Hubei Xiangyuan New Material Technology Inc. — Proxy Solicitation & Information Statement 2021

Dec 30, 2021

证券代码： 300980

证券简称：祥源新材

公告编号： 2021-050

湖北祥源新材科技股份有限公司

关于召开 2022 年第一次临时股东大会的通知

本公司及董事会全体成员保证信息披露的内容真实、准确、完整，没有虚 假记载、误导性陈述或重大遗漏。

湖北祥源新材科技股份有限公司（以下简称“公司”）第三届董事会第二次 会议审议通过了《关于提请召开 2022 年第一次临时股东大会的议案》，决定于 2022 年 1 月 17 日召开公司 2022 年第一次临时股东大会。现将有关事项通知如 下：

一、召开会议的基本情况

1．股东大会届次：2022年第一次临时股东大会

• 2．股东大会的召集人：公司董事会

• 3．会议召开的合法、合规性：本次会议的召开、召集程序符合有关法律、

• 法规、规范性文件和《公司章程》的规定。

• 4．会议召开的日期、时间：

• （1）现场会议日期与时间：2022年1月17日（星期一）下午14:30；

（2）网络投票日期与时间：2022年1月17日（星期一）；

其中，通过深圳证券交易所交易系统进行网络投票的时间为：2022年1月17 日（星期一）上午9:15-9:25，9:30-11:30，下午13:00—15:00；通过深圳证券交易 所互联网投票系统进行网络投票的具体时间为2022 年 1 月 17日（星期一） 9:15—15:00的任意时间。

• 5．会议的召开方式：本次股东大会采用现场表决与网络投票相结合的方式

• 召开。

（1）现场投票：股东本人出席现场会议或者通过授权委托书（详见附件2） 委托他人出席现场会议。

（2）网络投票：公司将通过深圳证券交易所系统和互联网投票系统 （http://wltp.cninfo.com.cn）向全体股东提供网络投票平台，股东可以在网络投 票时间内通过上述系统行使表决权。同一表决权只能选择现场投票和网络投票中 的一种方式，不能重复投票。若同一表决权出现重复表决的，以第一次有效投票 结果为准。

• 6．会议的股权登记日：2022年1月10日（星期一）

7．出席对象：

（1）在公司本次股东大会股权登记日2022年1月10日（星期一）下午收市时 在中国证券登记结算有限责任公司深圳分公司登记在册的公司全体股东均有权 出席股东大会，并可以以书面形式委托代理人出席会议和参加表决，该股东代理 人不必是本公司股东。

（2）公司董事、监事和高级管理人员；

（3）公司聘请的律师。

8．会议地点：湖北省汉川市经济开发区华一村湖北祥源新材科技股份有限 公司行政楼一楼会议室。

二、会议审议事项

• 1.审议《关于补选公司第三届监事会非职工代表监事的议案》

以上提案已经由公司于2021年12月28日召开的第三届监事会第二次会议审 议通过。议案内容详见公司于2021年12月28日刊登在中国证监会创业板指定信息 披露网站巨潮资讯网（www.cninfo.com.cn）的相关公告。

三、提案编码

表一：本次股东大会提案编码示例表

提案 提案名称 备注

编码		该列打勾的栏 目可以投票
非累积投票提案
1.00	《关于补选公司第三届监事会非职工代表监事的议案》	√

四、会议登记等事项

1．登记方式：

（1）自然人股东需持本人身份证和股东账户卡办理登记手续；委托代理人 出席会议的，须持代理人身份证、授权委托书（详见附件2）、委托人股东账户 卡、委托人身份证复印件办理登记手续；

（2）法人股东应由法定代表人或法定代表人委托的代理人出席会议。法定 代表人出席会议的，应持股东账户卡、加盖公章的营业执照复印件、能证明其具 有法定代表人资格的有效证明及本人身份证办理登记手续；法定代表人委托代理 人出席的，代理人应持代理人身份证、加盖公章的营业执照复印件、法定代表人 出具的授权委托书（详见附件2）、法人股东股票账户卡办理登记手续；

（3）异地股东可采用信函或传真的方式登记，并仔细填写《参会股东登记 表》（详见附件3），以便登记确认；

（4）本次会议不接受电话登记，谢绝未按会议登记方式预约登记者出席。 2．登记时间

本次股东大会现场登记时间为2022年1月14日（星期五）上午9:00-12:00，下 午14:00-17:00。采取信函或传真方式登记的须在2022年1月14日下午17:00之前送 达或传真到公司。

3．登记地点：

湖北省汉川市经济开发区华一村湖北祥源新材科技股份有限公司。如通过信 函方式登记，信封上请注明“2022年第一次临时股东大会”字样。

4．会议联系方式：

联系人：王盼

电话：0712-8806405

传真：0712-8276938

邮箱：ir@hbxyxc.com

5．注意事项：

（1）本次股东大会现场会议会期半天，与会人员的食宿及交通等费用自理。

（2）出席现场会议的股东和股东代理人请携带身份证明、股东账户卡、授 权委托书等原件于会前半小时到达会议地点，进行签到入场。

五、参加网络投票的具体操作流程

本次股东大会上，股东可以通过深交所交易系统和互联网投票系统 （http://wltp.cninfo.com.cn）参加投票，网络投票的具体操作流程见附件1。 六、备查文件

第三届董事会第二次会议决议。

湖北祥源新材科技股份有限公司董事会

2021 年 12 月 31 日

附件 1 ：

参加网络投票的具体操作流程

一、网络投票的程序

• 1．投票代码：350980

• 2．投票简称：祥源投票

• 3．填报表决意见：本次股东大会的议案为非累积投票议案，填报表决意见

• 为：同意、反对、弃权。

二、通过深交所交易系统投票的程序

• 1．投票时间：2022 年 1 月 17 日（星期一）的交易时间，即 9:15—9:25，

• 9:30—11:30 和 13:00—15:00。

• 2．股东可以登录证券公司交易客户端通过交易系统投票。

三、通过深交所互联网投票系统投票的程序

• 1．互联网投票系统开始投票的时间为 2022 年 1 月 17 日（星期一）9:15-15:00

• 的任意时间。

2．股东通过互联网投票系统进行网络投票，需按照《深圳证券交易所投资 者网络服务身份认证业务指引》（2016 年修订）的规定办理身份认证，取得“深 交所数字证书”或“深交所投资者服务密码”。具体的身份认证流程可登录互联网 投票系统（http://wltp.cninfo.com.cn）规则指引栏目查阅。

• 3．股东根据获取的服务密码或数字证书，可登录 http://wltp.cninfo.com.cn

• 在规定时间内通过深交所互联网投票系统进行投票。

附件 2 ：

授权委托书

兹委托＿＿＿＿＿女士/先生代表＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿本人/本公司

出席湖北祥源新材科技股份有限公司 2022 年第一次临时股东大会。受托人有权 依照本授权委托书的指示对本次股东大会审议的事项进行投票表决，并代为签署 本次股东大会需要签署的相关文件。本授权委托书的有效期限为自本授权委托书 签署之日起至本次股东大会结束之时止。

委托人持普通股数：

委托人股东账户号：

本人/本单位已通过深圳证券交易所网站了解了公司有关审议事项及内容， 表决意见如下：

提案编码	提案名称	备注	表决意见	表决意见	表决意见
		该列打勾的栏 目可以投票	同意	反对	弃权
非累积投票提案
1.00	《关于补选公司第三届监事会非职工 代表监事的议案》	√

委托人签名（单位盖章）：

委托人身份证号或营业执照号码：

受托人签名：

受托人身份证号：

委托日期： 年 月 日

注：1．本次股东大会议案为非累积投票议案，填报表决意见：同意、反对、 弃权。

投票时请在表决意见对应栏中打“√”，对同一议案，只能在一处打“√”， 多选或漏选均视为弃权。

• 2．如委托人未作任何投票指示，则受托人可以按照自己的意愿表决。

• 3．授权委托书的复印件或按以上格式自制均有效。

• 4．单位委托须加盖单位公章。

• 5．本授权委托的有效期自本授权委托书签署之日至本次股东大会结束。

附件 3

湖北祥源新材科技股份有限公司

2022 年第一次临时股东大会参会股东登记表

法人股东名称/自然人股东姓名（全称）	法人股东名称/自然人股东姓名（全称）
股东地址
法人股东营业执照号/个人股东身份证号
法人股东法定代 表人姓名		是否委托
股东账号		持股数量
受托人姓名		联系电话
受托人身份证号		电子邮箱
联系地址		邮政编码

股东签名/法定代表人签名：

法人股东盖章：

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注：1．请用正楷字体填写上述信息（须与股东名册上所载相同）。

• 2．已填妥及签署的参会股东登记表，应于 2022 年 1 月 14 日下午17:00 之前送

• 达或传真到公司，不接受电话登记。

• 3．上述参会股东登记表的复印件或按以上格式自制均有效。