AGM Information • Mar 9, 2023
AGM Information
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Capitale Sociale Euro 14.400.000 i.v. Sede Sociale in Provaglio d'Iseo (BS) Via Statale Sebina, n.74 Codice Fiscale ed Iscrizione nel Registro delle Imprese di Brescia n. 03032420170
I Signori Azionisti sono convocati in Assemblea Ordinaria il giorno 21 aprile 2023 alle ore 16:00, in unica convocazione, che si considera tenuta presso la sede legale di GEFRAN S.P.A. in Via Sebina, n.74, Provaglio d'Iseo (BS), per discutere e deliberare sul seguente
Approvazione del Bilancio d'Esercizio al 31 dicembre 2022, corredato della Relazione del Consiglio di Amministrazione sulla gestione, della Relazione del Collegio Sindacale e della Relazione della Società di Revisione. Presentazione del Bilancio Consolidato al 31 dicembre 2022. Presentazione della Dichiarazione di carattere non finanziario redatta ai sensi del D.Lgs. n. 254/2016. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
Via Sebina, 74 25050 Provaglio d'Iseo (BS) Italy
Tel. +39 030 9888.1 Fax +39 030 9839063 www.gefran.com [email protected]
Cap. Soc. € 14.400.000 i.v. Reg. Imprese Brescia 03032420170 R.E.A. 313074 BS Mecc. BS 016227
Nel rispetto dell'art. 106 del Decreto Legge 17 marzo 2020 n. 18 ("Decreto") – la cui applicabilità è stata prorogata, da ultimo, ai sensi dell'art. 3, comma 10-undecies, della Legge 24 febbraio 2023 n. 14, che ha convertito, con modificazioni, il Decreto Legge 19/12/2022 n. 198 – la Società ha stabilito che l'intervento in Assemblea avvenga, esclusivamente, tramite rappresentante designato, ai sensi dell'art. 135-undecies del Decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 ("TUF"), individuato nello Studio Legale Trevisan & Associati di Milano, Viale Majno, n. 45, nella persona dell'Avv. Dario Trevisan o suoi sostituti in caso di impedimento, ("Rappresentante Designato").
Al Rappresentante Designato potranno essere conferite anche deleghe e/o sub-deleghe ai sensi dell'articolo 135-novies del TUF, in deroga all'art. 135-undecies, comma 4, del medesimo decreto, al fine di consentire il più ampio utilizzo di tale strumento di voto a distanza per tutti gli azionisti, in ossequio ai fondamentali principi di tutela della salute degli azionisti, dei dipendenti, degli esponenti e dei consulenti della Società.
L'intervento all'Assemblea dei soggetti legittimati (il Presidente, l'Amministratore Delegato, il Presidente del Collegio Sindacale, gli altri componenti degli organi sociali, il segretario, il Rappresentante Designato, la società di revisione e/o il personale dipendente e/o i collaboratori a ciò autorizzati dal Presidente), in considerazione delle limitazioni che possano presentarsi per le suddette esigenze sanitarie, potrà avvenire anche (o esclusivamente) mediante mezzi di telecomunicazione che ne consentano l'identificazione, con le modalità ad essi individualmente comunicate, nel rispetto delle disposizioni normative applicabili per tale evenienza, senza che sia necessario che il Presidente e il segretario si trovino nel medesimo luogo.
Ai sensi dell'art. 5 dello Statuto Sociale, il capitale sociale è di Euro 14.400.000,00, suddiviso in n. 14.400.000 azioni ordinarie del valore nominale di Euro 1,00 ciascuna. Ogni azione dà diritto a un voto. Alla data odierna, la Società detiene n. 111.937 azioni proprie, per le quali, ai sensi di legge, il diritto di voto risulta sospeso. Tale numero potrebbe risultare variato alla data dell'Assemblea.
Ai sensi dell'art.126-bis del D. Lgs. n. 58/98, i soci che, da soli o insieme ad altri soci, rappresentino almeno un quarantesimo del capitale sociale con diritto di voto, possono chiedere, entro il 19 marzo 2023, l'integrazione delle materie da trattare, ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all'Ordine del Giorno. Le richieste, unitamente alla certificazione attestante la titolarità della partecipazione, devono essere presentate per iscritto all'Organo Amministrativo della Società - a mezzo lettera racc. A/R all'indirizzo via Sebina n. 74, 25050 Provaglio d'Iseo (BS), ovvero all'indirizzo di posta elettronica certificata: [email protected] - e devono essere accompagnate da una relazione che riporti la motivazione delle proposte di deliberazione sulle nuove materie di cui essi propongono la trattazione ovvero la motivazione relativa alle ulteriori proposte di deliberazione presentate su materie già all'Ordine del Giorno.
L'integrazione non è ammessa per gli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli Amministratori o sulla base di un progetto o una relazione da loro predisposta. Le integrazioni e le relazioni ricevute, unitamente ad eventuali commenti degli Amministratori, verranno pubblicate con le stesse modalità del presente Avviso, almeno quindici giorni prima della data dell'Assemblea, ovvero entro il giorno 6 aprile 2023.
La legittimazione all'intervento in Assemblea ed all'esercizio del diritto di voto è attestata da una comunicazione alla Società, effettuata dall'intermediario abilitato in conformità alle proprie scritture contabili in favore del soggetto cui spetta il diritto di voto, sulla base delle evidenze relative al termine del settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea in unica convocazione, coincidente con il 12 aprile 2023. Coloro che risulteranno titolari delle azioni successivamente al 12 aprile 2023 non avranno diritto di partecipare e votare in Assemblea.
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La comunicazione dell'intermediario dovrà pervenire alla Società entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea e, pertanto, entro il 18 aprile 2023. Resta, tuttavia, ferma la legittimazione all'intervento e al voto, nei termini sopra citati e nel rispetto dei termini per il conferimento delle deleghe al Rappresentante Designato, qualora le comunicazioni pervengano alla Società oltre il predetto termine, purché entro l'inizio dei lavori assembleari.
Come sopra specificato, l'intervento in Assemblea è consentito esclusivamente conferendo apposita delega e/o sub-delega al Rappresentante Designato, alternativamente ai sensi:
dell'art. 135-undecies del TUF, mediante il "Modulo di delega al Rappresentante Designato", ovvero
dell'art. 135-novies del TUF, con facoltà di utilizzare il "Modulo di delega ordinaria" e/o il "Modulo di subdelega", con le modalità di seguito descritte.
Al Rappresentante Designato può essere conferita delega scritta ai sensi dell'articolo 135-undecies del TUF, senza spese per il delegante (fatta eccezione per le eventuali spese di spedizione), utilizzando lo specifico Modulo di delega al Rappresentante Designato, in versione stampabile e/o editabile, disponibile sul sito internet della Società, nella sezione Investor relations / Governance / Assemblee (all'indirizzo https://www.gefran.it/governance/assemblee/).
Il Modulo di delega al Rappresentante Designato, debitamente compilato, con le relative istruzioni di voto scritte – corredato da copia di un documento d'identità del delegante (ovvero del legale rappresentante o procuratore munito di poteri idonei, unitamente a documentazione che ne attesti qualifica e/o poteri) – dovrà pervenire, in originale, allo Studio Legale Trevisan & Associati, entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea (i.e., il 19 aprile 2023, ore 23.59)
(i) per le deleghe in firma autografa, all'indirizzo:
Studio Legale Trevisan & Associati
Viale Majno n. 45
20122 MILANO - Italia;
(ii) per le deleghe con firma elettronica qualificata o firma digitale, mediante posta elettronica certificata, all'indirizzo: [email protected] (riferimento "Delega Assemblea GEFRAN 2023").
Entro lo stesso termine e con le stesse modalità, delega e istruzioni di voto sono revocabili.
La delega, in tal modo conferita, ha effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano state conferite istruzioni di voto.
Coloro i quali non si avvalessero delle deleghe ex art. 135-undecies del TUF potranno conferire al Rappresentante Designato deleghe e/o sub-deleghe ai sensi dell'art. 135-novies del TUF, in deroga all'art. 135 undecies, comma 4, del medesimo decreto, con facoltà di utilizzare il "Modulo di delega ordinaria" e/o il "Modulo di sub-delega", in versione stampabile e/o editabile, disponibili sul sito internet della Società, nella sezione Investor relations / Governance / Assemblee (all'indirizzo https://www.gefran.it/governance/assemblee/).
Le deleghe ex art. 135-novies TUF – corredate da copia di un documento d'identità del delegante (ovvero del legale rappresentante o procuratore munito di poteri idonei, unitamente a documentazione che ne attesti qualifica e/o poteri) – dovranno essere recapitate, allo Studio Legale Trevisan & Associati, entro il 20 aprile 2023, ore 12:00
(i) a mezzo posta, all'indirizzo:
Studio Legale Trevisan & Associati Viale Majno n. 45 20122 MILANO - Italia, ovvero
(ii) mediante comunicazione elettronica, all'indirizzo di posta elettronica certificata: rappresentante[email protected] o e-mail: [email protected].
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Con le medesime modalità ed entro il medesimo termine, gli aventi diritto potranno revocare la delega e/o subdelega e le istruzioni di voto conferite.
Il Rappresentante Designato sarà disponibile per chiarimenti e/o informazioni agli indirizzi sopra indicati e/o al Numero Verde: 800 134 679 (in giorni e orari lavorativi).
Ai sensi dell'art. 127-ter del D.Lgs. n. 58/98, coloro ai quali spetta il diritto di voto hanno il diritto di proporre domande connesse all'Ordine del Giorno, fino a sette giorni di mercato aperto prima della data dell'Assemblea in prima convocazione (record date), vale a dire entro il 12 aprile 2023, inviando lettera racc. A/R presso la sede della Società, via Sebina n. 74, 25050 Provaglio d'Iseo (BS), all'attenzione della Direzione Affari Legali e Societari, ovvero all'indirizzo di posta elettronica certificata [email protected]. Ai fini dell'esercizio di tale diritto, dovrà pervenire alla Società l'apposita comunicazione rilasciata dagli intermediari depositari delle azioni di titolarità dell'azionista.
Alle domande pervenute entro il termine sopra indicato, la Società darà risposta, entro due giorni prima dell'Assemblea, e cioè entro il 19 aprile 2023, tramite pubblicazione sul proprio sito internet nella sezione Investor relations / Governance / Assemblee (all'indirizzo https://www.gefran.it/governance/assemblee/).
Ai sensi della Comunicazione Consob nr. 3 del 10 aprile 2020 - paragrafo 6, coloro ai quali spetta il diritto di voto potranno presentare proposte individuali di delibera sulle materie all'Ordine del Giorno ai sensi dell'art. 126-bis, comma 1, terzo periodo del TUF entro il termine di quindici giorni antecedenti la data dell'Assemblea (6 aprile 2023) all'indirizzo di posta elettronica certificata [email protected]. Le proposte verranno pubblicate sul sito internet della Società nella sezione Investor relations / Governance / Assemblee (all'indirizzo https://www.gefran.it/governance/assemblee/) entro il giorno 7 aprile 2023, al fine di consentire agli aventi diritto al voto di esprimersi consapevolmente anche tenendo conto di tali nuove proposte. Le proposte di delibera dovranno essere corredate da un documento di identità del socio proponente unitamente a una certificazione di possesso azionario con blocco fino alla record date (12 aprile 2023).
Alla nomina del Consiglio di Amministrazione si procederà ai sensi dell'art. 13 dello Statuto Sociale al quale si rinvia.
Gli Amministratori vengono nominati dall'Assemblea sulla base di liste presentate dagli azionisti nelle quali i candidati devono essere elencati mediante numero progressivo.
Hanno diritto di presentare le liste soltanto gli azionisti che, da soli o insieme ad altri azionisti, rappresentino almeno il 2,5% del capitale sociale, come stabilito dalla Determinazione Consob n. 76 del 30 gennaio 2023. Ogni socio non può presentare, anche se per interposta persona o per tramite di società fiduciaria, più di una lista. Ogni candidato può presentarsi in una sola lista a pena di ineleggibilità.
Entro e non oltre il giorno 27 marzo 2023 le liste dei candidati, sottoscritte dall'Azionista o dagli Azionisti che le presentano e corredate dalla documentazione richiesta, devono essere depositate, a cura degli Azionisti che le presentano, presso la sede legale della Società, via Sebina n. 74, 25050 Provaglio d'Iseo (BS), all'attenzione della Direzione Affari Legali e Societari, ovvero spedite con lettera racc. A/R sempre presso la sede legale della Società, ovvero via pec all'indirizzo [email protected]. Al fine di comprovare la titolarità del numero delle azioni necessario alla presentazione delle liste, gli azionisti devono depositare presso la sede sociale, entro il giorno 31 marzo 2023, l'apposita certificazione comprovante la titolarità del numero di azioni rappresentate alla data di deposito della lista, ove non contestuale al deposito delle stesse.
Fermo quanto precede, i candidati alla carica di Consigliere di Amministrazione devono possedere i requisiti di
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eleggibilità, professionalità ed onorabilità di cui all'art. 13 dello Statuto Sociale, dalla legge e dalle disposizioni applicabili.
Ai sensi dell'art. 13 dello Statuto Sociale, il Consiglio di Amministrazione è composto da un numero di membri non inferiore a 7 e non superiore a 11.
Ogni lista deve contenere ed espressamente indicare almeno un Amministratore indipendente ex art. 147-ter T.U.F., con un numero progressivo non superiore a sette.
Ove la lista sia composta da più di sette candidati, essa deve contenere, ed espressamente indicare, due Amministratori indipendenti ex art. 147-ter T.U.F. In ciascuna lista possono inoltre essere espressamente indicati, se del caso, gli Amministratori in possesso dei requisiti di indipendenza previsti dai codici di comportamento redatti da società di gestione di mercati regolamentati o da associazioni di categoria.
Inoltre, ciascuna lista dovrà essere composta in modo da assicurare al suo interno l'equilibrio tra i generi, prevedendo pertanto che gli esponenti del genere meno rappresentato rappresentino almeno i due quinti, con arrotondamento per eccesso.
Le liste dovranno contenere in allegato: (i) le informazioni relative ai soci che le hanno presentate con indicazione della percentuale di partecipazione complessivamente detenuta; (ii) un'esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali dei candidati; (iii) una dichiarazione dei candidati contenente la loro accettazione della candidatura e l'attestazione del possesso dei requisiti previsti per legge, nonché dei requisiti di indipendenza, ove indicati come Amministratori indipendenti ex art. 147-ter o come Amministratori indipendenti ai sensi dei predetti codici di comportamento; (iv) ogni altra ulteriore o diversa dichiarazione, informativa e/o documento previsti dalla legge e dalle norme regolamentari applicabili.
Coloro che presentano una "lista di minoranza" sono inoltre destinatari delle raccomandazioni formulate da Consob con la Comunicazione n. DEM/9017893 del 26/02/2009: unitamente alle liste deve quindi essere depositata una dichiarazione da parte dei soci diversi dal socio di maggioranza, attestante l'assenza di rapporti di collegamento con quest'ultimo.
La documentazione relativa all'Assemblea, ivi comprese le Relazioni illustrative del Consiglio di Amministrazione e le proposte deliberative sulle materie all'Ordine del Giorno, verrà messa a disposizione del pubblico nei termini e con le modalità previste dalla normativa vigente, con facoltà degli azionisti, e di coloro ai quali spetta il diritto di voto, di ottenerne copia. Tale documentazione sarà disponibile presso il meccanismo di stoccaggio autorizzato , consultabile all'indirizzo gestito da Computershare S.p.A. con sede legale in Milano, Via Lorenzo Mascheroni n. 19, nonché presso la sede legale della Società, via Sebina n. 74, 25050 Provaglio d'Iseo (BS), e sul sito internet della Società all'indirizzo www.gefran.com, nella sezione Investor relations / Governance / Assemblee (https://www.gefran.it/governance/assemblee/). In particolare:
Provaglio d'Iseo, 9 marzo 2023
Per il Consiglio di Amministrazione La Presidente Maria Chiara Franceschetti
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Share capital 14,400,000 fully paid up. Registered offices in Via Statale Sebina 74, Provaglio d'Iseo (BS), Italy Tax code and Brescia Companies' Register No. 03032420170
Shareholders are summoned to an Ordinary Shareholders' Meeting to be held on 21 April 2023 at 4:00 p.m., in a sole call, deemed as held at GEFRAN S.P.A. registered office in Via Sebina, n. 74, Provaglio d'Iseo (BS), to discuss and resolve the following
Approval of the Annual Financial Statements as of 31 December 2022, complete with the Report on Operations of the Board of Directors, the Report of the Board of Statutory Auditors and the External Auditor's Report. Presentation of the Consolidated Financial Statements for the year ending 31 December 2022. Presentation of the Non-financial Statement prepared under Legislative Decree no. 254/2016. Related and consequent resolutions.
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Share Capital €14,400,000 fully paid up Reg. of Companies of Brescia 03032420170 R.E.A. 313074 BS Mecc. BS 016227
In compliance with Art. 106 of Decree Law No. 18 of 17 March 2020 (the "Decree") – the applicability of which has been extended, most recently, in accordance with Art. 3, paragraph 10-undecies, of Law No. 14 of 24 February 2023, which converted, with amendments, Decree Law No. 198 of 19/12/2022 – the Company has determined that shareholders will be able to attend the Meeting exclusively by appointing a representative, in accordance with Art. 135-undecies of Legislative Decree No. 58 of 24 February 1998 ("TUF", Consolidated Law on Finance), identified as Studio Legale Trevisan & Associati law offices in Milan, Viale Majno, No. 45, in the person of attorney Dario Trevisan, or a person appointed thereby in the event that he should be unable to attend (the "Designated Representative").
The Designated Representative may also be granted proxies and/or sub-proxies under article 135-novies of TUF, as an exception to art. 135-undecies, paragraph 4, of the same decree, to permit broader use of this remote voting tool for shareholders, in compliance with the basic principles of protection of the health of the Company's shareholders, employees, representatives and consultants.
Participation in the Shareholders' Meeting on the part of those authorised to attend (the Chairman, Managing Director, Chairman of the Board of Statutory Auditors, other members of corporate bodies, the secretary, the Designated Representative, the External Auditor and/or employees and/or consultants authorised by the Chairman to attend), in view of the limitations that may arise for the above-mentioned epidemiological reasons, may take place partly (or exclusively) via a form of telecommunication permitting identification of these persons, by methods individually declared, in compliance with the legislation applicable to such an event, with no need for the Chairman and the secretary to be in the same location.
Pursuant to Article 5 of the Articles of Association, the share capital amounts to EUR 14,400,000.00, divided into 14,400,000 ordinary shares, with a par value of EUR 1.00 each. Each share gives the right to one vote. As of today's date, the Company owns 111,937 own shares, for which voting rights are suspended pursuant to the law. This number could change as of the date of the Shareholders' meeting.
Pursuant to Article 126-bis of Italian Legislative Decree No. 58/98, the shareholders who, alone or together with other shareholders, represent at least a fortieth of the share capital with the right to vote, may request, by 19 March 2023, the integration of the business to be dealt with, or present resolution proposals on business already on the Agenda. The requests, together with the certification bearing witness to the ownership of the interest, must be presented in writing to the Management Body of the Company - by means of registered letter with return receipt to the address Via Sebina no. 74, 25050 Provaglio d'Iseo (BS), or to the certified email address: [email protected] - and must be accompanied by a report containing the reasons for the new resolution proposals they would like to discuss, or the reasons for the additional resolution proposals presented for items already on the Agenda.
Integration is not permitted for matters on which the shareholders' meeting resolves, in accordance with the law, upon the proposal of the Directors or on the basis of a project or a report they have drawn up. The integrations and reports received, together with any comments of the Directors, will be published using the same formalities as this notice, at least fifteen days before the date of the meeting, or by 6 April 2023.
Those whose voting rights are proved on the basis of certification issued by authorised intermediaries, at the end of the seventh accounting day prior to the date of the Meeting in a sole call, namely 12th April 2023, are authorised to attend the Meeting and exercise their voting rights.
Those who emerge as holders of the shares after 12 April 2023 will not have the right to take part in and vote
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in the meeting.
The company must receive notification from the intermediary by the end of the third accounting day prior to the date set for the meeting, and therefore by 18 April 2023. Shareholders shall, however, be considered eligible to attend and vote, as described above and in compliance with the deadlines for appointing the Designated Representative as proxy, if the Company receives notification after the deadline stated above, provided the meeting has not yet begun.
As specified above, the Meeting may be attended exclusively by giving a proxy and/or sub-proxy to the Designated Representative, either:
under art. 135-undecies of TUF, using the "Form for appointment of Designated Representative", or
under art. 135-novies of TUF, with the option of using the "Ordinary proxy form" and/or the "Sub-proxy form", in the ways described below.
• Proxy under art. 135-undecies TUF ("appointment of Designated Representative as proxy") The Designated Representative may be given a written proxy under article 135-undecies TUF, at no cost to the appointing party (other than possible mailing costs), using the specific Form for appointment of the Designated Representative, a printable and/or editable version of which is available on the company's Internet site at https://www.gefran.com/governance/shareholders-meetings/) in the Investor relations / Governance / Shareholders' meetings section.
The original of the duly filled in Form for appointing the Designated Representative as proxy, with written voting instructions, complete with a copy of the identity document of the delegating party (or of the legal representative or person with appropriate power of attorney, along with a document attesting to his or her position and/or powers) – must be received by Studio Legale Trevisan & Associati by the end of the second accounting day prior to the date of the Meeting (i.e., 19 April 2023, at 11:59 p.m.)
(i) in the case of proxies signed by hand, send to the address:
Studio Legale Trevisan & Associati Viale Majno n. 45
20122 MILAN - Italy;
(ii) in the case of proxies bearing a qualified electronic signature or ature, send by certified electronic mail to the address: [email protected] (with the subject line: "Delega Assemblea GEFRAN 2023").
Proxies and voting instructions may be revoked in the same way, and by the same deadline.
The proxy thus provided shall be effective only for those proposals in relation to which voting instructions are provided.
Those who do not use proxies under art. 135-undecies of TUF may give the Designated Representative proxies and/or sub-proxies under art. 135-novies of TUF, as an exception to art. 135-undecies, paragraph 4 of the same decree, with the option of using the "Ordinary proxy form" and/or the "Sub-proxy form", available in a printable and/or editable version on the company's website at https://www.gefran.com/governance/shareholdersmeetings/ in the Investor relations / Governance / Shareholders' meetings section.
Proxies under art. 135-novies of TUF – complete with a copy of the identity document of the delegating party (or of the legal representative or person with appropriate power of attorney, along with a document attesting to his or her position or powers) – must be received by Studio Legale Trevisan & Associati by 12:00 p.m. on 20 April 2023
(i) by post, sent to the address: Studio Legale Trevisan & Associati Viale Majno n. 45
GEFRAN SPA
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(ii) by e-mail, sent to the certified e-mail address: [email protected] or to the e-mail address: [email protected].
Proxies and/or sub-proxies and voting instructions may be revoked in the same way, and by the same deadline.
The Designated Representative will be available for further clarification and/or information at the addresses given above and/or at the toll-free number: 800 134 679 (from Italy, during office hours on working days).
Pursuant to Article 127 ter of Italian Legislative Decree No. 58/98, those who are due the right to vote have the right to propose questions associated with the Agenda, up until seven accounting days before the call of the Shareholders' meeting (record date), in other words, by 12 April 2023, sending a registered letter with return receipt to the address of the Company, Via Sebina no. 74, 25050 Provaglio d'Iseo (BS), to the attention of the Legal and Corporate Affairs Department, or to the certified electronic mail address [email protected]. For the purpose of exercising this right, the Company must receive the specific communication issued by the intermediaries care of whom the shares owned by the shareholder are deposited.
The company will answer questions received by the deadline stated above within two days prior to the Shareholders' Meeting, that is, by 19 April 2023, by publication in the company website https://www.gefran.com/governance/shareholders-meetings/ in the Investor relations / Governance / Shareholders' meetings section.
In accordance with Consob Memorandum no. 3 of 10 April 2020 - paragraph 6, anyone who is entitled to vote may present an individual proposal for a resolution concerning the topics on the Agenda for the meeting, as permitted under art. 126-bis, paragraph 1, sentence three of TUF, up to fifteen days before the date of the Shareholders' Meeting (06 April 2023), to the certified e-mail address [email protected]. Proposals will be published in the Investor relations / Governance / Shareholders' meetings section of the Company's internet site (at the address https://www.gefran.com/governance/shareholders-meetings/) by no later than 7 April 2023, to allow all those entitled to vote to make a conscious decision, taking the new proposal into account. The proposed resolutions must be complete with an identity document of the shareholder proposing them, along with certification of ownership of shares, frozen up to the record date (12 April 2023).
Steps are taken in accordance with Article 13 of the Articles of Association when appointing the Board of Directors.
The Directors are appointed by the Shareholders' meeting on the basis of lists presented by the Shareholders in which the candidates must be listed by means of consecutive number.
Only the shareholders who, alone or together with other shareholders represent at least 2.5% of the share capital, have the right to present lists, as established by Consob Determination No. 76 dated 30 January 2023. Each shareholder may not submit more than one list, even if through a third party or a trust company. Each candidate may be present in only one list, or they shall be deemed ineligible.
By and not beyond the date of 27 March 2023, the list of candidates - signed by the Shareholder(s) presenting it and accompanied by the required documentation - must be filed, by the Shareholders presenting it, at the Company's registered offices, Via Sebina No. 74, 25050 Provaglio d'Iseo (BS), to the attention of the Legal and Corporate Affairs Department or sending it by registered mail with return receipt to the company's registered office, or by certified e-mail to [email protected]. For the purpose of proving the ownership of the number of
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shares necessary for presentation of the lists, the shareholders must deposit care of the registered offices, by 31 March 2023, the specific certification proving the ownership of the number of shares represented as of the date of deposit of the list, where not simultaneous with deposit of the same.
Without prejudice to the above, the candidates for the office of member of the Board of Director must possess the eligibility, professionalism and good standing requisites as per Article 13 of the Company's Articles of Association, the law and the applicable provisions.
In accordance with Article 13 of the Company's Articles of Association, the Board of Directors is made up of a number of members no less than 7 and no more than 11.
Each list must contain and expressly indicate at least one Independent Director pursuant to Article 147-ter of the Consolidated Law on Finance, with a consecutive number no higher than seven.
If the list contains more than seven candidates, it must contain, and explicitly indicate, two Independent Directors pursuant to article 147‐ter Consolidated Law on Finance. Each list may also, if necessary, indicate which directors meet the requirements of independence laid down by the Codes of Conduct drawn up by management companies of organised markets or professional associations.
Furthermore, each list will have to be made up in such a way as to ensure a balance between genders therein, therefore envisaging that the exponents of the gender presented the least represent at least two fifth, with rounding up.
The lists will have to contain in attachment form: (i) information on the shareholders who presented them with the overall percentage of shareholding held; (ii) full details of the candidates' personal and professional characteristics; (iii) a statement by the candidates declaring that they accept their candidacy and meet the legal requirements, as well as the requirements of independence, where they are indicated as Independent Directors pursuant to article 147‐ter or as Independent Directors under the above‐mentioned codes of conduct; (iv) any other or different statement, information and/or document covered by the law and by the applicable regulatory standards.
Those who present a "minority list" are also the intended audience of the recommendations formulated by Consob by means of Communication No. DEM/9017893 dated 26 February 2009: a declaration by the shareholders other than the majority shareholder will therefore have to be filed with the lists, bearing witness to the absence of relationships with the latter.
The documentation relating to the Shareholders' meeting, including the Explanatory Reports of the Board of Directors and the resolution proposals on the items on the Agenda, will be made available to the general public by the deadlines and as per the formalities envisaged by current legislation, and shareholders, and those due the right to vote, will be able to obtain a copy thereof. This documentation shall be available via the authorised storage system, which may be consulted at , managed by Computershare S.p.A. of Milan, Via Lorenzo Mascheroni no. 19, at the company's registered office, Via Sebina n. 74, 25050 Provaglio d'Iseo (BS), and on the Company's website at www.gefran.com, in the Investor relations / Governance / Shareholders' meetings section (https://www.gefran.com/governance/shareholders-meetings/). Specifically:
Provaglio d'Iseo, 09 March 2023
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For the Board of Directors The Chairwoman Maria Chiara Franceschetti
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