AGM Information • May 8, 2024
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Office translation. In case of discrepancies, the Norwegian original version shall prevail.
Til aksjeeierne i Huddlestock Fintech AS:
To the shareholders of Huddlestock Fintech AS:
HUDDLESTOCK FINTECH AS (ORG.NR. 821 888 522)
Styret i Huddlestock Fintech AS ("Selskapet") innkaller herved aksjeeierne til ordinær generalforsamling.
Generalforsamlingen vil kringkastes elektronisk via Teams Teams og en lenke for dette vil bli sendt ut i forkant av generalforsamlingen.
Mer informasjon om deltakelse i generalforsamlingen finnes nedenfor under overskriften "Møtet".
Generalforsamlingen åpnes av styrets leder, Øyvind Hovland, eller av den styret har utpekt. Møteåpner vil opprette fortegnelse over møtende aksjeeiere og fullmakter.
Selskapets styre foreslår følgende dagsorden for generalforsamlingen:
Styret foreslår at styrets leder, Øyvind Hovland velges som møteleder.
Styret foreslår at Leif Arnold Thomas velges til å medundertegne protokollen.
Styret foreslår at generalforsamlingen godkjenner innkallingen og dagsordenen.
NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING OF HUDDLESTOCK FINTECH AS (REG. NO. 821 888 522)
The board of directors of Huddlestock Fintech AS (the "Company") hereby calls for an annual general meeting for the shareholders.
Tid: 16. mai 2024 kl. 11:00. Time: 16 May 2024 at 11:00 hours (CEST).
Sted: Møtet avholdes digitalt, med livestrømming.. Place: The meeting will be held as a digital meeting with streaming.
The general meeting will be broadcasted electronically via Teams. A link for the broadcast will be circulated prior to the general meeting to shareholders.
More information on participation in the general meeting is included below under the title "The Meeting".
The general meeting will be opened by the chair of the board of directors, Øyvind Hovland, or the person appointed by the board of directors. The person opening the meeting will record the attendance of present shareholders and proxies.
The board of directors of the Company proposes the following agenda for the general meeting:
The board of directors proposes that the chair of the board of directors, Øyvind Hovland is elected to chair the meeting.
The board of directors proposes that Leif Arnold Thomas is elected to co-sign the minutes.
The board of directors proposes that the general meeting approves the notice and the agenda.
Årsregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret 2023, herunder revisjonsberetningen er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.huddlestock.com/investor-relations. Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Selskapets årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2023 godkjennes.
Styret foreslår at revisors honorar for 2023 godkjennes etter regning. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Generalforsamlingen godkjenner revisors honorar for 2023 etter regning.
Styremedlem Ramtin Matin godtgjøres med NOK 225 000. Godtgjørelsen gjelder for perioden fra ordinær generalforsamling 2024 og frem til ordinær generalforsamling 2025.
Utover godtgjørelsen til Ramtin Matin betales det ikke godtgjørelse til styrets medlemmer
Styret viser til behovet for å styrefullmakt til utstedelse av aksjer for å tilfredsstille Selskapets forpliktelser under eventuelle fremtidige insentivprogram for Selskapets ansatte. Videre anser Styret det som hensiktsmessig å ha anledning til å utstede aksjer i situasjoner der dette anses for å være i Selskapets og aksjeeiernes beste interesse. Styret foreslår derfor at generalforsamlingen gir styret en fullmakt til å utstede nye aksjer med samlet pålydende verdi tilsvarende inntil ca. 25 % av Selskapets aksjekapital.
På ovennevnte bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
The annual accounts and the directors' report for the financial year 2023, including the auditor's report are available at the Company's website www.huddlestock.com/investor-relations. The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The Company's annual accounts and annual report for the financial year 2023 are approved.
The board of directors proposes that the auditor's fee for the financial year 2023 is approved as per the auditor's invoice. The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The general meeting approves the annual auditor's fee for the financial year 2023 as per the auditor's invoice.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
Remuneration for board member Ramtin Matin is NOK 225,000. The remuneration applies for the period from the ordinary general meeting 2024 until the ordinary general meeting 2025.
Beside the remuneration to Ramtin Matin no remuneration is paid to the board members.
The board of directors make reference to the need for a board authorization for the issuance of shares in respect to the Company's potential future share incentive program for employees of the Company. Furthermore, the board of directors considers it beneficial to be able to issue shares in situations where this is considered to be in the Company's and the shareholders' best interests. The board of directors, therefore, proposes that the general meeting grants an authorisation to the board to issue new shares with an aggregate nominal value of up to approximately 25% of the Company's share capital.
Based on the above, the board of directors proposes that the general meeting resolves to pass the following resolution:
Styret har behov for fleksibilitet til kjøp av Selskapets egne aksjer. Styret foreslår derfor at generalforsamlingen gir styret en fullmakt til erverv av egne aksjer med samlet pålydende verdi tilsvarende inntil ca. 10 % av Selskapets aksjekapital.
The Board needs flexibility in terms of purchase of the Company´s own shares. The board of directors, therefore, proposes that the general meeting grants an authorisation to the board to purchase own shares with an aggregate nominal value of up to approximately 10% of the Company's share capital.:
(iv) The authorization must be used within eighteen (18) months from the date of this General Meeting.
(v) Styret står fritt med hensyn til hvilken måte erverv og avhendelse av egne aksjer kan skje. Erverv og avhendelse av egne aksjer kan skje på den måten styret finner hensiktsmessig.
(vi) Generalforsamlingens beslutning skal meldes til Foretaksregisteret og må være registrert før aksjer kan erverves i henhold til fullmakten.
Øyvind Hovland (styreleder)
Styret anser det som hensiktsmessig å ha anledning til å utstede konvertible lån i situasjoner der dette anses for å være i Selskapets og aksjeeiernes beste interesse. Styret foreslår derfor at generalforsamlingen gir styret en fullmakt til å utstede ett eller flere konvertible lån med pålydende verdi tilsvarende inntil ca. 25 % av Selskapets aksjekapital.
På ovennevnte bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Styret foreslår for generalforsamlingen at følgende styre velges: The board proposes for the general meeting to resolve to appoint the following board of directors:
Selskapets styret skal bestå av følgende personer: The Company's board of directors will comprise the following persons:
The board of directors considers it beneficial to be able to issue convertible loans in situations where this is considered to be in the Company's and the shareholders' best interests. The board of directors, therefore, proposes that the general meeting grants an authorisation to the board to issue one or more convertible loans with an aggregate nominal value of up to approximately 25% of the Company's share capital.
Based on the above, the board of directors proposes that the general meeting resolves to pass the following resolution:
* * * * * *
Selskapet er underlagt bestemmelsene i aksjeloven. Per dato for innkallingen har Selskapet utstedt 190 639 525 aksjer, hver pålydende NOK 0,0019. Hver aksje gir én stemme på generalforsamlingen.
Kun de som er aksjeeiere i Selskapet to virkedager før generalforsamlingen, dvs. 14. mai 2024 ("Registreringsdatoen") har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen, jf. aksjeloven § 4-4 (3), jf. allmennaksjeloven § 5-2 (1). En aksjeeier som ønsker å delta og stemme på generalforsamlingen, må være innført i aksjeeierregisteret i verdipapirsentralen Euronext VPS ("VPS") på Registreringsdatoen eller ha meldt og godtgjort erverv per Registreringsdatoen. Aksjer som er ervervet etter Registreringsdatoen gir ikke rett til å delta og stemme på generalforsamlingen, men retten til å delta og stemme er i behold for aksjer som er solgt etter Registreringsdatoen.
Aksjeeiere som ønsker å delta og stemme på generalforsamlingen oppfordres til å varsle Selskapet om dette senest to virkedager før generalforsamlingen, dvs. innen 14. mai 2024 kl. 16:00 ("Påmeldingsfristen").
I henhold til aksjeloven § 4-4 (2), jf. allmennaksjeloven § 1-8, samt forskrift om formidlere omfattet av verdipapirsentralloven § 4-5 og tilhørende gjennomføringsforordninger, sendes innkallingen til forvalter som videreformidler til aksjeeiere som de holder aksjer for. Aksjeeiere må kommunisere med sin forvalter som har ansvar for å formidle stemmer, fullmakt eller påmelding. Forvalter må i henhold til aksjeloven § 4-4 (3), jf. allmennaksjeloven § 5-3, registrere dette med Selskapet senest to virkedager før generalforsamlingen, dvs. innen Påmeldingsfristen.
Aksjeeiere av aksjer holdt på forvalterkonto som ikke overholder påmeldingsfristen, vil ikke kunne delta i generalforsamlingen.
Generalforsamlingen avholdes elektronisk via Microsoft Teams og en lenke for sendingen vil bli sendt ut i forkant av generalforsamlingen.
Aksjonærer som ønsker å delta i generalforsamlingen, enten via Teams eller ved fullmakt, bes om å sende e-post til [email protected] innen 14. mai kl. 12.00.
The Company is governed by the provisions of the Norwegian Private Limited Liability Companies Act (the "NPLCA"). As of the date of this notice, the Company has issued 190,639,625 shares, each with a par value of NOK 0.0019. Each share carries one vote at the general meeting.
Only those who are shareholders of the Company two business days prior to the general meeting, i.e. on 14. May 2024 (the "Record Date"), are entitled to attend and vote at the general meeting, cf. section 4-4 (3) of the NPLCA, cf. section 5-2 (1) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act (the "NPLLCA"). A shareholder who wish to attend and vote at the general meeting must be registered in the shareholder register in the Norwegian Central Securities Depository, Euronext VPS (the "VPS") as of the Record Date or have reported and documented an acquisition as per the Record Date. Shares acquired after the Record Date do not entitle the holder to attend and vote at the general meeting, however, the right to attend and vote is retained for shares sold after the Record Date.
Shareholders who wish to attend and vote at the general meeting are encouraged to notify the Company thereof at least two business days prior to the general meeting, i.e. by 14 May 2024 at 16:00 pm CEST (the "Registration Deadline").
According to section 4-4 (2) of the NPLCA, cf. section 1-8 of the NPLLCA, and regulations on intermediaries covered by section 4- 5 of the Norwegian Central Securities Act and related implementing regulations, the notice is sent to custodians who pass on to shareholders for whom they hold shares. Shareholders must communicate with their custodians, who are responsible for conveying votes, proxies or registration of attendance. According to section 4-4 (3) of the NPLCA, cf. section 5-3 of the NPLLCA, custodians must register this with the Company no later than two business days before the general meeting, i.e. by the Registration Deadline.
Shareholders of shares held in custodian accounts not complying with the deadline for attendance will not be able to participate in the ordinary general meeting.
The general meeting will be held electronically via Microsoft Teams. A link for the broadcast will be circulated prior to the general meeting.
Shareholders wishing to attend the General Meeting, virtually or by proxy, are encouraged to give notice of attendance by email to [email protected] within 14 May at 12.00 CEST.
Aksjeeiere som ikke ønsker å delta, kan la seg representere ved fullmektig. I så fall må aksjeeieren sende inn skriftlig og datert fullmaktsskjema. Fullmaktsskjema må sendes inn til Selskapet innen14. mai 2024 kl. 12.00. Fullmaktsskjema (med eller uten stemmeinstruks), som også kan benyttes til å oppnevne styrets leder (eller annen person autorisert av ham) som fullmakt er vedlagt denne innkallingen som Vedlegg 1.
Informasjon om generalforsamlingen og dokumenter som skal behandles av generalforsamlingen eller inntas i innkallingen er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside.
Shareholders who do not want to attend the general meeting are entitled to attend by proxy. In such case, a written dated proxy must be submitted to the Company by 14 May 2024 at 12.00. A form of proxy (with or without voting instructions), which can be used to appoint the chairman of the Board (or a person authorised by him) is attached this notice as Appendix 1.
Information about the general meeting and documents to be considered by the general meeting or incorporated in the notice is posted on the Company's website.
Stavanger, 8. mai 2024 / 8 May 2024 på vegne av styret i Huddlestock Fintech AS / on behalf of the board of directors of Huddlestock Fintech AS
* * * * * *
_______________________ Øyvind Hovland (Styrets leder / Chairperson of the board of directors)
Melding om deltakelse i den ordinære generalforsamlingen kan gis ved å benytte denne møteseddel.
Møteseddelen kan sendes enten som skannet dokument per e-post til [email protected] eller ved ordinær post til Huddlestock Fintech AS, Kanalsletta 2, 4033 Stavanger.
Møteseddelen må være mottatt senest den 14. mai 2024 kl. 16:00.
Undertegnede vil delta på den ordinære generalforsamlingen i Huddlestock Fintech AS den 16. mai 2024, kl. 11:00 og (sett kryss):
_________ _________ ____________________________________
☐ Avgi stemme for mine/våre aksjer, og

☐ Avgi stemme for aksjer ifølge vedlagte fullmakt(er)
Navn på aksjonær (blokkbokstaver): _____________________________________
E-postadresse for digital deltakelse for aksjonær: _____________________________________
Navn på eventuell fullmektig (blokkbokstaver): _____________________________________
E-postadresse for digital deltakelse for eventuell fullmektig: _____________________________________
Navn på eventuell rådgiver (blokkbokstaver): _____________________________________
E-postadresse for digital deltakelse for eventuell rådgiver: _____________________________________
Dato Sted Aksjonærens underskrift Dersom aksjeeier er et selskap, skal signatur være i henhold til selskapets firmaattest.
Notice of attendance at the annual general meeting may be sent via this attendance slip.
The attendance slip may be sent either as a scanned copy by e-mail to [email protected] or by regular mail to Huddlestock Fintech AS, Kanalsletta 2, 4033 Stavanger.
The attendance slip must be received no later than 14 May 2024 at 16:00 hours (CEST).
The undersigned will attend the annual general meeting of Huddlestock Fintech AS on 16 May 2024 at 11:00 (CEST), and (tick-off):
☐ Vote for my/our shares, and

☐ Vote for shares pursuant to enclosed proxy(ies)
Name of shareholder (capital letters): _____________________________________
E-mail address for digital attendance of shareholder: _____________________________________
Name of proxy (if relevant) (capital letters): _____________________________________
E-mail address for digital attendance of proxy (if relevant): _____________________________________
Name of adviser (if relevant) (capital letters): _____________________________________
E-mail address for digital attendance of adviser (if relevant): _____________________________________
_________ _________ ____________________________________
Date Place Shareholder's signature If the shareholder is a company, the signature must be in accordance with the company's certificate of registration.
Aksjonærer som ønsker å være representert ved fullmektig, bes om å fylle ut dette fullmaktsskjemaet. Fullmaktsskjemaet må være datert og signert.
Fullmaktsskjemaet kan sendes enten som skannet dokument per e-post til [email protected] eller ved ordinær post til Huddlestock Fintech AS, Kanalsletta 2, 4033 Stavanger.
Fullmaktsskjemaet må være mottatt senest den 14. mai 2024 kl. 16:00.
Undertegnede gir herved (sett kryss):
Øyvind Hovland, eller
___________________________________ (Navn på fullmektigen med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og representere meg/oss på den ordinære generalforsamlingen i Huddlestock Fintech AS den 16. mai 2024, kl. 11:00. Dersom det er sendt inn fullmaktsskjema uten avkryssing overfor eller uten navngivning av fullmektigen, anses fullmakten gitt til Øyvind Hovland. Stemmeavgivningen skal skje i henhold til instruksene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslagene i innkallingen, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmeavgivningen i den grad det er fremmet forslag i tillegg til, som erstatning for, eller som endring i forslagene i innkallingen.
| Agenda for den ordinære generalforsamlingen | For | Mot | Avstå | Fullmektigen avgjør |
|
|---|---|---|---|---|---|
| 1. | Valg av møteleder | ||||
| 2. | Valg av person til å medundertegne protokollen | ||||
| 3. | Godkjennelse av innkalling og dagsorden | ||||
| 4. | Godkjennelse og fastsettelse av selskapets årsregnskap og årsberetning for 2023 |
||||
| 5. | Godkjenning av revisors honorar for 2023 | ||||
| 6. | Fastsettelse og godkjenning av godtgjørelse til medlemmene av styret |
||||
| 7. | Styrefullmakt til kapitalforhøyelse ved utstedelse av nye aksjer |
||||
| 8. | Styrefullmakt til kjøp av egne aksjer | ||||
| 9. | Valg av styremedlemmer | ||||
| 10. Styrefullmakt til utstedelse av konvertible lån |
_________________________________________ (Aksjonærens navn og adresse med blokkbokstaver)
Sted Dato Aksjonærens underskrift
__________________ ____________________ ____________________________________
Dersom aksjeeier er et selskap, skal signatur være i henhold til selskapets firmaattest.
Shareholders who wish to authorise another person to act on his or her behalf, must complete this form of proxy. The form of proxy must be dated and signed.
The form of proxy may be sent either as a scanned copy by e-mail to [email protected] or by regular mail to Huddlestock Fintech AS, Kanalsletta 2, 4033 Stavanger.
The form of proxy must be received no later than 14 May 2023 at 16:00 hours (CEST).
The Undersigned hereby grants (please tick the relevant alternative):
Øyvind Hovland, or
________________________________ (Name of attorney in capitalised letters)
power of attorney to attend and vote for my/our shares at the annual general meeting of Huddlestock Fintech AS to be held on 16 May 2024 at 11:00 (CEST). If the form of proxy is submitted without stating the name of the attorney, the attorney will be deemed to have been given to Øyvind Hovland. The votes shall be cast in accordance with the instructions below. Please note that if the alternatives below are not ticked off, this will be deemed to be an instruction to vote "in favour" of the proposals in the notice, provided, however, that the attorney determines the voting to the extent proposals are put forward in addition to, instead of, or as adjustments to the proposals in the notice.
| Agenda for the ordinary general meeting | In favour | Against | Abstain | At the attorney's discretion |
|
|---|---|---|---|---|---|
| 1. | Election of a chairperson of the meeting | ||||
| 2. | Election of a person to co-sign the minutes | ||||
| 3. | Approval of the notice and agenda | ||||
| 4. | Approval and adoption of the company's annual accounts and the directors' report for 2023 |
||||
| 5. | Approval of the auditor's fee for 2023 | ||||
| 6. | Determination and approval of renumeration to the members of the board of directors |
||||
| 7. | Board authorisation to increase the share capital by issuance of new shares |
||||
| 8. | Authorization to the board to purchase own shares | ||||
| 9. | Election of board members | ||||
| 10. Authorization to the board to issue convertible loans |
_______________ _______________ ____________________________________
_______________________________________________ (The shareholder's name and address in capitalised letters)
Place Date Shareholder's signature
If the shareholder is a company, the signature must be in accordance with the company's certificate of registration.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.