HAT-SAN GEMİ İNŞAA BAKIM ONARIM DENİZ NAKLİYAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş.

Governance Information • Feb 27, 2024

HAT-SAN GEMİ İNŞAA BAKIM ONARIM DENİZ NAKLİYAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş.

BİLGİLENDİRME POLİTİKASI

AMAÇ

Hat-San Gemi İnşaa Bakım Onarım Deniz Nakliyat Sanayi ve Ticaret A.Ş. (Hat-San), Sermaye Piyasası Kurulu (SPK) düzenlemeleri çerçevesinde, hissedarların eş zamanlı, eksiksiz, şeffaf ve doğru olarak bilgilendirmelerini sağlayacak etkin bir bilgilendirme politikası izlemektedir.

Bilgilendirme politikası ile amaçlanan; Şirket'in geçmiş performansını, gelecek beklentilerini, stratejilerini, ticari sır niteliğindeki bilgiler haricindeki hedeflerini ve vizyonunu kamuyla, ilgili yetkili kurumlarla, mevcut ve potansiyel yatırımcılarla ve pay sahipleriyle aktif ve açık bir iletişimle paylaşmaktır.

Hat-San, kamuyu aydınlatmaya ilişkin tüm uygulamalarda SPK Mevzuatı'na ve Borsa İstanbul A.Ş. (BİST) düzenlemelerine uyum göstermekte ve SPK Özel Durumlar Tebliği ve Kurumsal Yönetim İlkeleri çerçevesinde doğru, adil, eşzamanlı, anlaşılabilir, en etkin iletişim politikasını uygulamayı amaçlamaktadır.

SORUMLULAR

Bilgilendirme Politikası'nın oluşturulması, denetlenmesi ve gerekli güncellemelerin yapılmasından Yönetim Kurulu sorumludur. Yönetim Kurulu tarafından onaylanan Bilgilendirme Politikası Kamuyu Aydınlatma Platformu'nda (KAP) ve Hat-San internet sitesinde kamuya açıklanır. Bilgilendirme Politikasında değişiklik olması durumunda Yönetim Kurulu tarafından onaylanan yeni metin KAP'ta ve Hat-San internet sitesinde kamuya açıklanır.

YATIRIMCILARLA İLETİŞİMDE KULLANILAN ARAÇLAR

Yöntem ve Araçlar

SPK ve BİST düzenlemeleri ile Türk Ticaret Kanunu hükümleri çerçevesinde, Hat-San kamuyu aydınlatma amacıyla Bilgilendirme Politikası çerçevesinde aşağıdaki iletişim yöntem ve araçlarını kullanır:

• KAP'ta ilan edilen özel durum açıklamaları ve şirket genel bilgi formu,
• KAP'ta ilan edilen finansal tablolar ve faaliyet raporları,
• Kurumsal internet sitesi (www.Hat-San.com.tr),
• Yatırımcılar için hazırlanan bilgilendirme ve tanıtım dokümanları,
• Yatırımcı toplantıları,
• SPK düzenlemeleri uyarınca hazırlanması gereken izahname, sirküler, duyuru metinleri ve diğer dokümanlar,
• Yazılı ve görsel medya vasıtasıyla yapılan basın açıklamaları,
• Türkiye Ticaret Sicil gazetesi ve günlük gazeteler vasıtasıyla yapılan ilanlar ve duyurular.

Sözcüler

Hat-San adına yukarıda belirtilen yöntem ve araçlar çerçevesinde yapılacak açıklama ve bilgilendirmeler, imza sirküleri uyarınca imzalanan form, beyan ve raporlar dışında Yönetim Kurulu Üyeleri, Yatırımcı İlişkileri Müdürü tarafından yapılır.

Ayrıca, Yönetim Kurulu'na bağlı olarak çalışan Yatırımcı İlişkileri Birimi, Hat-San'ın yurtiçi ve yurtdışında mevcut ve potansiyel yatırımcı kişi ve kurumlar ile aracı kurumlar nezdinde tanıtımının yapılması, bu kurumlarda çalışan analistler ve araştırma uzmanlarının bilgi taleplerinin karşılanması, yatırımcı ilişkileri kapsamında kendilerine iletilen sorulara cevap verilmesi konularında Hat-San adına iletişimde bulunabilir.

Yatırımcılar için Hazırlanan Bilgilendirme ve Tanıtım Dokümanları

Hat-San Yatırımcı İlişkileri Birimi gerek mevcut gerekse potansiyel pay sahipleri ve analistlerle ilişkilerin düzenli bir şekilde yürütülmesi, yatırımcı sorularının en verimli şekilde cevaplanması ve şirket değerinin optimum seviyeye ulaşmasına yönelik çalışmalar yürütür. Hat-San'ın operasyonel ve finansal performansının, vizyon, strateji ve hedeflerinin ve yatırımcısı için yarattığı katma değerin pay sahiplerine ve analistlere en iyi şekilde anlatılması ve tanıtılmasını teminen Hat-San Yatırımcı İlişkileri birimi yetkilileri, aracı kurumlarla, analistlerle ve yatırımcılarla sık sık bir araya gelmeyi amaçlamaktadır.

Yatırımcı İlişkileri Birimi, sunumlar, internet sitesi, faaliyet raporu, telekonferanslar, yatırımcı toplantıları vb. araçlarla yatırımcıların en iyi şekilde bilgilendirilmesini amaçlarken, tüm bu araçların mevzuata uygun şekilde hazırlanması, yayınlanması ve güncellenmesini sağlar.

Pay sahiplerinden gelen tüm toplantı taleplerine olumlu yanıt verme çabasında olan Yatırımcı İlişkileri Birimi yetkilileri, yurtiçi ve yurtdışında organize edilen konferanslara katılmayı ve yatırımcılarla birebir bilgilendirme toplantıları gerçekleştirmeyi hedeflemektedir. Bu toplantılara belli aralıklarla Yönetim Kurulu Başkanı ve şirket üst düzey yöneticililerinin da katılımı ile mümkün olan en üst düzeyde görüşme yapma olanağı sağlanacaktır. Finansal sonuçların açıklandığı her üç aylık dönem sonunda finansal sonuçların sunumunun hazırlanması ve telekonferans/video konferans düzenlenerek yatırımcı ve analistlerin bilgilendirilmesi hedeflenmektedir.

Düzenli olarak güncellenen internet sitesi ve KAP ve Şirket internet sitesi aracılığıyla pay sahiplerine dağıtılan bilgilendirme notları ile pay sahiplerinin ve analistlerin Hat-San'a ait gelişmeleri yakından takip edebilmeleri ve yatırımcı ilişkileri araçlarına ulaşabilmeleri amaçlanmaktadır. Faaliyet raporları ve internet sitesinin içeriğine ilişkin detaylı bilgiler aşağıda verilmektedir.

Analist raporları, raporu hazırlayan analistlerin izni alınmak kaydıyla yatırımcılara tek taraflı olmayan farklı görüş açılarını sunabilmek adına internet sitesinde yayınlanabilir. Hat-San analist raporlarını veya modellerini gözden geçirmek, doğrulamak veya onaylamak sorumluluğunda değildir. Ancak talep halinde, kamunun yanlış bilgilendirilmesini önlemek amacıyla, sadece analist raporlarında yer alan kamuya açık ve geçmişe yönelik sektör ve Hat-San'a ait veri ve bilgilerin doğruluğunu sağlamak amacıyla analist raporlarını yayınlanmadan önce kontrol edebilir.

Yatırımcı İlişkileri Birimi'nin amacı Şirket ile pay sahipleri arasında karşılıklı ilişkinin en etkin şekilde yürütülmesidir. Bu kapsamda Yatırımcı İlişkileri Birimi, Şirket üst yönetimi ile pay sahipleri arasında köprü görevini üstlenmektedir. Bir taraftan Şirket bilgilerini pay sahiplerine eşitlik ve şeffaflık ilkesi ile iletirken, diğer taraftan pay sahiplerinden gelen değerlendirme ve geri bildirimler üst yönetime iletilmektedir.

ÖZEL DURUMLARIN KAMUYA AÇIKLANMASI İLE İLGİLİ POLİTİKALAR

Sorumluluk

Hat-San'ın özel durum açıklama yükümlülüğünün yerine getirilmesinden, Yatırımcı İlişkileri Birimi yetkili ve sorumludur. Özel durum açıklamaları ilke olarak Şirket Yönetim Kurulu Başkanı veya sorumlu Yönetim Kurulu Üyeleri veya Genel Müdür tarafından onaylanarak, yine aynı kişilerce veya şirket imza sirkülerinde şirketi temsil ve ilzama yetkili olanlar tarafından belirlenmiş kişilerce KAP'a gönderilir ve söz konusu özel durum açıklamalarını, en geç kamuya açıklama yapıldıktan sonraki iş günü içinde internet sitesinde (www.hat-san.com.tr) ilan eder ve söz konusu açıklamaları beş yıl süreyle internet sitesinde bulundurur.

İdari Sorumluluğu Bulunan Kişiler Listesi

İdari sorumluluğu bulunan kişiler listesinde, Hat-San Yönetim Kurulu Üyeleri ile doğrudan ya da dolaylı olarak Hat-San ile ilişkili içsel bilgilere düzenli erişen ve aynı zamanda Hat-San'ın gelecekteki gelişimini ve ticari hedeflerini etkileyen idari kararlar verme yetkisi olan kişiler yer alır. Bilgiye düzenli olarak erişen ve aynı zamanda idari kararlar verme yetkisi olan söz konusu kişiler Şirket'in Yönetim Kurulu Üyeleri ve Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcıları ve Müdürleri kapsayan üst düzey yöneticilerden oluşmaktadır. Şirket bünyesindeki idari sorumluluğu bulunan kişilerin listesi Merkezi Kayıt Kuruluşu nezdinde en geç 2 gün içinde güncellenmektedir.

Özel durumların kamuya açıklanmasına kadar gizliliğinin sağlanmasına yönelik alınan tedbirler, Şirket tarafından düzenlenen finansal tablo ve raporlar ile bağımsız denetim raporlarının hazırlandığı hesap döneminin bitimini izleyen günden söz konusu tablo ve raporların mevzuata uygun şekilde kamuya duyurulmasına kadar geçen süre, "Sessiz Dönem" olarak adlandırılmıştır. Sessiz dönem boyunca Şirket yetkilileri, Şirket adına kamuya açıklanmış bilgiler hariç Şirketin faaliyetleri, finansal performansı veya finansal görünümü hakkında yorumda bulunulmaz, herhangi bir analist ya da yatırımcı gibi sermaye piyasası katılımcılarının soruları cevaplandırılmaz, ancak bu dönem Şirket yetkililerinin konferans, panel ve/veya seminerlere katılımlarına engel oluşturmaz.

Şirket yöneticileri ve söz konusu kişilerin eşleri, çocukları ya da aynı evde yaşadıkları kişiler, Şirket tarafından düzenlenen 6 aylık ve yıllık finansal tablo ve raporlar ile bağımsız denetim raporlarının hazırlandığı hesap döneminin bitimini izleyen günden söz konusu tablo ve raporların mevzuata uygun şekilde kamuya duyurulmasına kadar geçen süre içerisinde, Şirket paylarında veya bu paylara dayalı sermaye piyasası araçlarında işlem yapamazlar. Şirketin bağlı ve hakim ortaklıklarının yöneticileri ile Şirket ile bağlı ve hakim ortaklıklarında pay sahibi olmaları nedeniyle içsel bilgi veya sürekli bilgilere sahip olan kişiler de bu yasak kapsamındadır.

Basın Yayın Organlarında Çıkan Haberler Karşısında İzlenecek

Prosedür Takip Mekanizması

Hat-San ulusal ve yerel yayın yapan basın organlarında Hat-San ile ilgili olarak çıkan haberlerin takibini yapmaktadır. Bu kapsamda yayınlanan haberler Yatırımcı İlişkileri Birimi veya Kurumsal İletişim Birimi tarafından, Şirketin Yöneticilerine yönlendirilmektedir.

Doğrulama Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi

Hat-San hakkında, pay sahiplerinin yatırım kararlarını veya sermaye piyasası araçlarının fiyatlarını etkileyebilecek öneme sahip, basın-yayın organları veya diğer iletişim yollarıyla ilk kez kamuya duyurulan veya daha önce kamuya duyurulmuş bilgilerden farklı içerikteki haber veya söylentilerin varlığı halinde, bunların doğru ya da yeterli olup olmadığı konusunda açıklama yapılabilir.

Doğrulama yükümlülüğünün yerine getirilmesinde, ilke olarak aşağıdaki esaslar uygulanır:

• Çıkan haber içsel bilgi tanımına girecek önemde değil ise, konu hakkında prensip olarak herhangi bir açıklama yapılmaz. Bununla birlikte, SPK düzenlemeleri uyarınca özel durum açıklaması gerektirmeyen böyle bir haber hakkında basın açıklaması yapılmasının faydalı olup olmayacağı hususu üst yönetim tarafından değerlendirilir.
• İçsel bilgi niteliğindeki haberler için daha önce özel durum açıklaması ya da SPK düzenlemeleri kapsamındaki diğer kamuyu aydınlatma araçları ile açıklama yapılmış ise herhangi bir işlem yapılmaz.
• İlke olarak Hat-San kaynaklı olmayan, dedikodu, söylenti ve asılsız olduğu belirgin olan haberlerde herhangi bir yorumda bulunulmaz. Fakat Hat-San ve yatırımcıların çıkarlarının korunması için gerekli görülürse, bu tür asılsız haberler için de, özel durum açıklaması yapılabilir. Özel durum açıklamasından bağımsız olarak, Yatırımcı İlişkileri Birimi veya

Kurumsal İletişim Birimi tarafından gerekli görülmesi halinde basın açıklaması yapılır.

• İçsel bilgi niteliğinde değerlendirilecek, Hat-San hisselerinin değerini ve yatırımcı kararını etkileyebilecek önemde yanlış bir haber söz konusu ise konu hakkında özel durum açıklaması yapılır.
• Ertelenen bilgiye ilişkin haberin önemli detayları kapsaması, Şirket kaynaklı olması ve doğru olması halinde, ertelemeye ilişkin sebeplerin ortadan kalktığı kabul edilir ve açıklama yapılır.
• Ertelenen bilgiye ilişkin haber yanlış ise, bilginin sızması söz konusu olmadığından herhangi bir açıklama yapılmayabilir. Ancak Hat-San ve pay sahiplerinin çıkarlarının korunması amacıyla gerekiyorsa, asılsız olan söz konusu haberler için özel durum açıklaması yapılır.
• Yapılacak değerlendirmede, haberin yayınlandığı basın-yayın organının tiraj veya bilinirliği de göz önünde bulundurulur.

İçsel Bilginin Kamuya Açıklanmasına Kadar Gizliliğinin Sağlanmasına Yönelik Tedbirler

İçsel bilgiye sahip Hat-San çalışanları ile iletişim içinde olunan diğer taraflar, özel durumun oluşması sürecinden KAP'a açıklanmasına kadar geçecek süreçte, bu bilginin gizliliğini korumakla yükümlü oldukları hususunda bilgilendirilirler.

Hat-San nam ve hesabına çalışanlar henüz kamuya açıklanmamış, özel durum niteliğinde değerlendirilebilecek bilgileri hiçbir suretle üçüncü kişilerle paylaşamazlar. Bu kişiler tarafından istenmeden içsel bilginin üçüncü kişilere açıklanmış olduğunun belirlenmesi halinde, Sermaye Piyasası düzenlemeleri kapsamında, bilginin gizliliğinin sağlanamayacağı sonucuna ulaşılırsa derhal özel durum açıklaması yapılır.

İçsel Bilginin Kamuya Açıklanmasının Ertelenmesi

İçsel bilgi, Şirket sermaye piyasası araçlarının değerini, fiyatını ve yatırımcıların yatırım kararını etkileyebilecek henüz kamuya açıklanmamış bilgi, olay ve gelişmelerdir. Hat-San yasal hak ve meşru menfaatlerin zarar görmesini önlemek amacıyla içsel bilgilerin kamuya açıklanmasını, bunun kamunun yanıltılmasına yol açmaması ve bu bilgilerin gizli tutulmasını sağlayabilecek olması kaydıyla, erteleyebilir. Söz konusu içsel bilginin açıklanmasının ertelenmesi Yönetim Kurulu ve şirketin üst düzey yöneticilerinin yetkisindedir. İçsel bilgilerin kamuya açıklanmasının ertelenme sebepleri ortadan kalkar kalkmaz, sözü edilen içsel bilgiler SPK'nın ilgili düzenlemelerine uygun şekilde ve erteleme kararının nedenleri de belirtilerek kamuya açıklanır. Açıklanması ertelenen içsel bilgiye konu olan olayın gerçekleşmemesi durumunda açıklama yapılmayabilir.

İçsel bilginin açıklanmasının ertelenmek istemesi halinde ise erteleme kararı anında erteleme konusu bilgiye sahip olan kişiler, düzenlemelerdeki yükümlülükler ve söz konusu yükümlülüklere aykırılık halinde uygulanacak yaptırımlar hakkında bilgilendirilir. Ayrıca Hat-San ve Hat-San nam ve hesabına çalışanlar dışında erteleme konusu bilgiye sahip olan taraflar ile yapılan sözleşmelere gizlilik konusunda madde ilave edilerek, bu kişilerin erteleme konusu bilginin gizliliği için gerekli tedbirleri almaları hedeflenir.

FİNANSAL BİLGİLERİN KAMUYA AÇIKLANMASI

Hat-San'ın finansal tabloları ve dipnotları, SPK tarafından belirlenmiş hükümler çerçevesinde Türkiye Muhasebe/ Finansal Raporlama Standartlarına uygun olarak hazırlanır. Yıllık ve altı aylık finansal tablolar bağımsız denetimden geçirilerek kamuya açıklanır.

Finansal tablolar ve dipnotları kamuya açıklanmadan önce Sermaye Piyasası Mevzuatı çerçevesinde Denetim Komitesi'nden alınan uygunluk görüşüyle Yönetim Kurulu'nun onayına sunulur. Sorumluluk beyanı imzalandıktan sonra finansal tablolar, dipnotları ve varsa bağımsız denetim raporu Kamuyu Aydınlatma Platformu'nda açıklanır. Finansal tablolar ve dipnotlarına geriye dönük olarak Hat-San internet sitesinden ulaşılabilir.

FAALİYET RAPORLARININ KAMUYA AÇIKLANMASI

Faaliyet Raporunun içeriği uluslararası standartlara, SPK Düzenlemeleri ve SPK Kurumsal Yönetim İlkelerine uygun olarak hazırlanmaktadır. Yıllık faaliyet raporu Yönetim Kurulu tarafından hazırlanır ve Genel Kurul'dan üç hafta önce internet sitesi aracılığı ile kamuya açıklanan rapor aynı zamanda elektronik ortamda KAP'a bildirilir. Yıllık Faaliyet Raporunun Türkçe basılmış kopyaları Yatırımcı İlişkileri Birimi'nden temin edilebilir.

Ayrıca üçer aylık dönemler itibariyle hazırlanan ara dönem faaliyet raporları, finansal tablo ve dipnotları ile aynı tarihte KAP aracılığıyla kamuya duyurulmakta ve Şirketin internet sitesinden yatırımcıların bilgisine sunulmaktadır.

İNTERNET SİTESİ

Kamunun aydınlatılmasında, Özel Durumlar Tebliği kapsamında Kamuyu Aydınlatma Platformu (KAP) ve SPK Kurumsal Yönetim İlkelerinin tavsiye ettiği şekilde www.Hat-San.com.tr adresindeki Şirket internet sitesi aktif olarak kullanılır. İnternet sitesinin içerik düzenlemesi ve koordinasyonundan Yönetim Kurulu ve Yatırımcı İlişkileri Birimi sorumludur. İnternet sitesinin içeriği tüm menfaat sahiplerinin yararlanabileceği farklı bilgileri içerebilecek şekilde hazırlanmaktadır. İnternet sitesinde bulunan bilgilerin büyük çoğunluğu Türkçe olarak verilmekte, güncel bilgilerin yanı sıra analiz, değerlendirmeler ve geçmişe dönük bilgi ve istatistikler de internet sitesinde yer almaktadır.

İnternet sitesinde izlenebilecek önemli başlıklar aşağıda özetlenmiştir.

• Kurumsal kimliğe ilişkin detaylı bilgiler
• Vizyon ve ana stratejiler
• Yönetim Kurulu üyeleri ve şirket üst yönetimi hakkında bilgi
• Şirketin organizasyonu ve ortaklık yapısı
• Şirket ana sözleşmesi
• Ticaret sicil bilgileri
• Finansal tablolar, göstergeler ve analiz raporları
• Basın bültenleri
• Özel Durum Açıklamaları
• Yatırımcılara yapılan sunumlar
• Şirketi değerlendiren analistlere ilişkin bilgiler ve analist raporları
• Genel Kurul'un toplanma tarihi, gündem, gündem konuları hakkında açıklamalar
• Genel Kurul bilgilendirme dokümanı
• Genel Kurul toplantı tutanağı ve hazirun cetveli
• Kurumsal Yönetim uygulamaları ve uyum raporu
• Kar dağıtım politikası, tarihçesi ve sermaye artırımları
• Bilgilendirme politikası
• Sıkça sorulan sorular bölümü
• Kurumsal Sosyal Sorumluluğa ilişkin veriler

ORTAKLIK HAKLARININ KULLANIMINA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Sermaye Piyasası Kurulu düzenlemeleri çerçevesinde ortakların genel kurul, sermaye artırımı, temettü ödemeleri, birleşme ve bölünme işlemleri hakkında izahname ve duyuru metinleri KAP'ta ilan edilerek pay sahiplerinin bilgilendirilmeleri sağlanır. Söz konusu dokümanlar düzenlemede belirtilen yerlerin yanında Hat-San internet sitesinde de ilan edilerek yatırımcıların bu dokümanlara erişimi kolaylaştırılır.

GELECEĞE YÖNELİK DEĞERLENDİRMELERİN AÇIKLANMASINA İLİŞKİN ESASLAR

Geleceğe yönelik değerlendirmelerin kamuya açıklanması zorunlu değildir. Ancak Şirket, Özel Durumlar Tebliği çerçevesinde, zaman zaman Yönetim Kurulu kararı veya Yönetim Kurulu tarafından yetkilendirilen Yönetim Kurulu Başkanı veya Yatırımcı İlişkileri Yöneticisi'nin yazılı onayı ile geleceğe yönelik değerlendirmelerini açıklayabilir. Hat-San'a ilişkin geleceğe yönelik değerlendirmeler aşağıdaki esaslara uygun olarak açıklanır:

• Geleceğe yönelik değerlendirmeler ve bu değerlendirmelere esas alınan temel varsayımlar, Özel Durumlar Tebliğ kapsamında ilke olarak üçer aylık dönemler itibariyle yayınlanan finansal tabloların kamuya açıklanmasını takiben, en fazla yılda dört defa açıklanabilir.
• Açıklama, Kamuyu Aydınlatma Platformu'nda ve Şirket kurumsal internet sitesinde yayınlanan yatırımcı sunumu ve/veya üçer aylık dönemler itibariyle hazırlanan Faaliyet Raporu aracılığı ile yapılır.
• Kamuya açıklanmış değerlendirmelerde önemli bir değişiklik ortaya çıktığında, açıklanan geleceğe yönelik bilgilerde yer alan tahminlerin ve dayanakların önemli ölçüde gerçekleşmemesi veya gerçekleşmeyeceğinin anlaşılması halinde, sayı sınırlamasına tabi olmaksızın özel durum açıklaması yapılarak beklentilerdeki değişiklikler yatırımcılarla paylaşılır.
• Daha önce kamuya açıklanan beklentiler ile gerçekleşmeler arasında önemli ölçüde bir farklılık bulunması halinde, geleceğe yönelik değerlendirmelere ilişkin olarak yapılacak açıklamalarda bu farklılıkların nedenlerine de yer verilir.
• Geleceğe yönelik değerlendirmelerde bunlarla sınırlı olmaksızın üretim ve satış miktarları, Yatırım Harcamaları, tamamlanan projelere dair detaylar, aktif proje büyüklükleri ile ilgili olarak yatırımların tutarı, nitelikleri, beklenen katkıları ve proje detaylarına yer verilebilir.