AI assistant
Galapagos NV — Proxy Solicitation & Information Statement 2012
Apr 27, 2012
3954_rns_2012-04-27_aceb3ff5-e274-4352-bc07-a6da864f78af.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in viewerOpens in your device viewer
Stemming per brief – Voting by letter
STEMMING PER BRIEF VOTING BY LETTER
Ondergetekende: The Undersigned:
Naam/Name:…………………………………………………………………………….……………………….. Adres/Address…………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………..……….
Eigenaar van: Owner of:
……………………………………………………… Aantal/Number Aandelen van/Shares of Galapagos NV
| Stemt hierbij per brief | Herewith votes by letter |
|---|---|
| op de Buitengewone Algemene Aandeelhoudersvergadering van | at the Extraordinary General Shareholders' meeting of |
| Galapagos NV van 24 april 2012 die zal plaatsvinden in | Galapagos NV to be held on 24 April 2012 in the presence of a |
| aanwezigheid van een notaris onmiddellijk na de Algemene | notary public immediately after the General Shareholders' |
| Aandeelhoudersvergadering op de maatschappelijke zetel van | Meeting at the registered office of Galapagos NV, as well as at |
| Galapagos NV, alsmede elke andere aandeelhouders |
any other shareholders' meeting with the same agenda which |
| vergadering met dezelfde agenda die daarna zou worden | may be convened subsequently as a result of delay or |
| bijeengeroepen als gevolg van uitstel of verdaging (o.a. wegens | adjournment (e.g. because no quorum was reached). In the |
| niet behalen van quorum. In het geval deze Buitengewone |
event that this Extraordinary General Shareholders' Meeting |
| Algemene Aandeelhoudersvergadering niet kan plaatsvinden op | cannot take place on 24 April 2012 because the legally required |
| 24 april 2012 omwille van het niet bereiken van het wettelijk | quorum to discuss and resolve has not been reached and a |
| quorum om te beraadslagen en te besluiten, en een tweede | second convocation is required, this Extraordinary General |
| oproeping vereist is, zal deze Buitengewone Algemene |
Shareholders' Meeting, after second convocation, with an |
| Aandeelhoudersvergadering, na tweede oproeping, met |
identical agenda, will take place on Wednesday 16 May 2012 at |
| identieke agenda, plaatsvinden op woensdag 16 mei 2012 om | 11h30 at the registered office of the Company. |
| 11u30 op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap. | |
| Mijn stemming voor elk van de Voorstellen | My voting for each of the Proposals of |
| tot besluit is de volgende: | resolution is as follows: |
| (het gepaste vakje aankruisen) | (tick the box of your choice) |
-
Wijziging van de statuten van de Vennootschap om ze in overeenstemming te brengen met de bepalingen van de Wet betreffende de uitoefening van bepaalde rechten van aandeelhouders van beursgenoteerde vennootschappen.
-
Amendment of the Articles of Association of the Company to make them compliant with the provisions of the Law relating to the exercise of certain rights of shareholders of listed companies.
| 1.1. Wijziging van artikel 27 van de statuten van de Vennootschap. |
1.1. Amendment of article 27 of the Articles of Association of the Company. |
|---|---|
| Voorstel besluit: Algemene tot De Buitengewone Aandeelhoudersvergadering besluit om het vierde lid van artikel 27 van de statuten van de Vennootschap te schrappen. |
Proposal of resolution: The Extraordinary General Shareholders' Meeting resolves delete the fourth to paragraph of article 27 of the Articles of Association of the Company. |
| Agendapunt 1.1: STEMMING: | Agenda item 1.1: VOTING: |
Stemming per brief – Voting by letter
| 1.2. Wijziging van artikel 28 van de statuten van de Vennootschap. |
1.2 Amendment of article 28 of the Articles of Association of the Company. |
|---|---|
| Voorstel besluit: De tot |
of resolution: The General |
| Buitengewone Algemene Aandeelhoudersvergadering besluit dat de tekst van artikel 28 |
Proposal Extraordinary Shareholders' Meeting resolves to delete in its entirety the |
| van de statuten van de Vennootschap in zijn geheel wordt | text of article 28 of the Articles of Association of the |
| geschrapt en wordt vervangen door de volgende tekst: | Company and to replace it with the following text: |
| "28. OPROEPING | "28. CONVOCATION |
| De algemene vergadering komt bijeen op uitnodiging van de raad van bestuur of van de commissaris(sen). |
The general meeting assembles pursuant to a convocation by the board of directors or of the statutory auditor(s). |
| De oproepingen tot een algemene vergadering worden gedaan | The convocations of a general meeting are made in |
| overeenkomstig artikel 533 §2, artikel 535 en andere | accordance with article 533 §2, article 535 and other |
| voorschriften van het Wetboek van vennootschappen. | provisions of the Code of companies. |
| De oproepingen tot een algemene vergadering bevatten ten | The convocations of a general meeting contain at least the |
| minste de gegevens vermeld in artikel 533bis §1 van het | information set forth in article 533bis §1 of the Code of |
| Wetboek van vennootschappen. | companies. |
| Op de dag van de publicatie van de oproeping en | of publication of the convocation and On the day |
| ononderbroken tot op de dag van de algemene vergadering | uninterruptedly until the day of the general meeting the |
| stelt de vennootschap de informatie vermeld in artikel 533bis | company makes available to its shareholders the information |
| §2 van het Wetboek van vennootschappen ter beschikking van | set forth in article 533bis §2 of the Code of companies. This |
| haar aandeelhouders. Deze informatie blijft toegankelijk op de | information remains accessible on the company's website for |
| website van de vennootschap gedurende een periode van vijf | a period of five years as from the date of the general |
| jaar te rekenen vanaf de datum van de algemene vergadering | meeting to which it relates. |
| waarop zij betrekking heeft. | |
| Het voorgaande doet geen afbreuk aan de mogelijkheid van | The foregoing does not prejudice the possibility of one or |
| één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% bezitten | more shareholders possessing together at least 3% of the |
| van het maatschappelijk kapitaal om, mits voldaan wordt aan | share capital to have items to be dealt with put on the |
| de desbetreffende bepalingen van artikel 533ter van het | agenda of the general meeting and table proposals of |
| Wetboek van vennootschappen, te behandelen onderwerpen | resolutions with respect to items on the agenda or items to |
| op de agenda van de algemene vergadering te laten plaatsen | be put on the agenda, subject to compliance with the |
| en voorstellen tot besluit in te dienen met betrekking tot de in | relevant provisions of article 533ter of the Code of |
| de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen | companies. This does not apply in case a general meeting is |
| onderwerpen. Dit geldt niet indien een algemene vergadering | called with a new convocation because the quorum required |
| wordt bijeengeroepen bij nieuwe oproeping omdat het bij de | for the first convocation was not achieved, and on condition |
| eerste oproeping vereiste quorum niet werd gehaald en mits | that the first convocation is in compliance with the provisions |
| voor de eerste oproeping is voldaan aan de wettelijke | of the law, the date of the second meeting is mentioned in |
| bepalingen, de datum van de tweede vergadering in de eerste | the first convocation and no new item is put on the agenda. |
| oproeping is vermeld en er geen nieuw punt op de agenda is | The company must receive these requests ultimately on the nd 22 |
| geplaatst. De vennootschap moet deze verzoeken uiterlijk op de tweeëntwintigste dag vóór de datum van de algemene |
day before the date of the general meeting. The items |
| vergadering ontvangen. De te behandelen onderwerpen en |
to be dealt with and the proposals of resolution in connection with them that would be added to the agenda, as the case |
| de bijhorende voorstellen tot besluit die in voorkomend geval | may be, will be published in accordance with the provisions |
| aan de agenda zouden worden toegevoegd, zullen worden | of the Code of companies. If a proxy form has already been |
| bekendgemaakt overeenkomstig de bepalingen van het | submitted to the company before the publication of the |
| Wetboek van vennootschappen. Indien een volmacht reeds |
completed agenda, the proxy holder will need to comply with |
| ter kennis werd gebracht van de vennootschap vóór de | the relevant provisions of the Code of companies. The items |
| bekendmaking de aangevulde agenda, dient de van |
to be dealt with and the proposals of resolution in connection |
| volmachthouder de desbetreffende bepalingen van het |
with them that have been added to the agenda pursuant to |
| Wetboek van vennootschappen in acht te nemen. De te |
the foregoing, shall only be discussed if all relevant |
| behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot | provisions of the Code of companies have been complied |
| besluit die met toepassing van het voorgaande op de agenda | with." |
| zijn geplaatst, worden slechts besproken indien aan alle | |
| desbetreffende bepalingen het Wetboek van van |
|
| vennootschappen werd voldaan." | |
| Agendapunt 1.2: STEMMING: | Agenda item 1.2: VOTING: |
| 1.3. Wijziging van artikel 29 van de statuten van de |
1.3. Amendment of article 29 of the Articles of Association of |
|---|---|
| Vennootschap. | the Company. |
| Voorstel besluit: De Buitengewone Algemene tot |
of Proposal resolution: The Extraordinary General |
| Aandeelhoudersvergadering besluit dat de tekst van artikel 29 | Shareholders' Meeting resolves to delete in its entirety the |
| van de statuten van de Vennootschap in zijn geheel wordt | text of article 29 of the Articles of Association of the |
| geschrapt en wordt vervangen door de volgende tekst: | Company and to replace it with the following text: |
| "29. TOELATING | "29. ADMISSION |
| Het recht om deel te nemen aan een algemene vergadering en | The right to participate in a general meeting and to vote is |
| om er het stemrecht uit te oefenen wordt slechts verleend op | only granted based on an accounting registration of the |
Stemming per brief – Voting by letter
grond van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder, op de veertiende dag vóór de algemene vergadering, om vierentwintig uur (Belgisch uur), hetzij door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de vennootschap, hetzij door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling, ongeacht het aantal aandelen dat de aandeelhouder bezit op de dag van de algemene vergadering. De dag en het uur bedoeld in het eerste lid vormen de registratiedatum. De aandeelhouder meldt, uiterlijk op de zesde dag vóór de datum van de vergadering, aan de vennootschap, of aan de daartoe door haar aangestelde persoon, dat hij deel wil nemen aan de algemene vergadering. De financiële tussenpersoon, of de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling, bezorgt de aandeelhouder een attest waaruit blijkt met hoeveel gedematerialiseerde aandelen die op naam van de aandeelhouder op zijn rekeningen zijn ingeschreven op de registratiedatum, de aandeelhouder heeft aangegeven te willen deelnemen aan de algemene vergadering. In een door de raad van bestuur aangewezen register wordt voor elke aandeelhouder die zijn wens om deel te nemen aan de algemene vergadering kenbaar heeft gemaakt, zijn naam en adres of maatschappelijke zetel opgenomen, het aantal aandelen dat hij bezat op de registratiedatum en waarmee hij heeft aangegeven te willen deelnemen aan de algemene vergadering, alsook de beschrijving van de stukken die aantonen dat hij op die registratiedatum in het bezit was van de aandelen. De houders van aandelen aan toonder moeten vooraf hun aandelen laten omzetten in aandelen op naam of gedematerialiseerde aandelen om aan de algemene vergadering te kunnen deelnemen. Een aanwezigheidslijst, met vermelding van de namen van de aandeelhouders en het aantal titels dat zij vertegenwoordigen, moet ondertekend worden door ieder van hen of door hun mandatarissen alvorens in de vergadering plaats te nemen. De houders van winstbewijzen, aandelen zonder stemrecht, obligaties, warrants of andere door de vennootschap uitgegeven effecten, alsook de houders van certificaten die met medewerking van de vennootschap zijn uitgegeven en door de vennootschap uitgegeven effecten vertegenwoordigen, indien die bestaan, kunnen met raadgevende stem deelnemen aan de algemene vergadering voor zover de wet hun dat recht toestaat. Zij kunnen enkel aan de stemming deelnemen in de door de wet bepaalde gevallen. Zij zijn alleszins aan dezelfde formaliteiten onderworpen als deze die aan de aandeelhouders zijn opgelegd, met betrekking tot de aanmelding en de toegang, en de vorm en neerlegging van volmachten." shares on the name of the shareholder, on the 14 th day before the general meeting, at 24:00h (Belgium time), either by their inscription in the register of nominative shares of the company, or by their inscription on the accounts of a recognized account holder or of a clearing institution, irrespective of the number of shares the shareholder possesses at the day of the general meeting. The day and time referred to in the first paragraph form the record date. The shareholder notifies the company, or the person appointed by the company for that purpose, ultimately on the 6 th day before the date of the meeting, that he wants to participate in the general meeting. The financial intermediary or the recognized account holder or the clearing institution provides the shareholder with a certificate that shows the number of dematerialized shares registered on the name of the shareholder on his accounts on the record date, for which the shareholder has indicated his desire to participate in the general meeting. In a register designated by the board of directors, the name and address or registered office of each shareholder who has notified the company of its intention to participate in the general meeting are noted, as well as the number of shares he possessed on the record date and for which he has indicated to be participating in the general meeting, and the description of the documents demonstrating that he was in possession of the shares on said record date. The holders of bearer shares must beforehand arrange for conversion of their shares into nominative shares or dematerialized shares to be able to participate in the general meeting. An attendance list, mentioning the names of the shareholders and the number of shares they represent, must be signed by each of them or by their proxy holders before entering the meeting. The holders of bonus shares ("winstbewijzen/parts bénéficiaires"), non-voting shares, bonds, warrants or other securities issued by the company, as well as the holders of certificates issued with collaboration of the company and representing securities issued by the company (if any such exist), may attend the general meeting with advisory vote insofar permitted by law. They may only participate in the vote in the cases determined by law. They are in any event subject to the same formalities as those imposed on the shareholders, with respect to notice of attendance and admission, and the form and submission of proxies." Agendapunt 1.3: STEMMING: Agenda item 1.3: VOTING: O Voor/For O Tegen/Against O Onthouding/Abstention
1.4. Wijziging van artikel 30 van de statuten van de Vennootschap. Voorstel tot besluit: De Buitengewone Algemene Aandeelhoudersvergadering besluit dat de tekst van artikel 30 van de statuten van de Vennootschap in zijn geheel wordt geschrapt en wordt vervangen door de volgende tekst: "30. VERTEGENWOORDIGING – STEMMING OP AFSTAND – DEELNEMING OP AFSTAND Elke aandeelhouder die stemrecht heeft, mag in persoon aan de vergadering deelnemen of zich daar door een volmachtdrager laten vertegenwoordigen conform de bepalingen van het Wetboek van vennootschappen. 1.4. Amendment of article 30 of the Articles of Association of the Company. Proposal of resolution: The Extraordinary General Shareholders' Meeting resolves to delete in its entirety the text of article 30 of the Articles of Association of the Company and to replace it with the following text: "30. REPRESENTATION – DISTANT VOTING – DISTANT ATTENDANCE Each shareholder with voting rights may participate in the meeting in person or may have himself represented by a proxy holder in accordance with the provisions of the Code of companies.
Stemming per brief – Voting by letter
| Een persoon die als volmachtdrager optreedt, mag een volmacht van meer dan één aandeelhouder bezitten; in dat geval kan hij namens een bepaalde aandeelhouder anders |
A person acting as proxy holder may carry a proxy of more than one shareholder; in such case he may vote differently for one shareholder than for another shareholder. |
|---|---|
| stemmen dan namens een andere aandeelhouder. De aanwijzing volmachtdrager door van een een aandeelhouder geschiedt schriftelijk of via een electronisch formulier ondertekend worden door de moet en aandeelhouder, in voorkomend geval met een electronische handtekening in de zin van de toepasselijke Belgische wettelijke bepalingen. |
The appointment of a proxy holder by a shareholder must be in writing or by means of an electronic form and must be signed by the shareholder, as the case may be with an electronic signature as defined by the applicable provisions in Belgian law. |
| De kennisgeving van de volmacht aan de vennootschap dient schriftelijk te gebeuren, eventueel langs electronische weg, op het adres dat vermeld is in de oproeping. De vennootschap moet de volmacht uiterlijk op de zesde dag vóór de datum van de vergadering ontvangen. |
The notification of the proxy to the company must be in writing, by electronic way as the case may be, to the address mentioned in the convocation. The company must receive th the proxy ultimately on the 6 day before the date of the meeting. |
| De raad van bestuur kan de tekst van deze volmachten bepalen in de mate dat de vrijheid van de aandeelhouder om te stemmen gerespecteerd wordt en dat de voorwaarden de aandeelhouder geen enkel recht ontnemen. |
The board of directors may determine the text of the proxies provided that the liberty of the shareholder to vote must be respected and that the conditions do not reduce the shareholder's rights. |
| De raad van bestuur heeft de mogelijkheid om in de oproeping te voorzien dat de aandeelhouders op afstand kunnen stemmen, vóór de algemene vergadering, per brief of langs electronische weg, door middel van een door de vennootschap ter beschikking gesteld formulier. |
The board of directors has the possibility to provide in the convocation that the shareholders can vote from a distance, before the general meeting, by letter or by electronic way, by means of a form made available by the company. |
| Bij stemming op afstand per brief zal geen rekening worden gehouden met formulieren die de vennootschap niet uiterlijk op de zesde dag vóór de datum van de vergadering heeft ontvangen. |
In case of distant voting by letter, the forms that have not th been received by the company ultimately on the 6 day before the date of the meeting, shall not be taken into account. |
| Bij stemming op afstand per electronische weg, gesteld dat de de mogelijkheid daartoe biedt, worden de oproeping modaliteiten die de aandeelhouder toestaan op die manier te stemmen vastgesteld door de raad van bestuur, die erop |
In case of distant voting by electronic way, assuming the allows the conditions the convocation it, permitting shareholder to vote in that way will be established by the board of directors, who will make sure that the applied |
| toeziet dat het toegepaste communicatiemiddel in staat is de verplichte wettelijke vermeldingen in de te voeren, inachtneming van de voorgeschreven ontvangsttermijnen na te gaan en de hoedanigheid en de identiteit van de aandeelhouder te controleren. Er kan electronisch worden gestemd tot de dag vóór de algemene vergadering. |
communication mechanism is capable of introducing the mandatory legal statements, of verifying the compliance with the required timing of receipt, and of controlling the capacity and identity of the shareholder. Electronic voting is possible until the day before the general meeting. |
| De aandeelhouder die op afstand, per brief of desgevallend langs electronische weg stemt, is ertoe gehouden de in artikel 29 van de statuten uiteengezette aanmeldingformaliteiten te vervullen. |
The shareholder who uses distant voting, either by letter, or, as the case may be, by electronic way, must comply with the requirements for admission as set forth in article 29 of the articles of association. |
| De raad van bestuur kan de aandeelhouders de mogelijkheid bieden om op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering door middel van een door de vennootschap ter beschikking gesteld communicatiemiddel. Wat de naleving van de voorwaarden inzake aanwezigheid en meerderheid betreft, worden de aandeelhouders die, in voorkomend geval, |
The board of directors can offer the shareholders the possibility to participate in the general meeting from a distance, by means of a communication mechanism made available by the company. With respect to the compliance with the conditions relating to attendance and majority, the shareholders who participate in the general meeting in this |
| op die manier aan de algemene vergadering deelnemen, geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden. Indien de raad van bestuur de mogelijkheid biedt om op deze wijze op afstand deel te nemen |
way, if this possibility is offered, are deemed to be present at the location where the general meeting is held. If the board of directors offers the possibility to participate in this way, from a distance, in the general meeting, the board |
| aan de vergadering, bepaalt hij de modaliteiten die hiervoor van toepassing zullen zijn conform de desbetreffende bepalingen van het Wetboek van vennootschappen. De raad van bestuur kan deze mogelijkheid (indien ze wordt geboden) |
determines the conditions that will apply hereto in accordance with the relevant provisions of the Code of companies. The board of directors may extent this possibility (if it is offered) to the holders of bonus shares, bonds, |
| uitbreiden tot de houders van winstbewijzen, obligaties, warrants of certificaten die met medewerking van de vennootschap zijn uitgegeven, rekening houdend met de hun toegekende rechten, conform de desbetreffende en |
warrants or certificates issued with collaboration of the company, taking into account the rights attached thereto, and in accordance with the relevant provisions of the Code of companies." |
| bepalingen van het Wetboek van vennootschappen." Agendapunt 1.4: STEMMING: |
Agenda item 1.4: VOTING: |
| 1.5. | Wijziging van artikel 32 van de statuten van de | 1.5. Amendment of article 32 of the Articles of Association of | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Vennootschap. | the Company. |
Stemming per brief – Voting by letter
| Voorstel besluit: Algemene tot De Buitengewone |
Proposal of resolution: The Extraordinary General |
|---|---|
| Aandeelhoudersvergadering besluit dat de tekst van artikel 32 | Shareholders' Meeting resolves to delete in its entirety the |
| van de statuten van de Vennootschap in zijn geheel wordt | text of article 32 of the Articles of Association of the |
| geschrapt en wordt vervangen door de volgende tekst: | Company and to replace it with the following text: |
| "32. VERDAGING | "32. ADJOURNMENT |
| De raad van bestuur heeft het recht om elke algemene | The board of directors has the right to adjourn each general |
| vergadering, ongeacht de agendapunten ervan en zonder dit | meeting one time, for five weeks, irrespective of the agenda |
| besluit te moeten rechtvaardigen, één enkele maal voor vijf | items and without having to justify this decision. The board |
| weken te verdagen. De raad kan op elk ogenblik van dit recht | may use this right at any time, but only after opening of the |
| gebruik maken, maar enkel na opening van de vergadering. | meeting. The decision of the board must be communicated |
| Het besluit van de raad moet vóór de sluiting van de zitting | to the assembly before closing of the meeting and must be |
| aan de vergadering worden meegedeeld en in de notulen | mentioned in the minutes. Such adjournment nullifies every |
| worden vermeld. Deze verdaging vernietigt elk genomen |
decision taken. The formalities for admission need to be |
| besluit. De formaliteiten tot toelating dienen opnieuw te |
complied with again. The existing proxies and permissions to |
| worden vervuld. De bestaande volmachten en toelatingen om | attend the adjourned meeting cease to be valid. At the |
| deel te nemen aan de verdaagde vergadering verliezen hun | meeting that will be held in continuation of the adjourned |
| geldigheid. Op de vergadering die gehouden wordt als vervolg | meeting the same agenda will be entirely tabled again and |
| van de verdaagde vergadering wordt dezelfde agenda volledig | finished." |
| hernomen en afgehandeld." | |
| Agendapunt 1.5: STEMMING: | Agenda item 1.5: VOTING: |
| O Voor/For O Tegen/Against |
O Onthouding/Abstention |
1.6. Wijziging van artikel 33 van de statuten van de Vennootschap. Voorstel tot besluit: De Buitengewone Algemene Aandeelhoudersvergadering besluit dat het tweede lid van artikel 33 van de statuten van de Vennootschap wordt geschrapt. 1.6. Amendment of article 33 of the Articles of Association of the Company. Proposal of resolution: The Extraordinary General Shareholders' Meeting resolves to delete the second paragraph of article 33 of the Articles of Association of the Company. Agendapunt 1.6: STEMMING: Agenda item 1.7: VOTING:
O Voor/For O Tegen/Against O Onthouding/Abstention
1.7. Wijziging van artikel 34 van de statuten van de Vennootschap. Voorstel tot besluit: De Buitengewone Algemene Aandeelhoudersvergadering besluit dat in artikel 34 van de statuten van de Vennootschap: (i) het eerste lid wordt geschrapt, en (ii) het tweede lid (na de schrapping vermeld in (i) hiervoren) wordt geschrapt en vervangen door de volgende tekst: "De bestuurders geven antwoord op de vragen die hun door de aandeelhouders, tijdens de vergadering of schriftelijk, worden gesteld met betrekking tot hun verslag of tot de agendapunten, voor zover de mededeling van gegevens of feiten niet van dien aard is dat zij nadelig zou zijn voor de zakelijke belangen van de vennootschap of voor de vertrouwelijkheid waartoe de vennootschap of haar bestuurders zich hebben verbonden. De commissarissen geven antwoord op de vragen die hun door de aandeelhouders, tijdens de vergadering of schriftelijk, worden gesteld met betrekking tot hun verslag, voor zover de mededeling van gegevens of feiten niet van dien aard is dat zij nadelig zou zijn voor de zakelijke belangen van de vennootschap of voor de vertrouwelijkheid waartoe de vennootschap, haar bestuurders of de commissarissen zich hebben verbonden. Wanneer verschillende vragen over hetzelfde onderwerp handelen, mogen de bestuurders en de commissarissen daarop één antwoord geven. Zodra de oproeping gepubliceerd is, kunnen de aandeelhouders hun vragen schriftelijk stellen, die tijdens de vergadering zullen worden beantwoord door, naargelang het geval, de bestuurders of de commissarissen, voor zover die aandeelhouders voldoen aan de formaliteiten die vervuld moeten worden om tot de vergadering te worden toegelaten. De vragen kunnen ook langs elektronische weg tot de 1.7. Amendment of article 34 of the Articles of Association of the Company. Proposal of resolution: The Extraordinary General Shareholders' Meeting resolves that in article 34 of the Articles of Association of the Company: (i) the first paragraph be deleted, and (ii) the second paragraph (after the deletion mentioned in (i) above) be deleted and replaced with the following text: "The directors give answer to the questions they are asked by the shareholders, during the meeting or in writing, relating to their report or to the agenda items, insofar the communication of information or facts is not of such nature that it would be detrimental for the business interests of the company or for the confidentiality to which the company or its directors are bound. The statutory auditors give answer to the questions they are asked by the shareholders, during the meeting or in writing, relating to their report, insofar the communication of information or facts is not of such nature that it would be detrimental for the business interests of the company or for the confidentiality to which the company, its directors or the statutory auditors are bound. In case several questions relate to the same subject matter, the directors and the statutory auditors may respond in one answer. As soon as the convocation is published, the shareholders may ask their questions in writing, that will be answered during the meeting by the directors or the statutory auditors, as the case may be, insofar such shareholders have complied with the formalities required to be admitted to the meeting. The questions may also be directed to company by electronic way via the address that is mentioned in the convocation for the general meeting. The company needs to receive these written questions ultimately on the 6 th day before the
Stemming per brief – Voting by letter
| vennootschap worden gericht via het in de oproeping tot de algemene vergadering vermelde adres. De vennootschap dient deze schriftelijke vragen uiterlijk op de zesde dag vóór de vergadering te ontvangen.", en (iii) in het vijfde lid (na de schrapping vermeld in (i) hiervoren) de woorden "De stemmingen gebeuren" te schrappen en te vervangen door de woorden: "De stemmingen uitgebracht tijdens de vergadering gebeuren". |
meeting.", and (iii) in the fifth paragraph (after the deletion mentioned in (i) above) the words "The votes are taken" are deleted and replaced with the words: "The votes cast during the meeting are taken". |
|---|---|
| Agendapunt 1.7: STEMMING: | Agenda item 1.7: VOTING: |
| Voor/Fol | |
|---|---|
O Voor/For O Tegen/Against O Onthouding/Abstention 1.8. Amendment of article 35 of the Articles of Association of
1.8. Wijziging van artikel 35 van de statuten van de Vennootschap.
Voorstel tot besluit: De Buitengewone Algemene Aandeelhoudersvergadering besluit dat in artikel 35 van de statuten van de Vennootschap: (i) in het tweede lid de woorden "door de voorzitter van de raad van bestuur of door twee bestuurders" worden geschrapt en vervangen door de woorden "door één of meer bestuurders"; en (ii) een derde lid wordt toegevoegd met de volgende tekst: "In de notulen wordt voor elk besluit het aantal aandelen vermeld waarvoor geldige stemmen zijn uitgebracht, het percentage dat deze aandelen in het maatschappelijk kapitaal vertegenwoordigen, het totale aantal geldig uitgebrachte stemmen, en het aantal stemmen dat voor of tegen elk besluit is uitgebracht, alsmede het eventuele aantal onthoudingen. In de notulen van de algemene vergaderingen met mogelijkheid tot deelname op afstand (indien deze mogelijkheid werd geboden) worden de eventuele technische problemen en incidenten vermeld die deelname langs electronische weg hebben belet of verstoord. Deze informatie wordt door de vennootschap openbaar gemaakt via haar website, binnen vijftien dagen na de algemene vergadering."
the Company. Proposal of resolution: The Extraordinary General
Shareholders' Meeting resolves that in article 35 of the Articles of Association of the Company: (i) in the second paragraph, the words "by the chairman of the board of directors or by two directors" be deleted and replaced with the words "by one or more directors"; and (ii) a third paragraph is added with the following text: "The minutes shall mention, for every resolution, the number of shares for which valid votes are cast, the percentage of the share capital that these shares represent, the total number of votes validly cast, and the number of votes cast in favor or against each resolution, as well as the number of abstentions, if any. In the minutes of the general meetings with possibility of distant attendance (if this possibility is offered) the technical problems and incidents (if any) that have hindered or disturbed the participation by electronic means, shall be mentioned. This information will be published by the company on its website, within 15 days after the general meeting."
Agendapunt 1.8: STEMMING: Agenda item 1.8: VOTING:
O Voor/For O Tegen/Against O Onthouding/Abstention
-
Update van bepaalde termen gebruikt in de statuten van de Vennootschap.
-
Update of certain terms used in the Articles of Association of the Company.
| 2.1. Wijziging van artikel 8 van de statuten van de |
2.1. Amendment of article 8 of the Articles of Association of |
|---|---|
| Vennootschap. | the Company. |
| Voorstel besluit: De Buitengewone Algemene tot |
of Proposal resolution: The Extraordinary General |
| Aandeelhoudersvergadering besluit in artikel 8 van de statuten | Shareholders' Meeting resolves that in article 8 of the Articles |
| van de Vennootschap de woorden "artikelen 1 tot 4 van de | of Association of the Company the words "articles 1 to 4 of |
| wet van 2 maart 1989 op de openbaarmaking van belangrijke | the Law of 2 March 1989 relating to the disclosure of |
| deelnemingen in ter beurze genoteerde vennootschappen en | important interests in companies listed on a stock market |
| tot reglementering van de openbare overnamebiedingen" te | and to the regulation of the public takeover bids" be deleted |
| schrappen en te vervangen door de woorden "artikelen 6 tot | and replaced with the words "articles 6 through 17 of the |
| 17 van de Wet van 2 mei 2007 op de openbaarmaking van | Law of 2 May 2007 relating to the disclosure of important |
| belangrijke deelnemingen". | interests." |
| Agendapunt 2.1: STEMMING: | Agenda item 2.1: VOTING: |
O Voor/For O Tegen/Against O Onthouding/Abstention
| 2.2. Voorstel tot besluit: De Buitengewone Algemene |
Proposal of resolution: The Extraordinary General |
|---|---|
| Aandeelhoudersvergadering besluit in de statuten van de | Shareholders' Meeting resolves that in the Articles of |
| Vennootschap de woorden "Commissie voor het Bank-, | Association of the Company the words "Banking, Finance and |
| Financie- en Assurantiewezen" te vervangen door de woorden | Insurance Commission" be replaced with the words "Financial |
| "Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA)". | Services and Markets Authority (FSMA)". |
| Agendapunt 2.2: STEMMING : |
Agenda item 2.2: VOTING: |
Stemming per brief – Voting by letter
| 3. Volmacht. Voorstel besluit: |
3. Power of attorney. of resolution: The General |
|---|---|
| Algemene tot De Buitengewone Aandeelhoudersvergadering besluit om alle nodige machten te verlenen: (i) aan elke bestuurder en/of de bedrijfsjurist met |
Proposal Extraordinary Shareholders' Meeting resolves to grant all necessary powers: (i) to any director and/or the internal legal counsel |
| betrekking tot de tenuitvoerlegging van de voorafgaande besluiten; en (ii) aan elke Belgische notaris om een |
with respect to the implementation of the preceding resolutions, and (ii) to any Belgian notary public to establish |
| gecoördineerde versie van de statuten van de Vennootschap op te stellen en om deze gecoördineerde statuten neer te |
a coordinated version of the Articles of Association of the Company and to file this coordinated version with the |
| leggen bij de griffie van de rechtbank van koophandel en om alle andere vereiste formaliteiten te vervullen bij de bevoegde |
registry of the commercial court and to arrange for the completion of all necessary formalities with the competent |
| instanties. | authorities. |
| Agendapunt 3 : STEMMING: | Agenda item 3: VOTING: |
| O Voor/For O Tegen/Against |
O Onthouding/Abstention |
De ondertekende formulieren voor stemming per brief kunnen worden overgemaakt aan Galapagos per e-mail ([email protected]) of per fax (+32 15 342 994), op voorwaarde evenwel dat de origineel getekende formulieren voor stemming per brief bij Galapagos toekomen per koerier of per aangetekende brief (Galapagos NV, t.a.v. Legal Department, Generaal De Wittelaan L11 A3, B-2800 Mechelen, België) uiterlijk op 18 april 2012. The signed forms for voting by letter may be submitted to Galapagos by e-mail ([email protected]) or by fax (+32 15 342 994), provided however that the original signed forms for voting by letter must reach Galapagos by courier or by registered letter (Galapagos NV, attn. Legal Department, Generaal De Wittelaan L11 A3, B-2800 Mechelen, Belgium) by no later than 18 April 2012.
| I am aware that for my voting by letter to be admissible I must |
|---|
| have complied with the formalities for registration and |
| participation in the General Shareholders' Meeting as set forth |
| in the convocation. |
………………………………………………………………………. (datum / date)
…………………………………………………….………………… (naam / name)
…………………………………………………………………..… (handtekening / signature)