Great Chinasoft Technology Co.,Ltd — Governance Information 2011

Oct 26, 2011

苏州天马精细化学品股份有限公司

印章管理制度

第一章 总 则

第一条 为维护苏州天马精细化学品股份有限公司 ( 以下简称 “ 公司 ”) 印章刻 制、保管，以及使用的合法性、严肃性和安全性，从上市公司运作规范需要出发， 避免印章管理出现不规范行为，以有效地维护公司利益，特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司、全资子公司及各部门印章的管理和使用。

第三条 本制度所指印章包括公司及全资子公司 ( 以下简称 “ 子公司 ”) 印章、法 定代表人印章、财务专用章、发票专用章、发货专用章、报关专用章、部门印章 ( 人力资源部、质量部、物料部等 ) 、董事会印章、监事会印章等具有法律效力的 印章。

第二章 印章的适用范围

第四条 公司印章 : 适用于以公司 ( 子公司 ) 名义上报国家机关、市区政府部门 的重要公函和文件，以公司 ( 子公司 ) 名义出具的证明、函件、下发的各类内部文 件以及以公司 ( 子公司 ) 名义签订的各类协议、合同等有法律约束力的文件等。

第五条 法定代表人印章 : 适用于由公司法定代表人签章的文件、法人代表证 书、法人代表授权委托书、统计报表等。

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第六条 财务印鉴专用章 : 包括财务专用章、发票专用章、发货专用章，适用 于公司 ( 子公司 ) 财务部对外开具发票及其它财务凭证等。

第七条 报关专用章 : 适用于办理各类产品出口报关的公函、证明等。

第八条 部门用章 :

( 一 ) 人力资源专用章 : 适用于人力资源部门对外上报有关资料、办理相关证 明等。

( 二 ) 质量专用章 : 适用于各种检验试验报告、产品合格证等。

( 三 ) 采购专用章 : 适用于采购订单的签订。

第九条董事会、监事会印章 : 适用于以董事会、监事会名义出具的公告、报告、 文件、函件等。

第三章 印章的刻制与启用

第十条 公司所有印章的刻制由公司总经理办公室统一归口办理。需刻章的 部门应填写 《印章制发申请》，经过规定的审批程序后，由公司总经理办公室 根据具体规格要求统一安排刻制。公司 ( 子公司 ) 的其他任何部门和个人均不得私 自刻制公司各类印章。

第十一条 印章刻制的审批权限 :

一 苏州天马精细化学品股份有限公司印章管理制度 ( ) 公司印章、法定代表人 印章 ( 子公司 ) 由公司总经理办公室提出申请，总经理批准。

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( 二 ) 董事会印章、监事会印章的刻制，由公司董事会办公室提出申请，董事 长批准。

( 三 ) 部门印章的刻制，由使用部门提出，公司总经理办公室审核，总经理批 准。

第十二条 印章刻制完毕，公司总经理办公室应留下印模，发布印章启用通 知。通知中应明确发布印章全称、启用日期、启用印模，公司总经理办公室做好 《印章领用登记台帐》。

第十三条 因机构变动、名称改变或相关部门发布新规定等原因，原使用印 章需作废时，应由印章管理人员填写《印章废止申请》，经公司总经理批准。公 司总经理办公室应及时将旧印章收回，并建立《印章废止登记台帐》，注明废止 印章名称、时间等具体内容，印章作废，必要时要发布公章作废公告。公司总经 理办公室应将已废止印章妥善保管三年后销毁。

第四章 印章的保管

第十四条董事会印章，监事会印章由公司董事会办公室保管 ; 公司 ( 子公司 ) 印 章、公司法定

代表人印章由公司总经理办公室负责人保管 ; 财务专用章及发票专用章由出 纳保管，发货专用章由销售会计保管 ; 报关专用章由授权的相关业务人员负责保 管 ; 部门印章由相关部门指定专人负责保管。

第十五条 公司 ( 子公司 ) 各类印章专管人员应保证印章的保管安全，使用规 范，建立印章使用台帐，若不慎遗失、损毁、被盗，应迅速向公司总经理办公室 报告，同时追究当事人责任。如遗失公司 ( 子公司 ) 印章、财务专用章的必须登报 声明。

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第十六条 从各类印章启用之时起，各领用部门和印章专管人员将无条件承 担该印章使用的一切责任，对因印章使用、保管不慎给公司 ( 子公司 ) 权益造成损 害的，应追究相关责任人的责任。

第十七条 印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章应由印章 专管人员的直接上级代管，印章专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的 注意事项。

第十八条 印章专管人员离职，所在部门负责人应监督其将印章管理情况作 为离职移交工作的一部分，印章的移交手续办结后方可办理离职手续。

第十九条 印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印，未按 批准权限用印或用印件内容有误的，印章专管人员不予用印 ; 经办人拒绝印章专 管人员审核用印内容的，印章专管人员有权拒绝用印并报告领导处理。

第二十条 印章专管人员不得擅自用印，一经发现，严肃处理，由此造成民 事、经济、法律纠纷和后果的，由其承担相应责任。

第五章 印章使用的审批

第二十一条 印章使用实行事前登记与审批制度，公司各部门如需用印，依 据以下审批流程办理 :

一 ( ) 以公司名义发出的公文，由公司总经理办公室负责人审核后用印并登 记。

( 二 ) 对外签署的合同或协议，按合同批准权限，由公司 ( 子公司 ) 总经理批准 后用印并登记。

( 三 ) 公司 ( 子公司 ) 开具的介绍信、便函等及授权委托书由总经理批准后用印 并登记。严禁在空白介绍信、便函、授权委托书等文本上加盖印章。

( 四 ) 公司董事会用章由董事会秘书审核、董事长批准后用印。

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( 五 ) 公司监事会用章由监事会主席批准后用印。

( 六 ) 上述未规定事项的印章使用审批程序，由申请用章部门填写《印章使用 申请》，部门经理、分管领导审核、总经理批准后用印并登记。涉及法律等重要 事项需使用印章的，须公司法务部审核签字后方可使用。

第二十二条 财务人员采购人员依日常工作权限及常规工作内容使用财务印 章与采购印章的，无须经上述程序。

第二十三条 公司 “ 部门用章 ” ，由总经理授权部门负责人审批用印。

第二十四条 公司 ( 子公司 ) 员工因私人事宜需出具证明而使用公司 ( 子公司 ) 印章的，填写《印章使用申请》需征得总经理批准，但如涉及到个人经济担保时， 原则上一律不予证明。

第二十五条 公司印章原则上不准带出公司 ( 子公司 ) ，如确因工作需要，需由 用印人提出申请，标明印章名称、用途、借出时间、预计归还时间，经总经理批 准。携印章外出应两人以上同行。

第二十六条已盖章的文件若未使用，必须立即交回公司办公室销毁。

第二十七条 印章保管部门室应建立《用印登记台帐》，该台帐应注明印章 使用日期、部门、用印人、用途、用印数量和批准人等。

第六章 用印方法第二十八条 公司 ( 子公司 ) 印章应盖在文件正面或公司 ( 子 公司 ) 全称上，有日期的要骑年盖月，印记要端正清晰，印章的名称与用印件的 落款一致 ( 代用章除外 ) 。

第二十九条介绍信、便函、授权委托书要有存根，并在落款和骑缝处一并盖 章。

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第三十条 公司 ( 子公司 ) 电子传真可使用电子印章，申请流程与以上印章申请 流程相同，由公司总经理办公室负责盖章。

第六章 附则

第三十一条本管理制度解释权归公司总经理办公室，经公司董事会审议通过 后生效。

第三十二条 本制度自发布之日起实施。

苏州天马精细化学品股份有限公司董事会

二〇一一年十月

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