AGM Information • Apr 11, 2025
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer

| Til aksjeeierne i Hexagon Composites ASA: | To the shareholders of Hexagon Composites ASA: |
|---|---|
| INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING I HEXAGON COMPOSITES ASA |
NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING IN HEXAGON COMPOSITES ASA |
| (Denne innkallingen er utferdiget både på norsk og engelsk. I tilfelle av uoverensstemmelse mellom de to versjonene, skal den norske versjonen ha forrang.) |
(This notice has been prepared both in the Norwegian and the English language. In case of discrepancies between the two versions, the Norwegian version shall prevail.) |
| Styret innkaller herved til ordinær generalforsamling i Hexagon Composites ASA ("Selskapet"): |
The Board of Directors hereby gives notice of the Annual General meeting in Hexagon Composites ASA (the "Company"): |
| Tid: Mandag 5. mai kl. 13:00 |
Time: Monday 5 May at 1:00 pm CEST |
| Sted: Selskapets lokaler i Korsegata 4B, 6002 Ålesund |
Place: The Company`s office at Korsegata 4B, N-6002 Aalesund, Norway |
| Denne innkallingen og tilhørende dokumenter er også tilgjengelig på Selskapets internettsider: https://hexagongroup.com. |
This notice and the accompanying documents will also be available at the Company's website: https://hexagongroup.com. |
| Styret har foreslått følgende dagsorden: | The Board has proposed the following agenda: |
| 1. ÅPNING AV MØTET VED STYRETS LEDER OG REGISTRERING AV FREMMØTTE AKSJEEIERE OG FULLMAKTER |
1. OPENING OF THE MEETING BY THE CHAIR OF THE BOARD AND REGISTRATION OF ATTENDING SHAREHOLDERS AND PROXIES |
| (Ingen avstemning.) | (No voting.) |
| 2. VALG AV MØTELEDER OG EN PERSON TIL Å SIGNERE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDER |
2. ELECTION OF CHAIRPERSON OF THE MEETING AND ONE PERSON TO SIGN THE MINUTES TOGETHER WITH THE CHAIR |
| Styret foreslår at styrets leder, Knut Trygve Flakk, velges som møteleder, og at møteleder foreslår en person til å medundertegne protokollen sammen med møteleder. |
The Board of Directors proposes that the Chair of the Board, Knut Trygve Flakk, is elected as chairperson of the meeting, and that the chairperson suggests a person to co sign the minutes together with the chairperson of the meeting. |
| 3. GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN |
3. APPROVAL OF THE NOTICE OF THE MEETING AND THE AGENDA |
| Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: |
The Board of Directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
| "Innkalling og dagsorden ble godkjent." | "The notice of the meeting and the agenda were approved." |
| 4. GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSRAPPORT FOR 2024 |
4. APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE ANNUAL REPORT FOR 2024 |
|
|---|---|---|
| Selskapets årsregnskap for regnskapsåret 2024, herunder konsernregnskap, styrets årsberetning, bærekraftsrapport, samt revisors beretning er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com i henhold til vedtektene § 8. |
The Company's annual accounts for the financial year 2024, including the group's annual accounts, the Board of Directors report and sustainability statement, are, together with the auditor's report, made available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. |
|
| Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: |
The Board of Directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
|
| "Årsregnskap og årsrapport for 2024 for Hexagon Composites ASA ble godkjent." |
"The annual accounts and the annual report for 2024 for Hexagon Composites ASA were approved." |
|
| 5. STYRETS REDEGJØRELSE FOR FORETAKSSTYRING | 5. THE BOARD'S REPORT ON CORPORATE GOVERNANCE | |
| I henhold til bestemmelsen i regnskapsloven § 3-3b har styret forberedt en redegjørelse for prinsipper og praksis vedrørende foretaksstyring (eierstyring og selskapsledelse). I samsvar med allmennaksjeloven § 5-6 (5) skal generalforsamlingen behandle denne redegjørelsen. |
In accordance with the Accounting Act Section 3-3b, the Board has prepared a statement on principles and practises with regard to corporate governance. Pursuant to Section 5-6 (5) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the general meeting shall consider this statement. |
|
| Redegjørelsen for foretaksstyring er tilgjengelig på Selskapets internettsider: https://hexagongroup.com. |
The statement on corporate governance can be found at the Company's web pages: https://hexagongroup.com. |
|
| Det skal ikke stemmes over redegjørelsen på generalforsamlingen. |
The statement is not subject to the general meeting's vote. |
|
| 6. STYRETS RETNINGSLINJER OM FASTSETTELSE AV GODTGJØRELSE TIL LEDENDE PERSONER i HEXAGON COMPOSITES ASA |
6. | THE BOARD'S GUIDELINES FOR REMUNERATION OF EXECUTIVE PERSONNEL OF HEXAGON COMPOSITES ASA |
| Som følge av en endring av allmennaksjeloven 6-16 a i 2024, skal styrets retningslinjer for godtgjørelse til ledende personer også omfatte styret. Retningslinjene ble oppdatert på ordinær generalforsamling i fjor, men på bakgrunn av nevnte lovendring har styret oppdatert retningslinjene om fastsettelse av godtgjørelse til ledende personer slik at den også omfatter styret. Retningslinjene er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmesider https://hexagongroup.com i henhold til vedtektene § 8. Retningslinjene skal behandles og godkjennes av generalforsamlingen ved enhver vesentlig endring og minst hvert fjerde år. |
As a result of an amendment to the Norwegian Public Limited Companies Act Section 6.16 a in 2024, the Board's guidelines for remuneration to executive personnel shall also include the Board. The guidelines were updated last year, but due to the amendment mentioned, the Board of Directors has updated the guidelines for remuneration of executive personnel of Hexagon Composites ASA to also include the Board. The guidelines are available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the Articles of Association. The guidelines shall be considered and approved by the general meeting upon any material changes and at least every fourth year. |
|
| Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: "Styrets retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer godkjennes." |
The Board of Directors proposes that the general meeting adopts the following resolution: "The Board of Directors' guidelines for remuneration of executive personnel are |
approved."
Styret har i samsvar med bestemmelsen i allmennaksjeloven § 6-16b utarbeidet en rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledelsen. Rapporten er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmesider https://hexagongroup.com i henhold til vedtektene § 8. Rapporten er gjenstand for en rådgivende avstemning fra generalforsamlingen.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"Styrets rapport om lønn og annen godtgjørelse til daglig leder og andre ledende ansatte godkjennes."
Valgkomiteens innstilling finnes på Selskapets internettsider https://hexagongroup.com, i samsvar med vedtektenes § 8. Eventuelle oppdateringer vil også legges på Selskapets internettsider. Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Styrehonorar for perioden fra dato for den ordinære generalforsamlingen i 2025 og frem til dato for den ordinære generalforsamlingen 2026, utbetales som følger:
| - Styrets leder: | NOK 682 500 |
|---|---|
| - Styrets nestleder: | NOK 397 950 |
| - Styremedlemmer: | NOK 341 250 |
Honorarer til medlemmer av styreutvalg for perioden fra dato for den ordinære generalforsamlingen i 2025 og frem til dato for den ordinære generalforsamlingen 2026, fastsettes til:
- Ledere av styreutvalg: NOK 68 250
- Utvalgsmedlemmer: NOK 45 150"
Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen beslutter følgende vedtak, jf. innstillingen fra valgkomiteen:
The Board of Directors has, in accordance with the Norwegian Public Limited Liability Companies Act (the "Act") section 6-16b, prepared a report on remuneration for executive management. The report is made available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. The report is subject to an advisory vote by the general meeting.
The Board of Directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
"The Board of Directors' report on salary and other remuneration to executive management is approved."
The Nomination Committee's recommendation is available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. Any updates to the recommendation will also be made available on the Company's website. The Nomination Committee suggests that the general meeting adopts the following resolution:
The Board of Directors' remuneration from the date of the Annual General meeting in 2025 and up to the date of the Annual General meeting in 2026 is payable as follows:
| - Chair of the Board: | NOK 682 500 |
|---|---|
| - Deputy Chair: | NOK 397 950 |
| - Board members: | NOK 341 250 |
The Board's Committees' remuneration from the date of the Annual General meeting in 2025 and up to the date of the Annual General meeting in 2026 is set at:
- Chair of the Board's Committees: NOK 68 250
- Committee members: NOK 45 150"
The Nomination Committee suggests that the general meeting decides as follows, cf. the recommendation from the Nomination Committee:
"Valgkomiteens godtgjørelse for perioden fra dato for den ordinære generalforsamlingen i 2025 og frem til dato for den ordinære generalforsamlingen 2026, fastsettes til følgende:
- Leder: NOK 68 250.
- Medlemmer: NOK 45 150."
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Generalforsamlingen godkjenner revisors honorar for revisjon og revisjonsrelaterte tjenester for regnskapsåret 2024 etter regning."
Vedtektenes § 7 definerer valgkomiteen og dennes oppgaver, og tredje avsnitt nr. 4 regulerer at valgkomiteen skal foreslå kandidater til valg av revisor. Denne oppgaven bør tilligge revisjons- og bærekraftsutvalget og styret, og det foreslås dermed at tredje avsnitt nr. 4 strykes. Etter dette og andre mindre endringer lyder vedtektenes § 7 som følger:
Generalforsamlingen velger en valgkomité som skal bestå av 2 til 5 medlemmer valgt av generalforsamlingen. Valgperioden er opp til to år av gangen, og gjenvalg kan skje. Valgkomiteen skal:
1. Evaluere styrets arbeid og kompetanseprofil,
2. Foreslå kandidater ved valg av styremedlemmer, 3. Foreslå kandidater ved valg av medlemmer til valgkomiteen,
4. Foreslå honorar til styrets medlemmer og medlemmer av valgkomiteen.
Valgkomiteens innstilling med relevant informasjon om forslag til kandidater m.v skal offentliggjøres senest sammen med de øvrige sakspapirer til generalforsamlingen."
Selskapets styre er i dag sammensatt som følger:
"The remuneration to the Nomination Committee from the date of the Annual General meeting in 2025 and up to the date of the Annual General meeting in 2026 is payable as follows:
- Chair: NOK 68 250.
- Members: NOK 45 150."
The Board of Directors proposes that the general meeting makes the following resolution:
"The general meeting approves the auditor's fees for audit and audit related services for the financial year 2024 in accordance with invoice."
Article 7 of the articles of association defines the Nomination Committee and its tasks, and section 4 of the third paragraph specifies that the nomination committee shall propose candidates for election of auditor. This task should pertain to the Audit & Sustainability Committee, and it is therefore proposed to delete section 4 of the third paragraph. After this and minor other edits, article 7 of the articles of association shall read as follows:
The Company shall have a Nomination Committee consisting of 2 to 5 members, elected by the general meeting. The election period is up to two years at a time, and a member may be re-elected. The Nomination Committee shall:
1. Evaluate the work and the competence of the Board,
2. Propose candidates for the election of the Board, 3. Propose candidates for election of the Nomination Committee,
4. Propose the Board Directors' remuneration and the remuneration of the Nomination Committee members.
The recommendation from the Nomination Committee, with relevant information concerning candidates etc., shall be made public latest together with the notice of the General meeting."
The Board currently consists of the following members:
Følgende styremedlemmer er på valg:
Valgkomiteens innstilling finnes på Selskapets internettsider https://hexagongroup.com, i samsvar med vedtektenes § 8. Eventuelle oppdateringer vil også publiseres på Selskapets internettsider.
Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"12.1 Knut Trygve Flakk, gjenvelges som styreleder for en periode på 1 år."
"12.2 Ko Mizukawa velges som styremedlem for en periode på 2 år."
"12.3 Harald Arnet velges som styremedlem for en periode på 2 år."
"12.4 Mimi Berdal velges som styremedlem for en periode på 2 år."
Etter dette består styret av: - Knut Trygve Flakk, styreleder
The following Board members are up for election:
The Nomination Committee's recommendation is available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. Any updates to the recommendation will also be made available on the Company's website.
The Nomination Committee suggests that the general meeting makes the following resolution:
"12.1 Knut Trygve Flakk is re-elected as Chair of the Board for a period of 1 years."
"12.2 Ko Mizukawa to be elected as Board member for a period of 2 years."
"12.3 Harald Arnet to be elected as Board member for a period of 2 years."
"12.4 Mimi Berdal to be elected as Board member for a period of 2 year."
After this, the Board consists of: - Knut Trygve Flakk, Chair
| 13. VALG AV MEDLEMMER TIL VALGKOMITEEN | 13. ELECTION OF NOMINATION COMMITTEE MEMBERS |
|---|---|
| Selskapet har i dag følgende sammensetning av valgkomiteen: |
The Company has at present the following Nomination Committee: |
| - Walter Hafslo Qvam, leder | - Walter Hafslo Qvam, Chair |
| - Ingebret G. Hisdal, medlem | - Ingebret G. Hisdal, member |
| - Elisabeth Tørstad, medlem | - Elisabeth Tørstad, member |
| Følgende medlemmer av valgkomiteen er på valg: | The following Nomination Committee members are up for |
| - Walter Hafslo Qvam, leder | election: |
| - Ingebret G. Hisdal, medlem | - Walter Hafslo Qvam, Chair |
| - Ingebret G. Hisdal, member | |
| Valgkomiteens innstilling finnes på Selskapets | The Nomination Committee's recommendation is available at the Company's website |
| internettsider https://hexagongroup.com, i samsvar med vedtektenes § 8. Eventuelle oppdateringer vil også legges på Selskapets internettsider. |
https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. |
| Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: |
The Nomination Committee suggests that the general meeting makes the following resolution: |
| "13.1 Walter Hafslo Qvam velges som leder av komiteen for en periode på 1 år." |
"13.1 Walter Hafslo Qvam is elected as Chair of the committee for a period of 1 years." |
| "13.2 Ingebret G. Hisdal velges som medlem av komiteen for en perioden på 2 år." |
"13.2 Ingebret G. Hisdal is elected as member of the committee for a period of 2 years." |
| 14. STYREFULLMAKT TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN | 14. BOARD PROXY TO INCREASE THE SHARE CAPITAL |
| Styret ble på ordinær generalforsamling i 2024 gitt fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital for generelle selskapsformål. Denne fullmakten utløper ved avholdelse av årets ordinære generalforsamling. Styret anser det hensiktsmessig å fortsatt ha anledning til å kunne utstede aksjer i situasjoner der dette anses å være i Selskapets og aksjonærenes beste interesse, og ber derfor om at generalforsamlingen utsteder en ny fullmakt til utstedelse av aksjer. Styret ønsker også å kunne benytte fullmakten til å oppfylle Selskapets forpliktelser overfor ansatte etter incentivordninger. |
At the Annual General meeting in 2024, the Board was granted authorization to increase the Company's share capital for general corporate purposes. This authorization will expire at the conclusion of the Annual General meeting. The board considers it beneficial to continue to be able to issue shares in situations where this is considered to be in the Company's and the shareholders' best interests and therefore asks that the general meeting grants a new authorization to issue shares. The Board also wishes to use the authorization to fulfil obligations towards employees under incentive programs. |
| Styret foreslår på ovennevnte bakgrunn at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: |
On this basis the Board proposes that the general meeting makes the following resolution: |
| "Styret gis følgende fullmakter til å øke aksjekapitalen: | "The Board is granted the authority to increase the share capital: |
| (i) Med inntil NOK 4 201 408 (som representerer |
(i) By up to NOK 4 201 408 (representing 20% of the |
20% av dagens aksjekapital) gjennom én eller flere aksjekapitalutvidelser for generelle selskapsformål, herunder ved investeringer,
oppkjøp og fusjoner.
existing share capital) in one or several share issuances for general corporate purposes, including in connection with investments, mergers and acquisitions.
(ii) Med inntil NOK 420 140 (som representerer 2% av dagens aksjekapital) for utstedelse av aksjer i forbindelse med incentivprogram for ansatte.
Styret skal ikke bruke fullmakt (i) og (ii) i slik utstrekning at den samlede økningen i aksjekapital ved bruk av fullmaktene overstiger NOK 4 201 408.
Ved bruk av fullmaktene fastsetter Styret pris og tegningsvilkår ved hver utstedelse under hensyn til Selskapets behov.
Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger eller rett til å pådra selskapet særlige plikter. Fullmakten omfatter beslutning om fusjon. Fullmakten kan også benyttes i de tilfeller som er nevnt i verdipapirhandelloven § 6-17 (2).
Eksisterende aksjonærers fortrinnsrett til å tegne aksjer vil kunne bli fraveket av Styret i forbindelse med utøvelse av fullmaktene.
Fullmaktene skal gjelde frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2025, dog senest 30. juni 2025.
Denne fullmakten erstatter alle tidligere styrefullmakter til å utstede aksjer."
I henhold til allmennaksjeloven § 9-4 kan styret gis fullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer. En slik fullmakt medfører bl.a. at Selskapet kan benytte egne aksjer som oppgjør i forbindelse med incentivprogrammer, samt for helt eller delvis oppgjør i forbindelse med erverv av virksomheter. Eksisterende fullmakt utløper på datoen for den ordinære generalforsamlingen. Styret foreslår derfor at fullmakten fornyes.
Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å erverve Selskapets egne aksjer med samlet pålydende verdi tilsvarende inntil 10 % av Selskapets aksjekapital. Egne aksjer ervervet av Selskapet skal kunne brukes (i) i forbindelse med aksjebasert betaling og aksjeincentivprogram for ansatte, (ii) for etterfølgende sletting av aksjer ved nedskriving av aksjekapitalen eller (iii) for generelle selskapsformål.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"1. Selskapets styre tildeles fullmakt til å erverve selskapets egne aksjer, i en eller flere omganger, med (ii) By up to NOK 420,141 (representing 2% of the existing share capital) for issue of shares in connection with incentive programs for employees.
The Board shall not use the authorities of item (i) and item (ii) to such an extent that the aggregate increase in share capital as a result of such use exceeds NOK 4 201 408.
When using the authorizations, the Board determines the price and conditions for subscription, according to the Company's needs.
The authorization comprises capital increase by non-cash payment or rights to charge the company with special obligations. The authorization comprises resolutions regarding mergers. The authorisation may also be used in the events described in the Norwegian Securities Trading Act Section 6-17 (2).
Existing shareholder's preferential rights to subscribe for shares may be waived by the Board pursuant to this authority.
The authorisations shall be valid until the Company's ordinary general meeting in 2026, though no longer than until 30 June 2026.
This proxy replaces all previous Board authorisations to issue shares."
According to the Public Limited Companies Act Section 9- 4, the Board of Directors may be authorized to acquire shares in the Company. Such authorization will enable the Company i.e. to use own shares as settlement in incentive schemes and as consideration in connection with acquisition of businesses. The existing authorization expires at the time of the Annual General meeting. The Board therefore proposes that the authorization is renewed.
The Board proposes that the General meeting gives the board authorisation to acquire shares in the Company with a total nominal value corresponding to 10 % of the Company's registered share capital. Treasury shares obtained by the Company may be used (i) in connection with share program for employees, (ii) for the purpose of subsequent deletion of shares by reduction of the registered share capital or (iii) for general corporate purposes.
The Board proposes that the General meeting makes the following resolution:
"1. The Board of Directors is given authorisation to acquire shares in the Company, on one or several occasions, up to samlet pålydende verdi på inntil 10% av Selskapets aksjekapital til enhver tid.
2. Fullmakten kan brukes for følgende formål:
3. Den laveste og høyeste kjøpesum som skal betales for aksjene som kan erverves i henhold til fullmakten er henholdsvis NOK 5 og NOK 500. Styret står for øvrig fritt med hensyn til på hvilken måte erverv og avhendelse av egne aksjer skal skje.
4. Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2026, dog senest 30. juni 2026."
Det foreslås at generalforsamlingen fastsetter ny instruks for valgkomiteen. Forslag til instruks finnes på Selskapets webside https://hexagongroup.com i samsvar med vedtektenes § 8.
Følgende vedtak foreslås:
"Instruks til valgkomiteen i Hexagon Composites ASA vedtas."
**** ****
Alle aksjonærer har rett til å delta på Selskapets generalforsamlinger ved oppmøte, ved fullmakt eller elektronisk. Ved ønske om elektronisk deltagelse, vennligst kontakt Selskapet på e-post: [email protected].
I henhold til allmennaksjeloven § 1-8, samt forskrift om formidlere omfattet av verdipapirsentralloven § 4-5 og tilhørende gjennomføringsforordninger sendes innkallingen til forvalteren av forvalterregistrerte aksjer. Forvalteren skal deretter videreformidle innkallingen til eieren av disse aksjene. Aksjeeierne skal kommunisere med sin forvalter som har ansvar for å formidle eiernes stemmegivning, fullmakt, eller påmelding til selskapet innen 30. april 2025 kl. 13:00 CEST. Manglende oppmøtemelding vil medføre nekting av adgang til generalforsamlingen.
Aksjonærer oppfordres til å foreta elektronisk påmelding ved fullmakt via Investortjenester eller via Selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com. Alternativt bes aksjonærer om å fylle ut og returnere vedlagte møteseddel eller fullmaktsskjema til e-post: [email protected] eller postadresse: Hexagon Composites a total nominal value not exceeding 10% of the share capital at any given time.
2. The power of attorney may be used for the following purposes:
3. The lowest and the highest price that can be paid for the shares according to the authorization are NOK 5 and NOK 500 respectively. As to how the shares are acquired or disposed of, the Board will decide at their own discretion.
4. The authorization shall be valid until the Company's ordinary general meeting in 2026, though no longer than until 30 June 2026."
It is proposed that the general meeting approves a new charter for the Nomination Committee. The proposed charter is available on the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the Articles of Association.
The following resolution is proposed:
"The charter for the Hexagon Composites ASA Nomination Committee is approved".
Any shareholder may attend the Company's General meetings in person, by proxy or electronically. If electronic participation is desired, please contact the Company by e-mail: [email protected].
According to the Public Limited Liability Companies Act § 1-8, as well as regulations on intermediaries covered by the Central Securities Act § 4-5 and related implementing regulations, the notice is sent to custodians of nominee registered shares. The Custodian shall thereafter forward the notice to the owner of such shares. Shareholders must communicate with their custodian, who is responsible for conveying votes, proxies or enrolment to the Company within 30 April 2025 at 1:00 pm CEST. Failure to notify will lead to denial of access to the General meeting.
Shareholders are encouraged to notify their attendance electronically by proxies through "Investor Services", or online at the Company's website https://hexagongroup.com. Alternatively, shareholders are requested to fill in and return the attached notice of attendance or proxy by email: [email protected],
| ASA c/o DNB ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo innen 30. april 2025 kl. 13:00 CEST. Melding om oppmøte er vedlagt. |
or by post to: Hexagon Composites ASA c/o DNB ASA, Verdipapirservice, P.O. Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo within 30 April 2025 at 1:00 pm CEST. An attendance slip is appended. |
|---|---|
| Aksjeeiere kan avgi direkte forhåndsstemme i hver enkelt sak elektronisk via Investortjenester eller via Selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com. Frist for å forhåndsstemme er 30. april 2025 kl. 13:00 CEST. Inntil utløpet av fristen kan avgitte forhåndsstemmer endres eller trekkes tilbake. Dersom en aksjeeier velger å møte på generalforsamlingen enten selv eller ved fullmektig, anses avgitte forhåndsstemmer trukket tilbake. |
Shareholders may cast a direct advance vote on each item of business electronically through "Investor Services", or through the Company's website https://hexagongroup.com. The deadline for casting advance votes is 30 April 2025 at 1:00 pm CEST. Until the deadline expires, votes cast in advance may be changed or retracted. If a shareholder chooses to attend the Annual General Meeting, either in person or by proxy, any votes cast in advance are deemed to have been retracted. |
| Bare den som er aksjeeier per 25. april 2025 (registreringsdatoen) har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen, jf allmennaksjeloven § 5-2. |
Only persons that are shareholders per 25 April 2024 (the record date) may attend and vote at the general meeting, ref the Norwegian Public Limited Liability Companies Act section 5-2. |
| Aksjonærer som ønsker å la seg representere ved fullmektig kan gi fullmakt til en navngitt person eller til styrets leder. Vennligst benytt vedlagte fullmaktsskjema. Fullmakten må være skriftlig, datert og underskrevet. Legitimasjon for fullmektig og aksjonær, og eventuelt firmaattest dersom aksjeeier er en juridisk person, må følge fullmakten. |
Shareholders wishing to be represented by a proxy holder may grant proxy to a named person or to the Chair of the Board. Please use the attached proxy form. The proxy must be in writing, dated and signed. Identity papers of both the proxy and the shareholder, and a certificate of registration if the shareholder is a corporate body, must be enclosed with the proxy form. |
| Hexagon Composites ASA er et norsk allmennaksjeselskap underlagt norsk lovgivning, herunder blant annet allmennaksjeloven og verdipapirhandelloven. Selskapet har per dato for denne innkallingen utstedt 210 070 416 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter. Selskapet har per dato for denne innkallingen en beholdning på 396 610 egne aksjer som det ikke kan avgis stemmer for. En aksjeeier har rett til å få behandlet spørsmål i generalforsamlingen som vedkommende melder skriftlig til styret sammen med et forslag til beslutning eller en begrunnelse for at spørsmålet settes på dagsordenen, innen syv dager før fristen for innkalling til generalforsamling. |
Hexagon Composites ASA is a Norwegian public limited company governed by Norwegian law, including the Public Limited Companies Act and the Securities Trading Act. As of the date of this notice, the Company has issued 210 070 416 shares, each of which represents one vote. The shares also confer equal rights in all other respects. As of the date of this notice, the Company holds 396 610 treasury shares which will not be voted for. A shareholder has the right to have items included in the agenda of the general meeting, provided that each such item is forwarded in writing to the Board of Directors, together with a draft resolution or a justification as to why the item should be included in the agenda, at least seven days before the time limit for submitting the notice. |
| Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver på generalforsamlingen, og kan gi talerett til én rådgiver. En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen. |
A shareholder may bring advisors to the general meeting and let one advisor speak on his/her behalf. A shareholder has the right to table draft resolutions for items included in the agenda. |
| En aksjeeier har rett til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelsen av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse, og (iii) selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for selskapet. |
A shareholder has the right to require that members of the Board of Directors and the CEO in the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the annual report, (ii) items that are presented to the shareholders for decision, and (iii) the company's financial situation, including information about activities in other companies in which the company participates, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the company. |
| *** | *** |
| Denne innkallingen med vedlegg og andre saksdokumenter, og gjeldende vedtekter, er også tilgjengelig på Selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com. |
This notice and the appendices and other relevant documents, and Articles of Association, are also available on the Company's website https://hexagongroup.com. |
||
|---|---|---|---|
| I tråd med Selskapets vedtekter § 8, sendes ikke vedlegg til | In accordance with § 8 of the Company's articles of association, | ||
| innkallingen med post til aksjeeierne. Enhver aksjonær kan dog | appendices to the notice will not be sent by post to the | ||
| kreve at vedleggene sendes vederlagsfritt til vedkommende med | shareholders. A shareholder may nonetheless demand to be sent | ||
| post. Dersom en aksjeeier ønsker å få tilsendt dokumentene, kan | the appendices by post free of charge. If a shareholder wishes to | ||
| henvendelse rettes til Selskapet ved å sende en forespørsel per | have the documents sent to them, such request can be addressed | ||
| e-post til: [email protected]. | to the Company by e-mail to: [email protected]. | ||
| Spørsmål | Questions | ||
| kan | may | ||
| rettes | be | ||
| til | emailed | ||
| Ingrid | to | ||
| Aarsnes | Ingrid | ||
| per | Aarsnes | ||
| e-post: | at | ||
| [email protected]. | [email protected]. | ||
| * * * * | * * * * | ||
| Vedlegg: | Attachments: | ||
| 1. | 1. | ||
| Påmeldingsskjema/møteseddel | Attendance form | ||
| 2. | 2. | ||
| Fullmaktsskjema | Proxy form | ||
| Ålesund, 11. april 2025 | Aalesund, 11 April 2025 |
Knut Trygve Flakk Styrets leder/Chair of the Board

Ref.nr.: Pinkode:
Ordinær generalforsamling i Hexagon Composites ASA avholdes 5. mai 2025 kl. 13:00 i Selskapets lokaler i Korsegata 4B, Ålesund.
Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: _________________
Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com (bruk referansenummer og pin kode på denne blanketten), eller via Investortjenester. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://investor.vps.no/garm/auth/logineller gå via egen kontofører.
For påmelding via selskapets hjemmeside må referansenummer og pinkode på denne blanketten benyttes. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://investor.vps.no/garm/auth/login eller gå via egen kontofører. Alternativt kan denne blanketten sendes til [email protected], eller per post til Hexagon Composites ASA c/o DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
Generalforsamlingen avholdes som et fysisk og digitalt møte.
| Sted | Dato | Aksjeeiers underskrift | |
|---|---|---|---|
| Fullmakt uten stemmeinstruksfor | ordinær generalforsamling i Hexagon Composites ASA | ||
| Du kan gi fullmakt til en annen person til å stemme for dine aksjer. | Ref.nr.: | Pinkode: | |
| Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside www.hexagongroup eller via Investortjenester. For fullmakt via selskapets hjemmeside må referansenummer og pinkode på denne blanketten benyttes. |
I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://investor.vps.no/garm/auth/login eller gå via egen kontofører. Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til
Hexagon Composites ASA c/o DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest. Blanketten må være datert og signert.
gir (om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han eller hun bemyndiger.)
Styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger), eller
__________________________________ (fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å delta og avgi stemme på ordinær generalforsamling 5. mai 2025 i Hexagon Composites ASA for mine/våre aksjer.

Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han eller hun bemyndiger. (Det er alternativt mulig å avgi forhåndsstemmer elektronisk, se eget punkt ovenfor.) Ved instruks til andre enn styrets leder, gir du en fullmakt uten stemmeinstruks, og avtaler direkte med din fullmektig hvordan det skal stemmes.
Fullmakter med stemmeinstruks til styrets leder kan ikke registreres elektronisk, og må sendes til [email protected] (skannet blankett), eller post til Hexagon Composites ASA c/o DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 30. april 2025 kl. 13:00. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt med instruks er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest
Undertegnede: _________________________________________ Ref.nr.:
gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 5. mai 2025 i Hexagon Composites ASA for mine/våre aksjer.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Agenda ordinær generalforsamling 2025 | For | Mot | Avstå |
|---|---|---|---|
| 2. Valg av møteleder og en person til å signere protokollen sammen med møteleder | | | |
| 3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden | | | |
| 4. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning for 2024 | | | |
| 5. Styrets redegjørelse for foretaksstyring | |||
| 6. Styrets retningslinjer om fastsettelse av godtgjørelse til ledelsen i Hexagon Composites ASA | | | |
| 7. Styrets rapport om godtgjørelse til ledelsen | | | |
| 8. Godkjennelse av godtgjørelse til medlemmer av styret | | | |
| 9. Godkjennelse av godtgjørelse til medlemmer av valgkomiteen | | | |
| 10. Godkjennelse av godtgjørelse til revisor | | | |
| 11. Endring av vedtektenes § 7 | | | |
| 12. Valg av medlemmer til styret | |||
| 12.1 Knut Trygve Flakk, styreleder | | | |
| 12.2 Ko Mizukawa, styremedlem | | | |
| 12.3 Harald Arnet, styremedlem | | | |
| 12.4 Mimi Berdal, styremedlem | | | |
| 13. Valg av medlemmer til valgkomiteen | |||
| 13.1 Walter Hafslo Qvam, leder | | | |
| 13.2 Ingebret G. Hisdal, medlem | | | |
| 14. Styrefullmakt til å forhøye aksjekapitalen | |||
| 14.1 for generelle selskapsformål, herunder investeringer, fusjoner og oppkjøp | | | |
| 14.2 i forbindelse med incentivprogram for ansatte | | | |
| 15. Styrefullmakt til å erverve egne aksjer | |||
| 15.1 for aksjebasert avlønning og aksjeincentivprogram for ansatte | | | |
| 15.2 for erverv av egne aksjer for etterfølgende sletting | | | |
| 15.3 for generelle selskapsformål | | | |
| 16. Instruks for valgkomiteen | | | |

Ref no: PIN code:
Meeting in Hexagon Composites ASA will be held on 5 May 2025 at 1:00 pm CEST at the Company's offices, Korsegata 4B, Aalesund, Norway
The shareholder is registered with the following amount of shares at summons: ________________________
Advance votes may only be executed electronically, through the Company's website https://hexagongroup.com (use ref.nr and pin code on this form) or through VPS Investor Services. In Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://investor.vps.no/garm/auth/login or your account operator.
Notice of attendance should be registered through the Company's website https://hexagongroup.com or through VPS Investor Services. For notification of attendance through the Company's website, the reference number and pin code on this form must be stated. In VPS Investor Services choose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://investor.vps.no/garm/auth/login or your account operator. If you are not able to register this electronically, you may send by e-mail to [email protected], or by regular Mail to Hexagon Composites ASA c/o DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway.
| Place | Date | Shareholder's signature | |
|---|---|---|---|
| Proxy to another individual to vote for your shares. | Proxy without voting instructions for the Annual General Meeting of Hexagon Composites ASA | ||
| Ref no: | PIN code: | ||
| Proxy should be registered through the Company's website https://hexagongroup.com or through VPS Investor Services. | |||
| For granting proxy through the Company's website, the reference number and pin code on this form must be used. In VPS Investor Services choose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https:// |
|||
| investor.vps.no/garm/auth/login or your account operator. If you are not able to register this electronically, you may send by E-mail to | |||
| [email protected], or by regular Mail to Hexagon Composites ASA c/o DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, |
Norway. If the shareholder is a Company, the signature must be according to the Company's Certificate of Registration. The Proxy must be dated and signed to be valid.
hereby grants (if you do not state the name the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors)
the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or
(Name of proxy holder in capital letters)
proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Hexagon Composites ASA on 5 May 2025.
_____________________________________________

You must use this proxy form to give voting instructions to Chair of the Board of Directors or the person authorised by him or her. (Alternatively, you may vote electronically in advance, see separate section above.) For Instruction to other than Chair of the Board, give a proxy without voting instructions and agree directly with the proxy holder how voting should be executed.
Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular mail to Hexagon Composites ASA c/o DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 30 April 2025 at 1:00 pm CEST. If the shareholder is a Company, the signature must be according to the Company's Certificate of Registration.
The undersigned: ____________________________________________ Ref no:
hereby grants the Chair of the Board of Directors (or the person authorised by him or her) proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Hexagon Composites ASA on 5 May 2025.
The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda for the Annual General Meeting 2025 | For | Against | Abstention |
|---|---|---|---|
| 2. Election of chairperson of the meeting and one person to sign the minutes together with the Chair | | | |
| 3. Approval of the notice of the meeting and the agenda | | | |
| 4. Approval of the annual accounts and the annual report for 2024 | | | |
| 5. The Board's report on corporate governance | |||
| 6. The Board's guidelines for remuneration of executive personnel of Hexagon Composites ASA | | | |
| 7. The Board's report on remuneration of executive management | | | |
| 8. Approval of remuneration to the Board of directors | | | |
| 9. Approval of remuneration to the members of the Nomination Committee | | | |
| 10. Approval of the auditor's fees | | | |
| 11. Amendment to article 7 of the articles of association | | | |
| 12. Election of Board members | |||
| 12.1 Knut Trygve Flakk, Chair | | | |
| 12.2 Ko Mizukawa, Board member | | | |
| 12.3 Harald Arnet, Board member | | | |
| 12.4 Mimi Berdal, Board member | | | |
| 13. Election of Nomination Committee members | |||
| 13.1 Walter Hafslo Qvam, Chair | | | |
| 13.2 Ingebret G. Hisdal, member | | | |
| 14. Board proxy to increase the share capital | |||
| 14.1 For general corporate purposes, including investments, mergers, and acquisitions | | | |
| 14.2 For incentive arrangements for the Company's employees | | | |
| 15. Board proxy to acquire own shares | |||
| 15.1 For share-based remuneration and share incentive programs for employees | | | |
| 15.2 For the purpose of subsequent deletion of shares by reduction of the registered share capital | | | |
| 15.3 For general corporate purposes | | | |
| 16. Instructions to the Nomination Committee | | | |
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.