HONGBO CO.,LTD. — Audit Report / Information 2011

Feb 15, 2012

鸿博股份内部控制自我评价报告

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福建鸿博印刷股份有限公司董事会

内部控制自我评价报告

一、公司内部控制综述

为了进一步加强和规范公司的内部控制，提高公司管理水平和风险防范能 力，保障公司资产安全，促进公司规范运作和健康可持续发展，保护投资者的合 法权益，福建鸿博印刷股份有限公司（以下简称“公司”）根据《公司法》、《证 券法》、《深圳证券交易所股票上市规则》、《内部会计控制规范—基本规范（试 行）》、《中小企业板上市公司内部审计工作指引》等有关法律法规和规范性文 件的要求，不断加强和完善公司治理和内部控制，有效防范了经营决策及管理风 险，确保了公司稳健的经营。按照建立现代企业制度的要求，公司结合实际情况 制定并完善了各项内部控制制度，逐步建立了涵盖公司各个运营环节的内部控制 体系，现将公司2011 年度内部控制自我评价情况报告如下：

二、公司建立健全内部控制制度情况

（一）内部控制环境

公司在日常经营过程中严格执行公司各项制度，坚持在管理中不断完善和健 全制度体系，注重内部控制制度的制定和实施。只有建立完善高效的内部控制机 制，才能使公司规避风险，提高工作效率，提升公司治理水平。公司内部控制环 境主要有以下几个方面：

1、治理结构

经过多年的摸索和积累，公司已经建立了一套相对完善和成熟的组织架构， 该架构体现了放权和控制并重的整体思路，力求做到“集权有道，分权有序，授 权有章，用权有度”的管理目标。目前，公司内部控制的组织架构如下图所：

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福建鸿博印刷股份有限公司
组织结构图
股东大会
战略委员会
监事会
提名委员会
董事会
薪酬与考核委员会
审计委员会
总经理
内部审计部
总裁办 经营管 人力资源 投资管 技术研
财务中心 证券部 营销中心
公室 理中心 中心 理中心 发中心
四川 重庆 无锡 港龙 广州 钻研 网络 广州 鸿博 智能卡 福州分 鸿博 昊天
鸿海 鸿海 双龙 贸易 鸿博 国际 数据 彩创 致远 分公司 公司 昊天 国彩
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公司自成立以来，根据《公司法》、《证券法》及其他有关法律、法规的要 求，制订了《公司章程》、《股东大会议事规则》等相关基础制度，规范法人治 理结构，逐步建立、健全了公司内部组织机构和各项内部控制制度，在《公司章 程》中明确了股东大会、董事会与总经理各自的权利与义务，为实施内部控制制 度奠定了基础。公司设立了监事会，聘请了独立董事，代表全体股东监督公司管 理。股东大会是公司的最高权力机构，依法行使企业经营方针、筹资、投资、利 润分配等重大事项的表决权。董事会依法行使公司的经营决策权，对公司内部控 制体系的建立和监督负责；董事会下设各委员会对公司的重大事项提出建议。监 事会是公司的监督机构，监督公司董事、经理层及其他高管人员是否依法履行职 责。公司经理层负责组织实施股东大会、董事会的决议事项，主持公司的生产经 营管理工作。

公司董事会能按照《公司法》、《证券法》和公司章程赋予的职责，以及上 述规则或规程规定的权限和程序，对公司经营活动中的重大决策问题进行审议并 作出决定，或提交股东大会审议，并能够根据要求做好定期信息披露及重大事项 的公告。监事会能切实履行监督职能，经营班子严格执行股东大会和董事会的决

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定。公司的决策机构、监督机构与执行层之间权责分明、各司其职、有效制衡， 能够科学决策、协调运作。

2、控制活动

为合理保证各项目标的实现，公司建立了相关的控制政策和程序，主要包括： 交易授权控制、不相容职务相互分离控制、凭证与记录控制、财产保全控制、独 立稽查控制、风险控制等。

（ 1 ）交易授权批准控制：明确了授权批准的范围、权限、程序、责任等相 关内容，单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使相应的职权，经办人员也 必须在授权范围内办理经济业务。

公司按交易金额的大小及交易性质不同，根据《公司章程》及各项管理制度 规定，采取不同的授权控制；对日常的生产经营活动采用一般授权；对非经常性 业务交易，如对外投资、发行股票等及重大交易作为重大事项，实行特别授权。 日常经营活动的一般交易采用由各子公司或部门按公司相关授权规定逐级审批 制度，总经理有最终决定权；重大事项按公司相关制度规定由董事会或股东大会 批准。

（ 2 ）不相容职务相互分离控制：建立了岗位责任制度和内部牵制制度，通 过权限、职责的划分，制定了各组成部分及其成员岗位责任制，以防止差错及舞 弊行为的发生，按照合理设置分工，科学划分职责权限，贯彻不相容职务相分离 及每个人的工作能自动检查另一个人或更多人工作的原则，形成相互制衡机制。 不相容的职务主要包括：授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、监督检查 等。

（3）凭证与记录控制：公司严格审核原始凭证并合理制定了凭证流转程序， 要求交易执行应及时编制有关凭证并送交会计部门记录，已登账凭证应依序归 档。

（ 4 ）财产保全控制：严格限制未经授权的人员对财产的直接接触，采取定 期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施，以使各种财产安全完整。

（ 5 ）独立稽查控制：公司设置专门的内审部门，对公司及子公司的经营管 理、财务状况、内控执行情况进行审查、考核。

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（ 6 ）风险控制：制定了较为完整的风险控制管理规定，对公司财务结构的 确定、筹资结构的安排、筹资成本的估算和筹资的偿还计划等基本做到事先评估、 事中监督、事后考核；对各种债权投资和股权投资都要作可行性研究并根据项目 和金额大小确定审批权限，对投资过程中可能出现的负面因素制定应对预案；建 立了财务风险预警相关制度与经济合同管理相关制度，以加强对信用风险与合同 风险的评估与控制。

（ 7 ）电子信息系统控制：公司已制定了较为严格的电子信息系统控制制度， 在电子信息系统开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管等方面做了较多 的工作。

3、内部控制检查监督部门的设置情况

本公司内部控制检查监督部门为公司审计部，目前该部门设经理一名，内审 工作人员三名。其主要职责为对公司各项内部控制制度执行情况实施监督评价， 对公司经营情况、财务情况及其他情况进行审计和监督。

4、人事政策与实际运作

公司坚持以人为本，始终把人才放在第一位，尊重人、关心人、激励人、培 养人，尊重员工的个性与成长诉求，尊重员工的积极性、创造性，为每个员工实 现自我价值的平台。鼓励员工通过个人奋斗实现自我价值，促进企业与员工的共 同发展。公司实行全员劳动合同制，制定了系统的人力资源管理制度，对人员录 用、员工培训、工资薪酬、福利保障、绩效考核、内部调动、职务升迁等进行了 详细规定，并建立了一套完善的绩效考核体系。

5、外部影响

影响公司的外部环境主要来自于管理监督机构的监督、审查，经济形势及行 业动态等。公司能适时地根据外部环境的行动及变化不断提高控制意识、强化和 改进内部控制政策及程序。

6、企业文化

企业文化是公司的灵魂，公司构建了一套涵盖理念、行为准则和道德规范等 的企业文化体系，铸造精神，凝聚人心。企业文化：以人文本，创造价值。和谐 发展，回报社会。人才战略：以人文本，共创辉煌。

（二）风险评估过程

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公司制定了长远整体目标，2011 年制定了五年战略规划，同时辅以具体的经 营目标和计划，并向全体员工传达。公司建立了有效的风险评估过程，并对识别 的公司可能遇到的经营风险、环境风险、财务风险等能够及时发现并采取应对措 施。

在公司审计委员会及战略委员会指导下，公司各部门根据战略目标及发展规 划，结合行业特点，建立了系统、有效的风险评估体系：公司在制定年度经营计 划时，分析面临的形势与困难，识别与分析可能影响企业发展的风险因素，进行 分析与评估，通过风险防范、风险转移及风险排除等方法，将风险控制在可承受 范围内。同时，公司通过《突发事件处理制度》、《重大信息内部报告制度》、 《风险投资管理制度》等建立了突发事件应急机制，明确各类重大突发事件的监 测、报告、处理的程序和时限，并建立了责任追究制度。

（三）重点控制活动

1、对子公司的管理控制

公司控股子公司控制结构及持股比例图：

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公司制定了《分（子）公司总裁（总经理）产生及管理办法》、《财务总监 （财务负责人）外派管理制度》及各子公司组织权限，规范了外派的董、监、高

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的管理以及明确了各子公司相关人员的授权。此外总部职能部门对子公司的对口 部门进行专业指导及监督，从公司治理、日常经营及财务管理等各方面对子公司 实施了有效的管理。明确要求子公司按照《公司法》的有关规定规范运作，并严 格遵守《公司章程》等的相关规定；对子公司实行公司统一的会计政策，建立对 各子公司的绩效综合考核体系，有效实施了对子公司的内控管理。强化对控股子 公司的财务监管，公司管理层定期或不定期对各控股子公司的财务收支状况、企 业经济效益等问题进行核查，促进其规范管理。对控股子公司的外派人员加强管 理和控制，通过向控股子公司派遣管理人员和财务人员，及时了解并掌握控股子 公司经营管理信息。对于控股子公司与自身经营管理相关的重大事件、重大决策 需及时上报公司董事会，加强对控股子公司的经营管理。

2011年，公司对子公司管理制度完善并有效执行，有效规避了相关经营风险。 2、关联交易的内部控制

为规范公司关联交易，保证关联交易的公允性，公司制订实施了《关联交易 管理制度》，对关联交易的范围、决策程序、信息披露等方面作了严格规定，规 范与关联方的各项交易活动，保证公司与关联方之间的关联交易符合公平、公正、 公开的原则，确保公司的关联交易行为不损害公司和非关联股东的合法权益。

2011 年，公司无资产收购、出售发生的关联交易事项；公司无与关联方共同 对外投资发生的关联交易事项；公司不存在关联方非经营性占用公司资金的情 况；公司无其他重大关联交易；公司不存在违法《关联交易关联制度》事项。 3、对外担保的内部控制

为规范公司对外担保行为，有效控制公司对外担保风险，《公司章程》中明 确了股东大会、董事会关于对外担保事项的审批权限，公司对外担保必须经董事 会或股东大会批准，严格控制担保风险。

2011 年公司发生一笔重大担保事项，公司为全资子公司重庆鸿海印务有限公 司的实际担保总额为 3,000 万元，担保责任期 2 年，属于公司正常生产经营和资金 合理利用的需要，担保决策程序合法，没有损害公司及公司股东尤其是中小股东 的利益。

4、募集资金使用的内部控制

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公司修订了《募集资金使用管理办法》，构建了完整的募集资金专用账户使 用、管理、监督程序，对募集资金专户存储、使用、变更流程、决策权限、管理 监督和责任追究等方面进行明确规定。公司严格按照制度规定，对募集资金进行 专户存储，并与银行、保荐人签署《三方监管协议》；资金使用严格履行申请和 审批手续；公司内部审计部门对募集资金使用和存放情况进行季度审计，形成专 项内部审计报告并报告公司审计委员会以监督和核查公司募集资金使用和存放 是否符合法律法规和公司相关规定。

报告期内公司对募集资金的使用严格按照《募集资金使用管理办法》执行。 对募集资金的使用严格经过项目经理申请、财务总监审核、董事会秘书审核、总 经理审批、保荐代表人审批的审批程序，符合募集资金使用的相关法律、法规的 规定，不存在损害股东利益的情况。

5、重大投资的内部控制

公司注重对投资特别是重大投资行为的内部控制，严格按照《公司法》、《证 券法》等法律、法规以及规范性文件的有关要求，制定了《证券投资管理制度》、 《风险投资管理制度》，履行严格的投资决策和监督管理程序，规范公司投资行 为，对公司投资的范围和投资资金的来源作明确规定，对投资项目从立项到实施 后的检查、监督进行了详细的控制规定。进一步加强了公司对外投资活动的内部 控制，公司强化对投资活动的监管，将投资决策建立在科学的可行性研究基础之 上，努力实现投资结构最优化和效益最佳化。避免投资项目因管理不善、决策失 误、审查把关不严或用人不当致使公司严重亏损的后果。

公司对重大投资事项建立了严格的审核程序和有效的风险控制措施。2011 年，公司所有对外投资和重要资产购买均按照规定履行审批程序并订立合同，合 同正常履行。

6、信息披露的内部控制

公司制订了《信息披露管理制度》，对信息披露的基本原则、形式与内容、 管理与责任、程序及媒介作了明确规定；公司还制定实施了《重大信息内部报告 制度》、《内幕信息知情人报备制度》，对重大信息的范围、重大信息知情人范 围、重大信息内部报告的管理和责任、重大信息内部报告程序作了详细规定，确

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保公司及时、准确、真实、完整地披露所有对公司股票交易价格可能产生较大影 响的信息，相关信息披露及时刊登在《中国证券报》、《证券时报》。

7 、财务规范的内部控制

公司严格执行国家统一的会计准则制度，明确会计凭证、会计账簿和财务会 计报告的处理程序，保证会计资料的真实完整。

根据中国证券监督管理委员会福建监管局《关于开展规范财务会计基础工作 专项活动的的通知》（闽证监公司字【2011】 19 号）的要求，公司制订了开展 专项活动的的工作方案，成立了以总经理为总负责人，财务总监为具体实施负责 人的专项活动领导小组。根据工作方案，公司认真、全面展开了自查活动，公司 逐项落实自查报告中所列的整改措施，认真加以改进完善。公司根据子公司实际 情况陆续配置合格的全职财务人员，完善了个别新设子公司在筹建期间财务人员 配置不到位的问题；公司制定了《预计负债管理制度》，修订了《货币资金管理 制度》，完善了公司财务管理制度，适应子公司的发展；公司财务信息系统加强 规范内部操作程序，完善了财务信息系统使用和控制；母公司加强了对子公司的 全面预算管理，使母公司的预算管理完全渗透到子公司具体的各个方面，预算分 析与管理更加完善。

8 、审计规范的内部控制

公司制定了《内部审计制度》以及《内部审计工作规范》，对内部审计的机 构和人员设置、职责和总体要求、内部审计具体实施、内部审计档案管理以及内 部审计工作程序、内部审计报告的出具和使用等方面内容进行了明确规范。制度 要求内部审计部门定期检查公司内部控制缺陷，对公司及分、子公司内部控制制 度的运行情况进行检查监督，并将检查中发现的问题、改进建议及解决进展情况 等形成内部审计报告，向董事会、审计委员会和管理层进行汇报。

报告期内，内部审计部门开展的审计项目重点包括公司及各分、子公司年度 财务审计；公司及各分、子公司内控制度制定及执行情况、预算执行情况、相关 领导离职经济责任、生产办公物资、固定资产采购情况等专项审计。对检查中发 现的问题限期整改，同时按公司规定进行了责任追究。审计部门对各有关职能部 门整改效果进行及时跟踪和指导，并就审计建议和整改情况开展了后续追踪审计 工作。

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9 、人力资源规范的内部控制

依据公司整体战略和布局、各分子公司业务发展规划、各分子公司人力资源 现状，公司编制了《人力规划及编制管理制度》，对公司的员工招聘、薪酬绩效、 劳动合同、人事档案管理、劳动纠纷处理、行政总务等方面内容进行了明确规范。 制度要求人力规划与编制管理应有效保证对公司人力资源的供给，保障业务顺利 开展；人力规划与编制管理应与公司战略目标及业务发展相适应，确保二者相互 协调；人力规划与编制管理要反映出人力资源结构，使各类不同人才恰当结合起 来，优势互补，实现组织的系统性功能。

报告期内，公司的人力资源均能按照制度有效执行，保障了各项工作的规范 顺利运行，做到与公司战略目标相适应。

（四）信息与沟通

• 1 、公司生产、供应、销售、财务、人力资源等部门以及公司高管通过内部

• 局域网在各自权限范围内查阅、收集、处理相关共享信息，通过网络媒介及时掌 握和处置生产经营中的各种情况。

• 2 、各部门均设有内、外线直拨电话，各部门间信息沟通畅通及时。

• 3 、公司重大事项或重要政策以公文形式传递给各部门，部门领导签收并传

阅。

• 4 、各部门各业务活动制定了固定连续性纸质表格或网络电子文本，公司各

• 员工均知悉并了解相关表格或文本的填写和应用。

5 、各部门之间联系需审批的文件以纸质表格或办公自动化系统分层对口审 批。

• 6 、各分子公司每月以书面形式向总部报告上月财务、资金、生产、销售等

• 各方面情况，如有重大事项均第一时间向总部报告。

• 7 、公司总部与各分子公司除采用电话、传真、快递沟通联系外，还采用电

• 子邮件方式传递信息，极大地节约了办公成本、提高办公效率。

公司建立了有效的沟通渠道和机制，使管理层就员工职责和控制责任能够进 行有效沟通。沟通的充分性使员工能够有效地履行其职责，与客户、供应商、监 管者和其他外部人士的有效沟通，使管理层面对各种变化能够及时适当地采取进 一步行动。

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（五）内部监督

公司内部监督主要包括董事会、审计委员会、监事会及内部审计机构的监督， 审计委员会是董事会的专门工作机构，主要负责公司内、外部审计的沟通、监督 和核查工作，确保董事会对经理层的有效监督。公司监事会负责对董事、经理及 其他高管人员的履职情形及公司依法运作情况进行监督，对股东大会负责。公司 制定了《内部审计制度》等内控制度，设立了独立的内部审计部门，负责公司内 部审计工作。公司审计部在审计委员会的直接领导下独立地开展内部审计、督查 工作，监督公司及子公司的经营管理、财务状况、内控执行等情况。通过定期的 日常审计及专项审计，及时发现内部控制的缺陷和不足，详细分析问题的性质和 产生的原因，提出整改方案并监督落实，出具独立的审计意见，定期将工作总结 及工作计划向董事会审计委员会报告。公司定期对各项内部控制制度进行评价， 以获取其有效运行或存在缺陷的证据，并对发现的内部控制缺陷及时采取措施予 以纠正。

三、公司内部控制存在的问题及整改计划

公司自改制上市以来，在公司治理、规范运作等方面取得了很大的进步，但 随着公司的发展和经营环境的变化，难免会出现一些不足之处，公司将在今后不 断完善并严格执行公司内部控制制度，保证公司内部控制制度健全完善并有效运 行。

1、随着竞争日趋激烈，国内外环境日趋复杂，公司应加强内部控制的风险 评估工作，持续进行风险识别和分析，综合运用应对策略，实现有效的风险控制。

2、公司将进一步修订和完善公司各项内控制度，定期和不定期地对公司及 控股子公司的制度执行情况进行检查，保障公司内控制度健全完善和有效实施。

3、加强培训及监督工作。组织公司董事、监事、高级管理人员及公司员工 参加内控相关法规制度的学习，提高其内控规范意识，以进一步加强内控制度的 执行力度。进一步发挥独立董事及审计委员会对公司内控执行的监督作用，提高 公司治理水平。

4、公司及各下属子公司每年都根据中长期战略规划及市场预测和生产能力 评估，通过自上而下、自下而上地编制包括销售预算、生产预算、财务预算在内

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的全面年度预算，经过董事会审核、批准后，及时下达要求公司各部门及子公司 认真执行。公司在对预算执行情况进行跟踪、考核方面尚需提高完善。

5、加强投资项目的后期管理工作。随着公司规模的逐步扩大，投资领域的 不断拓宽，组织架构日益复杂。尽管公司对重大投资事项建立了较为严格的审核 程序和有效的的风险控制措施，为保障企业资金安全和项目运营效果，需要不断 提高管理水平，加强投资项目后期管理，明确责任分工、权限范围和审批程序， 在项目实施过程中的重大工程、设备、材料采购进行招投标管理，确保项目的质 量和效益，确保公司整体战略的有效实施。

四、公司董事会对内部控制有效性的自我评价

公司董事会认为，公司已根据实际情况和管理需要，建立健全了完整、合理 的内部控制制度，所建立的内部控制制度贯穿于公司经营活动的各层面和各环节 并有效实施。公司按照《企业内部控制基本规范》，于截至2011 年12 月31 日 止在所有重大方面保持了有效的内部控制。

由于内部控制有其固有的局限性，随着内部控制环境的变化以及公司发展的 需要，内部控制的有效性可能随之改变，为此公司将及时进行内部控制体系的补 充和完善，并使其得到有效执行，为财务报告的真实性、完整性，以及公司战略、 经营目标的实现提供合理保证。

福建鸿博印刷股份有限公司董事会 2012 年2 月16 日

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