Harbin Air Conditioning Co.,Ltd. — Governance Information 2012

Oct 9, 2012

哈尔滨空调股份有限公司 反舞弊管理制度

第一章 总则

第一条 为了规范哈尔滨空调股份有限公司(以下简称“公司”)反舞弊工作,根据《公司 法》、《企业内部控制基本规范》、《上海证券交易所股票上市规则》的有关规定,结合公司实 际,制定本制度。

第二条 公司反舞弊制度是预防舞弊的内部控制体系的一部分,本制度所指舞弊行为，是 指公司内、外人员采用欺骗等违法、违规手段,谋取个人不正当利益,损害公司正当经济利益 的行为；或谋取不当的公司经济利益,同时可能为个人带来不正当利益的行为。

第三条 公司反舞弊工作的宗旨是规范公司中高级管理人员及所有员工的职业行为,严 格遵守相关法律法规、职业道德及公司的内部控制制度、防止损害公司及股东利益的行为发 生。

第四条 公司反舞弊内控机制,包括设立举报投诉渠道以防范和发现舞弊行为,实施控制 措施以降低舞弊发生的机会,对舞弊行为带来的危害采取适当且有效的补救措施。 第五条 本制度适用于公司所属各部门。

第二章 舞弊行为及反舞弊职责归属

第六条 有下列情形之一者属于舞弊行为：

• (一)收受贿赂或回扣；

• (二)非法使用公司资产,占有、挪用、盗窃公司资产；

• (三)将正常情况下可以使组织获利的交易事项转移给他人；

• (四)故意隐瞒、错报交易事项,使信息披露存在虚假记载、误导性陈述或重大遗漏；

• (五)伪造、编造会计记录或凭证,提供虚假财务报告；

• (六)泄露公司的商业或技术秘密；

• (七)其他损害公司经济利益或谋取组织不当经济利益的舞弊行为。

第七条 公司董事会有责任督促管理层建立公司范围内的反舞弊文化环境,建立健全包 括预防舞弊在内的内部控制体系。

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第八条 管理层应建立良好的内控机制,设立举报投诉渠道进行防范和发现舞弊,实施控 制措施以降低舞弊发生的机会,并对舞弊行为采取适当且有效的补救措施。

第九条 全体员工应该遵守公司行为准则、道德规范及国家、行业所涉及的法律、法规。 如发现任何舞弊情况,应通过正当渠道向公司审计监察室进行举报。

第十条 公司审计监察室负责管理舞弊案件的举报电话热线、电子邮箱,接收员工实名或 匿名、外部第三方实名或匿名举报,留下书面记录并及时向公司管理层或董事会报告,对举报 和调查处理后的舞弊案件报告材料及时立卷归档。

第三章 舞弊案件的举报、接收及报告

第十一条 公司各级员工及与公司直接或间接发生经济关系的社会各方，可通过举报电 话、电子信箱、信函等途径举报公司及其人员实际或疑似舞弊案件的信息,包括对公司及其 人员违反职业道德情况的投诉、举报信息。

第十二条 对涉及普通员工及中级管理人员的实名举报,公司审计监察室自接到举报后 报总经理，由公司总经理进行事件评估。

第十三条 对举报牵涉到公司高级管理人员的,公司审计监察室自接到举报后报公司董 事会,由董事会决定进一步调查事项。董事会在进行有关调查时,视需要可聘请外部审计师或 其他机构协助调查。

第十四条 受理举报投诉或负责舞弊案件调查的工作人员不得擅自向任何部门及个人提 供举报人的相关资料及举报内容；确因工作需要查阅投诉举报相关资料的,查阅人员必须对 查阅的内容、时间、查阅人员的有关情况在审计部进行登记。

第四章 反舞弊信息的沟通渠道

第十五条 公司与用户、供货商以及其他相关单位的业务往来要建立在诚信公平的基础 之上,并应向他们传递公司反舞弊工作的相关信息及要求。

第十六条 公司各类经营活动的主要负责人要有足够的舞弊风险识别力、预防及反舞弊 的控制力、对已发生的舞弊行为所带来的危害进行及时补救的应对能力,及时收集各类预防 反舞弊机制的相关信息,实现相关信息的共享。

第十七条 公司审计监察室对重大舞弊事件要及时分析是否具有普遍性,并及时提出预 防及控制措施。对重大舞弊事件的处理结果要向全体员工通报,使其认识到违规事件的危害

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性,起到引以为戒的警示作用。

第五章 舞弊行为的责任追究、补救措施及处罚

第十八条 对舞弊责任进行追究,其中包括领导责任和直接责任：

(一)领导责任是指负有相应领导职权的管理人员在其主管或分管工作范围内因失职、失 察导致发生舞弊事件应承担的责任；

(二)直接责任是指公司管理人员及其相关人员在其职责范围内,直接操作或参与相关决 策,或授意、指使、强令、纵容、包庇他人等舞弊以及未履行、未正确履行职责等过失行为 应承担的责任。

第十九条 发生舞弊案件后,公司应及时采取补救措施,对受影响的业务单位的内部控制 要进行评估并改进。

第二十条 公司对准备聘用或晋升到重要岗位的人员须进行背景调查。凡有舞弊行为记 录的均不能被聘用或晋升到重要岗位。

第二十一条 对证实有舞弊行为的员工,公司按相关规定予以相应的处分；行为触犯法律 的,交由司法机关依法处理。

第六章 附则

第二十二条 本制度由公司审计监察室负责制定、解释和修改。 第二十三条 本制度经董事会审议通过后生效。

第二十四条 本制度最终解释权归公司董事会。

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