Skip to main content

AI assistant

Sign in to chat with this filing

The assistant answers questions, extracts KPIs, and summarises risk factors directly from the filing text.

Galapagos NV AGM Information 2012

Mar 23, 2012

3954_rns_2012-03-23_5b76b3a7-08e6-4232-9d26-1a0c26adce32.pdf

AGM Information

Open in viewer

Opens in your device viewer

ALGEMENE AANDEELHOUDERSVERGADERING 24 APRIL 2012 (GEWOON DEEL) GENERAL SHAREHOLDERS' MEETING 24 APRIL 2012 (ORDINARY PART)

VOLMACHT PROXY
(alleen te gebruiken door Aandeelhouders) (to be used only by Shareholders)
De ondergetekende: The undersigned:

.............................................................................................................................................................................. (naam en adres van de Aandeelhouder / name and address of the Shareholder)

hierin optredend als lastgever, herein acting as grantor of a proxy,
eigenaar van het volgende aantal aandelen in Galapagos NV owner of the following number of shares in Galapagos NV
(vennootschap met maatschappelijke zetel te Generaal De (company with registered office at Generaal De Wittelaan L11
Wittelaan L11 A3, 2800 Mechelen, België) (de "Vennootschap"): A3, 2800 Mechelen, Belgium) (the "Company"):

…………………………………………………………… (aantal aandelen / number of shares)

stelt hiermee aan tot zijn/haar volmachtdrager: herewith appoints as his/her proxy holder:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. (naam en adres van de volmachtdrager / name and address of the proxy holder) In geval de naam van de volmachtdrager niet is ingevuld, zal de volmacht geacht worden gegeven te zijn aan de VP Legal Affairs van Galapagos NV.

In case the name of the proxy holder is not filled out, the proxy will be deemed to be given to the VP Legal Affairs of Galapagos NV.

hierin genoemd "de volmachtdrager", herein called "the proxy holder",
aan wie hij/zij volmacht geeft tot bijwoning van en om to whom he/she gives power of attorney to attend and exercise
stemrechten uit te oefenen tijdens de jaarlijkse Algemene voting rights at the annual General Shareholders' Meeting of
Aandeelhoudersvergadering van Galapagos NV van 24 april Galapagos NV to be held on 24 April 2012 at 14.00 CET at the
2012 om 14u00 uur op de maatschappelijke zetel van registered office of Galapagos NV, as well as at any other
Galapagos
NV,
alsmede
elke
andere
aandeelhouders
shareholders' meeting with the same agenda which may be
vergadering met dezelfde agenda die daarna zou worden convened subsequently as a result of delay or adjournment, for
bijeengeroepen als gevolg van uitstel of verdaging, met als the purpose of considering the agenda set forth below, and for
bedoeling de hierna uiteengezette agenda in overweging te this purpose, to take part in all proceedings, to vote or abstain,
nemen en om, voor dit doel, deel te nemen aan alle activiteiten, to sign any minutes and other items, to elect domicile, to sub
te stemmen of zich te onthouden, notulen en andere stukken te delegate authority, and generally to do what is useful or
ondertekenen, woonplaats te kiezen, subdelegatie te geven, en necessary.
in het algemeen te doen wat nuttig of nodig is.
Indien overeenkomstig artikel 533ter van het Wetboek van If pursuant to article 533ter of the Belgian Code of companies
vennootschappen nieuw te behandelen onderwerpen op de new items to be dealt with are included in the agenda after the
agenda zijn opgenomen nadat onderhavige volmacht ter kennis present proxy form has been submitted to Galapagos NV, the
van Galapagos NV is gebracht, zal de volmachtdrager ook voor proxy holder shall be entitled to vote for such newly included
deze nieuw opgenomen punten kunnen stemmen voor zover de items insofar the proxy holder, by such vote, does not pursue
volmachtdrager daarbij geen ander belang dan het belang van another
interest than the
interest of the
undersigned
ondergetekende aandeelhouder nastreeft. shareholder.

AGENDA

1. Kennisname en bespreking van het jaarverslag van de Raad 1. Communication and discussion of the annual report of the
van Bestuur betreffende de statutaire en geconsolideerde Board of Directors relating to the non-consolidated and
jaarrekening van de Vennootschap over het boekjaar geëindigd consolidated annual accounts of the Company for the financial
op 31 december 2011, en van het verslag van de Commissaris year ended on 31 December 2011, and of the report of the
over de statutaire jaarrekening van de Vennootschap over het Statutory Auditor relating to the non-consolidated annual
boekjaar geëindigd op 31 december 2011. accounts of the Company for the financial year ended on 31
December 201.
2. Kennisname en goedkeuring van de statutaire jaarrekening 2.
Communication and approval of the non-consolidated
van de Vennootschap over het boekjaar geëindigd op 31 annual accounts of the Company for the financial year ended
december 2011 en goedkeuring van de door de Raad van on 31 December 2011 and approval of the allocation of the
Bestuur voorgestelde bestemming van het jaarresultaat. annual result as proposed by the Board of Directors.
Voorstel van besluit: De Algemene Aandeelhoudersvergadering Proposal of resolution: The General Shareholders' Meeting
besluit om de statutaire jaarrekening van de Vennootschap over resolves to approve the non-consolidated annual accounts of
het boekjaar geëindigd op 31 december 2011 goed te keuren, the Company for the financial year ended on 31 December
alsook de door de Raad van Bestuur voorgestelde bestemming 2011, as well as the allocation of the annual result as proposed
van het resultaat. by the Board of Directors.
Agendapunt 2: STEMINSTRUCTIE: Agenda item 2: VOTING INSTRUCTION:

O Voor/For O Tegen/Against O Onthouding/Abstention

ALGEMENE AANDEELHOUDERSVERGADERING 24 APRIL 2012 (GEWOON DEEL) GENERAL SHAREHOLDERS' MEETING 24 APRIL 2012 (ORDINARY PART)

december 2011. de Vennootschap over het boekjaar geëindigd op 31 2011. Statutory Auditor relating to the consolidated annual accounts
of the Company for the financial year ended on 31 December
4.
Kennisname en bespreking van de geconsolideerde
jaarrekening van de Vennootschap over het boekjaar geëindigd
op 31 december 2011.
December 2011. 4. Communication and discussion of the consolidated annual
accounts of the Company for the financial year ended on 31
5. Kennisname en goedkeuring van het remuneratierapport.
Voorstel van besluit: De Algemene Aandeelhoudersvergadering
besluit om het remuneratierapport goed te keuren.
Agendapunt 5 - STEMINSTRUCTIE:
5. Communication and approval of the remuneration report.
Proposal of resolution: The General Shareholders' Meeting
resolves to approve the remuneration report.
Agenda item 5 - VOTING INSTRUCTION:
O Voor/For O Tegen/Against O Onthouding/Abstention
6.
Kwijting aan de Bestuurders en de Commissaris voor de
uitoefening van hun mandaat uitgevoerd tijdens het boekjaar
geëindigd op 31 december 2011.
Voorstel van besluit: De Algemene Aandeelhoudersvergadering
besluit, bij afzonderlijke stemming, om kwijting te geven aan elk
van de Bestuurders en aan de Commissaris, in functie tijdens
het boekjaar geëindigd op 31 december 2011, voor hun
activiteiten uitgeoefend tijdens het boekjaar geëindigd op 31
december 2011.
6. Discharge of the Directors and the Statutory Auditor for the
exercise of their mandate during the financial year ended on 31
December 2011.
Proposal of resolution: The General Shareholders' Meeting
resolves, by separate vote, to grant discharge for each of the
Directors and for the Statutory Auditor, in function during the
financial year ended on 31 December 2011, for their activities
exercised during the financial year ended on 31 December
2011.
Agendapunt 6 - STEMINSTRUCTIE: Agenda item 6 - VOTING INSTRUCTION:
Bestuurders/Directors:
Onno van de Stolpe
Raj Parekh
Ferdinand Verdonck
Harrold van Barlingen
Werner Cautreels
Howard Rowe
Vicky Sato
Ronald Brus
O Voor/For
O Voor/For
O Voor/For
O Voor/For
O Voor/For
O Voor/For
O Voor/For
O Voor/For
O Tegen/Against
O Tegen/Against
O Tegen/Against
O Tegen/Against
O Tegen/Against
O Tegen/Against
O Tegen/Against
O Tegen/Against
O Onthouding/Abstention
O Onthouding/Abstention
O Onthouding/Abstention
O Onthouding/Abstention
O Onthouding/Abstention
O Onthouding/Abstention
O Onthouding/Abstention
O Onthouding/Abstention

Deloitte Bedrijfsrevisoren, Berkenlaan 8b, 1831 Diegem, vertegenwoordigd door/represented by Mr Gert Vanhees

O Voor/For
O Tegen/Against
O Onthouding/Abstention
----------------------------------------------------------
7. Herbenoeming van de Commissaris en vaststelling van de 7. Re-appointment of the Statutory Auditor and determination
vergoeding van de Commissaris. of the Statutory Auditor's remuneration.
Voorstel van besluit: De Algemene Aandeelhoudersvergadering Proposal of resolution: The General Shareholders' Meeting
besluit om: (i) Deloitte Bedrijfsrevisoren, Berkenlaan 8b, 1831 resolves: (i) to re-appoint Deloitte Bedrijfsrevisoren, Berkenlaan
Diegem, België, vertegenwoordigd door Dhr. Gino Desmet, te 8b, 1831 Diegem, Belgium, represented by Mr Gino Desmet, as
herbenoemen als Commissaris van de Vennootschap voor een Statutory Auditor of the Company, for a period which will end
periode
die
zal
eindigen
bij
de
Algemene
at the General Shareholders' Meeting in 2015 which has the
Aandeelhoudersvergadering in 2015 die de goedkeuring van de approval of the annual accounts on its agenda, and (ii) to
jaarrekening op haar agenda heeft, en (ii) de jaarlijkse determine the annual remuneration of the Statutory Auditor at
vergoeding van de Commissaris vast te stellen op 200.000 euro 200,000 euro for the control of the statutory and the
voor de controle van de statutaire en de geconsolideerde consolidated accounts of the group over 2012. This amount is
jaarrekeningen van de groep over 2012. Dit bedrag is exclusief exclusive of expenses and VAT, and is subject to an annual
onkosten en BTW, en is onderhevig aan een jaarlijkse indexatie indexation as from 2013.
vanaf 2013.

Agendapunt 7 - STEMINSTRUCTIE: Agenda item 7 - VOTING INSTRUCTION:

O Voor/For O Tegen/Against O Onthouding/Abstention

8. Bezoldiging van Bestuurders. 8. Remuneration of Directors.
Voorstel van besluit: De Algemene Aandeelhoudersvergadering Proposal of resolution:
The General Shareholders' Meeting
besluit dat: (i) de jaarlijkse bezoldiging van de Onafhankelijke resolves that: (i) the annual remuneration of the Independent
Bestuurders voor de
uitoefening van
hun
mandaat als
Directors for the exercise of their mandate as a Director of the
Bestuurder van de Vennootschap wordt vastgesteld op 20.000 Company is fixed at €20,000 plus expenses, (ii) an additional
euro plus onkosten, (ii) een bijkomende vergoeding van 5.000 compensation of €5,000 is paid to the chairman of the Audit

ALGEMENE AANDEELHOUDERSVERGADERING 24 APRIL 2012 (GEWOON DEEL) GENERAL SHAREHOLDERS' MEETING 24 APRIL 2012 (ORDINARY PART)

euro wordt betaald aan de voorzitter van het Auditcomité voor zijn activiteiten als voorzitter van het Auditcomité, (iii) de jaarlijkse bezoldiging van niet-uitvoerende Bestuurders die geen Onafhankelijke Bestuurder zijn en die geen aandeelhouder vertegenwoordigen wordt vastgesteld op 20.000 euro plus onkosten, (iv) een bijkomende vergoeding van 20.000 euro wordt betaald aan Bestuurders die actief en op regelmatige wijze onafhankelijk klinisch en wetenschappelijk advies verlenen, (v) in het geval een Bestuurder minder dan 75% van de vergaderingen van de Raad van Bestuur bijwoont, de bedragen vermeld in (i), (ii), (iii) en (iv) zullen worden verminderd in evenredigheid met de afwezigheidsscore van deze Bestuurder, (vi) de Bestuurders die in de Raad van Bestuur een aandeelhouder vertegenwoordigen alleen terugbetaling zullen ontvangen van de onkosten die ze maken voor het bijwonen van vergaderingen van de Raad van Bestuur en geen andere vergoeding of bezoldiging voor hun mandaat als Bestuurder, (vii) Dr. Raj Parekh geen bezoldiging zal ontvangen voor zijn mandaat als Bestuurder, (viii) aan de Raad van Bestuur volmacht wordt gegeven om het totale remuneratiepakket van de Gedelegeerd Bestuurder (CEO) vast te stellen voor zijn managementfunctie in de Vennootschap en dat deze remuneratie een vergoeding zal omvatten voor zijn

Committee for his activities as chairman of the Audit Committee, (iii) the annual remuneration for non-executive Directors who are not Independent Directors and who do not represent a shareholder is fixed at €20,000 plus expenses, (iv) an additional compensation of €20,000 is paid to Directors who provide actively and on a regular basis independent clinical and scientific advice; (v) in case a Director attends less than 75% of the meetings of the Board of Directors, the amounts mentioned in (i) (ii) (iii) and (iv) will be reduced pro rata the absence score of such Director; (vi) the Directors who represent a shareholder on the Board of Directors will only receive reimbursement of the expenses they incur for attending meetings of the Board of Directors and no other compensation or remuneration for their mandate as a Director, (vii) Dr Raj Parekh will not receive any remuneration for his mandate as a Director, (viii) power of attorney is granted to the Board of Directors to determine the total remuneration package of the Managing Director (CEO) for his management function in the Company and that this remuneration will include compensation for his mandate as a Director of the Company.

mandaat als Bestuurder van de Vennootschap.

Agendapunt 8 - STEMINSTRUCTIE: Agenda item 8 - VOTING INSTRUCTION:

O Voor/For O Tegen/Against O Onthouding/Abstention

  1. Varia. 9. Miscellaneous.

Ondergetekende is er uitdrukkelijk mee akkoord dat: (i) bij afwezigheid van steminstructies voor één of meerdere van de boven genoemde punten op de agenda of in het geval dat er, om welke reden dan ook, enige onduidelijkheid zou ontstaan betreffende de steminstructies, de volmachthouder altijd "voor" het voorstel tot besluit zal stemmen voor deze punten waarvoor geen of een onduidelijke steminstructie is gegeven en dat dit een specifieke steminstructie geacht zal zijn in de zin van artikel 547bis §4 2° van het Wetboek van vennootschappen; (ii) in geval de naam van de volmachtdrager niet is ingevuld, zal de volmacht geacht worden gegeven te zijn aan de VP Legal Affairs van Galapagos NV, die een werknemer is van Galapagos NV maar geen lid van haar Raad van Bestuur of haar Directiecomité. Het ondertekende volmachtformulier dient te worden overgemaakt aan Galapagos per e-mail ([email protected]), met de post (Galapagos NV, t.a.v. Legal Department, Generaal De Wittelaan L11 A3, B-2800 Mechelen, België) of per fax (+32 15 342 994), en het dient bij Galapagos toe te komen uiterlijk op 18 april 2012. The undersigned expressly agrees that: (i) in the absence of voting instructions for one or more of the above mentioned items on the agenda or in the event that for any reason whatsoever, any uncertainty would arise with regards to the voting instructions, the proxy holder will always vote in favor of ("for") the proposal for such items for which no or an unclear voting instruction is given and that this will be deemed to be a specific voting instruction in the sense of article 547bis §4 2° of the Belgian Code of companies; (ii) in the event the name of the proxy holder is not filled out, the proxy will be deemed to be given to the VP Legal Affairs of Galapagos NV, who is an employee of Galapagos NV but not a member of its Board of Directors or its Executive Committee. The signed proxy form must be submitted to Galapagos by email ([email protected]), by post (Galapagos NV, attn. Legal Department, Generaal De Wittelaan L11 A3, B-2800 Mechelen, Belgium) or by fax (+32 15 342 994), and must reach Galapagos by no later than 18 April 2012.

GOED VOOR VOLMACHT GOOD FOR PROXY

………………………………………………………………………. (datum / date)

…………………………………………………….………………… (naam / name)

…………………………………………………………………..… (handtekening / signature)