AI Terminal

MODULE: AI_ANALYST
Interactive Q&A, Risk Assessment, Summarization
MODULE: DATA_EXTRACT
Excel Export, XBRL Parsing, Table Digitization
MODULE: PEER_COMP
Sector Benchmarking, Sentiment Analysis
SYSTEM ACCESS LOCKED
Authenticate / Register Log In

Hexagon Composites

AGM Information Mar 22, 2024

3619_rns_2024-03-22_1740820f-69d0-4c91-9518-e1c6ea7c3b10.pdf

AGM Information

Open in Viewer

Opens in native device viewer

Til aksjeeierne i Hexagon Composites ASA: To the shareholders of Hexagon Composites ASA:
INNKALLING TIL NOTICE OF
ORDINÆR GENERALFORSAMLING I ANNUAL GENERAL MEETING IN
HEXAGON COMPOSITES ASA HEXAGON COMPOSITES ASA
(Denne innkallingen er utferdiget både på norsk og engelsk. I (This notice has been prepared both in the Norwegian and the
tilfelle av uoverensstemmelse mellom de to versjonene, skal English language. In case of discrepancies between the two
den norske versjonen ha forrang.) versions, the Norwegian version shall prevail.)
Styret innkaller herved til ordinær generalforsamling i The Board of Directors hereby gives notice of the Annual
Hexagon Composites ASA ("Selskapet"): General
Meeting
in
Hexagon
Composites
ASA
(the
"Company"):
Tid:
Onsdag 17. april 2024 kl. 12:30
Time:
Wednesday 17 April 2024 at 12:30 CEST
Sted:
Selskapets lokaler i Korsegata 4B, 6002 Ålesund
Place:
The Company`s office at Korsegata 4B,
N-6002 Aalesund, Norway
Denne innkallingen og tilhørende dokumenter er også This notice and the accompanying documents may also be
tilgjengelig

Selskapets
internettsider:
found
at
the
Company's
web
pages:
https://hexagongroup.com. https://hexagongroup.com.
Styret har foreslått følgende dagsorden: The Board has proposed the following agenda:
1.
ÅPNING
AV
MØTET
VED
STYRETS
LEDER
OG
1.
OPENING OF THE MEETING BY THE CHAIRMAN OF THE
REGISTRERING
AV
FREMMØTTE
AKSJEEIERE
OG
BOARD
AND
REGISTRATION
OF
ATTENDING
FULLMAKTER SHAREHOLDERS AND PROXIES
(Ingen avstemning.) (No voting.)
2.
VALG AV MØTELEDER OG EN PERSON TIL Å SIGNERE
2.
ELECTION OF CHAIRPERSON OF THE MEETING AND ONE
PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDER PERSON TO SIGN THE MINUTES TOGETHER WITH THE
CHAIR
Styret foreslår at styrets leder, Knut Trygve Flakk, velges The Board of Directors proposes that the Chair of the
som møteleder, og at møteleder foreslår en person til å Board, Knut Trygve Flakk, is elected as chairperson of the
medundertegne protokollen sammen med møteleder. meeting, and that the chairperson suggests a person to co
sign the minutes together with the chairperson of the
meeting.
3.
GODKJENNELSE
AV
INNKALLING
OG
DAGSORDEN
3.
APPROVAL OF THE NOTICE OF THE MEETING AND THE
AGENDA
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende The Board of Directors proposes that the general meeting
vedtak: makes the following resolution:
"Innkalling og dagsorden ble godkjent." "The notice of the meeting and the agenda were
approved."
4. GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING
FOR 2023
4. APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE BOARD
OF DIRECTORS REPORT FOR 2023
Selskapets årsregnskap for regnskapsåret 2023, herunder
konsernregnskap og styrets årsberetning samt revisors
beretning er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside
https://hexagongroup.com i henhold til vedtektene § 8.
The Company's annual accounts for the financial year
2023, including the group's annual accounts and the Board
of Directors report, are, together with the auditor's
report, made available at the Company's website
https://hexagongroup.com, in accordance with section 8
of the articles of association.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende
vedtak:
The Board of Directors proposes that the general meeting
makes the following resolution:
"Årsregnskap og årsberetning for 2023 for Hexagon
Composites ASA ble godkjent."
"The annual accounts and the Board of directors' report
for 2023 for Hexagon Composites ASA were approved."
5. STYRETS REDEGJØRELSE FOR FORETAKSSTYRING 5. THE BOARD'S REPORT ON CORPORATE GOVERNANCE
I henhold til bestemmelsen i regnskapsloven § 3-3b har
styret forberedt en redegjørelse for prinsipper og praksis
vedrørende
foretaksstyring
(eierstyring
og
selskapsledelse). I samsvar med allmennaksjeloven § 5-6
(5)
skal
generalforsamlingen
behandle
denne
redegjørelsen.
In accordance with the Accounting Act Section 3-3b, the
Board has prepared a statement on principles and
practises with regard to corporate governance. Pursuant
to Section 5-6 (5) of the Norwegian Public Limited Liability
Companies Act, the general meeting shall consider this
statement.
Redegjørelsen for foretaksstyring er tilgjengelig på
Selskapets internettsider: https://hexagongroup.com.
The statement on corporate can
be found at the
Company's web pages: https://hexagongroup.com.
Det
skal
ikke
stemmes
over
redegjørelsen

generalforsamlingen.
The statement is not subject to the general meeting's vote.
6. STYRETS
RETNINGSLINJER
OM
FASTSETTELSE
AV
GODTGJØRELSE TIL LEDELSEN i HEXAGON COMPOSITES
ASA
Styret har oppdatert retningslinjene om fastsettelse av
godtgjørelse
til
ledende
ansatte
i
samsvar
med
bestemmelsen
i
allmennaksjeloven
§
6‐16a.
Retningslinjene
er
gjort
tilgjengelig

Selskapets
hjemmesider https://hexagongroup.com
i henhold til
vedtektene § 8.
Retningslinjene skal behandles og
godkjennes av generalforsamlingen ved enhver vesentlig
endring og minst hvert fjerde år.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende
vedtak: "Styrets retningslinjer om fastsettelse av lønn og
annen godtgjørelse til ledende ansatte godkjennes."
6. THE BOARD'S GUIDELINES FOR REMUNERATION OF
EXECUTIVE MANAGEMENT OF HEXAGON COMPOSITES
ASA
The Board of Directors has updated the guidelines for
remuneration of executive management of Hexagon
Composites ASA in accordance with the Norwegian Public
Limited Liability Companies Act (the "Act") section 6‐16a.
The guidelines are available at the Company's website
https://hexagongroup.com, in accordance with section 8
of the articles of association. The guidelines shall be
considered and approved by the general meeting upon
any material changes and at least every fourth year.
The Board of Directors proposes that the general meeting
adopts the following resolution: "The Board of directors'
guidelines
on
determination
of
salary
and
other
remuneration to the CEO and other members of the
executive management are approved."
7. STYRETS RAPPORT OM GODTGJØRELSE TIL LEDELSEN
Styret
har
i
samsvar
med
bestemmelsen
i
allmennaksjeloven § 6-16b utarbeidet en rapport om
lønn og annen godtgjørelse til ledelsen. Rapporten er
7. THE
BOARD'S
REPORT
ON
REMUNERATION
OF
EXECUTIVE MANAGEMENT
The Board of Directors has, in accordance with the
Norwegian Public Limited Liability Companies Act (the

gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmesider https://hexagongroup.com i henhold til vedtektene § 8. Rapporten er gjenstand for en rådgivende avstemning fra generalforsamlingen.

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

"Styrets rapport om lønn og annen godtgjørelse til daglig leder og andre ledende ansatte godkjennes."

8. GODKJENNELSE AV GODTGJØRELSE TIL MEDLEMMER AV STYRET

Valgkomiteens innstilling finnes på Selskapets internettsider https://hexagongroup.com, i samsvar med vedtektenes § 8. Eventuelle oppdateringer vil også legges på Selskapets internettsider. Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

"Styrehonorar:

Styrehonorar for perioden fra dato for den ordinære generalforsamlingen i 2024 og frem til dato for den ordinære generalforsamlingen 2025, utbetales som følger:

- Styrets leder: NOK 682 500
- Styrets nestleder: NOK 397 950
- Styremedlemmer: NOK 341 250

Styreutvalg:

Honorarer til medlemmer av styreutvalg for perioden fra dato for den ordinære generalforsamlingen i 2024 og frem til dato for den ordinære generalforsamlingen 2025, fastsettes til:

- Ledere av styreutvalg: NOK 68 250

- Utvalgsmedlemmer: NOK 45 150"

9. GODKJENNELSE AV GODTGJØRELSE TIL MEDLEMMER AV VALGKOMITEEN

Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen beslutter følgende vedtak, jf. innstillingen fra valgkomiteen:

"Valgkomiteens godtgjørelse for perioden fra dato for den ordinære generalforsamlingen i 2024 og frem til dato for den ordinære generalforsamlingen 2025, fastsettes til følgende:

"Act") section 6-16b, prepared a report on remuneration for executive management. The report is made available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. The report is subject to an advisory vote by the general meeting.

The Board of Directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:

"The Board of directors' report on salary and other remuneration to executive management is approved."

8. APPROVAL OF REMUNERATION TO THE BOARD OF DIRECTORS

The Nomination Committee's recommendation is available at the Company's website https://hexagongroup.com, in accordance with section 8 of the articles of association. Any updates to the recommendation will also be made available on the Company's website. The Nomination Committee suggests that the general meeting adopts the following resolution:

"The Board of Directors' remuneration:

The Board of Directors' remuneration from the date of the annual general meeting in 2024 and up to the date of the Annual General Meeting in 2025 is payable as follows:

- Chair of the Board: NOK 682 500
- Deputy Chair: NOK 397 950
- Board members: NOK 341 250

The Board's Committees:

The Board's Committees' remuneration from the date of the annual general meeting in 2024 and up to the date of the Annual General Meeting in 2025 is set at:

  • - Chair of the Board's Committees: NOK 68 250
  • - Committee members: NOK 45 150"

9. APPROVAL OF REMUNERATION TO THE MEMBERS OF THE NOMINATION COMMITTEE

The Nomination Committee suggests that the general meeting decides as follows, cf. the recommendation from the Nomination Committee:

"The remuneration to the Nomination Committee from the date of the annual general meeting in 2024 and up to the date of the Annual General Meeting in 2025 is payable as follows:

- Leder: NOK 68 250. - Chair: NOK 68 250.
- Medlemmer: NOK 45 150." - Members: NOK 45 150."
10. GODKJENNELSE AV GODTGJØRELSE TIL REVISOR 10. APPROVAL OF THE AUDITOR'S FEES
vedtak: Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende makes the following resolution: The Board of Directors proposes that the general meeting
2023 etter regning." "Generalforsamlingen godkjenner revisors honorar for
revisjon og revisjonsrelaterte tjenester for regnskapsåret
accordance with invoice." "The general meeting approves the auditor's fees for audit
and audit related services for the financial year 2023 in
11. VALG AV MEDLEMMER TIL STYRET 11. ELECTION OF BOARD MEMBERS
Selskapets styre er i dag sammensatt som følger: The Board currently consists of the following members:
- Knut Trygve Flakk, styreleder - Knut Trygve Flakk, Chair of the Board
- Kristine Landmark, nestleder - Kristine Landmark, Deputy Chair
- Katsunori Mori, styremedlem - Katsunori Mori, Board member
- Liv Astri Hovem, styremedlem - Liv Astri Hovem, Board member
- Liv Dingsør, styremedlem - Liv Dingsør, Board member
- Sam Gabbita, styremedlem - Sam Gabbita, Board member
- Joachim Magnusson, styremedlem - Joachim Magnusson, Board member
Følgende styremedlemmer er på valg: The following Board members are up for election:
- Katsunori Mori, styremedlem - Katsunori Mori, Board member
- Liv Astri Hovem, styremedlem - Liv Astri Hovem, Board member
- Liv Dingsør, styremedlem - Liv Dingsør, Board member
- Sam Gabbita, styremedlem - Sam Gabbita, Board member
legges på Selskapets internettsider. Valgkomiteens innstilling finnes på Selskapets
internettsider https://hexagongroup.com, i samsvar
med vedtektenes § 8. Eventuelle oppdateringer vil også
available at the Company's website
Company's website.
The Nomination Committee's recommendation is
https://hexagongroup.com, in accordance with section 8
of the articles of association. Any updates to the
recommendation will also be made available on the
følgende vedtak: Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer meeting makes the following resolution: The Nomination Committee suggests that the general
periode på 2 år."
periode på 2 år."
"11.1 Sam Gabbita, gjenvelges som styremedlem for en
"11.2 Liv Astri Hovem, gjenvelges som styremedlem for en
period of 2 years."
period of 2 years."
"11.1 Sam Gabbita is re-elected as Board member for a
"11.2 Liv Astri Hovem is re-elected as Board member for a
"11.3 Eva Sagemo velges som styremedlem for en
periode på 2 år."
"11.3 Eva Sagemo to be elected as Board member for a
period of 2 years."
"11.4 Takayuki Tsunashima velges som styremedlem
for en periode på 1 år."
"11.4 Takayuki Tsunashima to be elected as Board
member for a period of 1 year."
Etter dette består styret av:
- Knut Trygve Flakk, styreleder
After this, the Board consists of:
- Knut Trygve Flakk, Chair
- Kristine Landmark, nestleder - Kristine Landmark, Deputy Chair
- Sam Gabbita, styremedlem - Sam Gabbita, Board member
- Joachim Magnusson, styremedlem - Joachim Magnusson, Board member
- Liv Astri Hovem, styremedlem - Liv Astri Hovem, Board member
- Eva Sagemo, styremedlem - Eva Sagemo, Board member
- Takayuki Tsunashima, styremedlem - Takayuki Tsunashima, Board member
12. VALG AV MEDLEMMER TIL VALGKOMITEEN 12. ELECTION OF NOMINATION COMMITTEE MEMBERS
Selskapet
har
i
dag
følgende
sammensetning
av
valgkomiteen:
The Company has at present the following Nomination
Committee:
- Walter Hafslo Qvam, leder - Walter Hafslo Qvam, Chair
- Leif Arne Langøy, medlem - Leif Arne Langøy, member
- Ingebret G. Hisdal, medlem - Ingebret G. Hisdal, member
Følgende medlemmer av valgkomiteen er på valg:
- Leif Arne Langøy, medlem
The following nomination committee member is up for
election:
- Leif Arne Langøy, Member
Valgkomiteens innstilling finnes på Selskapets
internettsider https://hexagongroup.com, i samsvar
med vedtektenes § 8. Eventuelle oppdateringer vil også
legges på Selskapets internettsider. Valgkomiteen
foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
The Nomination Committee's recommendation is
available at the Company's website
https://hexagongroup.com, in accordance with section 8
of the articles of association. The Nomination Committee
suggests that the general meeting makes the following
resolution:
"12.1 Elisabeth Tørstad velges som medlem av komiteen
for en periode på 2 år."
"12.1 Elisabeth Tørstad is elected as member of the
committee for a period of 2 years."
13. STYREFULLMAKT TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN 13. BOARD PROXY TO INCREASE THE SHARE CAPITAL
Styret ble på ordinær generalforsamling i 2023 gitt
fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital for generelle
selskapsformål, samt tilknyttet incentivordninger til
Selskapets ansatte. Denne fullmakten utløper ved
avholdelse av årets ordinære generalforsamling. Styret
anser det hensiktsmessig å fortsatt ha anledning til å
kunne utstede aksjer i situasjoner der dette anses å være
At the annual general meeting in 2023, the Board was
granted the authorization to increase the Company's share
capital for general corporate purposes, and in connection
with incentive schemes for employees. This authorization
will expire at the conclusion of the annual general
meeting. The board considers it beneficial to continue to
be able to issue shares in situations where this is

i Selskapets og aksjonærenes beste interesse, herunder for å oppfylle Selskapets forpliktelser overfor ansatte etter incentivordninger, og ber derfor om at generalforsamlingen utsteder en ny fullmakt til utstedelse av aksjer.

Styret foreslår på ovennevnte bakgrunn at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

"Styret gis fullmakt til å øke aksjekapitalen med inntil NOK 4,032,394 gjennom en eller flere aksjekapitalutvidelser.

Fullmakten skal kunne anvendes for et eller flere av følgende formål:

(i) Incentivordninger til Selskapets ansatte, og/eller

(ii) For generelle selskapsformål, herunder investeringer, fusjoner og oppkjøp.

Styret skal fastsette tegningsvilkårene og øvrige vilkår.

Styrets beslutning om kapitalforhøyelse i henhold til fullmakten er betinget av et enstemmig styrevedtak. Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger eller rett til å pådra selskapet særlige plikter. Fullmakten omfatter beslutning om fusjon. Fullmakten kan også benyttes i de tilfeller som er nevnt i verdipapirhandelloven § 6-17 (2).

Eksisterende aksjonærers fortrinnsrett til å tegne aksjer vil kunne bli fraveket av styret i forbindelse med utstedelser etter denne fullmakten.

Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2025, dog senest 30. juni 2025.

Denne fullmakten erstatter alle tidligere styrefullmakter til å utstede aksjer."

14. STYREFULLMAKT TIL Å ERVERVE EGNE AKSJER

I henhold til allmennaksjeloven § 9-4 kan styret gis fullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer. En slik fullmakt medfører bl.a. at Selskapet kan benytte egne aksjer som oppgjør i forbindelse med incentivprogrammer, samt for helt eller delvis oppgjør i forbindelse med erverv av virksomheter. Eksisterende fullmakt utløper på datoen for den ordinære generalforsamlingen. Styret foreslår derfor at fullmakten fornyes.

Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å erverve Selskapets egne aksjer med samlet pålydende verdi tilsvarende inntil 10 % av Selskapets considered to be in the Company's and the shareholders' best interests, including to fulfil obligations towards employees under incentive programs, and therefore asks that the general meeting grants a new authorization to issue shares.

On this basis the Board proposes that the general meeting makes the following resolution:

"The board is granted the authority to increase the share capital by up to NOK 4,032,394 in one or more issuances.

The authorization may be used for one or more of the following purposes:

  • (i) Incentive arrangements for the Company's employees, and/or
  • (ii) For general corporate purposes, including investments, merger, and acquisitions.

The Board shall determine the subscription terms and other conditions.

The Board's decision to increase the share capital according to the proxy must be unanimous. The authorization comprises capital increase by non-cash payment or rights to charge the company with special obligations. The authorization comprises resolutions regarding mergers. The authorisation may also be used in the events described in the Norwegian Securities Trading Act Section 6-17 (2).

Existing shareholder's preferential rights to subscribe for shares may be waived by the Board pursuant to this authority.

The authorisation shall be valid until the Company's ordinary general meeting in 2025, though no longer than until 30 June 2025.

This proxy replaces all previous board authorisations to issue shares."

14. BOARD PROXY TO ACQUIRE OWN SHARES

According to the Public Limited Companies Act Section 9- 4, the Board of Directors may be authorized to acquire shares in the Company. Such authorization will enable the Company i.e. to use own shares as settlement in incentive schemes and as consideration in connection with acquisition of businesses. The existing authorization expires at the time of the annual general meeting. The Board therefore proposes that the authorization is renewed.

The Board proposes that the General Meeting gives the board authorisation to acquire shares in the Company with a total nominal value corresponding to 10 % of the aksjekapital. Egne aksjer ervervet av Selskapet skal kunne brukes (i) i forbindelse med aksjebasert betaling og aksjeincentivprogram for ansatte, (ii) for etterfølgende sletting av aksjer ved nedskriving av aksjekapitalen eller (iii) for generelle selskapsformål.

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

"1. Selskapets styre tildeles fullmakt til å erverve selskapets egne aksjer, i en eller flere omganger, med samlet pålydende verdi på inntil 10% av Selskapets aksjekapital til enhver tid.

2. Fullmakten kan brukes for følgende formål:

  • (i) For aksjebasert avlønning og aksjeincentivprogram for ansatte,
  • (ii) For erverv av egne aksjer for etterfølgende sletting,
  • (iii) For generelle selskapsformål.

3. Den laveste og høyeste kjøpesum som skal betales for aksjene som kan erverves i henhold til fullmakten er henholdsvis NOK 5 og NOK 500. Styret står for øvrig fritt med hensyn til på hvilken måte erverv og avhendelse av egne aksjer skal skje.

4. Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2025, dog senest 30. juni 2025."

**** ****

AKSJEEIERNES RETTIGHETER, DELTAKELSE OG FULLMAKT

Alle aksjonærer har rett til å delta på Selskapets generalforsamlinger ved oppmøte, ved fullmakt eller elektronisk. Ved ønske om elektronisk deltagelse, vennligst kontakt Selskapet på e-post: [email protected].

I henhold til allmennaksjeloven § 1-8, samt forskrift om formidlere omfattet av verdipapirsentralloven § 4-5 og tilhørende gjennomføringsforordninger sendes innkallingen til forvalteren av forvalterregistrerte aksjer. Forvalteren skal deretter videreformidle innkallingen til eieren av disse aksjene. Aksjeeierne skal kommunisere med sin forvalter som har ansvar for å formidle eiernes stemmegivning, fullmakt, eller påmelding til selskapet innen 15. april kl. 12:30 CEST. Manglende oppmøtemelding vil medføre nekting av adgang til generalforsamlingen.

Aksjonærer oppfordres til å foreta elektronisk påmelding ved fullmakt via Investortjenester eller via Selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com. Alternativt bes aksjonærer om å fylle ut og returnere vedlagte møteseddel eller fullmaktsskjema

Company's registered share capital. Treasury shares obtained by the Company may be used (i) in connection with share program for employees, (iii) for the purpose of subsequent deletion of shares by reduction of the registered share capital or (iii) for general corporate purposes.

The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:

"1. The Board of Directors is given authorisation to acquire shares in the Company, on one or several occasions, up to a total nominal value not exceeding 10% of the share capital at any given time.

2. The power of attorney may be used for the following purposes:

  • (i) For share-based remuneration and share incentive programs for employees,
  • (ii) For the purpose of subsequent deletion of shares by reduction of the registered share capital,
  • (iii) For general corporate purposes.

3. The lowest and the highest price that can be paid for the shares according to the authorization are NOK 5 and NOK 500 respectively. As to how the shares are acquired or disposed of, the Board will decide at their own discretion.

4. The authorization shall be valid until the Company's ordinary general meeting in 2025, though no longer than until 30 June 2025."

SHAREHOLDER'S RIGHTS, PARTICIPATION AND PROXY

Any shareholder may attend the Company's General Meetings in person, by proxy or electronically. If electronic participation is desired, please contact the Company by e-mail: [email protected].

According to the Public Limited Liability Companies Act § 1-8, as well as regulations on intermediaries covered by the Central Securities Act § 4-5 and related implementing regulations, the notice is sent to custodians of nominee registered shares. The Custodian shall thereafter forward the notice to the owner of such shares. Shareholders must communicate with their custodian, who is responsible for conveying votes, proxies or enrolment to the Company within 15 April 2024 at 12:30 pm CEST. Custodians must according to § 5-3 of the Public Limited Liability Companies Act register this with the company no later than two working days before the general meeting. Failure to notify will lead to denial of access to the General Meeting.

Shareholders are encouraged to notify their attendance electronically by proxies through "Investor Services", or online at the Company's website https://hexagongroup.com. Alternatively, shareholders are requested to fill in and return the

til e-post: [email protected] eller postadresse: Hexagon Composites
ASA c/o DNB ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum,
0021 Oslo innen 15. april 2024 kl. 12:30 CEST. Melding om
oppmøte er vedlagt.
attached notice of attendance or proxy by email: [email protected],
or by post to:
Hexagon Composites ASA c/o DNB ASA,
Verdipapirservice, P.O. Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo within 15
April 2024 at 12:30 pm CEST. An attendance slip is appended.
Aksjeeiere kan avgi direkte forhåndsstemme i hver enkelt sak
elektronisk via Investortjenester eller via Selskapets hjemmeside
https://hexagongroup.com. Frist for å forhåndsstemme er 15.
april 2024 kl. 12:30 CEST. Inntil utløpet av fristen kan avgitte
forhåndsstemmer endres eller trekkes tilbake. Dersom en
aksjeeier velger å møte på generalforsamlingen enten selv eller
ved fullmektig, anses avgitte forhåndsstemmer trukket tilbake.
Shareholders may cast a direct advance vote on each item of
business electronically through "Investor Services", or through
the Company's website https://hexagongroup.com. The deadline
for casting advance votes is 15 April 2024 at 12:30 pm CEST. Until
the deadline expires, votes cast in advance may be changed or
retracted. If a shareholder chooses to attend the Annual General
Meeting, either in person or by proxy, any votes cast in advance
are deemed to have been retracted.
Bare
den
som
er
aksjeeier
per
10.
april
2024
(registreringsdatoen) har rett til å delta og stemme på
generalforsamlingen, jf allmennaksjeloven § 5-2.
Only persons that are shareholders per 10 April 2024 (the record
date) may attend and vote at the general meeting, ref the
Norwegian Public Limited Liability Companies Act section 5-2.
Aksjonærer som ønsker å la seg representere ved fullmektig kan
gi fullmakt til en navngitt person eller til styrets leder. Vennligst
benytt vedlagte fullmaktsskjema. Fullmakten må være skriftlig,
datert og underskrevet. Legitimasjon for fullmektig og aksjonær,
og eventuelt firmaattest dersom aksjeeier er en juridisk person,
må følge fullmakten.
Shareholders wishing to be represented by a proxy holder may
grant proxy to a named person or to the Chair of the Board.
Please use the attached proxy form. The proxy must be in writing,
dated and signed. Identity papers of both the proxy and the
shareholder, and a certificate of registration if the shareholder is
a corporate body, must be enclosed with the proxy form.
Hexagon Composites ASA er et norsk allmennaksjeselskap
underlagt
norsk
lovgivning,
herunder
blant
annet
allmennaksjeloven og verdipapirhandelloven. Selskapet har per
dato for denne innkallingen utstedt 201 619 712 aksjer, og hver
aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter.
Selskapet har per dato for denne innkallingen en beholdning på
1 379 854 egne aksjer som det ikke kan avgis stemmer for.
Hexagon Composites ASA is a Norwegian public limited company
governed by Norwegian law, including the Public Limited
Companies Act and the Securities Trading Act. As of the date of
this notice, the Company has issued 201 619 712 shares, each of
which represents one vote. The shares also confer equal rights in
all other respects. As of the date of this notice, the Company has
1 379 854 treasury shares which will not be voted for.
En
aksjeeier
har
rett
til
å

behandlet
spørsmål
i
generalforsamlingen som vedkommende melder skriftlig til
styret sammen med et forslag til beslutning eller en begrunnelse
for at spørsmålet settes på dagsordenen, innen syv dager før
fristen
for
innkalling
til
generalforsamling.
A shareholder has the right to have items included in the agenda
of the general meeting, provided that each such item is
forwarded in writing to the Board of Directors, together with a
draft resolution or a justification as to why the item should be
included in the agenda, at least seven days before the time limit
for submitting the notice.
Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver på generalforsamlingen,
og kan gi talerett til én rådgiver. En aksjeeier har rett til å
fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen.
A shareholder may bring advisors to the general meeting and let
one advisor speak on his/her behalf. A shareholder has the right
to table draft resolutions for items included in the agenda.
En aksjeeier har rett til å kreve at styremedlemmer og daglig
leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om
forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelsen
av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt
aksjeeierne til avgjørelse, og (iii) selskapets økonomiske stilling,
herunder virksomheten i andre selskaper som selskapet deltar i,
og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med
mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten
uforholdsmessig skade for selskapet.
A shareholder has the right to require that members of the Board
of Directors and the CEO in the general meeting provide available
information about matters which may affect the assessment of (i)
the approval of the annual accounts and the annual report, (ii)
items that are presented to the shareholders for decision, and (iii)
the company's financial situation, including information about
activities in other companies in which the company participates,
and other matters to be discussed at the general meeting, unless
the requested information cannot be disclosed without causing
disproportionate harm to the company.
***

***

Denne innkallingen med vedlegg og andre saksdokumenter, og
gjeldende
vedtekter,
er
også
tilgjengelig

Selskapets
hjemmeside https://hexagongroup.com.
This notice and the appendices and other relevant documents,
and Articles of Association, are also available on the Company's
website https://hexagongroup.com.
I tråd med Selskapets vedtekter § 8, sendes ikke vedlegg til
innkallingen med post til aksjeeierne. Enhver aksjonær kan dog
kreve at vedleggene sendes vederlagsfritt til vedkommende med
post. Dersom en aksjeeier ønsker å få tilsendt dokumentene, kan
henvendelse rettes til Selskapet ved å sende en forespørsel per
e-post til: [email protected].
In accordance with § 8 of the Company's articles of association,
appendices to the notice will not be sent by post to the
shareholders. A shareholder may nonetheless demand to be sent
the appendices by post free of charge. If a shareholder wishes to
have the documents sent to him, such request can be addressed
to the Company by e-mail to: [email protected].
Spørsmål kan rettes til Selskapets investorkontakt, Ingrid
Aarsnes per e-post: [email protected].
Questions may be emailed to Ingrid Aarsnes, VP Investor
Relations & ESG at [email protected].
* * * * * * * *
Vedlegg: Attachments:
1.
Påmeldingsskjema/møteseddel
2.
Fullmaktsskjema
1.
Attendance form
2.
Proxy form
Ålesund, 22. mars 2024 Aalesund, 22 March 2024

Knut Trygve Flakk Styrets leder / Chair of the board

"Firma-/Etternavn, Fornavn " "c/o" "Adresse1" "Adresse2" "Postnummer, Poststed" "Land"

Ref no: "Refnr" PIN code: "Pin"

Notice of Annual General Meeting

Meeting in Hexagon Composites ASA will be held on 17 April 2024 at 12:30 pm CEST at the Company's offices, Korsegata 4B, Aalesund, Norway

The shareholder is registered with the following amount of shares at summons: "Beholdning"

Deadline for registration of attendance, advance votes, proxy or instructions: 15 April 2024 at 12:30 pm CEST

Advance votes

Advance votes may only be executed electronically, through the Company's website https://hexagongroup.com (use ref.nr and pin code on this form) or through VPS Investor Services. In Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either throughhttps://www.euronextvps.no/ or your account operator.

Registration for attendance

Notice of attendance should be registered through the Company's website https://hexagongroup.com or through VPS Investor Services. For notification of attendance through the Company's website, the reference number and pin code on this form must be stated. In VPS Investor Services choose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator. If you are not able to register this electronically, you may send by e-mail to [email protected], or by regular Mail to Hexagon Composites ASA c/o DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway.

The General Meeting is held as a physical and digital meeting.

Place Date Shareholder's signature
Proxy to another individual to vote for your shares. Proxy without voting instructions for the Annual General Meeting of Hexagon Composites ASA Ref no: "Refnr" PIN code: "Pin"

Proxy should be registered through the Company's website https://hexagongroup.com or through VPS Investor Services. For granting proxy through the Company's website, the reference number and pin code on this form must be used. In VPS Investor Services choose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator. If you are not able to register this electronically, you may send by E-mail to [email protected], or by regular Mail to Hexagon Composites ASA c/o DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. If the shareholder is a Company, the signature must be according to the Company's Certificate of Registration. The Proxy must be dated and signed to be valid.

The undersigned "Firma-/Etternavn, Fornavn "

hereby grants (if you do not state the name the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors)

the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or

_____________________________________________

(Name of proxy holder in capital letters)

proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Hexagon Composites ASA on 17 April 2024.

Proxy with voting instructions for the Annual General Meeting in Hexagon Composites ASA

You must use this proxy form to give voting instructions to Chair of the Board of Directors or the person authorised by him or her. (Alternatively, you may vote electronically in advance, see separate section above.) For Instruction to other than Chair of the Board, give a proxy without voting instructions and agree directly with the proxy holder how voting should be executed.

Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular mail to Hexagon Composites ASA c/o DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 15 April 2024 at 12:30 pm CEST. If the shareholder is a Company, the signature must be according to the Company's Certificate of Registration.

The Proxy with voting instructions must be dated and signed to be valid.

The undersigned: "Firma-/Etternavn, Fornavn " Ref no: "Refnr"

hereby grants the Chair of the Board of Directors (or the person authorised by him or her) proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Hexagon Composites ASA on 17 April 2024.

The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.

Agenda for the Annual General Meeting 2024
For
Against Abstention
2. Election of chairperson of the meeting and one person to sign the minutes together with the Chair
3. Approval of the notice of the meeting and the agenda
4. Approval of the annual accounts and the annual report for 2023
5. The Board's report on corporate governance
6. The Board's guidelines for remuneration of executive management of Hexagon Composites ASA
7. The Board's report on remuneration of executive management
8. Approval of remuneration to the Board of directors
9. Approval of remuneration to the members of the nomination committee
10. Approval of the auditor's fees
11. Election of Board members
11.1 Sam Gabbita, Board member
11.2 Liv Astri Hovem, Board member
11.3 Eva Sagemo, Board member
11.4 Takayuki Tsunashima, Board member
12. Election of nomination committee members
12.1 Elisabeth Tørstad, member
13. Board proxy to increase the share capital
13.1 For incentive arrangements for the Company's employees
13.2 For general corporate purposes, including investments, merger, and acquisitions
14. Board proxy to acquire own shares
14.1 For share-based remuneration and share incentive programs for employees
14.2 For the purpose of subsequent deletion of shares by reduction of the registered share capital
14.3 For general corporate purposes

"Firma-/Etternavn, Fornavn " "c/o" "Adresse1" "Adresse2" "Postnummer, Poststed" "Land"

Ref.nr.: "Refnr" Pinkode: "Pin"

Innkalling til ordinær generalforsamling

Ordinær generalforsamling i Hexagon Composites ASA avholdes 17. april 2024 kl. 12:30 i Selskapets lokaler i Korsegata 4B, Ålesund.

Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: "Beholdning"

Frist for registrering av påmelding, forhåndsstemmer, fullmakter og instrukser: 15. april 2024 kl. 12:30

Forhåndsstemme

Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com (bruk referansenummer og pin kode på denne blanketten), eller via Investortjenester. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører.

Registrering for deltakelse

Påmelding gjøres via selskapets hjemmeside https://hexagongroup.com eller via Investortjenester. For påmelding via selskapets hjemmeside må referansenummer og pinkode på denne blanketten benyttes. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører. Alternativt kan denne blanketten sendes til [email protected], eller per post til Hexagon Composites ASA c/o DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.

Generalforsamlingen avholdes som et fysisk og digitalt møte.

Sted Dato Aksjeeiers underskrift
Fullmakt uten stemmeinstruksfor ordinær generalforsamling i Hexagon Composites ASA
Du kan gi fullmakt til en annen person til å stemme for dine aksjer. Ref.nr.: "Refnr"
Pinkode: "Pin"
Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside www.hexagongroup eller via Investortjenester.
For fullmakt via selskapets hjemmeside må referansenummer og pinkode på denne blanketten benyttes.
I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke
https://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører. Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til Hexagon
Composites ASA c/o DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et selskap, skal
signatur være i henhold til firmaattest. Blanketten må være datert og signert.

Undertegnede: "Firma-/Etternavn, Fornavn"

gir (om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han eller hun bemyndiger.)

Styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger), eller

__________________________________ (fullmektigens navn med blokkbokstaver)

fullmakt til å delta og avgi stemme på ordinær generalforsamling 17. april 2024 i Hexagon Composites ASA for mine/våre aksjer.

Fullmakt med stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i Hexagon Composites ASA

Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han eller hun bemyndiger. (Det er alternativt mulig å avgi forhåndsstemmer elektronisk, se eget punkt ovenfor.) Ved instruks til andre enn styrets leder, gir du en fullmakt uten stemmeinstruks, og avtaler direkte med din fullmektig hvordan det skal stemmes.

Fullmakter med stemmeinstruks til styrets leder kan ikke registreres elektronisk, og må sendes til [email protected] (skannet blankett), eller post til Hexagon Composites ASA c/o DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 15. april 2024 kl. 12:30. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt med instruks er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest

Blanketten må være datert og signert.

Undertegnede: "Firma-/Etternavn, Fornavn " Ref.nr.: "Refnr"

gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 17. april 2024 i Hexagon Composites ASA for mine/våre aksjer.

Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.

Agenda ordinær generalforsamling 2024 For Mot Avstå
2. Valg av møteleder og en person til å signere protokollen sammen med møteleder
3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden
4. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning for 2023
5. Styrets redegjørelse for foretaksstyring
6. Styrets retningslinjer om fastsettelse av godtgjørelse til ledelsen i Hexagon Composites ASA
7. Styrets rapport om godtgjørelse til ledelsen
8. Godkjennelse av godtgjørelse til medlemmer av styret
9. Godkjennelse av godtgjørelse til medlemmer av valgkomiteen
10. Godkjennelse av godtgjørelse til revisor
11. Valg av medlemmer til styret
11.1 Sam Gabbita, styremedlem
11.2 Liv Astri Hovem, styremedlem
11.3 Eva Sagemo, styremedlem
11.4 Takayuki Tsunashima, styremedlem
12. Valg av medlemmer til valgkomiteen
12.1 Elisabeth Tørstad, medlem
13. Styrefullmakt til å forhøye aksjekapitalen
13.1 i forbindelse med incentivordninger til Selskapets ansatte
13.2 for generelle selskapsformål, herunder investeringer, fusjoner og oppkjøp
14. Styrefullmakt til å erverve egne aksjer
14.1 for aksjebasert avlønning og aksjeincentivprogram for ansatte
14.2 for erverv av egne aksjer for etterfølgende sletting
14.3 for generelle selskapsformål

Sted Dato Aksjeeiers underskrift (undertegnes kun ved fullmakt med stemmeinstruks)

Talk to a Data Expert

Have a question? We'll get back to you promptly.