Hubei Dinglong CO.,Ltd. — Governance Information 2021

Apr 9, 2021

湖北鼎龙控股股份有限公司 《董事会秘书制度》

湖北鼎龙控股股份有限公司

董事会秘书制度

第一章 总则

第一条 为规范公司行为，明确董事会秘书的职责权限，根据《中华人民共 和国公司法》、《公司章程》及有关规定，特制定本细则。

第二条 董事会秘书为公司的高级管理人员，对董事会负责。法律、法规及 《公司章程》对公司高级管理人员的有关规定，适用于董事会秘书。

第二章 任职资格

第三条 董事会秘书应当具有必备的专业知识和经验。 第四条 董事会秘书的任职资格：

（一）具有大学专科以上学历，从事秘书、管理、股权事务等工作三年以上； （二）有一定财务、税收、法律、金融、企业管理、计算机应用等方面知识， 具有良好的个人品质和职业道德，严格遵守有关法律、法规和规章，能够忠诚地 履行职责；

（三）董事会秘书须经过证券交易所组织的专业培训和资格考核合格后，由 董事会委任；

（四）《公司法》第 146 条规定的情形以及被中国证监会确定为市场禁入者， 并且禁入尚未解除的人员，不得担任公司的董事会秘书；

（五）公司董事可以兼任董事会秘书，但是监事不得兼任；

（六）公司聘任的会计师事务所的会计师和律师事务所的律师不得兼任董事 会秘书。

第三章 职责

第五条 董事会秘书应当遵守《公司章程》，承担与公司高级管理人员相应的 法律责任，对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。 第六条 董事会秘书的主要职责：

湖北鼎龙控股股份有限公司 《董事会秘书制度》

（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息 披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；

（二）负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监管 机构、股东及实际控制人、保荐人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；

（三）组织筹备董事会会议和股东大会，参加股东大会、董事会会议、监事 会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；

（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，及时 向上市地交易所报告并公告；

（五）关注媒体报道并主动求证真实情况，督促董事会及时回复上市地交易 所所有问询；

（六）组织董事、监事和高级管理人员进行证券法律法规、本规则及相关规 定的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的权利和义务；

（七）督促董事、监事和高级管理人员遵守法律、法规、规章、规范性文件、 本规则、上市地交易所其他相关规定及公司章程，切实履行其所作出的承诺；在 知悉公司作出或可能作出违反有关规定的决议时，应予以提醒并立即如实地向上 市地交易所报告；

（八）法律法规、公司章程或董事会规定的其他职责。

董事会秘书在履行职务时应遵守法律、行政法规、部门规章及公司章程的有 关规定。

第七条 董事兼任董事会秘书的，如某一行为需由董事、董事会秘书分别作 出时，则该兼任董事及董事会秘书的人不得以双重身份作出。

第四章 任免程序

第八条 董事会秘书由公司董事长提名，经过证券交易所的专业培训和资格 考核并取得合格证书后，由董事会聘任，报证券交易所及中国证监会备案并公 告。

第九条 公司董事会聘任董事会秘书应当向证券交易所提交以下文件： （一）公司董事会推荐书。内容包括被推荐人的职务、工作表现及个人品德 等内容；

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（二）被推荐人的个人简历、学历证明（复印件）；

• （三）被推荐人的董事会秘书资格考试合格证书；

（四）董事会的聘任书；

（五）董事会秘书的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、移动电话、传真、 通信地址及专用电子邮件信箱地址等。董事会秘书应当保证证券交易所可以随时 与其联系；

（六）公司法定代表人的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、移动电话、 传真及通信地址等。

第十条 董事会秘书出现以下情形之一的，证券交易所可以建议公司董事会 终止对其的聘任：

（一）在执行职务时出现重大错误或疏漏，给公司或投资者造成重大损失；

（二）在执行职务时有违反国家法律法规、《公司章程》、证券交易所有关规 定的行为，给公司或投资者造成重大损失；

（三）泄露公司机密，造成严重后果或恶劣影响；

（四）证券交易所认为不应当继续担任董事会秘书的其他情形。

• （五）董事会认定的其他情形。

第十一条 公司董事会解聘董事会秘书应当具有充足理由，解聘董事会秘书 或董事会秘书辞职时，公司董事会应当向证券交易所报告，说明原因并公告。

第十二条 董事会秘书离任前，应当接受董事会、监事会的离任审查，将有 关档案文件、正在办理或待办理事项，在公司监事会的监督下移交。公司应当在 聘任董事会秘书时与其签订保密协议，要求其承诺一旦在离任后持续履行保密义 务直至有关信息公开披露为止。

第十三条 公司董事会在聘任董事会秘书的同时，可以另外委任一名董事会 证券事务代表，在董事会秘书不能履行职责时，代行董事会秘书的职责。证券事 务代表应当具有董事会秘书的任职资格，经过证券交易所的专业培训和资格考核 并取得合格证书。

第五章 考核与奖惩

第十四条 董事会秘书的工作由董事会或薪酬与考核委员会考核。考核包括

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但不限于以下几个方面：

（一）是否依照法律、法规的要求及时、准确地完成了定期报告及其他临时 信息的披露；

（二）是否按法定程序筹备、组织召开了董事会和股东大会；

（三）是否完成证监会、交易所等证券管理机构布置的工作；

（四）对董事会工作的建议情况以及董事会安排的其他工作执行情况；

（五）交易所年度评价及奖惩情况。

第十五条 董事会或薪酬与考核委员会根据考核情况，分别对董事会秘书提 出以下奖励意见：

（一）公司通报表扬；

（二）物质奖励。

第十六条 董事会秘书有本细则第十条规定情形之一的，公司董事会将根据 情节给予董事会秘书以下处分：

（一）责令改正；

（二）内部通报批评；

（三）经济处罚；

（四）根据交易所建议进行相应处罚。

第十七条 董事会秘书对所受处罚不服的，可在有关规定的期限内，如无规 定的可在接到处罚决定通知之日起十五日内向中国证监会或该会指定的机构申 诉。

第十八条 董事会秘书违反法律、法规或《公司章程》，则根据有关法律、法 规或《公司章程》的规定，追究相应的责任。

第六章 附则

第十九条 本细则有关内容若与国家颁布的法律、法规不一致时，按国家规 定办理。

第二十条 本细则由董事会负责修订和解释，董事会批准后生效。

2021 年 4 月 10 日