AGM Information • Mar 22, 2024
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer

| Til aksjeeierne i Hexagon Composites ASA: | To the shareholders of Hexagon Composites ASA: | |||
|---|---|---|---|---|
| INNKALLING TIL | NOTICE OF | |||
| ORDINÆR GENERALFORSAMLING I | ANNUAL GENERAL MEETING IN | |||
| HEXAGON COMPOSITES ASA | HEXAGON COMPOSITES ASA | |||
| (Denne innkallingen er utferdiget både på norsk og engelsk. I | (This notice has been prepared both in the Norwegian and the | |||
| tilfelle av uoverensstemmelse mellom de to versjonene, skal | English language. In case of discrepancies between the two | |||
| den norske versjonen ha forrang.) | versions, the Norwegian version shall prevail.) | |||
| Styret innkaller herved til ordinær generalforsamling i | The Board of Directors hereby gives notice of the Annual | |||
| Hexagon Composites ASA ("Selskapet"): | General Meeting in Hexagon Composites ASA (the |
|||
| "Company"): | ||||
| Tid: Onsdag 17. april 2024 kl. 12:30 |
Time: Wednesday 17 April 2024 at 12:30 CEST |
|||
| Sted: Selskapets lokaler i Korsegata 4B, 6002 Ålesund |
Place: The Company`s office at Korsegata 4B, |
|||
| N-6002 Aalesund, Norway | ||||
| Denne innkallingen og tilhørende dokumenter er også | This notice and the accompanying documents may also be | |||
| tilgjengelig på Selskapets internettsider: |
found at the Company's web pages: |
|||
| https://hexagongroup.com. | https://hexagongroup.com. | |||
| Styret har foreslått følgende dagsorden: | The Board has proposed the following agenda: | |||
| 1. ÅPNING AV MØTET VED STYRETS LEDER OG |
1. OPENING OF THE MEETING BY THE CHAIRMAN OF THE |
|||
| REGISTRERING AV FREMMØTTE AKSJEEIERE OG |
BOARD AND REGISTRATION OF ATTENDING |
|||
| FULLMAKTER | SHAREHOLDERS AND PROXIES | |||
| (Ingen avstemning.) | (No voting.) | |||
| 2. VALG AV MØTELEDER OG EN PERSON TIL Å SIGNERE |
2. ELECTION OF CHAIRPERSON OF THE MEETING AND ONE |
|||
| PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDER | PERSON TO SIGN THE MINUTES TOGETHER WITH THE | |||
| CHAIR | ||||
| Styret foreslår at styrets leder, Knut Trygve Flakk, velges | The Board of Directors proposes that the Chair of the | |||
| som møteleder, og at møteleder foreslår en person til å | Board, Knut Trygve Flakk, is elected as chairperson of the | |||
| medundertegne protokollen sammen med møteleder. | meeting, and that the chairperson suggests a person to co | |||
| sign the minutes together with the chairperson of the | ||||
| meeting. | ||||
| 3. GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN |
3. APPROVAL OF THE NOTICE OF THE MEETING AND THE AGENDA |
|||
| Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende | The Board of Directors proposes that the general meeting | |||
| vedtak: | makes the following resolution: | |||
| "Innkalling og dagsorden ble godkjent." | "The notice of the meeting and the agenda were | |||
| approved." | ||||
| 4. GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR 2023 |
4. APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE BOARD OF DIRECTORS REPORT FOR 2023 |
|
|---|---|---|
| Selskapets årsregnskap for regnskapsåret 2023, herunder konsernregnskap og styrets årsberetning samt revisors beretning er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com i henhold til vedtektene § 8. |
The Company's annual accounts for the financial year 2023, including the group's annual accounts and the Board of Directors report, are, together with the auditor's report, made available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. |
|
| Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: |
The Board of Directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
|
| "Årsregnskap og årsberetning for 2023 for Hexagon Composites ASA ble godkjent." |
"The annual accounts and the Board of directors' report for 2023 for Hexagon Composites ASA were approved." |
|
| 5. STYRETS REDEGJØRELSE FOR FORETAKSSTYRING | 5. THE BOARD'S REPORT ON CORPORATE GOVERNANCE | |
| I henhold til bestemmelsen i regnskapsloven § 3-3b har styret forberedt en redegjørelse for prinsipper og praksis vedrørende foretaksstyring (eierstyring og selskapsledelse). I samsvar med allmennaksjeloven § 5-6 (5) skal generalforsamlingen behandle denne redegjørelsen. |
In accordance with the Accounting Act Section 3-3b, the Board has prepared a statement on principles and practises with regard to corporate governance. Pursuant to Section 5-6 (5) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the general meeting shall consider this statement. |
|
| Redegjørelsen for foretaksstyring er tilgjengelig på Selskapets internettsider: https://hexagongroup.com. |
The statement on corporate can be found at the Company's web pages: https://hexagongroup.com. |
|
| Det skal ikke stemmes over redegjørelsen på generalforsamlingen. |
The statement is not subject to the general meeting's vote. | |
| 6. STYRETS RETNINGSLINJER OM FASTSETTELSE AV GODTGJØRELSE TIL LEDELSEN i HEXAGON COMPOSITES ASA Styret har oppdatert retningslinjene om fastsettelse av godtgjørelse til ledende ansatte i samsvar med bestemmelsen i allmennaksjeloven § 6‐16a. Retningslinjene er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmesider https://hexagongroup.com i henhold til vedtektene § 8. Retningslinjene skal behandles og godkjennes av generalforsamlingen ved enhver vesentlig endring og minst hvert fjerde år. Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: "Styrets retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte godkjennes." |
6. | THE BOARD'S GUIDELINES FOR REMUNERATION OF EXECUTIVE MANAGEMENT OF HEXAGON COMPOSITES ASA The Board of Directors has updated the guidelines for remuneration of executive management of Hexagon Composites ASA in accordance with the Norwegian Public Limited Liability Companies Act (the "Act") section 6‐16a. The guidelines are available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. The guidelines shall be considered and approved by the general meeting upon any material changes and at least every fourth year. The Board of Directors proposes that the general meeting adopts the following resolution: "The Board of directors' guidelines on determination of salary and other remuneration to the CEO and other members of the executive management are approved." |
| 7. STYRETS RAPPORT OM GODTGJØRELSE TIL LEDELSEN Styret har i samsvar med bestemmelsen i allmennaksjeloven § 6-16b utarbeidet en rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledelsen. Rapporten er |
7. THE BOARD'S REPORT ON REMUNERATION OF EXECUTIVE MANAGEMENT The Board of Directors has, in accordance with the Norwegian Public Limited Liability Companies Act (the |
|
gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmesider https://hexagongroup.com i henhold til vedtektene § 8. Rapporten er gjenstand for en rådgivende avstemning fra generalforsamlingen.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"Styrets rapport om lønn og annen godtgjørelse til daglig leder og andre ledende ansatte godkjennes."
Valgkomiteens innstilling finnes på Selskapets internettsider https://hexagongroup.com, i samsvar med vedtektenes § 8. Eventuelle oppdateringer vil også legges på Selskapets internettsider. Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Styrehonorar for perioden fra dato for den ordinære generalforsamlingen i 2024 og frem til dato for den ordinære generalforsamlingen 2025, utbetales som følger:
| - Styrets leder: | NOK 682 500 | ||
|---|---|---|---|
| - Styrets nestleder: | NOK 397 950 | ||
| - Styremedlemmer: | NOK 341 250 |
Honorarer til medlemmer av styreutvalg for perioden fra dato for den ordinære generalforsamlingen i 2024 og frem til dato for den ordinære generalforsamlingen 2025, fastsettes til:
- Ledere av styreutvalg: NOK 68 250
- Utvalgsmedlemmer: NOK 45 150"
Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen beslutter følgende vedtak, jf. innstillingen fra valgkomiteen:
"Valgkomiteens godtgjørelse for perioden fra dato for den ordinære generalforsamlingen i 2024 og frem til dato for den ordinære generalforsamlingen 2025, fastsettes til følgende:
"Act") section 6-16b, prepared a report on remuneration for executive management. The report is made available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. The report is subject to an advisory vote by the general meeting.
The Board of Directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
"The Board of directors' report on salary and other remuneration to executive management is approved."
The Nomination Committee's recommendation is available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. Any updates to the recommendation will also be made available on the Company's website. The Nomination Committee suggests that the general meeting adopts the following resolution:
The Board of Directors' remuneration from the date of the annual general meeting in 2024 and up to the date of the Annual General Meeting in 2025 is payable as follows:
| - Chair of the Board: | NOK 682 500 |
|---|---|
| - Deputy Chair: | NOK 397 950 |
| - Board members: | NOK 341 250 |
The Board's Committees' remuneration from the date of the annual general meeting in 2024 and up to the date of the Annual General Meeting in 2025 is set at:
The Nomination Committee suggests that the general meeting decides as follows, cf. the recommendation from the Nomination Committee:
"The remuneration to the Nomination Committee from the date of the annual general meeting in 2024 and up to the date of the Annual General Meeting in 2025 is payable as follows:
| - Leder: | NOK 68 250. | - Chair: | NOK 68 250. | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| - Medlemmer: | NOK 45 150." | - Members: | NOK 45 150." | |||
| 10. GODKJENNELSE AV GODTGJØRELSE TIL REVISOR | 10. APPROVAL OF THE AUDITOR'S FEES | |||||
| vedtak: | Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende | makes the following resolution: | The Board of Directors proposes that the general meeting | |||
| 2023 etter regning." | "Generalforsamlingen godkjenner revisors honorar for revisjon og revisjonsrelaterte tjenester for regnskapsåret |
accordance with invoice." | "The general meeting approves the auditor's fees for audit and audit related services for the financial year 2023 in |
|||
| 11. VALG AV MEDLEMMER TIL STYRET | 11. ELECTION OF BOARD MEMBERS | |||||
| Selskapets styre er i dag sammensatt som følger: | The Board currently consists of the following members: | |||||
| - Knut Trygve Flakk, styreleder | - Knut Trygve Flakk, Chair of the Board | |||||
| - Kristine Landmark, nestleder | - Kristine Landmark, Deputy Chair | |||||
| - Katsunori Mori, styremedlem | - Katsunori Mori, Board member | |||||
| - Liv Astri Hovem, styremedlem | - Liv Astri Hovem, Board member | |||||
| - Liv Dingsør, styremedlem | - Liv Dingsør, Board member | |||||
| - Sam Gabbita, styremedlem | - Sam Gabbita, Board member | |||||
| - Joachim Magnusson, styremedlem | - Joachim Magnusson, Board member | |||||
| Følgende styremedlemmer er på valg: | The following Board members are up for election: | |||||
| - Katsunori Mori, styremedlem | - Katsunori Mori, Board member | |||||
| - Liv Astri Hovem, styremedlem | - Liv Astri Hovem, Board member | |||||
| - Liv Dingsør, styremedlem | - Liv Dingsør, Board member | |||||
| - Sam Gabbita, styremedlem | - Sam Gabbita, Board member | |||||
| legges på Selskapets internettsider. | Valgkomiteens innstilling finnes på Selskapets internettsider https://hexagongroup.com, i samsvar med vedtektenes § 8. Eventuelle oppdateringer vil også |
available at the Company's website Company's website. |
The Nomination Committee's recommendation is https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. Any updates to the recommendation will also be made available on the |
|||
| følgende vedtak: | Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer | meeting makes the following resolution: | The Nomination Committee suggests that the general | |||
| periode på 2 år." periode på 2 år." |
"11.1 Sam Gabbita, gjenvelges som styremedlem for en "11.2 Liv Astri Hovem, gjenvelges som styremedlem for en |
period of 2 years." period of 2 years." |
"11.1 Sam Gabbita is re-elected as Board member for a "11.2 Liv Astri Hovem is re-elected as Board member for a |
| "11.3 Eva Sagemo velges som styremedlem for en periode på 2 år." |
"11.3 Eva Sagemo to be elected as Board member for a period of 2 years." |
|---|---|
| "11.4 Takayuki Tsunashima velges som styremedlem for en periode på 1 år." |
"11.4 Takayuki Tsunashima to be elected as Board member for a period of 1 year." |
| Etter dette består styret av: - Knut Trygve Flakk, styreleder |
After this, the Board consists of: - Knut Trygve Flakk, Chair |
| - Kristine Landmark, nestleder | - Kristine Landmark, Deputy Chair |
| - Sam Gabbita, styremedlem | - Sam Gabbita, Board member |
| - Joachim Magnusson, styremedlem | - Joachim Magnusson, Board member |
| - Liv Astri Hovem, styremedlem | - Liv Astri Hovem, Board member |
| - Eva Sagemo, styremedlem | - Eva Sagemo, Board member |
| - Takayuki Tsunashima, styremedlem | - Takayuki Tsunashima, Board member |
| 12. VALG AV MEDLEMMER TIL VALGKOMITEEN | 12. ELECTION OF NOMINATION COMMITTEE MEMBERS |
| Selskapet har i dag følgende sammensetning av valgkomiteen: |
The Company has at present the following Nomination Committee: |
| - Walter Hafslo Qvam, leder | - Walter Hafslo Qvam, Chair |
| - Leif Arne Langøy, medlem | - Leif Arne Langøy, member |
| - Ingebret G. Hisdal, medlem | - Ingebret G. Hisdal, member |
| Følgende medlemmer av valgkomiteen er på valg: - Leif Arne Langøy, medlem |
The following nomination committee member is up for election: |
| - Leif Arne Langøy, Member | |
| Valgkomiteens innstilling finnes på Selskapets internettsider https://hexagongroup.com, i samsvar med vedtektenes § 8. Eventuelle oppdateringer vil også legges på Selskapets internettsider. Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: |
The Nomination Committee's recommendation is available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. The Nomination Committee suggests that the general meeting makes the following resolution: |
| "12.1 Elisabeth Tørstad velges som medlem av komiteen for en periode på 2 år." |
"12.1 Elisabeth Tørstad is elected as member of the committee for a period of 2 years." |
| 13. STYREFULLMAKT TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN | 13. BOARD PROXY TO INCREASE THE SHARE CAPITAL |
| Styret ble på ordinær generalforsamling i 2023 gitt fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital for generelle selskapsformål, samt tilknyttet incentivordninger til Selskapets ansatte. Denne fullmakten utløper ved avholdelse av årets ordinære generalforsamling. Styret anser det hensiktsmessig å fortsatt ha anledning til å kunne utstede aksjer i situasjoner der dette anses å være |
At the annual general meeting in 2023, the Board was granted the authorization to increase the Company's share capital for general corporate purposes, and in connection with incentive schemes for employees. This authorization will expire at the conclusion of the annual general meeting. The board considers it beneficial to continue to be able to issue shares in situations where this is |
i Selskapets og aksjonærenes beste interesse, herunder for å oppfylle Selskapets forpliktelser overfor ansatte etter incentivordninger, og ber derfor om at generalforsamlingen utsteder en ny fullmakt til utstedelse av aksjer.
Styret foreslår på ovennevnte bakgrunn at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"Styret gis fullmakt til å øke aksjekapitalen med inntil NOK 4,032,394 gjennom en eller flere aksjekapitalutvidelser.
Fullmakten skal kunne anvendes for et eller flere av følgende formål:
(i) Incentivordninger til Selskapets ansatte, og/eller
(ii) For generelle selskapsformål, herunder investeringer, fusjoner og oppkjøp.
Styret skal fastsette tegningsvilkårene og øvrige vilkår.
Styrets beslutning om kapitalforhøyelse i henhold til fullmakten er betinget av et enstemmig styrevedtak. Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger eller rett til å pådra selskapet særlige plikter. Fullmakten omfatter beslutning om fusjon. Fullmakten kan også benyttes i de tilfeller som er nevnt i verdipapirhandelloven § 6-17 (2).
Eksisterende aksjonærers fortrinnsrett til å tegne aksjer vil kunne bli fraveket av styret i forbindelse med utstedelser etter denne fullmakten.
Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2025, dog senest 30. juni 2025.
Denne fullmakten erstatter alle tidligere styrefullmakter til å utstede aksjer."
I henhold til allmennaksjeloven § 9-4 kan styret gis fullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer. En slik fullmakt medfører bl.a. at Selskapet kan benytte egne aksjer som oppgjør i forbindelse med incentivprogrammer, samt for helt eller delvis oppgjør i forbindelse med erverv av virksomheter. Eksisterende fullmakt utløper på datoen for den ordinære generalforsamlingen. Styret foreslår derfor at fullmakten fornyes.
Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å erverve Selskapets egne aksjer med samlet pålydende verdi tilsvarende inntil 10 % av Selskapets considered to be in the Company's and the shareholders' best interests, including to fulfil obligations towards employees under incentive programs, and therefore asks that the general meeting grants a new authorization to issue shares.
On this basis the Board proposes that the general meeting makes the following resolution:
"The board is granted the authority to increase the share capital by up to NOK 4,032,394 in one or more issuances.
The authorization may be used for one or more of the following purposes:
The Board shall determine the subscription terms and other conditions.
The Board's decision to increase the share capital according to the proxy must be unanimous. The authorization comprises capital increase by non-cash payment or rights to charge the company with special obligations. The authorization comprises resolutions regarding mergers. The authorisation may also be used in the events described in the Norwegian Securities Trading Act Section 6-17 (2).
Existing shareholder's preferential rights to subscribe for shares may be waived by the Board pursuant to this authority.
The authorisation shall be valid until the Company's ordinary general meeting in 2025, though no longer than until 30 June 2025.
This proxy replaces all previous board authorisations to issue shares."
According to the Public Limited Companies Act Section 9- 4, the Board of Directors may be authorized to acquire shares in the Company. Such authorization will enable the Company i.e. to use own shares as settlement in incentive schemes and as consideration in connection with acquisition of businesses. The existing authorization expires at the time of the annual general meeting. The Board therefore proposes that the authorization is renewed.
The Board proposes that the General Meeting gives the board authorisation to acquire shares in the Company with a total nominal value corresponding to 10 % of the aksjekapital. Egne aksjer ervervet av Selskapet skal kunne brukes (i) i forbindelse med aksjebasert betaling og aksjeincentivprogram for ansatte, (ii) for etterfølgende sletting av aksjer ved nedskriving av aksjekapitalen eller (iii) for generelle selskapsformål.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"1. Selskapets styre tildeles fullmakt til å erverve selskapets egne aksjer, i en eller flere omganger, med samlet pålydende verdi på inntil 10% av Selskapets aksjekapital til enhver tid.
2. Fullmakten kan brukes for følgende formål:
3. Den laveste og høyeste kjøpesum som skal betales for aksjene som kan erverves i henhold til fullmakten er henholdsvis NOK 5 og NOK 500. Styret står for øvrig fritt med hensyn til på hvilken måte erverv og avhendelse av egne aksjer skal skje.
4. Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2025, dog senest 30. juni 2025."
Alle aksjonærer har rett til å delta på Selskapets generalforsamlinger ved oppmøte, ved fullmakt eller elektronisk. Ved ønske om elektronisk deltagelse, vennligst kontakt Selskapet på e-post: [email protected].
I henhold til allmennaksjeloven § 1-8, samt forskrift om formidlere omfattet av verdipapirsentralloven § 4-5 og tilhørende gjennomføringsforordninger sendes innkallingen til forvalteren av forvalterregistrerte aksjer. Forvalteren skal deretter videreformidle innkallingen til eieren av disse aksjene. Aksjeeierne skal kommunisere med sin forvalter som har ansvar for å formidle eiernes stemmegivning, fullmakt, eller påmelding til selskapet innen 15. april kl. 12:30 CEST. Manglende oppmøtemelding vil medføre nekting av adgang til generalforsamlingen.
Aksjonærer oppfordres til å foreta elektronisk påmelding ved fullmakt via Investortjenester eller via Selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com. Alternativt bes aksjonærer om å fylle ut og returnere vedlagte møteseddel eller fullmaktsskjema
Company's registered share capital. Treasury shares obtained by the Company may be used (i) in connection with share program for employees, (iii) for the purpose of subsequent deletion of shares by reduction of the registered share capital or (iii) for general corporate purposes.
The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:
"1. The Board of Directors is given authorisation to acquire shares in the Company, on one or several occasions, up to a total nominal value not exceeding 10% of the share capital at any given time.
2. The power of attorney may be used for the following purposes:
3. The lowest and the highest price that can be paid for the shares according to the authorization are NOK 5 and NOK 500 respectively. As to how the shares are acquired or disposed of, the Board will decide at their own discretion.
4. The authorization shall be valid until the Company's ordinary general meeting in 2025, though no longer than until 30 June 2025."
Any shareholder may attend the Company's General Meetings in person, by proxy or electronically. If electronic participation is desired, please contact the Company by e-mail: [email protected].
According to the Public Limited Liability Companies Act § 1-8, as well as regulations on intermediaries covered by the Central Securities Act § 4-5 and related implementing regulations, the notice is sent to custodians of nominee registered shares. The Custodian shall thereafter forward the notice to the owner of such shares. Shareholders must communicate with their custodian, who is responsible for conveying votes, proxies or enrolment to the Company within 15 April 2024 at 12:30 pm CEST. Custodians must according to § 5-3 of the Public Limited Liability Companies Act register this with the company no later than two working days before the general meeting. Failure to notify will lead to denial of access to the General Meeting.
Shareholders are encouraged to notify their attendance electronically by proxies through "Investor Services", or online at the Company's website https://hexagongroup.com. Alternatively, shareholders are requested to fill in and return the
| til e-post: [email protected] eller postadresse: Hexagon Composites ASA c/o DNB ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo innen 15. april 2024 kl. 12:30 CEST. Melding om oppmøte er vedlagt. |
attached notice of attendance or proxy by email: [email protected], or by post to: Hexagon Composites ASA c/o DNB ASA, Verdipapirservice, P.O. Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo within 15 April 2024 at 12:30 pm CEST. An attendance slip is appended. |
|---|---|
| Aksjeeiere kan avgi direkte forhåndsstemme i hver enkelt sak elektronisk via Investortjenester eller via Selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com. Frist for å forhåndsstemme er 15. april 2024 kl. 12:30 CEST. Inntil utløpet av fristen kan avgitte forhåndsstemmer endres eller trekkes tilbake. Dersom en aksjeeier velger å møte på generalforsamlingen enten selv eller ved fullmektig, anses avgitte forhåndsstemmer trukket tilbake. |
Shareholders may cast a direct advance vote on each item of business electronically through "Investor Services", or through the Company's website https://hexagongroup.com. The deadline for casting advance votes is 15 April 2024 at 12:30 pm CEST. Until the deadline expires, votes cast in advance may be changed or retracted. If a shareholder chooses to attend the Annual General Meeting, either in person or by proxy, any votes cast in advance are deemed to have been retracted. |
| Bare den som er aksjeeier per 10. april 2024 (registreringsdatoen) har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen, jf allmennaksjeloven § 5-2. |
Only persons that are shareholders per 10 April 2024 (the record date) may attend and vote at the general meeting, ref the Norwegian Public Limited Liability Companies Act section 5-2. |
| Aksjonærer som ønsker å la seg representere ved fullmektig kan gi fullmakt til en navngitt person eller til styrets leder. Vennligst benytt vedlagte fullmaktsskjema. Fullmakten må være skriftlig, datert og underskrevet. Legitimasjon for fullmektig og aksjonær, og eventuelt firmaattest dersom aksjeeier er en juridisk person, må følge fullmakten. |
Shareholders wishing to be represented by a proxy holder may grant proxy to a named person or to the Chair of the Board. Please use the attached proxy form. The proxy must be in writing, dated and signed. Identity papers of both the proxy and the shareholder, and a certificate of registration if the shareholder is a corporate body, must be enclosed with the proxy form. |
| Hexagon Composites ASA er et norsk allmennaksjeselskap underlagt norsk lovgivning, herunder blant annet allmennaksjeloven og verdipapirhandelloven. Selskapet har per dato for denne innkallingen utstedt 201 619 712 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter. Selskapet har per dato for denne innkallingen en beholdning på 1 379 854 egne aksjer som det ikke kan avgis stemmer for. |
Hexagon Composites ASA is a Norwegian public limited company governed by Norwegian law, including the Public Limited Companies Act and the Securities Trading Act. As of the date of this notice, the Company has issued 201 619 712 shares, each of which represents one vote. The shares also confer equal rights in all other respects. As of the date of this notice, the Company has 1 379 854 treasury shares which will not be voted for. |
| En aksjeeier har rett til å få behandlet spørsmål i generalforsamlingen som vedkommende melder skriftlig til styret sammen med et forslag til beslutning eller en begrunnelse for at spørsmålet settes på dagsordenen, innen syv dager før fristen for innkalling til generalforsamling. |
A shareholder has the right to have items included in the agenda of the general meeting, provided that each such item is forwarded in writing to the Board of Directors, together with a draft resolution or a justification as to why the item should be included in the agenda, at least seven days before the time limit for submitting the notice. |
| Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver på generalforsamlingen, og kan gi talerett til én rådgiver. En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen. |
A shareholder may bring advisors to the general meeting and let one advisor speak on his/her behalf. A shareholder has the right to table draft resolutions for items included in the agenda. |
| En aksjeeier har rett til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelsen av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse, og (iii) selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for selskapet. |
A shareholder has the right to require that members of the Board of Directors and the CEO in the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the annual report, (ii) items that are presented to the shareholders for decision, and (iii) the company's financial situation, including information about activities in other companies in which the company participates, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the company. |
| *** |
***
| Denne innkallingen med vedlegg og andre saksdokumenter, og gjeldende vedtekter, er også tilgjengelig på Selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com. |
This notice and the appendices and other relevant documents, and Articles of Association, are also available on the Company's website https://hexagongroup.com. |
||
|---|---|---|---|
| I tråd med Selskapets vedtekter § 8, sendes ikke vedlegg til innkallingen med post til aksjeeierne. Enhver aksjonær kan dog kreve at vedleggene sendes vederlagsfritt til vedkommende med post. Dersom en aksjeeier ønsker å få tilsendt dokumentene, kan henvendelse rettes til Selskapet ved å sende en forespørsel per e-post til: [email protected]. |
In accordance with § 8 of the Company's articles of association, appendices to the notice will not be sent by post to the shareholders. A shareholder may nonetheless demand to be sent the appendices by post free of charge. If a shareholder wishes to have the documents sent to him, such request can be addressed to the Company by e-mail to: [email protected]. |
||
| Spørsmål kan rettes til Selskapets investorkontakt, Ingrid Aarsnes per e-post: [email protected]. |
Questions may be emailed to Ingrid Aarsnes, VP Investor Relations & ESG at [email protected]. |
||
| * * * * | * * * * | ||
| Vedlegg: | Attachments: | ||
| 1. Påmeldingsskjema/møteseddel 2. Fullmaktsskjema |
1. Attendance form 2. Proxy form |
||
| Ålesund, 22. mars 2024 | Aalesund, 22 March 2024 |
Knut Trygve Flakk Styrets leder / Chair of the board

"Firma-/Etternavn, Fornavn " "c/o" "Adresse1" "Adresse2" "Postnummer, Poststed" "Land"
Ref no: "Refnr" PIN code: "Pin"
Meeting in Hexagon Composites ASA will be held on 17 April 2024 at 12:30 pm CEST at the Company's offices, Korsegata 4B, Aalesund, Norway
The shareholder is registered with the following amount of shares at summons: "Beholdning"
Advance votes may only be executed electronically, through the Company's website https://hexagongroup.com (use ref.nr and pin code on this form) or through VPS Investor Services. In Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either throughhttps://www.euronextvps.no/ or your account operator.
Notice of attendance should be registered through the Company's website https://hexagongroup.com or through VPS Investor Services. For notification of attendance through the Company's website, the reference number and pin code on this form must be stated. In VPS Investor Services choose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator. If you are not able to register this electronically, you may send by e-mail to [email protected], or by regular Mail to Hexagon Composites ASA c/o DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway.
| Place | Date | Shareholder's signature | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Proxy to another individual to vote for your shares. | Proxy without voting instructions for the Annual General Meeting of Hexagon Composites ASA | Ref no: "Refnr" | PIN code: | "Pin" |
Proxy should be registered through the Company's website https://hexagongroup.com or through VPS Investor Services. For granting proxy through the Company's website, the reference number and pin code on this form must be used. In VPS Investor Services choose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator. If you are not able to register this electronically, you may send by E-mail to [email protected], or by regular Mail to Hexagon Composites ASA c/o DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. If the shareholder is a Company, the signature must be according to the Company's Certificate of Registration. The Proxy must be dated and signed to be valid.
hereby grants (if you do not state the name the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors)
the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or
_____________________________________________
(Name of proxy holder in capital letters)
proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Hexagon Composites ASA on 17 April 2024.

You must use this proxy form to give voting instructions to Chair of the Board of Directors or the person authorised by him or her. (Alternatively, you may vote electronically in advance, see separate section above.) For Instruction to other than Chair of the Board, give a proxy without voting instructions and agree directly with the proxy holder how voting should be executed.
Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular mail to Hexagon Composites ASA c/o DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 15 April 2024 at 12:30 pm CEST. If the shareholder is a Company, the signature must be according to the Company's Certificate of Registration.
hereby grants the Chair of the Board of Directors (or the person authorised by him or her) proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Hexagon Composites ASA on 17 April 2024.
The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda for the Annual General Meeting 2024 For |
Against | Abstention |
|---|---|---|
| 2. Election of chairperson of the meeting and one person to sign the minutes together with the Chair | ||
| 3. Approval of the notice of the meeting and the agenda | ||
| 4. Approval of the annual accounts and the annual report for 2023 | ||
| 5. The Board's report on corporate governance | ||
| 6. The Board's guidelines for remuneration of executive management of Hexagon Composites ASA | ||
| 7. The Board's report on remuneration of executive management | ||
| 8. Approval of remuneration to the Board of directors | ||
| 9. Approval of remuneration to the members of the nomination committee | ||
| 10. Approval of the auditor's fees | ||
| 11. Election of Board members | ||
| 11.1 Sam Gabbita, Board member | ||
| 11.2 Liv Astri Hovem, Board member | ||
| 11.3 Eva Sagemo, Board member | ||
| 11.4 Takayuki Tsunashima, Board member | ||
| 12. Election of nomination committee members | ||
| 12.1 Elisabeth Tørstad, member | ||
| 13. Board proxy to increase the share capital | ||
| 13.1 For incentive arrangements for the Company's employees | ||
| 13.2 For general corporate purposes, including investments, merger, and acquisitions | ||
| 14. Board proxy to acquire own shares | ||
| 14.1 For share-based remuneration and share incentive programs for employees | ||
| 14.2 For the purpose of subsequent deletion of shares by reduction of the registered share capital | ||
| 14.3 For general corporate purposes |

"Firma-/Etternavn, Fornavn " "c/o" "Adresse1" "Adresse2" "Postnummer, Poststed" "Land"
Ordinær generalforsamling i Hexagon Composites ASA avholdes 17. april 2024 kl. 12:30 i Selskapets lokaler i Korsegata 4B, Ålesund.
Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: "Beholdning"
Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com (bruk referansenummer og pin kode på denne blanketten), eller via Investortjenester. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører.
Påmelding gjøres via selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com eller via Investortjenester. For påmelding via selskapets hjemmeside må referansenummer og pinkode på denne blanketten benyttes. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører. Alternativt kan denne blanketten sendes til [email protected], eller per post til Hexagon Composites ASA c/o DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
Generalforsamlingen avholdes som et fysisk og digitalt møte.
| Sted | Dato | Aksjeeiers underskrift | ||
|---|---|---|---|---|
| Fullmakt uten stemmeinstruksfor | ordinær generalforsamling i Hexagon Composites ASA | |||
| Du kan gi fullmakt til en annen person til å stemme for dine aksjer. | Ref.nr.: "Refnr" Pinkode: "Pin" |
|||
| Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside www.hexagongroup eller via Investortjenester. For fullmakt via selskapets hjemmeside må referansenummer og pinkode på denne blanketten benyttes. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører. Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til Hexagon Composites ASA c/o DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest. Blanketten må være datert og signert. |
gir (om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han eller hun bemyndiger.)
Styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger), eller
__________________________________ (fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å delta og avgi stemme på ordinær generalforsamling 17. april 2024 i Hexagon Composites ASA for mine/våre aksjer.

Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han eller hun bemyndiger. (Det er alternativt mulig å avgi forhåndsstemmer elektronisk, se eget punkt ovenfor.) Ved instruks til andre enn styrets leder, gir du en fullmakt uten stemmeinstruks, og avtaler direkte med din fullmektig hvordan det skal stemmes.
Fullmakter med stemmeinstruks til styrets leder kan ikke registreres elektronisk, og må sendes til [email protected] (skannet blankett), eller post til Hexagon Composites ASA c/o DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 15. april 2024 kl. 12:30. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt med instruks er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest
gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 17. april 2024 i Hexagon Composites ASA for mine/våre aksjer.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Agenda ordinær generalforsamling 2024 | For | Mot | Avstå |
|---|---|---|---|
| 2. Valg av møteleder og en person til å signere protokollen sammen med møteleder | |||
| 3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden | |||
| 4. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning for 2023 | |||
| 5. Styrets redegjørelse for foretaksstyring | |||
| 6. Styrets retningslinjer om fastsettelse av godtgjørelse til ledelsen i Hexagon Composites ASA | |||
| 7. Styrets rapport om godtgjørelse til ledelsen | |||
| 8. Godkjennelse av godtgjørelse til medlemmer av styret | |||
| 9. Godkjennelse av godtgjørelse til medlemmer av valgkomiteen | |||
| 10. Godkjennelse av godtgjørelse til revisor | |||
| 11. Valg av medlemmer til styret | |||
| 11.1 Sam Gabbita, styremedlem | |||
| 11.2 Liv Astri Hovem, styremedlem | |||
| 11.3 Eva Sagemo, styremedlem | |||
| 11.4 Takayuki Tsunashima, styremedlem | |||
| 12. Valg av medlemmer til valgkomiteen | |||
| 12.1 Elisabeth Tørstad, medlem | |||
| 13. Styrefullmakt til å forhøye aksjekapitalen | |||
| 13.1 i forbindelse med incentivordninger til Selskapets ansatte | |||
| 13.2 for generelle selskapsformål, herunder investeringer, fusjoner og oppkjøp | |||
| 14. Styrefullmakt til å erverve egne aksjer | |||
| 14.1 for aksjebasert avlønning og aksjeincentivprogram for ansatte | |||
| 14.2 for erverv av egne aksjer for etterfølgende sletting | |||
| 14.3 for generelle selskapsformål |
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.