Harbin Pharmaceutical Group Co.,Ltd. — Audit Report / Information 2012

Jan 15, 2013

哈药集团股份有限公司

2012 年内部控制实施工作总结报告

按照监管部门的内控工作要求和年初制定的《哈药集团股份有限 公司2012 年内部控制规范体系建设实施工作方案》，2012 年公司结 合实际情况，进一步建立健全了公司内部控制规范体系。现根据中国 证监会黑龙江监管局《关于做好2012 年内部控制规范体系建设工作 的通知》（黑证监上字[2012]1 号）文件要求，将哈药集团股份有限 公司（以下简称“哈药股份”或公司）2012 年内部控制体系建设实 施情况总结如下：

一、2012 年内部控制体系建设工作总结

（一）工作计划

内部控制建设和完善是哈药股份2012 年内部控制工作的首要目 标。其中前期工作的重点是以黑证监上字[2012]1 号文件规定的原则 为基础，对纳入公司2012 年度内部控制工作范围内的重点企业，根 据《企业内部控制基本规范》及其18 个配套指引的相关要求，结合 企业自身的实际情况，编制完善内部控制手册。同时在内部控制手册 编制的过程中，识别内部控制设计缺陷，并制定相应的整改计划。

（二）工作成果

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公司内部控制工作领导小组具体负责组织协调内部控制的建设 实施及日常工作，审计部作为内部控制建设工作领导小组办公室的具 体部门，负责抽调2～3 名公司内部控制工作的业务骨干，组建现场 工作小组开展现场工作，审计部部长任现场工作小组组长，及时向领 导小组和各成员单位通报情况，加强协调配合，督促、检查、指导各 成员单位工作任务的落实。

经过前期的思想动员、集中培训、计划协调等工作，公司内控工 作领导小组于2012 年5 月初正式聘请德勤会计师事务所，启动了风 险评估管理工作，实施组包括德勤会计师事务所会计师4 人，公司内 审人员8 人。审计部会同德勤会计师事务所对公司面临的风险进行了 分类，形成了一级风险5 类，二级风险38 类，三级风险110 类；编 制了包含331 项风险信息的哈药股份风险事件库，经过分析确定公司 面临的9 大重大风险及应对策略和解决方案。针对风险的识别、评估、 应对等措施，编制了《全面风险管理手册》，为今后持续开展风险管 理工作奠定了坚实的基础。

项目组同时针对选定的分、子公司部分内部控制流程分别开展以 风险为导向内部控制审计。截至2012 年12 月12 日已经顺利完成内 控流程梳理、管理层缺陷整改、问题整改跟踪、内控手册更新和全面 风险管理培训工作：

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哈药股份现场工作小组实施了内控流程梳理工作，并出具内部控 制审阅发现报告；

• 2、管理层整改

针对哈药股份内部控制现场工作小组出具的内部控制审阅报告， 各单位及时落实整改计划、整改责任人及整改完成时间，并定期将整 改进度上报至哈药股份内部控制工作小组；

• 3、问题整改跟踪

根据《企业内部控制评价指引》的相关要求，哈药股份内部控制 现场工作小组以风险为导向，对各单位发现的内部控制设计和执行缺 陷，根据现场测试获取证据，对内部控制缺陷整改完成情况进行了跟 踪，并出具了内部控制审阅跟踪报告；

• 4、同步更新内控手册：

根据缺陷整改完成情况和内控现状，更新被审阅流程的内部控制 手册；

• 5、全面风险管理知识培训：

公司聘请了德勤会计师事务所就国内外风险管理和内部控制发 展趋势进行全面风险管理理念、意识与技能、方法等多次培训，使高 级管理层明确了企业风险管理体系的重要性，以及企业风险管理与内 部控制的关系。此外，项目实施过程中，哈药股份内部控制现场工作

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小组重视定期汇报和沟通的机制，充分调动管理人员的积极性和对内 部控制建设工作的参与力度，使其认识到内控建设与评估工作对其实 现管理职能的价值，并借内控评估实施工作，加强不同管理者之间的 协作度，提高整个企业对风险管理和内部控制的认知，增强了员工的 内控意识和责任感。

• 6、按照要求披露内部控制建设工作实施情况

根据监管部门的相关要求，公司及时向黑龙江省证监局和上海证 券交易所提交了公司内控阶段性进展情况报告。

二、2012 年内部控制体系自我评价工作总结

（一）工作计划

哈药集团股份有限公司内部控制自我评价测试阶段计划于2012 年7 月1 日开始，至2012 年9 月30 日前结束；2012 年11 月1 日开 始对测试阶段发现问题的整改情况进行回访，至2012 年12 月31 日 前结束。

（二）工作成果

• 1、确定内部控制体系自我评价标准

根据《企业内部控制评价指引》的相关要求，公司内部控制现场 工作小组根据现场测试获取的证据，对内部控制缺陷进行初步认定， 并按其影响程度分为重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷，其中：

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重大缺陷，是指一个或多个控制缺陷的组合，可能导致企业严重 偏离控制目标；

重要缺陷，是指一个或多个控制缺陷的组合，其严重程度和经济 后果低于重大缺陷，但仍有可能导致企业偏离控制目标；

一般缺陷，是指除重大缺陷、重要缺陷之外的其他缺陷。

• 2、制定内部控制体系自我评价工作程序

内控自我评价工作由公司内部控制现场工作小组制定具体的工 作计划，确定现场测试的抽样方法、抽样标准以及编制测试工作底稿 模板等。现场测试工作开始前，以正式书面文件通知被测试单位做好 相应的配合工作。内部控制现场工作小组按照工作计划的安排，对入 选单位顺序开展工作，编制了相应的内部控制评价工作底稿。

• 3、开展内部控制体系自我评价结果及跟踪管理

内部控制现场工作小组经过汇总测试发现并阐述所发现的内部 控制缺陷及其形成的内在原因，说明各项内部控制缺陷可能引发的风 险因素，并提出了相应的改进建议。同时经与被测试单位的流程负责 人、主要管理层进行充分沟通，收集管理层对改进建议的反馈意见， 最终落实形成了经现场工作小组及被测试单位双方认可的整改计划、 整改责任人及整改完成时间。

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根据业经落实的整改计划、整改责任人及整改完成时间，现场工 作小组对被测试单位的整改情况继续进行跟踪评价，并对跟踪评价的 结果进行汇总。

现场工作小组组长向内控工作办公室、内控工作领导小组汇报自 我评价及后续跟踪评价的结果。

• 4、编制内部控制体系自我评价报告

根据现场工作小组的工作成果，内部控制办公室编制了企业内部 控制自我评价报告，并已提请内部控制领导小组审阅。公司将根据《企 业内部控制基本规范》、应用指引及《企业内部控制评价指引》及证 监会相关要求，于2012 年12 月31 日后的4 个月内披露内部控制自 我评价报告。

三、2012 年内部控制审计工作总结

（一）工作计划

公司内部控制工作领导小组具体负责组织协调内部控制的建设 实施及日常工作，审计部作为内部控制建设工作领导小组办公室的具 体部门，及时向领导小组和各成员单位通报情况，加强与外部审计机 构的协调配合。

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公司内部控制审计工作的具体时间，由外部审计机构与公司内部 控制工作办公室共同协商确定，并以书面文件的形式提请内控工作领 导小组审议。

内部控制工作办公室负责与内部控制审计机构进行沟通，结合公 司内部控制自我评价工作计划，由外部审计机构提出内部控制审计计 划，包括审计范围、审计方法、工作时间等，并由内部控制工作办公 室负责沟通、协调和配合相应的审计工作。

（二）工作成果

公司已聘请北京兴华会计师事务所对公司2012 年内部控制设计 与运行有效性进行审计。外部审计机构目前正在根据《企业内部控制 基本规范》、《企业内部控制审计指引》的相关要求开展审计工作， 公司将根据监管要求及时披露内部控制审计报告。

四、内部控制实施工作的经验总结和心得体会

（一）从上到下统一思想，做好内控定位，找准内控方向

自06 年以来，业内陆续提出了全面风险管理、内部控制的理念， 并在企业内逐步得到推广和应用。但多个理念的推广，也造成了一些 认识上的不统一。在此形势下，内控体系如何定位，是定位于合规还 是定位于更高要求，成为影响内控体系能否顺利实施的重要因素。公 司管理层高度重视内控工作，亲自参加国家部委、黑龙江证监局及各

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专业协会组织的内控讲解，同时公司及部门负责人还参加了由财政 部、会计协会等组织的内控知识专题培训班，充分明确了内控在公司 的定位。

1．树立内控工作“一把手”工程思想，落实领导干部责任

内控体系建设是一个系统工程，涉及到企业组织机构的变革，流 程再造和权限的再分配，在公司内控体系建设过程中，企业高层、各 部门、各子公司“一把手”来协调配臵各种资源和强化推进，是内控 工作成功实施的关键。

2．内部控制不是财务部门的责任，而是董事会的责任

按照《内部控制基本规范》及《配套指引》要求，新的内部控制 是指以全面风险控制为导向的全面控制，从组织架构层次上来说既涉 及母公司，也包含子公司；从业务覆盖范围上来说，既包括各单位治 理结构、企业文化、集团管控，又包括产、供、销、人、财、物等具 体运营操作性业务。因此，为有效确保内控的顺利推进，公司进一步 统一认识，将内控作为董事会、高管层的重要责任来对待，这个基调 的确定对未来工作的成效至关重要。

（二）科学计划，合理调度，保证内控建设有序开展

强化内控知识学习，增强内控意识，培养哈药内控队伍保证内控 建设有序开展。内部控制是一项全新的理念和方法体系。为确保内控

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项目的有效实施，公司积极强化领导干部和员工的内控意识，不断提 升其对内控的认识，以项目实施为契机，对重点人员重点强化内控理 念。项目实施的同时培养人，做好内控体系建设的后续推广、维护和 管理工作，在项目实施过程中，公司要求内控小组成员全面学习、全 程参与、全面掌握，以项目学知识，借项目长能力，从而通过项目实 施培养更多的企业内控专业人才，形成独立工作能力，打造一支哈药 的内控队伍，为今后继续深化内控工作打下坚实的基础。

坚持“凡事必计划、计划必调度”，加强项目管理工作，保证项 目有序实施。为保证项目的有序开展，我们制定了内控项目整体实施 计划，指导内控工作的全面开展，并实行阶段工作汇报制，定期向领 导小组汇报阶段性工作成果。另外，为及时了解内控项目的实施进展 情况，对项目的开展情况组织进行汇报，提出项目开展过程中遇到的 问题与困难，做到有计划的安排。

（三）建立内部控制实施的工作组织和人员保障体系

建立健全各级内控领导机构，做好组织保障，成立专职内控工作 机构，配臵专业人员，做好资源保证。在内控建设和评估工作中，首 先要取得最高领导层的支持，以最有效的方式调动公司内外部资源支 持内控建设工作的开展。项目工作组成员构成上确保多样性（来自财 务部、销售部、采购部等重要部门），尽可能涵盖核心和重要业务流 程的主要管理人员和骨干人员，由此调动其积极性。同时，人数上应

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当有保障，并配臵有适当的专职人员（如：内审人员）,以确保项目 工作组内的工作职责可有效划分并分工完成。在机构设臵和人力资源 配臵上，强调内部审计人员的角色与功能，发挥其内控评价方面的客 观性和独立性。

内控项目对企业来说是一项全新的挑战，也是强化企业内部管 理，提升企业管理水平的一个很好机遇。公司将通过科学的风险评估 步骤，确定18 个业务流程的优先级别，甄选出符合企业实际情况的 高风险流程进行重点评估，并在未来几个财务年度内（三年）有计划 地完成全部业务流程的持续、循环评估，确保企业内控工作切实可行， 并充分发挥内控工作对企业管理提升的指导意义。

哈药集团股份有限公司

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