Immobel NV — Proxy Solicitation & Information Statement 2024

Mar 18, 2024

{0}------------------------------------------------

IMMOBEL

naamloze vennootschap Anspachlaan 1, 1000 Brussel RPR Brussel 0405.966.675 (de "Vennootschap")

OPROEPING TOT DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS

De aandeelhouders worden uitgenodigd tot het bijwonen van de jaarlijkse gewone algemene vergadering die zal gehouden worden op donderdag 18 april 2024 om 10u30 in The Merode, Poelaertplein 6 te 1000 Brussel met de hieronder vermelde agenda.

Net zoals tijdens de voorgaande jaren blijft de mogelijkheid bestaan voor aandeelhouders om per brief of bij volmacht deel te nemen en schriftelijke vragen in te dienen voorafgaand aan de vergadering. Teneinde de opmaak van de aanwezigheidslijst te vergemakkelijken, verzoeken wij de aandeelhouders zich minstens 30 minuten vóór het begin van de vergadering aan te melden, zijnde om 10u00.

AGENDA

• 1. Voorstelling van de jaarverslagen van de Raad van Bestuur en van de commissaris alsook van en met betrekking tot de statutaire en geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2023.
• 1. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening per 31 december 2023 en bestemming van het resultaat:
• Voorstel om de statutaire jaarrekening afgesloten per 31 december 2023 goed te keuren, met inbegrip van de bestemming van het resultaat zoals vastgesteld door de raad van bestuur, met name:
• (i) de vaststelling van het bruto dividend op 1,20 euro per aandeel; en

.

• (ii) kennisname van de keuzemogelijkheid in principe voor de aandeelhouders om dit dividend te laten uitkeren in nieuwe gewone aandelen van de Vennootschap; en
• (iii) mandaat aan de raad van bestuur om de definitieve beslissing te nemen omtrent (a) de keuzemogelijkheid om het dividend ook onder de vorm van nieuwe gewone aandelen uit te keren, (b) het tijdstip waarop het dividend betaalbaar zal worden gesteld en (c) in voorkomend geval de start en het einde van de keuzeperiode alsook de andere voorwaarden en modaliteiten van het keuzedividend.
• 1. Kwijting aan de bestuurders voor het boekjaar 2023: Voorstel om kwijting te verlenen aan de (huidige en voormalige) bestuurders van de Vennootschap voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten per 31 december 2023.
• 1. Kwijting aan de commissaris voor het boekjaar 2023: Voorstel om kwijting te verlenen aan de commissaris KPMG Bedrijfsrevisoren BV, vertegenwoordigd door Filip De Bock, voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het boekjaar afgesloten per 31 december 2023.
• 1. Goedkeuring van het remuneratieverslag over het boekjaar 2023: Voorstel om het remuneratieverslag over de gedurende het boekjaar 2023 betaalde remuneraties aan de bestuurders en management, goed te keuren.

{1}------------------------------------------------

1. Goedkeuring van het remuneratiebeleid Voorstel om het remuneratiebeleid, met inwerkingtreding vanaf 1 januari 2024, goed te keuren.

7. Benoemingen:

Hernieuwing mandaat bestuurders:

• (i) Voorstel om Patrick ALBRAND, in zijn hoedanigheid van vaste vertegenwoordiger van SKOANEZ SAS, te herbenoemen als onafhankelijke bestuurder voor een periode van 4 jaar eindigend na de algemene vergadering die zal worden gehouden in 2028. Patrick ALBRAND, in zijn hoedanigheid van vaste vertegenwoordiger van SKOANEZ SAS, kwalificeert als een onafhankelijke bestuurder volgens de onafhankelijkheidscriteria van artikel 7:87, § 1 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en van de Belgische Corporate Governance Code 2020;
• (ii) Voorstel om Wolfgang de LIMBURG STIRUM, in zijn hoedanigheid van vaste vertegenwoordiger van LSIM SA, te herbenoemen als onafhankelijke bestuurder voor een periode van 4 jaar eindigend na de algemene vergadering die zal worden gehouden in 2028. Wolfgang de LIMBURG STIRUM, in zijn hoedanigheid van vaste vertegenwoordiger van LSIM SA, kwalificeert als een onafhankelijke bestuurder volgens de onafhankelijkheidscriteria van artikel 7:87, § 1 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en van de Belgische Corporate Governance Code 2020; en
• (iii) Voorstel om Astrid DE LATHAUWER, in haar hoedanigheid van vaste vertegenwoordiger van Astrid de Lathauwer Comm.V, te herbenoemen als onafhankelijke bestuurder voor een periode van 4 jaar eindigend na de algemene vergadering die zal worden gehouden in 2028. Astrid DE LATHAUWER, in haar hoedanigheid van vaste vertegenwoordiger van Astrid De Lathauwer Comm.V, kwalificeert als een onafhankelijke bestuurder volgens de onafhankelijkheidscriteria van artikel 7:87, § 1 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en van de Belgische Corporate Governance Code 2020.

8. Hernieuwing mandaat commissaris:

Voorstel om het mandaat van KPMG Bedrijfsrevisoren BV, vertegenwoordigd door Filip De Bock, in zijn hoedanigheid van commissaris van de Vennootschap, te hernieuwen voor een periode van 3 jaar eindigend na de algemene vergadering welke zal worden gehouden in 2027, met een jaarlijkse vergoeding van 137.480 EUR (exclusief BTW en kosten, jaarlijks indexeerbaar).

1. Varia.

{2}------------------------------------------------

FORMALITEITEN

TOELATINGSVOORWAARDEN TOT DE ALGEMENE VERGADERING

Het recht van de aandeelhouders om deel te nemen aan de algemene vergadering en er te stemmen, is onderworpen aan de twee volgende cumulatieve voorwaarden:

• Registratiedatum

In overeenstemming met artikel 29 van de statuten is het recht om aan een algemene vergadering deel te nemen en er het stemrecht uit te oefenen, afhankelijk van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder op de veertiende dag vóór de algemene vergadering, om vierentwintig uur (Belgische tijd), zijnde op donderdag 4 april 2024 (vierentwintig uur Belgische tijd) (de "Registratiedatum"), hetzij door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap, hetzij door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling, ongeacht het aantal aandelen in het bezit van de aandeelhouder op de dag van de algemene vergadering.

Alleen de personen die op de Registratiedatum aandeelhouder waren zullen worden toegelaten en hebben stemrecht op de algemene vergadering.

• Melding

Bovendien moeten de aandeelhouders die willen deelnemen aan deze algemene vergadering, uiterlijk op vrijdag 12 april 2024:

• houders van gedematerialiseerde aandelen:
• een attest voorleggen ter zetel van de Vennootschap/ bij de banken BNP PARIBAS FORTIS, ING BELGIË, KBC BANK en BANK DEGROOF PETERCAM, afgeleverd door hun financiële bemiddelaar of erkende rekeninghouder, waarmee ze het aantal gedematerialiseerde aandelen bewijzen dat op de Registratiedatum op naam van de aandeelhouder ingeschreven werd op hun rekeningen, en waarvoor de aandeelhouder heeft verklaard te willen deelnemen aan de algemene vergadering. De betrokken aandeelhouder zal daarnaast schriftelijk zijn deelname te dienen bevestigen per e-mail (Corporateaffairs.departement@immobelgroup.com) of per gewone brief kenbaar maken aan de Vennootschap met vermelding van het aantal aandelen waarmee zij aan de algemene vergadering wensen deel te nemen.
• houders van aandelen op naam:
• hun bevestiging om deel te nemen aan de algemene vergadering per e-mail (Corporateaffairs.departement@immobelgroup.com) of per gewone brief kenbaar maken aan de Vennootschap met vermelding van het aantal aandelen waarmee zij aan de algemene vergadering wensen deel te nemen.

VOLMACHTEN – STEMMING PER BRIEF

De aandeelhouders die willen stemmen bij volmacht of per brief moeten de door de Raad van Bestuur goedgekeurde formulieren gebruiken die beschikbaar worden gesteld door de Vennootschap of kunnen worden aangevraagd per email (Corporate-affairs.departement@immobelgroup.com).

{3}------------------------------------------------

Behalve in de door het wetboek van vennootschappen en verenigingen bedoelde toegestane gevallen mag een aandeelhouder slechts één persoon aanduiden als volmachtdrager.

Deze documenten moeten volledig ingevuld en ondertekend aan de Vennootschap worden toegezonden, hetzij per email (Corporate-affairs.departement@immobelgroup.com) of per post naar de zetel van de Vennootschap. De email of brief dient te worden vergezeld van een gescande of gefotografeerde kopie van de betrokken formulieren. Deze formulieren doen tevens dienst als deelnamebevestiging.

Een model van deze formulieren kan op eenvoudig verzoek op de zetel van de Vennootschap worden verkregen en kan eveneens worden gedownload op www.immobelgroup.com, rubriek "Aandeelhouders" - "Algemene Vergaderingen".

De aandeelhouders op naam die de algemene vergadering niet persoonlijk wensen bij te wonen maar bij volmacht willen stemmen of per brief, moeten het bij hun individuele oproeping gevoegde formulier invullen en het origineel formulier uiterlijk op vrijdag 12 april 2024 aan de Vennootschap bezorgen, overeenkomstig de hierboven vermelde formaliteiten. De eigenaars van gedematerialiseerde aandelen, die bij volmacht willen stemmen of per brief dienen het formulier beschikbaar op de website, samen met bovengenoemd attest, aan één van bovenvermelde bankinstellingen of per email of per post aan de Vennootschap bezorgen, binnen dezelfde termijn.

AMENDERINGSRECHT AGENDAPUNTEN

Overeenkomstig de voorwaarden zoals uiteengezet in artikel 7:130 van het wetboek van vennootschappen en verenigingen, kunnen één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten, kunnen onderwerpen aan de agenda van de algemene vergadering toevoegen en voorstellen tot besluit indienen m.b.t. in de agenda opgenomen of nieuwe aan de agenda toe te voegen onderwerpen, door een schriftelijke melding die de Vennootschap uiterlijk op woensdag 27 maart 2024 dient te ontvangen per email (Corporateaffairs.departement@immobelgroup.com) of per post op de zetel van de Vennootschap.

In voorkomend geval zal de Vennootschap uiterlijk op woensdag 3 april 2024 een aangevulde agenda bekendmaken. Tegelijk zullen aangepaste volmachtformulieren ter beschikking worden gesteld op de website van de Vennootschap.

Alle voordien ingediende volmachten blijven geldig voor de agendapunten die erop worden vermeld. Bij wijze van uitzondering op wat voorafgaat, kan de volmachtdrager, voor de op de agenda van de algemene vergadering opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor nieuwe voorstellen tot besluit zijn ingediend, afwijken van de eventuele instructies van de volmachtgever, indien de uitvoering van die instructies de belangen van de volmachtgever zou kunnen schaden. De volmachtdrager moet de volmachtgever daarvan in kennis stellen. De volmacht moet vermelden of de volmachtdrager gemachtigd is om te stemmen over de nieuw te behandelen onderwerpen die op de agenda van de algemene vergadering zijn opgenomen, dan wel of hij zich moet onthouden.

VRAAGRECHT

Behoudens het recht van de aandeelhouders om tijdens de algemene vergadering vragen te stellen, in toepassing van artikel 7:139 van het wetboek van vennootschappen en verenigingen, is het hen eveneens toegelaten vóór de algemene vergadering schriftelijke vragen stellen aan de Raad van

{4}------------------------------------------------

Bestuur en aan de commissaris, door die vragen uiterlijk op vrijdag 12 april 2024 aan de Vennootschap te bezorgen per post of per email.

De Vennootschap zal deze vragen schriftelijk beantwoorden uiterlijk op de dag van de algemene vergadering (voorafgaand aan de stemming), voor zover de betrokken aandeelhouder voldoet aan de hierboven vermelde formaliteiten om tot de algemene vergadering te worden toegelaten, en voor zover de mededeling van gegevens of feiten niet van dien aard is dat ze de Vennootschap schade kan berokkenen of in strijd is met de door de Vennootschap of haar bestuurders aangegane vertrouwelijkheidsverbintenissen.

DOCUMENTATIE

Alle meldingen aan de Vennootschap uit hoofde van deze oproeping moeten worden gericht aan:

IMMOBEL NV Att. Stephanie De Wilde, Chief Legal Officer Boulevard Anspach 1, BE-1000 Brussel België

.

Email: Corporate-affairs.departement@immobelgroup.com

Alle documenten die krachtens de wet ter beschikking moeten worden gesteld aan de aandeelhouders voor de algemene vergadering en andere informatie zijn beschikbaar op de website (www.immobelgroup.com), evenals op de zetel van de Vennootschap.

PRIVACY

De Vennootschap is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die ze ontvangt van de aandeelhouders en de lasthebbers in het kader van de algemene vergadering, met name identificatiegegevens, contactgegevens, informatie over de aangehouden aandelen, steminstructies en stemgedrag. De Vennootschap zal deze gegevens verwerken om de aanwezigheid bij de vergadering, de vraag- en antwoordsessie en het stemproces te beheren en te controleren in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Daartoe beroept de Vennootschap zich op haar wettelijke verplichtingen met betrekking tot het samenroepen van de aandeelhouders en de organisatie van de vergadering alsook haar rechtmatige belangen om de geldigheid van de stemmen te waarborgen en de resultaten te analyseren. De Vennootschap kan deze gegevens delen met haar verbonden vennootschappen en dienstverleners die de Vennootschap bijstaan bij het nastreven van de voormelde doelstellingen. De Vennootschap zal deze gegevens niet langer bewaren dan nodig om dergelijke doelstellingen te bereiken (met name de volmachten, de bevestiging van de aanwezigheden en aanwezigheidslijsten blijven bewaard zolang de notulen van de algemene vergadering moeten worden bewaard om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving). De Vennootschap verwerkt de persoonsgegevens van de aandeelhouders en lasthebbers in overeenstemming met haar privacybeleid, dat online beschikbaar is via de volgende link: https://www.immobelgroup.com/nl/beleid-inzakebescherming-van-de-persoonlijke-levenssfeer. Dit privacybeleid bevat belangrijke aanvullende informatie over de verwerking van uw gegevens door de Vennootschap in deze context, waaronder uitleg over uw rechten alsook de verplichtingen van de Vennootschap in dit verband.

5/6

{5}------------------------------------------------

In naam van de Raad van Bestuur,

A³ MANAGEMENT BV Uitvoerend Voorzitter van de Raad van Bestuur (vertegenwoordigd door Marnix GALLE)