AI Terminal

MODULE: AI_ANALYST
Interactive Q&A, Risk Assessment, Summarization
MODULE: DATA_EXTRACT
Excel Export, XBRL Parsing, Table Digitization
MODULE: PEER_COMP
Sector Benchmarking, Sentiment Analysis
SYSTEM ACCESS LOCKED
Authenticate / Register Log In

Havila Shipping ASA

AGM Information Apr 29, 2015

3618_iss_2015-04-29_db189885-3029-4a02-a407-23aac9f8f4d1.pdf

AGM Information

Open in Viewer

Opens in native device viewer

MINUTES FROM

ORDINARY GENERAL MEETING

HAVILA SHIPPING ASA

The ordinary general meeting was held in Havila house in Fosnavaag, Wednesday 29th April 2015 at 14. hours.

The translation into English has been provided for information purposes only.

The Agenda was as follows:

  1. Opening of the General Meeting by the Chairman of the Board of Directors

General meeting was opened by Chairman of the Board, Per Sævik.

Havila Shipping has one class of shares, where each share allows one vote at the company's general meeting. The company has 30 179 599 voting shares.

Present at the general meeting were 19 587 614 shares, thus, a total of 64,9% of the shares was represented, partly The list of present and partly by authorizations. shareholders present and represented is attached to the minutes. Majority is 9 793 808 shares. 2/3 majority is 13 058 409. The Board of Directors, Chief Executive Officer, Chief Financial Officer and Finance Manager were also present.

2. Election of Chairperson and election of person to co-sign the minutes of the General Meeting

Per Sævik was elected to lead the meeting. Ole Zahl was elected to sign the minutes together with the chairperson. The results of the elections were unanimous.

  1. Approval of Notice and Agenda of Meeting No comments or objections were made to the call to attend or the agenda, and both items were therefore unanimous approved.

4. Approval of the Board of Directors proposal of the 2014 annual accounts and annual report

The board's proposed the company Annual accounts, Group Annual Accounts and the Board of Directors report for 2014, along with the Auditor's Report were presented.

The Annual Accounts and the Board of Director's Report for the company and the group were approved. It was decided that the results for the year would be used in accordance with the Board of Directors' recommendation.

The general meeting approves the proposal to not pay dividends to shareholders.

ORDINÆR GENERALFORSAMLING I

HAVILA SHIPPING ASA

Ordinær generalforsamling ble avholdt i Havilahuset i Fosnavåg, onsdag 29. april 2015 kl 14:00.

Oversettelsen til engelsk er kun til informasjon. Den norske er gjeldende.

Til behandling forelå:

Åpning av generalforsamlingen ved styrets 1. leder

Generalforsamlingen ble åpnet av styrets formann Per Sævik.

Havila Shipping ASA har en aksjeklasse, der hver aksje gir en stemme på selskapets generalforsamling. Selskapet har 30 179 599 stemmeberettigede aksjer.

Til stede på generalforsamlingen var 19 587 614 aksjer. Således var 64,9% av aksjene representert. Fortegnelse over møtende aksjonærer og fullmektiger er vedlagt protokollen. Flertall utgjør 9 793 808 aksjer. 2/3 dels flertall utgjør 13 058 409. I tillegg møtte styret, administrerende direktør, finansdirektør og økonomisjef.

Valg av møteleder, og valg av person til å $2.$ medundertegne protokollen.

Per Sævik ble valgt til å lede møtet. Ole Zahl ble valgt til å undertegne protokollen sammen med møteleder. Valget var enstemmig.

3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden Det fremkom ingen bemerkninger til innkallingen eller dagsorden, og ble således godkjent.

Godkjennelse av styrets forslag til 4. årsregnskap og årsberetning for 2014

Styrets forslag til selskapets og konsernets årsregnskap og årsberetning for 2014 med revisors beretning ble framlagt.

Årsregnskapet og årsberetningen for selskapet og konsernet ble godkjent. Det ble vedtatt å anvende årets resultat i overensstemmelse med styrets forslag.

Generalforsamlingen godkjenner forslaget om at det ikke utdeles utbytte til aksjonærene.

5. The Board's statement about remuneration for senior executives

The Board's report and declaration pursuant to Section 6-16 a) of the Norwegian Public Limited Companies Act was presented to the general meeting. Guidelines for the declaration are;

Establishing salaries and other benefits to senior executives at Havila Shipping ASA shall be done according to current market conditions that are naturally reflected in other companies in Norway. This is necessary to ensure competence and continuity of the management group. The company's executive salary policy is based on ordinary salaried compensation for work performed; no share option program, bonus agreement, profit sharing or similar exists for employees.

The guidelines for the company's senior executive salaries policy for fiscal year 2015 have been approved.

6. Election of auditor

The Board of Directors proposed to the general meeting that Ernst & Young should be re-elected as the company/group auditor.

The general meeting re-elected Ernst & Young as company/ group auditor.

7. Election of Nomination Committee

The Board of Directors proposed to the general meeting that Jogeir Romestrand, Vegard Sævik and Jarle Sjo should be reelected as the company's Nomination Committee.

The general meeting re-elected Jogeir Romestrand, Vegard Sævik and Jarle Sjo as the company's Nomination Committee, with Jogeir Romestrand as chairman.

8. Approval of guide lines for the Nomination Committee

The Board of Directors proposed guide lines for the Nomination Committee to the general meeting.

The proposal was approved.

Styrets erklæring om godtgjørelse til 5. ledende ansatte

Styrets redegiørelse og avgitte erklæring ifr. Allmennaksjeloven § 6-16 a ble presentert generalforsamlingen. Retningslinjene i erklæringen er;

Fastsettelse av lønn og andre ytelser til ledende ansatte i Havila Shipping ASA skal skje på markedsmessige vilkår som reflekteres gjennom naturlig sammenlignbare selskaper i Norge. Dette er nødvendig for å sikre kompetanse og kontinuitet i ledergruppen. Selskapets lederlønnspolitikk innebærer ordinært lønnsvederlag for arbeidsytelsen, og det bonusavtaler, ikke aksjeopsjonsprogram, foreligger overskuddsdelinger eller lignende til ansatte.

Retningslinjene for selskapets lederlønnspolitikk for regnskapsåret 2015 godkjennes.

Valg av revisor 6.

Styret foreslo overfor generalforsamlingen at Ernst & Young gjenvelges som selskapets/konsernets revisor.

Generalforsamlingen gjenvalgte Ernst & Young som selskapets/ konsernets revisor.

7. Valg av valgkomite

Styret foreslo overfor generalforsamlingen at Jogeir Romestrand, Vegard Sævik og Jarle Sjo gjenvelges som selskapets valgkomite.

Generalforsamlingen gjenvalgte Jogeir Romestrand, Vegard Sævik og Jarle Sjo som selskapets valgkomite, med Jogeir Romestrand som leder.

Godkjenning av retningslinjer for valgkomite 8. Styret foreslo retningslinjer for valgkomiteen overfor generalforsamlingen.

Forslaget ble vedtatt.

  1. Decision about the fee to Board of Directors for 2014 and approval of Auditor fee for 2014 Remunerations for board members for 2014 are fixed at 300 000 kroner for the chairman and 180 000 kroner for each of the other board members. Remunerations for members of Audit Committee for 2014 are fixed to 15 000 kroner for the head of committee and 10 000 kroner for each of the other members. Remuneration for the member of the Nomination Committee are fixed at 50 000 kroner for the head of the committee and 25 000 kroner for each of the other members.

A decision was made to cover auditor expenses with a remuneration of 679 000 kroner, of which 619 000 kroner was used for audits and certifications and 60 000 kroner for other services.

10. Proposal of authorisation to the Board of Directors to purchase own shares

The Board of Directors of Havila Shipping ASA are authorised to purchase own shares up to a total of face value NOK 37 724 498,- equivalent up to a total of 10 % of the share capital. The Board of Directors are free to choose what kind of methods the acquirements or disposals of own shares will be dealt with. Each share can acquired between NOK 10 and NOK 75 per share. The authorisation is valid from this day to next annual General Meeting.

The proposal underlie as a useful tool in regards to current assessment of the capital structure and equity-financing of the company.

The proposal was approved.

11. Election of Chairman and members of the Board of Directors

The proposal from the Nomination Committee, to elect Nina Skage and Kjartan Medle to the Board as replacement for Anders Talleraas and Jill Aasen, was presented to the general meeting.

The proposal from the Nomination Committee was approved.

The Board of Directors consists after this of following members:

Per Sævik — Chairman of the Board of Directors - re-elected
Hege Sævik Rabben board member - re-elected
Janicke Driveklepp board member - re-elected
Helge Aarseth board member – re-elected
Roger Granheim board member – re-elected
Nina Skage board member – elected
Kjartan Medle board member – elected

The meeting was adjourned and the minutes were signed.

9. Fastsettelse av styrets honorar for 2014, og godkjennelse av revisors godtgjørelse for 2014

Styrets honorar for 2014 fastsettes til NOK 300 000,- til styrets formann og NOK 180 000,-for hvert av styremedlemmene. Honorar til revisjonsutvalget for 2014 fastsettes til NOK 15 000,- til leder og NOK 10 000,- for hvert av medlemmene. Honorar til valgkomiteen fastsettes til NOK 50 000,- for leder og NOK 25 000,- for hvert av medlemmene.

Det ble vedtatt å dekke revisors honorar med NOK 679 000 hvorav NOK 619 000 gjelder revisjon og attestasjoner og NOK 60 000 gjelder andre tjenester.

10.Fullmakt til styret til å foreta kjøp av egne aksjer

Styret i Havila Shipping ASA gis fullmakt til å erverve egne aksjer til en samlet pålydende verdi av inntil kr 37 724 498,- tilsvarende inntil 10 % av aksjekapitalen. Styret står fritt med hensyn til hvilke måter erverv og avhendelse av egne aksjer kan skje. Hver aksje kan kjøpes til kurser mellom 10 kr og 75 kr pr aksje. Fullmakten er gyldig frem til neste ordinære generalforsamling fra d.d.

Forslaget er begrunnet i at dette kan være et nyttig redskap i forbindelse med løpende vurdering av selskapets kapitalstruktur og egenkapitalbetjening.

Forslaget ble vedtatt.

11. Valg av styreformann og medlemmer til selskapets styre

Det ble redegjort for valgkomiteens innstilling om at Nina Skage og Kjartan Medle velges inn i styret i stedet for Anders Talleraas og Jill Aasen.

Innstillingen fra valgkomiteen ble vedtatt.

Styret består etter dette av følgende medlemmer:

Per Sævik styrets leder - gjenvalgt
Hege Sævik Rabben styremedlem - gjenvalgt
Janicke Driveklepp styremedlem - gjenvalgt
Helge Aarseth $styremedlem - gjenvalgt$
Roger Granheim styremedlem – gjenvalgt
Nina Skage styremedlem-valgt
Kjartan Medle styremedlem-valgt

Møtet ble hevet og protokollen undertegnet.

Fosnavåg, 29.04.2015

Pr Seock

Ole Zahl

Chairman of the meeting/Møteleder

Per Sævik

Ole Zahl

Talk to a Data Expert

Have a question? We'll get back to you promptly.