AI assistant
Hexagon Purus ASA — AGM Information 2021
Apr 6, 2021
3620_rns_2021-04-06_0d80d922-3510-4285-b5cf-c47154e7c234.pdf
AGM Information
Open in viewerOpens in your device viewer
| Til aksjeeierne i Hexagon Purus AS: | To the shareholders of Hexagon Purus AS: | |||
|---|---|---|---|---|
| INNKALLING TIL |
NOTICE OF |
|||
| ORDINÆR GENERALFORSAMLING | ANNUAL GENERAL MEETING | |||
| I | IN | |||
| HEXAGON PURUS AS | HEXAGON PURUS AS | |||
| (Org.nr. 919 317 558) | (Reg. No. 919 317 558) | |||
| (Denne innkallingen er utferdiget både på norsk og engelsk. I tilfelle av uoverensstemmelse mellom de to versjonene, skal den norske versjonen ha forrang.) |
(This notice has been prepared both in the Norwegian and the English language. In case of discrepancies between the two versions, the Norwegian version shall prevail.) |
|||
| Styret innkaller herved til ordinær generalforsamling i Hexagon Purus AS ("Hexagon Purus" eller "Selskapet"): |
The Board of Directors hereby gives notice of the annual general meeting in Hexagon Purus AS ("Hexagon Purus" or the "Company"): |
|||
| Tid: Tirsdag 27. april 2021 kl. 12:30 |
Time: Tuesday 27 April 2021 at 12:30 (CEST) |
|||
| Sted: Selskapets lokaler i Korsegata 4B, Ålesund, Norge |
Place: The Company`s office at Korsegata 4B, Aalesund, Norway |
|||
| På grunn av reise‐ og møterestriksjoner knyttet til COVID‐19 bes aksjonærene avgi sine stemmer gjennom innsendelse av fullmaktsskjema i forkant av generalforsamlingen og ikke møte opp personlig. |
Due to travel and meeting restrictions related to COVID‐19, shareholders are requested to vote through submission of proxy forms prior to the general meeting and not to attend the meeting in person. |
|||
| Denne innkallingen og tilhørende dokumenter er også tilgjengelig på Selskapets internettsider: https://hexagongroup.com/hexagon‐purus/. |
This notice and the accompanying documents may also be found at the Company's web pages: https://hexagongroup.com/hexagon‐purus/. |
|||
| Styret har foreslått følgende dagsorden: | The Board has proposed the following agenda: | |||
| 1. ÅPNING AV MØTET OG REGISTRERING AV FREMMØTTE AKSJEEIERE OG FULLMAKTER |
1. OPENING OF THE MEETING AND REGISTRATION OF ATTENDING SHAREHOLDERS AND PROXIES |
|||
| Styrets leder eller en person utpekt av styrets leder vil åpne generalforsamlingen og foreta registrering av fremmøtte aksjonærer og fullmakter. |
The Chair of the Board or a person appointed by the Chair of the Board will open the general meeting and perform registration of the shareholders in attendance and the powers of attorney. |
|||
| (Ingen avstemning.) | (No voting.) | |||
| 2. VALG AV MØTELEDER OG MINST ÉN PERSON TIL Å SIGNERE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDER |
2. ELECTION OF THE CHAIRMAN OF THE MEETING AND AT LEAST ONE PERSON TO SIGN THE MINUTES TOGETHER WITH THE CHAIRMAN |
|||
| Styret foreslår at styrets leder, Jon Erik Engeset, velges som møteleder, og at møteleder foreslår en person til å medundertegne protokollen. |
The Board of Directors proposes that the Chairman of the Board, Jon Erik Engeset, is elected as chairperson of the meeting, and that the chairperson suggests a person to co‐ sign the minutes. |
| 3. | GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN | 3. | APPROVAL OF THE NOTICE OF THE MEETING AND THE AGENDA |
|---|---|---|---|
| Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: |
The Board of Directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
||
| "Innkalling og dagsorden ble godkjent." | "The notice of the meeting and the agenda were approved." | ||
| 4. | GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP og ÅRSBERETNING FOR REGSNKAPSÅRET 2020 |
4. | APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND BOARD REPORT FOR THE FINANCIAL YEAR 2020 |
| Selskapets regnskap for regnskapsåret 2020 og Selskapets årsrapport, herunder konsernregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret 2020, samt revisors beretning, er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com/hexagon‐purus/ i henhold til vedtektene § 9. |
The Company's annual accounts for the financial year 2020 and the Company's annual report, including the group's annual accounts and the Board's report for the financial year 2020, are, together with the auditor's report, made available at the Company's website https://hexagongroup.com/hexagon‐purus/, in accordance with section 9 of the articles of association. |
||
| Styret foreslår at det ikke utdeles utbytte for regnskapsåret 2020. |
The Board proposes that no dividends are distributed for the financial year 2020. |
||
| Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: |
The Board proposes that the general meeting passes the following resolution: |
||
| "Selskapets regnskap for regnskapsåret 2020 og Selskapets årsrapport, inkludert konsernregnskap og årsberetning, for regnskapsåret 2020 godkjennes, herunder Styrets forslag om ikke å utbetale utbytte for regnskapsåret 2020." |
"The Company's annual accounts for the financial year 2020 and the Company's annual report, including the group's annual accounts and the Board's report, for the financial year 2020 are approved, including the Board's proposal not to distribute dividends for the financial year 2020." |
||
| 5. | GODKJENNELSE AV GODTGJØRELSE TIL REVISOR | 5. | APPROVAL OF THE AUDITOR'S FEE |
| Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: |
The Board of Directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
||
| "Generalforsamlingen godkjenner revisors honorar for revisjon og revisjonsrelaterte tjenester for regnskapsåret 2020 etter regning." |
"The general meeting approves the auditor's remuneration in accordance with invoice for audit and audit related services for the financial year 2020 in accordance with invoice." |
||
| 6. | OMDANNING TIL ALLMENNAKSJESELSKAP | 6. | CONVERSION TO A PUBLIC LIMITED COMPANY |
| Selskapets aksjer er i dag notert på Euronext Growth. Selskapet ønsker å forberede en fremtidig mulig notering på Oslo Børs' hovedliste eller tilsvarende markedsplass. For å kunne gjennomføre en slik notering er det et krav at Selskapet først omdannes fra et aksjeselskap (AS) til et allmennaksjeselskap (ASA). |
The Company's share are today listed on Euronext Growth. The Company wishes to prepare for a possible future listing on the Oslo Stock Exchange main list or similar marketplace. In order to be able to carry out such listing, it is a requirement that the Company is first converted from a private limited liability company (AS) to a public limited liability company (ASA). |
||
| Omdanningen til et allmennaksjeselskap vil ha den virkning at Selskapet blir underlagt allmennaksjelovens bestemmelser. Dette vil blant annet medføre følgende konsekvenser i form av endret rammelovgivning: |
The conversion to a public limited liability company will have the effect that the Company will be governed by the provisions of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. This will, inter alia, lead to the following consequences in the form of changed legal framework: |
- Minste påkrevde aksjekapital vil gå opp fra NOK 30 000 til NOK 1 million.
- Krav til å ha daglig leder.
- Krav til kjønnsfordeling i styret.
- Generalforsamling må innkalles med tre ukers varsel
- Selskapet beholder sitt firmanavn uendret, med unntak av foretaksbetegnelsen "AS" som endres til "ASA".
- Selskapets aksjer må være registrert i et verdipapirregister.
- Aksjene i et allmennaksjeselskap er fritt omsettelige med mindre det motsatte bestemmes i vedtektene.
Selskapet tilfredsstiller minstekravet til aksjekapital og har daglig leder. Selskapets aksjer er allerede fritt omsettelige og er registrert i Verdipapirsentralen ASA (VPS). Kravet om kjønnsfordeling i styret er også oppfylt.
Revisors redegjørelse i forbindelse med omdanningen er vedlagt som Vedlegg 1.
På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Selskapet skal omdannes til et allmennaksjeselskap (ASA). Selskapet har til hensikt å innby andre investorer enn aksjonærene til å tegne aksjer i Selskapet.
Selskapets vedtekter § 1 endres til å lyde som følger:
"Selskapets navn er Hexagon Purus ASA. Selskapet er et allmennaksjeselskap."
En ny § 10 inntas i vedtektene med følgende ordlyd:
"10 Deltagelse på generalforsamlingen
Selskapet kan i innkallingen til generalforsamling angi at aksjonærer som vil delta i generalforsamlingen, skal meddele dette til selskapet innen en bestemt frist. Fristen kan ikke utløpe tidligere enn fem dager før generalforsamlingen. Aksjonærer som ikke har meldt fra innen fristens utløp, kan nektes adgang. For at en aksjonær skal kunne utøve sin rett til å delta og stemme på generalforsamlingen, må aksjonærens aksjeerverv være innført i selskapets aksjeeierregister den femte virkedagen før generalforsamlingen avholdes (registreringsdatoen). Aksjeeierne skal kunne avgi sin stemme skriftlig i saker på agendaen til generalforsamlingen i en periode før generalforsamlinger, herunder ved bruk av elektronisk kommunikasjon, i den
- Minimum required share capital will be increased from NOK 30,000 to NOK 1 million.
- Requirement to have a CEO/general manager.
- Requirement of gender representation on the Board. General Meetings must be called with three weeks'
- notice period.
- The Company's corporate identity remains unchanged, with the exception that the company designation "AS" will be changed to "ASA".
- The Company's shares are required to be registered in a central securities depository.
- The shares of a public limited company are freely transferable unless otherwise set out in the Articles of Association.
The Company satisfies the minimum required share capital and has a general manager. The Company's shares are already freely transferable and are registered in the Norwegian Central Securities Depository (VPS). The requirement of gender representation on the Board is also fulfilled.
An auditor report prepared in connection with the conversion is attached hereto as Appendix 1.
On this basis the Board proposes that the general meeting passes the following resolution:
"The Company shall be converted to a public limited liability company (ASA). The Company intends to invite investors other than the shareholders to subscribe for shares in the Company.
Section 1 of the company's Articles of Association is amended to have the following wording:
"The company's name is Hexagon Purus ASA. The company is a public limited liability company."
A new section 10 is included in the Articles of Association with the following wording:
10. Participation at the general meeting
The Company may in the notice for a general meeting stipulate that shareholders that wish to participate in the general meeting shall notify the company of participation within a specific deadline. The deadline may not expire earlier than five days before the general meeting. Shareholders that have not given notice within the deadline may be denied access. In order for a shareholder to be able to exercise voting rights at the general meeting, the shareholder shall be entered in the company's shareholder register on the fifth working day prior to the general meeting (record date). The shareholders shall be able to vote in matters on the agenda for the general meeting for a period prior to the general meeting, including by way of electronic communication, utstrekning selskapets styre finner betryggende metoder for autentisering av avsenderen av slik stemme og i samsvar med allmennaksjelovens bestemmelser."
7. VEDTEKTSENDRING ‐ VALGKOMITÉ
Som ledd i forberedelsene til en potensiell notering på Oslo Børs' hovedliste eller tilsvarende markedsplass, anser styret det hensiktsmessig å innføre en vedtektsfestet valgkomité for Selskapet.
På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak med virkning fra registrering av omdanning av Selskapet til allmennaksjeselskap:
"En ny paragraf 11 inntas i vedtektene med følgende ordlyd:
"11. Valgkomite
Selskapet skal ha en valgkomité, som velges av generalforsamlingen.
Valgkomitéen fremmer forslag til generalforsamlingen om (i) valg av styrets leder, styremedlemmer og eventuelle varamedlemmer til styret, og (ii) valg av medlemmer til valgkomitéen. Valgkomitéen fremmer videre forslag til generalforsamlingen om honorar til styret og valgkomitéen.
Generalforsamlingen fastsetter instruks for valgkomitéen og fastsetter honoraret til valgkomitéens medlemmer.""
8. MEDLEMMER TIL VALGKOMITEEN, HONORAR
I forlengelsen av forslaget i punkt 7 ovenfor, foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Cecilie Amdahl (komitéens leder) og David Bandele velges som medlemmer av valgkomitéen, med virkning fra registrering av selskapet som allmennaksjeselskap. Komiteens leder honoreres med NOK 60 000 og komitemedlem med NOK 40 000. Honorarene gjelder frem til ordinær generalforsamling som avholdes i 2022. Honorarene betales månedlig forskuddsvis så lenge komitemedlemmet fungerer. "
provided the company's board finds satisfactory means for authenticating the sender of such votes and in accordance with the provisions of the Norwegian Public Limited Companies Act."
7. AMENDMENT OF THE ARTICLES – NOMINATION COMMITTEE
As part of the preparations for a potential listing on Oslo Stock Exchange main list or similar marketplace, the Board considers it appropriate to establish a nomination committee in the Company's Articles of Association.
On this basis the Board proposes that the general meeting passes the following resolution with effect from the registration of conversion of the Company to a public limited liability company:
"A new section 11 is included in the Articles of Association with the following wording:
"11. Election Committee
The company shall have a nomination committee, which is elected by the general meeting.
The nomination committee shall present proposals to the general meeting regarding (i) election of the Chairman of the Board, board members and any deputy members of the Board and (ii) election of members of the nomination committee. The nomination committee shall also present proposals to the general meeting for remuneration of the Board and the nomination committee.
The general meeting shall adopt instructions for the nomination committee and determine the remuneration of the members of the nomination committee.""
8. MEMBERS TO THE NOMINATION COMMITTEE, REMUNERATION
In connection with the proposal in item 7 above, the Board proposes that the general meeting passes the following resolution:
"Cecilie Amdahl (committee chair) and David Bandele are elected as members of the nomination committee with effect from the registration of the Company as a public limited company. The committee chair shall be remunerated with NOK 60 000 and committee member with NOK 40 000. The remuneration shall subsist until the annual general meeting to be held in 2022. The remuneration shall be paid monthly in advance, for as long as the board member serves."
9. INSTRUKS FOR VALGKOMITÉEN
I henhold til vedtektsbestemmelsen foreslått i punkt 7 ovenfor, skal generalforsamlingen fastsette instruks for valgkomitéen. Forslag til slik instruks ligger som Vedlegg 2 til innkallingen.
På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Instruks for valgkomitéen fastsettes som angitt i Vedlegg 2."
10. STYRETS RETNINGSLINJER OM FASTSETTELSE AV LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE
Som følge av forslaget om omdanning til allmennaksjeselskap har Styret i samsvar med bestemmelsen i allmennaksjeloven § 6‐16a utarbeidet retningslinjer for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til daglig leder og andre ledende ansatte. Erklæringen er vedlagt innkallingen som Vedlegg 3. Retningslinjene skal behandles og godkjennes av generalforsamlingen ved enhver vesentlig endring og minst hvert fjerde år.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"Styrets retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til daglig leder og andre ledende personer, godkjennes."
11. VALG AV STYREMEDLEMMER
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"Knut Flakk velges som styremedlem med funksjonstid frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2022. Etter dette består styret av:
Jon Erik Engeset (leder), Martha Kold Bakkevig, Knut Flakk, Espen Gundersen, Jannicke Hilland, Rick Rashilla, og Karen Romer."
12. STYREFULLMAKT TIL Å ERVERVE EGNE AKSJER
Innledning
I henhold til aksjeloven/allmennaksjeloven § 9‐4 kan styret gis fullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer. Slik fullmakt vil gi styret mulighet for å utnytte de finansielle instrumenter og mekanismer som lovgivningen gir anledning til. Tilbakekjøp av egne aksjer, med etterfølgende sletting, kan være et virkemiddel for
9. INSTRUCTIONS FOR THE NOMINATION COMMITTEE
In accordance with the provision in the Articles of Association proposed in item 7 above, the general meeting shall adopt instructions for the Nomination Committee. A proposal for such instructions is attached as Appendix 2 to the notice.
On this basis the Board proposes that the general meeting passes the following resolution:
"Instructions forthe nomination committee are adopted as set out in Appendix 2."
10. THE BOARD'S GUIDELINES ON DETERMINATION OF SALARY AND OTHER REMUNERATION OF EXECUTIVE MANAGEMENT
As a result of the proposal for conversion to a public limited company, the Board of Directors has prepared guidelines for stipulation of salaries and other compensation for the CEO and executive management pursuant to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act section 6‐16a. The declaration is attached hereto as Appendix 3. The guidelines shall be considered and approved by the general meeting upon any material changes and at least every fourth year.
The Board of Directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
"The Board of directors' guidelines on determination of salary and other remuneration to the CEO and other members of the executive management are approved."
11. ELECTION OF BOARD MEMBERS
The Board proposes that the general meeting passes the following resolution:
"Knut Flakk is elected to the board of directors, for a term that expires at the annual general meeting of 2022. After this, the board consists of:
Jon Erik Engeset (chair), Martha Kold Bakkevig, Knut Flakk, Espen Gundersen, Jannicke Hilland, Rick Rashilla, and Karen Romer."
12. BOARD PROXY TO ACQUIRE OWN SHARES
Introduction
According to the Private Limited Companies Act / Public Limited Companies Act Section 9‐4, the Board of Directors can be given proxy to acquire shares in the Company. Such proxy would give the Board the opportunity to take advantage of the financial instruments and mechanisms provided by applicable law. optimalisering av Selskapets kapitalstruktur, i tillegg til at slike aksjer kan benyttes ved incentivprogram og annet.
Styret foreslår derfor at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å erverve Selskapets egne aksjer med samlet pålydende verdi tilsvarende inntil 10 % av Selskapets aksjekapital.
Egne aksjer ervervet av Selskapet skal kunne brukes (i) i forbindelse med oppkjøp, fusjoner, fisjoner eller andre virksomhetsoverdragelser, (ii) i forbindelse med aksjeprogram for ansatte, eller (iii) for etterfølgende sletting av aksjer ved nedskriving av aksjekapitalen etter generalforsamlingens beslutning.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"1. Selskapets styre tildeles fullmakt til å erverve selskapets egne aksjer, i en eller flere omganger, med samlet pålydende verdi på 10% av Selskapets aksjekapital til enhver tid.
2. Fullmakten kan brukes (i) i forbindelse med oppkjøp, fusjoner, fisjoner eller andre virksomhetsoverdragelser, (ii) i forbindelse med aksjeprogram for ansatte, eller (iii) for etterfølgende sletting av aksjer ved nedskriving av aksjekapitalen etter generalforsamlingens beslutning.
3. Den laveste og høyeste kjøpesum som skal betales pr aksje som kan erverves i henhold til fullmakten er henholdsvis NOK 5 og NOK 500. Disse begrensninger skal justeres tilsvarende i tilfelle av aksjespleis, aksjesplitt og lignende transaksjoner. Styret står forøvrig fritt med hensyn til på hvilken måte erverv og avhendelse av egne aksjer skal skje.
4. Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2022, dog senest 30. juni 2022."
Buy‐back of the Company's shares, with subsequent cancellation, may be an aid for optimizing the Company's financial structure, and such shares may also be used in connection with incentive programmes and otherwise.
The Board therefore proposes that the general meeting give the board authorisation to acquire shares in the Company, with a maximum nominal value corresponding to 10 % of the Company's registered share capital.
Treasury shares obtained by the Company may be used (i) in connection with acquisitions, mergers, de‐mergers or other transfers of business, (ii) in connection with the share program for employees, or (iii) for the purpose of subsequent deletion of shares by reduction of the registered share capital with the general meeting's resolution.
The Board proposes that the general meeting passes the following resolution:
"1. The Board of Directors is given authorisation to acquire shares in the Company, on one or several occasions, up to a total nominal value not exceeding 10% ofthe share capital at any given time.
2. The power of attorney may be used i) in connection with acquisitions, mergers, de‐mergers or other transfers of business, (ii) in connection with the share program for employees, or (iii) for the purpose of subsequent deletion of shares by reduction of the registered share capital with the general meetings resolution.
3. The lowest and the highest price that can be paid per share according to the authorisation are respectively NOK 5 and NOK 500. These limitations shall be adjusted in the event of share consolidation, share splits and similar transactions. As to how the shares are acquired or disposed of, the Board will decide at their own discretion.
4. The authorisation shall be valid until the Company's ordinary general meeting in 2022, though no longer than until 30 June 2022."
* * * * * * * * AKSJEEIERNES RETTIGHETER, DELTAKELSE OG FULLMAKT Deltakelse: Alle aksjonærer har rett til å delta på Selskapets generalforsamlinger ved oppmøte eller ved fullmakt. SHAREHOLDER'S RIGHTS, PARTICIPATION AND PROXY Participation: Any shareholder may attend the Company's general meetings in person or by proxy.
| Aksjonærer oppfordres til å foreta elektronisk påmelding ved fullmakt via Investortjenester eller via Selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com/hexagon‐purus/. Alternativt bes aksjonærer om å fylle ut og returnere vedlagte møteseddel eller fullmaktsskjema til e‐post: [email protected] eller postadresse: Hexagon Purus AS c/o DNB ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo innen 23. april 2021 kl. 12:00. |
Shareholders are encouraged to notify their attendance electronically by proxies through "Investor Services", or online at the Company's website https://hexagongroup.com/hexagon‐purus/. Alternatively, the Shareholder is requested to fill in and return the attached notice of attendance or proxy to Hexagon Purus AS c/o DNB ASA, Verdipapirservice, P.O. Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo within 23 April 2021 at 12:00 CET. |
|||
|---|---|---|---|---|
| Melding om oppmøte er vedlagt. | An attendance form is appended. | |||
| Aksjonærer som ønsker å la seg representere ved fullmektig kan gi fullmakt til en navngitt person eller til styrets leder. Vennligst benytt vedlagte fullmaktsskjema. Fullmakten må være skriftlig, datert og underskrevet. Legitimasjon for fullmektig og fullmaktsgiver, og eventuelt firmaattest dersom aksjeeier er en juridisk person, må følge fullmakten. |
Shareholders wishing to be represented by a proxy holder may grant proxy to a named person or to the Chairman of the Board. Please use the attached proxy form. The proxy must be in writing, dated and signed. Identity papers of both the proxy and the shareholder, and a certificate of registration if the shareholder is a corporate body, must be enclosed with the proxy form. |
|||
| Selskapet anmoder om at påmeldingsskjemaet / fullmaktsskjemaet er Selskapet i hende innen tre dager før generalforsamlingen, dvs. i hende innen 23. april 2021 kl. 12:00. |
The Company asks that the attendance form / proxy form be received no later than three days prior to the general meeting, i.e. received no later than 23 April 2021 at 12:00 CET. |
|||
| Aksjene i Selskapet og stemmerettigheter: Selskapet har per dato for denne innkallingen utstedt 229 092 239 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter. Selskapet har per dato for denne innkallingen ingen egne aksjer. |
The shares of the Company and voting rights: As of the date of this notice, the Company has issued 229,092,239 shares, each of which represents one vote. The shares also confer equal rights in all other respects. As of the date of this notice, the Company has no treasury shares. |
|||
| Aksjeeier har rett til å avgi stemme for det antall aksjer vedkommende eier, og som er registrert i verdipapirsentralen (VPS) på tidspunktet for generalforsamlingen. Dersom en aksjeeier har ervervet aksjer og ikke fått ervervet registrert i VPS på tidspunktet for generalforsamlingen, kan stemmerettigheter for de transporterte aksjene kun utøves dersom ervervet er meldt VPS og blir godtgjort på generalforsamlingen. |
Shareholders are entitled to vote for the number of shares they each own, and that are registered with the Norwegian Central Securities Depository (VPS) at the date of the general meeting. If a shareholder has acquired shares and not been able to have them registered in VPS at the time of the general meeting, the voting rights for the transferred shares may only be exercised if the acquisition has been reported to the VPS and documentary evidence thereof is presented at the general meeting. |
|||
| Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, jf. allmennaksjeloven § 4‐10, og den reelle aksjeeieren ønsker å avgi stemmer for sine aksjer, må den reelle aksjeeieren omregistrere aksjene på en separat VPS‐konto i den reelle aksjeeierens navn forut for avholdelse av generalforsamlingen. Hvis eieren kan godtgjøre å ha tatt slike skritt og at vedkommende har en reell aksjeeierinteresse i selskapet, kan selskapet beslutte at eieren kan stemme for aksjene. Beslutninger om stemmerett for aksjeeiere og fullmektiger treffes av møteåpner, hvis beslutning kan omgjøres av generalforsamlingen med alminnelig flertall. |
If shares are registered by a nominee in the VPS register, cf. section 4‐10 of the Norwegian Public Limited Companies Act, and the beneficial shareholder wishes to vote for his/her shares, then the beneficial shareholder must re‐register the shares in a separate VPS account in his/her own name prior to the general meeting. If the holder can prove that such steps have been taken and that the holder has a de facto shareholder interest in the company, the company may decide that the owner may vote the shares. Decisions regarding voting rights for shareholders and proxy holders are made by the person opening the meeting, whose decisions may be reversed by the general meeting by simple majority vote. |
|||
| Aksjeeiernes rettigheter: Aksjeeiere har rett til å fremsette forslag til vedtak i de saker som generalforsamlingen skal behandle, innenfor de rammer |
The shareholders' rights: Shareholders have the right to propose resolutions in matters that are to be considered by the general meeting, subject to the limitations set out in the Norwegian Public Limited |
| som følger av allmennaksjeloven. Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver, og kan gi talerett til én rådgiver. |
Companies Act. Shareholders have the right to be assisted by advisors, and may give one advisor the right to speak. |
|||
|---|---|---|---|---|
| En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen. |
A shareholder has the right to table draft resolutions for items included in the agenda. |
|||
| En aksjeeier har rett til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelsen av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse, og (iii) selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for selskapet. |
A shareholder has the right to require that members of the Board of Directors and the CEO in the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the annual report, (ii) items that are presented to the shareholders for decision, and (iii) the company's financial situation, including information about activities in other companies in which the company participates, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the company. |
|||
| ‐ ‐ ‐ ‐ | ‐ ‐ ‐ ‐ | |||
| Denne innkallingen med vedlegg og andre saksdokumenter, og gjeldende vedtekter, er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com/hexagon‐purus/. |
This notice and the appendices and other relevant documents, and Articles of Association, are available on the Company's website https://hexagongroup.com/hexagon‐ purus/. |
|||
| I tråd med Selskapets vedtekter § 9, sendes ikke vedlegg til innkallingen med post til aksjeeierne. Enhver aksjonær kan dog kreve at vedleggene sendes vederlagsfritt til vedkommende med post. Dersom en aksjeeier ønsker å få tilsendt dokumentene, kan henvendelse rettes til Selskapet på telefon: +47 70304450, eller ved å sende en forespørsel per e‐post til: [email protected]. |
In accordance with § 9 of the Company's Articles of Association, appendices to the notice will not be sent by post to the shareholders. A shareholder may nonetheless demand to be sent the appendices by post free of charge. If a shareholder wishes to have the documents sent to him, such request can be addressed to the Company by way of telephone: +47 70304450, or by e‐mail to: [email protected]. |
|||
| * * * * | * * * * | |||
| Ålesund, 6. april 2021 | Aalesund, 6 April 2021 | |||
| Med vennlig hilsen for styret i Hexagon Purus AS |
Yours sincerely, for the Board of Hexagon Purus AS |
_____________________________________
Jon Erik Engeset Styrets leder / Chairman of the Board
Ref.nr.: Pinkode:
Innkalling til ordinær generalforsamling i Hexagon Purus AS
Ordinær generalforsamling i Hexagon Purus AS avholdes 27. april 2021 kl. 12:30 i Korsegata 4B, Ålesund
Dersom aksjeeier er et foretak, oppgi navnet på personen som representerer foretaket: __________________________________________________
Navn på person som representerer foretaket (Ved fullmakt benyttes blanketten under)
Påmeldingsskjema
Undertegnede: ____________________________________ vil delta på ordinær generalforsamling i Hexagon Purus AS den 27. april 2021 og avgi stemme for:
I alt for aksjer.
antall egne aksjer andre aksjer i henhold til vedlagte fullmakt(er)
Det anmodes om at eventuell påmelding skjer til DNB Bank ASA slik at påmelding er DNB i hende senest 23. april 2021 kl. 12.00. Påmelding foretas elektronisk via selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com/hexagon‐purus/ eller via VPS Investortjenester.
Alternativt: e‐post: [email protected], eller via postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
For å få tilgang til elektronisk påmelding via selskapets hjemmeside, må ovennevnte pinkode og referansenummer oppgis.
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved eget oppmøte. Ved fullmakt benyttes delen nedenfor)
Fullmakt uten stemmeinstruks Ref.nr.: Pinkode:
Denne fullmaktsseddelen gjelder fullmakt uten stemmeinstruks. Dersom De ønsker å avgi stemmeinstrukser, vennligst gå til side 2.
Dersom De selv ikke kan møte på ordinær generalforsamling, kan denne fullmakt benyttes av den De bemyndiger, eller De kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt til styrets leder, eller den han bemyndiger.
Det anmodes om at fullmakten er DNB Bank ASA, Verdipapirservice, i hende senest 23. april 2021 kl. 12.00. Elektronisk innsendelse av fullmakt via selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com/hexagon‐purus/ eller via VPS Investortjenester.
Alternativt: e‐post: [email protected]. Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
Undertegnede: ____________________________________
gir herved (sett kryss):
Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller
__________________________________
(Fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinære generalforsamling i Hexagon Purus AS 27. april 2021 for mine/våre aksjer.
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)
Angående møte‐ og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Det gjøres spesielt oppmerksom på at ved avgivelse av fullmakt skal det legges frem skriftlig og datert fullmakt fra aksjepostens reelle eier. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
Fullmakt med stemmeinstruks Ref.nr.: Pinkode:
Denne fullmaktsseddelen gjelder fullmakt med stemmeinstruks. Dersom De ikke selv kan møte på ordinær generalforsamling, kan De benytte dette fullmaktsskjema for å gi stemmeinstruks til en fullmektig. De kan gi fullmakt med stemmeinstruks til den De bemyndiger, eller De kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt til styrets leder eller den han bemyndiger. Fullmakten må være datert og signert.
Det anmodes om at fullmakten er DNB Bank ASA, Verdipapirservice, i hende senest 23. april 2021 kl. 12.00. E‐post: [email protected] (skannet blankett) Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
Undertegnede: __________________________________
gir herved (sett kryss på én):
Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller
__________________________________
(Fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 27. april 2021 for mine/våre aksjer.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslaget i innkallingen. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Fullmektigen vil i så fall legge en for fullmektigen rimelig forståelse til grunn. Det samme gjelder dersom det er tvil om forståelsen av instruksen. Dersom en slik tolkning ikke er mulig, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Dagsorden ordinær generalforsamling 27. april 2021 | For | Mot | Avstå |
|---|---|---|---|
| 1. Åpning av møtet og registrering av fremmøtte aksjeeiere og fullmakter | Ingen avstemming | ||
| 2. Valg av møteleder og minst én person til å signere protokollen sammen med møteleder | | | |
| 3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden | | | |
| 4. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2020 | | | |
| 5. Godkjennelse av godtgjørelse til revisor | | | |
| 6. Omdanning til allmennaksjeselskap | | | |
| 7. Vedtektsendring – valgkomité | | | |
| 8. Medlemmer til valgkomiteen, honorar | | | |
| 9. Instruks for valgkomitéen | | | |
| 10. Styrets retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte | | | |
| 11. Valg av styremedlemmer | | | |
| 12. Styrefullmakt til å erverve egne aksjer: | |||
| 12.1 I forbindelse med oppkjøp, fusjoner, fisjoner eller andre virksomhetsoverdragelser. | | | |
| 12.2 I forbindelse med aksjeprogram for ansatte | | | |
| 12.3 For etterfølgende sletting ved nedskrivning av aksjekapitalen etter generalforsamlingens beslutning. | | | |
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)
Angående møte‐ og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Det gjøres spesielt oppmerksom på at ved avgivelse av fullmakt skal det legges frem skriftlig og datert fullmakt fra aksjepostens reelle eier. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
Ref.no.: PIN code:
Notice of Annual General Meeting of Hexagon Purus AS
Annual General Meeting of Hexagon Purus AS will be held on 27 April 2021, at 12:30 (CET), at Korsegata 4B, Aalesund, Norway
If the shareholder is a legal entity, please identify the authorised representative: _________________________________________
Name of authorised representative (To grant a proxy, please use the proxy forms below)
Notice of attendance
The undersigned (name in capital letters): ______________________________________ will attend the Annual General Meeting of Hexagon Purus AS on 27 April 2021 and vote for:
own shares other shares in accordance with the enclosed proxy/proxies A total of shares.
Shareholders are requested to submit notice of attendance so that it is received by DNB Bank ASA by 23 April 2021 at 12:00h (CET). Notice of attendance may be sent electronically through the Company's website https://hexagongroup.com/hexagon‐purus/ or through VPS Investor Services. To access the electronic system for notification of attendance or to submit your proxy, through the Company's website, the above‐mentioned reference number and PIN code must be stated. Notice of attendance may also be sent by e‐ mail: [email protected], or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrar's Department, P.O. Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway.
Place Date Shareholder's signature (Sign only if attending in person. To grant a proxy, use the forms below)
Proxy (without voting instructions) Ref.no.: PIN code:
This proxy form is to be used for a proxy without voting instructions. To grant a proxy with voting instructions, please go to page 2.
If you are unable to attend the Annual General Meeting in person, you may grant a proxy to an authorised representative, or you may submit the proxy form without appointing a proxy holder, in which case the proxy will be deemed to be granted to the Chairman of the Board of Directors or a person authorised by him.
Shareholders are requested to send the proxy form so that it is received by DNB Bank ASA, Registrar's Department, by 23 April 2021 at 12:00h CET. The proxy may be sent electronically through https://hexagongroup.com/hexagon‐purus/, or through VPS Investor Services. The proxy may also be sent by e‐mail: [email protected], or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrar's Department, P.O. Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway.
The undersigned (name in capital letters): ____________________________________ hereby grants (tick one of the two):
the Chairman of the Board of Directors (or a person authorised by him), or
_____________________________________________
(Name of proxy holder in capital letters)
a proxy to attend and exercise the voting rights attached to my/our shares at the Annual General Meeting of Hexagon Purus AS on 27 April 2021.
Place Date Shareholder's signature (Sign only when granting a proxy)
Attendance and voting rights are governed by the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company's certificate of registration must be attached to the proxy.
Proxy (with voting instructions) Ref.no.: PIN code:
This proxy form is to be used for a proxy with voting instructions. If you are unable to attend the Annual General Meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions. You may grant a proxy with voting instructions to a person authorised by you, or you may send the proxy without naming the proxy holder, in which case the proxy will be deemed to have been given to the Chairman of the Board of Directors or a person authorised by him.
Shareholders are requested to send the proxy form so that it is received by DNB Bank ASA, Registrar's Department, by 23 April 2021 at 12:00h CET. It may be sent by e‐mail: [email protected] / Regular mail to DNB Bank ASA, Registrar's Department, P.O. Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway.
The undersigned (name in capital letters): ____________________________________ hereby grants (tick one of the two):
the Chairman of the Board of Directors (or a person authorised by him), or
____________________________________
Name of proxy holder (in capital letters)
a proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Hexagon Purus AS on 27 April 2021.
The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. Please note that if any items below are not voted on (not ticked off); this will be deemed to be an instruction to vote "for" the proposals in the notice. However, if any motions are made from the floor in addition to or replacement of the proposals in the notice, the proxy holder may vote or abstain from voting at his discretion. In such case, the proxy holder will vote on the basis of his reasonable understanding of the motion. The same applies if there is any doubt as to how the instructions should be understood. Where no such reasonable interpretation is possible, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda Annual General Meeting 27 April 2021 | For | Against | Abstention |
|---|---|---|---|
| 1. Opening of the meeting and registration of attending shareholders and proxies | No voting | ||
| 2. Election of Chairman of the meeting and at least one person to sign the minutes together with the Chairman |
| | |
| 3. Approval of the notice of the meeting and the agenda | | | |
| 4. Approval of the annual accounts and the Board report for the financial year 2020 | | | |
| 5. Approval of the auditor's fee | | | |
| 6. Conversion to a public limited company | | | |
| 7. Amendment of the articles – nomination committee | | | |
| 8. Members to the nomination committee, remuneration | | | |
| 9. Instructions for the nomination committee | | | |
| 10. The Board's guidelines on determination of salary and other remuneration of executive management | | | |
| 11. Election of board members | | | |
| 12. Board proxy to acquire own shares: | |||
| 12.1 In connection with acquisitions, mergers, de‐mergers or other transfers of business, | | | |
| 12.2 In connection with share program for employees | | | |
| 12.3 for the purpose of subsequent deletion of shares by reduction of registered share capital with general meeting's resolution |
| | |
Place Date Shareholder's signature (Sign only if granting a proxy with voting instructions)
Attendance and voting rights are governed by the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. A written power of attorney dated and signed by the shareholder granting the proxy must be presented at the general meeting. If the shareholder is a company, the company's certificate of registration must be attached to the proxy.