Hongda High-Tech Holding Co.,Ltd. — Governance Information 2012

Jun 16, 2012

宏达高科控股股份有限公司

印章管理制度

第一章 总 则

第一条 为规范宏达高科控股股份有限公司（以下简称“公司”）印章管理 工作，规范公司印章的刻制、使用、保管等行为，切实保护公司利益，确保印章 使用的合法性、严肃性和安全性，根据《中华人民共和国公司法》等法律、法规 及《公司章程》的有关规定，结合公司实际，特制定本制度。

第二条 公司印章包括：公章 、董事会章、合同专用章、财务专用章、法定 代表人印章、、发票专用章、报关专用章、公司各部门章等。根据实际情况需有 多枚相同名称印章的须加刻编号，以示区别。

第三条 刻制、使用各种印章须严格按本制度要求执行。严禁私刻、私盖印 章。违反本规定，特别是造成损失者，公司将追究有关人员责任，触犯刑律者， 送交国家司法机关处理。

第四条 印章如有遗失，必须立即向公司报告，并报行政综合部备案。如需 向公安部门报案声明作废的，由行政综合部及时办理。

第五条 印章管理人员在使用印章过程中发现不符合本规定的，必须拒绝使

用，必要时可直接向公司总经理或董事长反映情况。

行政综合部为印章日常管理与使用监督部门。

第二章 印章的刻制、启用

第六条 印章的刻制

• （一）公司印章的刻制须提出书面申请，根据不同类别的印章，按权限逐级 报批后，由行政综合部统一办理刻制。

• （二）印章的式样和规格，按国家有关规定及批准意见刻制。

• （三）公司印章的刻制按以下程序操作：

• 1、由需刻制印章的部门负责人提出申请，填报《印章刻制申请单》，写明印

章刻制申请部门、经办人、印章名称、用途，并在《印章刻制申请单》指定空白

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处画上印章样式示意图；

• 2、将填好的《印章刻制申请单》根据不同类别的印章分别报分管负责人或 总经理审批，对外使用的各类印章，还需董事长审核批准，提出是否同意刻制意 见；

• 3、经批准后的《印章刻制申请单》，由行政综合部统一负责到有资质单位刻 制。

第七条 印章的启用

• （一）新印章启用前行政综合部须先做好戳记，并留样保存，以便备查。 （二）印章启用应报行政综合部分管负责人或总经理、董事长批准，并下发 启用通知，注明启用日期、发放部门、接收保管部门及责任人、保管人以及使用 范围。

第三章 印章的使用

第八条 印章的使用范围

（一）公司公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、报关专用章、 董事会章等是公司对外使用的法定印章。

（二）公司部门印章用于内部流程管理的需要，对外仅限于对口业务部门或 具体业务的函告，且对公司不产生法律约束力。

（三）公司介绍信供公司员工外出办理公务时使用，须加盖公司公章方为有

效。

第九条 印章的使用程序

• （一）公司印章的使用一律采用先批准后盖章的方式。

• （二）印章使用的具体规定：

• 1、公司统一印制《印章使用申请审批单》和《用章登记薄》。

• 2、申请使用印章需首先填报《印章使用申请审批单》，写明须盖印章的名称， 申请用章部门，用章申请人，用章事由及需盖章材料名称、份数。

• 3、用章审批规定：

• （1）盖公司公章的，先由部门负责人对须盖章材料审核后在《印章使用申

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请审批单》上签字确认，然后交分管负责人或总经理审核批准。涉及董事会、监 事会、股东大会以及信息批露等相关材料须用章的，由董事长或董事长授权的董 事会秘书批准。

（2）盖董事会章的，由董事长或授权的董事会秘书批准并盖章；盖监事会 章由监事会主席批准。

（3）盖合同专用章的：①销售方面的，先由营销负责人对须盖章材料审核 后在《印章使用申请审批单》上签字确认，然后交分管负责人审核批准，合同专 用章使用必须符合合同授权权限，营销分管负责人不得超权限使用合同专用章；； ②采购方面的，先由供应部负责人对须盖章材料审核后在《印章使用申请审批单》 上签字确认，然后交总经理审核批准；③设备、厂房、土地等基础设施建设由总 经理、董事长审核批准。④投资、并购、证券等方面的，由董事长或董事长授权 的负责人审核批准。其他情况需经公司总经理或授权负责人批准。

（4）盖财务类章的，由财务总监批准。财务部门因财务常规工作使用财务 类印章的无须经上述程序，可直接由财务部负责人盖章，但必须做好用章登记记 录。

（5）盖发货专用章的，由计划物流部负责人批准。如涉及欠款发货的，需 由营销负责人与财务部专项审核员批准。

（6）盖各职能部门章的，由职能部门负责人批准。

（8）盖其他类业务章的，须经总经理或授权的部门负责人批准。

4、将经批准的《印章使用申请审批单》及须盖章材料交印章保管人处盖章。 对须盖章的合同类材料，如有合同评审要求的须同时提供合同评审单，授权签订 合同人员须先在合同、协议上签好字。印章保管人在用印时必须逐项核对准确后 方可用印，用印后应在《印章使用申请审批单》上签名确认。对一些重要的证明 文件、承诺或比较重大的合同等，印章保管人应报请本部门负责人核对须盖章材 料后方可盖章，如该部门负责人认为有必要的，可提请公司总经理或董事长批准 后再盖章。

印章保管人应同时对用章情况进行登记，填写《用章登记薄》，写明盖章材 料名称、份数，用印名称、用印日期、用印部门等内容，并由用印经办人签字。 5、对审批领导不在公司，但材料、文件急需盖章的，可通过电话、传真、

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网络授权的方式批准，但回公司后需补办批准手续。

6、对批准带出公司使用的印章，只准用于批准的事项，在盖章前须先将须 盖章材料以传真、发电子邮件等方式给分管负责人或总经理确认后，方可盖章。 回公司后需提交盖章材料再次确认并向批准领导和印章保管人提供盖章材料复 印件一份。

• 7、对不符合规定的和不经部门负责人批准的文件、合同等，印章保管人有 权拒印。

（三）严禁在空白合同、协议、证明、介绍信、空白纸等上盖章。因特殊情 况确须盖章的，须在填报《印章使用申请审批单》，经总经理或分管负责人批准 后方可盖章。待工作结束后，必须及时向公司汇报已盖章材料的具体内容和情况， 并向批准领导和印章保管人提供复印件一份，未使用的必须立即收回。

第四章 印章的保管、交接和停用

第十条 印章的保管

• （一）公司各类印章必须由公司指定的专人保管，各类印章保管部门的负责 人为第一责任人，印章保管人为直接责任人。

• （二）印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启 用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

（三）印章原则上不允许带出公司，确因工作需要须将公司公章、合同专用 章等印章带出使用的，应事先填写《印章使用申请审批单》，载明事项，先经分 管负责人提出是否同意带出意见，再经公司董事长或董事长授权的领导批准，并 报保管印章部门的印章管理制度负责人确认后方可带出。其他类业务章等如须带 出使用，须经分管负责人或总经理批准。

印章带出公司期间，借用人只可将印章用于批准的申请事由，并对印章的使 用后果承担一切责任。

（四）印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。 每次用印完毕应随时锁入柜中，防止被盗用，禁止将印章置于办公桌上或未上锁 的柜子等随意可拿取的地方。一旦发生丢失或被窃，应立即向公司报告，并迅速

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采取措施追查。

• （五）印章保管人因事离岗时，须由保管印章的部门负责人指定人员暂时代

管，以免贻误工作。

第十一条 印章的交接

印章移交须办理手续，签署《印章移交单》，注明印章名称、图样、移交人、 接交人、监交人、移交时间等信息。

印章保管人印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分。印章保管人离

职时，须办理所管印章的移交手续后方可办理离职手续。

第十二条 印章的停用

• （一）有下列情况，印章须停用：

• 1、公司名称变更；

• 2、印章损坏；

• 3、印章遗失或被窃，声明作废；

• 4、公司决定停用。

• （二）印章停用须经总经理或董事长批准，并及时将停用印章送行政综合部 封存或销毁，公司行政综合部应建立印章上交、存档、销毁的登记档案。

第五章 附 则

第十三条 违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成经 济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。

第十四条 本制度所载明“授权”形式为“书面授权”，每年度末印章保管人 负责将《书面授权凭证》送行政综合部存档。

第十五条 每年度末印章保管人负责将《用章登记薄》送行政综合部存档。 第十六条 自本制度颁布之日起停止使用未经批准使用的印章，已经刻制、 使用的印章须统一上交行政综合部保存或销毁，是否再次启用由公司作出决定。 第十七条 本制度由董事会负责解释。

第十八条 各控股子公司参照本制度执行。

第十九条 本制度经公司董事会审议通过之日起生效并实施。

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宏达高科控股股份有限公司

2012 年6 月15 日

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