Hezong Science&Technology Co., Ltd — Governance Information 2022

Aug 29, 2022

董事会秘书工作细则

北京合纵科技股份有限公司 董事会秘书工作细则

第一章 总则

第一条 为了促进北京合纵科技股份有限公司（以下简称“公司”）的规范运 作，进一步明确董事会秘书的职责和权限，更好地发挥董事会秘书的作用，根据 《中华人民共和国证券法》《中华人民共和国公司法》《深圳证券交易所创业板上 市规则》和《北京合纵科技股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）制定 本工作细则。

第二条 公司设董事会秘书1 名。董事会秘书是公司的高级管理人员，对公 司和董事会负责，承担法律、法规及《公司章程》对公司高级管理人员所要求的 义务，行使相应的工作职权，并获取相应报酬。

第三条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、监事、其他 高级管理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的工作。

董事会秘书下设证券部，由董事会秘书负责，公司各有关部门应积极配合证 券部的工作。

第四条 董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，参加涉 及信息披露的有关会议，查阅涉及信息披露的所有文件，并要求公司有关部门和 人员及时提供相关资料和信息。

董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和严重阻扰时，可以直接向深交 所报告。

第二章 任职资格

第五条 董事会秘书的任职资格：

• (一)具有大学专科以上学历,从事经济、管理、证券等工作两年以上；

• (二)具备履行职责所必须的财务、管理、法律等专业知识；

• (三)具有良好的个人品质和职业道德，严格遵守有关法律、法规和规章，能

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够忠诚地履行职责；

• (四)熟悉公司经营管理情况，具有良好的处事和沟通能力；

(五)取得深圳证券交易所（以下简称“深交所”）颁发的董事会秘书资格证书。 公司应当保证董事会秘书在任职期间按要求参加深交所组织的董事会秘书后 续培训。

第六条 具有下列情形之一的人士不得担任董事会秘书：

（一）《公司法》规定不得担任董事、监事、高级管理人员的；；

（二）自受到中国证券监督管理委员会（以下简称“中国证监会”）最近一 次行政处罚未满三年或被其采取不得担任上市公司董事、监事、高级管理人员的 市场禁入措施，期限尚未届满的；

（三）最近三年受到证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评的；

（四）公司现任监事；

• （五）深交所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

第三章 聘任与解聘

第七条 董事会秘书经董事长提名，由董事会聘任或者解聘。

第八条 公司应当聘任证券事务代表作为证券部的成员，协助董事会秘书履 行职责。董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权利并履行其职责， 在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。

证券事务代表应当参加深交所组织的董事会秘书资格培训，取得董事会秘书 培训合格证书并按规定参加后续培训。

第九条 公司解聘董事会秘书应当有充分的理由，不得无故将其解聘。

董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向深交所报告，说明原因并公 告。董事会秘书有权就公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向深交所提交个人 陈述报告。

第十条 董事会秘书有下列情形之一的，公司应当自该事实发生之日起一个 月内解聘董事会秘书：

（一）出现本细则第六条规定情形之一的；

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（二）连续三个月以上不能履行职责的；

（三）在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给公司或者股东造成重大损失 的；

（四）违反国家法律、行政法规、部门规章、规范性文件、深交所的相关规 定和《公司章程》，给公司或者股东造成重大损失的。

第十一条 公司在聘任董事会秘书时，应当与其签订保密协议，要求董事会 秘书承诺在任职期间以及离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉 及公司违法违规行为的信息除外。

董事会秘书离任前，应当接受董事会和监事会的离任审查，在监事会的监督 下移交有关档案文件、正在办理的事项以及其他待办理事项。

第十二条 董事会秘书空缺期间，公司应当及时指定一名董事或者高级管理 人员代行董事会秘书的职责，并报深交所备案，同时尽快确定董事会秘书的人选。 公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。

董事会秘书空缺时间超过三个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，直至 公司聘任新的董事会秘书。

第四章 董事会秘书的职责

第十三条 公司在履行信息披露义务时，应当指派董事会秘书、证券事务 代表或者本细则第十二条规定代行董事会秘书职责的人员负责与深交所联系，办 理信息披露与股权管理事务。

第十四条 董事会秘书应当对公司和董事会负责，履行如下职责： （一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息 披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；

（二）负责公司投资者关系管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实 际控制人、保荐机构、保荐代表人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；

（三）组织筹备董事会会议和股东大会，参加股东大会、董事会会议、监事 会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字确认；

（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，及时 向深交所报告并公告；

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（五）关注公共媒体报道并主动求证真实情况，督促董事会及时回复深交所 所有问询；

（六）组织董事、监事和高级管理人员进行证券法律法规及深交所相关规定 的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的权利和义务；

（七）督促董事、监事和高级管理人员遵守证券法律法规、深交所的相关规 定及《公司章程》，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司作出或者可能作出违 反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实地向深交所报告；

（八）董事会授予的其他职责；

（九）有关法律、法规、中国证监会和深交所要求履行的其他职责。

第十五条 董事会秘书负责保存和管理（包括但不限于）公司的股东名册、 董事名册、股东的持股数量和董事持股情况及股东大会、董事会、监事会会议的 记录文件、公司组建档案等资料，制订保密措施。

证券部负责保管董事会印章，董事会秘书应建立健全印章的管理办法。

第十六条 董事会秘书应当协助董事会依法行使职权，在董事会作出违反法 律、行政法规、规范性文件以及《公司章程》的决议时，及时提醒董事会，如果 董事会坚持作出上述决议时，应当把情况记录在会议记录上，并将会议记录立即 提交全体董事和监事签字确认。

第十七条 董事兼任董事会秘书的，如某一行为需由董事、董事会秘书分别 作出时，则该兼任董事及公司董事会秘书的人不得以双重身份作出。

第五章 附则

第十八条 除非有特别说明，本细则所使用的术语与《公司章程》中该等术 语的含义相同。

第十九条 本细则未尽事宜，按国家有关法律、行政法规、部门规章和《公 司章程》的规定执行；如国家有关法律、行政法规、部门规章和《公司章程》修 订而产生本规则与该等规范性文件规定抵触的，以有关法律、行政法规、部门规 章和《公司章程》的规定为准。

第二十条 本细则自董事会决议通过之日起生效并实施。

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第二十一条 本细则的解释权归董事会。

北京合纵科技股份有限公司

2022 年8 月29 日

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