Ilkka Oyj — Governance Information 2016

Mar 30, 2016

ILKKA-YHTYMÄ

Hallitus

Selvitys Ilkka-Yhtymä-konsernin hallinto- ja ohjausjärjestelmästä vuodelta 2015

Ilkka-Yhtymä Oyj on osakeyhtiö, jonka päätöksenteossa ja hallinnossa noudatetaan Suomen osakeyhtiölakia, julkisesti noteerattuja yhtiöitä koskevia muita säädöksiä, Ilkka-Yhtymä Oyj:n yhtiöjärjestystä ja Nasdaq Helsingin sääntöjä ja ohjeita. Ilkka-Yhtymä Oyj noudatti tilikaudella 2015 Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n 15.6.2010 antamaa ja 1.10.2010 voimaan tullutta Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia. Poikkeamat suosituksesta on mainittu erikseen.

Hallinnointikoodi on julkisesti saatavilla Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n internet-sivuilla osoitteessa www.cgfinland.fi.

Ilkka-Yhtymä Oyj:ssä on kaksiportainen hallintomalli. Yhtiökokous valitsee hallintoneuvoston jäsenet ja hallintoneuvosto valitsee hallituksen.

Suosituksista poikkeaminen:

Poikkeaminen Corporate Governance –suosituksista 4 ja 11:
Hallitukseen ehdolla olevaa henkilöä ei julkisteta yhtiökokouskutsussa, koska hallituksen jäsenen valitsee hallintoneuvosto (yht.järj. 7 §). Samasta syystä hallitukseen ensimmäistä kertaa ehdolla oleva jäsen ei välttämättä ole läsnä yhtiökokouksessa.

Poikkeaminen Corporate Governance –suosituksesta 8:
Ilkka-Yhtymässä on ns. kaksiportainen hallintomalli. Yhtiökokous valitsee hallintoneuvoston jäsenet ja hallintoneuvosto valitsee hallituksen. Kustannustoimialan luonteen vuoksi vuorovaikutus levikkialueen ja muiden omistajatahojen kanssa on tärkeää. Vuoropuhelu toteutuu hallintoneuvoston kautta, jolloin hallitus voi olla pieni ja tehokas.

Poikkeaminen Corporate Governance –suosituksesta 10:
Yhtiöjärjestyksen mukaan hallituksen jäsenet valitaan neljäksi (4) vuodeksi kerrallaan. Toiminnan jatkuvuuden ja alueellisuuden vuoksi hallituksen jäsenen toimikausi on pidempi kuin yksi vuosi.

Poikkeaminen Corporate Governance –suosituksesta 12:
Hallituksen jäsenet valitsee yhtiöjärjestyksen mukaan hallintoneuvosto, joka kokoontuu varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen.
Yhtiöjärjestyksen mukaan hallituksen jäsenillä ei ole erityistä asettamisjärjestystä.

Poikkeaminen Corporate Governance –suosituksesta 22:
Hallitus ei valitse palkitsemis- ja nimitysvaliokunnan jäseniä, koska yhtiöllä on hallintoneuvosto ja se nimittää ko. valiokunnan.

Poikkeaminen Corporate Governance –suosituksesta 24, 25, 26, 27:
Ilkka-Yhtymässä ei ole perustettu tarkastusvaliokuntaa. Yhtiön liiketoiminnan laajuus, kotimarkkinalähtöisyys ja toimiala huomioiden hallitus on katsonut, ettei ole tarpeellista perustaa erillistä tarkastusvaliokuntaa. Hallitus huolehtii tarkastusvaliokunnan tehtävistä.

Poikkeaminen Corporate Governance –suosituksesta 40:
Yhtiökokous valitsee hallintoneuvoston, joka päättää hallitus- ja valiokuntatyöskentelystä maksettavista palkkioista ja niiden määräytymisperusteista.

1(7)

---

ILKKA-YHTYMÄ

Hallitus

Kokoonpano

Ilkka-Yhtymä Oyj:n hallituksen jäsenet ovat:

Timo Aukia, s. 1973, KTM, toimitusjohtaja, hallituksen puheenjohtaja
- nykyinen toimikausi päättyy 2016

Esa Lager, s. 1959, KTM, OTK, hallituksen varapuheenjohtaja
- nykyinen toimikausi päättyy 2018

Markku Hautanen, s. 1960, KTM, toimitusjohtaja
- nykyinen toimikausi päättyy 2019

Sari Mutka, s. 1968, KTM, kehittämispäällikkö
- nykyinen toimikausi päättyy 2017

Tapio Savola, s. 1959, OTK, varatuomari
- nykyinen toimikausi päättyy 2019

Riitta Viitala, s. 1959, KTT, professori
- nykyinen toimikausi päättyy 2018

Ilkka-Yhtymä Oyj:n hallitus on suorittanut hallituksen jäsenten riippumattomuuden arvioinnin. Arvioinnin perusteella todettiin yhtiöstä ja Corporate Governance suosituksessa tarkoitetusta merkittävästä osakkeenomistajasta riippumattomia olevan koko hallituksen eli hallituksen puheenjohtaja Timo Aukia, hallituksen varapuheenjohtaja Esa Lager sekä jäsenet Markku Hautanen, Sari Mutka, Tapio Savola ja Riitta Viitala.

Ilkka-Yhtymä Oyj:n hallintoneuvoston tehtäviin kuuluu yhtiöjärjestyksen mukaan valita ja erottaa yhtiön hallituksen jäsenet ja määrätä heidän palkkionsa. Hallintoneuvoston ensimmäisessä kokouksessa varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen toimitetaan hallituksen erovuoroisten jäsenten vaali.

Yhtiön hallitukseen kuuluu vähintään neljä (4) ja enintään kuusi (6) jäsentä. Hallituksen jäsenet valitaan neljäksi (4) vuodeksi kerrallaan.

Tehtävät

Yhtiöjärjestyksen mukaan hallituksen tehtävänä on huolehtia yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä sekä nimittää ja erottaa yhtiön toimitusjohtaja sekä toimitusjohtajan välittömät alaiset, huolehtia yhtiökokousten ja hallintoneuvoston kokousten päätösten täytäntöönpanosta, vastata siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty sekä antaa ja peruuttaa prokuraoikeuksia.

Hallituksen työjärjestyksen mukaan hallitus mm.

• vahvistaa itselleen työjärjestyksen, joka tarkistetaan vuosittain
• käsittelee ja hyväksyy konsernistrategian ja seuraa sen ajankohtaisuutta sekä hyväksyy strategian pohjalta konsernitason vuosisuunnitelmat, budjetit ja henkilöstön voittopalkkiojärjestelmän sekä valvoo niiden toteutumista
• vahvistaa konsernin organisaation perusrakenteen ja konsernin arvot
• käy vuosittain läpi yhtiön toimintaan liittyviä keskeisiä riskejä strategiakäsittelyn yhteydessä

2(7)

---

ILKKA-YHTYMÄ

• käsittelee ja hyväksyy osavuosikatsaukset, toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen
• pitää kerran vuodessa yhteisen kokouksen tilintarkastajien kanssa
• määrittelee yhtiön voitonjakopolitiikan (sis. osingonjakopolitiikan)
• nimittää konsernin johtoryhmän ja laajennetun johtoryhmän sekä liiketoimintojen johtoryhmät toimitusjohtajan esityksestä
• päättää asioista, jotka ovat poikkeuksellisen laajoja tai jotka eivät kuulu toiminnan jokapäiväiseen operatiiviseen johtamiseen.
• hyväksyy yhtiöjärjestyksen 3 §:n suostumuslausekkeeseen perustuvat I-sarjan osakkeiden siirrot osakasrekisteriin
• käsittelee muut toimitusjohtajan ja hallituksen puheenjohtajan harkinnan mukaan käsiteltäviksi tulevat asiat

Hallituksella oli vuonna 2015 kokouksia 14, joista puhelinkokouksia 2. Hallituksen jäsenten keskimääräinen osallistuminen kokouksiin oli 97,6 %.

Hallitus arvioi toimintaansa ja työskentelytapojaan sisäisenä itsearviointina kerran vuodessa. Hallitus kokoontuu vähintään kerran vuodessa strategiakokoukseen.

Hallintoneuvosto

Kokoonpano

Ilkka-Yhtymä Oyj:n hallintoneuvoston jäsenet ovat:
(suluissa nykyisen toimikauden päättyminen)

Lasse Hautala (2019), puheenjohtaja, s. 1963, kansanedustaja

Perttu Rinta (2019), varapuheenjohtaja, s. 1954, ekonomi, toimitusjohtaja, Suur-Savon Sähkö Oy

Markku Akonniemi (2017), s. 1951, maanviljelijä

Kari Aukia (2018), s. 1975, kauppatieteiden ylioppilas, yrittäjä, Kari Aukia Oy

Sami Eerola (2018), s. 1972, viljelijä, maatalousyrittäjä

Jari Eklund (2018), s. 1963, kauppatieteiden maisteri, yhtiöryhmän johtaja, hallituksen jäsen, LähiTapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiö

Terhi Ekola¹ (2017), s. 1963, yhteiskuntatieteiden maisteri, toimittaja, I-Mediat Oy

Juhani Hautamäki (2017), s. 1950, insinööri, hallituksen puheenjohtaja, Keski-Pohjanmaan Kirjapaino Oyj

Satu Heikkilä (2019), s. 1967, filosofian maisteri, viestintä- ja markkinointijohtaja, Kamux oy

Heikki Järvi-Laturi (2017), s. 1947, maamieskoulu, maanviljelijä, yrittäjä

3(7)

---

ILKKA-YHTYMÄ

Vesa-Pekka Kangaskorpi (2016), s. 1963, kauppatieteiden maisteri, toimitusjohtaja, Keskisuomalainen Oyj

Johanna Kankaanpää (2018), s. 1963, ylioppilas ja maatalouslomittaja, johtokunnan puheenjohtaja, MTK Etelä-Pohjanmaa

Yrjö Kopra (2018), s. 1957, oikeustieteen kandidaatti, toimitusjohtaja, Alexander Corporate Finance Oy

Petri Latva-Rasku (2017), s. 1969, diplomi-insinööri, yrittäjä, Quha Oy

Juha Mikkilä (2018), s. 1959, merkonomi, maa- ja metsätalousyrittäjä

Ari Rinta-Jouppi (2019), s. 1963, yo-merkonomi, toimitusjohtaja, Rinta-Joupin Autoliike Oy

Jarmo Rinta-Jouppi (2016), s. 1954, hallituksen puheenjohtaja, Jarmo Rinta-Jouppi Oy

Minna Sillanpää (2019), s. 1970, ulkomaankaupan yo toimitusjohtaja, Etelä-Pohjanmaan Yrittäjät

Kimmo Simberg (2016), s. 1959, restonomi, MBA-tutkinto, toimitusjohtaja, Etelä-Pohjanmaan Osuuskauppa

Sami Talso (2018), s. 1974, maanpuolustuskorkeakoulun perustutkinto, toimitusjohtaja, Talso Oy

Marja Vettenranta (2017), s. 1968, yo-merkonomi ja hallintotieteiden maisteri, opintopäällikkö, Vaasan Yliopisto

Jorma Vierula, (2019), s. 1953, metsänhoitaja elinkeinopalvelujen aluejohtaja, Suomen metsäkeskus, läntinen palvelualue

Jyrki Viitala (2016), s. 1962, yo-merkonomi ja meriupseeritutkinto, toimitusjohtaja, Seinäjoen Käyttöauto Oy

Niina Vuolio¹ (2017), s. 1956
palveluneuvoja, I-Mediat Oy

¹ Henkilöstön edustaja. Ilkka-Yhtymässä henkilöstön edustus on hoidettu hallintoneuvoston kautta.

Ilkka-Yhtymä Oyj:ssä on yhtiöjärjestyksen mukaan hallintoneuvosto, johon kuuluu vähintään kaksikymmentä (20) ja enintään kolmekymmentä (30) jäsentä, joista kahden tulee olla yhtiön henkilökuntaan kuuluvia.

Hallintoneuvoston jäsenet valitaan varsinaisessa yhtiökokouksessa neljäksi (4) vuodeksi kerrallaan ja heidän toimikautensa alkaa vaalien jälkeen. Vuosittain eroaa jäsenistä lähinnä neljättä osaa pienempi määrä.

4(7)

---

ILKKA-YHTYMÄ

Tehtävät

Hallintoneuvoston tehtäviin kuuluu valvoa yhtiön johtoa ja yhtiön harjoittamien liikeyritysten hoitoa, valita ja erottaa yhtiön hallituksen jäsenet ja määrätä heidän palkkionsa sekä kutsua yhtiökokous koolle, antaa lausunto tilinpäätöksestä ja tilintarkastuskertomuksesta sekä muista yhtiökokoukselle esitettävistä asioista, valmistaa yhtiökokoukselle esitettävät asiat ja nimittää nelijäseninen palkitsemis- ja nimitysvaliokunta, johon kuuluvat hallintoneuvoston ja Ilkka-Yhtymä Oyj:n hallituksen puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat sekä sihteerinä henkilöstöjohtaja.

Hallintoneuvosto kokoontui vuoden 2015 aikana kaksi kertaa. Hallintoneuvoston jäsenten keskimääräinen osallistuminen kokouksiin oli 72 %.

Palkitsemis- ja nimitysvaliokunta

Kokoonpano

Hallintoneuvosto ja hallitus on antanut tiettyjen asioiden valmistelutehtäviä hallintoneuvoston nimittämälle nelijäseniselle palkitsemis- ja nimitysvaliokunnalle, johon kuuluvat Ilkka-Yhtymä Oyj:n hallintoneuvoston ja hallituksen puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat, sihteerinä toimii henkilöstöjohtaja.

Tehtävät

Vuonna 2015 palkitsemis- ja nimitysvaliokunta kokoontui kolme kertaa. Jäsenten keskimääräinen osallistuminen kokouksiin oli 83 %. Jäsenten kokouspalkkio on 400 euroa kokoukselta. Palkkiota ei kuitenkaan makseta, mikäli kokous pidetään hallituksen ja/tai hallintoneuvoston kokouspäivänä.

Palkitsemis- ja nimitysvaliokunta valmistelee ja esittää asianomaisten elinten päätettäväksi ja hyväksyttäväksi mm. seuraavat asiat

• Hallintoneuvoston erovuoroisten jäsenten tilalle valittavat jäsenet yhtiökokoukselle
• Hallituksen erovuoroisten jäsenten tilalle valittavat jäsenet hallintoneuvostolle
• Hallintoneuvoston ja hallituksen puheenjohtajat
• Hallintoneuvoston ja hallituksen puheenjohtajien ja jäsenten palkkiot
• Konsernin tytäryhtiöiden hallituksien jäsenet ja palkkiot
• Konsernin henkilöstön voittopalkkio
• Konsernin toimitusjohtajan ja hänen suorien alaisten palkat ja muut työsuhde-edut
• Ilkka-Yhtymä Oyj:n toimitusjohtajasopimus
• Konsernin laajennetun johtoryhmän tulospalkkio
• Tilintarkastajat ja varatilintarkastajat

Muita valiokuntia ei ole perustettu.

Tarkastusvaliokunnan tehtävistä vastaaminen

Ilkka-Yhtymässä ei ole perustettu tarkastusvaliokuntaa. Yhtiön liiketoiminnan laajuus, kotimarkkinalähtöisyys ja toimiala huomioiden hallitus on katsonut, ettei ole tarpeellista perustaa erillistä tarkastusvaliokuntaa. Hallitus huolehtii tarkastusvaliokunnan tehtävistä.

5(7)

---

ILKKA-YHTYMÄ

Toimitusjohtaja

Hallitus nimittää toimitusjohtajan.

Yhtiön toimitusjohtaja on Matti Korkiatupa, s. 1955, agronomi.

Tehtävät

Ilkka-Yhtymä Oyj:n toimitusjohtaja toimii konsernijohtajana, jolloin hän vastaa koko konsernin toiminnasta konsernihallituksen hyväksymien ja antamin tavoitteiden ja ohjeiden mukaan. Konsernijohtaja huolehtii Ilkka-Yhtymä Oyj:n toimitusjohtajana sen juoksevasta hallinnosta ja asetettujen tavoitteiden toteuttamisesta sekä asioiden valmistelusta hallituksen antamin ohjein. Konsernijohtajalle raportoivat I-print Oy:n toimitusjohtaja ja I-Mediat Oy:n liiketoimintajohtajat, maakuntalehtien päätoimittajat toimituksen sisällöllisistä linjauksista sekä emoyhtiön tukipalveluista vastaavat henkilöt. Konsernijohtajalla on apunaan konsernin johtoryhmä, jonka nimeää yhtymän hallitus toimitusjohtajan esittämänä.

Taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteitä

Taloudellinen raportointiprosessi

Ilkka-Yhtymässä taloushallinto on keskitetty emoyhtiöön. Keskitetyllä toiminnalla varmistetaan yhdenmukainen raportointi konsernissa ja se, että saadaan ajallaan oikeaa ja luotettavaa tietoa. Taloudellisesta raportointiprosessista käytännön vastuu on toimitusjohtajan alaisuudessa toimivalla talousjohtajalla. Liiketoiminnan, varainhoidon ja riskien valvontaa varten on konsernissa taloudellisen raportoinnin järjestelmät. Hallitus on hyväksynyt johtamisorganisaation, sen toimivaltuudet ja toimintaohjeet.

Sisäinen valvonta

Sisäistä valvontaa toteutetaan johdon valmistelemien ja hallituksen hyväksymien toimintaohjeiden ja -periaatteiden mukaan. Konsernin taloudellista kehitystä ja tavoitteiden toteutumista seurataan konsernissa sovittujen raportointijärjestelmien avulla. Hallituksen kokouksissa käsitellään mm. tilinpäätös ja osavuosikatsaukset sekä konsernin ja tytäryhtiöiden kuukausiraportit. Lisäksi hallitus kokoontuu vähintään kerran vuodessa strategiakokoukseen. Hallitus vahvistaa seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja budjetin, jonka yhteydessä hallitus vahvistaa seuraavan vuoden investoinnit. Konsernin koko ja toimiala huomioiden on hallituksen jäsenten suhteellisen helppoa saada kokonaisnäkemys yhtiön rakenteesta, liiketoiminnasta, markkinoista ja sisäisen valvonnan tasosta.

Riskienhallinta

Hallitus on hyväksynyt Ilkka-Yhtymän riskienhallintapolitiikan, joka sisältää kaiken oleellisen kokonaisvaltaisen riskienhallinnan toteuttamiseksi konsernissa. Riskienhallintapolitiikkaan perustuu kaikki konsernin riskienhallinnan dokumentaatio ja riskienhallinnan käytännön toteutus. Riskienhallintapolitiikka on osa konsernihallituksen hyväksymää johtamisjärjestelmää. Politiikka tukee yhdessä hyväksyttyä visiota ja siitä johdettua strategiaa. Tavoitteena on riskienhallinnan kokonaisvaltaisella järjestämisellä osaltaan varmistaa liiketoiminnalle asetettujen pitkähtähtäimen tavoitteiden saavuttaminen niin, että Ilkka-Yhtymä on haluttu, menestyvä ja ajan hengessä toimiva viestintäyhtymä.

6(7)

---

7(7)

ILKKA-YHTYMÄ

Ilkka-Yhtymän riskienhallintapolitiikka on kirjallinen dokumentti, jonka lisäksi tärkeimmät riskit on kuvattu ja niiden hallintatoimenpiteet määritelty erillisissä riskitietokannoissa. Riskienhallintavastuut todettujen avainriskien osalta toiminnoittain, tulosyksiköittäin, tytäryhtiöittäin ja konsernitasoisesti on määritelty ja riskeistä vastaavilla on riittävät valmiudet riskienhallintatehtäviin. Konsernin riskienhallinnan menettelytavat ovat yhtenäiset ja kokonaisvaltaiseen riskienhallintaan osallistuvan henkilöstön tuntemat.

Sisäinen tarkastus

Ilkka-Yhtymä Oyj:llä ei liiketoiminnan laatu ja laajuus huomioon ottaen ole erillistä sisäistä tarkastusta, mutta tilintarkastajien tilintarkastussuunnitelmassa otetaan huomioon, ettei yhtiöllä ole omaa sisäistä tarkastustoimintoa. Tilintarkastusyhteisön kanssa sovitaan vuosittain laajempia kokonaisuuksia, joita he käyvät läpi ja joista he raportoivat yhtiön toimitusjohtajalle ja hallituksen puheenjohtajalle. Raportin tärkeimmät osat käydään läpi hallituksessa.