HMT(XIAMEN) NEW TECHNICAL MATERIALS CO.,LTD. — Governance Information 2024

Apr 29, 2024

华懋（厦门）新材料科技股份有限公司

独立董事专门会议工作细则

二〇二四年四月（修订）

华懋（厦门）新材料科技股份有限公司 独立董事专门会议工作细则

第一章 总则

第一条 为进一步完善公司治理结构，促进公司规范运作，依据《中华人民 共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《上市公司治理准则》、《上市 公司独立董事管理办法》、《上海证券交易所上市公司自律监管指引第 1 号—— 规范运作》等相关法律法规、规范性文件，结合《华懋（厦门）新材料科技股份 有限公司章程》（以下简称“公司章程”）、《华懋（厦门）新材料科技股份有 限公司独立董事制度》（以下简称“独董制度”）的相关规定，特制定本细则。

第二条 独立董事专门会议全部由独立董事参加，从维护公司和中小股东 利益角度对所议事项进行独立研讨，并形成讨论意见。

第二章 议事规则及职责权限

第三条 独立董事应当定期或者不定期召开专门会议。原则上专门会议应 于会议召开前三日通知全体独立董事并提供相关资料和信息。情况紧急需要尽快 召开专门会议的，可免于按照前款规定的通知时限执行，但召集人应当在会议上 做出说明。

第四条 会议通知包括以下内容：（一）会议日期和地点；（二）会议期限； （三）事由及议题；（四）发出通知的日期。

第五条 独立董事专门会议以现场召开为原则，在保证全体参会独立董事 能够充分沟通并表达意见的前提下，必要时可以采用视频、电话或者其他方式召 开。

第六条 独立董事专门会议由过半数独立董事共同推举一名独立董事召集 和主持。召集人不履职或者不能履职时，两名及以上独立董事可以自行召集并推 举一名代表主持。

第七条 独立董事专门会议由 2/3 以上独立董事出席方可召开，会议采取记 名投票表决方式，每名独立董事享有一票表决权。为确保会议审议事项涉及信息 的充分、完整，独立董事可要求议案涉及的相关人员列席专门会议，并在会议上

1

进行解释说明。该等列席人员对议案没有表决权。

第八条 独立董事应当亲自出席独立董事专门会议，因故不能亲自出席会 议的，应当事先审阅会议材料，形成明确的意见，并书面委托其他独立董事代为 出席。

第九条 下列事项应当经公司独立董事专门会议讨论并经全体独立董事过 半数同意后，方可提交董事会审议：

• （一）应当披露的关联交易；

• （二）公司及相关方变更或者豁免承诺的方案；

• （三）公司董事会针对公司被收购所作出的决策及采取的措施；

• （四）法律法规、中国证监会及上海证券交易所规定和《公司章程》规定的

• 其他事项。

第十条 独立董事行使以下特别职权前应经公司独立董事专门会议审议并 经全体独立董事过半数同意：

• （一）独立聘请中介机构，对公司具体事项进行审计、咨询或者核查；

• （二）向董事会提议召开临时股东大会；

• （三）提议召开董事会会议。

独立董事行使本条所列职权的，公司应当及时披露。上述职权不能正常行使 的，公司应当披露具体情况和理由。

第十一条 除审议本细则第九条、第十条规定的事项外，独立董事还可以根 据需要召开专门会议，对与中小股东权益密切相关的其他事项进行研究讨论。

第十二条 公司应当为独立董事专门会议的召开提供便利和支持，提供所必 需的工作条件。公司董事会秘书、证券部协助做好独立董事专门会议相关工作联 络、会议组织、材料准备和档案管理等日常工作。

第十三条 公司应当承担独立董事专门会议要求聘请专业机构及行使其他 职权时所需的费用。

第三章 会议决议和会议记录

第十四条 独立董事专门会议应当有会议决议并建立书面会议记录。出席 会议的独立董事应当在会议决议及会议记录上签字。

2

第十五条 独立董事专门会议应当对讨论事项记录如下事项：

（一）会议召开的日期、地点和召集人姓名、出席独立董事的姓名；

• （二）所讨论事项的基本情况；

• （三）独立董事发言要点；

（四）每一决议事项的表决方式和结果（表决结果应载明赞成、反对或弃权 的票数）；

• （五）独立董事发表的结论性意见。

第十六条 独立董事专门会议所作决议应经全体独立董事的过半数通过方 为有效。独立董事应在专门会议中发表明确意见，意见类型包括同意、反对及弃 权，所发表的意见应当明确、清楚。投反对票或者弃权票的，应当说明具体理由 及依据、议案所涉事项的合法合规性、可能存在的风险以及对公司和中小股东权 益的影响等。

第十七条 独立董事专门会议档案包括会议通知、会议材料、独立董事代为 出席的授权委托书（如有）、表决票、会议记录等，由证券部保存。独立董事专 门会议档案应当至少保存十年。

第十八条 参加会议的独立董事和会议列席人员及相关工作人员等均对会 议所议事项有保密义务，不得擅自披露有关信息。

第十九条 独立董事向公司年度股东大会提交年度述职报告，对其履行职责 的情况进行说明时，年度述职报告应当包括独立董事专门会议工作情况。

第四章 附则

第二十条 本工作细则未尽事宜，按国家有关法律、法规和《公司章程》的 规定执行；本工作细则如与国家颁布的法律、法规和《公司章程》相抵触时，按 国家有关法律、法规和《公司章程》的规定执行，并应予以修订。

第二十一条 本工作细则由公司董事会负责解释和修订，经公司董事会审 议通过之日起生效，修改时亦同。

华懋（厦门）新材料科技股份有限公司

2024 年 4 月 27 日

3