Harbin Sayyas Windows Co., Ltd. — Proxy Solicitation & Information Statement 2023

Sep 26, 2023

证券代码：301227 证券简称：森鹰窗业 公告编号：2023-059

哈尔滨森鹰窗业股份有限公司

关于召开 2023 年第三次临时股东大会的通知

本公司及董事会全体成员保证信息披露内容的真实、准确和完整，没有 虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。

哈尔滨森鹰窗业股份有限公司（以下简称“公司”）于2023年9月25日召开 第八届董事会第二十一次会议，审议通过了《关于提请召开公司2023年第三次 临时股东大会的议案》，现将本次股东大会的相关事项通知如下：

一、召开会议的基本情况

• 1、股东大会届次：2023年第三次临时股东大会

• 2、股东大会的召集人：公司董事会

3、会议召开的合法、合规性：本次股东大会召开符合《公司法》《证券法 》《深圳证券交易所创业板股票上市规则》等有关法律、行政法规、部门规章、 规范性文件和《公司章程》《股东大会议事规则》的规定。

• 4、会议召开的日期、时间：

• （1）现场会议召开的时间：2023年10月13日（星期五）14:00

• （2）网络投票时间：2023年10月13日（星期五）

其中，通过深圳证券交易所交易系统进行网络投票的时间为2023年10月13 日（星期五）9:15-9:25，9:30-11:30，13:00-15:00。通过深圳证券交易所互联网 投票系统投票的具体时间为2023年10月13日（星期五）9:15至15:00期间的任意 时间。

• 5、会议召开方式：本次股东大会采取现场表决和网络投票相结合的方式召

• 开。

• （1）现场表决：股东本人出席现场会议或者通过授权委托书（见附件2）

1

委托他人出席现场会议；

（2）网络投票：本次股东大会通过深圳证券交易所交易系统和互联网投票 系统（http://wltp.cninfo.com.cn）向全体股东提供网络形式的投票平台，股权登 记日登记在册的公司股东可以在网络投票时间内通过上述系统行使表决权。

股东大会股权登记日在册的公司股东有权选择现场表决、网络投票中的一 种方式行使表决权，如果同一表决权出现重复投票表决的，以第一次投票表决 结果为准。

6、会议股权登记日：2023年10月9日（星期一）

• 7、会议出席对象：

（1）在股权登记日持有公司已发行有表决权股份的股东或其代理人；截至 股权登记日2023年10月9日下午收市时在中国证券登记结算有限责任公司深圳分 公司登记在册的公司全体已发行有表决权股份的股东均有权出席股东大会，并 可以以书面形式委托代理人出席会议和参加表决，该股东代理人不必是本公司 股东。

（2）公司董事、监事和高级管理人员；

（3）公司聘请的律师；

（4）根据相关法规应当出席股东大会的其他人员。

8、会议地点：黑龙江省哈尔滨市双城经济开发区松花江路与兴安路交口森 鹰窗业双城办公楼二楼7号会议室

二、股东大会审议事项

表一 本次股东大会提案编码表

提案编码	提案名称	备注
		该列打勾的栏 目可以投票
累积投票提案（采用等额选举）
1.00	《关于公司董事会换届选举暨选举第九届董事会非独 立董事的议案》	应选人数 （4）人
1.01	选举边书平先生为公司第九届董事会非独立董事	√
1.02	选举边可仁先生为公司第九届董事会非独立董事	√
1.03	选举刘楚洁女士为公司第九届董事会非独立董事	√

2

1.04	选举王建杰女士为公司第九届董事会非独立董事	√
2.00	《关于公司董事会换届选举暨选举第九届董事会独立 董事的议案》	应选人数 （3）人
2.01	选举李文女士为公司第九届董事会独立董事	√
2.02	选举董嘉鹏先生为公司第九届董事会独立董事	√
2.03	选举刘志伟先生为公司第九届董事会独立董事	√
3.00	《关于公司监事会换届选举暨选举第九届监事会非职 工代表监事的议案》	应选人数 （2）人
3.01	选举赵丽丽女士为公司第九届监事会非职工代表监事	√
3.02	选举李珂先生为公司第九届监事会非职工代表监事	√
非累积投票提案
4.00	《关于修订<独立董事工作制度>的议案》	√

上述议案已经公司第八届董事会第二十一次会议及第八届监事会第十三次 会议审议通过，独立董事发表了同意的独立意见，具体内容详见公司同日披露 于巨潮资讯网（http://www.cninfo.com.cn）的相关公告。

上述提案1.00、2.00、3.00需采取累积投票制进行表决，即股东所拥有的选 举票数为其所持有表决权的股份数量乘以应选人数，股东可以将所拥有的选举 票数以应选人数为限在候选人中任意分配（可以投出零票），但总数不得超过 其拥有的选举票数。提案1.00应选人数4人，提案2.00应选人数3人，提案3.00应 选人数2人。非独立董事候选人、独立董事候选人、非职工代表监事候选人简历 详见公司同日披露于巨潮资讯网（http://www.cninfo.com.cn）的相关公告。独立 董事候选人的任职资格和独立性尚需经深交所审查无异议，股东大会方可进行 表决。

上述议案公司均将对中小投资者的表决单独计票并及时披露。中小投资者 是指以下股东以外的其他股东：

• 1、上市公司的董事、监事、高级管理人员；

• 2、单独或合计持有上市公司5%以上股份的股东。

• 三、会议登记等事项

• 1、登记方式：股东可直接到公司登记或以信函、电子邮件进行登记；本次

• 股东大会不接受电话方式登记。

• 2、登记时间：2023年10月12日（星期四）9:00-11:30，13:30-17:00。

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3、现场登记地点：黑龙江省哈尔滨市双城经济开发区松花江路与兴安路交 口森鹰窗业双城办公楼二楼7号会议室

4、现场登记方式：

（1）法人股东：法人股东应由法定代表人或法定代表人委托的代理人出席 会议。法定代表人出席会议的，应持股东账户卡、加盖公章的营业执照复印件、 法定代表人证明书及身份证办理登记手续；法定代表人委托代理人出席会议的， 代理人应持代理人本人身份证、加盖公章的营业执照复印件、法定代表人出具 的授权委托书（参考附件2）、法定代表人身份证明、法人股东股票账户卡办理 登记手续。

（2）自然人股东：自然人股东应持本人身份证、股东账户卡办理登记手续 ；自然人股东委托代理人出席会议的，应持代理人身份证、授权委托书（参考 附件2）、委托人股东账户卡、委托人身份证办理登记手续。

（3）股东采用信函或电子邮件方式登记的，敬请仔细填写《股东参会登记 表》（参考附件3），以便登记确认。

（4）信函或电子邮件请于2023年10月12日（星期四）17:00前送达公司或 公司电子邮箱方为有效登记。

5、注意事项

（1）以上证明文件办理登记时出示原件、复印件或扫描件均可，但出席会 议签到时，出席人身份证和授权委托书须为原件。

（2）出席现场会议的股东或股东代理人敬请于会前半小时到会场办理登记 事项。

6、联系方式

（1）联系人：邢友伟

（2）联系电话：0451-8670 0666-1506

（3）传真号码：0451-8670 5370-4110

• （4）邮寄地址：黑龙江省哈尔滨市南岗区王岗镇新农路9号证券部（信封

• 请注明“股东大会登记”字样）

（5）邮箱地址：ir@sayyas.com

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• （6）其他事项：公司股东参加会议的食宿和交通费敬请自理。

四、参加网络投票的具体操作流程

在本次股东大会上，股东可以通过深圳证券交易所交易系统和互联网投票 系统（http://wltp.cninfo.com.cn）参加投票，网络投票的具体操作流程请见附件 1。

五、备查文件

• 1、第八届董事会第二十一次会议决议；

• 2、第八届监事会第十三次会议决议。

• 六、附件资料

附件1：《参加网络投票的具体操作流程》；

附件2：《授权委托书》；

附件3：《股东参会登记表》。

特此公告。

哈尔滨森鹰窗业股份有限公司董事会

2023 年 9 月 26 日

5

附件1：

参加网络投票的具体操作流程

• 一、网络投票的程序

• 1、普通股的投票代码：351227；投票简称：森鹰投票

• 2、填报表决意见：

对于非累积投票提案，填报表决意见：同意、反对、弃权。

对于累积投票提案，填报投给某候选人的选举票数。股东应当以其所拥有 的每个提案组的选举票数为限进行投票，股东所投选举票数超过其拥有选举票 数的，其对该项提案组所投的选举票均视为无效投票。如果不同意某候选人， 可以对该候选人投 0 票。

表二 累积投票制下投给候选人的选举票数填报一览表

投给候选人的选举票数	填报
对候选人A投X1票	X1票
对候选人B投X2票	X2票
…	…
合 计	不超过该股东拥有的选举票数

各提案组下股东拥有的选举票数举例如下：

（1）选举非独立董事（如提案1，采用等额选举，应选人数为4位）

股东所拥有的选举票数=股东所代表的有表决权的股份总数×4

股东可以将所拥有的选举票数在4位非独立董事候选人中任意分配，但投票 总数不得超过其拥有的选举票数。

（2）选举独立董事（如提案2，采用等额选举，应选人数为3位）

股东所拥有的选举票数=股东所代表的有表决权的股份总数×3

股东可以将所拥有的选举票数在3位独立董事候选人中任意分配，但投票总 数不得超过其拥有的选举票数。

（3）选举非职工代表监事（如提案3，采用等额选举，应选人数为2位）

股东所拥有的选举票数=股东所代表的有表决权的股份总数×2

股东可以将所拥有的选举票数在2位非职工代表监事候选人中任意分配，但 投票总数不得超过其拥有的选举票数。

二、通过深交所交易系统投票的程序

1、投票时间：2023年10 月13 日的交易时间，即 9:15-9:25， 9:30-11:30和 13:00-15:00。

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• 2、股东可以登录证券公司交易客户端通过交易系统投票。

三、通过深交所互联网投票系统投票的程序

• 1、互联网投票系统开始投票的时间为2023年10月13日，9:15-15:00。

2、股东通过互联网投票系统进行网络投票，需按照深交所《投资者网络服 务身份认证业务指引》的规定办理身份认证，取得“深交所数字证书”或“深 交所投资者服务密码” 。具体的身份认证流程可登录互联网投票系统 http://wltp.cninfo.com.cn规则指引栏目查阅。

3、股东根据获取的服务密码或数字证书，可登录http://wltp.cninfo.com.cn 在规定时间内通过深交所互联网投票系统进行投票。

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附件2：

授权委托书

哈尔滨森鹰窗业股份有限公司：

兹全权委托 先生（女士）代表本人（本公司）出席哈尔滨森鹰 窗业股份有限公司2023年第三次临时股东大会，受托人有权依照本授权委托书 的指示对该次会议审议的各项议案进行投票表决，并代为签署相关文件。

如无明确指示或对同一审议事项有两项或多项指示的，则由代理人酌情决 定投票，其行使表决权的后果均由本人（本公司）承担。

本人（本公司）对该次会议审议的各项议案的表决意见如下：

提案 编码	提案名称	备注	同意	反对	弃权
		该列打勾的 栏目可以投 票
累积投票提案（采用等额选举）
1.00	《关于公司董事会换届选举暨选举第九届董事 会非独立董事的议案》	应选人数 （4）人	选举票数
1.01	选举边书平先生为公司第九届董事会非独立董 事	√
1.02	选举边可仁先生为公司第九届董事会非独立董 事	√
1.03	选举刘楚洁女士为公司第九届董事会非独立董 事	√
1.04	选举王建杰女士为公司第九届董事会非独立董 事	√
2.00	《关于公司董事会换届选举暨选举第九届董事 会独立董事的议案》	应选人数 （3）人	选举票数
2.01	选举李文女士为公司第九届董事会独立董事	√
2.02	选举董嘉鹏先生为公司第九届董事会独立董事	√
2.03	选举刘志伟先生为公司第九届董事会独立董事	√
3.00	《关于公司监事会换届选举暨选举第九届监事 会非职工代表监事的议案》	应选人数 （2）人	选举票数
3.01	选举赵丽丽女士为公司第九届监事会非职工代 表监事	√
3.02	选举李珂先生为公司第九届监事会非职工代表 监事	√
非累积投票提案
4.00	《关于修订<独立董事工作制度>的议案》	√

1、非累积投票提案：同意该项议案，则在该项议案“同意”栏划“√”；反对该项议案，则在 该项议案“反对”栏内划“√”；弃权该项议案，则在该项议案“弃权”栏内划“√”；表决票涂改无效， 同时在两个或两个以上选项内划“√”则视为无效表决票；

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2、累积投票提案：在相应位置填报选举票数；表决票涂改无效，股东应当以其所拥有的每 个提案组的选举票数为限进行投票，如股东所投选举票数超过其拥有选举票数的，其对该项提 案组所投的选举票均视为无效投票；

3、如果委托股东对某一审议事项的表决意见未作出具体指示或者对某一审议事项有两项或 多项指示的，代理人有权代表本人进行表决。

委托人姓名（名称）：

委托人身份证或统一社会信用代码：

委托人证券账户号码：

持有上市公司股份的性质和数量：

受托人姓名：

受托人身份证号码：

委托日期：

委托书有效期限：自本授权委托书签署之日起至该次股东大会结束。

委托人签名（委托人为法人的，应当加盖单位印章）：

注：

《授权委托书》复印件或按以上格式自制均有效；法人股东委托须加盖公章，法定代表人 需签字。

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附件3：

哈尔滨森鹰窗业股份有限公司

2023年第三次临时股东大会股东参会登记表

股东姓名或名称
证件号码或统一社会 信用代码		法人股东法定代表人 姓名
股东账号		持股数量
出席会议人员姓名		是否为委托参会
代理人姓名		代理人证件号码
联系电话		电子邮箱
联系地址		邮政编码
自然人股东签字（法人股东加盖公章）：							日
				年		月

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