre des Personnes Morales : Bruxelles

CONVOCATION A L'ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE D'INCLUSIO SA DU 21 MAI 2025

Le conseil d'administration de la SA « INCLUSIO » invite les actionnaires à participer à l'assemblée générale ordinaire qui se tiendra le mercredi 21 mai 2025 à 14 heures au siège d'Inclusio, Avenue Herrmann-Debroux 40 à 1160 Auderghem.

ORDRE DU JOUR DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

1. Prise de connaissance du rapport de gestion du conseil d'administration concernant l'exercice social statutaire et consolidé clôturé au 31 décembre 2024

2. Prise de connaissance du rapport du commissaire concernant les comptes statutaires et consolidés clôturés au 31 décembre 2024

3. Prise de connaissance des comptes consolidés clôturés au 31 décembre 2024

Les points 1 à 3 portent sur la prise de connaissance de documents qui sont repris dans le rapport annuel 2024 de la Société, qui est disponible sur le site internet (www.inclusio.be) et au siège de la Société. L'AGO ne doit arrêter aucune décision sur ces points.

4. Approbation des comptes statutaires clôturés au 31 décembre 2024 et des affectations et des prélèvements Proposition d'approuver les comptes statutaires clôturés au 31 décembre 2024, en ce compris l'affectation du résultat.

Proposition d'attribuer un dividende brut de 0,82 € par action (0,574 € net par action après retenue du précompte mobilier de 30%) aux actionnaires (coupon n°4). Les actions propres détenues par la Société ne donnent droit à l'attribution d'aucun dividende à la Société elle-même.

La date de mise en paiement est déterminée par le conseil d'administration.

5. Approbation du rapport de rémunération pour l'exercice clôturé au 31 décembre 2024, qui constitue un volet spécifique de la déclaration de gouvernance d'entreprise

Proposition d'approuver le rapport de rémunération pour l'exercice clôturé au 31 décembre 2024.

6. Décharge aux administrateurs de la Société

Proposition de donner décharge aux administrateurs de la Société pour l'exercice de leur mandat au cours de l'exercice clôturé au 31 décembre 2024.

Inclusio SA Société Immobilière Réglementée Publique (SIRP) de droit belge Avenue Herrmann-Debroux 40 – 1160 Bruxelles – Belgique RPM 0840.020.295 – Tél + 32 2 675 78 82 – www.inclusio.be

7. Décharge au commissaire de la Société

Proposition de donner décharge au commissaire de la Société pour l'exécution de son mandat pour l'exercice clôturé au 31 décembre 2024.

8. Politique de rémunération

Proposition d'approuver la politique de rémunération établie conformément à l'article 7:89/1 du Code des Sociétés et Associations (ci-après « CSA »).

Le conseil d'administration, sur recommandation du Comité de Nomination et Rémunération, a élaboré une nouvelle politique de rémunération applicable aux membres du conseil d'administration et de la direction effective.

9. Démission du mandat d'administrateur de Monsieur André BOSMANS

Monsieur André BOSMANS a communiqué sa démission de sa fonction d'administrateur en date du 22 octobre 2024 avec effet immédiat. Proposition de prendre acte de sa démission.

10. Ratification de la cooptation de Madame Françoise ROELS pour son mandat d'administratrice

Le Conseil d'administration a coopté Madame Françoise ROELS le 22 octobre 2024 afin de poursuivre le mandat de Monsieur André BOSMANS.

Proposition de nommer comme administratrice avec effet immédiat Madame Françoise ROELS, en qualité d'administratrice non exécutive et indépendante, jusqu'à l'issue de l'assemblée générale ordinaire qui se tiendra en 2029.

Le conseil d'administration déclare que Madame Françoise ROELS répond aux critères d'indépendance fixés par l'article 7:87 du CSA ainsi que par l'article 3.5 du Code belge de gouvernance d'entreprise 2020 et confirme ne pas avoir d'indication d'un élément qui pourrait mettre en doute l'indépendance de Madame Françoise ROELS au sens de l'article 7:87, §1er, alinéa 1er du CSA.

En cas d'approbation par l'assemblée générale, le conseil d'administration a décidé que Madame Françoise ROELS continuera ses fonctions de présidente du conseil d'administration, membre du Comité de Nomination et Rémunération, membre du Comité d'Audit et de Gestion des Risques, et membre du Comité d'Investissement.

11. Délégation de pouvoirs pour l'exécution des décisions arrêtées

Proposition d'octroyer à la direction effective, avec possibilité de suppléance, tous les pouvoirs en vue de l'exécution des décisions prises par l'Assemblée générale ordinaire, ainsi que tous les pouvoirs pour publier ces décisions.

INFORMATIONS POUR LES ACTIONNAIRES

A. Conditions d'admission à l'AGO

Conformément à l'article 7:134 §2 du CSA et aux articles 18 et 19 des statuts de la Société, les actionnaires ne pourront participer et voter à l'AGO que pour autant que les deux conditions suivantes soient remplies :

1) Enregistrement des actions

INCLUSIO doit obtenir la preuve que l'actionnaire détient le 7 mai 2025 à minuit(la « Date d'Enregistrement ») le nombre d'actions pour lequel il a l'intention de participer. La procédure d'enregistrement se déroule comme suit :

• Les détenteurs d'actions nominatives doivent être inscrits dans le registre des actions nominatives d'INCLUSIO le 7 mai 2025 à minuit (heure belge) pour le nombre d'actions pour lequel ils souhaitent participer.
• Les détenteurs d'actions dématérialisées doivent fournir une attestation d'enregistrement au 7 mai 2025 à minuit (heure belge) pour le nombre d'actions pour lequel ils souhaitent participer. Cette attestation est

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délivrée par leur teneur de comptes agréé ou un organisme de liquidation certifiant le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire dans ses comptes à la Date d'Enregistrement.

Seules les personnes qui sont actionnaires à la Date d'Enregistrement auront le droit de participer et de voter à l'AGO, sans qu'il soit tenu compte du nombre d'actions détenues par l'actionnaire au jour de l'AGO.

2) Notification de participation

INCLUSIO doit recevoir une notification de participation au plus tard le 15 mai 2025.

• Les détenteurs d'actions nominatives doivent notifier leur intention de participer soit par lettre ordinaire adressée au siège de la Société (Avenue Herrmann-Debroux 40, 1160 Bruxelles), soit par courriel (corporate@inclusio.be).
• Les détenteurs d'actions dématérialisées doivent notifier leur intention de participer soit par lettre ordinaire adressée au siège de la Société (Avenue Herrmann-Debroux 40, 1160 Bruxelles), soit par courriel (corporate@inclusio.be), en joignant à leur envoi l'attestation mentionnée au point A.1 ci-dessus.

B. Participation

1) Vote par présence physique

Les actionnaires qui souhaitent participer en personne doivent se conformer à la procédure décrite au point A ci-dessus.

2) Vote par correspondance

Les actionnaires peuvent voter par correspondance en utilisant le formulaire de vote par correspondance établi par la Société. Le formulaire de vote par correspondance peut être obtenu sur le site internet de la Société (www.inclusio.be) ou sur simple demande par courriel (corporate@inclusio.be).

Les actionnaires qui souhaitent voter par correspondance devront se conformer à la procédure d'enregistrement décrite au point A.1 ci-dessus. L'envoi du formulaire de vote par correspondance vaut notification de participation.

Une copie du formulaire de vote par correspondance signé doit être envoyée par lettre ordinaire au siège de la Société (Avenue Herrmann-Debroux 40, 1160 Bruxelles), ou par courriel (corporate@inclusio.be) au plus tard pour le 15 mai 2025.

3) Vote par procuration

Les actionnaires peuvent se faire représenter par un mandataire en utilisant le formulaire de procuration établi par la Société. Le formulaire de procuration peut être obtenu sur le site internet de la Société (www.inclusio.be) ou par simple demande par courriel (corporate@inclusio.be).

Les actionnaires qui souhaitent se faire représenter devront se conformer à la procédure d'enregistrement décrite au point A.1 ci-dessus. L'envoi du formulaire de procuration vaut notification de participation.

Le formulaire de procuration signé doit être envoyé par lettre ordinaire au siège de la Société (Avenue Herrmann-Debroux 40, 1160 Bruxelles) ou par courriel (corporate@inclusio.be) au plus tard pour le 15 mai 2025.

C. Informations importantes

1) Approbation des propositions à l'ordre du jour

Toutes les propositions à l'ordre du jour peuvent être adoptées par simple majorité des votes exprimés à l'assemblée, quel que soit le nombre de titres représentés.

2) Droit d'inscrire des sujets à l'ordre du jour et de déposer des propositions de décision

Conformément à l'article 17 des statuts de la Société et à l'article 7:130 CSA, un ou plusieurs actionnaires

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possédant ensemble au moins 3% du capital peuvent requérir l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour, ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour. Les sujets à inscrire à l'ordre du jour et/ou les propositions de décision à reprendre doivent parvenir auprès de la Société au plus tard le 29 avril 2025 par courrier ordinaire au siège de la Société (Avenue Herrmann-Debroux 40, 1160 Bruxelles) ou par courriel (corporate@inclusio.be). Le cas échéant, la Société publiera sur son site internet (www.inclusio.be) un ordre du jour complété au plus tard le 6 mai 2025, ainsi qu'un formulaire de procuration et de vote par correspondance modifié. Les procurations et les formulaires de vote par correspondance reçus par la Société avant la publication de l'ordre du jour modifié resteront valables pour les sujets déjà repris dans l'ordre du jour.

3) Droit de poser des questions

Conformément à l'art. 7:139 CSA, chaque actionnaire a le droit de poser des questions par écrit aux administrateurs et/ou au commissaire préalablement à l'assemblée générale. Il ne sera répondu aux questions écrites que dans la mesure où l'actionnaire qui les pose s'est conformé aux conditions d'admission décrites cidessus. Ces questions doivent parvenir au plus tard le 5 mai 2025 auprès de la Société par courrier ordinaire au siège (Avenue Herrmann-Debroux 40, 1160 Bruxelles) ou par courriel (corporate@inclusio.be)..) Les réponses aux questions écrites seront fournies pendant l'assemblée générale.

4) Documents disponibles

Tous les documents concernant l'assemblée générale que le loi requiert de mettre à disposition des actionnaires pourront être consultés sur le site internet de la Société (www.inclusio.be) à partir du 18 avril 2025.