AI assistant
Immobel NV Proxy Solicitation & Information Statement 2026
3964_rns_2026-03-16_8a3d4674-f1d4-4b09-a5a1-b5291ce4517c.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in viewerOpens in your device viewer
IMMOBEL
SINCE 1863
IMMOBEL
naamloze vennootschap
Anspachlaan 1, 1000 Brussel
RPR Brussel 0405.966.675
(de "Vennootschap")
OPROEPING TOT DE GEWONE ALGEMENE
VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS
De aandeelhouders worden uitgenodigd tot het bijwonen van de jaarlijkse Gewone Algemene Vergadering die zal worden gehouden op donderdag 16 april 2026 om 10u00, in onze kantoren, Anspachlaan 1 te 1000 Brussel met de hieronder vermelde agenda.
Net zoals de voorgaande jaren blijft de mogelijkheid bestaan voor aandeelhouders om per brief of bij volmacht deel te nemen en schriftelijke vragen in te dienen voorafgaand aan de vergadering. Teneinde de opmaak van de aanwezigheidslijst te vergemakkelijken, verzoeken wij de aandeelhouders zich minstens 30 minuten vóór het begin van de vergadering aan te melden, zijnde uiterlijk om 9u30.
A. AGENDA VAN DE GEWONE ALGEMENE
VERGADERING
- Kennisname van het jaarverslag van de raad van bestuur, respectievelijk de commissaris van en met betrekking tot de statutaire en geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2025.
- Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2025.
- Goedkeuring van de statutaire jaarrekening per 31 december 2025 en bestemming van het resultaat.
Voorstel om de statutaire jaarrekening afgesloten per 31 december 2025 goed te keuren, met inbegrip van de bestemming van het resultaat zoals vastgesteld door de raad van bestuur, met name: voorstel om het saldo van de over te dragen winst, hetzij EUR 111.139.627,02 over te dragen naar het volgende boekjaar.
De documenten waarnaar de agendapunten 1 tot en met 3 verwijzen zijn terug te vinden in het jaarverslag 2025 van de Vennootschap en op de website van de Vennootschap: https://www.immobelgroup.com/nl/investors/aandeelhoudersvergaderingen
- Kwijting aan de bestuurders voor het boekjaar 2025.
Voorstel om kwijting te verlenen aan de (huidige en voormalige) bestuurders van de Vennootschap voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten per 31 december 2025.
- Kwijting aan de commissaris voor het boekjaar 2025.
Voorstel om kwijting te verlenen aan de commissaris KPMG Bedrijfsrevisoren BV, vertegenwoordigd door Filip De Bock en Frederic Poesen, voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het boekjaar afgesloten per 31 december 2025.
Boulevard Anspach 1 Anspachlaan B-1000 Bruxelles / Brussel — T +32 (0)2 422 53 11 – [email protected]
RPM Bruxelles / RPR Brussel – TVA/BTW BE 0405 966 675 – IBAN BE40 2100 5500 0163 – BIC GEBABEBB - www.immobelgroup.com
2/7
- Goedkeuring van het remuneratieverslag voor het boekjaar 2025.
Voorstel om het remuneratieverslag over de gedurende het boekjaar 2025 betaalde remuneraties aan de bestuurders en de leden van het uitvoerend comité, goed te keuren.
- Goedkeuring van de clausule van wijziging van controle.
Voorstel om, overeenkomstig artikel 7:151 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, alle bepalingen, opgenomen in de volgende kredietovereenkomsten of schuldinstrumenten, die voorzien in een mogelijke vervroegde terugbetaling, en/of een onmiddellijke opschorting van het gebruik, van het krediet in geval van verandering van controle over de Vennootschap, bij afzonderlijke stemming goed te keuren en indien nodig te bekrachtigen:
-
EUR 34.720.000 kredietovereenkomst tussen, onder andere, de Vennootschap als kredietnemer en BNP Paribas Fortis SA/NV als kredietverstrekker (de landbanking kredietlijn)
-
Bestuurders.
8.1. Benoeming niet-uitvoerend niet-onafhankelijk bestuurder.
Voorstel om, op aanbeveling van het benoemingscomité en de raad van bestuur, onder voorbehoud van goedkeuring door de FSMA, met onmiddellijke ingang, F.I.C. SA, vast vertegenwoordigd door de heer Christophe TANGHE, als niet-uitvoerend niet-onafhankelijk bestuurder te benoemen. Dit mandaat zal lopen voor een nieuwe periode van vier (4) jaar eindigend na de gewone algemene vergadering die zal worden gehouden in 2030. Alle relevante informatie met betrekking tot de professionele kwalificaties van de kandidaat, alsook een lijst van de functies die de kandidaat reeds vervult, zijn gepubliceerd op de website van de Vennootschap.
8.2. Hernieuwing mandaat niet-uitvoerend onafhankelijk bestuurder.
Voorstel om, op aanbeveling van het benoemingscomité en de raad van bestuur, het bestuursmandaat van A.V.O. – Management BV, vast vertegenwoordigd door mevrouw Annick VAN OVERSTRAETEN met onmiddellijke ingang te hernieuwen als niet-uitvoerend onafhankelijk bestuurder voor een periode van vier (4) jaar eindigend na de gewone algemene vergadering die zal worden gehouden in 2030.
Gelet op haar professionele bekwaamheid en haar bijdrage aan de goede werking van de raad van bestuur en haar comités, stelt de raad van bestuur voor om het mandaat van deze bestuurder te hernieuwen. De raad van bestuur bevestigt dat zij geen aanwijzingen heeft van enig element met betrekking tot de bovenvermelde niet-uitvoerende bestuurder dat haar onafhankelijkheid zoals bedoeld in artikel 7:87, §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen of de Corporate Governance Code in twijfel zou kunnen trekken. Zij heeft bovendien uitdrukkelijk verklaard dat ze geen significante zakelijke relatie onderhoudt of onderhouden heeft met de Vennootschap die haar onafhankelijkheid in het gedrang zou kunnen brengen, welke stelling door de raad van bestuur wordt onderschreven.
8.3. Hernieuwing mandaat uitvoerend bestuurder.
Voorstel om, op aanbeveling van het benoemingscomité en de raad van bestuur, het bestuursmandaat van A³ Management BV, vast vertegenwoordigd door de heer Marnix GALLE met onmiddellijke ingang te hernieuwen als uitvoerend bestuurder voor een periode van vier (4) jaar eindigend na de gewone algemene vergadering die zal worden gehouden in 2030.
3/7
8.4. Bezoldiging.
Voorstel van de raad van bestuur, om de vergoeding van de leden van de raad van bestuur (laatst gewijzigd door de algemene vergadering 28 mei 2020) te wijzigen, met ingang vanaf 1 januari 2026, als volgt: (i) van EUR 20.000 naar EUR 23.800 per bestuurder en (ii) van EUR 400.000 naar EUR 476.000 voor de voorzitter. De zitpenningen worden overeenkomstig pro rata gewijzigd.
9. Volmacht voor de formaliteiten.
Voorstel om een bijzondere volmacht te verlenen aan mevrouw Stephanie DE WILDE en mevrouw Auriane VAN LIEDEKERKE, elk individueel handelend en met macht van indeplaatsstelling, en aan het ondernemingsloket, teneinde alle nodige formaliteiten te vervullen die uit deze vergadering voortvloeien, bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen, het rechtspersonenregister, het ondernemingsloket en de BTW administratie en teneinde alle noodzakelijke documenten op te stellen en neer te leggen bij de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank.
10. Varia.
B. FORMALITEITEN
TOELATINGSVOORWAARDEN TOT DE ALGEMENE VERGADERING
Het recht van de aandeelhouders om deel te nemen aan de algemene vergadering en er te stemmen, is onderworpen aan de twee volgende cumulatieve voorwaarden:
- Registratiedatum
In overeenstemming met artikel 29 van de statuten van de Vennootschap is het recht om aan een algemene vergadering deel te nemen en er het stemrecht uit te oefenen, afhankelijk van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder op de veertiende dag vóór de algemene vergadering, om vierentwintig uur (Belgische tijd), zijnde op donderdag 2 april 2026 (vierentwintig uur Belgische tijd) (de "Registratiedatum"), hetzij door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap, hetzij door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling, ongeacht het aantal aandelen in het bezit van de aandeelhouder op de dag van de algemene vergadering.
Alleen de personen die op de Registratiedatum aandeelhouder waren zullen worden toegelaten en hebben stemrecht op de algemene vergadering.
- Melding
Bovendien moeten de aandeelhouders die willen deelnemen aan deze algemene vergadering, uiterlijk op vrijdag 10 april 2026:
- houders van gedematerialiseerde aandelen:
een attest voorleggen ter zetel van de Vennootschap/ bij de banken BNP Paribas Fortis, ING België, KBC Bank en Bank Degroof Petercam, afgeleverd door hun financiële bemiddelaar of erkende rekeninghouder, waarmee ze het aantal gedematerialiseerde aandelen bewijzen dat op de Registratiedatum op naam van de aandeelhouder ingeschreven werd op hun rekeningen, en waarvoor de aandeelhouder heeft verklaard te willen deelnemen aan de algemene vergadering. De betrokken aandeelhouder zal daarnaast schriftelijk zijn deelname te dienen bevestigen per e-mail ([email protected]) of per gewone brief kenbaar maken aan de Vennootschap met vermelding van het aantal aandelen waarmee zij aan de algemene vergadering wensen deel te nemen.
- houders van aandelen op naam:
hun bevestiging om deel te nemen aan de algemene vergadering per e-mail ([email protected]) of per gewone brief kenbaar maken aan de Vennootschap met vermelding van het aantal aandelen waarmee zij aan de algemene vergadering wensen deel te nemen.
4/7
VOLMACHTEN – STEMMING PER BRIEF
De aandeelhouders die willen stemmen bij volmacht of per brief moeten de door de raad van bestuur goedgekeurde formulieren gebruiken die beschikbaar worden gesteld door de Vennootschap of kunnen worden aangevraagd per e-mail ([email protected]).
Behalve in de door het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen ("WVV") bedoelde toegestane gevallen mag een aandeelhouder slechts één persoon aanduiden als volmachtdrager.
Deze documenten moeten volledig ingevuld en ondertekend aan de Vennootschap worden toegezonden, hetzij per e-mail ([email protected]) of per post naar de zetel van de Vennootschap. De e-mail of brief dient te worden vergezeld van een gescande of gefotografeerde kopie (doch duidelijk leesbaar) van de betrokken formulieren. Deze formulieren doen tevens dienst als deelnamebevestiging.
Een model van deze formulieren kan op eenvoudig verzoek op de zetel van de Vennootschap worden verkregen en kan eveneens worden gedownload op https://www.immobelgroup.com/nl/investors, rubriek "Informatie voor aandeelhouders" - "Aandeelhoudersvergaderingen".
De aandeelhouders op naam die de algemene vergadering niet persoonlijk wensen bij te wonen maar bij volmacht willen stemmen of per brief, moeten het bij hun individuele oproeping gevoegde formulier invullen en het origineel formulier uiterlijk op vrijdag 10 april 2026 aan de Vennootschap bezorgen, overeenkomstig de hierboven vermelde formaliteiten. De eigenaars van gedematerialiseerde aandelen, die bij volmacht willen stemmen of per brief dienen het formulier beschikbaar op de website, samen met bovengenoemd attest, aan één van bovenvermelde bankinstellingen of per e-mail of per post aan de Vennootschap bezorgen, binnen dezelfde termijn.
AMENDERINGSRECHT AGENDAPUNTEN
Overeenkomstig de voorwaarden zoals uiteengezet in artikel 7:130 van het WVV, kunnen één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten, onderwerpen aan de agenda van de algemene vergadering toevoegen en voorstellen tot besluit indienen m.b.t. in de agenda opgenomen of nieuwe aan de agenda toe te voegen onderwerpen. Dit, door middel van een schriftelijke melding die de Vennootschap uiterlijk op woensdag 25 maart 2026 dient te ontvangen per e-mail ([email protected]) of per post op de zetel van de Vennootschap.
In voorkomend geval zal de Vennootschap uiterlijk op woensdag 1 april 2026 een aangevulde agenda bekendmaken. Tegelijk zullen aangepaste volmachtformulieren ter beschikking worden gesteld op de website van de Vennootschap.
Alle voordien ingediende volmachten blijven geldig voor de agendapunten die erop worden vermeld. Bij wijze van uitzondering op wat voorafgaat, kan de volmachtdrager, voor de op de agenda van de algemene vergadering opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor nieuwe voorstellen tot besluit zijn ingediend, afwijken van de eventuele instructies van de volmachtgever, indien de uitvoering van die instructies de belangen van de volmachtgever zou kunnen schaden. De volmachtdrager moet de volmachtgever daarvan in kennis stellen. De volmacht moet vermelden of de volmachtdrager gemachtigd is om te stemmen over de nieuw te behandelen onderwerpen die op de agenda van de algemene vergadering zijn opgenomen, dan wel of hij zich moet onthouden.
VRAAGRECHT
Behoudens het recht van de aandeelhouders om tijdens de algemene vergadering vragen te stellen, in toepassing van artikel 7:139 van het WVV, is het hen eveneens toegelaten vóór de algemene vergadering schriftelijke vragen stellen aan de raad van bestuur en aan de commissaris, door die vragen uiterlijk op vrijdag 10 april 2026 aan de Vennootschap te bezorgen per post of per e-mail.
De Vennootschap zal deze vragen beantwoorden uiterlijk op de dag van de algemene vergadering (voorafgaand aan de stemming), voor zover de betrokken aandeelhouder voldoet aan de hierboven vermelde formaliteiten om tot de algemene vergadering te worden toegelaten, en voor zover de mededeling van gegevens of feiten niet van dien aard is dat ze de Vennootschap schade kan berokkenen of in strijd is met de door de Vennootschap of haar bestuurders aangegane vertrouwelijkheidsverbintenissen.
DOCUMENTATIE
Alle meldingen aan de Vennootschap uit hoofde van deze oproeping moeten worden gericht aan:
- Immobel NV
- Att. Stephanie De Wilde, Chief Legal Officer
- Anspachlaan 1, BE-1000 Brussel
- België
E-mail: [email protected]
Alle documenten die krachtens de wet ter beschikking moeten worden gesteld aan de aandeelhouders voor de algemene vergadering en andere informatie zijn beschikbaar op de website (https://www.immobelgroup.com/nl/investors), rubriek "Informatie voor aandeelhouders" - "Aandeelhoudersvergaderingen", evenals op de zetel van de Vennootschap.
PRIVACY
De Vennootschap is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die ze ontvangt van de aandeelhouders en de lasthebbers in het kader van de algemene vergadering, met name identificatiegegevens, contactgegevens, informatie over de aangehouden aandelen, steminstructies en stemgedrag. De Vennootschap zal deze gegevens verwerken om de aanwezigheid bij de vergadering, de vraag- en antwoordsessie en het stemproces te beheren en te controleren in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Daartoe beroept de Vennootschap zich op haar wettelijke verplichtingen met betrekking tot het samenroepen van de aandeelhouders en de organisatie van de vergadering alsook haar rechtmatige belangen om de geldigheid van de stemmen te waarborgen en de resultaten te analyseren. De Vennootschap kan deze gegevens delen met haar verbonden vennootschappen en dienstverleners die de Vennootschap bijstaan bij het nastreven van de voormelde doelstellingen. De Vennootschap zal deze gegevens niet langer bewaren dan nodig om dergelijke doelstellingen te bereiken (met name de volmachten, de bevestiging van de aanwezigheden en aanwezigheidslijsten blijven bewaard zolang de notulen van de algemene vergadering moeten worden bewaard om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving). De Vennootschap verwerkt de persoonsgegevens van de aandeelhouders en lasthebbers in overeenstemming met haar privacybeleid, dat online beschikbaar is via de volgende link: https://www.immobelgroup.com/nl/beleid-inzake-bescherming-van-de-persoonlijke-levenssfeer. Dit privacybeleid bevat belangrijke aanvullende informatie over de verwerking van uw gegevens door de Vennootschap in deze context, waaronder uitleg over uw rechten alsook de verplichtingen van de Vennootschap in dit verband.
7/7
In naam van de raad van bestuur,
A³ Management BV
Uitvoerend Voorzitter van de raad van bestuur
(vertegenwoordigd door Marnix GALLE)